Учёт договор является одной из основных составляющих хозяйственной деятельности предприятия. Многие фирмы ведут учёт в офисных программах MS Word и MS Excel, но их использование занимает много времени. Для облегчения работы и осуществления контроля исполнения договорных обязательств, разработчиками программы 1С внедрён блок по ведению и учёту договоров. Наименование договоров используется в бухгалтерских и налоговых операциях, в качестве субконто. Давайте, в данной статье рассмотрим тему, как правильно осуществляется учёт договоров 1С.

Как попасть в справочник «Договор»?

Чтобы заполнить карточку необходимо открыть главное меню программы и выбрать раздел «Справочники», в нём найти блок «Покупки и продажи». Затем нажимаем на справочник, который называется или:

• Контрагенты;
• Договоры.

Если мы нажимает на справочник «Контрагенты», то сначала мы попадаем в карточку контрагента, а затем в ней, в верхней позиции, выбираем «Договор».

Если мы сразу открываем справочник «Договор», то попадаем в журнал, по учёту всех договоров, заведённых в программе 1С ранее.

Заполнение карточки — «Договор»

В верхней части карточки существуют четыре закладки, которые желательно поочерёдно заполнить:

• Главное;
• Документы;
• Присоединённые файлы;

На закладке «Главное» заполняем такие реквизиты:

• «Вид договора», который подразделяется на семь позиций, в основном используются в работе, такие как, «С поставщиком», «С покупателем»;
• «Организация», в которой вы работаете;
• «Контрагент», выбирается из справочника «Контрагенты»;
• «Номер договора», в это поле заносится тот номер, который вы присвоили;

Номер договора (контракта, соглашения) может быть не уникален, так как номер может быть присвоен не вашей организацией, а организацией контрагентом, с учётом соблюдения его уникальности.

• «Дата договора»;
• «Наименование», автоматически заносится при заполнении двух полей «Номер договора», «Дата договора»;
• «Срок действия, до…»;
• «Вид расчётов».

В данной карточке есть необходимые блоки, которые можно заполнить по необходимости:

• «Расчёты»;
• «НДС, Поставщик по договору предъявляет НДС»;
• «Подписи»;
• «Дополнительная информация.

При нажатии на закладку «Документы» открывается журнал созданных документов, в которых использовался данный договор (контракт, соглашение).

В журнале предусмотрены такие столбцы:

• Дата,
• Номер;
• Тип документа;
• Сумма;
• Валюта;
• Вид операции.

В журнале удобно создавать новые документы на основании сформированных в базе.

На закладке «Присоединённые файлы», можно загружать документы, созданные в рамках данного договора. Это могут быть:

• Договор;
• Товарная накладная;
• Акт выполненных работ;
• Счёт-фактура;
• Другие документы.

Прикреплять желательно договора и другие документы, относящиеся к нему, подписанные с двух сторон и на которых поставлены печати. Чтобы видеть окончательный вариант, а не доработанный несколько раз документ.

Подготовка договоров

Подготовкой договора (контракта, соглашения) занимается куратор. В крупной фирме, куратором может быть или:

• Сотрудник юридической службы;
• Сотрудник другой службы, который непосредственно связан в своей работе с «Поставщиком» («Покупателем»).

Куратор, в основном, занимается подготовкой договора (контракта, соглашения), с приложением всех необходимых документов (учредительных, правоустанавливающих и других документов). А также с организацией подписания с двух сторон договорных обязательств.

В фирме могут быть разработаны стандарты (шаблоны) договоров, которые в дальнейшем использоваться в работе. В программе 1С есть блог по составлению стандартов договоров, который можно найти в главном меню раздела «Справочники», в подразделе «Покупки и продажи». Шаблон, можно использовать, тот, который есть в программе, а можно его доработать, с учётом требований сотрудников разных служб организации.

Блок «Шаблоны договоров» очень удобен в работе, так как в шаблон, нужно внести только необходимые данные, согласованные с контрагентом.

После внесения в шаблон, необходимых реквизитов можно распечатать на принтере.

Ведение журнала договоров

Журнал, в котором созданы все договора, в программе 1С находится, в главном меню раздела «Справочники», блока «Покупки и продажи».

В шапке журнала необходимо заполнить такие позиции:

• Контрагент;
• Вид договора;
• Действует на…;
• Организация.

В табличной части журнала предусмотрены такие столбцы:

• Наименование;
• Контрагент;
• Вид договора;
• Срок действия;
• Валюта;
• Организация.

В журнале можно осуществить поиск договора, в зависимости от известных вам данных.

Для этого нужно нажать на правую кнопку мыши, после чего выйдет список значений, в нём мы находим позицию «Расширенный поиск». В нём выбираем в каком столбе искать и что искать.

Советую пользоваться данной функцией для нахождения необходимого договора, так как это значительно уменьшит количество затраченного времени на поиск.

С данного журнала можно произвести печать договора, а также распечатать конверт нужного формата, с логотипом организации и адресом контрагента.

Если в организации (фирме) нет отдельного сотрудника, который бы занимался формированием корреспонденции, то данную функцию можно возложить на любого сотрудника занимающего договорной работой в программе 1C. Это не займёт много времени, а формирование конверта и распечатка договора будет осуществлено оперативно.

Хранение договоров

Хранение договоров можно осуществить двумя способами:

• В сканированном виде;
• Подписанный на бумажном носителе (бумаге).

Сканированный договор можно, как было написано раньше, прикрепить в программе 1С непосредственно в блоке «Договор» на закладке «Прикреплённые файлы», это очень удобно и наглядно для работы.

Необходимо осуществить хранение подписанного на бумажном носителе договора, с проставленными с двух сторон печатями. Этим занимается в основном юридическая служба фирмы. Если организация небольшая, то функцию по осуществлению хранению можно возложить или на куратора договора, или на другого сотрудника, уполномоченного на это руководителем.

Существуют сроки хранения договоров, которые нужно соблюдать при правильной организации договорной работы.

Работа с договорами является важной составляющей хозяйственной деятельности любого предприятия. Для ведения учета договоров многие организации и предприятия используют MS Word и MS Excel. В то же время при большом количестве договоров данные инструменты не очень удобны для оперативного контроля за сроками исполнения договоров, учета мероприятий и событий, связанных с конкретным договором.

Для организации на предприятиях договорной работы компания "Респект-Софт" предлагает прикладное решение "Респект:Учет договоров". Данный программный продукт разработан на платформе "1С:Предприятие 8" и позволяет не только автоматизировать учет договоров, но и интегрировать его в планово-финансовый контур предприятия. Программа предназначена для совместного использования с типовыми прикладными решениями "1С:Бухгалтерия 8", "1С:Управление торговлей 8" и "1С:Управление производственным предприятием 8".

Подготовка договоров и внутреннее согласование

Жизненный цикл договора начинается с его подготовки. Вся информация о нем хранится в программе на карточке договора: реквизиты контрагентов, спецификация, календарный план исполнения, данные о согласовании и информация о расчетах по договору. К карточке можно прикрепить любые внешние файлы – текстовые документы, таблицы, фотографии и т.д. Работа в единой информационной базе "1С:Предприятия 8" позволяет при заполнении карточки договора использовать данные, введенные другими пользователями.

Печатная форма договора представляет собой бланк, или шаблон, подготовленный в текстовом редакторе MS Word или в альтернативном редакторе OpenOffice Writer, один из которых должен быть установлен на компьютере пользователя. Гибкий механизм позволяет настроить подстановку в шаблон необходимых данных из карточки договора, таких, например, как наименование контрагента, его расчетный счет, спецификации номенклатуры, сумма договора и др. Для каждого договора можно задать дополнительные шаблоны – коммерческие предложения, спецификации, и другие шаблоны, определяемые его характером.

Не менее важным этапом является внутреннее согласование договора. Использование программы в сетевом варианте позволяет работать с карточкой договора нескольким пользователям. При необходимости поправки к договору могут быть приложены к карточке и учтены ответственным лицом.

Оперативный учет договоров

Перечень всех договоров, введенных в систему, хранится в Журнале договоров. В нижней части формы журнала отражается информация о расчетах, и календарном плане активного договора. Данные в журнале доступны только для просмотра.

Средства отбора и фильтрации данных платформы "1С:Предприятие 8" позволяют сконцентрировать внимание на наиболее важных аспектах. Например, с помощью журнала можно получить данные о договорах, близких к завершению и требующих пролонгации.

Планирование платежей по договорам

Планирование платежей по договорам позволяет избежать просрочки платежей и применения к предприятию штрафных санкций. Для планирования как входящих, так и исходящих платежей в программе используется отчет "План платежей".

Отчет обеспечивает получение данных из графиков платежей, которые были введены в карточки договоров, с заданной группировкой и детализацией по периодам. "План платежей" предназначен для финансовых служб предприятия.

В отчете "План платежей" отражаются данные по платежам и поступлениям, поэтому его можно использовать как бюджет движения денежных средств по договорам.

Планирование исполнения договоров

Исполнение договоров контролируют, как правило, торговые и производственные подразделения предприятия. Для планирования исполнения договоров в прикладном решении используется отчет "План исполнения". В данном отчете представлены планы-графики исполнения договоров предприятием, а также его контрагентами.

Планирование исполнения договоров является важным аспектом хозяйственной деятельности, поскольку обязательства предприятия перед покупателями и заказчиками находятся в прямой зависимости от выполнения поставщиками своих обязательств. Даже небольшие отклонения в сроках исполнения и в объемах обязательств могут привести к критическим последствиям.

Использование отчета позволяет своевременно обнаружить проблемные ситуации в исполнении договоров и предпринять необходимые меры для корректировки.

План-фактный анализ

Ключевым звеном контура управления является сравнение запланированных показателей с фактическими. Интеграция решения "Респект:Учет договоров" в информационную базу предприятия позволяет при работе с карточкой договора отслеживать документы, введенные бухгалтерами и операторами.

Для проведения комплексного план-фактного анализа предназначен отчет "Ведомость план-факт". С помощью него можно легко отследить отклонения плановых показателей от фактических по срокам и суммам. Для анализа доступны как платежи по договорам, так и исполнение договоров.

Эффект от использования

Программный продукт предназначен для договорных, юридических и экономических отделов, а также для всех подразделений, связанных с договорной работой.

Сегодня прикладное решение "Респект:Учет договоров" эксплуатируется на десятках предприятий России различной отраслевой направленности и величины – от малых предприятий до крупных холдингов, например "Южно-Кавказская железная дорога", "ТРК Петербург – Пятый канал", "Аэро-карго", "Цинтур", "ИнтелМед" и др.

Простота использования прикладного решения позволяет сразу без дополнительной настройки приступить к работе с ним, поэтому сотрудники многих предприятий начали пользоваться им самостоятельно, не привлекая ИТ-специалистов.
По оценке пользователей, внедрение программы приводит к увеличению скорости обработки информации и упрощению этапов договорной работы.

Прикладное решение "Респект:Учет договоров" получило от фирмы "1С" сертификат "1С:Совместимо! Система программ 1С:Предприятие".

Учет договоров в "1 С: Документообороте 8" Версия 1. 1. 3

Роль договорных документов n Значительную часть документов организации составляют договоры и связанные с ними документы: § Коммерческие предложения § Договоры, дополнительные соглашения § Приложения к договорам (спецификации, календарные планы) § и прочие. n n Работа с договорной документацией состоит из большего количества этапов, в которые вовлечены ключевые сотрудники предприятия. Договорная работа является основой ведения бизнеса. Эффективная работа с договорами непосредственно влияет на конкурентоспособность и рентабельность организации. 2

Процессы договорной работы n Подготовка проекта договора n Ведение регистрационной карточки n Согласование договора n Передача на подпись контрагенту n Контроль сопроводительных документов n Планирование исполнения договора n Контроль и продление срока действия n Расторжение договора n Прочие процессы 3

Процессы договорной работы n Подготовка проекта договора n Ведение регистрационной карточки n Согласование проекта договора n Передача на подпись контрагенту n Контроль сопроводительных документов n Планирование исполнения договора n Контроль и продление срока действия n Расторжение договора n Прочие процессы 4

Автозаполнение шаблона договора n n Для подготовки проекта договора применяется механизм автозаполнение шаблонов файлов Позволяет заполнить поля в файле из карточки договора § § Дата заключения договора § Контрагент § Срок действия § Сумма § n Номер договора и другие Поддерживается заполнение файлов Word и Open. Office 5

Дополнительные реквизиты Для заполнения шаблонов можно использовать не только основные, но и любые дополнительные реквизиты договора, например: n § § n Предмет договора Условия платежа а также дополнительные реквизиты контрагентов и организаций, например: § Банковский счет 7

Правила заполнения полей n В качестве правил заполнения полей может быть указан § Реквизит договора § Выражение на встроенном языке 8

Процессы договорной работы n Подготовка проекта договора n Ведение регистрационной карточки n Согласование проекта договора n Передача на подпись контрагенту n Контроль сопроводительных документов n Планирование исполнения договора n Контроль и продление срока действия n Расторжение договора n Прочие процессы 9

Вид документа-договора n n Карточки договоров хранятся в справочнике «Внутренние документы» Для вида внутренних документов создан флаг «Является договором» Если флаг установлен, то документы такого вида считаются договорами Договоры имеют специальную карточку, на которой присутствуют особые реквизиты 10

Учет по корреспондентам n В карточке договора фиксируется § корреспондент, с которым заключен договора, § контактное лицо корреспондента по этому договору, § кто подписал договор от корреспондента. n Эти данные используются для § поиска договоров, формирования отчетов, ведения переписки, хранения контактных данных, заполнения шаблонов. 12

Сроки действия n В карточке договора фиксируется § начало действия договора, § окончание действия, § признак бессрочного договора, § порядок продления договора. n Эти данные используются для контроля и продления сроков действия § подробнее будет рассмотрено далее. 13

Сумма и валюта договора n В карточке договора фиксируется § Сумма договора, § Валюта договора. n Эти данные используются для § поиска договоров, построения сводных отчетов, настройки маршрутов согласования в зависимости от суммы, контроля наличия сопроводительных документов 14

Валюта договора n Валюты можно загрузить из Общероссийского классификатора валют n Курсы валют загружаются с сайта РБК n Есть возможность настроить валюту по умолчанию n Учет по сумме может быть применен и к другим видам документов, например: § счет, счет-фактура, § накладная, акт приема-передачи, § и прочие. 15

Процессы договорной работы n Подготовка проекта договора n Ведение регистрационной карточки n Согласование договора n Передача на подпись контрагенту n Контроль сопроводительных документов n Планирование исполнения договора n Контроль и продление срока действия n Расторжение договора n Прочие процессы 16

Согласование договоров n n Согласование договора наиболее важный и трудоемкий процесс В системе реализованы расширенные возможности согласования: § Смешанное (последовательно-параллельное) согласование § Согласование с условиями § Механизм автоподстановок § Согласование с учетом графиков работы § Использование составных бизнес-процессов 17

Смешанное согласование n В бизнес-процессе «Согласование» реализована возможность последовательно-параллельного согласования § то есть несколько исполнителей выполняют согласование параллельно, § затем несколько следующих исполнителей – последовательно, § затем следующие – параллельно § и т. п. 18

Смешанное согласование n n n В карточке бизнес-процесса наряду с имеющимися вариантами согласования «Все сразу» и «По очереди» добавлен вариант Смешанно. Если установлен вариант «Смешанно» , то в табличной части появляется новая колонка «Порядок согласования» . В этой колонке для каждого исполнителя можно указать порядок согласования – «После предыдущего» либо «Вместе с предыдущим» . 19

Смешанное согласование n n n Исполнителям, для которых указан порядок согласования «После предыдущего» , задача будет формироваться после завершения задачи предыдущим исполнителем Исполнителям, для которых указан порядок согласования «Вместе с предыдущим» , задачи будут формироваться одновременно с предыдущим исполнителем В табличной части «С кем согласовать» появляется также колонка «Шаг» , в которой отображается шаг согласования для каждого исполнителя 20

Условное согласование n Маршрут согласования договора может зависеть от некоторых условий, например: § договоры с суммой свыше 100 000 рублей согласовывает руководитель предприятия, с меньшей суммой – зам. руководителя, § или договоры от VIP-клиентов согласуются в более короткие сроки, чем от остальных клиентов. n n Для этого в системе предусмотрена настройка условий, которые определяют маршрут согласования договора. Только в версии КОРП 21

Создание условий n Условие маршрутизации может быть создано в одном из трех режимов: § в режиме конструктора § на внутреннем языке « 1 С» § в виде комбинации из других условий. 22

Создание условия в режиме конструктора n n n Условие задается как комбинация правил отбора, накладываемых на реквизиты В правиле для реквизита указывается способ сравнения (равно, больше, меньше и т. д.) и значение с которым сравнивается Для построения условия могут быть использованы любые реквизиты договора, § например, Сумма, Корреспондент, Срок действия и другие n Также могут быть использованы дополнительные реквизиты договора 23

Создание условия на встроенном языке n n n Условие задается в виде выражения на встроенном языке « 1 С» В выражении можно оперировать реквизитами договора Для упрощения написания выражения слева от поля для ввода текста располагается дерево реквизитов объекта 24

Комбинация условий n n Условие маршрутизации задается как логическая комбинация результатов выполнения других условий. При этом глубина вложенности условий не ограничена 25

Использование условий маршрутизации n n n Условие маршрутизации могут быть указано для исполнителя в шаблоне согласования Тогда при создании согласования по этому шаблону исполнитель будет задействован только если условие выполнится В примере на картинке Федоров попадет в список согласующих, только если сумма договора больше 100 000 руб. 26

Использование условий маршрутизации n n n Условие маршрутизации может быть указано привязке шаблона бизнеспроцесса к виду документа Тогда при создании бизнеспроцесса из шаблонов будет выбран тот, для которого условие выполняется Например, можно настроить, чтобы один шаблон был использован для согласования договора с большой суммой, другой – с маленькой. 27

Автоподстановки n n Механизм автоподстановок позволяет указать в шаблонах бизнеспроцессов в качестве исполнителя имена специальных функций Функции должны возвращать ссылку на пользователя, роль, или массив пользователей и ролей При создании бизнес-процесса из шаблона система автоматически вычисляет значение автоподстановки и подставляет его в бизнеспроцесс В системе предусмотрен ряд преднастроенных автоподстановок, которые можно использовать в работе 28

Автоподстановки для договоров n Для согласования договоров могут использоваться следующие автоподстановки: § Все руководители автора бизнеспроцесса § Ответственный за документ § Руководитель организации § и прочие n n n Состав автоподстановок можно расширять при внедрении Для этого в конфигурации предназначен специальный переопределяемый модуль Пример создания автоподстановок можно увидеть в конфигурации 29

Учет графиков работы n n n При назначении сроков согласования договоров система может учитывать графики работы исполнителей Например, если задача «Согласовать» создается в 17 -00 пятницы и установлена длительность 2 часа, то крайний срок исполнения задачи будет установлен на 10 -00 понедельника Только в версии КОРП 30

Производственный календарь n n В карточке графика рабочего времени указывается производственный календарь Календарь определяет, какие дни в году являются рабочими, а какие выходным 31

Рабочее время n n n В карточке графика работы на закладке «Рабочее время» указывается время начала и окончания рабочего дня При необходимости можно указать несколько перерывов Указанное рабочее время считается рабочим временем по умолчанию, обычно оно актуально для большинства рабочих дней 32

Особое рабочее время n n На закладке «Особое рабочее время» указывается особое рабочее время для некоторых дней. Например, для предпраздничных дней или дней, в которые проходит корпоративное мероприятие и т. п. 33

Указание графика работы n n Основной график работы указывается в настройках системы для всего предприятия в целом Особый график работы некоторого подразделения можно указать в карточке подразделения Особый график работы конкретного сотрудника можно указать в карточке пользователя. При формировании задач бизнеспроцесса «Согласование» крайний срок исполнения задачи вычисляется исходя из графика работы исполнителя задачи 34

Составные бизнес-процессы n n Создан составной бизнес-процесс «Обработка внутреннего документа» , реализующий общую схему создания и исполнения внутреннего документа. Составной бизнес-процесс позволяет выполнить согласование, утверждение, регистрацию, рассмотрение, исполнение внутреннего документа. Данный бизнес-процесс может использоваться для согласования и утверждения договоров, а также как образец для создания собственных составных бизнес-процессов Только в версии КОРП 35

Процессы договорной работы n Подготовка проекта договора n Ведение регистрационной карточки n Согласование проекта договора n Передача на подпись контрагенту n Контроль сопроводительных документов n Планирование исполнения договора n Контроль и продление срока действия n Расторжение договора n Прочие процессы 36

Контроль возврата переданного экземпляра n n Если договор передается контрагенту на подпись, то требуется контролировать возврат собственного экземпляра в срок. Для этого можно использовать механизм журнала передачи, который позволяет отразить передачу документа контрагенту. 37

Передача корреспонденту n n В журнале передачи можно отразить передачу документа не только собственным сотрудникам, но и контактному лицу корреспондента. Для этого в записи журнала передачи в поле «Кому передан» можно указать контактное лицо. 38

Срок возврата n n В журнале передачи документов можно указать, на какой срок передается документ. Для этого в записи журнала передачи требуется заполнить реквизит «Срок возврата» . 39

Документы, находящиеся у корреспондентов n n Список документов, которые находятся на руках у корреспондентов, можно получить с помощью отчета «Журнал передачи» . Также возможно получить список документов, не возвращенных в срок корреспондентами 40

Автоматическое отражение передачи корреспонденту n n При отправке исходящего документа, созданного на основании внутреннего, система предлагает отразить передачу внутреннего документа в журнале передачи При утвердительном ответе пользователя автоматически создается запись в журнале передачи, которая отражает передачу внутреннего документа корреспондентуполучателю 41

Процессы договорной работы n Подготовка проекта договора n Ведение регистрационной карточки n Согласование проекта договора n Передача на подпись контрагенту n Контроль сопроводительных документов n Планирование исполнения договора n Контроль и продление срока действия n Расторжение договора n Прочие процессы 42

Сопроводительные документы n С договором может быть связано значительное количество документов: § приложения § доп. соглашения § протоколы переговоров § протоколы разногласий § подрядные договоры § акты § накладные § переписка по договору § и т. п. n В системе имеется возможность видеть всю структуру связей по договору n Имеется возможность проследить всю историю переписки по договору n Имеется возможность получить список всех доп. соглашений по договору, либо всех актов и т. п. 43

Механизм связей n Механизм связей позволяет связать карточку документа с карточками других документов n Связь задается с использованием типа связи n Например, для договора могут быть созданы следующие типы связей: § имеет доп. соглашения § имеет акты накладные n Из карточки договора доступны все связанные документы, сгруппированные по типам связи 44

Настройка связей n n Типы связей, созданные в системе, должны быть настроены для использования в документах Для каждого типа связи указывается: § из документов какого вида устанавливается данная связь § на документы какого вида установлена данная связь § данная связь может быть только одна или несколько § есть ли обратная связь для связи данного типа 45

Создание связи n n n Связь создается из карточки договора или другого документа При создании связи указывается тип связи и связанный документ При этом учитываются настройки типа связи, описанные ранее 46

Отчет по связям n n Имеется отчет, который позволяет просмотреть всю структуру связей по документу в виде дерева В отчете можно указать ограничение на количество уровней и установить отбор по типу связей 47

Контроль сопроводительных документов n n Механизм связей используется для контроля сопроводительных документов по договору Менеджер должен проверять наличие всех необходимых документов по договору: счетов-фактур, накладных, актов и т. п. Для проверки наличия сопроводительных документов используется отчет «Сопроводительные документы по договору» Отчет показывает список договоров, для каждого из которых выводятся связанные с ним документы, например, акты или накладные. 48

Процессы договорной работы n Подготовка проекта договора n Ведение регистрационной карточки n Согласование проекта договора n Передача на подпись контрагенту n Контроль сопроводительных документов n Планирование исполнения договора n Контроль и продление срока действия n Расторжение договора n Прочие процессы 49

Планирования исполнения договора n n n Для исполнения периодических обязательств, например, ежемесячных оплат или отгрузок по договору, может использоваться механизм периодических бизнес-процессов Например, если договор предусматривает ежемесячные оплаты каждое 10 -ое число месяца, то ответственный за договор формирует первое поручение бухгалтеру «Выполнить оплату по договору» , далее указывает расписание повторения для данного поручения – каждое 10 -ое число последующих месяцев. Только в версии КОРП 50

Периодические бизнес-процессы n n n При создании любого бизнес-процесса пользователь имеет возможность указать, что текущий бизнес-процесс должен автоматически повторяться по некоторому расписанию Для этого в карточках всех бизнес-процессов предусмотрена команда Настроить повторение… При ее нажатии появляется диалог создания расписания повторения. Для бизнес-процесса, для которого настроено расписание повторения будет автоматически формироваться его копия в соответствии с указанным расписанием. 51

Расписание повторения n В диалоге расписания повторения указывается § дата начала и дата окончания повторения, § время, в которое будет создаваться бизнес-процесс, § периодичность создания бизнес-процесса: § § § n n ежедневно, еженедельно, ежемесячно. Если указано повторять еженедельно, то можно флажками отметить, в какие дни недели требуется повторение. Если указано повторять ежемесячно, то можно указать, в какие числа месяца требуется повторение. 52

Настройка повторения n n n Все настроенные повторения доступны для пользователя в списке Настройка повторения бизнес-процессов В списке можно просмотреть актуальные (выполняющиеся) и завершенные повторения. При необходимости можно изменить расписание повторения с помощью команды Расписание повторения или принудительно завершить повторение с помощью команды Завершить повторение. 53

Процессы договорной работы n Подготовка проекта договора n Ведение регистрационной карточки n Согласование проекта договора n Передача на подпись контрагенту n Контроль сопроводительных документов n Планирование исполнения договора n Контроль и продление срока действия n Расторжение договора n Прочие процессы 54

Учет срока действия n n n В карточке договора имеются реквизиты для указания срока действия Имеется возможность получить список договоров с истекающим сроком действия В отчете выводятся договоры, срок которых истекает на этой неделе, на следующей неделе, в этом месяце, в следующем месяце. 55

Продление срока действия n n В карточке договора можно указать порядок продления договора Для этого предназначен реквизит Продление, который принимает следующие значения § Не продлевается (единичная хоз. операция, например, покупка недвижимости). § Допускает продление (длительные операции, например, оказание услуг сопровождения, аренда). § Автоматическое продление (договоры, предусматривающие автоматическое продление, если ни одна из сторон не против). § автоматическое продление на год, § на квартал, § на месяц, § на бессрочный срок. 56

Автоматическое продление n n n Договоры со способом продления Автоматическое продление не требуется продлевать вручную Система автоматически определяет такие договоры, и как только срок действия истекает – устанавливает новый срок в соответствии с периодом, указанным в способе продления. При этом о продлении срока договора отправляется уведомление ответственному за договор по электронной почте. 57

Процессы договорной работы n Подготовка проекта договора n Ведение регистрационной карточки n Согласование проекта договора n Передача на подпись контрагенту n Контроль сопроводительных документов n Планирование исполнения договора n Контроль и продление срока действия n Расторжение договора n Прочие процессы 58

Расторжение договора n n Для учета расторгнутых договоров используется реквизит Расторгнут, в карточке договора. При этом можно указать, каким именно документом договор был расторгнут § доп. соглашение, § решение суда и т. п. 59

Отчет по расторгнутым договорам n n Имеется возможность получить отчет по расторгнутым договорам В отчете выводится: § дата и номер расторгнутого договора, контрагент § когда договор был расторгнут, каким документом и пр. 60

Отчеты по договорам n В системе предусмотрены различные отчеты для контроля и анализа учета договоров § Список заключенных договоров § Договоры с истекающим сроком действия § Сопроводительные документы по договору § Расторгнутые договоры § Динамика сумм заключенных договоров § Динамика количества заключенных договоров 61

Процессы договорной работы n Подготовка проекта договора n Ведение регистрационной карточки n Согласование проекта договора n Передача на подпись контрагенту n Контроль сопроводительных документов n Планирование исполнения договора n Контроль и продление срока действия n Расторжение договора n Прочие процессы 62

Прочие процессы n К прочим процессам, актуальным для договорной работы относятся § Потоковое сканирование документов ▪ § Штрих-кодирование документов, поиск по штрих-коду ▪ § только в версии КОРП Поиск документов (договоров) по атрибутам 63

1С: Бухгалтерия 8.2. Понятный самоучитель для начинающих Гладкий Алексей Анатольевич

Ведение списка договоров с контрагентами

Взаимоотношения предприятия с любым контрагентом (неважно, кем он является – юридическим лицом, предпринимателем без образования юридического лица или физическим лицом) в любом случае выстраиваются на договорной основе. В договоре прописываются условия сотрудничества, права и обязанности сторон, описывается предмет договора, регламентируются вопросы разрешения спорных ситуаций, и т. д. Без заключения договора любые товарно-денежные или хозяйственные взаимоотношения с контрагентом не будут иметь юридической силы,

В программе «1С Бухгалтерия 8» ввод, редактирование и хранение сведений о заключенных с контрагентами договорах осуществляется в справочнике договоров с контрагентами. Чтобы открыть этот справочник, выберите его в окне, изображенном на рис. 1.20. Окно справочника, которое после этого откроется на экране, показано на рис. 3.15.

Рис. 3.15. Справочник договоров с контрагентами

Вы можете вести учет договоров с контрагентами как в разрезе групп договоров, так и единым списком. Перечень групп формируется в левой части окна справочника, а в правой его части показано содержимое текущей группы. Например, вы можете сформировать отдельные группы для договоров с поставщиками, покупателями, арендаторами, заказчиками, иностранными контрагентами, и т. п. Чтобы добавить группу договоров, выполните команду Действия? Новая группа (эта команда вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+F9), затем в открывшемся окне введите название группы, укажите для нее родительскую группу (если создаваемая группа не должна подчиняться другой группе, данный параметр заполнять не следует), и нажмите кнопку ОК.

Что касается ввода и редактирования договоров, то вы можете делать это как в отдельном диалоговом окне, так и непосредственно в окне списка. Переключение режимов редактирования осуществляется с помощью команды Действия? Редактировать в диалоге или нажатием соответствующей кнопки инструментальной панели (напомним, что названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши). Если включен режим редактирования в диалоге, то ввод новых и редактирование введенных ранее договоров осуществляется в окне, изображенном на рис. 3.16.

Рис. 3.16. Ввод и редактирование договора с контрагентом

В данном окне в поле Организация указывается название организации, которая заключила данный договор с контрагентом. Отметим, что в зависимости от текущих настроек программы данное поле может быть недоступным доля редактирования – в этом случае в нем отобразится название организации, которая в справочнике организаций (рис. 3.17) выбрана в качестве основной.

В поле Контрагент указывается название контрагента, с которым заключен данный договор. Требуемое значение выбирается в окне справочника контрагентов, которое вызывается нажатием кнопки выбора или с помощью клавиши F4.

Если вы используете механизм группировки договоров с контрагентами, то в поле Группа договоров укажите группу, к которой должен быть отнесен данный договор. В противном случае данный параметр можно оставить незаполненным.

В поле Наименование с клавиатуры вводится произвольное название договора. С помощью введенного здесь значения вы впоследствии будете идентифицировать данный договор в интерфейсах списка и выбора.

В поле Код программа автоматически генерирует уникальный числовой код договора (это происходит после нажатия в данном окне кнопки ОК или Записать). При необходимости вы можете отредактировать значение данного поля (для этого вначале выполните команду Действия? Редактировать код).

В поле Вид договора из раскрывающегося списка выбирается вид договора: С поставщиком, С покупателем, С комитентом, С комиссионером или Прочее.

ПРИМЕЧАНИЕ

В зависимости от выбранного вида договора меняется набор параметров, предназначенных для настройки учета НДС по договору и расчета цен. Эти параметры находятся в нижней части окна, далее мы рассмотрим все возможные варианты.

Для каждого договора с контрагентом необходимо указать порядок ведения взаиморасчетов. Требуемый вариант указывается в поле Взаиморасчеты ведутся, где из раскрывающегося списка нужно выбрать одно из следующих значений:

По договору в целом – если выбрано данное значение, то при закрытии такого договора программа сама найдет нужные расчетные документы;

По расчетным документам – если указан этот вариант, то при закрытии такого договора пользователь должен самостоятельно указать расчетный документ.

По умолчанию программа предлагает вести взаиморасчеты по договору в целом.

В поле Валюта из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике валют, выбирается валюта, в которой заключен договор с контрагентом.

Если в поле Валюта выбрано любое значение, кроме основной валюты (которой по умолчанию является российский рубль), и при этом в нижней части окна снят флажок Организация выступает в качестве налогового агента по уплате НДС, то становится доступным флажок Расчеты в условных единицах. Включение этого параметра необходимо, если планируется расчеты по договору вести в условных единицах.

Если по договору с контрагентом осуществляются операции по ставке НДС 0 %, и требуется пересчет выручки, полученной в иностранной валюте, в рубли по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату оплаты для целей исчисления НДС в соответствии с положениями п. 3 ст. 153 НК РФ, то установите флажок Реализация на экспорт. Этот параметр доступен для редактирования только при одновременном соблюдении двух условий: во-первых, в поле Валюта должна быть выбрана любая валюта, кроме основной, а во-вторых – параметр Расчеты в условных единицах должен быть отключен.

Значение поля Вид взаиморасчетов позволяет дополнительно детализировать учет операций по данному договору (иначе говоря, данный параметр предназначен для ведения аналитического учета). Требуемое значение выбирается в окне справочника видов взаиморасчетов, которое выводится на экран нажатием кнопки выбора. При необходимости вы можете дополнить содержимое этого справочника – для этого используйте кнопку Добавить, которая находится в инструментальной панели окна справочника. Отметим, что поле Вид взаиморасчетов не является обязательным для заполнения.

Если условиями договора определен конкретный срок оплаты по нему, то вы можете указать его. Для этого установите флажок Установлен срок оплаты по договору, и в открывшемся справа поле введите число дней, по истечении которых долг по договору будет считаться просроченным.

В поле Тип цен из раскрывающегося списка можно выбрать тип цен, который будет подставляться по умолчанию при формировании документов на покупку товарно-материальных ценностей. Примеры значения данного поля – Закупочная, Мелкооптовая, Оптовая, и т. д.

Если в поле Вид договора указано значение С комитентом или С комиссионером, то открываются для редактирования параметры Способ расчета и Процент. В поле Способ расчета из раскрывающегося списка выбирается способ расчета комиссионного вознаграждения, который будет по умолчанию использоваться в документах «Отчет комитенту» и «Отчет комиссионеру», оформляемых по данному договору. Возможен выбор одного из трех вариантов: Не рассчитывается, Процент от разности сумм продажи и поступления и Процент от суммы продажи. В расположенном справа поле Процент указывается величина процента, используемая для расчета комиссионного вознаграждения.

Если в поле Вид договора указано значение С покупателем или С комиссионером, то в нижней части окна появляется область НДС с авансов, которая содержит три параметра: Регистрировать счета-фактуры на аванс в порядке, соответствующем учетной политике, Порядок регистрации счетов-фактур на аванс по договору и Обобщенное наименование товаров для счета-фактуры на аванс. Если установлен флажок Регистрировать счета-фактуры на аванс в порядке, соответствующем учетной политике, то счета-фактуры на НДС с авансов будут регистрироваться в соответствии с действующей учетной политикой предприятия. Если же по данному договору необходимо установить особый порядок регистрации таких счетов-фактур, то данный флажок нужно снять. Тогда под ним появится поле Порядок регистрации счетов-фактур на аванс по договору, в котором из раскрывающегося списка нужно выбрать подходящий порядок регистрации счетов-фактур.

В поле Обобщенное наименование товаров для счет-фактуры на аванс можно указать краткое и обобщенное название товаров для авансовых счетов-фактур. Например, если по договору поставляются конфеты, шоколад и печенье – то можно обобщить эти товарные позиции под общим названием Кондитерские изделия, и т. д. Требуемое значение выбирается в окне справочника номенклатуры, которое выводится на экран нажатием кнопки выбора.

Если по данному договору организация является налоговым агентом по НДС, то нужно установить флажок Организация выступает в качестве налогового агента по уплате НДС (он доступен только в том случае, если в поле Вид договора указано значение С поставщиком или С комитентом). По умолчанию данный параметр отключен.

Завершается ввод информации о договоре с контрагентом нажатием в данном окне кнопки ОК или Записать. В первом случае данные будут сохранены одновременно с закрытием окна ввода/редактирования договора, во втором – данные будут сохранены, но окно не закроется. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Из книги Искусство коммуникации в сетевом маркетинге автора Пиз Алан

Использование списка в группе Немного попрактиковавшись, вы поймете, что этот шаг представляет замечательную возможность проведения презентации в группе. Вы можете либо использовать подготовленный список Первичных Мотивационных Факторов, либо составить его на основе

Из книги Применение технологий электронного банкинга: риск-ориентированный подход автора Лямин Л. В.

6.3. Web-отношения с контрагентами В упоминавшихся выше рекомендациях органов банковского регулирования и надзора США отмечается, что предоставляемые через web-сайты, используемые кредитными организациями, функции и возможности должны быть очевидны для посетителей,

Из книги Куда уходят деньги. Как грамотно управлять семейным бюджетом автора Сахаровская Юлия

Финансовое планирование – путь к достижению «списка счастья» У тех, кто не строит планов на будущее, его вообще может не быть. Майкл Ками Мы с вами полностью разобрали тему «бюджетирование», посмотрели способы ведения бюджета на примерах конкретных людей. Но я надеюсь,

Из книги 1С: Бухгалтерия 8.2. Понятный самоучитель для начинающих автора

Контроль состояния взаиморасчетов с контрагентами Взаиморасчеты с контрагентами являются одним из важнейших объектов бухгалтерского учета. В программе «1С Бухгалтерия 8» для контроля состояния взаиморасчетов с контрагентами предусмотрено использование документов

Из книги 1С: Управление небольшой фирмой 8.2 с нуля. 100 уроков для начинающих автора Гладкий Алексей Анатольевич

УРОК 67. Формирование и ведение списка должностей Чтобы сформировать список должностей, откройте раздел Зарплата и персонал и в панели навигации щелкните на ссылке Должности. Откроется окно списка должностей (рис. 8.1). Рис. 8.1. Список должностей предприятияВ этом окне

Из книги Организация бизнеса: грамотное построение своего дела автора Рыбаков Сергей Анатольевич

Глава 8 Отношения с контрагентами

Из книги Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач автора Хёрст Марк

Использование списка дел для проверки Еще одно преимущество списка дел, который связан с электронной почтой: возможность проверки. Используя поле письма «Скрытая копия» пользователь может применять список дел как лучшее в мире средство для проверки.Вот два частых

Из книги Получение авансов – особенности налогообложения автора Щербина Лидия Владимировна

Глава 1. Бухгалтерский учет авансовых платежей Перед тем как обратиться к особенностям формирования налоговой базы по налогу на добавленную стоимость, налогу на прибыль при получении авансовых платежей в счет предварительной оплаты поставки товаров, выполнения работ

Из книги Долой продуктивность! 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше автора Роббинс Стивер

Оптимизируйте с помощью списка дел К настоящему моменту вы уже применяете на практике то, чему научились. Если вы хотите работать еще меньше, то можете прибегнуть к уже существующим системам, которые помогают учиться на ошибках, или заставить задачи выполняться

Из книги Покажите мне деньги! [Полное руководство по управлению бизнесом для предпринимателя-лидера] автора Рэмси Дэйв

Контроль над временем при помощи списка дел, обязательных для выполнения На семинарах по управлению временем я часто слышал такое утверждение: «Если вы каждое утро будете тратить 15 минут на то, чтобы распланировать свой день, то ваша эффективность повысится на 20 %». Если

Из книги 1С: Предприятие. Торговля и склад автора Суворов Игорь Сергеевич

6.2. Анализ взаиморасчетов с контрагентами Отчет «Ведомость по контрагентам» предназначен для получения пользователем информации о взаиморасчетах с контрагентами предприятия. В конфигурации «Торгволя+Склад» можно получить три различных вида отчетов: общие

Из книги 1C: Бухгалтерия 8.0. Практический самоучитель автора Фадеева Елена Анатольевна

11.2 Формирование списка регламентированной отчетности Подсистема подготовки регламентированной отчетности предназначена для подготовки различных отчетов, формы и порядок представления которых устанавливаются различными законодательными органами.К формам

Из книги Запуск! Быстрый старт для вашего бизнеса автора Уокер Джефф

Для получения списка достаточно начать работать Хорошо, надеюсь, я убедил вас в эффективности списков и в их абсолютной необходимости для вашего бизнеса. Меня сводит с ума мысль о том, что кто-то этого пока не делает. Ведь все это связано с вашими финансовыми достижениями.

Из книги Надежная база: лидерство для руководителей высшего звена автора Колризер Джордж

Классификация ваших надежных баз и пополнение их списка Для того чтобы отчетливее осознать надежные базы в вашей жизни, заполните табл. 7.2. Помните определение надежной базы: это человек, место, цель или объект, обеспечивающий чувство защищенности, безопасности

Из книги Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту автора Никерсон Пэт

Искорените утверждения: две колонки списка дел Сообразительные работники перенимают этот инструмент на наших семинарах по управлению хаосом, чтобы показать, как новое задание переходит из разряда «просто запрос» в «полное обязательство», а в случае кризиса – обратно.

Из книги Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов автора Джестон Джон

Использование сверочного списка Этот список – общий взгляд на факторы, которые следует иметь в виду при выборе инструментария моделирования и управления процессами. Его необходимо использовать лишь как общую ориентировку – каждый процесс выбора индивидуален и имеет

Описание Программа Респект: Учет договоров представляет интерес для руководителей, финансовой и бухгалтерской служб, службе продаж, снабжения и ИТ-службе, и, конечно же, договорной и юридической службам. С помощью программного продукта можно вести учет договоров в компании, отслеживать их исполнение, а также оценивать результаты выполненной работы.

Функциональные возможности программы:

• Подготовка и согласование договоров
• Формирование бланков документов
• Ведение журнала договоров предприятия
• Планирование и контроль исполнения договоров
• Формирование универсальных отчетов
• Интеграция в 1С:Бухгалтерию 8
• Интеграция в 1С:Управление торговлей 8
• Интеграция в 1С:УПП 8
• Интеграция в 1С:Бухгалтерию 7.7
• Хранение договоров

Решение Респект: Учет договоров включает в себя легкий и эффективный инструмент для согласования договоров. Ответственный за договоры формирует в программе лист согласования и передает его в соответствующие подразделения для согласования. Затем информация о согласовании регистрируется в карточке договора. Используя программу, на стадии подготовки договоров можно фиксировать необходимую информацию о контрагенте, с которым планируется заключать договор. Помимо этого, можно указать в карточке договора данные о преддоговорных соглашениях с возможными партнерами. Типовые бланки документов позволяют упростить процедуру подписания договоров, а с помощью карточки проекта договора можно формировать различные предварительные документы, например, соглашения о намерениях, коммерческие предложения, рамочные соглашения и другие.

В системе можно вести реестр договоров в удобной пользователю форме, а также формировать необходимые в работе выборки договоров. Журнал договоров в полной мере может заменить все остальные реестры договоров на предприятии, а удобный механизм отбора данных позволит составлять все необходимые реестры из одного места, при этом все необходимые данные по договорам останутся доступными.

Решение Респект: Учет договоров также содержит инструмент планирования, которое производится в разрезе платежей и исполнения по договорам. Можно формировать готовые выборки для соответствующих служб предприятия:

• План-график платежей для бухгалтерии для осуществления своевременных платежей по договорам покупки
• План-график исполнения для производственной службы и снабжения для выполнения своевременных работ и поставок по договорам продажи

Программный продукт дает возможность проведения анализа результатов договорной работы: система формирования отчетных данных при анализе работы предлагает выборку по произвольным реквизитам, указанным в карточке договора. Система формирования отчетов разрешает создавать предопределенные настройки для быстрого доступа к необходимым данным. При необходимости отчеты могут быть сохранены в формате Excel для последующего анализа и оформления.

Помимо линейной оценки договорной работы можно также задавать систему взаимосвязи между договорами, что позволяет решать следующие задачи:

• Установление связи между договорами субподряда и генеральным договором подряда.
• Взаимосвязь между линейными продажами и договором с поставщиком.
• Договором займа и договорами инвестирования займа.

При формировании отчетов можно формировать группировку и отбор только по связанным договорам.

В решении можно сохранять все сопутствующие документы в карточке договора, тем самым весьма облегчая поиск смежных с договором документов различными службами организации. В карточке договора в виде файлов могут быть сохранены такие документы, как:

• Отсканированные оригиналы договоров
• Схемы и спецификации
• Табличные документы
• Документы произвольного содержания

Плановые данные системы Респект: Учет договоров можно объединить с фактическими данными, отраженными в 1С:Бухгалтерия . Интеграция позволяет объединить данные по платежам со счетов бухгалтерского учета и данные о плановых платежах из календарного плана карточки договора. Объединить можно и план исполнения с данными по документам реализации и поступления товаров и услуг. С помощью Респект: Учет договоров можно контролировать не только отклонения действий контрагента, но и отклонения от графиков договора внутренних служб предприятия.

Программа поставляется как дополнение к основной конфигурации 1С:Управление торговлей 8 .