Что такое передаточный документ. Что такое упд или универсальный передаточный документ

28.06.2019

Дату составления универсального передаточного документа необходимо указать в строке 1 «Счет-фактура № ___ от __________». Она должна соответствовать дате, которая отражается в строке 11 УПД «Дата отгрузки, передачи (сдачи)„__“ ___________ 20__ г.».

При этом допускается незначительное расхождение между моментом составления универсального передаточного документа и датой отгрузки (передачи) ценностей в следующих случаях:

если отгрузка фактически состоялась на следующий день после оформления документа;
если оформление документа происходит после даты фактической отгрузки (передачи).

Такой вывод следует из части 3 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете, приложения № 3 к письму № ММВ-20-3/96.

Нумерация УПД

Организации, являющиеся плательщиками налога на добавленную стоимость и применяющие универсальные передаточные документы, в качестве счетов-фактуры и передаточных документов (статус «1»), нумеруют их (поле «Счет-фактура № «) в хронологическом порядке, для нумерации счетов-фактур. Это связано с тем, что для счетов-фактур номер является обязательным реквизитом.

Согласно приложениям 1 и 2 к постановлению Правительства РФ № 1137, порядковые номера счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры присваиваются в общем хронологическом порядке. Таким образом, нумерация счетов-фактур, корректировочных счетов-фактур, счетов-фактур на аванс, универсальных передаточных документов со статусом документа «1» должна быть единой.

Кстати, покупатель вправе заявить вычет по налогу на добавленную стоимость по счету-фактуре, даже если поставщик неправильно нумерует такие документы. Такие разъяснение приведены в письме от 11 октября 2013 г. № 03-07-09/42466.

Универсальный передаточный документ со статусом «2» нумеруется в порядке, установленном в организации, поскольку для первичных учетных документов законодательством о бухгалтерском учете такой реквизит, как «Номер документа», в качестве обязательного не установлен.

А вот если организация, являющаяся плательщиком налога на добавленную стоимость, оформляет универсальный передаточный документ как со статусом «1», так и со статусом «2», тогда эти документы подлежат раздельной нумерации.

Обязательные реквизиты УПД

Для вычета НДС. С той частью УПД, которая является счетом-фактурой, все привычно. Здесь нужно ориентироваться на привычные правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Согласно этому документу, в общем случае заполнять нужно все реквизиты счета-фактуры. За исключением тех, показатели по которым отсутствуют, например по российским товарам не надо заполнять графы 10, 10а и 11.

Для подтверждения расходов. Эти данные можно определить из таблиц, приведенных в приложении № 3 и 4к письму ФНС России № ММВ-20-3/96. Часть показателей уже содержится в части счета-фактуры. Поэтому перечислим другие данные, которые не связаны с НДС.

Основание передачи и получения товаров (работ, услуг) - строка

В рекомендациях прямо не сказано, что эта строка является обязательной для заполнения. Тем не менее ее лучше не оставлять пустой. В УПД безопаснее привести дату и номер договора, по которому компания отгружает товары или оказывает услуги. Если поставщик выдавал товары по доверенности, то нужно также указать реквизиты этого документа. Это дополнительно будет доказывать реальность сделки.

Должности и подписи сотрудников продавца и покупателя, которые отгрузили или получили товары, услуги, работы - строки , . А также собственно за оформление этих операций у поставщика и покупателя - строки , .

Если это те же работники, которые отгружают (принимают) товар, подпись можно второй раз не ставить, а указать только должность.

Наименование компаний, которые составили документ, - строки и .

В данном случае налоговики имеют в виду компанию, которая выписала УПД. Как правило, это поставщик или исполнитель услуг (работ). И ее контрагента - покупателя или заказчика.

Необязательные реквизиты УПД

Остальные реквизиты обязательными не являются. Но многие из них все же лучше заполнить, чтобы у контролеров не было лишних

Дата отгрузки и получения товаров (работ, услуг) - строка

Здесь должна стоять дата фактической отгрузки. Если компания не заполнит эти данные, будет считаться, что товар отгружен на дату составления документа (строка 1).

Налоговики допускают ситуацию, когда даты в строке 1 и будут отличаться-то есть компания составит УПД раньше, чем отгрузит товар. Например, поставщик составит универсальный документ в декабре. Но из-за того, что транспорт сломался и товар отгрузили только в январе, УПД бухгалтер зарегистрирует в книге продаж за I квартал. В таком случае датой выставления счета-фактуры будет считаться показатель строки , то есть день фактической отгрузки. И такое несовпадение не должно мешать вычетам и расходам.

Хотя напомним, раньше чиновники настаивали, что счет-фактуру нельзя выставлять раньше отгрузки товаров (письмо Минфина России от 9 ноября 2011 г. № 03-07-09/39), несмотря на то, что запрета на это нет (п. 3 ст. 168 НК РФ). А вот по правилам бухучета первичный документ составляют, когда компания совершает сделку или хозяйственную операцию, а не раньше этого момента (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Поэтому безопаснее все-таки не составлять УПД до отгрузки товаров. Исключением могут быть ситуации, которые мы приводили выше. То есть если товар не смогли отгрузить покупателю по объективным причинам.

Покупателю ревизоры советуют всегда фиксировать в строке дату, когда компания получила товары, приняла услуги или работы. Если этот показатель покупатель все-таки не укажет, будет считаться, что он получил товар на день, указанный в строке . А если и эта строка не заполнена, то на дату документа в строке 1. Здесь главное не запутаться, ведь от этой даты зависит период, в котором покупатель заявляет вычеты или списывает расходы.

Данные о перевозке - строка

В УПД желательно указать реквизиты транспортной накладной, путевых листов или других документов, которые подтверждают доставку товара покупателю. Это позволит подтвердить факт поставки товаров.

Бланк УПД предполагает наличие печати (М.П.). Но из разъяснений по заполнению документа следует, что печать можно не ставить. Ведь этот реквизит для первички обязательным не является.

Тем не менее печать повышает доверие к документу как со стороны инспекторов, так и контрагентов. Поэтому лучше заверять универсальный документ печатью. К тому же, если на печатях есть полные названия компаний, их можно не дублировать в строках и .

Дополнительные показатели

По разъяснениям ФНС России, налогоплательщик вправе добавлять в составляемый документ дополнительные сведения, необходимые сторонам оформляемой операции (п. 3 письма от 24 января 2014 г. № ЕД-4-15/1121). Ведь и в счет-фактуру, заменой которого, по сути, и является УПД, можно вводить дополнительные реквизиты (письма Минфина России от 4 сентября 2012 г. № 03-07-08/264 и от 9 февраля 2012 г. № 03-07-15/17).

В частности, ФНС России (письмо от 24 января 2014 г. № ЕД-4-15/1121) указала, что налогоплательщик вправе внести в УПД дополнительные столбцы по аналогии со столбцами «А» и «Б» или добавить новые строки по аналогии со строками 8-19.

Впрочем, непосредственно в УПД и так предусмотрены поля, в которых стороны могут отразить дополнительную информацию по сделке. В частности, в строке 12 продавец может указать иные важные сведения, касающиеся отгрузки товара или передачи иного актива покупателю. В свою очередь покупатель вправе отразить дополнительные сведения об их получении или приемке в строке 17. Хотя, конечно, при заполнении типовой формы УПД в этих строках может просто не хватить места для указания всей необходимой информации. Так что проще вводить в УПД дополнительные реквизиты или поля.

Кроме того, ФНС России не против добавления в УПД дополнительных подписей должностных лиц продавца или покупателя, если, согласно утвержденному у них документообороту, за правильность оформления конкретной операции отвечают одновременно несколько работников. Это указано в рекомендациях по заполнению строк 13 и 18 УПД (приведены в приложении № 3 к письму ФНС России № ММВ-20-3/96).

Также в ФНС России указали, что применение УПД не ограничивает права компаний на использование иных форм первичных учетных документов (письма от 29 января 2014 г. № ГД-4-3/1402 и от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96). Главное, чтобы эти документы соответствовали требованиям, предъявляемым к первичке (ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).

Например, чтобы оформить факт оказания услуг контрагенту, российская организация может в дополнение к УПД составить акт об их оказании. Причем она вправе оформить его на двух языках (письмо ФНС России от 29 января 2014 г. № ГД-4-3/1402). Впрочем, в этом случае использование УПД вряд ли будет иметь смысл. Ведь главная цель перехода на использование данного документа заключается в упрощении документооборота. Если же организация станет дублировать УПД другими первичными документами, ей, наоборот, потребуется больше времени на оформление хозяйственных операций и сбор подписей всех ответственных лиц. Хотя в отдельных случаях, наверное, и это допустимо (например, по просьбе крупного или особо важного контрагента).

Таким образом, если форма универсального передаточного документа по определенным причинам не удовлетворяет требования сторон сделки, российская организация, использующая в отношениях с российскими деловыми универсальный передаточный документ, вправе применять документ иной формы (в том числе составленный на двух языках) для оформления аналогичных хозяйственных операций с иностранными контрагентами, не зарегистрированными на территории России. Таким иным документом может быть, например, самостоятельно разработанный двуязычный акт сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг, который должен содержать все семь обязательных реквизитов, предусмотренных пунктом 2 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете, и был утвержден в составе учетной организации или в отдельном приложении к договору.

Это значит, что применение универсального передаточного документа можно совмещать с применением иных форм первичных учетных документов. В этом случае часть сделок, например по оказанию услуг, у организации будет оформлена универсальным передаточным документом, а часть - двуязычным актом и счетом-фактурой. Никаких налоговых рисков здесь не возникнет.

Поэтому организация вправе оставить за собой свободу действий при выборе того или иного первичного документа, подтверждающего отгрузку товаров, выполнение работ или оказание услуг как российским, так и иностранным контрагентам. Она может утвердить универсальный передаточный документ в качестве первичного учетного документа, который может использоваться для отражения фактов хозяйственной жизни. Наравне с этим организация может оставить в перечне применяемых первичных документов и товарную накладную, акт выполненных работ/оказанных услуг или иной документ. Также в своей учетной политике организация может указать, что по выбору либо по согласованию с контрагентом, в том числе иностранным, она вправе использовать любую из форм первичных учетных документов, которые подтверждают передачу контрагенту товара, выполнение работ, оказание услуг, передачу имущественных прав.

Регистрация документа

Для регистрации УПД в книге продаж и книге покупок нужно разобраться с датой совершения операции.

По мнению налоговиков, регистрация УПД, так же как и счета-фактуры, производится в том налоговом периоде (квартале), в котором возникает налоговое обязательство у продавца (исполнителя).

Напомним, что моментом определения налоговой базы при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) является одна из следующих дат (п. 1 ст. 167 НК РФ):

день передачи товара (груза) покупателю или перевозчику для доставки покупателю;
день передачи имущественного права;
день оказания услуг (при длящихся услугах - последний день налогового периода, то есть квартала);
день сдачи заказчику результатов выполненных работ (и в тех случаях, если созданная (обработанная, переработанная) в ходе работ вещь передавалась для перевозки в более ранние сроки).

Если УПД составлен на одну из этих дат, то она и считается днем совершения операции в целях налогообложения.

Универсальный передаточный документ регистрируется в книге продаж за тот налоговый период, к которому относится момент определения налоговой базы, а это дата отгрузки, совпадающая с датой составления счета-фактуры (кроме случаев сдачи работ, когда моментом определения налоговой базы является дата их приемки).

Ситуация меняется, если дата оформления (выставления) универсального передаточного документа не совпадает с днем совершения хозяйственной операции. Тогда день составления УПД является просто показателем, позволяющим однозначно идентифицировать документ. В книге продаж УПД регистрируется не на дату его составления, а исходя из момента определения налоговой базы, то есть даты фактической отгрузки, кроме случаев сдачи работ, когда моментом определения налоговой базы является дата их приемки.

Регистрация счетов-фактур в книге покупок производится по мере возникновения права на налоговые вычеты и не ранее принятия на учет полученных товаров, результатов работ, услуг.

Право на налоговые вычеты возникает у налогоплательщика в налоговом периоде, в котором приобретенные товары (работы, услуги), имущественные права приняты к учету на основании первичных учетных документов, и при наличии счетов-фактур (письмо Минфина России от 21 апреля 2014 г. № ГД-4-3/7593).

В этой связи исправленный счет-фактура (УПД) регистрируется покупателем в книге покупок и, соответственно, суммы НДС предъявляются покупателем к вычету в том налоговом периоде, в котором получен исправленный счет-фактура (УПД), при одновременном соблюдении иных условий, предусмотренных главой 21 Налогового кодекса РФ.

А как быть, если покупатель товаров (работ, услуг), имущественных прав до внесения продавцом исправлений в счет-фактуру (УПД) зарегистрировал его в книге покупок и принял сумму НДС к вычету?

Тогда покупателю следует внести соответствующие изменения в книгу покупок в порядке, установленном пунктом 9 Правил ведения книги покупок, применяемом при по НДС согласно постановлению Правительства № 1137.

При регистрации исправленного УПД в книге продаж продавцу товаров (работ, услуг), имущественных прав необходимо руководствоваться порядком, установленным пунктом 11 Правил ведения книги продаж, применяемом при расчетах по НДС согласно постановлению Правительства № 1137.

Обратите внимание: начиная с I квартала 2015 года большинство компаний больше не должны вести журнал учета выставленных и полученных счетов-фактур (п. 3 ст. 169 НК РФ). Значит, и отражать в нем УПД больше не нужно.

Журнал учета обязателен только для посредников (п. 3.1 ст. 169 НК РФ). Не важно, работают они на общей системе или спецрежиме. Под посредниками в данном случае понимаются:

комиссионеры и агенты, которые реализуют или приобретают товары от своего имени;
застройщики;
компании, которые работают по договору транспортной экспедиции и учитывают в доходах только посредническое вознаграждение.

Порядок и срок хранения УПД

Обычно организация хранит первичные учетные документы и счета-фактуры отдельно друг от друга. Универсальный передаточный документ - это комплексный документ, объединивший счет-фактуру и передаточный (отгрузочный) документ. Если организация приняла решение применять универсальный передаточный документ, ей придется самой утвердить правила хранения таких документов. Ведь ни бухгалтерское законодательство, ни постановление Правительства РФ № 1137 не устанавливают специальных требований к хранению первичных учетных документов, в том числе являющихся основанием для получения налоговых вычетов по налогу на добавленную стоимость (п. 2 письма ФНС России от 24 января 2014 г. № ЕД-4-15/1121).

Возможны такие варианты хранения универсальных передаточных документов (см. также таблицу):

1) хранить универсальные передаточные документы отдельно от первичных учетных документов и счетов-фактур (первичных и корректировочных);

2) хранить универсальные передаточные документы вместе со счетами-фактурами.

Хранение универсального передаточного документа

Статус УПД Назначение УПД Какие традиционные документы нужны/не нужны Нумерация УПД Хранение УПД

Статус «1» Используется одновременно и как счет-фактура, и как передаточный документ (для получения вычетов по НДС и подтверждения расходов в бухгалтерских и налоговых целях) Обычный счет-фактура и обычный первичный учетный документ не нужны В хронологическом порядке, установленном для нумерации счетов-фактур По выбору организации, закрепленному в учетной политике:

или отдельное хранение УПД от первичных учетных документов и от счетов-фактур (первичных и корректировочных);
или хранение УПД вместе со счетами-фактурами. Срок хранения - не менее пяти лет после года составления

Статус «2» Используется только как передаточный документ, подтверждающий расходы в целях бухгалтерского учета, и в целях исчисления при упрощенке (с объектом «доходы минус расходы»), при уплате ЕСХН Необходим еще обычный счет-фактура В порядке, установленном в организации (в зависимости от действующей в организации системы идентификации документов)

По нашему мнению, последний вариант является наиболее предпочтительным, поскольку хронология нумерации универсальных передаточных документов и счетов-фактур едина. Используя такой способ хранения, организация сможет быстро найти необходимый документ. Выбранный вариант хранения надо отразить в учетной политике организации.

Конкретные сроки хранения универсального передаточного документа ФНС России в своих рекомендациях и разъяснениях не установила. Безопаснее универсальные передаточные документы хранить, как и обычные первичные учетные документы, - не менее пяти лет после года составления, то есть по правилам, которые действуют для хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (ч. 1 ст. 29 Закона о бухучете).

Для облегчения ведения бухучета и сокращения количества документации ФНС (налоговая служба) разработала УПД. Мы рассмотрим, что такое УПД (универсальный передаточный документ), в каких случаях он применяется, как внести в него исправления. Также изучим, как заполнять бланк правильно.

Причины разработки УПД

Счет-фактура и любой из документов первички (к примеру, накладная) включают одинаковые данные, поэтому они дублируются. Решено было создать новый документ, чтобы сократить временные рамки, необходимые для поиска и обработки информации. Но возможность сделать новую форму появилась только 2013 году, поскольку ранее законодательство обязывало применять однотипные бланки первички.

Новый закон “О бухучете” № 402-ФЗ вышел в декабре 2011 года. Для обсуждения форумчанам сообщества для бухгалтеров на сайте ФНС РФ был выложен проект будущего документа. Изначально его наименование звучало как единый отгрузочный документ, затем оно было откорректировано. Поэтому расшифровка УПД в бухгалтерии стала звучать как универсальный передаточный документ.

Для создания бланка Федеральная налоговая служба привлекла специалистов, которые ранее разрабатывали приложения “1С”. В конце октября 2013 года окончательный вариант был опубликован на официальном портале ФНС. С того времени его разрешалось использовать. Дополнительно сотрудники налоговой приложили письмо, в котором разъяснялось, для каких операций применяется УПД, как делается оформление универсального передаточного документа и заполняются его отдельные графы.

Для чего нужен документ

Универсальный передаточный документ - это альтернативная форма, объединившая накладную на товар или акт выполненных работ и счет-фактуру. На его основе ведется бухучет, списываются затраты по налогу, заявляется вычет по НДС. Документ собрал в себе все функции отведенные первичке, необходимые для учета по бухгалтерии и в ФНС.

В налоговом законодательстве прописаны следующие положения по определению вычетов по НДС. Для этого необходимы:

Счет-фактура. На его основании покупатель принимает имущественные права на услуги, товары. Согласно документу и определяются суммы налога.

Первичные документы. Они становятся основанием для выплат по НДС после принятия на учет услуг и товаров.

При исчислении налога на прибыль первичка играет такую роль:

Расходы подтверждаются только при наличии документации, оформленной по законодательству Российской Федерации. То есть, УПД отлично подойдет для этой цели.

Данные при ведении налогового учета также подтверждаются наличием первичной документации учета.

УПД имеет функции, которые позволяют использовать его для всех видов отчетности.

Согласно законодательству в первичной документации обязательно должны быть указаны следующие реквизиты:

название документа;

число, месяц, год, когда был оформлен документ;

полное название организации или паспортные данные индивидуального предпринимателя, который принимал участие в оформлении документации;

наименование продукции или услуг;

размеры или стоимость полученной продукции и услуг;

должность ответственного за сделку лица;

ФИО, подпись и другие реквизиты лиц, ответственных за сделку и оформление документации.

Формы первички должны быть утверждены дирекцией компании. Допускается составление документации на бумаге и в электронном виде. На виртуальной документации ставится электронная подпись.

Использование УПД

УПД может заменить традиционный счет-фактуру или происходит их совместное использование. Основой для создания универсального передаточного документа послужил именно счет-фактура, в который были добавлены дополнительные графы, обозначенные в законодательстве.

Когда выставляется УПД:

при приеме/передаче продукции;

при отгрузке продукции посредником;

при оказании разного рода услуг;

при передаче имущественных прав или итогов выполненных работ.

Мы выяснили, для чего нужен УПД (универсальный передаточный документ), но возникает вопрос: обязательно ли его применение? Законодательство гласит, что можно пользоваться и другими формами, информацию о которых можно найти в статье 9 Закона №402-ФЗ . УПД был создан лишь для упрощения работы бухгалтеров и уменьшения документооборота.

Какие реквизиты включены в документ

Большую часть документа занимает счет-фактура, который внесен в УПД в неизменном виде. Он обведен жирной линией. Также в документе есть обязательные реквизиты УПД, которые указаны в Законе №402-ФЗ:

Точное название документа (универсальный передаточный документ).

Дата, когда был составлен документ (число, месяц, год). Эта дата должна совпадать с датой составления счет-фактуры.

В поле 14, а также 19 прописывается наименование экономического субъекта, который составил документацию.

Указание фактов хозяйственной жизни (сведения об отгрузке, передаче товара, оказании услуг, выполнении работ).

Стоимость товаров и услуг или указание величины (объема). Обязательно указываются единицы измерения.

Должность лица, которое несет ответственность за совершение и оформление сделки. Графы 10 и 13 заполняет продавец, а 15 и 18 - покупатель.

Подписи ответственных за сделку лиц. Указываются их фамилии и инициалы.

Кто расписывается в УПД (ответственный за правильность оформления факта)?

Со стороны продавца это будет лицо, ответственное за ведение документации. Оно ставит подпись в пункте 13. А в строке 10 расписывается лицо, отгрузившее товар (водитель, экспедитор, грузчик и т. д.) Со стороны покупателя подписи ставятся подобным образом: в 18 строке расписывается оно или несколько лиц, ответственных за проведение сделки, а в графе 15 ставит подпись непосредственно сам покупатель или лицо, у которого есть полномочия это делать. Тех, у кого есть право ставить подпись, руководитель предприятия определяет заранее.

Статус 1 и 2 в УПД

В УПД есть графа “Статус”. В значении можно поставить цифру 1 или 2. Рассмотрим, чем отличаются УПД со статусом 1 и 2. Важно запомнить значения, чтобы в дальнейшем не путаться при оформлении документации.

УПД статус 1 - это документ, используемый одновременно как первичка и счет-фактура. То есть он служит основанием для удержания НДС и дополнительно не нужно создавать счет-фактуру.

Что означает УПД статус 2? Это значит, что документ может быть применен только в качестве первичной документации. Такой документ удобен в использовании лицам, которые применяют упрощенную форму налогообложения. Поскольку он не обязывает “упрощенца” платить НДС при поступлении УПД. Кроме этого УПД со статусом 2 применяется при отгрузке товаров посредникам.

Когда документ применяется со статусом 2, то следующие поля можно не заполнять:

сумма акциза;

налоговая ставка;

штрих-код страны, из которой прибыл товар;

к платежно-расчетному документу (№... от…);

страну происхождения товара;

№ таможенной декларации.

У универсального передаточного документа со статусами 1 и 2 имеются значительные отличия при использовании, поэтому важно не перепутать значения при заполнении реквизитов. Если случайно была допущена ошибка: вместо статуса 1 был указан 2, но реквизиты заполнены как для первого статуса, то можно внести исправление непосредственно на бланке. Для этого одна цифра зачеркивается, пишется другая. Исправление заверяется подписью лица, ответственного за правильность составления документации.

Если в УПД со статусом 2 были допущены ошибки при заполнении, то их тоже можно исправить. Правда, законодательство по бухгалтерскому учету не дает четких рекомендаций на этот счет. Указывается только, что рядом с исправлением ставят фамилию и подпись сотрудники, ответственные за правильное заполнение документации. Но можно просто распечатать новый документ с правильными данными.

В документе со статусом 1 от руки править нельзя. Обязательно выставляется новый откорректированный документ, а в поле 1а прописывается номер и дата, когда были внесены исправления.

Номер универсального передаточного документа

Как присвоить номер УПД? При присвоении номера УПД следует обращать внимание на его статус. Присвоение номера счету-фактуре регламентировано налоговым законодательством РФ. При его выставлении нужно обязательно вписать в первой строке номер счета-фактуры, который присваивается в порядке хронологии. Законом также определен принцип нумерации документации подразделениями предприятия.

Если УПД используется только в качестве первички, то номер ему присваивать не обязательно. Можно сделать выводы, что:

если УПД со статусом 1, номер его зависит от номера предыдущего счета-фактуры, то есть он будет следующий по порядку;

если документ имеет статус 2, то номер ему можно присвоить таким же способом, как это делается на предприятии для накладных или актов проведения работ.

Заполнение даты

В универсальном передаточном документе есть три поля для заполнения даты. Поэтому возникает вопрос: как заполнить дату УПД и что вписывать в каждую строку? В строке под номером 1 вписывается дата, когда был составлен документ. В строку под номером 11 нужно вписать дату, когда произошел факт хозяйственной жизни (была отгружена продукция, начата передача имущественных прав и др.) В строке 16 надо вписать дату получения товаров или услуг, приемки работ, которые были выполнены ранее.

Согласно законодательству дата оставления УПД увязывается с возникновением у покупателя прав на вычет. Правила составления счетов-фактур гласят:

нельзя выставлять счет-фактура позднее, чем через пять суток после оказания услуг, отгрузки продукции и др.;

если документ был составлен до отгрузки, то он не имеет никакой силы и не может считаться основанием для вычета;

если определяется налоговая база НДС по факту сдачи произведенных работ, то это будет дата подписания акта заказчиком.

В третьей части статьи 9 Федерального Закона №402 указано, что УПД составляется в тот момент, когда совершается факт хозяйственной жизни. Но если этого сделать нельзя, то он может быть составлен и после завершения отгрузки продукции или окончания работ. Поэтому даты в документе могут быть проставлены следующим образом:

все операции могут быть произведены в один день, поэтому даты в строках 1, 11 и 16 будут одни те же;

дата составления документации и отгрузки продукции может быть одна и та же, а приемка товара или работ может проходить на несколько дней позже, то есть в строке 16 будет другая дата.

Для отгрузки товаров дату для определения налоговой базы нужно смотреть в строках 1 и 11, но если речь идет о завершении работ, то определяющей будет дата, поставленная в строке 16. Когда УПД вступил в силу, все эти моменты были отражены в налоговом законодательстве.

Если не было возможности составить УПД до окончания совершения факта хозяйственной жизни, то для определения налоговой базы берется дата, вписанная в поле под номером 11 (для работ - в поле 16). Но покупатель может вполне заявить вычет по НДС согласно даты в строке 16, поскольку именно в этот период он получил товар или принял акт о завершении работ.

Подписи в УПД

Рассмотрим, кто должен расписываться в УПД, в каких строках ставятся подписи уполномоченных лиц.

Поля, где должен расписаться руководитель или главбух всегда нужно заполнять. Даже для документов со статусом 2 исключения не делаются.

В поле по номером 10 ставятся ФИО и подпись, а также должность лица, которое отгрузило продукцию или в его компетенции находится подписание актов по факту свершившихся работ или оказанных услуг. Это лицо может быть одновременно уполномоченным подписывать счет-фактуру, поэтому далее оно может просто писать должность и ФИО, не ставя подписи.

В поле под номером 13 указываются реквизиты должностного лица (со стороны продавца), которое является ответственным за оформление документации, подтверждающей факт хозяйственной жизни. Если в строках 10 и 13 указывается один и тот же человек, то второй раз ему можно не расписываться.

В поле под номером 15 свои инициалы, фамилию, должность проставляет лицо, которое получило товар или имеет право подписывать акты завершения работ (оказания услуг).

В поле под номером 18 расписывается человек, ответственный за оформление документации со стороны покупателя. Также он вписывает свои инициалы и должность. Повторно он может не расписываться, если сам принимал товар.

В 2013 году законодательством были ужесточены требования к первичке. Согласно поправке к № 402-ФЗ нельзя принимать к бухгалтерскому учету документацию, в которой отражены фальшивые или не свершив

Нужно ли ставить печать на УПД

Печать на УПД ставить не нужно. В 2002 году ее исключили из обязательных реквизитов для счета-фактуры. Для первичики изначально печати не были предусмотрены. Поэтому ее отсутствие никак не повлияет на вычет НДС или подтверждение расходов.

Но если печать обеих сторон (продавца и покупателя) все-таки будет стоять на документе, то нет необходимости в заполнении полей номер 14 и 19. В строке 14 вписываются сведения об экономическом субъекте, который составил документ (продавец, исполнитель, агент, бухгалтер). В строке 19 вписываются аналогичные данные, но со стороны покупателя.

Поля необязательные для заполнения

В УПД много дополнительных полей, которые можно не заполнять, но в некоторых случаях их заполнение оказывается полезным для продавца и покупателя. К их числу относят:

Номер п/п (поле А). Номер по порядку ставится в таблице исключительно для удобства при ее заполнении.

Код товара/услуг (поле Б). Заполняется, если товар поставляется в другую страну, или при использовании льготных тарифов. Где взять код товара, работ, услуг в УПД? Посмотреть его можно в единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности ЕАЭС.

Поле 8. В нем указываются номера договоров и соглашений о сотрудничестве сторон. Это помогает узнать условия сделки прямо из первички.

Поле 9. В него вписываются параметры груза, особые указания экспедитору, реквизиты транспортных накладных, но это делается не на каждом предприятии.

Поле 12. Сюда вносится дополнительные сведения о товаре (номера паспортов или сертификатов), также в это графу можно внести особую информацию, касающиеся проведения сделки.

Поле 17. Оно предназначено для вписания претензий или сведений о документах, которые оформил покупатель (получатель услуги).

Заполнение УПД в 1С

Универсальный передаточный документ, заменяющий акт приемки-передачи, счет-фактуру и первичку, пользователи 1С также формировать непосредственно в программе.

Как выписать УПД в 1С 8.3:

Заходим в меню продаж, затем переходим в раздел реализации (накладные, акты).

Вводим номер документа реализации.

Выбираем выписать счет-фактуру и жмем на кнопку “Провести”.

Нажимаем на надпись “Печать” и выбираем УПД.

Распечатать универсальный передаточный документ можно только со статусом 1. Программа самостоятельно заполнит большинство полей, но некоторые данные придется вписывать самостоятельно, включив режим редактирования.

Если случайно в УПД была допущена ошибка, то нужно сделать корректировку реализации на основании документа. Операция: исправление в первичке. Сначала вносятся корректировки, затем счет-фактуру регистрируется на исправление. Потом выбирается форма для печати, где нужно нажать на исправленную версию.

Хранение и регистрация документации

Бухгалтера предприятий задаются вопросом, где хранить УПД? Нужно ли их положить в папку со счетами-фактурами, или с первичкой? Специалисты считают, что лучше складывать УПД отдельно от остальной документации. Это будет удобно, особенно если компания недавно перешла на использование универсальных передаточных документов. В отдельной папке нужный УПД можно будет быстрее найти при проверках.

Продавец регистрирует УПД в журнале учета, где записываются выставленные и полученные счета-фактуры. Его номер записывается в части 1.

Покупатель вписывает УПД в части 2 журнала учета.

Преимущества и недостатки использования УПД

Мы выяснили, в каком случае оформляется счет-фактура как унифицированный единый с товарной накладной документ, как правильно заполнять форму, какие поля можно пропустить. Теперь рассмотрим плюсы и минусы применения УПД.

Преимущества:

Существенно сокращается документооборот, вследствие использования только одного бланка вместо нескольких.

Одна и та же форма применяется сразу для отгрузки продукции, оказания услуг, проведения работ. Это позволяет избежать путаницы с бланками.

При разработке УПД из него были исключены лишние реквизиты, которые сложно заполнять (например, ОКПО, номера банковских счетов и др.)

Бланк легко заполнять, некоторые поля дублируются, поэтому большинство из них можно оставлять пустыми.

Данные в первичной документации и счете-фактуре будут совпадать, поскольку оформление идет на одном бланке. Поэтому у налоговой инспекции не возникнет никаких претензий.

Несмотря на обилие преимуществ, есть и некоторые минусы:

По электронной почте УПД пока передать нельзя, поскольку электронная версия находится в разработке.

Не предусмотрена замена транспортной накладной универсальным передаточным документом, поэтому ее тоже придется напечатать.

Полей для заполнения больше, чем в простой первичке, поэтому можно запутаться, где ставить подписи, куда вписывать фамилии продавца и покупателя, а также ответственных лиц.

На некоторых предприятиях форма введена недавно, поэтому надо контролировать правильность заполнения реквизитов.

Если в УПД были допущены серьезные неточности, то возникнут проблемы с налоговой службой.

Напрашивается вывод, что если научится правильно заполнять поля и не допускать ошибок, то можно существенно уменьшить объем документации. Отчетность в этом случае будет составляться быстрее. Чтобы избежать вопросов: что такое код товара в УПД, сколько ставить подписей, какие даты вносятся в документ, нужно внимательно прочесть нашу статью.

Счет-фактура — это документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость. Заполняется по определенному стандартному образцу, утвержденному Постановлением Правительства в 2011 году (№ 1137) . Что же это и в чем разница?

Выставляется продавцом и предпринимателем, когда предстоит отгрузка товара или оказываются определенные услуги. Покупатель обязательно ставится в известность, чтобы не иметь проблем с налоговиками. Существует стандартный, корректирующий и авансовый тип фактуры, заполняемой при внесении предоплаты .

УПД — это универсальный передаточный документ, заменяющий накладную и счет-фактуру. Документ создавался совместными усилиями бухгалтеров и специалистов разного профиля, стал внедряться вместе с законом об учете.

Совмещает счет-фактуру, взятую за основу, вместе с транспортными (товарными) накладными, передачей и приемом бумаг, подтверждающими проведение работ.

ВАЖНО. Внесение дополнительных разделов в УПД позволяет изменять размер ячеек и вписывать новые строки, но не удалять утвержденные пункты в фактуре.

Чем отличаются?

Несмотря на внешнюю схожесть двух форм, между бумагами существуют определенные важные отличия. Особенности счет-фактуры:

Подтверждает заключение контракта о продаже и покупке. Обязательно включается НДС.
После проведения операции, грузоотправитель и получатель вносят запись в журнал закупок. В результате, предоставляется налоговая льгота (ст.172 НК). Вычет экономит немалые суммы, особенно при оптовых закупках.
Документ заполняется от руки и в электронном виде с соблюдением основных требований (ст.169 НК). В случае внезапных изменений в стоимости составляется корректировочный счет.

Особенности УПД:

Совмещает в себе первичные документы, такие как накладная и счет-фактура. Для это включены дополнительные необходимые реквизиты (№ 402-ФЗ).
При правильном заполнении послужит основанием для вычетов по сборам на прибыль и добавочную стоимость.
Разновидности УПД дают возможность совмещать или вносить дополнения. Неизменными остаются графы, отделенные черными линиями.

Пока не присвоен код, УПД в электронном виде не может быть отправлен в налоговую . В 2017 году в счет-фактуру внесли поправки и было разрешено самостоятельно добавлять в упрощенный документ графы идентификатора договора, кода вида товаров и подписи лица, заверяющего счет за индивидуального предпринимателя.

Можно ли использовать эти два документа одновременно?

Можно ли применять и УПД и счет-фактуры? В рекомендациях ФНС России не запрещает применение УПД совместно для отражения в бухгалтерском и налоговом учете фактов хозяйственной жизни.

При этом использование УПД не ограничивает права организации использовать иные формы первичных учетных документов.

Возможности УПД привлекли многие компании и организации . Для налоговиков не имеет принципиального значения какая форма была использована, если при оформлении не были допущены грубые ошибки.

Проблема чаще возникает с партнерами и клиентами, которые предпочитают использовать товарные накладные, акты и счет-фактуры. Особенно это затрагивает бюджетные организации.

Применение двух форм совместно-вполне оправдано. Только для этого руководителю в компаниях негосударственного сектора необходимо по предложению бухгалтера утвердить УПД и включить в него все необходимые реквизиты. При этом следует в обязательном порядке поставить в известность второго участника договора, особенно когда дело касается иностранного контрагента.

ВАЖНО. Для исключения споров следует заранее в контракт вписать пункт, где будут указаны формы первичных документов в рамках проведения конкретной сделки.

УПД вместо

Утверждение УПД позволит проводить ряд различных операций без дублирования и за более короткий срок. Что становится проще с УПД:

Проводить отгрузку любых товаров, как с транспортировкой, так и без нее. Возмещение транспортных расходов в этом случае не приносит дохода поставщику и ложится на перевозчика.
Оказывать всевозможные услуги, при наличии соответствующей лицензии.
Передавать права (имущественные), результаты после выполнения услуг и работ.
Заниматься отправкой контрагентам, комитентам и комиссионерам.

Многое зависит от условий договора, УПД предстает как первичная бумага или совмещенная, поскольку фактура всегда включена.

Нужно не забыть указать один параметр. Вписанная единичка говорит о том, что произошло совмещение первички и счета. Двойка свидетельствует о применении первичных документов для отправки и составления акта передачи.

Наиболее выгодно использовать УПД предпринимателям, перешедшим на ЕНВД и УСН , так как этого вполне достаточно для отчетности и нет необходимости рассчитывать и уплачивать налог на добавленную стоимость.

В каком случае не заменит?

Однако возникают ситуация, когда универсальный документ не сможет стать полноценной заменой действующей счет-фактуре. Подобное происходит при:

Корректировке показателей, когда отгрузка товара произошла, но изменилась их стоимость в силу разных причин. Если выписывалась накладная, то достаточно подготовить документ с указанием разницы стоимости и заполнить корректировочный бланк.
Применении аванса, когда получатель предоплаты выставит счет и не потребуется подготовить выписку из банка и платежное поручение.
Необходимости внести коррективы в подготовленную бумагу. Составляется другая фактура (при неизменном номере и дате), только в специальной графе (1а) обозначается внесение откорректированных сведений. Промахи в накладной исправляются проще, нужно зачеркнуть сумму и написать правильную, а также указать число исправления и поставить подпись предпринимателя.

Нельзя сбрасывать со счетов риски, связанные с передаточным документом. Допущенные ошибки при оформлении, особенно при использовании первичной формы, приведут к материальным потерям . После сдачи отчетности не удастся получить имущественный вычет по НДС, возникнут дополнительные затраты из-за налога на прибыль.

Использование УПД носит пока необязательный характер, хотя к разработке формы подключались опытные бухгалтера и специалисты налоговой службы, которые провели широкие дискуссии на форуме официального портала.

С одной стороны, удается избавиться от заполнения многочисленных дублирующих накладных и актов. С другой, пока не появилась возможность передачи данных в электронном виде непосредственно налоговикам и возникают ситуации, когда применение становится нецелесообразным.

Заключение

Счет-фактуру никто не отменял, она по-прежнему востребована и дает полное представление о сделках купли и продажи. Важным условием считается уведомление сторон о том, что при проведении сделки будет использована именно эта форма, выписана накладная вместе с фактурой.

Предпринимателю и руководителю следует позаботиться о том, чтобы включить УПД в бухгалтерский учет, получая все преимущества от простой и модернизированной формы совмещения.

Порекомендовала налогоплательщикам использовать универсальный передаточный документ (УПД), который заменяет накладную (акт) и счет-фактуру. Многие бухгалтеры отнеслись к этой возможности с осторожностью, ведь Налоговый кодекс не содержит такой нормы. Напротив, в ст. 169 НК РФ явно сказано, что основанием для принятия к вычету НДС служит счет-фактура. Как же быть бухгалтеру? Есть ли риск при использовании в работе УПД? Попробуем разобраться в этих вопросах, определим плюсы и минусы использования универсального документа.

Универсальный передаточный документ содержит все реквизиты счета-фактуры, полностью дублируя его. Именно этот факт позволяет принимать НДС к вычету на основании УПД. Кроме того, анализируемый документ включает в себя основные элементы накладной ТОРГ-12 : основание отгрузки, даты отгрузки и получения товара (услуги, права), подписи ответственных лиц. В целом УПД может заменить и другие передаточные документы: акт выполненных работ (услуг), накладную на отпуск материалов на сторону М-15 , акт приема-передачи основных средств ОС-1 (письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Универсальный передаточный документ отвечает всем требованиям, которые предъявляются к первичному учетному документу, поэтому покупатель вправе признать расходы на основании УПД.

Подробные условия применения, порядок заполнения и отражения УПД в книге покупок и продаж содержатся в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ . Рассмотрим основные нюансы применения универсальных докуметов.

Сфера и порядок применения УПД

Форму УПД могут использовать организации и ИП на любой системе налогообложения. Юридические лица и ИП на УСН и ЕСХН могут использовать УПД в качестве первичного документа со статусом 2 для подтверждения расходов в целях налогообложения (письмо ФНС России от 05.03.2014 № ГД-4-3/3987).

УПД со статусом 2 могут составлять комитенты при отгрузке товара и продавцы, осуществляющие операции, не облагаемые НДС.

Если вы решили применять универсальный документ для целей бухгалтерского и налогового учета, зафиксируйте это решение в учетной политике. Также утвердите форму УПД, которую будет применять организация.

Необязательно полностью переходить на использование УПД. Даже по одному договору, который подразумевает несколько поставок, можно составлять как привычные всем документы (счет-фактуру, накладную, акт), так и УПД. Это подтверждает письмо ФНС России от 27.05.2015 № ГД-4-3/8963 . О правомерности налоговых вычетов на основании универсального документа, в частности, сказано в письме Минфина РФ от 16.06.2014 № 03-07-09/28664 .

Если организация перешла на применение универсальных передаточных документов, совсем не обязательно сообщать об этом покупателям. В свою очередь покупатели не вправе требовать от поставщика выписывать счета-фактуры вместо УПД. Некоторые договора поставки содержат наименование документов, которые продавец составляет при отгрузке товаров (работ, услуг). В таком случае нужно составить дополнительное соглашение к договору, где прописать условия применения УПД.

Статус УПД

В левой части документа необходимо выбрать один из двух статусов. Статус № 1 говорит о том, что документ одновременно заменяет и передаточный документ (накладную, акт), и счет-фактуру. Статус № 2 означает, что перед вами только передаточный акт. Если продавец выписал УПД со статусом 2, необходимо также выписать и счет-фактуру (применимо для организаций, работающих с НДС).

Статус с кодом 2 позволяет заполнить лишь те реквизиты, которые обязательны для накладной (акта). Значит, продавец вправе оставить пустыми часть данных УПД:

строку 5 «К платежно-расчетному документу»;
графу 6 «В том числе сумма акциза»;
графу 7 «Налоговая ставка»;
графы 10 и 10а «Страна происхождения товара» (цифровой код и краткое наименование);
графу 11 «Номер таможенной декларации».

Форма УПД содержит строки «Наименование экономического субъекта» (№ 14 и 19). Их можно не заполнять, если на документе будет стоять печать продавца и покупателя. Печать должна содержать полное наименование организации.

Статус документа носит информационный характер. Фактический статус УПД определяется наличием/отсутствием в нем всех обязательных показателей в отношении первичных учетных документов и (или) счетов-фактур. Поэтому регистрации в книге покупок и книге продаж подлежит даже УПД со статусом 2, если в нем заполнены все реквизиты.

Дополнительные реквизиты УПД

Форма УПД носит рекомендательный характер и не обязательна к применению. Налогоплательщик имеет право вносить дополнительные реквизиты в документ (п. 3 письма ФНС России от 24.01.14 № ЕД-4-15/1121@).

Регистрация УПД в книге покупок и книге продаж

Покупатель сначала регистрирует УПД в журнале учета полученных и выданных счетов-фактур, далее - в книге покупок. При этом нужно соблюдать правила, предусмотренные Постановлением Правительства РФ № 1137 .

Согласно установленным правилам счета-фактуры регистрируются в хронологическом порядке по дате получения. В УПД эта информация содержится в строке 16 и отражается в графе 8 книги покупок.

Продавец товаров (работ, услуг, имущественных прав) регистрирует УПД в журнале учета полученных и выданных счетов-фактур и в книге продаж. Несмотря на то что в УПД есть несколько различных дат (составления, отгрузки, получения), в графу 3 книги продаж переносится дата составления УПД (строка 1).

Преимущества УПД

Применение универсальных документов значительно упрощает документооборот.

Среди основных плюсов УПД можно отметить:

снижение расходов на бумагу;
единый стиль документов для всех видов продаж (УПД заменяет акты услуг, ТОРГ-12 , ОС-1 , М-15);

экономию времени на оформление документов;
сокращение архива документов.

Но иногда без счетов-фактур не обойтись. Например, счет-фактура выписывается при получении предоплаты. В данной ситуации для целей бухгалтерского учета документ составлять не нужно, а для налогового учета необходимо. Поэтому УПД организация выписать не сможет, т.к. документ со статусом 1 заменяет не только счет-фактуру, но и передаточный акт, который здесь не требуется.

Подводя итог, можно отметить, что за универсальными документами будущее. И со временем к ним привыкнут, так же как и к новым формам и правилам заполнения документов по НДС, которые были установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 .

Как исправить ошибки в УПД, подскажет Норматива.

Об особенностях заполнения универсального корректировочного документа читайте в подробной

" № 6/2016

УПД разрабатывался налоговиками на основе отгрузочных документов на материальные ценности, налоговики считают уместным применять его в отношении нематериального результата деятельности, то есть оказания услуг. Так ли это? Как оператору разработать свой универсальный расчетный и налоговый документ – счет на оплату услуг (УСО)?

Такой вопрос может возникнуть из-за появления разъяснений налоговиков о применении универсального передаточного документа, исходя из анализа которых следует, что он может заменить если не весь, то существенную часть документооборота. А именно – то что связано с реализацией товаров (работ, услуг). Хотя УПД разрабатывался налоговиками на основе отгрузочных документов на материальные ценности, налоговики считают уместным применять его в отношении нематериального результата деятельности, то есть оказания услуг. Так ли это? Давайте вместе разберемся.

Что наводит на размышления?

В действующем правовом поле в отсутствие обязательной унифицированной «первички» немногочисленные разъяснения уполномоченных органов по применению тех или иных документов становятся без преувеличения на вес золота. Хотя и документов-то не так много, одним из них является универсальный передаточный документ (УПД). Само название говорит о широких возможностях его практического применения, что подтверждает и Письмо ФНС РФ от 23.09.2016 № ЕД-4-15/17910.

Налоговики напомнили, что уже более трех лет любая организация, не нарушая законодательство, может объединить в УПД информацию ранее обязательных для применения форм по передаче материальных ценностей (ТОРГ-12, М-15, ОС-1) с данными счетов-фактур, выписываемых в целях соблюдения налогового законодательства. Причем сам Налоговый кодекс предъявляет требование только к налоговому документу – счету-фактуре. В числе таких требований нет обязанности налогоплательщика по составлению отдельного счета-фактуры на каждый вид продукции (товаров) или услуг. В одном налоговом документе по самостоятельным позициям можно одновременно указать всю отгрузку (товары, работы, услуги) в адрес одного покупателя, если соблюдаются установленные сроки выставления счетов-фактур. Ведь налоговым законодательством это не запрещено.

Однако совмещение в УПД реализации товаров и услуг не простая операция, как может сначала показаться. Универсальный документ объединяет в себе первичный учетный документ об отгрузке, являющийся основанием для составления счета-фактуры, оформленный таким образом, что исполняются установленные требования к счетам-фактурам. То есть при составлении УПД оформляет одновременно:

отгрузку товара (работы, услуги);
счет-фактуру по факту этой конкретной отгрузки.

Проще говоря, приходится совмещать требования Закона о бухгалтерском учете и Налогового кодекса, что несложно, если учесть их аналогичность. Но здесь есть небольшой нюанс, связанный со временем составления документов. Согласно вышеназванному закону первичный учетный документ составляется в момент совершения хозяйственной операции, налоговое же законодательство дает пятидневную отсрочку. Помимо указанного различия есть еще одна временнáя особенность. В силу ст. 38 НК РФ услуга реализуется и потребляется в процессе ее оказания, а товары продаются по факту передачи, и может случиться так, что к моменту передачи товаров услуга будет уже оказана и потреблена заказчиком.

Все сказанное говорит о том, что реализация товаров и услуг может не совпасть по времени, но налоговиков это не смущает. Собственную разработку они считают универсальной, указывая на то, что отражение в УПД одновременной отгрузки товаров и приемки-передачи услуг не будет нарушать требований действующего законодательства (даже если названные хозяйственные операции не совпадают по времени). Для того чтобы такой УПД считался легитимным, он должен быть подписан представителями сторон, как уполномоченными на подписание счетов-фактур и уполномоченными на оформление факта хозяйственной жизни, который выражен в передаче товаров с предварительным оказанием сопутствующей услуги (услуг).

На практике может быть и наоборот: сначала организация продает товар (например, средство связи), а затем оказывает услуги (в частности, услуги связи). В таком случае проблематично будет объединить в УПД реализацию товаров и услуг, отгрузка которых может существенно различаться по времени (допустим, интервал – месяц). Это один из нюансов, который следует учесть оператору связи прежде, чем принять решение о применении УПД. Главная мысль в разъяснении налоговиков заключается в том, что универсальный документ применяется не только для оформления отгрузки товаров, но и для подтверждения реализации (оказания) услуг. Отсюда вытекает следующий вопрос.

Вправе ли оператор связи использовать УПД?

Почему бы нет. Ведь в законодательстве нет запрета на использование операторами связи универсального документа, разработанного налоговиками и применяющегося для оформления как отгрузки товаров, так и передачи результатов оказанных услуг. Но минуточку – есть обязательные требования отраслевых актов, и если они обязывают составлять определенный документ, то оператор связи не вправе это игнорировать. А оформлять к нему дополнительно УПД только усложнит документооборот предприятия.

К сведению

УПД не применяется для оформления фактов хозяйственной жизни, для которых законодательством Российской Федерации или международными нормами предусмотрены специальные правила (Письмо ФНС РФ от 04.04.2016 № ЕД-4-15/5702).

О чем же идет речь? Как догадался читатель, есть один отраслевой документ, который упоминается в качестве обязательного в подзаконных актах. Это счет за оказанные услуги телефонной связи. Согласно Правилам оказания услуг телефонной связи, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 09.12.2014 № 1342, оператор связи обязан обеспечить предоставление абоненту счета на оплату услуг телефонной связи в течение 10 дней со дня выставления данного счета. Сделаем небольшое отступление.

Если в качестве абонентов выступают физические лица, не являющиеся плательщиками НДС, то для них достаточно счета на оплату и никакой или его универсальный аналог не нужны. Если же у оператора связи договорные отношения с юридическими лицами (плательщиками НДС), то они потребуют для вычета счет-фактуру или УПД. В этом случае вполне можно выдать универсальный документ вместо счета на оплату услуг связи и счета-фактуры. Получается, что для «физиков» – один исходящий документооборот, а для «юриков» – другой, но не спешите делать выводы.

Обратим внимание на то, что по согласованию с абонентом в качестве адреса предоставления абоненту счета допускается использовать адрес электронной почты либо электронный адрес системы самообслуживания оператора связи, через которую абонент осуществляет доступ к сведениям об оказываемых ему услугах телефонной связи, расчетах с оператором связи и иной информации (личный кабинет). Исходя из данной нормы п. 42 Правил оказания услуг телефонной связи оператор может «упразднить» счет на оплату услуг телефонной связи в традиционном его виде.

Один из вариантов заключается в отправке абоненту оповещений (через электронную почту и через сервисы мобильных операторов), в то время как полная информация по оказанным ему услугам связи и произведенным расчетам может быть предоставлена в электронном виде на сайте оператора в личном кабинете абонента. Для организаций и предпринимателей такая рационализация не подойдет, поскольку им в любом случае понадобятся подтверждающие расходы на связь документы. Нужно ли в их состав включать обязательно счет на оплату услуг связи?

Положительный ответ можно дать, если формально трактовать вышеупомянутое требование о выписке счета абоненту (под ним понимается любой пользователь услуг связи, в том числе , с которым оформлены договорные отношения). Счет, выставляемый абоненту за услуги связи, является документом, отражающим сведения о денежных обязательствах абонента, и должен содержать следующие сведения:

реквизиты оператора связи и абонента;
расчетный период, за который выставляется счет, и номер лицевого счета абонента;
данные о суммарной продолжительности соединений за расчетный период (при повременном учете);
сумма, предъявляемая к оплате по каждому виду услуг телефонной связи и каждому абонентскому номеру;
виды оказанных услуг телефонной связи;
сумма остатка на лицевом счете (при авансовом платеже);
дата выставления и срок оплаты счета (при отложенном платеже).

Казалось бы, императивные требования укрепляют незыблемый приоритет счета на оплату услуг связи перед всеми другими документами, составляемыми оператором связи. Однако все меняется, включая отраслевое законодательство, которое подстраивается регулятором под действующие условия ведения бизнеса в сфере связи. Один из примеров мы упомянули выше, обратив внимание на использование личного кабинета для получения информации об услугах связи, оказанных абоненту (физическому лицу).

Другим новшеством следует считать нововведения в Правила оказания услуг телефонной связи, внесенные Постановлением Правительства РФ от 03.02.2016 № 57. В договоре с абонентом – юридическим лицом стороны вправе самостоятельно определить требования к сведениям, которые должны быть отражены в счете. Таким образом, сторонам договора отданы на откуп форма и содержание счета на оплату услуг связи. Все перечисленные выше сведения являются обязательными для счета, выставляемого физическому лицу, который может и не выставляться в традиционном бумажном виде.

Почему бы в договоре оператора с заказчиком – юридическим лицом не предусмотреть счет, который по своим реквизитам приближен к универсальному передаточному документу? Кстати, его можно назвать универсальным счетом на оплату услуг связи, используемым в правовом поле отраслевого законодательства, а также для целей бухгалтерского и налогового учета (по НДС и налогу на прибыль). Согласитесь, такая рационализация была бы удобна бухгалтеру предприятия связи, который вместо трех документов (счет, счет-фактура, акт об оказанных услугах) составил бы один.

Как применить УПД (УСО)?

УПД сам по себе не предназначен для использования как аналог счета по оплате услуг связи. Предложенную нами рационализацию следует продумать и доработать для практического применения. А для этого нужно знать, что нормы гл. 21 НК РФ и Постановления Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по НДС» не содержат ограничений на введение в бланки счетов-фактур дополнительных реквизитов.

Таким образом, заполнение УПД согласно требованиям к счету-фактуре с дополнительными реквизитами, удовлетворяющими требованиям к бухгалтерской «первичке», позволяет использовать документ как счет-фактуру и как учетный документ о передаче товара (оказании услуги). Иными словами, в Письме ФНС РФ от 04.04.2016 № ЕД-4-15/5702 авторы «дают добро» на модификацию УПД.

Вернемся к услугам связи. В частности, универсальный счет на оплату указанных услуг (УСО) целесообразно дополнить информацией, характеризующей оказание услуг, а не передачу товаров. В частности, нелишним будет привести данные о продолжительности соединений, их стоимости в разрезе каждого вида предоставляемых услуг, остатке на лицевом счете абонента. При этом не советуем сокращать базовый вариант – УПД, разработанный налоговиками. Он включает все необходимые реквизиты, предусмотренные разными видами законодательства и исключение любого из обязательных данных может вывести документ из сферы применения того или иного законодательства (бухгалтерского, налогового «прибыльного» или косвенного).

Покажем на схеме место УСО по сравнению с другими документами на отгрузку.

Как видим, УСО – нечто среднее между обычным счетом на оплату услуг связи и универсальным передаточным документом, имеющим признаки общей «первички».

Отметим, что в части отраслевого права операторам предоставлена свобода в выборе данных, вносимых в счет на оплату услуг связи или в ином документе, его фактически заменяющем. То есть, если оператор не укажет упомянутые выше сведения, характеризующие оказание услуг, это будет в рамках законодательства. Но не следует забывать о возможных претензиях. В отсутствие необходимой информации для урегулирования споров с абонентами придется формировать иной документ, характеризующий оказание услуг связи в стоимостном и натуральном выражении.

Цель применения УПД или, вернее, его модификации (УСО) – в сокращении документооборота, а не разработке еще одного документа для снижения рисков, связанных с подтверждением соблюдения требований того или иного законодательства.

Почему нужно обратить внимание на подписи?

Потому что они идентифицируют лиц, ответственных за оформление документов и за совершение хозяйственных операций. Значит, с них и можно спрашивать по документообороту, а не искать виноватых среди неопределенной группы персонала.

На подписях уполномоченных лиц налоговики делают акцент в Письме от 23.09.2016 № ЕД-4-15/17910. К компетентным на подписание счетов-фактур и на оформление «первички» сотрудникам они добавляют лиц, в компетенцию которых входит подписание юридически значимых документов о приемке-передаче оказанных (потребленных) услуг. Если все названные лица – это разные сотрудники, то получается, что в УПД нужно предусмотреть место для подписей трех уполномоченных лиц. На самом деле в указанном документе предостаточно места для подписей уполномоченных лиц. Помимо трех мест, «позаимствованных» из счета-фактуры, – двух для «автографов» представителей организации (руководителя и главного бухгалтера) и одного для индивидуального предпринимателя, – в УПД есть отдельные места для подписей:

ответственного за правильность оформления факта хозяйственной жизни, причем для обеих сторон договора;
принявшего товары (услуги), результаты работ лица.

Последнее поле как раз может подписать сотрудник, о котором упомянули налоговики и в компетенцию которого входит подписание юридически значимых документов о приемке-передаче оказанных (потребленных) услуг. В итоге если все посчитать, то в УПД, выписанном на отгрузку товаров и оказание услуг, должно быть не менее шести подписей:

руководителя и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц;
ответственных за правильность оформления факта хозяйственной жизни с обеих сторон (как от продавца (исполнителя), так и от покупателя (заказчика));
передавшего товары (услуги) лица и лица, их принявшего.

Причем не обязательно привлекать столько сотрудников для подписания документов. Соответствующие полномочия с обеих сторон могут иметь и разные лица, и лица, наделенные комплексом полномочий, на что тоже обращает внимание ФНС в названном выше письме. В свою очередь добавим, что целесообразно предоставить право расписываться в УПД двум лицам, одно из которых является работником бухгалтерии и совмещает полномочия по подписанию УПД от имени руководителя, главного бухгалтера и лица, ответственного за правильность оформления факта хозяйственной жизни, а другой выполняет функцию фактического приемщика-сдатчика и подтверждает принятие (сдачу) товаров, услуг.

Такой упрощенный вариант оптимален для небольших организаций, которые при малом штате могут предоставить подписание УПД одному только бухгалтеру, что логично с точки зрения рациональности, но в то же время повышает риски касательно правильности составления и объективности информации в документе, заверенном одним уполномоченным лицом. У операторов связи при высоком уровне организации системы внутреннего контроля УПД могут подписывать двое или трое уполномоченных лиц. Это бухгалтер и лицо, принявшее (передавшее) товары (услуги), а также внутренний контролер – лицо, ответственное за подписание юридически значимых документов.

Что еще нужно знать об УПД?

Оператор связи выступает и в роли исполнителя услуг, и в роли заказчика (покупателя товаров). УПД он может получить от поставщика, у которого приобретены товары (работы, услуги). В документе может быть выделен НДС, который вправе принять к вычету оператор, выступающий в роли покупателя. Объединение бухгалтерского и налогового документа не может лишить компанию ни возможности учитывать оформленный факт хозяйственной жизни в целях бухгалтерского учета, ни возможности использовать право на вычет по НДС (Письмо ФНС РФ от 04.04.2016 № ЕД-4-15/5702).

Универсальный документ одновременно может заменить несколько отгрузочных документов на передачу товаров, выполнение работ и оказание услуг. Если все перечисленные объекты гражданских прав реализуются в рамках одного договора, то в определенных ситуациях бухгалтер вправе оформить несколько операций одним УПД.

Может показаться, что это не согласуется с одним из основополагающих требований Закона о бухгалтерском учете, а именно: каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Здесь идет речь не о том, что на каждую операцию должен иметься только один «самостоятельный» документ. Законодатель имеет в виду, что хозяйственная операция должна быть документально подтверждена, а как – отдельным или общим документом – это выбор правоприменителя. Он может составить один документ на несколько операций. Главное, чтобы такие «комплексные» документы были легитимны, то есть отражали достоверную информацию о реальной хозяйственной операции (кроме мнимых и притворных сделок).

Кредит Кредит ). Все перечисленные записи могут быть отражены на основании одного УПД или его аналога УСО, который могут использовать в таком же качестве операторы связи. Напоминаем: рационализация должна происходить в рамках действующего законодательства, что обязывает внимательно отнестись к разработке и применению универсального документа.

* * *

В итоге можно констатировать, что операторы связи могут упростить свой документооборот с помощью универсального передаточного документа. Правда, для этого нужно совершить ряд действий, чтобы полноправно заменить обязательный отраслевой документ (счет на оплату услуг связи) аналогом – универсальным счетом на оплату услуг связи и передачу товаров (средств связи), который можно использовать также как бухгалтерскую «первичку» и как подтверждающие налоговые документы.