Эцп и электронное согласование проектов документов с использованием сэд. Электронное согласование договоров

14.06.2019

Электронное согласование договоров в системе документооборота

Электронное согласование договоров является одной из наиболее востребованных функций (СЭД). Применение данной функции позволяет значительно сократить сроки согласования и снизить затраты на печать и бумагу.

Процедура согласования договора является одним из этапов комплексного

Согласование договоров через Интернет. Удалённое согласование договоров

Система ESCOM.BPM позволяет всем участникам процесса работать в режиме on-line с договором, просматривать карточку, формировать замечания, вносить отметки о согласовании договора и свои комментарии к договору, создавать связанные документы, формировать поручения по исполнению договора, заявки на оплату и многое другое. Это обеспечивается работой системы ESCOM.BPM через Интернет. Все сотрудники, находящиеся удалённо, могут подключиться к серверу системы документооборота под своей учётной записью и выполнять электронное согласование договора через Интернет.

Особенно заметно сокращение сроков согласования договоров и издержек в организациях с территориально распределённой структурой. Но и в небольших организациях позволяет эффективнее использовать внутренние ресурсы, например, за счёт использования технологий .

Основные возможности решения "ЭЛЕКТРОННОЕ СОГЛАСОВАНИЕ ДОГОВОРОВ"

Наше решение для автоматизации процесса согласования договоров очень мощное и много функциональное. Мы постоянно работаем над его развитием. Ниже перечислены следующие основные возможности процесса:

Согласование договора в режиме on-line локальными и удалёнными пользователями
Формирование произвольных графических схем согласования (параллельное, последовательное или смешанное согласование)
Возможность добавления в схему согласования договора дополнительных лиц. Замена согласующего лица.
Формирование индивидуальных поручений согласующим лицам (текст, срок, напоминание)
Уведомления всем участникам процесса с дублированием на e-mail (опционально)
Возможность настройки итоговых действий согласующих (Согласовано, Отклонено, Согласовано с замечаниями)
Контроль срока согласования договора. Возможность автоматического согласования если согласование просрочено (опция)
Напоминания о сроке согласования согласующим лицам
Формирование версий согласуемого договора
Ввод и учёт статусов замечаний. Контроль устранения замечания
Контроль возврата договора, отправленного на согласование (подписание) контрагенту (даты, виды доставки, квитанция, статус)
Автоматическое формирование статуса договора (не согласовывался, согласован, отклонён, проводится согласование)
Возврат не согласованного договора инициатору для устранения замечаний и отправки на повторное согласование. Учёт количества циклов (итераций) согласования
Возможность отправки договора на повторное согласование только тем согласующим, которые не согласовали договор (опция)
Возможность ручного или автоматического (опция) прерывания процесса согласования
Динамическое разграничение прав доступа участников процесса согласования договора
Формирование листа согласования и листа замечаний к согласованному договору
Автоматическое ведение журнала истории согласования
Динамический журнал договоров "У меня на согласовании", в котором отображаются все документы, поступившие сотруднику на согласование, но ещё им не согласованные
Динамический журнал договоров "На согласовании", в котором отображаются договоры находящиеся на согласовании
Возможность поиска договора по признаку "Договор, который я ранее согласовывал". Отбираются карточки договоров, в которых указанный сотрудник был участником процесса согласования
Возможность внесения не только замечаний (которые требуют устранения), но и комментариев
Хранение скана подписанной с обеих сторон итоговой версии согласованного договора
Учёт мест хранения оригинала подписанного договора

ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМЕ СОГЛАСОВАНИЯ ДОГОВОРОВ

В виду специфики согласования договоров к автоматизированной системе документооборота предъявляются особые требования. ESCOM.BPM позволяет проводить согласование различных видов договоров. Для этого в системе предусмотрены отдельные карточки и отдельные журналы. Так же в СЭД предусмотрена возможность согласования рамочных договоров.

Для каждого вида согласуемого договора в ESCOM.BPM имеется специальный шаблон, определяющий состав участников согласования и последовательность их участия в согласовании. Использование шаблонов позволяет сократить время на подготовку к электронному согласованию.

Для автоматизированного контроля в карточке процесса указывается срок согласования.

Удобной возможностью является графическое отображение модели согласования и возможности её настройки с помощью «мыши». В зависимости от прав доступа в ходе согласования в модель согласования можно вносить изменения. Наличие визуальной модели согласования позволяет наглядно отобразить, кто и в какой последовательности выполняет согласование.

Система согласования договоров ESCOM.BPM автоматически рассылает уведомления участникам текущего этапа согласования, а так же информирует их об оставшемся сроке. Кроме этого каждому согласующему лицу назначается персональное поручение по согласованию договора. В поручении указан срок согласования и если согласующий не выполнит согласование к указанному сроку, то его поручение будет помечено, как просроченное. О приближении срока согласования согласующего система уведомляет с помощью специального напоминания, в котором отображается, сколько времени у него осталось.

Для ускорения процедуры обработки замечаний необходимо чтобы согласующие лица, например, юристы, могли вносить замечания непосредственно в текст согласуемого договора. Если по каким либо причинам внесение правок в договор не возможно, то замечания должны вноситься в специальный раздел карточки договора. Выполнить согласование договора в СЭД за отсутствующего сотрудника может его заместитель. Так же в системе согласования договоров предусмотрена возможность замены согласующего на сотрудника из числа его подчинённых.

ОЦИФРОВКА ДОГОВОРОВ

Для этого Вам необходимо поместить в корзину одну серверную лицензию и нужное количество клиентских лицензий. Вы так же можете прислать нам письмо на [email protected] с указанием стоящих перед Вами задач автоматизации и нужного Вам числа одновременных подключений к СЭД и мы подготовим для Вас оптимальное коммерческое предложение.

"Хочешь жить в согласии - соглашайся! "
Правило Рейберна

Электронное согласование документов в ESCOM.BPM

Одной из наиболее важных и востребованных функций является проведение согласования документов в электронном виде. Комплексное решение на

Базе платформы ESCOM.BPM содержит готовые решения для автоматизации таких документов, как Договор, ДС, Приказ, Протокол, Письмо, Заявление, Счёт. Для каждого из перечисленных документов в программе имеются специальные, настраиваемые процессы. Программа так же обеспечивает возможность проведения электронного согласования документов произвольных типов .

Выгоды от внедрения электронного согласования документов

Согласование документа в электронном виде значительно сокращает сроки согласования, особенно если согласующие лица находятся в территориально удаленных офисах. Согласующие получают оперативный доступ к документу и к замечаниям, сформированным в процессе согласования.

Внедрение программы электронного согласования документов позволяет:

сократить сроки согласования
снизить затраты на распечатку и ксерокопирование документов
облегчить работу с версиями документов
обеспечить прозрачность процедуры согласования

Преимущества электронного согласования в системе ESCOM.BPM

Система ESCOM.BPM содержит большое количество преимуществ для электронного согласования документов:

Визуальная редактируемая схема согласования. Настройка схемы с помощью "мыши"
Возможность загрузки схемы согласования из шаблона и сохранения схемы в шаблон
Возможность запрета на изменение схемы согласования
Автоматическое управление статусами документа
Автоматические уведомления и напоминания
Автоматический контроль сроков согласования
Автоматическая маршрутизация (переход на следующий этап, возврат инициатору в случае отклонения и т.д.)
Возможность формирования версий согласуемого документа с выделением правок
Возможность внесения замечаний в таблицу замечаний с последующей распечаткой в виде отчёта
Учёт статусов замечаний - какие замечания сняты, а какие нет
Автоматическое формирование листа согласования с возможностью его вывода на печать. При печати лист согласования так же содержит перечень не снятых замечаний.
Автоматическое формирование журнала "Документы на согласовании"

Этот список можно продолжить...

Процесс электронного согласования - как это работает

Система документооборота ESCOM.BPM ESCOM.BPM содержит специальный процесс для проведения электронного согласования документа.

Процесс согласования включает всё необходимое для выполнения электронного согласования документов:

В системе документооборота ESCOM.BPM создана возможность одновременного запуска нескольких процессов согласования одного документа, каждый из которых может выполняться по индивидуальной схеме.

Это позволяет значительно сократить сроки согласования, направляя документ (например, договор) на согласование одновременно в разные службы.

Модель электронного согласования документа - последовательная или параллельная?

В программе предусмотрена возможность проведения электронного согласования в несколько этапов. В каждом из этапов возможно параллельное согласование документа несколькими сотрудниками.

Гибкость формирования модели согласования предоставляет возможность организации индивидуального хода процедуры согласования для каждого из документов.

Статусы согласуемого документа

Если документ не согласовывался ранее, то в его карточке будет отображаться статус "Согласование не проводилось"
. Когда документ отправляется на согласование, то статус автоматически меняется на "Проводится согласование".

После того, как все согласующие первого этапа согласования внесли в документ свои отметки, документ автоматически переходит на второй этап согласования, и согласующие второго этапа приступают к согласованию.

Если в ходе электронного согласования возникли замечания, то документу присваивается статус "Не согласован" и документ отправляется инициатору процесса согласования для корректировки. О возникших замечаниях система уведомляет Инициатора с помощью сообщения. Инициатор вносит правки в документ, формирует новую версию, отмечает, что провёл работу над замечаниями. После внесения необходимых корректировок документ отправляется на повторное согласование.

Если в ходе согласования возникли неразрешимые разногласия, то документ отправляется в согласительную комиссию.

После завершения последнего этапа согласования документу присваивается статус «Документ согласован», а сам процесс перемещается по маршруту на следующий этап, определённый в схеме процесса.

Как купить решение "Электронное согласование документов"

Решение доступно в редакциях "Стандартная-ДЕЛО", "Стандартная-ПРОФ", "Большой бизнес" и "Корпоративная". Для того чтобы купить данное решение Вам нужно прислать нам письмо на с указанием стоящих перед Вами задач по автоматизации или позвонить по телефону 8-495-255-00-99.

Вы так же можете самостоятельно выписать счёт на оплату, сделав заказ в Для покупки нужно положить в корзину и необходимое число

Модуль «Электронное согласование документов» предназначен для автоматизации согласования любых типов документов.
Основной целью разработки модуля «Электронное согласование документов» было сокращение сроков согласования, особенно если составители документов, запускающие документ на согласование, согласующие лица находятся в территориально удаленных офисах.
Использование модуля «Электронное согласование документов» позволяет:
сократить сроки согласования (менее 1 часа);
обеспечить прозрачность и контролируемость процесса согласования документов;
снизить затраты на печать и копирование документов;
минимизировать риски потери документов;
оптимизировать рабочее время персонала предприятия (необходимый документ можно согласовать, не выходя за пределы своего кабинета);
согласовывать документы в электронном виде в холдинговой структуре.
Основными задачами, решаемыми в модуле «Электронное согласование документов» являются:
электронное согласование любых типов документов (договоры, приложения к договору, информационные карты и т.д.) в единой системе;
настройка шаблонов листов согласования;
возможность привлечения к согласованию дополнительных согласующих лиц;
формирование листа согласования документа и вывод его на печать по утвержденной форме Заказчика;
настройка системы замещения согласующих лиц;
уведомление согласующих лиц о необходимости согласования документа, о согласовании привлеченного им к согласованию лица и т.д.
уведомление ответственных за документ о завершении согласования документа, о поступлении новых замечаний по документу, о длительном несогласовании документа и т.д.
ведение истории согласования каждой версии документа;
ведение замечаний при согласовании документа;
разграничение прав доступа по типам документов;
анализ процесса согласования, выявление «тонких» мест.
Формирование документа. Формирование электронной карточки документа осуществляется непосредственно в модулях корпоративной информационной системы. Заполняются обязательные реквизиты документа.
Например, договор создается в модуле «Договоры» со статусом «Проект», статус «Исполняемый» указывается только после электронного согласования документа.
Формирование версии документа для согласования. К электронной карточке документа создается электронная версия документа для согласования. В электронной версии документа указывается осмысленное описание версии, прикрепляются сканы оригиналов или проекты документов, сопутствующие документы, отправляемые на согласование.
Прикрепление документов осуществляется при помощи функции добавления файлов или при помощи функции сканирования документов.
Настройка листа согласования осуществляется привлечением согласующих лиц к согласованию из справочника пользователей системы или выбором предварительно настроенного шаблона листа согласования документа. Применение шаблонов листов согласования значительно сокращает время на подготовку согласования.
Настройка шаблонов листов согласования документа может осуществляться сотрудниками отдельных служб. Например, настройку шаблонов листов согласования договоров осуществляют сотрудники правового управления в соответствии с Положением о порядке заключения и согласования договоров.
Допустимы следующие маршруты согласования документов:
Последовательный – согласование документа осуществляется согласующими лицами друг за другом в порядке их следования в листе согласования;
Параллельный – согласование документа осуществляется согласующими лицами одновременно.
Листы согласования документов хранятся в системе в течение всего срока существования документа. В любой момент можно посмотреть историю согласования документа.
Отправка документа на согласование осуществляется с момента согласования документа Ответственным за документ.
После отправки версии документа на согласование снятие версии документа с согласования невозможно до момента создания новой версии документа для согласования.
После отправки документа на согласование запускается рассылка уведомлений согласующим лицам и их заместителям о необходимости согласовать документ.
Рассылка уведомлений осуществляется с учетом маршрутов согласования в листе согласования документа службой рассылки уведомлений.
Согласование документа. При поступлении уведомления о необходимости согласования документа на адрес электронной почты согласующее лицо из текста уведомления по активной ссылке переходит к согласованию документа в корпоративную информационную систему в модуль «Электронное согласование» к согласуемому документу.
Далее согласующее лицо переходит к согласуемой версии документа. Согласующее лицо видит замечания и версии документа, созданные другими участниками процесса. При отсутствии замечаний согласующее лицо согласовывает документ. При необходимости согласующее лицо привлекает к согласованию дополнительных согласующих лиц. После согласования привлеченного к согласованию на адрес электронной почты согласующего лица приходит уведомление о согласовании привлеченного к согласованию лица.
При согласовании документа согласующим лицом рассчитываются плановые сроки согласования документа для остальных согласующих лиц с учетом маршрутов согласования.
В случае отсутствия согласующего лица (отпуск, командировка и т.д.) согласование документа может осуществить его заместитель, настроенный в системе замещения.
Формирование замечаний. При наличии замечаний к согласуемой версии документа согласующее лицо указывает замечания и сохраняет документ. При поступлении новых замечаний на адрес электронной почты ответственного по документу отправляется уведомление о новых замечаниях. После устранения замечаний по документу формируется новая версия согласования документа.
Согласующее лицо в любой момент может посмотреть замечания других согласующих лиц, что существенно повышает качество электронного согласования.
Завершение процесса согласования документа. При согласовании версии документа всеми согласующими лицами согласование документа завершается, редактирование согласованной версии документа невозможно. Ответственному по документу на адрес электронной почты отправляется уведомление о согласовании документа. При получении уведомления о согласовании документа ответственный по документу переходит к согласуемому документу, печатает лист согласования на обратной стороне согласуемого документа. На данном этапе согласование документа завершается.
Анализ процесса согласования осуществляется на основании данных о согласовании документов. Электронное согласование документов невозможно без полноценной системы контроля и учета фактических показателей. Система обеспечивает учёт фактических сроков согласования. Это позволит сравнить плановые и фактические показатели, выявить «узкие» места и предложить оптимальные схемы электронного согласования.
Данный модуль разрабатывался в рамках заказной разработки для одного из крупнейших Заказчиков.
Основные преимущества данной разработки:
Возможность решения уникальных задач электронного документооборота, связанных с особенностью бизнес-процессов компании (без последующих доработок имеющихся систем);
Отсутствие потребности в подгонке собственных бизнес-процессов под функционал существующих систем;
Простота внедрения заказной системы в территориально распределённых филиалах (минимизация трудозатрат штатных специалистов компании);
Отсутствие необходимости в интеграции с другими системами (документы и их электронное согласование находятся в едином информационном пространстве);
Отсутствие рисков, возникающих при интеграции систем;
Работа в едином пространстве между филиалами и дочерними обществами;
Возможность последующих доработок системы с минимальными затратами.

Модуль «Электронное согласование документов» предназначен для автоматизации согласования любых типов документов.
Основной целью разработки модуля «Электронное согласование документов» было сокращение сроков согласования, особенно если составители документов, запускающие документ на согласование, согласующие лица находятся в территориально удаленных офисах.
Использование модуля «Электронное согласование документов» позволяет:
сократить сроки согласования (менее 1 часа);
обеспечить прозрачность и контролируемость процесса согласования документов;
снизить затраты на печать и копирование документов;
минимизировать риски потери документов;
оптимизировать рабочее время персонала предприятия (необходимый документ можно согласовать, не выходя за пределы своего кабинета);
согласовывать документы в электронном виде в холдинговой структуре.
Основными задачами, решаемыми в модуле «Электронное согласование документов» являются:
электронное согласование любых типов документов (договоры, приложения к договору, информационные карты и т. д.) в единой системе;
настройка шаблонов листов согласования;
возможность привлечения к согласованию дополнительных согласующих лиц;
формирование листа согласования документа и вывод его на печать по утвержденной форме Заказчика;
настройка системы замещения согласующих лиц;
уведомление согласующих лиц о необходимости согласования документа, о согласовании привлеченного им к согласованию лица и т. д.
уведомление ответственных за документ о завершении согласования документа, о поступлении новых замечаний по документу, о длительном несогласовании документа и т. д.
ведение истории согласования каждой версии документа;
ведение замечаний при согласовании документа;
разграничение прав доступа по типам документов;
анализ процесса согласования, выявление «тонких» мест.
Формирование документа. Формирование электронной карточки документа осуществляется непосредственно в модулях корпоративной информационной системы. Заполняются обязательные реквизиты документа.
Например, договор создается в модуле «Договоры» со статусом «Проект», статус «Исполняемый» указывается только после электронного согласования документа.
Формирование версии документа для согласования. К электронной карточке документа создается электронная версия документа для согласования. В электронной версии документа указывается осмысленное описание версии, прикрепляются сканы оригиналов или проекты документов, сопутствующие документы, отправляемые на согласование.
Прикрепление документов осуществляется при помощи функции добавления файлов или при помощи функции сканирования документов.
Настройка листа согласования осуществляется привлечением согласующих лиц к согласованию из справочника пользователей системы или выбором предварительно настроенного шаблона листа согласования документа. Применение шаблонов листов согласования значительно сокращает время на подготовку согласования.
Настройка шаблонов листов согласования документа может осуществляться сотрудниками отдельных служб. Например, настройку шаблонов листов согласования договоров осуществляют сотрудники правового управления в соответствии с Положением о порядке заключения и согласования договоров.
Допустимы следующие маршруты согласования документов:
Последовательный – согласование документа осуществляется согласующими лицами друг за другом в порядке их следования в листе согласования;
Параллельный – согласование документа осуществляется согласующими лицами одновременно.
Листы согласования документов хранятся в системе в течение всего срока существования документа. В любой момент можно посмотреть историю согласования документа.
Отправка документа на согласование осуществляется с момента согласования документа Ответственным за документ.
После отправки версии документа на согласование снятие версии документа с согласования невозможно до момента создания новой версии документа для согласования.
После отправки документа на согласование запускается рассылка уведомлений согласующим лицам и их заместителям о необходимости согласовать документ.
Рассылка уведомлений осуществляется с учетом маршрутов согласования в листе согласования документа службой рассылки уведомлений.
Согласование документа. При поступлении уведомления о необходимости согласования документа на адрес электронной почты согласующее лицо из текста уведомления по активной ссылке переходит к согласованию документа в корпоративную информационную систему в модуль «Электронное согласование» к согласуемому документу.
Далее согласующее лицо переходит к согласуемой версии документа. Согласующее лицо видит замечания и версии документа, созданные другими участниками процесса. При отсутствии замечаний согласующее лицо согласовывает документ. При необходимости согласующее лицо привлекает к согласованию дополнительных согласующих лиц. После согласования привлеченного к согласованию на адрес электронной почты согласующего лица приходит уведомление о согласовании привлеченного к согласованию лица.
При согласовании документа согласующим лицом рассчитываются плановые сроки согласования документа для остальных согласующих лиц с учетом маршрутов согласования.
В случае отсутствия согласующего лица (отпуск, командировка и т. д.) согласование документа может осуществить его заместитель, настроенный в системе замещения.
Формирование замечаний. При наличии замечаний к согласуемой версии документа согласующее лицо указывает замечания и сохраняет документ. При поступлении новых замечаний на адрес электронной почты ответственного по документу отправляется уведомление о новых замечаниях. После устранения замечаний по документу формируется новая версия согласования документа.
Согласующее лицо в любой момент может посмотреть замечания других согласующих лиц, что существенно повышает качество электронного согласования.
Завершение процесса согласования документа. При согласовании версии документа всеми согласующими лицами согласование документа завершается, редактирование согласованной версии документа невозможно. Ответственному по документу на адрес электронной почты отправляется уведомление о согласовании документа. При получении уведомления о согласовании документа ответственный по документу переходит к согласуемому документу, печатает лист согласования на обратной стороне согласуемого документа. На данном этапе согласование документа завершается.
Анализ процесса согласования осуществляется на основании данных о согласовании документов. Электронное согласование документов невозможно без полноценной системы контроля и учета фактических показателей. Система обеспечивает учёт фактических сроков согласования. Это позволит сравнить плановые и фактические показатели, выявить «узкие» места и предложить оптимальные схемы электронного согласования.
Данный модуль разрабатывался в рамках заказной разработки для одного из крупнейших Заказчиков.
Основные преимущества данной разработки:
Возможность решения уникальных задач электронного документооборота, связанных с особенностью бизнес-процессов компании (без последующих доработок имеющихся систем);
Отсутствие потребности в подгонке собственных бизнес-процессов под функционал существующих систем;
Простота внедрения заказной системы в территориально распределённых филиалах (минимизация трудозатрат штатных специалистов компании);
Отсутствие необходимости в интеграции с другими системами (документы и их электронное согласование находятся в едином информационном пространстве);
Отсутствие рисков, возникающих при интеграции систем;
Работа в едином пространстве между филиалами и дочерними обществами;
Возможность последующих доработок системы с минимальными затратами.

Согласование документа в электронном виде помогает сэкономить время на его подготовку, делает процесс удобным для каждого участника документооборота. Важную роль в переводе согласования документов в электронный вид играет секретарь или помощник руководителя компании, который заинтересован в том, чтобы документы быстрее проходили положенный им маршрут. Кроме того, помощник первого лица часто инициирует нововведения и контролирует, как в компании соблюдают правила делопроизводства. Рассмотрим, как перевести процесс внутреннего согласования на электронные рельсы и регламентировать его в Инструкции по делопроизводству.

В чем преимущества электронного согласования

Сэкономить время на подготовку документа можно, если перевести его согласование в электронный вид. Согласующие лица точно так же будут просматривать проект документа и выносить свой вердикт «Согласовано» или «Не согласовано», но организовано все будет иначе:
– проект документа будет доставлен на согласование по электронной почте или другим средством онлайн-коммуникаций;
– принять на согласование и обработать документ можно в удобное время;
– электронное средство согласования не только напомнит согласующему лицу о необходимости просмотреть документ, но и сообщит автору о результатах рассмотрения;
– автор документа сможет отправлять документ всем согласующим лицам сразу или выбирать последовательность по своему усмотрению;
– обрабатывать замечания и устранять недочеты в документе автор сможет в то время, когда остальные согласующие лица продолжают изучать проект.

Как видим, преимуществ у электронного согласования множество. Только поэтому стоит наконец отойти от согласования на бумаге.

Главное в статье Скрыть Какие есть средства электронного согласования документов

СЭД. Система электронного документооборота (СЭД), идеальный вариант перевода документооборота компании в электронную форму. Благодаря СЭД в электронном виде можно: рассматривать документы, выносить резолюции по ним, контролировать исполнение и др. Однако внедрить электронный документооборот в компании непросто. Это комплексный процесс, который требует значительных затрат и серьезной предварительной подготовки.

Электронная почта. Компании, которые пока не могут позволить себе СЭД, активно пользуются электронной почтой. Организовать внутреннее согласование средствами e-mail очень легко. Например, в Microsoft Outlook есть функция «Голосование», которая была создана для того, чтобы получатель сообщения мог выразить свое мнение просто нажав на кнопку. На рис. 1 показаны кнопки голосования функции голосования во вкладке «Параметры» в версии Microsoft Outlook 2013.

Облачные средства Google. Бесплатный способ не просто оценивать документ, но и совместно с коллегами работать над ним в реальном времени – облачное решение Google Drive. Единственный нюанс: чтобы работать с этой системой, все участники процесса должны иметь аккаунт в Google.

Google предоставляет другим пользователям доступ к документу, причем доступ разного уровня: можно редактировать документ, просматривать и комментировать или просто просматривать. Для согласования отлично подходит второй вариант доступа, когда замечания по проекту согласующее лицо оставляет в комментариях. На рис. 2 показан момент направления письма с просьбой согласовать проект документа.

Рис. 2. Согласование документов в Google

Мы перечислили только готовые, существующие решения. Процессы согласования по электронной почте и средствами Google секретарь может изучить и выстроить самостоятельно, не прибегая ни к чьей помощи. Предлагаем читателям попробовать оба способа, чтобы сделать вывод о том, какой из них удобнее.

Какие бывают виды электронных согласований

Если обход согласующих лиц с проектом бумажного документа не оставляет авторам документов выбора и проводится всегда по одной схеме, то электронное согласование может осуществляться тремя разными способами: параллельно, последовательно или комбинированным способом. Для каждого документа может быть выбран свой способ.

Маршрут согласования каждого документа определяет его автор. Зная документы организации, можно легко составить типовые маршруты, то есть список обязательных согласующих лиц для каждого вида документа. Все эти маршруты фиксируются в Инструкции по делопроизводству. Например, Положение о службе делопроизводства компании может проходить согласование по маршруту, описанному в таблице 1 ниже.

Главное в статье Скрыть Таблица 1. Маршрут согласования Положения о службе делопроизводства

Этапы	Способы	Согласующие лица
1 этап
2 этап	Параллельное согласование	Административный директор	Начальник службы безопасности	Главный бухгалтер
3 этап	Последовательное согласование
4 этап	Последовательное согласование	Заместитель генерального директора по стандартизации

Второй пример: согласование внесений изменений в штатное расписание. Возможный маршрут приказа о внесении изменений в штатное расписание показан в таблице 2 ниже.

Таблица 2. Маршрут согласования приказа о внесении изменений в штатное расписание

Этапы	Способы	Согласующие лица
1 этап	Последовательное согласование	Начальник управления по персоналу
2 этап	Параллельное согласование	Начальник структурного подразделения, в котором изменяется штатная структура	Главный бухгалтер	Помощник генерального директора
3 этап	Последовательное согласование	Начальник юридического отдела
4 этап	Последовательное согласование	1-й заместитель генерального директора

Из примеров видно, что в условной компании в первую очередь (последовательно) проект документа согласует начальник ответственного за его подготовку структурного подразделения, затем (параллельно) – должностные лица, к компетенции которых относятся положения будущего документа. Помощник генерального директора оценивает, соответствует ли проект документа стандартам и внутренним правилам делопроизводства. Начальник юридического отдела предпочитает получать проекты документов на правовую экспертизу после того, как их одобрили все согласующие лица (последовательное согласование), но и он не является последней инстанцией: завершает процесс согласования (последовательно) топ-менеджер, в чьем ведении находится конкретный вопрос. Затем согласованный документ передают на подпись генеральному директору.

Шпаргалка

При параллельном согласовании документ отправляется сразу нескольким участникам согласования. Способ реализуют с помощью СЭД. Электронную карточку согласования можно распечатать и приложить к документу.

При последовательном способе документ можно отправлять от одного участника согласования к другому согласно маршруту согласования или относить лично.

Комбинированный способ ускоряет последовательный процесс. Документ в электронном виде можно отправить нескольким согласующим или сделать бумажные копии документа. Дата согласования – не раньше даты на предыдущем этапе.

Как использовать электронную подпись при согласовании

Электронная подпись или ЭЦП как аналог собственноручной уже прочно вошла в деловой обиход. Электронный документ, подписанный такой подписью, равен такому же документу на бумажном носителе, подписанном собственноручно. Вопросы применения ЭЦП регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». В законе различаются усиленные (квалифицированные и неквалифицированные) и простые ЭЦП. Первые регистрируются в специализированных центрах сертификации и могут использоваться, чтобы подписывать любые документы. Простые ЭЦП действуют только на локальном уровне – внутри организации.

По закону «Об электронной подписи», простой электронной подписью «является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом». Другими словами, внутри организации простой электронной подписью могут быть логин и пароль к корпоративному аккаунту, с которого пользователь осуществляет действие. В нашем случае это будут аккаунты в MS Outlook или Google, а действие – согласование документа. Все это работает только при условии, что будет отражено в локальном нормативном акте компании.

Главное в статье Скрыть На рис. 3 показан лист согласования, сформированный по результатам голосования в MS Outlook. Фамилии, имена и отчества пользователей в графе «Получатель» и являются их простыми электронными подписями, ведь чтобы попасть в свои аккаунты, они вводили логин и пароль от них. В Инструкции по делопроизводству вы можете прописать, что простая электронная подпись при согласовании равносильна собственноручной.

Рис. 3. Лист согласования в MS Outlook (версия 2013)

Как перевести согласование документов в электронный вид: алгоритм процесса

Алгоритм перевода внутреннего согласования документов в электронный вид показан на схеме ниже. В первую очередь выберите платформу для электронного согласования. Мы привели в статье самые доступные: MS Outlook и Google. Затем составьте перечень типовых документов организации, которые проходят процедуру согласования, и спланируйте для каждого маршрут. Маршруты документов зафиксируйте в Инструкции по делопроизводству. На этом подготовка заканчивается, теперь протестируйте новый способ согласования.