Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно. Служебные командировки. Порядок оформления командировочных расходов

21.04.2019

Служебной командировкой считается любой выезд работника за пределы предприятия для выполнения трудовых обязанностей. Минимальный срок такой поездки составляет один день, а вот максимум не ограничен (ее длительность определяется работодателем с учетом сложности и объема предстоящей работы).

В связи с изменениями, внесенными Постановлением Правительства от 29.07.2015 № 771, для документального оформления в настоящее время используются следующие бумаги:

приказ по форме Т-9 — основной бланк, который определяет направление, цель поездки, ее длительность и т. д.;
авансовый отчет по форме АО-1 — документ, которым работник доказывает произведенные им расходы с прикреплением подтверждающих документов.

Согласно изменениям, заполнять служебное задание и командировочное удостоверение, равно как и регистрировать выезд, в специальном журнале теперь не обязательно.

Но организации, которые привыкли к прежнему способу оформления поездки, могут не отказываться от составления вышеперечисленных бумаг. Тем более, что законодательно это не запрещено. В этом случае порядок документального оформления командировки должен быть прописан во внутренних локальных нормативных актах компании.

Порядок оформления

Давайте рассмотрим процесс оформления более подробно.

Оформление приказа

Кадровик составляет приказ о направлении в поездку:

по форме Т-9 для одного сотрудника;

по форме Т-9а для группы работников.

Также распоряжение может быть составлено в свободной форме.

В нем нужно указать:

реквизиты организации работодателя;
Ф.И.О., должность работника;
место отправления;
место назначения;
срок пребывания в поездке;
цель командировки.

Руководитель компании подписывает документ и передает его в отдел кадров.

Ознакомление с распоряжением

Кадровые работники заказывают сотруднику билеты и номер в гостинице (или сотрудник сам может это сделать, смотря как у кого организовано). Сотрудника под подпись знакомят с приказом о направлении в командировку. Также ему выдаются билеты и предоставляются сведения о месте его проживания.

Вопросы, решаемые бухгалтерией

Сотруднику выдается аванс на оплату расходов по проезду, места жительства, суточные и на иные расходы, которые сотрудник может произвести по разрешению работодателя.

Деньги выдаются под авансовый отчет, поэтому неизрасходованные средства работник будет обязан вернуть. А израсходованные подтвердить с помощью документов.

На основании приказа бухгалтерия компании рассчитывает суточные, которые составляют:

700 рублей — при перемещении по территории РФ;
2500 рублей — при перемещении за пределы страны.

Работодатель вправе установить больший размер суточных. Но в этом случае сумма, превышающая указанные порядки, будет подлежать налогообложению и облагаться взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Табель рабочего времени

Во время нахождения в рабочей поездке работнику начисляется зарплата. Выплаты за это время равны:

среднедневному заработку, если поездка выпала на рабочие дни;
удвоенному среднедневному заработку при выходе на работу в выходные или праздничные дни.

В табеле учета рабочего времени (форма Т-13) необходимо отражать отработанное время всех сотрудников, направленных в командировки. На основании приказа дни поездки отмечаются в табеле буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06». Продолжительность отработанного времени в эти дни не указывается.

Однодневная командировка: оформление

Выше мы писали о том, что минимальная длительность поездки может составлять один день.

Однодневная предполагает выезд работника в такую местность, откуда у него есть возможность вернуться домой в тот же день. Порядок оформления коротких рабочих поездок практически не отличается от многодневных. Различия заключаются в порядке оплаты. Расходы на транспорт обязан возместить работодатель при наличии у работника проездных документов. То же самое относится и к аренде жилого помещения. Что касается суточных, то они при таких коротких рабочих поездках не выплачиваются, согласно пункту 10 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Исключение составляют однодневные заграничные командировки. Размер суточных для них составляет половину от нормы обычных суточных. Эти цифры должны быть оговорены в локальных нормативных актах.

Местная командировка: оформление

Местной принято называть служебную поездку, не требующую выезда сотрудника за пределы населенного пункта, в котором находится организация-работодатель.

Необходимость отправления сотрудника в местную поездку оформляется с помощью служебной записки. За работником в этом случае сохраняется его рабочее место и заработная плата. А вот расходы никак не возмещаются, так как они попросту отсутствуют (но если сотрудник все же умудрится потратить свои деньги на проезд, работодатель будет обязан возместить его расходы на основании предоставленных документов).

Командировка в выходной день: оформление

Если работнику пришлось отправиться по рабочим делам в дни отдыха или праздничные дни, в таких ситуациях производится повышенная оплата труда или, по желанию сотрудника, ему предоставляются другие дни отдыха, согласно ст. 153 ТК РФ . Также компенсируются расходы подчиненного на проезд.

К омандировки - неизбежная часть рабочего процесса многих организаций. Причем заняты в нем не только непосредственно командируемый сотрудник, но и кадровая служба. Правильное оформление всех необходимых документов может вызвать немало трудностей. Разберемся, какие документы и в каких случаях необходимо оформить при командировке и как правильно это сделать.

Основная работа по подготовке документов ложится на кадровую службу. Но прежде чем перейти к оформлению документов, надо ответить на ряд вопросов. Что считать командировкой? Кого можно направлять в командировку, а кого - нельзя? Какова максимальная продолжительность командировки и др.? Но обо всем по порядку.

Что такое командировка?

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Местом постоянной работы можно считать подразделение, в котором работает сотрудник. Если работник обособленного подразделения (филиала), которое находится в другой местности, едет в головной офис (или наоборот), это тоже следует считать командировкой.

Работа некоторых сотрудников (водители, экспедиторы, курьеры) постоянно протекает в пути или носит разъездной характер. Поездки таких работников командировками не считаются. Однако это вовсе не означает, что им можно не возмещать расходы, связанные со служебными поездками. Напротив, ст. 168.1 ТК РФ устанавливает, что таким работникам возмещаются:

расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Перечень работ, профессий, должностей таких работников устанавливают коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Кого отправить в командировку?

В командировку можно направить только работника, с которым заключен трудовой договор. Такой вывод следует из определения служебной командировки.

К сведению

Свернуть Показать

На практике «в командировку» отправляют и сотрудников, работающих по гражданско-правому договору, и даже лиц, которые не состоят с компаниями в официальных отношениях (например, сотрудников «дружественной» организации или работающих неофициально). В таком случае документы на поездку не оформляются. Однако компенсировать «командируемому» его затраты и при этом учесть их в расходах компании все же можно. Для этого, во-первых, условие о компенсации должно быть обозначено в договоре с таким работником, а во-вторых, расходы должны быть документально подтверждены и непосредственно связаны с выполненными работами (оказанными услугами).

Это важное, но далеко не единственное ограничение. В ТК РФ перечислены лица, которых нельзя отправить в командировку ни при каких обстоятельствах. К ним относятся:

беременные женщины (ст. 259 ТК РФ);
сотрудники, работающие по ученическому договору, если командировка не связана с их ученичеством (ст. 203 ТК РФ);
несовершеннолетние работники (ст. 268 ТК РФ). Исключением являются творческие работники СМИ, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков, а также спортсмены).

Кроме того, трудовое законодательство установило категории работников, направить которых в командировку можно лишь с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено медицинскими рекомендациями и что они письменно уведомлены о праве отказаться от командировки (ст. 259 ТК РФ). К ним относятся:

женщины, имеющие ребенка до трех лет;
матери (отцы) воспитывающие без супруга (супруги) ребенка до пяти лет;
работники, имеющие детей-инвалидов;
работники, которые ухаживают за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением.

Срок командировки

В соответствии с п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.11.2008 № 749) продолжительность пребывания в командировке определяет работодатель. При этом он должен учитывать объем, сложность и другие особенности служебного поручения.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки.

Ни минимальный, ни максимальный сроки служебной командировки не установлены. Поэтому она может продолжаться от одного дня до месяца и даже более.

Оформление командировки

При направлении в командировку нужно оформить:

служебное задание (форма № Т-10а);
приказ о направлении сотрудника в командировку (по форме № Т-9 или Т-9а);
командировочное удостоверение (форма № Т-10).

Эти документы утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Служебное задание , как правило, оформляет непосредственный руководитель командируемого. В нем указываются:

информация о работнике (фамилия, имя, отчество, структурное подразделение и должность);
место командировки (государство, город и название компании);
срок командировки (в т.ч. даты начала и окончания командировки);
наименование организации, которая оплачивает расходы работника во время командировки;
основание для командирования.

На документе должны стоять подписи сразу трех лиц: руководителя структурного подразделения, руководителя организации, командируемого работника. Забегая вперед, скажем, что по возвращении из командировки на том же бланке служебного задания составляется краткий отчет о выполнении задания. Делает это, как правило, сам сотрудник, а руководитель структурного подразделения утверждает отчет.

Рассмотрим заполнение формы № Т-10а на примере.

Свернуть Показать

ЗАО «Актив» (г. Брянск) в декабре 2011 года направило менеджера отдела продаж Кошелеву Ю.А. в служебную командировку для проведения переговоров и заключения договора о продаже партии готовой продукции ООО «Пассив» (г. Москва). Срок командировки - 5 рабочих дней.

Во время командировки Кошелева Ю.А. подписала с ООО «Пассив» договор № 111-КП/2011. Служебное задание о направлении будет заполнено следующим образом:

Заполненное служебное задание (разумеется, без информации о выполнении задания) передается в кадровую службу, и кадровик проверяет правильность заполнения документа.

Служебное задание необходимо хранить в архиве не менее пяти лет, а при долгосрочных служебных командировках - 10 лет (п. 669 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

К сведению

Свернуть Показать

Понятие «долгосрочная командировка» ни в одном нормативном акте не закреплено.

Вместе с тем если работник отправляется в командировку на срок более месяца, то налоговая инспекция может поставить вопрос об образовании по месту командирования стационарного рабочего места (ст. 11 НК РФ). Для определения долгосрочности командировки можно также обратиться к инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62. Пункт 4 документа устанавливает, что срок командировки не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Несмотря на то, что эта норма уже не действует (противоречит п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки), ее все же можно использовать для определения длительности командировки.

Таким образом, долгосрочной точно следует считать командировку продолжительностью более 40 дней. Для подстраховки в течение 10 лет лучше хранить задание на командировку, срок которой превышает месяц.

На основе служебного задания кадровая служба готовит приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку.

Для приказа (распоряжения) о направлении в командировку предусмотрены две формы: № Т-9 и Т-9а. Первую используют при командировании одного работника, вторую - при командировании нескольких.

В документе следует отразить:

информацию о сотруднике (фамилию, имя, отчество, профессию (должность));
название структурного подразделения, где он работает;
цель, время и место командировки;
источник оплаты командировочных расходов (за счет фирмы, направившей сотрудника в командировку, или за счет принимающей стороны).

Подписывает приказ руководитель фирмы. Командируемые сотрудники должны ознакомиться с документом и расписаться в нем.

Приказ оформляют в одном экземпляре. Его, так же как и служебное задание, хранят не менее пяти лет.

Вернемся к нашему примеру и на основании его данных приведем заполненную форму № Т-9.

Свернуть Показать

Помимо приказа (распоряжения) о направлении в командировку кадровая служба должна оформить командировочное удостоверение (форма № Т-10). Этот документ выписывается в одном экземпляре и удостоверяет время пребывания в командировке. В нем фиксируются и заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью время прибытия в пункт назначения и время убытия из него. На основании командировочного удостоверения бухгалтерия выплачивает работнику суточные.

Вернемся к нашему примеру и на основании содержащихся в нем данных приведем заполненную форму № Т-10.

Свернуть Показать

Если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из компаний, в которые он командирован (п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

К сведению

Свернуть Показать

Командировочное удостоверение не оформляется в следующих случаях:

если сотрудник отправляется в загранкомандировку. В такой ситуации срок пребывания работника в командировке можно установить по отметкам в загранпаспорте. Исключение составляют командировки в те страны СНГ, при пересечении границ которых такие отметки не делаются (п. 15 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки);
если работник должен вернуться из командировки в место постоянной работы в тот же день (п. 2 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР»).

Хранятся командировочные удостоверения в течение пяти лет после возвращения из командировки, а при командировании в районы Крайнего Севера и приравненных к ним местностей - в течение 75 лет (п. 668 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения).

Журналы учета

Всех работников, которых компания отправляет в командировки, необходимо регистрировать в специальном журнале. Он утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы». Вернемся к условиям примера и заполним журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (журнал выбытия).

Свернуть Показать

Отдельный журнал нужно завести для регистрации работников, которые прибыли в командировку из других организаций. Его форма приведена в том же приказе Минздравсоцразвития России. В журнале прибытия содержится следующая информация:

фамилия, имя и отчество работника, прибывшего в организацию, в которую он командирован;
наименование организации, выдавшей командировочное удостоверение;
дата прибытия и дата выбытия.

Как правило, журналы выбытия и прибытия ведет конкретный работник кадровой службы. Такого сотрудника назначает работодатель (или уполномоченное им лицо) своим приказом (распоряжением). Тот же работник должен отвечать и за внесение отметок в командировочные удостоверения (п. 5 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы).

Хранят журналы в течение пяти лет со дня их оформления.

Любой сотрудник организации при отправке в командировку должен собрать определенные документы для отчетности. Отчетные документы для командировочных должны быть оформлены четко по правилам, чтобы их могли принять. Данная статья поможет разобраться в этом вопросе.

Отчетность нужна в любом деле, которое касается работы. Особенно, если предполагается служебная поездка.

Отчетные документы для командировочных – первое, о чем обязан побеспокоиться работник, которого отправляют в командировку. Но, чтобы точно разобраться в данном вопросе, следует четко понимать, что собой представляет командировка. Итак, под ней подразумевается поездка сотрудника по распоряжению его работодателя. Она оформляется приказом и имеет четко указанные сроки. Целью подобной поездки является выполнение ответственным сотрудником определенного служебного задания. Кроме этого служебная поездка не предполагает сокращение, увеличение заработной платы или потерю рабочего места. В отчетные документы входят бумаги, которые касаются командировки (различных ее аспектов).

Поскольку все это предприятие предполагает определенные затраты на нужды работника, то для того, чтобы они были компенсированы, необходима соответствующая подтверждающая документация. Эти документы, подтверждающие расходы откомандированного работника, собираются им на протяжении всей поездки. Началом рабочей поездки считается время и дата отправления сотрудника. К примеру, это может быть время отправления поезда или автобуса. Окончанием считается время и дата прибытия сотрудника.

Возмещение расходов, который сделал откомандированный человек, регламентируется трудовым законодательством РФ. В возмещение включаются следующие расходы:

на оплату проезда в транспортных средствах;
съем жилья;
любые дополнительные расходы, которые могут возникнуть в связи с проживанием вне места своего постоянного жительства. Такие расходы могут называться суточными или полевым довольствием;
все расходы, которые были сделаны работником с разрешения своего работодателя.

Выполнение условий возмещения, согласного трудового кодекса, осуществляется только при предоставлении определенной отчетной документации. Причем их образец должен быть полностью соблюден. Какие нужны отчетные документы, подтверждающие наличие расходов, можно узнать у сотрудника отдела бухгалтерии или у своего непосредственного работодателя.

Следует помнить, что все условия рабочей поездки (кто может ездить, длительность и другие тонкости) должны быть оговорены коллективным договором, иными отдельными соглашениями, а также некоторыми локальными нормативными актами.

Теперь давайте разберемся, какие документы считаются командировочными. К этим документам относится та документация, согласно которой сотрудника отправляют в служебную поездку. К ним относятся:

Кроме этого в данный перечень может входить отчет о командировке, который составляет работник компании после своего возвращения из поездки. Сюда относится и служебное задание, которое составляется руководителем подразделения.

Необходимо отметить, что с конца 2014 года (29 декабря) правительством было отменено бывшее ранее актуальным требование к оформлению командировочного удостоверения, а также служебного задания. Теперь они не обязательны и оформляются по желанию. При этом авансовый отчет остался обязательным документом. Перед заполнением нужно внимательно изучить образец, т.к. его надо оформлять в строго установленном порядке. К отчету следует приложить всю документацию, подтверждающую факт поднесения работником конкретных расходов.

Если авансовый отчет был оформлен неправильно или ненадлежащим образом, то возмещение затрат по нему будет невозможно осуществить. Так же данный отчет нельзя будет учитывать при подготовке налоговой документации и включать ее в базу по налогообложению.

К внутренней документации по командировке относятся служебное задание, приказ и отчет о командировке. Поэтому они считаются необязательными для признания совершенных человеком командировочных затрат.

Следовательно, при оформлении командировки у сотрудника должны иметься взятые с места работы следующие отчетные документы:

служебное задание. В нем должна содержаться информация о сотруднике. ФИО, должность и прочие данные, а также место командировки, ее сроки, причины. Здесь же должно быть отмечено наименование компании, которая покрывает все расходы;
удостоверение на командировку. Сюда заносятся сведения о начале и конце командировки. Удостоверение должно быть заверено печатью организации. На его основании осуществляется выплата суточных расходов. Не оформляется при необходимости поездки за границу или при возвращении из командировки в тот же день.

По возвращению, работник оформляет и сдает авансовый отчет. Он заполняется лишь в единственном экземпляре и отдается в бухгалтерию.

В этом отчете, перед отправлением в служебную поездку, следует указывать ориентировочные суммы, которые пошли на проживание и транспорт. По возвращению из нее происходит сравнение суммы, выданной сотруднику с размером реально осуществленных им расходов. В ситуации, если выданная перед поездкой сумма была потрачена не полностью, сотрудник остаток возвращает в кассу. Для этого необходим расходный кассовый ордер, исходя из которого и происходит возврат.

Также, после возвращения, работник обязуется сдать не только авансовый отчет, но и командировочное удостоверение. Кроме этого нужно сдать документы, подтверждающие размер понесенных работником расходов.

К отчетной документации по служебной поездке, относятся:

все проездные билеты, которые были приобретены на транспорт;
документ, правомочный подтверждать проживание в гостинице. Здесь указывается количество дней, которые человек провел в гостинице, а также сумма оплаты проживания;
распечатка звонков, ведущихся по делам организации.

Все чеки, которые были оплачены сотрудником за определенные услуги, входящие в служебную поездку, он должен складывать и по возвращению приложить к авансовому отчету. Не стоит забывать, что они должны иметь нормальный и читабельный вид. Не стоит их комкать, а потом проглаживать. На чеках не должны быть пятна от еды или затертые участки. информацию с которых невозможно будет считать. Такие чеки не будут приниматься бухгалтерией и вы не получите положенную по закону компенсацию.

Оплата суточных расходов происходит по командировочному удостоверению. Размер суточных определяется, исходя из локальных актов компании. Также их размер может определяться коллективным договором. При этом максимальная и минимальная сумма выплат не является ограниченной, а определяется самостоятельно самой организацией. Так, объем суточных при командировке за границу будет примерно в 3-и раза выше, нежели по стране.

Суточные, которые определенны законодательством как норма (700 руб. для командировок по стране и 2500 руб. – за границу), не облагаются НДФЛ. Если организация устанавливает размер выплат выше установленной законом планки, тогда они облагаются НДФЛ.

Если человек в период командировки может возвращаться ежедневно на место своего постоянного проживания, тогда ему суточные не полагаются.

Необходимо помнить, что вся командировочная отчетная документация должна заполняться грамотно, так как малейшее отклонение от установленного и унифицированного образца может повлечь за собой невозможность получения работником возмещения своих затрат на командировку.

Если сотрудник вернулся со служебной поездки и не до конца выполнил полученное рабочее задание, то работодатель имеет право идти на сокращение его средней заработной платы, не выдавать работнику суточные и прочие выплаты. Если же невыполнение задания произошло не из-за плохой работы сотрудника (например, по причине форс-мажорных обстоятельств, со стороны другой организации), то штрафные санкции к работнику работодателем не применяются.

Таким образом, чтобы правильно выполнить служебное задание, а также получить причитающуюся по закону компенсацию за сопутствующие расходы, необходимо четко знать, какие командировочные отчетные документы нужно оформить. Помните, что правильное и аккуратное заполнение документации позволит вам без затруднений вернуть себе затраченные на командировку денежные средства.

Видео «Командировочные документы»

Посмотрев запись, вы узнаете, какие существуют особенности оформления документов, связанных с командировкой.

Пошаговая инструкция по оформлению командировки в 2019 году включает три этапа - документальное оформление, выплата сотруднику аванса на поездку и учет командировочных расходов.

Шаг 1. Оформляем командировку

В положении пропишите порядок документального оформления командировок в компании, сроки поездки, новые правила учета расходов на командировки сотрудников, порядок оплаты поездок и гарантии, которые предоставляете работникам.

Основание для направления работника в служебную поездку - решение директора о направлении в командировку. Документ можно оформить в произвольном виде или по унифицированной форме Т-9 или Т-9а (утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Это надо сделать до того, как отправили сотрудника в командировку.

Дни поездки надо отметить в табеле учета рабочего времени по форме Т-12 или Т-13 (утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Проставьте буквенный код «К» или цифру «06».

Шаг 2. Оплачиваем командировку

Штатному сотруднику, которого направили в служебную командировку, организация в 2019 году должна возместить:

оплату проезда;
расходы на наем жилья;
суточные;
другие расходы, которые сотрудник произвел с разрешения руководителя.

Командировочные и иные аналогичные расходы возмещают в порядке, который установили в коллективном договоре или другом локальном акте организации (ст. 168 ТК РФ). Порядок для разных сотрудников может быть разным. К примеру, он может зависеть от должности работника, стажа, квалификации или отдела (п. 3 письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291). Подробнее о том, какие расходы нужно компенсировать сотруднику, который отправился в командировку , рассказали эксперты системы "Главбух" .

Как оформить командировочные расходы (нормы и порядок возмещения затрат) компания решает самостоятельно, причем в 2019 году можно применять порядок 2018 года (п. 11 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Как оплатить командировку внештатного сотрудника

Когда человек работает по гражданско-правовому договору, его отношения с организацией трудовое законодательство не регулирует (ст. 11 ТК). Поэтому учитывать расходы на командировки подрядчиков нужно в особом порядке.

В законодательстве есть нормы только для суточных. И то только в части НДФЛ и взносов. Так, чтобы с суточных не считать налог и взносы, на поездки по России на день надо выдавать по 700 руб., а для заграничных поездок по 2500 руб. Если выплачиваете больше, то с разницы придется удержать НДФЛ и заплатить взносы. В остальном загранкомандировки и поездки внутри страны оформляем и оплачиваем одинаково.

Подтверждением командировочных расходов будет авансовый отчет сотрудника. К отчету работник прикладывает документы на его затраты на командировки. Как оформить авансовый отчет после возвращения сотрудника из командировки, читайте в другой статье .

За время командировки за штатным сотрудником сохраняют средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Его платят за все дни работы сотрудника по графику для этого работника. В том числе за дни, когда командировочный был в пути или вынужденно задержался (п. 9 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Шаг 3. Учитываем расходы по командировке

Чтобы списать расходы на командировку в 2019 году, составляют авансовый отчет. Для этого командированный работник должен представить все первичные документы, которые подтверждают расходы. Сдать документы и остаток денег надо в течение трех рабочих дней (подп. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Командированные подотчетники часто подкидывают проблемы бухгалтеру. То принесут билет, оплаченный милями, то огромный счет на услуги VIP-залов.

Учет командированных расходов чиновники закрепили в статье 264 Налогового кодекса. Обычно в затраты входят суточные, затраты на проезд и оплата проживания (ст. 168 ТК РФ). Рассмотрим налогообложение командировочных расходов в 2019 году подробнее.

Эксперты предупреждают

31 процент бухгалтеров путаются в расчетах по однодневным командировкам и обычным/ Они думают, что однодневные командировки надо оплачивать так же, как обычные.

Суточные

Суточные выплачивают за каждый день нахождения в командировки. Ее дату начала и окончания можно определить по проездным билетам. Причем требовать документы, которые бы подтверждали трату суточных, не надо.

Если работник едет на машине, которая принадлежит ему на праве собственности или которую взял в аренду, то нужна еще служебная записка. Она понадобится и при поездке на служебном авто. Составленный документ прикладывают к авансовому отчету. А для подтверждения расходов на бензин используйте чеки АЗС и путевые листы.

Расходы на проезд

Для возмещения расходов на проезд понадобятся билеты (ст. 264 НК РФ). Чтобы подтвердить полет на самолете, нужен билет (маршрут-квитанция) и посадочный талон (письмо Минфина России от 18 мая 2015 г. № 03-03-06/2/28296). К учету можно принять и электронные билеты. Посадочный талон без штампа о досмотре не подтверждает расходы на покупку авиабилета. К такому невыгодному для компаний выводу пришли в Минфине (письмо от 6 июня 2017 г. № 03-03-06/1/35214).

Поездку железнодорожным транспортом подтверждают билетом на поезд. Для электронных билетов нужен контрольный купон (письмо Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-03-07/42273).

Компания вправе списать стоимость услуг такси, которым воспользовались сотрудники (письмо Минфина от 20.10.2017 № 03-03-06/1/68839). Но придется доказать служебный характер поездки. Кроме того, можно списать расходы, если сотрудник отправился в командировку на собственном автомобиле.

Если нужно списать подобные затраты, запаситесь документами, которые подтвердят служебный характер поездок. Подойдут заказ-наряд и квитанция на оплату такси. Из этих бумаг должно следовать, что сотрудник воспользовался машиной для рабочих целей. На проверке инспекторы проанализируют маршрут и время поездки. Если сотрудник ездил в рабочее время в ИФНС, то лишних вопросов не будет. А если ночью и непонятно куда, то этот факт наверняка насторожит налоговиков.

Помимо бумаг из такси подготовьте и другие документы, которые косвенно подтвердят служебную поездку. К примеру, это может быть договор с контрагентом, подписанный по результатам поездки сотрудника. Если сомневаетесь, что сможете обосновать служебный характер поездки, то стоимость такси безопаснее списать за счет чистой прибыли.

Затраты на проживание

Затраты на проживание подтверждают документами из гостиниц.Если командированный сотрудник жил в съемной квартире, расходы можно подтвердить подписанным договором аренды. К нему приложите копии документов о праве собственности.

Бухгалтерский учет командировочных расходов в 2019 году

После того, как авансовый отчет по командировке утвержден, хозяйственные операции нужно отразить проводками в бухгалтерском учете. Учет командировочных расходов ведут с помощью счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Подробнее о том, как отразить расходы на командировку в бухучете , рассказывают эксперты системы "Главбух" .

Все проводки на командировочные расходы мы привели в таблице ниже.

Проводки для учета командировочных расходов в 2019 году

Любое задание, порученное работнику, подразумевает сдачу отчетности о его выполнении. И командировка в другой населенный пункт в этом случае не является исключением. Отправляясь за пределы города с определенным поручением от руководства, работник должен позаботиться о том, чтобы по возвращении иметь при себе отчетные документы для командировочных. Это правило обязательно для всех сотрудников предприятия.

Необходимые документы для командировки

Специфика многих организаций (предприятий) предусматривает постоянное общение с партнерами. Но многие из них зачастую находятся за пределами данного населенного пункта. Поэтому некоторые сотрудники вынуждены ехать в другой город для решения важных производственных вопросов.

Чтобы по прибытии подтвердить выполнение конкретного поручения, они должны оформить соответствующие отчетные документы для командировочных. Только после этого бухгалтерия сможет оплатить работникам расходы, понесенные за период выполнения ими служебного задания. Список сотрудников, имеющих право выезжать в командировки, а также срок и иные подробности поездки обычно оговариваются определенными соглашениями, различными локальными нормативными актами или коллективным договором. В любом случае, отправляясь в поездку, работник должен иметь при себе:

Командировочное удостоверение. Хотя с 2015 года оно официально упразднено, но многие предприятия все-таки по старинке его используют.
Соответствующий приказ руководителя.
Служебное задание.

Это - основные для командировочных, без которых любая поездка работника не будет иметь под собой никаких оснований.

Оплата командировок

Расчеты с сотрудниками за выполненные задания бухгалтерия производит ступенчато. Сначала, перед отъездом, работнику выдается аванс, сумма которого рассчитывается на основании имеющихся норм. Эти денежные средства предусмотрены для оплаты проезда, найма жилья, дополнительных расходов, связанных с проживанием (суточных), и других нужд, разрешенных нанимателем. Окончательный расчет производится после того, как по возвращении работник сдаст оформленные отчетные документы для командировочных. Они должны содержать в себе:

авансовый отчет, в котором перечислены все понесенные затраты;
служебную записку в том случае, если для работы сотруднику приходилось использовать собственный транспорт или брать его в аренду.

Вместе с авансовым отчетом в бухгалтерию необходимо также сдать командировочное удостоверение, в котором должны быть отметки тех предприятий, которые посетил сотрудник, выполняя порученное ему служебное задание. должно соответствовать тому, что изначально указывалось в приказе. Если в случае производственной необходимости требовалось посещение компаний, расположенных в других населенных пунктах, то этот факт должен быть отмечен в отчете о командировке.

Срок командировки

Для выезда в командировку работнику выдается два основных документа (приказ и командировочное удостоверение), которые, в принципе, дублируют друг друга. Оба они содержат в себе информацию о месте назначения и сроках поездки.

Первым днем командировки считается отъезд сотрудника с постоянного места работы. Дата отправления указана на билете используемого транспортного средства (автобуса, поезда, самолета). Причем отсчет суток производится до 24 часов. Позднее уже считаются следующие сутки. Это обязательно надо учитывать при покупке билетов. Последний день определяется по дате возвращения, также указанной в билете. До 2015 года расчет проводился на основании информации, отмеченной в командировочном удостоверении. Но после того как в силу вступило Постановление РФ №1595 от 29.12.2014 года, для подтверждения выезда работнику достаточно предъявить командировочные отчетные документы в виде билетов на проезд. Именно они будут служить доказательством срока командировки, на основании которого бухгалтерия затем выплатит работнику «суточные» (дополнительные расходы, связанные с проживанием). Эти средства предусмотрены для питания человека, находящегося вдали от дома в связи с выполнением служебных обязанностей по поручению руководства. Возможно, поэтому подобные затраты иногда называют «полевым довольствием», которое рассчитывается, исходя из норм, утвержденных Правительством России.

Съемное жилье

Отправляясь в командировку, многие сотрудники заранее бронируют себе номера в гостиницах. Это гарантирует им возможность проживания там по прибытии. Но иногда не удается воспользоваться такой услугой из-за отсутствия свободных мест или же работник предпочел решить этот вопрос на месте. В таком случае ему придется довольствоваться съемным жильем. Такой вариант тоже возможен.

По возвращении ему необходимо будет указать это обстоятельство, оформляя отчетные документы для командировочных. За проживание на квартире он получит компенсацию, размер которой утвержден отдельным положением. Общая сумма будет состоять из посуточной оплаты, умноженной на количество дней нахождения в командировке. В некоторых случаях руководство предприятия арендует квартиру в том населенном пункте, куда наиболее часто выезжают его сотрудники для решения производственных вопросов. Это заметно упрощает жилищный вопрос для работника. Он по праву находится в съемном помещении, не затрачивая на это собственных средств. Следовательно, по возвращении предприятие ничего не должно ему возмещать.

Возмещение затрат

По возвращении домой работник может рассчитывать на возмещение затрат, понесенных им за время нахождения в командировке. Порой они бывают даже несоизмеримы с фактическими расходами. Это может произойти в том случае, если он не представил в бухгалтерию подтверждающие документы или самовольно неоправданно превысил предельно допустимые нормы. В этом случае сотруднику придется лично разбираться с руководством. Что должно войти в отчетные документы для командировочных? Образец итогового авансового отчета представляет собой перечень всех финансовых затрат сотрудника.

Как правило, возмещению подлежат:

Суточные, размер которых зависит от количества дней нахождения в командировке. Они подтверждаются проездными билетами или командировочным удостоверением. В России установлены единые допустимые нормы оплаты, в соответствии с которыми за сутки работнику положено 700 рублей (в пределах страны) и 2500 (при выезде за границу).
Расходы на транспорт подтверждаются оригиналами приобретенных в кассе билетов.
Расходы на проживание. Возмещение производится на основании представленных чеков и счетов-фактур.

Разницу между авансом и фактически затраченной суммой сотрудник сможет получить при начислении зарплаты за текущий месяц.

Проживание в гостинице

Выезжая по служебной необходимости, работник, как правило, решает разные важные для предприятия вопросы. Многие из них невозможно решить за один день. А находясь в другом городе, ему нужно где-то ночевать. Самый простой вариант - это гостиница. Там любой приезжий может найти все, что нужно для проживания.

Что представляют собой отчетные документы из гостиницы для командировочных? Обычно это квитанция (счет) на оплату услуг проживания. Она представляет собой формы 3-Г, в котором отражена следующая информация:

реквизиты гостиницы;
наименование документа, номер и дата его оформления;
данные о посетителе (Ф.И.О. с указанием страны проживания, паспортные данные, адрес прописки и дата заезда);
расчет стоимости проживания с выделенной НДС;
печать предприятия.

Вместе со счетом в бухгалтерию надо представить кассовый чек, который выдается там же, в гостинице, после произведения оплаты. Он будет подтверждением затрат, которые нужно возместить. В счет могут быть включены также дополнительные услуги (бронь, кафе, прачечная, стоянка автомобиля, телефонная связь, трансфер до аэропорта и другие). Но оплата их производится только в случае, когда таковые предусмотрены коллективным договором данного предприятия, или с личного разрешения руководства.