Правила заполнения формы упд. Как составить универсальный передаточный документ, упд Отражение УПД со статусом «1» в книге покупок, книге продаж и журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур

07.07.2019

Отныне необязательно выписывать на отгрузку товаров отдельно и счет-фактуру, и товарную накладную. Эти два документа теперь официально разрешено объединять в один. Называется он «универсальный передаточный документ» (УПД).

Форма нового бланка, а также рекомендации по составлению приведены вписьме ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@ . Оно согласовано с представителями Минфина и доведено до всех инспекторов страны.

Сразу отметим, что оформлять УПД - это всего лишь рекомендация налоговиков. Компании вправе, как и раньше, использовать унифицированные либо самостоятельно разработанные формы первички.

Универсальный передаточный документ рассчитан в первую очередь на компании, которые применяют общую систему. Тем не менее его могут использовать в качестве первички и компании на спецрежимах. Это не будет означать, что компания выставила счет-фактуру с налогом. А значит, тот факт, что упрощенщик или вмененщик выписал УПД, не обяжет его заплатить НДС в бюджет. При условии, что компания не выделит в УПД сумму налога (в графе 8). Иначе надо будет уплатить в бюджет выделенную сумму НДС. Налоговики специально подчеркнули это в своем письме.

Чтобы различать, в каком качестве компания использует УПД, налоговики ввели поле «Статус». Если УПД нужен одновременно как и первичка, в этом реквизите должно быть значение 1. А компаниям, которые используют УПД только как первичку, нужно поставить в этом поле 2. В этом случае можно не заполнять данные, обязательные только для счета-фактуры.

Когда можно оформлять УПД

1. При отгрузке товаров. Но авансовые счета-фактуры выставлять по-прежнему надо отдельно

2. Вместо акта приема-передачи услуг (работ). Но безопаснее приложить подробный отчет по ним

3. Вместо счета-фактуры и № ТОРГ-12. Но на перевозку по-прежнему нужно оформлять транспортную накладную

4. На общей системе, упрощенке и вмененке. Но на спецрежиме главное не писать НДС, чтобы не пришлось его платить

Обязательные реквизиты УПД

Ошибка в едином документе может привести к тому, что налоговики откажут покупателю как в вычете НДС, так и в учете расходов. Поэтому безопаснее сразу проверить поступивший документ по обязательным реквизитам.

Образец универсального передаточного документа приведен ниже. Основную его часть занимает счет-фактура - он отделен жирной чертой. Его строки обозначены в круглых скобках, например строка (1), а графы - обычными цифрами, например графа 3.

Красным цветом выделены реквизиты, обязательные одновременно для счета-фактуры и первичного документа. Зеленым цветом выделены реквизиты, обязательные только для счета-фактуры. Синим цветомвыделены реквизиты, обязательные только для первичного документа.

Слева от счета-фактуры и под ним - реквизиты, которые относятся только к первичке. Ее строки обозначены в квадратных скобках, например строка . Причем по сравнению с № ТОРГ-12 этих данных меньше. Например, нет банковских реквизитов, не выделены отдельно показатели массы брутто и нетто, сведения об упаковке. В то же время компания вправе добавлять в УПД новые строки, например для тех же реквизитов банковских счетов. А массу груза налоговики предлагают при необходимости указывать в строке .

Что касается нумерации УПД, то теперь она тоже единая. То есть номер накладной - это теперь номер счета-фактуры. Поэтому, чтобы избежать путаницы, можно продолжать использовать нумерацию, которую применяете для счетов-фактур.

С той частью УПД, которая является счетом-фактурой, все привычно. Здесь нужно ориентироваться на привычные правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Согласно этому документу в общем случае заполнять нужно все реквизиты счета-фактуры. За исключением тех, показатели по которым отсутствуют, например, по российским товарам не надо заполнять графы 10, 10а и 11.

Какие реквизиты УПД необходимо заполнить, чтобы использовать его в качестве первички, можно определить из таблиц, приведенных в приложениях № 3 и № 4 к письму ФНС России № ММВ-20-3/96@. Некоторые показатели уже содержатся в части счета-фактуры. Поэтому перечислим другие данные.

Основание передачи и получения товаров (работ, услуг) - строка . Этот показатель лучше не оставлять пустым. В УПД безопаснее привести дату и номер договора, по которому компания отгружает товары или оказывает услуги. Если поставщик выдавал товары по доверенности, то нужно также указать реквизиты этого документа. Это дополнительно будет доказывать реальность сделки.

Должности и подписи сотрудников продавца и покупателя, которые отгрузили или получили товары, услуги, работы, - строки , . А также ответственных собственно за оформление этих операций у поставщика и покупателя - строки , . Если это те же работники, которые отгружают (принимают) товар, подпись можно второй раз не ставить, а указать только Ф.И.О. и должность.

Наименование компаний, которые составили документ, - строки и . Налоговики имеют в виду компанию, которая выписала УПД. Как правило, это поставщик или исполнитель услуг (работ). И ее контрагента - покупателя или заказчика.

Необязательные реквизиты УПД

Остальные реквизиты обязательными не являются. Но многие из них все же лучше заполнить, чтобы у контролеров не было лишних вопросов.

Дата отгрузки и получения товаров (работ, услуг) - строки , . В строке должна стоять дата фактической отгрузки. Если компания не заполнит эти данные, будет считаться, что товар отгружен на дату составления документа в строке (1).

Налоговики допускают ситуацию, когда даты в строке (1) и будут отличаться - например, если компания составит УПД раньше, чем отгрузит товар. Хотя напомним: раньше чиновники настаивали, что счет-фактуру нельзя выставлять раньше отгрузки товаров (письмо Минфина России от 9 ноября 2011 г. № 03-07-09/39), несмотря на то, что запрета на это нет (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Например, поставщик составит универсальный документ в декабре. Но из-за того, что транспорт сломался и товар отгрузили только в январе, УПД зарегистрирует в книге продаж за I квартал.

В этом случае датой выставления счета-фактуры будет считаться показатель строки , то есть день фактической отгрузки. И такое несовпадение не должно мешать вычетам и расходам.

Но по правилам бухучета первичный документ составляют, когда компания совершает сделку или хозяйственную операцию, а не раньше этого момента (п. 3 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Поэтому безопаснее все-таки не составлять УПД до отгрузки товаров. Исключением могут быть ситуации, которые мы приводили выше. То есть если товар не смогли отгрузить покупателю по объективным причинам.

Покупателю ревизоры советуют всегда фиксировать в строке дату, когда компания получила товары, приняла услуги или работы. Если этот показатель покупатель все-таки не укажет, будет считаться, что он получил товар на день, указанный в строке . А если и эта строка не заполнена, то на дату документа в строке (1). Здесь главное не запутаться, ведь от этой даты зависит период, в котором покупатель заявляет вычеты или списывает расходы.

Данные о перевозке - строка . В УПД желательно указать реквизиты транспортной накладной, путевых листов или других документов, которые подтверждают доставку товара покупателю. Это позволит подтвердить факт поставки товаров.

Печать . Бланк универсального передаточного документа предполагает наличие печати (М.П.). Но из разъяснений по заполнению документа следует, что печать можно не ставить. Ведь этот реквизит для первички необязателен.

Тем не менее печать повышает доверие к документу как со стороны инспекторов, так и контрагентов. Поэтому лучше заверять УПД печатью. К тому же если на печатях есть полные названия компаний, их можно не дублировать в строках и .

Дополнительные показатели. В таблице слева можно для удобства ставить порядковый номер наименования товара (графа А). И указывать артикул товаров или коды ОКВЭД (ОКУН) по работам или услугам (графа Б). Коды могут быть полезны, например, чтобы подтвердить, что компания обоснованно применяет льготу.

Какие реквизиты можно не заполнять, если вы оформляете УПД только как первичку

1.«К платежно-расчетному документу» (строка (5)).

2.«В том числе сумма акциза» (графа 6).

3.Налоговая ставка (графа 7). Если компания применяет упрощенку или ЕНВД, также не нужно заполнять графу 8.

4.Код и краткое наименование страны происхождения товаров (графы 10, 10а).

5.Номер таможенной декларации (графа 11).

Еще в УПД возможно указать дополнительные сведения об отгрузке - дать ссылки на сертификаты соответствия, другие документы, которые являются приложениями к УПД (строка ).

А покупатель в строке может зафиксировать, что принял товары без претензий. Либо указать, что выявил некачественную продукцию, и сослаться на акт о расхождении по количеству и качеству товаров.

В 2013 году по инициативе ФНС плательщикам налогов был предложен новый первичный документ – УПД . Благодаря его использованию, налогоплательщики без нарушения закона могут объединять информацию, хранящуюся в первичной документации, тем самым, исключая ее дублирование.

Новая форма первичного документа не обязательна к применению, и налогоплательщики должны сами решать, каким образом они будут вести бухгалтерский учет и рассчитываться с бюджетом. Для отражения факта проведения хозяйственных операций и расчетов по налогам на добавленную стоимость субъекты могут использовать или действовать как раньше, оформляя отдельно и накладные.

В чем преимущество универсального передаточного документа, какие особенности в его заполнении могут вызвать трудности у сторон сделок? Для ответа на этот и другие вопросы необходимо в первую очередь обратиться к форме документа и разобрать на примере, как его заполнять.

До появления УПД, сведения, содержащиеся в первичной документации, например накладных и счет-фактурах, часто повторялись, и нецелесообразность двойного заполнения одних и тех же реквизитов была налицо. Однако, действующее на тот момент законодательство не позволяло объединить эти документы.

Так, согласно утратившему на сегодняшний день силу №129-ФЗ, первичные документы должны были составляться согласно унифицированным формам. Несоблюдение этих требований влекло непринятие их к учету.

С первых чисел 2013 года начал действовать №402-ФЗ , который изменил эти требования. Теперь хозяйственная деятельность может отражаться не по унифицированным формам. Вместо этого обязательными стали сведения, которые должны быть обозначены в первичной документации. Примечательно, что эти обязательные реквизиты и реквизиты, заполняемые в счет-фактурах, во многом сходятся.

Это условие, а также тот факт, что в действующем законодательстве не содержится запретов на изменение формы счет-фактур, благоприятствовали созданию универсального передаточного документа и обеспечили правомерность его использования для налогового и бухгалтерского учета. Форма УПД составлена на основе счет-фактуры. Этот документ обведен в УПД жирной линией и, по сути, представляет стандартную свою форму.

Стоит отметить, что помимо того что УПД значительно упрощает документооборот и снижает риск допущения ошибок, он обладает и недостатками :

Поскольку форма УПД не унифицирована, необходbмо тщательно проверять документацию контрагентов.
Требуется заполнять больший объем реквизитов, чем в первичной документации.
Невозможно отправить электронную версию документа через онлайн-сервис.
Невозможно оформить УПД на авансовый платеж.
Сложности в корректировке формы.

Требования

Поскольку УПД может заполняться и как первичный, и как документ, на основании которого можно получить , требования к оформлению несколько разнятся. Рассмотрим требования к УПД, используемому в рамках первичной документации.

Приравнивает к обязательным реквизитам первичных документов:

Наименование. В отношении УПД это статус.
Дату оформления.
Наименование контрагента, составившего УПД. Поскольку он является двусторонним, необходимо обозначить обе стороны сделки.
Содержание факта хозяйственной деятельности, который характеризуется сведениями о контрагентах, данными о предмете соглашения, уточнениями о времени и обстоятельствах операции.
В чем измеряется предмет сделки, какую имеет цену.
Должности сотрудников, совершивших операцию, или тех, кто был ответственным за ее оформление.
Подписи сотрудников, с указанием данных, необходимых для их идентификации.

При составлении УПД, необходимого для вычета налога на добавленную стоимость, следует придерживаться требований НК РФ. обязывает при заполнении документации указывать следующие данные :

номер и дату составления;
реквизиты продавца и покупателя, отправителя и получателя (название, адрес, ИНН);
наименование предмета сделки, в чем измеряется;
количество отгруженной продукции;
денежные измерения продукции (за единицу, всего без НДС, всего с НДС);
страну происхождения.

Стоит отметить, что все требования, указанные выше, могут быть выполнены, поскольку соответствующие поля для заполнения информации в УПД имеются.

Как правильно оформлять документ

Приложения №1 и №3 Письма ФНС России от 21.10.2013 ММВ-20-3/96 описывают форму универсальной передаточной документации и правила по ее оформлению соответственно. Согласно этим приложениям, УПД заполняется следующим образом.

№ поля	Правила заполнения
(1)-(7), графы 1-11	Если статус 1, данные оформляются в соответствии с постановлением Правительства РФ №1137 от 26.12.11. При статусе 2 в документации могут не оформляться (7), графы 6, 7, 10-11
Граф А	Заполнение не обязательно и производится в целях удобства поиска
Граф Б	Не обязателен для заполнения, но в случае заполнения указываются артикул, вид деятельности
(8)	Уточнения о проведенной операции
(9)	Реквизиты сопроводительной документации заполняются не в обязательном порядке
(10)	Указывается сотрудник совершившее операцию. Если это то же самое лицо, что завизировало счет-фактуру, допускается не заполнять
(11)	Дата совершения сделки не обязательна к заполнению
(12)	Не обязательно к заполнению. В этом поле обычно указываются сведения о паспортах, сертификатах к товару
(13)	Указывается ответственный сотрудник поставщика. Можно не подписывать если он же указан в (10)
(14)	Если в документе предусмотрена печать – не обязательно к заполнению
(15)	Указывается лицо, принявшее товар или услуги/работы
(16)	Дата совершения соглашения не обязательна к заполнению
(17)	Не обязательно к заполнению. Покупатель может указать в поле претензии со своей стороны, а также данные о неотъемлемых приложениях
(18)	Заполняет сотрудник покупателя. При наличии печати не оформляется
(19)	При наличии печати не оформляется
М.П.	Не обязательно к заполнению, в случае проставления всех необходимых данных

Подпись

Универсальная передаточная документация содержит пять полей для подписи . В ряде случаев все поля необходимо оформить в обязательном порядке и все зависит от того, какой статус имеет УПД.

Поля для сотрудников (руководитель и главный бухгалтер) должны быть завизированы, если УПД имеет статус равный 1. Когда УПД используется как первичный, эти поля могут не подписываться.

Строка подписывается лицом со стороны поставщика, которое совершило процесс отгрузки, причем, если этот же сотрудник завизировал счет-фактуру, допускается не подписывать. В строке ставит подпись сотрудник, ответственный за оформление соглашения. Нередко этот сотрудник и сотрудник, указанный в , являются одним и тем же лицом. В этих условиях поле может не подписываться.

В строке ставит подпись сотрудник, приобретающий товар. Строка заполняется аналогично полям, предназначенным для поставщика, в некоторых случаях достаточно лишь указания реквизитов.

Что необходимо заполнять в обязательном порядке

По Приложению №4 Письма ФНС России от 21.10.2013 ММВ-20-3/96 универсальная передаточная документация должна содержать следующие обязательные сведения.

Обязательный показатель	Законодательная норма (№402-ФЗ Статья 9, Пункт 2)	№ поля согласно Приложению №1 Письма ФНС России от 21.10.2013 ММВ-20-3/96
Наименование	Подпункт 1	Номер счета-фактуры
Дата оформления	Подпункт 2	(1)
Наименование контрагента, который составил документацию	Подпункт 3	,
Содержание факта хозяйственной жизни	Подпункт 4	(2); (2а); (2б); (6); (6а); (6б); ; ; ; ; ; ; граф 1; граф Б
Измерение факта хозяйственной деятельности в натуральном и денежном эквиваленте	Подпункт 5	Графы 3-9
Обозначение сотрудников организации, которые провели сделку, либо считаются ответственными за ее проведение	Подпункт 6	, , ,
Подпись сотрудников, ответственных за проведение сделки	Подпункт 7	Поле для подписи руководителя контрагента, либо сотрудника, который уполномочен действовать от имени организации

Поле статус может принимать два значения : либо передаточный, либо универсальный документ. В УПД обязательно указывается нумерация и дата оформления документации. Требования по указанию факта хозяйственной деятельности удовлетворяется с помощью заполнения реквизитов контрагентов, данных об обстоятельствах соглашения, предмете сделки, то есть работе или услуге.

При указании натурального измерения операции следует указывать количество и единицу измерения товара, а также цену за единицу, цену без налога и с учетом НДС. В качестве должностей, организовавших сделку, необходимо указывать сотрудников, отгружающих/принимающих товар, либо ответственных за оформление этой сделки лиц.

Если предающий или получающий сотрудник является одновременно субъектом, отвечающим за верность сведений при оформлении операции, то подпись ставится в полях, обозначающих факт передачи и приемки товара, услуги или работы (в зависимости от того, что является предметом сделки).

Если у контрагентов имеется сотрудник, ответственный за правильность проведения операции, то подпись необходимо поставить также и в соответствующих полях. Продавец, при отсутствии подписей в вышеуказанных полях, вправе поставить ее в поле для руководителя контрагента или иного уполномоченного лица (если это лицо уполномочено подписывать первичную документацию).

Особенности работы с УПД отражены в данном вебинаре.

Cчет-фактура+накладная+акт: всё в одной форме

Универсальный передаточный документ(УПД) с 2013 года объединяет в одной форме счет-фактуру, товарную накладную ТОРГ-12 (ТН), накладную на отпуск материалов на сторону М-15, акт приемки-передачи основных средств ОС-1, товарно-транспортную накладную(ТТН). Использовать УПД или по-старинке выписывать эту кучу документов решает сама организация. Форма разработана, но она не обязательна. Можно, при работе с одними организациями применять УПД При работе с другими - не применять. УПД и УКД можно применятm(даже в рамках одного договора) с товарными накладными и счетами-фактурами. Никаких ограничений о том применять ли УПД или традиционную первичку нет.

Т.к. форма носит рекомендательный характер её можно изменять под себя. Можно, например, добавлять новые строки или менять размер ячеек. Но вот данные в форме строки удалять не стоит, т.к. они обязательны для документа.

УПД и УКД пока нельзя отправлять электронно в налоговую, потому что им не присвоены коды, но в ближайшее время ФНС обещала утвердить эти коды.

Заменять первичку с ошибкой на новую запрещает закон о бухучете. Необходимо вносить исправления. (письмо Минфина от 23 октября 2017 г. № 03-03-10/69280).

Пустой бланк УПД

В 2017 году в счет-фактуру внесли изменения, поэтому в УПД можно также самостоятельно добавить графы(ФНС России от 14.09.2017 № ЕД-4-15/18322)(постановление Правительства РФ от 25.05.2017 № 625):

строку 8 «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения) (при наличии)»;
графу 1а «Код вида товара»;
графу для подписи уполномоченного лица, который заверяет счет-фактуру за индивидуального предпринимателя.

Допустимо дополнение показателей строк (3) и (4) информацией об ИНН, КПП грузоотправителя и ИНН, КПП грузополучателя.

Для УПД со статусом «2» возможно заполнение строк (1), (1а), (2), (6), (7), граф 1, 2 или 2а, 3 и 9 в целях исполнения требований п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о наличии в документе подробной информации о содержании факта хозяйственной жизни и величины натурального и (или) денежного измерения.

Показатели, уточняющие условия совершения факта хозяйственной жизни могут также быть отражены в строках, (2а), (2б), (3), (4), (5), (6), (6а), (6б), графах (4), (5), (6) и др.

Графа А

№ п / п

Порядковый номер записи в таблице

Может заполняться для удобства поиска и визуального выделения позиций.

Графа Б

Код товара / работ, услуг

Артикул (иное) – в отношении товаров; код видов деятельности, в рамках которых выполняются работы, услуги (ОКВЭД, ОКУН).

Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен.

Может заполняться с использованием ОКВЭД (ОКУН) для однозначной идентификации работ/услуг в целях обозначения применения специальных налоговых режимов, налоговых льгот (освобождений от уплаты налогов), пониженных тарифов страховых взносов и пр. (при договоренности с контрагентом; наличие/отсутствие показателя само по себе налоговых последствий не несет).

строка [ 8 ]

Основание передачи (сдачи)/

получения (приемки)

Информация, идентифицирующая возникающие отношения сторон (виды отношений, реквизиты договоров, соглашений, поручений и т.д.)

Показатель, который позволяет определить содержание факта хозяйственной жизни и специфические условия сделки непосредственно в первичном документе.

строка

Данные о транспортировке и грузе

Реквизиты транспортных документов (транспортной накладной, путевого листа), поручений экспедиторам, складских расписок и пр. уточняющая информация о перевозке. Например, в качестве информации, более полно характеризующей операцию, может быть указан базис поставки, с учетом которого сформирована договорная цена товара (выборка, отгрузка, доставка и пр. с возможным использованием ИНКОТЕРМС 2000) или наименование организации, несущей транспортные расходы или др.

Так же строка может содержать сведения о грузе: масса нетто/брутто и т.д.

Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен.

Уточняет содержание факта хозяйственной жизни при осуществлении транспортировки грузов своим транспортом и силами сторонних организаций; при приемке товаров по количеству мест, по весу и т.д.

строка

Товар (груз) передал/

услуги, результаты работ, права сдал

Может быть указана должность лица, совершившего отгрузку и (или) лица, уполномоченного действовать по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ.

Если этим лицом является лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и подписавшее документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки ), то в данной строке могут заполняться только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.

Строка

[ 11 ]

Дата отгрузки, передачи (сдачи)

Дата совершения факта хозяйственной жизни (дата отгрузки товара, оказания услуги, передачи результатов выполненных работ, передачи имущественных прав).

Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен. Однако, показатель определяет такое существенное обстоятельство факта хозяйственной жизни, как реальную дату отгрузки товара (груза), имущественных прав / реальную дату предъявления заказчику выполненных работ, предъявления документа о выполненных услугах.

Например: документ может быть оформлен 11 июня 2013 года (строка 1), но фактически по ряду причин отгрузка может состояться только на следующий день. В таком случае в строке указывается дата «12.06.2013».

Показатель рекомендуется заполнять и при совпадении даты составления документа (строка 1) и даты совершения (оформления) факта хозяйственной жизни. Это не допустит несогласованного внесения изменений в документ (произвольного проставления даты) любой заинтересованной стороной и позволит исключить споры о дате возникновения соответствующих правоотношений.

В общем случае* значение показателя будет равно или позднее даты составления УПД (строка 1).

* Кроме предусмотренных п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ случаев, когда составить документ при совершении факта хозяйственной жизни не было возможности и документ был составлен непосредственн о после его окончания.

Строка

Иные сведения об отгрузке, передаче

Могут быть приведены ссылки на иную сопутствующую передаче / сдаче информацию, например, данные о паспортах, сертификатах и пр., а так же о количестве и виде любых других документов, являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД.

Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен.

Может заполняться в случае наличия существенной дополнительной информации об исполнении сделки продавцом (исполнителем), не вошедшей в форму УПД.

Строка

[ 13 ]

Ответствен-ный за правильное оформление сделки, операции

Должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны продавца, его подпись с указанием фамилии и инициалов.

Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, совершившее отгрузку и (или) лицо уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка ), то при наличии подписи в строке в данной строке могут заполняться только сведения о должности и ф.и.о. без повторения подписи.

Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и подписавшее документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки ), то в данной строке так же могут заполняться только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.

Если в силу установленного в экономическом субъекте документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в документ необходимо будет ввести дополнительную строку, например, для указания должности, Ф.И. О. и подписи второго ответственного лица.

Строка

[ 14 ]

Наименова-ние экономи-ческого субъекта – составителя документа (в т.ч. комисси-онера (агента)

Может быть указано наименование и иные реквизиты, определяющие экономический субъект, составивший документ со стороны продавца.

Показатель, позволяющий включить в документ информацию о хозяйствующем субъекте, принимающем участие в составлении двустороннего документа со стороны продавца.

В данной строке могут указываться сведения об экономическом субъекте, ведущем бухгалтерский учет продавца на основании договора. Так же это могут сведения о комиссионере (агенте), если он передает комитенту (принципалу) товар, результаты работ, услуги, приобретенные у продавца от своего имени. В строке в этом случае указываются реквизиты договора между комитентом (принципалам) и посредником.

Может не заполняться при наличии печати, имеющей в своем составе полное наименование экономического субъекта, составившего документ.

Строка

[ 15 ]

Товар (груз) получил/

услуги, результаты работ, права принял

Может быть указана должность лица, получившего груз и (или) уполномоченного на принятие услуг, результатов работ, прав по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени покупателя; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ.

Показатель, уточняющий обстоятельства осуществления операции (сделки).

Строка

[ 16 ]

Дата получения (приемки)

Дата получения товара (груза), принятия результатов выполненных работ, получения имущественных прав покупателем или иным лицом, уполномоченным покупателем.

Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен. Однако, показатель определяет такое обстоятельство факта хозяйственной жизни, как реальная дата получения покупателем (представителем покупателя) товара (груза), имущественных прав / реальная дата принятия услуг, результатов работ.

Например: документ составлен 11 июня 2013 года (строка (1)), но фактически по ряду причин отгрузка состоялась только на следующий день (в строке – дата «12.06.2013»). При этом покупатель получил товар 18.06.2013 (в строке - дата «18.06.2013»)

Рекомендуется к заполнению в любом случае. Это не допустит несогласованного внесения изменений в документ (произвольного проставления даты) заинтересованной стороной и позволит исключить споры о дате возникновения соответствующих правоотношений.

Не может быть ранее даты составления УПД (строка 1) и даты передачи, зафиксированной продавцом в строке .

Например: документ составлен 11 июня 2013 года (строка 1), отгрузка для транспортировки состоялась в этот же день (в строке – дата «11.06.2013»). При этом и покупатель получил от перевозчика товар в этот же день (в строке - дата «11.06.2013»)

Строка

[ 17 ]

Иные сведения о получении, приемке

Сведения о наличии/отсутствии претензий; данные о документах, оформленных покупателем (заказчиком) при получении товаров (работ, услуг, имущественных прав) являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД.

Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен.

Может заполняться в случае наличия у покупателя существенной дополнительной информации об исполнении сделки. В частности, может заполняться покупателем (заказчиком) для подтверждения факта приемки без претензии. При наличии претензий могут указываться сведения о дополнительных документах, оформленных при получении/приемке товаров (работ, услуг, имущественных прав).

Строка

[ 18 ]

Ответственный за правильное оформление сделки, операции

Должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны покупателя, его подпись с указанием фамилии и инициалов.

Показатель, позволяющий определить лицо, ответственное за оформление операции.

Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка ), то в данной строке могут заполняться только сведения о должности и ф.и.о. без повторения подписи.

Строка

[ 19 ]

Наимено-

вание экономического субъекта – составителя документа

Может быть указано наименование и иные реквизиты, определяющие экономический субъект, составивший документ со стороны покупателя (участника сделки, операции).

Показатель, позволяющий включить в документ информацию о хозяйствующем субъекте, принимающем участие в составлении двустороннего документа со стороны покупателя.

В данной строке могут указываться сведения о лице, ведущем бухгалтерский учет экономического субъекта на основании договора.

Может не заполняться при наличии печати, имеющей в своем составе полное наименование экономического субъекта, принимающего участие в составлении конкретного двустороннего документа.

М.П.

Печати экономических субъектов-составителей документа.

Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен.

Отсутствие печати при наличии всех обязательных реквизитов, предусмотренных статьей 9 Закона № 402-ФЗ, не может являться основанием для отказа в принятии документа к налоговому учету.

Закон

Письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры»

Дата публикации: 22.10.2013Дата письма: 21.10.2013

Номер: ММВ-20-3/96@

Вид налога (тематика): Налог на прибыль организаций

Статьи Налогового кодекса:

Статья 252

Статья 169

Статья 313

Вопрос: Об оценке налоговыми органами документов, которые одновременно содержат все обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством и для счетов-фактур, и для первичных учетных документов

Федеральная налоговая служба

от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@

Федеральная налоговая служба направляет для сведения и использования при проведении мероприятий налогового контроля рекомендации по вопросу оценки налоговыми органами документов, которые одновременно содержат все обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством и для счетов-фактур, и для первичных учетных документов.

В соответствии с пунктом 1 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ) счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) сумм налога к вычету в порядке, предусмотренном главой 21 НК РФ.

При этом глава 21 НК РФ и постановление Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее – постановление Правительства РФ № 1137) не содержат ограничений на введение в формы счетов-фактур дополнительных реквизитов. Указание в счетах-фактурах дополнительных реквизитов (сведений) не является основанием для отказа в вычете сумм налога на добавленную стоимость (далее – НДС), предъявленных покупателю продавцом.

Согласно статье 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Статьей 313 НК РФ определено, что подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).

Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон №402-ФЗ) предусмотрена самостоятельность хозяйствующих субъектов в выборе форм документирования фактов хозяйственной жизни. В статье 9 Закона № 402-ФЗ установлен только перечень обязательных реквизитов первичных учетных документов.

Таким образом, начиная с 2013 года любой хозяйствующий субъект, не нарушая законодательство, может объединить информацию ранее обязательных для применения форм по передаче материальных ценностей (ТОРГ-12, М-15, ОС-1, товарный раздел ТТН) с дублирующими по большинству позиций реквизитами с информацией счетов-фактур, выписываемых в целях исполнения законодательства по налогам и сборам. Такое объединение при соблюдении требований Закона № 402-ФЗ и главы 21 НК РФ не может лишить хозяйствующего субъекта ни возможности учитывать оформленный факт хозяйственной жизни в целях бухгалтерского учета, ни возможности использовать право на налоговый вычет по НДС и возможности использовать право подтверждения затрат в целях исчисления налога на прибыль организаций (и других налогов).

Используя приведенные здесь принципы и основания, ФНС России предлагает к применению форму универсального передаточного документа (далее - УПД) на основе формы счета-фактуры.

Предложение ФНС России формы универсального передаточного документа не ограничивает права хозяйствующих субъектов на использование иных соответствующих условиям статьи 9 Закона № 402-ФЗ форм первичных учетных документов (из действовавших ранее альбомов или самостоятельно разработанных) и формы счета-фактуры, установленной непосредственно постановлением Правительства РФ № 1137.

Согласовано с Минфином России (заместитель Министра финансов Российской Федерации С. Д. Шаталов) письмом от 07.10.2013 №03-07-15/41644.

Приложение 2

Перечень операций, для оформления которых

может быть использована форма УПД

Форма УПД при надлежащем заполнении позволяет отразить в документе все необходимые показатели, не только предусмотренные законодательством в области бухгалтерского учета для первичных учетных документов, но и установленные для счета-фактуры как документа, служащего основанием для принятия в указанном главой 21 НК РФ порядке покупателем к вычету сумм НДС, предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав.

Поэтому заполнение всех реквизитов УПД, установленных в качестве обязательных для первичных документов статьей 9 Закона № 402-ФЗ и для счетов-фактур статьей 169 НК РФ, позволяет использовать его одновременно в целях исчисления налога на прибыль и расчетов с бюджетом по НДС (статус документа «1»).

В этих случаях под продавцами и покупателями (строки (2) и (6)) понимаются участники следующих гражданских правоотношений (приводится для наиболее распространенных фактов хозяйственной жизни):

Оформляемый факт хозяйственной жизни	Под продавцами / покупателями в этих случаях понимаются
Факты отгрузки товаров (любого имущества, кроме объектов недвижимости ) без транспортировки с передачей товара покупателю (его доверенному лицу).	Под продавцами и покупателями в указанных выше случаях понимаются прямо поименованные в качестве таковых стороны хозяйственных отношений, регулируемых нормами глав 30, 31, 32 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее - ГК РФ), в том числе и в случаях, если продавцами в рамках сделки купли-продажи выступают комиссионеры (агенты, поверенные).
Факты отгрузки товаров с транспортировкой и передачей товара покупателю (его доверенному лицу) либо иному лицу, привлеченному для транспортировки товаров.
Факт передачи имущественных прав	Правообладатель, передающий исключительные права на результаты интеллектуальной деятельности и (или) на средства индивидуализации, и приобретатель этих прав (статья 1234 ГК РФ при регулировании оформляемых отношений разделом VII ГК РФ)); Лицензиар и лицензиат (статья 1235 ГК РФ при регулировании оформляемых отношений разделом VII ГК РФ); Правообладатель и пользователь по договору коммерческой концессии (статья 1027 ГК РФ при регулировании оформляемых отношений главой 54 ГК РФ); Кредитор, передающий права (требования) на возмездной основе и лицо, к которому переходит право (требования) (статья 382 ГК РФ при регулировании оформляемых отношений параграфом 1 главы 24 ГК РФ);
Факты передачи результатов выполненных работ	Подрядчик (субподрядчик) и их заказчик (генподрядчик) по договору подряда (статьи 702 ГК РФ при регулировании отношений главой 37 ГК РФ); Исполнитель научно-исследовательских работ и их заказчик (статья 769 ГК РФ при регулировании отношений главой 38 ГК РФ)
Подтверждение фактов оказания услуг.	Исполнитель услуг и их заказчик (статья 779 ГК РФ при регулировании отношений главой 39 ГК РФ); Экспедитор и клиент (статья 801 при регулировании отношений главой 41 ГК РФ) - при составлении документа на вознаграждение экспедитора; Финансовый агент и клиент (статья 824 ГК РФ при регулировании отношений главой 43 ГК РФ); Хранитель и поклажедатель (статья 886 ГК РФ при регулировании отношений главой 47 ГК РФ); Доверительный управляющий и доверитель управления (статья 1012 ГК РФ при регулировании отношений главой 53 ГК РФ); Поверенный и доверитель (статья 971 ГК РФ при регулировании отношений главой 49 ГК РФ) Комиссионер и комитент (статья 990 ГК РФ при регулировании отношений главой 51 ГК РФ); Агент и принципал (статья 1005 ГК РФ при регулировании отношений главой 52 ГК РФ) При составлении документа на вознаграждение поверенному/ комиссионеру/ агенту.
Подтверждение фактов отгрузки (передачи) комитенту (принципалу) товаров (работ, услуг) комиссионером (агентом), который приобрел эти товары (работы, услуги) от своего имени в интересах комитента (принципала)	Продавцы – налогоплательщики НДС, реализующие товары (работы, услуги) действовавшему от своего имени комиссионеру (агенту), которые приобретаются комиссионером (агентом) для комитента (принципала). Покупатели – комитенты (принципалы), для которых были приобретены товары (работы, услуги) комиссионерами (агентами) от своего имени

Выставление отдельного счета-фактуры при отгрузке товаров (работ, услуг, имущественных прав) в перечисленных выше случаях не требуется.

Вместе с тем, форма может быть использована только в качестве первичного документа для оформления вышеперечисленных фактов хозяйственной жизни (статус документа – «2»). Тогда в документе не заполняются (или в соответствующих полях ставятся прочерки) показатели, установленные в качестве обязательных исключительно для счета-фактуры:

- «К платежно-расчетному документу» (строка 7);

- «В том числе сумма акциза» (графа 6);

- «Налоговая ставка» (графа 7);

- «Цифровой код страны происхождения товара» (графа 10);

- «Краткое наименование страны происхождения товара» (графа 10а);

- «Номер таможенной декларации» (графа 11).

Использование предлагаемой формы документа, имеющего в своем названии слова «Счет-фактура», в статусе только первичного документа организациями и предпринимателями, не являющимися плательщиками НДС, не влечет за собой для них обязанности по исчислению и уплате в бюджет НДС (при этом, у таких организаций не будет значений в показателях граф 7 и 8).

Кроме того, форма УПД со статусом «2», если это удобно организациям, может быть использована также при отгрузке комитентом (принципалом, доверителем) товаров комиссионеру (агенту, поверенному) для продажи от своего имени или от имени комитента (принципала, доверителя). В таком случае это будет первичный документ на передачу ценностей комиссионеру (агенту, поверенному) для продажи без перехода права собственности на них. В строке тогда указывается договор на оказание посреднических услуг, строки (2), (2а), (2б) и (6), (6а), (6б) не заполняются).

Используемый хозяйствующими субъектами статус документа проставляется в верхнем левом углу формы.

Приложение 4.

Определение в форме УПД показателей,

установленных законодательством в качестве обязательных

При использовании организацией документа со статусом «1» в качестве основания для применения права на вычет по НДС , необходимо убедиться в том, что заполнение показателей строк (1) – (7), граф (1) – (11) и подписи руководителя организации (или иного уполномоченного лица) и главного бухгалтера (или иного уполномоченного лица) соответствуют требованиям пунктов 5 и 6 статьи 169 НК РФ с учетом положения абзаца 2 пункта 2 данной статьи.

При использовании УПД индивидуальным предпринимателем учитываются требования к содержанию информации о подписанте, установленные пунктом 6 статьи 169 НК РФ для этой категории субъектов хозяйственной деятельности.

При использовании организацией или индивидуальным предпринимателем универсального передаточного (отгрузочного) документа со статусом «1» и «2» в качестве первичного учетного документа необходимо убедиться в том, что внесенная в него информация в полной мере определяет показатели, установленные как обязательные пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ (см. таблицу ниже).

Обязательный показатель первичного учетного документа/

(норма законодательства)

Оценка наличия обязательных реквизитов в передаточном (отгрузочном) документе

(или где можно найти значение показателя)

Наименование документа

(подп. 1 п.2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ)

Принимает значение «передаточный (отгрузочный) документ» – показатель расположен в левом верхнем углу формы с указанным статусом «1» или «2»

Дата составления документа

(подп. 2 п.2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ)

Показатель строки (1)

Наименование экономического субъекта, составившего документ

(подп. 3 п.2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ)

Показатели строк и или информация, содержащаяся в печатях, заверяющих подписи ответственных за правильность оформления документа

(подп. 4 п.2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ)

Показатели:

Строк (2), (2а), (2б) – одна сторона сделки;

Строк ((6), (6а), (6б) – вторая сторона сделки;

Граф 1, Б - предмет сделки;

Строки – основание возникновения конкретных правоотношений;

Строк , , – дополнительная существенная информация об условиях и обстоятельствах сделки (операции, событии) – если есть;

Строк , – уточняющие данные о датах действий сторон во исполнение сделки (операции) – если есть

Величина натурального и (или) денежного изменения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения

(подп. 5 п.2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ)

Показатели:

Граф 2, 2а, 3 – натуральное измерение;

Графы 9, строки (5) – денежное измерение

Граф ы 4, 5, 6 – промежуточные значения

Наименование должностей лиц:

Совершивших сделку, операцию и ответственных* за правильность ее оформления;

ИЛИ

Ответственных* за правильность оформления свершившегося события

(подп. 6 п.2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ)

* согласно соответствующим распорядительным документам

Информация о должности:

В строке – для продавца;

В строке – для покупателя

ИЛИ

В строке – для продавца

В строке - для покупателя

Подписи лиц, ответственных за правильность оформления сделки, операции, свершившегося события с указанием их фамилий, инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц

(подп. 7 п.2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ)

Подписи:

Продавца - в строке , если передающее физическое лицо одновременно является лицом, ответственным за правильность оформления операции (сделки) или в строке , если физическое лицо, указанное в строке не является ответственным за правильность оформления операции (сделки), а при отсутствии подписей в строках или - подпись в строке ФИО руководителя организации или иного лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур, если это же лицо одновременно уполномочено и на оформление первичных документов;

Покупателя - в строке , если получающее физическое лицо одновременно является лицом, ответственным за правильность оформления операции (сделки) или в строке , если физическое лицо, указанное в строке , не является ответственным за правильность оформления операции (сделки)

Если информация, содержащаяся в перечисленных выше рекомендованных строках УПД, не позволяет достоверно и полно определить значения обязательных показателей первичного учетного документа, то вывод о несоответствии документа требованиям законодательства необходимо делать с учетом возможного наличия в документе дополнительной информации в полях, введенных налогоплательщиком самостоятельно.

Статус документа, указанный хозяйствующим субъектом в верхнем левом углу УПД, носит информационный характер.

Фактический статус документа определяется наличием/отсутствием в нем всех обязательных показателей, установленных Законом № 402-ФЗ в отношении первичных учетных документов и (или) пунктами 5 и 6 статьи 169 НК РФ в отношении счетов-фактур.

Отсутствие в документе строки или прочерк в ней дают основания считать, что дата совершения действий передающей стороны совпадает с датой составления документа (строка (1), если не может быть доказано иное).

Отсутствие в документе строки или прочерк в ней дают основания считать, что дата совершения действий принимающей стороны совпадает с датой совершения действий передающей стороной (строка ), а если строка отсутствует или в ней проставлен прочерк – с датой составления документа (строка (1), если не может быть доказано иное).

Приложение 5

Отражение показателей УПД со статусом «1» в книге покупок и продаж,

а так же в журналах учета полученных и выставленных счетов-фактур

У продавца.

Согласно пункту 2 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ № 1137 регистрация счетов-фактур в книге продаж производится в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство, то есть по моменту определения налоговой базы в соответствии с пунктом 1 статьи 167 НК РФ. Применительно к рассматриваемой ситуации, когда документ формируется при отгрузке товаров (работ, услуг, имущественных прав), моментом определения налоговой базы в соответствии с подпунктом 1 пункта 1 или пунктом 14 статьи 167 НК РФ является день отгрузки (передачи) товаров (работ, услуг), имущественных прав.

Согласно пункту 3 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ № 1137 подлежащие выставлению счета-фактуры подлежат единой регистрации в хронологическом порядке в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур по дате их выставления.

Особенности составления и использования универсального передаточного (отгрузочного) документа в статусе «1» позволяют определить дату отгрузки.

При этом выделяются две ситуации.

Ситуация 1 – документ (УПД) составлен продавцом непосредственно:

В день передачи товара (груза) покупателю или для перевозки для доставки покупателю;

В день передачи имущественного права;

В день оказания услуг (при длящихся услугах – последний день налогового периода);

В день сдачи заказчику результатов выполненных работ (и в тех случаях, если созданная (обработанная, переработанная) в ходе работ вещь передавалась для перевозки в более ранние сроки).

Ситуация 2 – документ (УПД) составлен продавцом как перед, так и непосредственно после окончания совершения факта хозяйственной жизни , то есть в день, не совпадающий с датой:

Передачи товара (груза) покупателю или для перевозки для доставки покупателю;

Передачи имущественного права;

Оказания услуг;

Сдачи заказчику результатов выполненных работ.

Порядок отражения продавцом УПД со статусом «1» в указанных ситуациях в книгах продаж и Журналах учета полученных и выставленных счетов-фактур приведен в таблице ниже.

СИТУАЦИЯ 1 В УПД со статусом «1» показатель строки (1) определяет фактическую дату составления и первичного документа и счета-фактуры. В этот же день производится и отгрузка (передача). В общем случае эта же дата рассматривается и в качестве даты выставления счета-фактуры на бумажном носителе покупателю (кроме сдачи работ). К которому относится момент определения налоговой базы, т.е. дата отгрузки, совпадающая с датой составления счета-фактуры, кроме случаев сдачи работ, когда моментом определения налоговой базы является дата их приемки (строка ). В журнале в налоговом периоде
	Регистрация в Книге продаж
	Графа 1 – дата строки (1)		Графа 2 – дата строки (1) Графа 6 – дата строки (1)
	Графа 1 – дата строки (1)		Графа 2 – дата строки (1) Графа 6 – дата строки (1)
При оказании услуг	Графа 1 – дата строки (1)		Графа 2 – дата строки (1) Графа 6 – дата строки (1)
	Графа 1 – дата строки (1)		Графа 2 – дата строки Графа 6 – дата строки (1)
СИТУАЦИЯ 2 В УПД со статусом «1» показатель строки (1) определяет фактическую дату составления и первичного документа и счета-фактуры. Однако при этом в строке указывается еще и фактическая дата отгрузки (передачи) товара (груза) / услуг, результатов работ, имущественных прав, вносимая ответственным лицом продавца (им непосредственно или уполномоченным им лицом). В общем случае эта дата рассматривается и в качестве даты выставления счета-фактуры покупателю (кроме сдачи работ). Дата составления документа в таких условиях является просто показателем, позволяющим однозначно идентифицировать документ. В таком случае УПД регистрируется в книге продаж за налоговый период , к которому относится момент определения налоговой базы, т.е. дата фактической отгрузки (дата строки ), кроме случаев сдачи работ, когда моментом определения налоговой базы является дата их приемки (строка ). В журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур этот УПД регистрируется в налоговом периоде , к которому относится дата его выставления.
Продавец в зависимости от вида передаваемого:		Регистрация в Книге продаж		Регистрация в Части 1 Журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур
При передаче товара (груза)		Графа 1 – дата строки (1)		Графа 2 – дата строки Графа 6 – дата строки (1)
При передаче имущественных прав		Графа 1 – дата строки (1)		Графа 2 – дата строки Графа 6 – дата строки (1)
При оказании услуг		Графа 1 – дата строки (1)		Графа 2 – дата строки Графа 6 – дата строки (1)
При передаче результатов работ		Графа 1 – дата строки (1)		Графа 2 – дата строки Графа 6 – дата строки (1)

У покупателя.

Согласно пункту 10 раздела II приложения 3 к Постановлению правительства РФ № 1137 полученные счета-фактуры подлежат регистрации в части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур в хронологическом порядке по дате получения.

Особенности составления и использования универсального передаточного (отгрузочного) документа со статусом «1» позволяют определить эту дату датой оформления (подписания) грузополучателем/заказчиком документа о принятии товара (груза), имущественных прав, оказанных услуг, результатов выполненных работ – показатель строки .

Эта дата проставляется в графе 2 части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, а в графе 6 части 2 журнала указывается дата составления документа, приведенная в показателе строки (1).

Согласно пункту 2 раздела II приложения 4 к Постановлению правительства РФ № 1137 регистрация счетов-фактур в книге покупок производится после их регистрации в части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, по мере возникновения права на налоговые вычеты в порядке, установленном статьей 172 НК РФ, то есть не ранее принятия на учет полученных товаров, результатов работ, услуг, имущественных прав.

При составлении и использовании универсального передаточного (отгрузочного) документа с указанным статусом «1» дата получения счета-фактуры и дата возникновения основания для принятия к учету приобретенных товаров (работ, услуг, имущественных прав) совпадают – показатель строки .

Эта дата отражается в графе 4 книги покупок. При этом в графе 2 книги покупок указывается дата, приведенная в показателе строки (1) универсального передаточного документа.

Приложение 6.

Отражение показателей УПД со статусом «1»(При использовании универсального передаточного (отгрузочного) документа только в качестве учетного документа (статус документа «2») учет оформленной таким образом операции для целей налогообложения осуществляется в общем порядке, что не требует пояснений применительно к специфике использования УПД.) в налоговом учете в соответствии с требованиями главы 25 НК РФ.

Можно также автоматизировать процесс и формировать счета-фактуры

Налог на прибыль у продавца.

В целях исчисления налога на прибыль при применении налогоплательщиком метода начисления датой признания полученных доходов продавцом признается дата реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) (пункт 3 статьи 271 НК РФ).

С учетом правил статьи 39 НК РФ, это дата передачи на возмездной основе (в том числе обмен товарами, работами или услугами) права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, возмездное оказание услуг одним лицом другому лицу, независимо от фактического поступления денежных средств (иного имущества (работ, услуг) и/или имущественных прав) в их оплату.

Доходы определяются на основании первичных документов и других документов, подтверждающих полученные налогоплательщиком доходы, и документов налогового учета (пункт 1 статьи 248 НК РФ).

Таким образом, в целях включения выручки в состав налоговой базы по налогу на прибыль согласно информации универсального передаточного документа со статусом «1» дата признания дохода определяется:

Датой оформления отпуска груза (показатель строки (1) или более поздний показатель строки ), если право собственности на передаваемый груз переходит в момент передачи вещи продавцом покупателю/заказчику или уполномоченному им лицу, или перевозчику;

Датой оформления получения груза (показатель строки ), если право собственности на передаваемый груз переходит в момент вручения вещи покупателю или уполномоченному им лицу;

Датой оформления обоими сторонами факта приемки-передачи услуг, имущественных прав, результатов работ, то есть наиболее позднее значение показателей строк (1), и .

Во всех перечисленных случаях при наличии иных документов, подтверждающих указанные факты, в целях налогообложения продавца/исполнителя/правообладателя будет применяться более ранняя дата, следующая из иного документа.

Налог на прибыль у покупателя

Аналогичные даты используются покупателем/заказчиком при определении даты осуществления расходов в целях их отражения в регистрах налогового учета. Принятые по универсальному передаточному (отгрузочному) документу ценности отражаются в налоговом учете как приобретенные материалы, товары, основные средства, имущественные права, потребленные услуги и полученные результаты работ для дальнейшего применения к ним соответствующих правил учета в составе расходов, установленных главой 25 НК РФ для различного вида затрат.

При этом дата признания отраженной в универсальном передаточном документе со статусом «1» суммы в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль покупателем/заказчиком/правополучателем не может быть ранее показателя строки , если только из содержания факта хозяйственной жизни, зафиксированного в документе, не следует иное.

С помощью или можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017 подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно, при первой оплате(если переход по этим ссылкам с этого сайта) три месяца в подарок.

Необходимость применения передаточного документа

В статье собраны образцы операций, наиболее часто встречающихся в организации и образцы документов, которыми они оформляются. Рассмотрим на примере заполнение, оформленние выполненных работ и поставку товара универсальным передаточным документом (далее УПД). Применяется УПД вместо следующих документов: товарной накладной, счет-фактуры и акта приемки-сдачи работ (услуг).

УПД - это универсальная форма бланка, которая объединяет в себе сразу несколько документов, что существенно упрощает деловой документооборот и снижает издержки. Такая потребность давно назрела, но получила правовую поддержку только, после вступления в силу Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете ». Закон упростил формы первичных учетных документов, но определил перечень обязательных реквизитов для них (ст.9 402-ФЗ ), ведь каждый факт хозяйственной жизни подлежит обязательному оформлению.

Реквизитами первичного учетного документа являются:

наименование;
дата составления;
наименование экономического субъекта составителя;
содержание факта операции;
величина измерения операции в натуральном и (или) денежном измерении (с указанием единиц измерения);
наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления;
подписи лиц, с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации лиц.

УПД был разработан ФНС на основе требований закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ и Постановления Правительства № 1137 и предложен к применению Письмом ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ .

Важно! С 1 июля 2017 г. внесены изменения в Постановление Правительства № 1137, следовательно, с июля 2017 г. форма УПД отличается от счет-фактуры, строкой, которую включили в форму счет-фактуры. Строка 8 счет-фактуры "Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)" является отличительным показателем между формой счет-фактуры и УПД. Использование УПД рекомендовано, и руководители организаций самостоятельно принимают решение о том, какие формы документов использовать. Несмотря на то, что УПД содержит реквизиты счет-фактуры, применять его можно организациям на любых формах налогообложения.

Организации и ИП, не являющиеся плательщиками НДС, не обязаны уплачивать этот налог при применении формы УПД. Для организаций, которые находятся на общей системе налогообложения УПД, также как и счет-фактура, дает право на зачет входящего НДС при уплате в бюджет.

Образец заполнения УПД универсального передаточного акта

Итак, УПД — универсальный передаточный документ; когда можно применять УПД? Правила заполнения актуальны для поставки товаров и выполнения работ (услуг):

вместо Акта и Счет-фактуры;
вместо Накладной и Счет-фактуры;

Для заполнения УПД вместо товарной накладной (ТОРГ12) необходимо изменить статус с «1» на «2», а также строки Грузоотправитель и его адрес (3) и Грузополучатель и его адрес (4) оставить не заполненными.

Полный текст Требования по заполнению граф УПД содержится в Рекомендациях по заполнению отдельных реквизитов формы УПД (Письмо № ММВ-20-3/96@ ). В таблице приведены важные моменты, на которые стоит обратить внимание:

Строки, графы	Реквизит УПД
		Для УПД со статусом «1» заполняются в соответствии с Приложением № 1 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. В случае, если счета-фактуры в организации подписываются иным лицом, уполномоченным на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, то в счете-фактуре может быть указан соответствующий распорядительный документ или указана должность уполномоченного лица, подписавшего конкретный счет-фактуру. Допустимо дополнение показателей строк (3) и (4) информацией об ИНН, КПП грузоотправителя и ИНН, КПП грузополучателя. Для УПД со статусом «2» возможно заполнение строк (1), (1а), (2), (6), (7), граф 1, 2 или 2а, 3 и 9 в целях исполнения требований п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о наличии в документе подробной информации о содержании факта хозяйственной жизни и величины натурального и (или) денежного измерения. Показатели, уточняющие условия совершения факта хозяйственной жизни могут также быть отражены в строках, (2а), (2б), (3), (4), (5), (6), (6а), (6б), графах (4), (5), (6) и др.
	Товар (груз) передал/ услуги, результаты работ, права сдал	Может быть указана должность лица, совершившего отгрузку и (или) лица, уполномоченного действовать по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ . Если этим лицом является лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и подписавшее документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки ), то в данной строке могут заполняться только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.
	Ответствен-ный за правильное оформление сделки, операции	Должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны продавца, его подпись с указанием фамилии и инициалов. Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, совершившее отгрузку и (или) лицо уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка ), то при наличии подписи в строке в данной строке могут заполняться только сведения о должности и ф.и.о. без повторения подписи. Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и подписавшее документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки ), то в данной строке так же могут заполняться только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи. Если в силу установленного в экономическом субъекте документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в документ необходимо будет ввести дополнительную строку, например, для указания должности, Ф.И. О. и подписи второго ответственного лица.
	Товар (груз) получил/ услуги, результаты работ, права принял	Может быть указана должность лица, получившего груз и (или) уполномоченного на принятие услуг, результатов работ, прав по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени покупателя; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ. Показатель, уточняющий обстоятельства осуществления операции (сделки).
	Ответственный за правильное оформление сделки, операции	Должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны покупателя, его подпись с указанием фамилии и инициалов. Показатель, позволяющий определить лицо, ответственное за оформление операции. Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка ), то в данной строке могут заполняться только сведения о должности и ф.и.о. без повторения подписи. Если в силу установленного в экономическом субъекте документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в документ необходимо будет ввести дополнительную строку, например, для указания должности, Ф.И. О. и подписи второго ответственного лица.
		Печати экономических субъектов-составителей документа. Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен. Отсутствие печати при наличии всех обязательных реквизитов, предусмотренных статьей 9 Закона № 402-ФЗ, не может являться основанием для отказа в принятии документа к налоговому учету.

Федеральная налоговая служба разработала новую форму – универсальный передаточный документ. Он совместит в себе функции счета-фактуры и бухгалтерской первички, позволит существенно сократить документооборот. О том, как использовать новую форму на практике, мы расскажем в этой статье. Пользователи 1С:ИТС ПРОФ могут также ознакомиться с видеозаписью 1С:Лектория от 31.10.2013.

Для чего был разработан универсальный передаточный документ

Статья актуализирована 14.06.2018г.

Многие реквизиты в счете-фактуре и первичном документе (например, накладной) дублируются. Потребность в едином документе, который позволил бы снизить издержки на обработку информации, назрела уже давно. Но с правовой точки зрения это стало возможно лишь в 2013 году, когда вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который отменил обязательное применение унифицированных форм первичных документов.

Вслед за ним бухгалтерскому сообществу на форуме ФНС России был предложен для обсуждения проект такого документа (ранее он назывался единый отгрузочный документ).

При разработке проекта формы ФНС России принимала во внимание мнения экспертов в этой области, в частности, специалистов фирмы "1С".

В результате работы над проектом появился единый документ, который ФНС разместила на своем официальном сайте 22 октября 2013 г. – приложение к письму от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры». В письме налоговики предлагают применять форму универсального передаточного документа (УПД), приводят перечень операций, для оформления которых можно его использовать, а также дают рекомендации по заполнению отдельных реквизитов формы. Текущее законодательство позволяет применять документ уже сейчас.

Зачем нужен УПД

На основании универсального передаточного документа можно вести бухучет, списать затраты по налогу на прибыль, а также заявить налоговый вычет по НДС. Такое объединение функций вполне логично и закономерно, так как надлежаще оформленные первичные учетные документы необходимы не только для бухгалтерского, но и для налогового учета.

Приведем для примера отдельные положения, которые определяет налоговое законодательство для заявления вычетов по НДС:

Счет-фактура - это основание для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав сумм налога к вычету НК РФ (п. 1 ст. 169 НК РФ).
Вычетам подлежат суммы налога, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав на территории РФ, либо фактически уплаченные ими при ввозе товаров на территорию РФ и иные территории, находящиеся под ее юрисдикцией, после принятия на учет указанных товаров (работ, услуг), имущественных прав с учетом особенностей, предусмотренных настоящей статьей и при наличии соответствующих первичных документов (п. 1 ст. 172 НК РФ).

А вот какая роль отводится первичным документам при исчислении налога на прибыль:

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами , оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (ст. 252 НК РФ).
Налоговый учет - система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов. Подтверждением данных налогового учета являются первичные учетные документы (включая справку бухгалтера) (ст. 313 НК РФ).

Напомним, что требования к первичным учетным документам изложены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В части 1 этой статьи сказано, что каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9). В части 2 перечислены обязательные реквизиты:

наименование документа;
дата составления документа;
наименование организации или фамилия предпринимателя, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за правильность ее оформления, либо наименование должности лица, ответственного за правильность оформления свершившегося события;
подписи лиц вышеуказанных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9). Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе или при использовании ЭДО в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст. 9).

В каких случаях можно использовать УПД

УПД можно применять наряду с традиционными первичными документами и счетами-фактурами. Отметим, что счета-фактуры по-прежнему будут использоваться - отменять их Минфин России не планирует (письма от 17.10.2013 № 03-07-14/43330, от 29.12.2012 № 03-07-03/230).

За основу при создании универсального первичного документа был взят счет-фактура. Форма счета-фактуры была дополнена обязательными реквизитами, установленными Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Это не противоречит нормам 21 главы НК РФ (письма ФНС России от 23.08.2012 № АС-4-3/13968@, от 12.03.2012 № ЕД-4-3/4061@).

Применяться универсальный передаточный документ может для оформления следующих операций:

отгрузка товаров (без транспортировки и с транспортировкой);
передача результатов выполненных работ;
оказание услуг;
передача имущественных прав;
отгрузка товаров (работ, услуг) комиссионером (агентом) комитенту (принципалу).

УПД может использоваться и как совмещенный документ (первичный и счет-фактура) и как только первичный учетный документ.

Заметьте, использовать новую форму в документообороте не обязательно! Организации и предприниматели могут по-прежнему применять любые другие документы, соответствующие требованиям статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Что включает в себя УПД

Рассмотрим подробнее универсальный передаточный документ (УПД).

Видно, что форма счета-фактуры, утвержденная постановлением №1137, «встроена» в УПД, обведена жирной линией и не претерпела никаких изменений. Помимо показателей счета-фактуры в документе также содержатся семь обязательных реквизитов первички, поименованных в ч. 2 ст. 9 Закона №402-ФЗ:

наименование документа: «Универсальный передаточный документ»;
дата составления документа совпадает с датой счета-фактуры;
наименование экономического субъекта, составившего документ, указывается в полях 14 и 19;
содержание факта хозяйственной жизни отражается как в составе показателей счета-фактуры, так и в полях 8-9, 11-12, 16-17;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения отражается в графах счета-фактуры «2»-«6» , «9»;
наименование должности лиц, ответственных за правильность оформления сделки или свершившегося события, указывается в полях 10 или 13 для продавца, 15 или 18 - для покупателя;
подписи лиц, ответственных за правильность оформления сделки (события), с указанием их фамилий и инициалов указываются в полях 10 или 13 для продавца, 15 или 18 - для покупателя.

Что такое статус УПД

В универсальном передаточном документе есть реквизит Статус . Его значение может быть «1» или «2». Если в поле Статус указать «1», то документ применяется одновременно в качестве счета-фактуры и первички.

Если значение статуса равно «2», то УПД будет использоваться только в качестве первичного учетного документа. УПД со статусом «2» могут смело применять «упрощенцы», так как выставление такого документа не приводит к возникновению обязанности по исчислению и уплате НДС. Кроме этого, документ со статусом «2» может применяться при отгрузке товаров комитентом комиссионеру.

Если статус документа «2», то поля, установленные в качестве обязательных исключительно для счета-фактуры, могут не заполняться:

«К платежно-расчетному документу» (строка 7);
«В том числе сумма акциза» (графа 6);
«Налоговая ставка» (графа 7);
«Цифровой код страны происхождения товара» (графа 10);
«Краткое наименование страны происхождения товара» (графа 10а);
«Номер таможенной декларации» (графа 11).

Как присвоить номер УПД

Номер передаточного документа зависит от его статуса.

Напомним: налоговое законодательство предъявляет определенные требования к порядку нумерации счетов-фактур. Так, при выставлении счета-фактуры в строке 1 должен быть обязательно указан его порядковый номер (п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур, утв. Постановлением № 1137). Номера счетов-фактур, в т.ч. корректировочных и авансовых, присваиваются в хронологическом порядке (письмо Минфина РФ от 10.08.2012 № 03-07-11/284). Кроме этого, определен специальный порядок нумерации счетов-фактур обособленными подразделениями (участником товарищества, доверительным управляющим).

Что касается требований к первичному бухгалтерскому документу, то номер не перечислен среди его обязательных реквизитов (ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Исходя из этого:

в УПД со статусом «1» номер присваивается в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур;
в УПД со статусом «2» номер присваивается в соответствии с хронологией нумерации первичных документов (накладных, актов и т.д.).

Как заполнить дату УПД

строка (1) - дата составления документа;
строка - дата совершения факта хозяйственной жизни (дата реальной отгрузки товаров, передачи заказчику результатов работ, предъявления документа об оказании услуг, передачи имущественных прав);
строка - дата получения товаров, приемки результатов работ, оказания услуг, получения имущественных прав.

Вспомним, как законодательство увязывает дату составления счета-фактуры, момент определения налоговой базы и возникновение права на вычет у покупателя. В соответствии с п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур:

счет-фактура должен быть выставлен не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;
счет-фактура, выставленный до даты отгрузки (до оформления первичных документов, подтверждающих отгрузку), не может являться основанием для вычета (письма Минфина РФ от 09.11.2011 № 03-07-09/39, от 17.02.2011 № 03-07-08/44);
моментом определения налоговой базы по НДС для работ следует признавать дату подписания акта сдачи-приемки работ заказчиком (письма Минфина РФ от 16.03.2011 № 03-03-06/1/141, от 07.10.2008 № 03-07-11/328).

Согласно ч. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а при невозможности - непосредственно после его окончания.

Рассмотрим теперь возможные варианты проставления дат в передаточном документе:

УПД составляется в момент совершения факта хозяйственной жизни (отгрузки товара, передачи работ, услуг, имущественных прав). Вполне может быть «идеальный вариант», когда дата составления документа, даты отгрузки и приемки товаров совпадают, тогда соответственно совпадают и показатели строк 1, 11 и 16.
Могут совпадать даты составления документа и дата отгрузки, то есть совпадают строки 1 и 11, а дата приемки, то есть стр. 16 будет позже.

В этих случаях моментом определения налоговой базы по НДС будет являться дата, указанная в строках 1 и 11, а для работ - в строке 16.

УПД может составляться до совершения факта хозяйственной жизни (перед отгрузкой товаров, передачей), тогда хронология событий будет выглядеть следующим образом:

1. составление документа - дата, указанная в cтроке 1;

2. отгрузка - дата, указанная в cтроке 11;

3. приемка - дата, указанная в cтроке 16.

Моментом определения налоговой базы по НДС будет являться дата, указанная в строке 11, а для работ - в строке 16.

Может сложиться ситуация, когда составить документ при совершении факта хозяйственной жизни не было возможности, и УПД был составлен непосредственно после его окончания (в предусмотренных п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ случаях), тогда хронология событий будет выглядеть следующим образом:

1. отгрузка - дата, указанная в cтроке 11;

2. составление документа - дата, указанная в cтроке 1;

3. приемка - дата, указанная в cтроке 16.

Моментом определения налоговой базы по НДС будет являться дата, указанная в строке 11, а для работ - в строке 16. Что касается покупателя, то он вправе заявлять вычет по НДС не раньше даты получения товара или даты приемки работ, указанной в строке 16.

Кто ставит подпись в УПД

Кто и в каких строках должен подписывать универсальный передаточный документ? Строки «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо», «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» заполняются всегда согласно ст. 169 НК РФ, Приложению № 1 к Постановлению № 1137. Нет исключения для заполнения этих строк и при применении статуса «2».

В строке 10 указывается должность, инициалы и подпись лица, отгрузившего товар, или уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени организации или предпринимателя. Если это лицо совпадает с лицом, уполномоченным подписывать счет-фактуру, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.

В строке 13 нужно указать должность, инициалы и подпись человека, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны продавца. Если это это тот же человек, кто указан и в строке 10, то в строке 13 можно указать только должность и инициалы без повторения подписи.

В строке 15 нужно написать должность, инициалы и подпись лица, получившего товар, или лица, уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта.

В строке 18 указывается должность, инициалы и подпись лица, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны покупателя. Если это лицо совпадает с лицом, указанным в строке 15, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.

Обратите внимание: проектом Федерального закона № 192810-6 «О внесении изменений в Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"» (в редакции от 14.06.2013, принятой Государственной Думой во втором чтении) предложено внести изменения в статью 9 Закона. Поправки в часть 1 статьи 9 ужесточают требования к первичным учетным документам. В частности, «не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие место факты хозяйственной жизни, мнимые и притворные сделки».

Изменения, вносимые в часть 3 статьи 9, разграничивают меру ответственности лиц, подписывающих первичные учетные документы. Так, «лицо, ответственное за правильность оформления факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за правильность оформления фактов хозяйственной жизни».

Наименование экономического субъекта и печать

Строка 14 УПД - показатель, позволяющий включить информацию о хозяйствующем субъекте, составившем документ со стороны продавца (исполнителя). Это может быть лицо, ведущее бухгалтерский учет продавца (исполнителя), или комиссионер (агент), если он передает комитенту (принципалу) товар, результаты работ, услуги, приобретенные в его интересах.

В строке 19 нужно указать сведения о хозяйствующем субъекте, составившем документ со стороны покупателя (заказчика), в том числе сведения о лице, ведущем бухгалтерский учет покупателя.

Печать на универсальном передаточном документе не нужна. Во-первых, она не предусмотрена для счета-фактуры (исключена из п. 6 ст. 169 НК РФ с 01.01.2002). Во-вторых, она не является обязательным реквизитом первичного учетного документа. Поэтому отсутствие печати в УПД не будет препятствием, как для вычета НДС, так и для документального подтверждения расходов для целей налога на прибыль.

Однако, если на документе будет стоять печать, имеющая в своем составе полное наименование экономического субъекта, составившего документ, показатели строк 14 и 19 можно не заполнять.

Поля, которые заполнять не обязательно, но полезно

В универсальный передаточный документ введены дополнительные поля, которые необязательны для заполнения, но, могут быть удобны для пользователей. К дополнительным относятся следующие поля УПД:

Графа «А» - порядковый номер записи в таблице - может заполняться для удобства поиска и визуального выделения позиций.
Графа «Б» - артикул (для товаров), код вида деятельности для работ (услуг) и т.п. Эту графу рекомендуется заполнять, например, для подтверждения права применения льготных тарифов по страховым взносам для фондов.
В строке 8 указывается информация, идентифицирующая отношения сторон (реквизиты договоров, соглашений, счетов и т.д.) Этот показатель позволяет определить содержание факта хозяйственной жизни и специфические условия сделки непосредственно в первичном документе. В некоторых случаях может косвенно подтверждать содержание сделки и ее условия, что может явиться существенным условием для целей определения налога на прибыль.

В строке 9 при необходимости указываются реквизиты транспортных документов (транспортной накладной, путевого листа), поручения экспедитору, складских расписок и т.д.; базис поставки; сведения о грузе: масса нетто/брутто и т.д.

Строка 12 может включать дополнительные сведения о грузе (данные о сертификатах, паспортах), а также здесь могут указываться иные сведения, являющиеся неотъемлемыми приложениям УПД. Эта строка может заполняться в случае наличия существенной дополнительной информации об исполнении сделки продавцом (исполнителем), не вошедшей в форму УПД.

В строке 17 указываются дополнительные сведения о наличии/отсутствии претензий, данные о документах, оформленных покупателем (заказчиком при получении товаров (работ. услуг, имущественных прав), являющихся неотъемлемыми приложениями УПД.

«1С:Производство+Услуги+Бухгалтерия 7.7» .

В программе «1С:Бухгалтерия 8» универсальный передаточный документ включен в список печатных форм для документов реализации и выданных счетов-фактур на реализацию.

Распечатать УПД со статусом «1», можно на основании счета-фактуры, который был зарегистрирован для документа отгрузки в информационной базе. При нажатии на кнопку Печать нужно выбрать Универсальный передаточный документ . Программа автоматически заполняет реквизиты УПД по данным учетной системы, однако некоторые показатели придется заполнить в режиме редактирования.

Как исправить УПД в "1С:Бухгалтерии 8"

Если в универсальном передаточном документе обнаружена ошибка, необходимо на основании исправляемого документа реализации сформировать документ Корректировка реализации с видом операции Исправление в первичных документах . Нужно внести исправления, затем зарегистрировать счет-фактуру на исправление. После этого можно выбрать печатную форму документа: либо счет-фактуру, либо УПД. В УПД в строке (1а) будет указана дата и номер исправления.

Корректировка реализации и УПД

В настоящее время форма корректировочного УПД отсутствует. Но ФНС России сообщила, что занимается разработкой такого документа. Поэтому для корректировки нужно использовать счет-фактуру в соответствии с Постановлением Правительства №1137. После проведения документа Корректировка реализации с видом операции Корректировка по согласованию сторон необходимо выписать корректировочный счет-фактуру и распечатать его. Что касается первичного документа, то основанием корректировки должен служить специальный документ - дополнительное соглашение к договору, протокол изменения цены и т.п.В программу «Бухгалтерия предприятия» редакции 3.0 встроена печатная форма Соглашение об изменении цены, которую при желании можно использовать в качестве такого специального первичного документа.

Как видим, введение в документооборот пользователя универсального передаточного документа совсем не обременительно, зато имеет очевидные плюсы. К примеру, оно позволит:

существенно сократить количество документов;
сблизить бухгалтерский и налоговый учет;
оптимизировать процесс передачи информации по телекоммуникационным каналам связи и, возможно, ускорить процесс внедрения электронного документооборота в нашей стране.