Как правильно оформить маршрутный лист работника. Маршрутный лист: образец, правила и инструкция по заполнению
Работникам организации, которые в силу своей деятельности часто совершают служебные поездки по нескольку раз в день, обычно компенсируются транспортные расходы. Для их документального подтверждения составляется маршрутный лист. Как правильно заполняется этот документ вы можете узнать из данной статьи, а также бланк маршрутного листа служебных поездок скачать бесплатно.
Что такое маршрутный лист
Маршрутный лист представляет собой документ, в котором отражаются все совершаемые работником поездки. Его могут использовать следующие категории сотрудников:
- водители, работающие как на служебных, так и на личных автомобилях;
- курьеры;
- сотрудники, которые имеют разъездной характер работы, согласно должностной инструкции;
- сотрудники, которые в силу своей деятельности совершают служебные поездки (бухгалтера, юристы, руководители и т.д.).
Это не исчерпывающий список. Категории работников, которые должны вести маршрутный лист, определяются приказом руководителя.
Маршрутный лист: для чего он нужен
Составление маршрутного листа может преследовать следующие цели:
- подтверждать понесенные транспортные расходы сотрудника;
- подтверждать прибытие работника в то или иное место;
- служить основанием для выплаты транспортных расходов работнику;
- служить для анализа и оптимизации маршрутов.
В зависимости от того, для каких целей составляется маршрутный лист, он может отправляться:
- в бухгалтерию;
- непосредственному руководителю сотрудника.
Обратите внимание! Не нужно путать путевку и маршрутный лист водителя, это два разных документа. Первый утвержден законодательством, а применение второго остается на усмотрение работодателя.
Маршрутный лист: образец
Для того чтобы ответить на вопрос, как составить маршрутный лист, необходимо определить для каких целей он будет использоваться.
Как сделать маршрутный лист
Как уже было сказано выше, для того, чтобы подтвердить передвижения работника и его транспортные расходы составляется маршрутный лист. Бланк этого документа не утвержден законодательно, поэтому его содержание остается полностью на усмотрение работодателя. В конце статьи можно маршрутный лист (бланк) скачать бесплатно. Образец этого документа может содержать следующую информацию:
- ФИО работника, который его заполняет, должность и структурное подразделение;
- дата либо период маршрутного листа. Можно составлять и сдавать этот документ каждый день, а можно вести его неделю или месяц;
- адреса, прибытия и убытия;
- время прибытия и убытия (при необходимости);
- стоимость поездки и документ это подтверждающий. Как правило, это проездные документы (билеты, проездные, чеки такси и т.д.). Подтверждающие документы прикладывают к маршрутному листу;
- отметка о прибытии и убытии. Служит подтверждением того, что сотрудник действительно присутствовал в указанном месте.
По желанию руководителя в бланк маршрутного листа можно включить любую другую информацию.
Обычно бланк маршрутного листа утверждается локальными актами организации.
Как заполнять маршрутный лист
Заполнение маршрутного листа происходит следующим образом:
- маршрутный лист составляется на официальном бланке предприятия, либо указывается название организации. Поскольку в ряде случаев (при возмещении транспортных расходов) маршрутный лист будет являться первичным документом бухгалтерии, то название желательно указывать полностью;
- указывается название документа, номер (при наличии) и дата составления. Если маршрутный лист составляется не на один день, то указывается период;
- дальнейшая информация для удобства помещается в таблицу, каждая строка которой отводится под одно место, которое посещает сотрудник. Таблица заполняется по мере надобности. Делается это вручную самим работником. Если маршрутный лист служит подтверждением местонахождения работника, то в соответствующей колонке отметку должен поставить представитель другой организации. Это может быть роспись и расшифровка, либо печать (отдела кадров, для документов и т.д.)
После того, как маршрутный лист заполнен сотрудник его подписывает и сдает в бухгалтерию или своему непосредственному руководителю. Маршрутный лист является документом, который подтверждает перемещения сотрудника и его транспортные расходы. Он разрабатывается и утверждается в каждой организации самостоятельно, поскольку для этого документа нет унифицированного бланка
Маршрутный лист заполняется тогда, когда работники предприятий и организаций должны подтвердить свои транспортные расходы, понесенные в процессе выполнения поручений, связанных с работой. При этом затраты могут быть произведены как на оплату бензина для личного автотранспорта работника, так и на оплату проездных билетов на общественный транспорт.
Впоследствии маршрутный лист, вкупе с отчетом об использовании денежных средств становится основанием для выплаты работнику компенсации в соответствии с его расходами, а также служит документом бухгалтерского и налогового учета.
Кому нужен маршрутный лист
Составление данного документа необходимо водителям, сотрудникам курьерской службы, торговым представителям, бухгалтерам, юристам, менеджерам продаж и т.п. Именно эти категории работников наиболее часто ездят по городу со служебными целями. Кроме того, маршрутные листы используются теми командировочными, которые ездят в служебные поездки на своих автомобилях.
В некоторых случаях, помимо фискального значения, маршрутные листы бывают нужны руководству организаций для анализа маршрутов работников с целью поиска наиболее оптимальных, коротких путей, что в свою очередь может существенно снизить затраты предприятия на передвижение сотрудников по городу.
Порядок оформления маршрутных листов
Форма маршрутного листа утверждается в учетной политике организации. Здесь же прописывается периодичность (ежедневная, еженедельная, ежемесячная), а также порядок его оформления.
Стоит отметить, что для признания расходов, понесенных сотрудником в служебных поездках надо не только правильно оформить маршрутный лист, но и прикрепить к нему другие подтверждающие документы в качестве отдельных приложений. В частности:
- приказ, который будет служить подтверждением поездки по служебным целям;
- отчет работника о понесенных расходах;
- четко читаемые проездные документы, которые будут доказывать факт оказания услуг.
Расходы проверяются специалистами бухгалтерского отдела, после чего документ передается на подпись руководителю, а затем сдается для погашения или возмещение подотчетной суммы. Дополнительные выплаты работникам, применяющим в разъездах по работе личный автотранспорт или же пользующиеся общественным транспортом, относятся организациями на расходы и прямо влияют на налогообложение при расчете налога на прибыль.
Правила заполнения маршрутного листа
Унифицированной формы маршрутного листа не существует, предприятия и организации могут разрабатывать шаблон маршрутного листа самостоятельно или писать его в свободной форме. Главное – в него обязательно должны быть включены все поездки по порядку , совершенные сотрудником в определенный период времени с указанием их целей, а также ссылками на первичные документы. Оформлять его можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия.
Маршрутный лист нужно составлять в двух экземплярах , один из которых передается в бухгалтерию организации, второй остается на руках у сотрудника. Заверять его печатью нет необходимости, поскольку он относится к внутреннему документообороту.
Инструкция по заполнению маршрутного листа
Маршрутный лист всегда пишется по стандартным правилам делопроизводства, поэтому никаких особых затруднений он вызвать не должен. В данном образце рассматривается маршрутный лист, который оформляет водитель по итогам своих разъездов по городу за один день.
- Вверху документа по центру строки пишется его название, а чуть ниже указывается населенный пункт, в котором он оформляется и дата: число, месяц (прописью), год.
- Затем вписывается фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого он составляется, указывается его должность, марка автомобиля, а также цель поездки.
- Далее в документ вносится таблица, в которую по порядку вписывается дата поездки, место назначения (адрес), отметки о прибытии и убытии (часы и минуты с точностью), подтверждающий затраты документ (номер, дата), а также сумма затраченных средств.
- Маршрутный лист должен быть подписан сотрудником, на которого он оформлен, а также бухгалтером предприятия.
После оформления маршрутного листа
После того, как маршрутный лист оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам и бухгалтерии. В случае налоговых проверок, на этот документ тоже может быть обращено внимание контролирующих структур.
В дополнение к маршрутному листу налоговики могут запросить и другую первичную документацию, в том числе проездные билеты, платежные документы с автозаправок и путевые листы.
Кроме того, контролеры сопоставят соответствие трудовых обязанностей сотрудников и их перемещений. Вряд ли вызовут вопросы поездки бухгалтера в банк или юриста в суд, поэтому такие тонкости тоже надо учитывать.
Образец маршрутного листа
Образец маршрутный лист
Скачать бесплатно образец маршрутного листа бланк
Утвержденной формы бланка не существует. Поэтому каждая организация самостоятельно разрабатывает собственную форму. Главное, чтобы документ позволял проследить цели поездок и маршруты, а также содержал все реквизиты первичного документа.
За основу можно взять путевой лист по форме № 3, утв. постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Форма, подготовленная предприятием, утверждается в учетной политике организации. В ней же прописываются периодичность подачи документа и порядок его оформления.
Скачать бланк маршрутного листа служебных поездок (заполненный)
Порядок оформления
Листок составляется работником перед поездкой. После ее завершения его нужно передать в бухгалтерию, к нему прикрепить бумаги, подтверждающие траты. Например, отчет работника о понесенных расходах, проездные документы и т.д. Расходы проверит бухгалтер организации, директор - подпишет, а затем его нужно сдать для погашения или возмещения подотчетной суммы.
Данные о выдаче документа заносятся в журнал.
Правила заполнения
Листок оформляется водителем по итогам разъездов по городу за один день. Заполняется он следующим образом:
- вверху документа по центру строки пишется наименование организации. Ниже указываются населенный пункт и дата его оформления;
- указывается Ф.И.О. и должность работника, на которого он составляется. Далее вносится информация о марке автомобиля, формулируется цель поездки;
- в таблице по порядку вносятся дата поездки, адрес, время прибытия и убытия, название и реквизиты документа, подтверждающего затраты на поездку, а также сумма затраченных средств;
- листок должен быть подписан сотрудником, на которого он оформлен, а также бухгалтером предприятия.
После того как листок оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам и бухгалтерии. В случае налоговых проверок на него может быть обращено внимание контролирующих структур.
Для чего нужен маршрутный лист
Многие сотрудники: водители, курьеры, экспедиторы - имеют разъездной характер работы. Трудовой кодекс (а именно ст. 168.1 ТК РФ) обязывает работодателей возмещать трудящимся связанные со служебными поездками расходы. Расходы должны быть подтверждены соответствующими документами. Одним из таких документов выступает маршрутный лист.
С его помощью сотрудники могут подтвердить, например, затраты на оплату бензина или на покупку проездных билетов на общественный транспорт.
В дальнейшем маршрутный лист, вместе с отчетом об использовании выделенных предприятием денег, будет считаться основанием для выплаты сотруднику компенсации согласно его расходам. Также он служит документом бухгалтерского и налогового учета.
В некоторых случаях маршрутные листы помогают руководителям предприятий проанализировать маршруты сотрудников и составить оптимальный путь. Эти действия могут существенно снизить затраты организации на передвижение сотрудников по городу.
Порядок хранения
Оформленные маршрутные листы должны храниться не менее пяти лет, а если они подтверждают работу в тяжелых, вредных или опасных условиях труда - хранить их необходимо 75 лет. Указание на это имеется в п. 842 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
Подготовка маршрутного листа для визы
Путешествие за границу предусматривает оформление разрешения на въезд. Как правило, это загранпаспорт, шенгенская и обычная виза. Важную роль играет вид поездки за рубеж. Пересекая границу на самолете, автобусе, ил теплоходе, туристы предъявляют стандартный пакет документов. Но если вы намерены путешествовать по Европе на личном автомобиле всей семьей, потребуется составить маршрутный лист для визы за границу. Документ заполняется с учётом плана поездки внутри страны.
Как выглядит маршрутный лист
Маршрутный лист – это заполненная таблица о предстоящем маршруте передвижения туристов. Письменный план поездки для визы считается официальным документом. Особенности его составления закреплены в Законе №77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» в ред. от 03.07.2016, а также в ряде нормативно-правовых актов.
Многие спрашивают, как выглядит маршрут по безвизовым странам на бумаге? По своей сути, это лист с заполненной таблицей, куда вносятся личные сведения о туристе и о пути следования в Европе. Причем можно выбрать как одну страну, так и запланировать целое путешествие, например, в пределах стран Шенгенского договора.
Порядок составления документа
Отметим, что универсального образца маршрутного листа не предусмотрено. Сотрудники зарубежных консульств не обращают внимания на сводную таблицу. Единственное, чего следует придерживаться – заполнять таблицу достоверными сведениями и не допускать видимых помарок. Иначе документ не примут.
На нашем сайте вы можете скачать образец маршрутного листа для шенгенской визы. Стандартный бланк содержит следующие данные.
- ФИО автотуриста.
- Маршрут (указываются начальный и конечный пункт передвижения).
- Дата выезда из РФ.
- Дата пересечения границы с европейским государством.
- Адрес проживания в Европе, количество дней с указанием дат.
- Точная дата выезда из страны.
При заполнении документа обязательно держите перед глазами пример маршрутного листа для визы – так легче заполнить формуляр. Не стоит переживать, если информация уместилась на одном листе. Консульские служащие не требуют подробно расписывать маршрут. Если вы хотите ограничиться основными данными о поездке по визе, вас никто не упрекнёт.
Намереваетесь остановиться в европейском отеле для приезжих? Не забудьте получить официальный ваучер от гостиницы. В случае с электронным бронированием на сайте потребуется распечатать приглашение. При необходимости можно посмотреть в сети, как выглядит подтверждение брони отеля для визы.
Поездка на авто в Европу: Видео
Особенности заполнения листа для визы
Произвольная форма маршрутного листа для визы практически не ограничивает автотуристов в заполнении. При желании можно сопроводить таблицу графическими картами, адресами отелей, гостиниц, музеев и прочих достопримечательностей. Но вместе со вспомогательной информацией нужно указать личные данные о туристах.
Маршрутный лист для шенгена состоит из дополнительных сведений:
- срок действия, серия и номер загранпаспорта (родители могут вписать детей);
- дата, месяц и год рождения;
- марка транспортного средства, регистрационный номер;
- подтверждение регистрации пути следования;
- список остальных туристов, их личные данные.
Начинающие автотуристы интересуются, как составить маршрутный лист для визы, чтобы консульство не отказало в ее получении? На этот счет имеется несколько рекомендаций. Первое, о чем надо помнить – предоставлять достоверные сведения. Например, если вы едете в Австрию, не нужно указывать в листе конечный пункт «Бельгия» или «Германия». Предоставьте как можно больше информации о поездке, тогда вам не откажут в выдаче визы для Европы.
Что необходимо включать в описание
Важное значение играет описательная часть документа. Проблем не возникнет, если вы заполните маршрут поездки для визы по стандартному образцу. Как правило, это сводная таблица с указанием личных данных, направления путешествия, сроков и адреса пребывания в Европе. Нелишним будет перевести информацию на язык той страны, куда вы намерены отправиться. По правилам, перевод учитывается и без заверения у нотариуса.
Маршрутный лист для визы заполняется сведениями, указанными в загранпаспорте. Английские образцы не требуют указания отчества туриста (прописываются только фамилия и имя).
После получения визы можно смело отправляться в путешествие за рубежом. Желательно, но необязательно, придерживаться пунктов назначения маршрутного листа. Впрочем, допускается незначительное отклонение от маршрута. Но следует помнить, что выезд из Европы должен осуществляться точно в срок. Иначе у туристов возникнут проблемы с законом, что впоследствии скажется на их въезде в Европу.
Образец маршрутного листа для шенгенской визы
Отдельным лицам нравится организованный отдых, поэтому они берут путевки в туристических фирмах для совершения зарубежной поездки.
В то время как другие предпочитают самостоятельную поездку на собственном автотранспорте. Такого рода зарубежная поездка сопряжена некоторыми хлопотами, связанными с оформлением маршрутного листа для получения шенгенской визы.
Общие понятия
Любой российский гражданин должен получить разрешение, чтобы пересечь границу российского государства с целью посещения иного государства. В него можно въехать только на основании официального разрешения, коим является виза. Ее обладатель вправе въехать в страну назначения, свободно перемещаться по ее территории и обратно выехать из нее по истечению определенного времени.
Отдельные страны подписали соглашение об упрощении паспортно-визового контроля при пересечении границ ряда государств Европейского союза. По сути, оно стало официальным документом для 5 стран, поставивших перед собой цель создания единого рынка на территории Европы.
В их число вошли страны:
Впоследствии они подписали Конвенцию о введении в действие и применение Шенгенского соглашения. Благодаря акту была образована шенгенская зона, в которой полностью был устранен регулярный паспортный контроль, отмечена унифицированная визовая политика для обладателей обычных общегражданских паспортов.
Кроме того в ее положениях предусматривалось сотрудничество полицейских и судебных органов. Впоследствии к указанным выше странам присоединились другие государства – Испания, Португалия. В данное время в шенгенскую зону входит 26 европейских стран , изъявивших желание объединиться в Евросоюз. По всей ее территории действует шенгенская виза, которая выдается консульством любой входящей в ее состав стран.
Суть документа
По сути, шенгенская виза есть разрешение на проезд или пребывание в одной из стран шенгенской зоны до 90 дней в продолжение каждого полугодия. Отсчет установленного срока начинается со дня пересечения ее границы с целью въезда в нее. Обладатель шенгенской визы может въехать в страну, которая ее выдала, свободно перемещаться по ее территории и выехать из нее на законном основании.
Виза представлена штампом, который проставляется в заграничном паспорте на специально отведенной для нее странице. Она содержит определенную информацию о получившем ее лице.
Шенгенская виза предоставляется уполномоченной государством инстанции, исходя из норм международного права, действующими в стране пребывания локальными законодательными актами. Подача гражданами заявления об ее выдаче не гарантирует ее получение.
Каждое заявление рассматривается в индивидуальном порядке, поэтому срок рассмотрения немного затягивается. Но как показывает практика, ответ выдается в продолжение 10 дней. В отдельных случаях возможен мотивированный отказ в выдаче визы, что предусмотрено нормами визового кодекса ЕС.
Как оформить визу в Литву? Инструкция в статье.
Что такое маршрутный лист для шенгенской визы
Как правило, при совершении зарубежной поездки на теплоходе, аэробусе, поезде либо автобусе иностранный гражданин предъявляет только заграничный паспорт и визу. Если запланирована поездка на личном автотранспорте, то для получения шенгенской визы предъявляется маршрутный лист. Он необходим лицам, совершающим путешествие на автотранспорте.
Определение
По сути, маршрутный лист есть одна из разновидностей официального документа сообразно указаниям Федерального закона «Об обязательном экземпляре документов». Акт издан 29 декабря 1994 года под номером 77-ФЗ. В его указаниях отмечено, что официальный документ носит законодательный, нормативный, директивный либо информационный характер.
По общепринятым правилам в маршрутном листе содержится информация относительно перемещения иностранного гражданина по территории одной либо нескольких стран шенгенской зоны. Нужно обратить внимание на факт, что особых требований к его оформлению ни одна страна шенгенской зоны не предъявляет. Но оно должно быть составлено грамотно, без каких-либо орфографических ошибок, исправлений и помарок.
Когда требуется
Для совершения путешествия на автотранспортном средстве в консульство страны назначения предоставляется детальный план поездки. Он должен быть разбит на отдельные дни пребывания в каждом населенном пункте. Кроме того требуется наличие брони на номер в хостеле, отеле.
Если путешествие совершается на пригодном для проживания автомобиле, то остановиться можно только на специальной стоянке.
Как правило, автокемпинг не предоставляют бронь, у него отсутствует электронная почта. Помимо того на его территории не предусмотрены места для установки палатки.
Обстоятельства вызывают некоторые сложности при оформлении шенгенской визы, предназначенной для совершения поездки на автомобиле . Явление напрямую связано с тем, что в маршрутном листе необходимо указать название автокемпинга, место его расположения, дату заезда в него и выезда.
Что содержит бланк
Консульства и визовые центры интересуются направлением передвижения по стране пребывания. Отсчет времени начинается с момента пересечения автотуристом границы шенгенской зоны, являющегося днем открытия визы. На этот день у него должна быть бронь на номер в отеле.
В маршрутном листе необходимо расписать досконально путь следования, указать населенные пункты и часы прибытия.
Мера позволит избежать проблем, связанных с проверками документов в стране пребывания.
Как правило, при его составлении за основу принимается:
- путь следования автотуриста;
- страны, населенные пункты, где он останавливается для ночлега либо проживания на определенный отрезок времени;
- календарные даты передвижения по стране, въезда и выезда из страны, населенного пункта.
Наилучшей формой бланка для составления маршрутного листа является табличная. В ней можно четко разграничит требуемую консульством информацию об осуществлении зарубежной поездки.
Образец маршрутного листа
Нужно заметить, что законодатель не предусмотрел унифицированную форму маршрутного листа для автотуристов, совершающих заграничную поездку на личном автотранспортном средстве. Как правило, она составляется в произвольной форме с соблюдением определенных правил о содержании.
Примечание: запланировано возвращение в город Москва через республику Беларусь, дата выезда с ее территории – 21 июля 2018 года. Пребывание на территории стран Шенгенского соглашения с 6.07.17г. по 20.07.17г.
Дополнительные сведения, которые подлежат внесению в маршрутный лис т:
- год рождения;
- серия и номер заграничного паспорта;
- автомобиль марки «-», регистрационный номер -;
- свидетельство регистрации по намеченному маршруту;
- перечень сопровождающих автотуриста лиц с указанием их персональных данных, номера и срока действия заграничных паспортов.
На что обратить внимание
Маршрутный лист допускается составлять в произвольной форме со свободным размещением информации. Но в обязательном порядке необходимо указать название населенного пункта, дату остановки в определенном отеле, его наименование, почтовый адрес и номер телефона.
Одним из важных показателей является дата окончания срока действия шенгенской визы. Она должна совпасть с датой пересечения границы российского государства, поэтому не будет лишним указать ее в маршрутном листе.
Сколько стоит финская виза? Смотрите здесь.
Автомобильное путешествие в Италию
Для совершения зарубежных поездок на личном автотранспортном средстве по европейским странам нужно обладать некоторым опытом вождения. Турист должен проехать 4-6 тысяч километров , чтобы попасть из России в Италию. К поездке такого рода необходимо тщательно подготовиться, поэтому к составлению маршрутного листа нужно отнестись серьезно. В нем должны быть учтены все возможности туриста вкупе с пожеланиями.
Автодороги в стране выполнены безукоризненно, поэтому ездить на них доставляет большое удовольствие. Но в отдельных местах на них установлены противоречивые дорожные знаки и указатели, видеокамеры, поэтому превышать скорость нельзя никоим образом. Они контролируют скорость движения автотранспортных средств на дорогах.
В Италии проезд по автомагистралям и построенным на них тоннелям осуществляется на платной основе.
Оплата производится в наличной и безналичной форме посредством банковской кредитной карты. Размер платы обусловлен маркой автотранспортного средства, классом автодороги, пройденным расстоянием.
На определенных точках автодороги расположены специальные пункты внесения платы за проезд по ней. При въезде на платный участок путешественник на своем автомобиле должен получить талон, который он оплачивает в установленном порядке. Остановка допускается на специальной обочине, где установлен знак «SOS». Помимо того действует правило, что в кольцевом движении приоритет в кольцевом движении отдается автотранспортному средству, которое уже движется по кольцу.
Что касается парковки автомобиля, то необходимо строжайше соблюдать правила ее осуществления . В противном случае владелец привлекается к штрафной санкции, а автомобиль эвакуируется за счет него. Места для парковки отмечаются разметкой либо опознавательными знаками. На них указываются дни и часы парковки, подлежащие оплате.
Окружающая автодороги природа живописна, что заставляет многих туристов восхищаться ее красотами. Путешественники отдыхают на специально оборудованных станциях – «Автогриль», которые располагаются вдоль всей шоссейной трассы. На станции оказываются услуги, позволяющие залить бензин в автомобиль, перекусить на скорую руку.
В стране введен в официальном порядке «тихий час», когда на несколько часов закрываются объекты бытового обслуживания, например, магазины. Его длительность составляет порядка 3 часов на усмотрение хозяина.
И в заключение надлежит заметить, что зарубежная поездка на собственном транспорте намного привлекательнее по сравнению с организованной туристической поездкой. У граждан появляется больше возможностей для ознакомления с местностью, окружающей природой и достопримечательностями, что представляет большой интерес.
Особенности оформления маршрутных листов
Работа логистических и транспортных предприятий связана с применением большого количества автомобилей, которые являются источниками повышенной опасности. Одним из средств упорядочивания их использования служит такой документ как маршрутный лист. Он применяется не только в целях контроля за состоянием водителей и временем их работы, но и служит первичным документом, на основании которого формируются данные бухгалтерского и налогового учета.
Помимо фискального значения, этот документ полезен для анализа маршрутных сетей в целях поиска наиболее оптимальных путей, которые улучшат экономические показатели предприятия. Это касается тех компаний, которые не перешли на использование систем автоматизации.
Требования к форме и содержанию маршрутного листа.
При крупных перевозках применяется сопроводительная документация (накладные), которые содержат всю необходимую информацию о пути груза. По этой причине путевой лист в виде отдельного документа не потребуется.
В правовых базах можно встретить форму № 3, утвержденную Росстатом. Она носит рекомендательный характер и подлежит адаптации с учетом того, какой деятельностью занимается предприятие, специфика работы которого несколько иная, нежели обычная логистика. В частности, даже компании-такси должны предоставлять своим водителям путевые листы. Что же в них должно обязательно содержаться?
Необходимыми элементами при оформлении путевого листа являются:
- Номер документа по порядку и дата, когда он был выдан;
- Информация о собственнике транспорта;
- Информация о водителе, включая реквизиты его водительского удостоверения;
- Информация о назначении поездки, маршруте и пробеге.
Оформление маршрутного листа при компенсации расходов на использование личного транспорта сотрудников.
Нередко в компаниях действует положение о компенсациях сотрудникам, которые используют в работе собственный транспорт. Дополнительные выплаты персоналу за то, что он применяет в работе личные автомобили, относятся компаниями на расходы и влияют на расчет налога на прибыль.
В этом случае представители фискальных органов могут осуществить проверку и затребовать представления всей первичной документации. В нее, помимо платежных документов от автозаправок, должны входить путевые листы. В них отражается информация о деловых поездках всех таких сотрудников.
Важным требованием служит соответствие географии перемещений работников их трудовой функции. У налоговиков не будет претензий, если окажется, что юрист ездит в суды, а бухгалтер в банки.
Оформление маршрутного листа необходимо и в случае направления работника в командировку с использованием им своей машины. После возвращения он прикладывается к авансовому отчету.
Форма путевого листа может быть утверждена положением об использовании личного транспорта в работе и положением о командировках.
Перспективы.
Очевидной становится тенденция постепенного вытеснения маршрутного листа из сферы крупных грузоперевозок. В настоящее время он превращается в документ учета, на основании представления которого происходит оформление компенсаций сотрудникам компаний.
С развитием систем мониторинга движения транспорта и совершенствования аналитического программного обеспечения маршрутный лист будет заменен более актуальными аналогами. Ими станут технические отчеты, содержащие показания о пройденном пробеге, путях следования и фактическим расходе топлива. Такие новшества станут быстро внедряться после прохождения процедур сертификации.
Инструкция
При разработке формы маршрутного листа учитывайте тот факт, что он должен содержать все реквизиты документа. Т.е. наименование, дату составления, организации, содержание операции, указание должностей лиц, ответственных за ведение операции и их подписи.
Утвердите периодичность, порядок и форму маршрутного листа в составе учетной политики организации. Печать или организации являются необязательными для данного документа. За примерную форму можно взять путевой лист по форме № 3, утвержденный постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 №78.
Заполните в утвержденной форме дату, номер документа, Ф.И.О. сотрудника, которому он выдан, наименование организации. Данные по местам разъезда сотрудника можно оформить в виде таблицы: дата , цель, место отправки и назначения, вид транспорта, на котором совершалась поездка, и наличие подтверждающих документов ( , чеки за ГСМ). Подписан маршрутный лист должен быть главным бухгалтером и руководителем организации.
Основанием для возмещения расходов сотрудника, связанных с его разъездной работой, является авансовый отчет о потраченных денежных средствах, с всех подтверждающих документов и заполненный маршрутный лист. О расходовании средств сотрудник должен отчитаться в бухгалтерию в течении 3 дней после окончания поездки.
Видео по теме
Обратите внимание
Расходы возмещаются только в случае, если поездка служебная, т.е. осуществляется в соответствии с трудовыми функциями сотрудника. На каждую поездку составляйте приказ или задание о целях поездки.
Для того чтобы получить возможность возмещать расходы на поездки сотрудников, обязательно пропишите характер разъездной работы в трудовых договорах. Утвердите приказом круг лиц, перечень и размеры возмещения расходов.
Деятельность любой современной компании немыслима без работы автомобильного транспорта. Технические транспортные средства могут быть собственными, находящимися на балансе предприятия, взятыми в аренду или привлеченными со стороны по договору оказания транспортных услуг. Но при любой форме собственности, грузовой транспорт, на линию выпускается только с полностью оформленным путевым листом.
Вам понадобится
- Бланк путевого листа грузового автомобиля.
Инструкция
Для ведения бухгалтерского , а также для оценки эффективности эксплуатации каждой единицы автомобильного транспорта применяются путевые листы. Правильность заполнения путевых листов автомобилей имеет для предприятия ключевое экономическое значение.
Прочитайте основные данные о продаже и самом автомобиле. Они содержаться в верхней строке аукционного листа. Первое и второе поле указывает на дату, город и номер проведения аукциона. Далее следует название автомобиля и комплектации его кузова. В поле 5 отмечается обозначение типа трансмиссии и рабочего объема мотора. При этом FA и CA означают автоматический, а F5 и С5 ручной привод с управлением на полу и на рулевой колонке, соответственно. Полный пробег автомобиля указан в поле 6, там же отмечается последняя дата ТО. В поле 10 указана аукционная цена, при этом снизу , а сверху - итоговая стоимость.
Выясните аукционную оценку кузова. Эта информация находится в правом верхнем поле аукционного листа. Для обозначения оценки используются буквенно-цифровые индексы. Если автомобиль новый или с небольшим пробегом, и находится в отличном состоянии, то ему ставится S. Если автомобиль был в аварии и восстановлен страховой компанией, то ставится A или R, при этом степень ремонта характеризуется цифрой. Превосходное состояние отмечается как 6, хорошее 5 и так далее до 0, который обозначает тяжелые повреждения или продажу автомобиля на запчасти.
Проверьте автомобиль на наличие повреждений. Для этого обратитесь к развернутому макету внизу аукционного листа. Обозначение А характеризует царапины, а цифра - ее размер. Буква E означает ямочки, U – наличие вмятин. Буква W показывает, что проводились кузовные работы, а Х, что необходимо заменить часть кузова. Обозначение S указывает на ржавчину, а С – на гниль.
Видео по теме
Общий работ заполняется в строительной организации для учета выполнения строительно-монтажных работ. Форма документа является унифицированной. Ее бланк утвержден постановлением Госкомстата России № 71 от 30 октября 1997 года. Форма № КС-6 ведется старшим производителем работ и сдается генеральной подрядной компании для приемки объекта.
Вам понадобится
- - бланк общего журнала работ;
- - реквизиты специальных журналов работ;
- - документы генеральной строительной организации;
- - реквизиты заказчика;
- - реквизиты проектной организации.
Инструкция
Присвойте общему журналу работ порядковый номер, датируйте форму № КС-6. Укажите наименование специализированной строительной организации. Напишите адрес компании.
Впишите на титульном листе формы название объекта, на котором будут производиться строительно-монтажные работы. Напишите одно из представленных наименований: предприятие, здание, сооружение и др. Укажите адрес местонахождения объекта.
Напишите название должности, персональные данные лица, которое назначено ответственным за ведение общего журнала работ. Как правило, строительно-монтажные работы производятся на основании разработанного проекта. Составлением его занимается проектная организация. Впишите ее название, персональные данные главного инженера этого предприятия.
Напишите наименование компании-заказчика строительно-монтажных работ. Укажите должность, данные руководителя фирмы или его представителя.
Начало и окончание работ указывается в соответствии с датами, указанными в договоре (контракте), а также фактическими датами периода выполнения строительно-монтажных работ. Напишите основные показатели объекта (производственная мощность, полезная площадь и т.п.), а также стоимость осуществления работ по договоренности.
В разделе 1 общего журнала работ впишите персональные данные работников, которые будут заняты на объекта. Во втором разделе укажите названия актов промежуточной приемки работ в хронологическом порядке. В разделе 3 впишите перечень работ, которые подлежат оценке.
Четвертый раздел журнала заполняется ответственным за его ведение лицом. В него вносится перечень специальных журналов работ, которые заполняются при строительстве данного объекта. В пятом разделе произведите полное описание хода работ, даты их начала и окончания. Напишите периоды, если происходил простой, к примеру, из-за того, что не был вовремя поставлен материал. В шестом разделе указываются замечания контролирующих органов по ходу приемки объекта, на котором произведены строительно-монтажные работы.
Путевых
Как заварить брусничный лист
Для приготовления лекарственных отваров и настоев можно использовать как самостоятельно собранные брусничные листья, так и те, что продаются в аптеке. Суточная порция целебного напитка получается из трех столовых ложек измельченного сырья и литра воды. Отвар готовится на медленном огне в течение 15 минут. Для получения настоя следует залить брусничный лист кипятком и выждать 2-3 часа. Желательно использовать для этого термос − приготовленный в нем напиток будет более насыщенным и полезным.
И отвар, и настой перед применением следует процедить через сито. Хранить готовый напиток можно при комнатной температуре не дольше одного дня. Эффект от лечения будет выражен сильнее, если перед использованием отвар или настой подогреть до 40-50оС.
Как принимать брусничный лист
Брусничный лист содержит огромное количество витамина С. Именно этим и обусловлено его иммуностимулирующее действие. При простудных заболеваниях, высокой температуре, в послеоперационный, а также осенне-весенний период следует пить по 100 мл отвара каждые 3-4 часа. Улучшить вкус напитка можно, добавив к нему десертную ложку меда. Курс непрерывного лечения не должен превышать 5-7 дней.
При воспалительных заболеваниях почек и мочевого пузыря лучше использовать настой брусничного листа. Пить его нужно по 50 мл 5-7 раз в день. Это же средство нередко назначается беременным, страдающим от отеков. Настой брусничного листа помогает вывести лишнюю жидкость из организма, оказывает бактерицидное и противовоспалительное действие. Длительность лечения варьируется от двух недель до двух месяцев.
Если употреблять настой брусничного листа перед каждым приемом пищи, можно улучшить работу печени и избавиться от небольших камней в желчном пузыре. За раз следует пить по полстакана целебного напитка. Длительность терапии составляет 3-4 недели. После необходимо сделать недельный перерыв, а затем при необходимости продолжить лечение.
Отвар брусничного листа хорошо помогает при заболеваниях полости рта, например стоматите, гингивите и . Использовать его для полосканий можно и при боли в горле, а также гнойном налете на миндалинах. Процедуру следует проводить 6-8 раз в день в течение 8-10 дней.
Однако несмотря на огромное количество полезных свойств, брусничный лист имеет ряд противопоказаний. К ним относятся индивидуальная непереносимость, гастрит с повышенной кислотностью, язвенная болезнь желудка и острая почечная недостаточность. Кроме того, настои и отвары из брусничного листа могут вызвать негативную реакцию у гипотоников и детей в возрасте до 12 лет.
Предприятия, работа которых связана с доставкой каких-либо товаров, вынуждены разрабатывать и оптимизировать логистику перевозок. Для ее документальной фиксации, а также контроля за оплатой и фактом доставки используется маршрутный лист. С тем, как правильно оформить этот документ и какие сведения он должен содержать, попробуем разобраться в этом материале.
Маршрутный лист — это документ, являющийся путеводителем для перевозчика, занимающегося доставкой каких-либо товаров. Таким образом, он облегчает работу и позволяет контролировать рабочие процессы на этапе доставки. Рассмотрим подробнее, зачем нужен этот документ.
Для чего нужен маршрутный лист
При разработке этого бланка обычно преследуются следующие цели:
- составление плана сбыта — рассматриваемый документ позволяет лицу, ответственному за доставку, иметь представление о сети сбыта, количестве торговых точек и их потребностях в товаре;
- соблюдение маршрута поставок на основании разработанного плана;
- подготовка отчетности по количеству отгруженной продукции, количеству рабочего времени водителя, числу торговых точек и их задолженности перед поставщиком;
- учет затрат времени на отгрузку.
Выше перечислены лишь некоторые цели, которые может выполнять рассматриваемый документ. В зависимости от разработанной на предприятии формы этот список может быть расширен.
Разъездной характер работы и Трудовой кодекс
Особую роль маршрутный лист играет для работников, имеющих разъездной характер работы. Согласно статье 168.1 ТК РФ , расходы, связанные с разъездным характером работы, должен брать на себя работодатель. При этом порядок возмещения и сумма должны быть оговорены в трудовом договоре и других локальных нормативных актах. В связи с этим на многих предприятиях рассматриваемый документ является одним из подтверждений расходов сотрудника, которые подлежат возмещению.
Особенности оформления
Существующее законодательство не предусматривает унифицированную форму данного бланка. Поэтому на каждом предприятии его разрабатывают самостоятельно с учетом производственной специфики. Тем не менее, существуют рекомендации по разработке бланка, выработанные на практике. Скачать бланк маршрутного листа, который можно использовать как шаблон при разработке своего документа, можно будет ниже.
На бланке обязательно должны быть указаны название документа и его номер, наименование организации, а также данные водителя и транспортного средства. Далее информация может быть представлена в виде таблицы, в которой выделены отдельные графы для указания начальной и конечной точек движения. Отдельный столбец посвящается цели поездки. На некоторых предприятиях в документ вносятся данные о полученной оплате и ее отсрочке. В частности, указывается размер полученной суммы, а также способ оплаты. Иногда в таблице предусматривается столбец для указания срока отсрочки.
Для удобства планирования в бланке можно создать отдельную графу, в которой будет указываться частота посещения торговой точки. Этот показатель, в зависимости от производственных потребностей, можно подразделить на несколько категорий. Например, если товар поставляется по нескольким адресам, но с разной периодичностью, можно создать категории А, B и С, где «А» будет означать доставку раз в день, «B» — раз в три дня, «С» — раз в семь дней. Категории и их расшифровка могут варьироваться в зависимости от потребностей предприятия.
Стоит помнить, что документ в обязательном порядке должен быть заверен подписью водителя, уполномоченного лица и бухгалтера.
Скачать бесплатно образец маршрутного листа (бланк) можно ниже.
Порядок учета, хранения и уничтожения
Маршрутные листы должны подаваться уполномоченному лицу на предприятии после завершения выполнения рабочего задания. К нему может прилагаться отчет о выполненной работе. Он составляется на каждом предприятии самостоятельно. Обычно эти документы хранятся до проведения первой внутренней проверки. Как правило, она проводится ежеквартально. Также они могут уничтожаться после оформления акта приема работ. Однако на некоторых предприятиях маршрутные листы, в соответствии с пунктом 842 Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 №558, хранят в течение пяти лет. Если это единственный документ, подтверждающий работу в тяжелых или опасных условиях, — 75 лет.
Отличие маршрутного листа от путевого
Некоторые специалисты не различают два указанных выше понятия. Несмотря на их кажущуюся схожесть, они имеют ряд существенных отличий. В частности, маршрутный лист:
- может иметь произвольную форму, в то время как путевой составляется по утвержденной законодательством форме;
- не содержит сведения о количестве горючего и километраже;
- выдается при производственной необходимости;
- не оформляется на водителей легковых автомобилей, обслуживающих должностных лиц.
Таким образом, путевой лист выдается при осуществлении любых перевозок, связанных с работой, в отличие от маршрутного. Кроме того, путевой лист относится документам строгой отчетности и должен храниться на предприятии пять лет, в отличие от маршрутного, который может быть уничтожен после оформления акта приема работ.
Работники предприятий и организаций в процессе исполнения поручений работодателя, связанных с выполнением трудовых функций, могут нести транспортные расходы (затраты на оплату бензина для транспортного средства, приобретение проездных билетов на общественный транспорт). Для фиксации данных расходов оформляется маршрутный лист, образец которого составляется организацией.
Цели составления маршрутных листов
Оформление данного документа необходимо курьерам, водителям, менеджерам продаж, юристам, бухгалтерам, торговым представителям и другим работникам, которые выполняют трудовые функции за пределами офисов.
Маршрутные листы могут понадобиться руководителям организаций для анализа передвижений работников в целях поиска оптимальных путей, экономии денежных средств, для подтверждения расходов в налоговых органах.
Сотруднику организации, понесшему расходы в связи с передвижениями, выплачивается компенсация в размере соответствующих расходов, основанием для чего является маршрутный лист.
Вид транспортного средства, расстояние, перевозимый груз не влияют на форму маршрутного листа. Его задачей является фиксация факта отправления сотрудника по служебным делам, в результате чего им были понесены расходы.
Утвержденной на законодательном уровне формы маршрутных листов не существует. Бланк маршрутного листа скачать можно по ссылке, которая будет приведена ниже.
Организация разрабатывает ее самостоятельно с учетом своих интересов и потребностей. Форма утверждается руководством организации в учетной политике. Для оформления документа можно использовать лист формата А4 или фирменный бланк организации.
Маршрутный лист (бланк)
Оформление маршрутного листа
Составляется маршрутный лист в двух экземплярах, один из которых остается у работника, второй экземпляр передается в бухгалтерию организации. Печати не ставятся, поскольку он относится в внутреннему документообороту. Для подтверждения расходов к маршрутному листу в качестве приложений представляются проездные документы, отчет работника о расходах.
Документы проверяются бухгалтером и передаются на подпись руководителю юридического лица.
Маршрутный лист отражает поездки работника в течение дня (недели, месяца). В нем указываются:
- организация, выдавшая лист,
- населенный пункт, в котором он оформляется,
- дата поездок,
- фамилия, имя, отчество сотрудника организации, в отношении которого составляется маршрутный лист,
- должность сотрудника.
- место назначения,
- цель поездки,
- отметки о прибытии и убытии (часы, минуты),
- транспорт,
- затраты,
Может быть указана иная информация в соответствии с потребностями работодателя.
После таблицы ставятся подписи работника, в отношении которого выдан маршрутный лист, и должностного лица организации, имеющего соответствующие полномочия (бухгалтер, сотрудник отдела кадров, руководитель). Указываются дата и время получения листа.
Оформленный надлежащим образом маршрутный лист становится документами бухгалтерской и налоговой отчетности.
