Учет договоров в «1С. Учет договоров в «1С Подготовка договоров и внутреннее согласование

Отправить эту статью на мою почту

В данной статье рассмотрим, как оформить договор ГПХ в 1С. Договоры такого типа используются в случае проведения подрядных или разовых работ. Организация также обязана в этом случае перечислять страховые взносы.

Расчеты по договорам ГПХ требуется отражать на счете 76 “Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами”. Специальных операций для оформления таких договоров в не предусмотрено, поэтому для оформления таких операций потребуется ручное заполнение, чтобы корректно отразить выплаты НДФЛ, начислить страховые взносы.

Оставьте, пожалуйста, в комментариях интересующие Вас темы, чтобы наши специалисты разобрали их в статьях-инструкциях и в видео-инструкциях.

Рассмотрим такой пример. Организации ООО "Торговый дом "Комплексный" нужно оформить договор ГПХ в 1С с физ. лицом Николаем Николаевичем Петровым, который оказал услуги по ремонту нашей организации на сумму 10 тысяч рублей в рамках договора.

Первым делом добавим гр-на Петрова Н.Н в информационную базу. Для этого переходим в раздел “Справочники” и выбираем пункт “Физические лица”. Также в данный справочник есть возможность перейти из раздела “Зарплата и кадры”.

В справочнике создадим новую группу и назовем ее “По договорам ГПХ”. И уже в ней добавим физ. лицо – Петрова Н. Н. В данную группу в последующем можно будет добавлять других физ. лиц, чтобы они не смешивались с сотрудниками организаций.

Далее переходим к формированию документа “Операция”. Выбираем раздел “Операции” и в нем пункт “Операции, введенные вручную”. Создаем новый документ по соответствующей кнопке и заполним проводками, предварительно указав организацию и содержание при необходимости в шапке документа.

Первая проводка будет отражать начисленное вознаграждение по договору. В данном примере по дебету отнесем на 25 счет “Общепроизводственные расходы ”. В иных случаях, возможно указывать 20, 23 или 26 счет. Вторая проводка это НДФЛ. Третья и четвертая проводки взносы в ПФР и ФФОМС. После заполнения записываем документ.

Заполняем документ, указав в шапке ООО "Торговый дом "Комплексный" и сотрудника Петрова Н.Н. Заполняем поля на первой закладке. Также требуется указать код вычета.

После переходим на четвертую закладку с удержаниями и заполняем необходимые колонки.

Проводим документ. Далее требуется ввести документ, отражающий начисление страховых взносов. В том же разделе выберем пункт “Операции учета взносов”. Аналогично предыдущему документу заполняем шапку, дополнительно заполняем месяц расчетного периода. На закладке “Исчислено взносов” указываем сумму взносов в ПФР и ФФОМС.

Учёт договор является одной из основных составляющих хозяйственной деятельности предприятия. Многие фирмы ведут учёт в офисных программах MS Word и MS Excel, но их использование занимает много времени. Для облегчения работы и осуществления контроля исполнения договорных обязательств, разработчиками программы 1С внедрён блок по ведению и учёту договоров. Наименование договоров используется в бухгалтерских и налоговых операциях, в качестве субконто. Давайте, в данной статье рассмотрим тему, как правильно осуществляется учёт договоров 1С.

Как попасть в справочник «Договор»?

Чтобы заполнить карточку необходимо открыть главное меню программы и выбрать раздел «Справочники», в нём найти блок «Покупки и продажи». Затем нажимаем на справочник, который называется или:

• Контрагенты;
• Договоры.

Если мы нажимает на справочник «Контрагенты», то сначала мы попадаем в карточку контрагента, а затем в ней, в верхней позиции, выбираем «Договор».

Если мы сразу открываем справочник «Договор», то попадаем в журнал, по учёту всех договоров, заведённых в программе 1С ранее.

Заполнение карточки — «Договор»

В верхней части карточки существуют четыре закладки, которые желательно поочерёдно заполнить:

• Главное;
• Документы;
• Присоединённые файлы;

На закладке «Главное» заполняем такие реквизиты:

• «Вид договора», который подразделяется на семь позиций, в основном используются в работе, такие как, «С поставщиком», «С покупателем»;
• «Организация», в которой вы работаете;
• «Контрагент», выбирается из справочника «Контрагенты»;
• «Номер договора», в это поле заносится тот номер, который вы присвоили;

Номер договора (контракта, соглашения) может быть не уникален, так как номер может быть присвоен не вашей организацией, а организацией контрагентом, с учётом соблюдения его уникальности.

• «Дата договора»;
• «Наименование», автоматически заносится при заполнении двух полей «Номер договора», «Дата договора»;
• «Срок действия, до…»;
• «Вид расчётов».

В данной карточке есть необходимые блоки, которые можно заполнить по необходимости:

• «Расчёты»;
• «НДС, Поставщик по договору предъявляет НДС»;
• «Подписи»;
• «Дополнительная информация.

При нажатии на закладку «Документы» открывается журнал созданных документов, в которых использовался данный договор (контракт, соглашение).

В журнале предусмотрены такие столбцы:

• Дата,
• Номер;
• Тип документа;
• Сумма;
• Валюта;
• Вид операции.

В журнале удобно создавать новые документы на основании сформированных в базе.

На закладке «Присоединённые файлы», можно загружать документы, созданные в рамках данного договора. Это могут быть:

• Договор;
• Товарная накладная;
• Акт выполненных работ;
• Счёт-фактура;
• Другие документы.

Прикреплять желательно договора и другие документы, относящиеся к нему, подписанные с двух сторон и на которых поставлены печати. Чтобы видеть окончательный вариант, а не доработанный несколько раз документ.

Подготовка договоров

Подготовкой договора (контракта, соглашения) занимается куратор. В крупной фирме, куратором может быть или:

• Сотрудник юридической службы;
• Сотрудник другой службы, который непосредственно связан в своей работе с «Поставщиком» («Покупателем»).

Куратор, в основном, занимается подготовкой договора (контракта, соглашения), с приложением всех необходимых документов (учредительных, правоустанавливающих и других документов). А также с организацией подписания с двух сторон договорных обязательств.

В фирме могут быть разработаны стандарты (шаблоны) договоров, которые в дальнейшем использоваться в работе. В программе 1С есть блог по составлению стандартов договоров, который можно найти в главном меню раздела «Справочники», в подразделе «Покупки и продажи». Шаблон, можно использовать, тот, который есть в программе, а можно его доработать, с учётом требований сотрудников разных служб организации.

Блок «Шаблоны договоров» очень удобен в работе, так как в шаблон, нужно внести только необходимые данные, согласованные с контрагентом.

После внесения в шаблон, необходимых реквизитов можно распечатать на принтере.

Ведение журнала договоров

Журнал, в котором созданы все договора, в программе 1С находится, в главном меню раздела «Справочники», блока «Покупки и продажи».

В шапке журнала необходимо заполнить такие позиции:

• Контрагент;
• Вид договора;
• Действует на…;
• Организация.

В табличной части журнала предусмотрены такие столбцы:

• Наименование;
• Контрагент;
• Вид договора;
• Срок действия;
• Валюта;
• Организация.

В журнале можно осуществить поиск договора, в зависимости от известных вам данных.

Для этого нужно нажать на правую кнопку мыши, после чего выйдет список значений, в нём мы находим позицию «Расширенный поиск». В нём выбираем в каком столбе искать и что искать.

Советую пользоваться данной функцией для нахождения необходимого договора, так как это значительно уменьшит количество затраченного времени на поиск.

С данного журнала можно произвести печать договора, а также распечатать конверт нужного формата, с логотипом организации и адресом контрагента.

Если в организации (фирме) нет отдельного сотрудника, который бы занимался формированием корреспонденции, то данную функцию можно возложить на любого сотрудника занимающего договорной работой в программе 1C. Это не займёт много времени, а формирование конверта и распечатка договора будет осуществлено оперативно.

Хранение договоров

Хранение договоров можно осуществить двумя способами:

• В сканированном виде;
• Подписанный на бумажном носителе (бумаге).

Сканированный договор можно, как было написано раньше, прикрепить в программе 1С непосредственно в блоке «Договор» на закладке «Прикреплённые файлы», это очень удобно и наглядно для работы.

Необходимо осуществить хранение подписанного на бумажном носителе договора, с проставленными с двух сторон печатями. Этим занимается в основном юридическая служба фирмы. Если организация небольшая, то функцию по осуществлению хранению можно возложить или на куратора договора, или на другого сотрудника, уполномоченного на это руководителем.

Существуют сроки хранения договоров, которые нужно соблюдать при правильной организации договорной работы.

2016-12-08T11:19:16+00:00

В 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0) появилась совершенно замечательная возможность создания шаблонов договоров с контрагентами.

Что такое шаблон договора? Это когда вы один раз оформляете договор с контрагентом (в текстовом виде) расставляя в каких местах должны быть его реквизиты, в каких местах должны быть наши реквизиты, где нужно указать номер и дату договора и тому подобное. А затем 1С каждый раз сама формирует печатную форму договора с любым контрагентом в соответствии с этим шаблоном.

Вы думаете это сложно? А вот и нет - это проще чем вы думаете и прямо сейчас мы вместе с вами создадим простейший шаблон такого договора.

Для этого зайдём в раздел "Справочники" и откроем пункт "Шаблоны договоров" ():

Откроется стандартный список шаблонов договоров на оказание услуг, подряда и поставки. Наша задача создать свой шаблон.

Поэтому нажмём кнопку "Создать" на панели инструментов и из выпавшего списка выберем вариант "Новый шаблон":

Откроется окно редактирования шаблона. Сразу введём его наименование и напишем, например, такой текст в самом договоре:

Я не стал использовать никакого оформления для упрощения задачи, но вы можете оформить его как вам потребуется (аналогично документам word). Тут есть возможность даже вставить картинку. Но наша задача сейчас не в этом.

Ткнём мышкой внутри скобок, чтобы перевести туда курсор:

А затем нажмём на панели инструментов кнопку "Вставить в текст" и выберем вариант "Наши реквизиты"->"Полное наименование":

И снова на панели инструментов нажмём кнопку "Вставить в текст", но на этот раз укажем вариант "Реквизиты контрагента"->"Полное наименование":

Окончательный вариант нашего шаблона будет выглядеть вот так:

Нажмём кнопку "Записать и закрыть" и убедимся, что наш шаблон добавился в список:

Где и как мы теперь можем использовать наш шаблон?

К примеру, зайдём в любой договор любого контрагента и нажмём кнопку "Договор":

Откроется список шаблонов, выберем наш шаблон и нажмём кнопку "Выбрать":

А вот и окончательная печатная форма договора - 1С сама заполнила реквизиты в указанные нами места в шаблоне:

Чтобы сформировать печатную форму необязательно заходить в сам договор. Если к примеру мы составляем счёт на оплату покупателю, то есть возможность нажать кнопку "Печать" и выбрать вариант "Договор":

Кроме того, при составлении шаблона, есть возможность вставить в договор сумму из счёта на оплату:

Мы молодцы, на этом всё

Кстати, на новые уроки...

С уважением, Владимир Милькин (преподаватель

Чтобы подписать договор с контрагентом, о нем нужно иметь такие сведения как ИНН и КПП, адрес, реквизиты банковских счетов и фамилии уполномоченных лиц. Не так давно в «1С:Бухгалтерии 8» появилась возможность формировать все необходимые реквизиты организации для вывода на печать или для отправки в электронной форме. Но это не все способы использования реквизитов контрагентов. Релиз 3.0.37.21 позволяет формировать тексты договоров непосредственно в «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0 с использованием имеющихся реквизитов организации. О том, как работает новая возможность, читайте в материале экспертов 1С.

Для просмотра и редактирования уже имеющихся шаблонов необходимо открыть их список в разделе Справочники и группе Покупки и продажи (рис. 1).

Рис. 1. Шаблоны договоров в разделе Справочники

В типовой поставке присутствуют шаблоны трех видов договоров (рис. 2).

Рис. 2. Три вида договоров

Открыв любой из шаблонов, вы попадаете в конструктор текста (рис. 3). В нем можно редактировать уже имеющийся текст, для чего в командной панели есть все привычные пиктограммы текстовых редакторов. Кроме того, в тексте желтым цветом выделены шаблоны, позволяющие получать нужные значения из данных, содержащихся в программе - таких, например, как Полное наименование Организации и т.п. Такие конструкции могут быть вставлены в нужные места шаблона – с помощью кнопки Вставить в текст (рис. 4), или заменить уже имеющиеся.

Рис. 3. Редактирование шаблона договора поставки

Рис. 4. Добавление в текст имеющихся реквизитов с помощью кнопки Вставить в текст

Шаблоны можно не только редактировать, но и создавать новые, в том числе, взяв за основу уже имеющиеся. Для этого нужно лишь щелкнуть по кнопке Создать и выбрать в качестве основания один из трех имеющихся шаблонов и внести необходимые изменения в текст, либо создать свой шаблон с нуля.

Каким образом используется шаблон договора? К нему можно обратиться из формы элемента справочника Договоры, который в свою очередь открывается обычным путем (рис. 5,6).

Рис. 5. Справочник «Контрагенты»

Рис. 6. Справочник Договоры

И уже в открытой форме элемента справочника Договоры можно обратиться по кнопке Договор к списку шаблонов договоров для выбора и, выбрав нужный шаблон, получить макет печатной формы договора. Его следует внимательно проверить, при необходимости внести изменения (например, изменить падеж должности и фамилии руководителя), после чего воспользоваться кнопками Печать, Сохранить, Отправить (рис. 7).

Таким образом, создание печатной формы нового типового договора облегчается в разы и становится удобным как для бухгалтера, так и для руководителя: достаточно урегулировать с юристами текст договора, ввести его в список шаблонов, после чего добавить нового контрагента, его реквизиты, номер и дату договора, а затем сформировать текст для вывода на печать и сохранения в электронной форме. При необходимости ввести в список авторизованных пользователей информационной базы можно юриста организации или сотрудника коммерческого отдела, предоставив доступ только к пакету необходимых объектов для создания договоров.

На момент написания данного материала возможность работы с шаблонами договоров добавлена в типовую конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8» версии КОРП, в версии ПРОФ она появится с выходом очередного релиза.