Когда выдаются расчетные листы по заработной плате. Предназначение и расшифровка расчетного листка по заработной плате

« Назад

Выплата заработной платы не ограничивается только перечислением денег сотрудникам. Каждый работодатель обязан вручать своим работникам еще и расчетный лист.

Цель выдачи этого документа - сообщить человеку, из чего складывается его доход. Обязанность информировать о составных частях зарплаты закреплена в ст. 136 Трудового кодекса РФ. Если этого не делать, на вас ложится административная ответственность в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ. Более того, применение неутвержденной формы листа тоже будет нарушением и грозит штрафом.

Формат расчетного листа вы можете установить сами, так как в законодательстве шаблонов нет. Нередко компании используют форму из программы 1С. При этом, утверждая лист, надо опираться на правила принятия внутренних документов и учитывать мнение профсоюза, если он у вас есть. Наш опыт прохождения проверок ГИТ показывает, что инспекторы трактуют эту норму следующим образом: расчетный лист утверждается как приложение к правилам внутреннего трудового распорядка (ПВТР) или в виде отдельного документа, например, приказа, с которым надо ознакомить всех работников.

Несмотря на то, что расчетный лист несет только информационную функцию, каждый вид выплаты и удержания должен быть указан отдельно. Что именно сообщать работникам, прописано в ТК РФ:

1. Все составные части зарплаты за месяц. В зависимости от системы оплаты труда сюда относятся: оклад, премии, компенсации, специальные надбавки (региональные коэффициенты, в том числе северные надбавки, надбавки за вредность и т.д.), работа в выходные, сверхурочные. Если вы применяете северные надбавки, в расчетном листе отдельно указывайте оклад, процент надбавки и ее конкретную сумму.

2. Другие непостоянные начисления: отпускные, компенсации за нарушение срока выплаты заработной платы и т.д.

3. Размеры и основания удержаний, в частности, сумма НДФЛ и алименты.

4. Общая сумма выплаты.

Кстати, если вы оплачиваете питание работников, снимаете квартиры некоторым специалистам или даете другие «бонусы» (оплата занятий спортом, поездок, мобильной связи и т.д.), такие поощрения могут быть признаны зарплатой в неденежной форме.

Поэтому их, а также удержанный НДФЛ обязательно надо указать в расчетном листе.

Периодичность оформления расчетного листа

Часто возникают вопросы о периодичности подготовки расчетного листа. В соответствии со ст. 136 ТК РФ зарплату необходимо выплачивать не реже, чем каждые полмесяца. Похожая ситуация и с отпуском: он должен быть оплачен не менее, чем за 3 рабочих дня до его начала. Многие полагают, что и расчетный лист в этих случаях надо готовить отдельно. Спешу успокоить: на практике он не оформляется при начислении аванса и отпускных. Одного листа в месяц при выдаче зарплаты (окончательном расчете) достаточно, и отпускные указываются здесь же.

Такого мнения давно придерживается и Роструд в Письме от 24.12.2007 N 5277-6-1 «Об отпуске с последующим увольнением». Кстати, при увольнении лист выдается в день окончательного расчета с сотрудником.

Как вручать расчетный лист

Способ вручения листка - еще один из актуальных вопросов. Вполне понятно ваше желание направлять его по электронной почте, экономя время и бумагу. К тому же не всем интересно, из чего состоит зарплата, особенно если сотрудник не болел и не был в отпуске в конкретном месяце.

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» разделяет документы в письменной и электронной формах. Соответственно, это два разных документа. ТК РФ разрешает отправить лист по e-mail дистанционным работникам, а, следовательно, всем офисным сотрудникам надо вручать лично под роспись в бумажном виде. Конечно, на практике это непросто. Тем более, что многие получают зарплату на банковскую карту, а не в кассе организации, где можно было бы выдать и расчетный лист. Увы, но при проверке инспекторы ГИТ обязательно спросят, выдавали ли вы листы работникам и попросят подтвердить это. Поэтому необходимо не просто дать документ сотруднику, но и получить его подпись. Перспектива ежемесячно бегать за каждым работником вряд ли понравится, но, к счастью, можно соблюдать закон и при меньших трудозатратах.

Прежде всего пропишите в вашем локальном документе, например, в ПВТР, что в день выплаты зарплаты (окончательной оплаты за период) работники должны получить расчетные листы в бухгалтерии с 9:00 до 18:00. Это соответствует закону, так как вы исполняете ст. 136 ТК РФ. И тогда те, кому документ нужен, придут за ним сами. А если не придут, то нарушат корпоративные требования, ведь вы организовали выдачу и создали условия для получения листов работниками.

В то же время и офисные сотрудники могут получать документы по электронной почте. В этом случае главное - убедиться, что сообщения защищены и у вас есть подтверждение получения письма. Кроме того, оставьте работникам возможность получать лист лично в бухгалтерии, как описано выше. Такая схема потребует от вас несколько шагов. Прежде всего укажите в ПВТР, что по желанию работников документы могут направляться в защищенной форме на корпоративные или личные электронные адреса. Защита нужна, чтобы другие люди не могли посмотреть чужие листы. Затем попросите сотрудников написать заявления о желании получать расчетный лист по e-mail на конкретный почтовый адрес. А для фиксации даты рассылки и получения сообщений используйте функцию «подтверждение прочтения письма». Эта опция есть во всех почтовых программах. Однако имейте в виду, что передача файла по почте не ограничивает право получать и бумажную версию. А когда расчетный лист вручается лично, не забывайте получать подпись сотрудника в учетном документе. Это может быть журнал или ведомость выдачи, отрывная часть самого листа.

Ответственность

В завершение темы напомню о рисках. За отсутствие утвержденного расчетного листа или несвоевременную его выдачу организации грозит штраф в размере до 50 000 руб., а руководителя компании, в случае повторного нарушения, могут дисквалифицировать на срок от полугода.

Но штраф - не единственный риск, ведь инспекторы приходят с проверками нечасто.

Расчетный лист станет вашим весомым аргументом в случае судебного разбирательства. Его выдача доказывает, что в день получения зарплаты сотрудник знал о ее составных частях, и именно с этого дня начинается срок исковой давности в случае спора о недоплате.

Копирование и любая переработка материалов с сайта neohr.ru запрещены

Комментарии

Комментариев пока нет

Главная — Консультации

Выдача расчетных листков

Обязательно ли выдачу заработной платы работнику следует сопровождать расчетным листком? Какова периодичность выдачи расчетных листков? Существует ли ответственность за нарушения порядка выдачи расчетных листков?

Выдача расчетного листка — это право или обязанность работодателя?

Ответ на этот вопрос содержится в ч. 1 ст. 136 ТК РФ. В ней сказано, что при выплате заработка работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

  • о составных частях зарплаты, причитающейся ему за соответствующий период (в том числе в виде выплат в неденежной форме);
  • иных начисленных ему суммах, в том числе о денежной компенсации, если работодатель нарушил установленный срок выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других причитающихся ему выплат;
  • общей начисленной сумме;
  • размерах и основаниях произведенных удержаний из заработной платы;
  • сумме, подлежащей выплате.

Документом, содержащим такую информацию, является расчетный листок. Следовательно, его выдача сотрудникам является обязанностью работодателя. Причем эта обязанность установлена для всех работодателей независимо от способа выдачи заработной платы: расчетные листки обязаны предоставлять работникам и те работодатели, которые выдают зарплату наличными из кассы, и те, которые перечисляют ее на банковскую карту (Письмо Роструда от 18.03.2010 N 739-6-1).

Примечание. Расчетные листки должны выдаваться всем сотрудникам, в том числе совместителям, надомникам, дистанционным работникам.

Если работодатель подготовит расчетный листок, но не выдаст его, а лишь разъяснит работнику право на получение, то нормы ст. 136 ТК РФ будут нарушены.
Унифицированной формы расчетного листка нет, поэтому работодатель должен разработать ее самостоятельно (ч. 2 ст. 136 ТК РФ). Многие работодатели используют и утверждают для своей компании форму, которая есть в бухгалтерской компьютерной программе (см. образец на с. 72).
Форма расчетного листка утверждается с учетом мнения представительного органа работников в порядке, определенном ст.

372 ТК РФ (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).

Примечание. Как выдавать расчетные листки сотрудникам, заработная плата которым выдается не наличными, а перечисляется на банковскую карту
Порядок выдачи расчетных листков при перечислении заработной платы на банковскую карту законодательством не установлен. Компания может установить его сама, например, приказом руководителя, определяющим форму расчетного листка (Письмо Роструда от 18.03.2010 N 739-6-1). В приказе можно предусмотреть выдачу расчетных листков как в бумажном виде, так и в электронном (например, по электронной почте). Важно, чтобы установленный порядок выдачи расчетных листков был удобен для работников.

Как часто нужно выдавать расчетный листок?

По правилу, установленному в ч. 6 ст. 136 ТК РФ, заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным и трудовым договорами.
Поскольку работодатель обязан выплачивать заработную плату два раза в месяц, то и расчетных листков должно быть два. Ведь законодатель четко установил, что листок выдается при выплате заработной платы, причем не важно, аванс это или заработная плата. Однако на практике работодатели не сопровождают выдачу аванса и других межрасчетных выплат (например, отпускных, командировочных, материальной помощи) расчетным листком, а выдают его при окончательном расчете за месяц (Письмо Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1). И это вряд ли будет нарушением, так как главная функция расчетного листка — известить работника о всех начислениях и удержаниях за месяц.

При увольнении сотрудника компания должна выдать ему расчетный листок в день окончательного расчета с ним .

Порядок заполнения расчетного листка рассмотрим на примере.

Пример . В ООО "Ветер" установлена пятидневная рабочая неделя. Положением об оплате труда, действующим в компании, предусмотрена выплата сотрудникам:

  • аванса в размере 50% от оклада не позднее 20-го числа текущего месяца;
  • заработной платы за вторую половину месяца — не позднее 10-го числа следующего месяца;
  • ежемесячной премии в размере 30% оклада. Премия рассчитывается пропорционально отработанному времени.

В компании в должности дизайнера работает С.А. Васильева. Оклад сотрудницы — 30 000 руб.

С 1 по 8 августа 2013 г. она болела. Сумма пособия по временной нетрудоспособности составила 9600 руб.

Права на стандартные налоговые вычеты она не имеет.

26 августа 2013 г. С.А. Васильева получила материальную помощь в размере 4000 руб. (с начала года это первая материальная помощь).

Как в расчетном листке работницы за август 2013 г. будет отражена сумма начислений и удержаний?

Решение. Рассчитаем размер заработной платы за отработанное время в августе 2013 г.

Он равен 21 818,18 руб. (30 000 руб. : 22 раб. дн. x 16 раб. дн.).

Премия за отработанное время в августе составит 6545,45 руб. [(30 000 руб. x 30%) : 22 раб. дн. x 16 раб. дн.].

Сумма НДФЛ за август 2013 г. с начисленных сумм равна 4935 руб. [(21 818,18 руб. + 9600 руб. + 6545,45 руб.) x 13%].

10 сентября работодатель выплатил С.А. Васильевой заработную плату за вторую половину августа в размере 18 028,63 руб. (21 818,18 руб. + 6545,45 руб. + 9600 руб. + 4000 руб. — 4935 руб. — 15 000 руб. — 4000 руб.).

Образец заполнения расчетного листка за август 2013 г. приведен ниже.

Образец

Расчетный листок С.А. Васильевой за август 2013 года

РАСЧЕТНЫЙ ЛИСТОК

Табельный номер

Месяц/Год

август 2013

Васильева

Код подразделения

Светлана

Должность/

профессия

Дизайнер

Отчество

Александровна

Вид начисления

удержания

По табелю

Пособие по

нетрудоспособности

удержано

Материальная

Выплачено

Ежемесячная премия

матпомощи

за август

Зарплата

за август

Всего начислено

выплачено

Оштрафуют ли компанию за отсутствие расчетного листка?

Трудовая инспекция может оштрафовать компанию как за отсутствие расчетного листка, так и за несвоевременную его выдачу сотрудникам.
Размер штрафа составит (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

Сентябрь 2013 г.

Зачем нужен журнал регистрации выдачи расчетных листков

Каждый работодатель обязан ежемесячно извещать сотрудников о размерах начисленной заработной платы, произведенных удержаниях и выплатах. Требование закреплено в ст. 136 ТК РФ. Чтобы упростить процесс информирования об особенностях и тонкостях, наниматель вправе утвердить произвольный бланк расчетного листка (далее — расчетка, квиток) и ежемесячно выдавать его работникам.

Квитки необходимо выдавать независимо от способа получения заработной платы, соблюдая установленные временные рамки — не позднее дня, в котором производилась выплата заработной платы.

За нарушение действующего законодательства контролирующие органы могут выписать штраф: на должностное лицо от 1000 до 5000 рублей и на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП). Доказать факт своевременной и регулярной выдачи квитков без документального подтверждения сложно. Поэтому разработайте и утвердите образец журнала получения расчетных листков под роспись — это позволит избежать штрафных санкций от трудовой инспекции.

На основании чего составляется журнал

Унифицированной формы для книги учета расчетных листков не предусмотрено, это дает организациям полную свободу в формировании документа. Разрабатывать бланк следует с учетом специфики деятельности организации государственного сектора или прочих отраслевых особенностей.

Вы можете скачать образец журнала учета выдачи расчетных листков ниже.

Утвердить документ нужно приказом руководителя организации. Если в ней несколько подразделений с большим количеством трудящихся, удобнее создать документ на каждое подразделение. Не забудьте про временных и внештатных сотрудников, расчетные листки должны выдаваться всем наемным работникам без исключения.

Журнал прошивается, при этом на последней странице требуется поставить гербовую печать и указать общее количество страниц (цифрами и прописью). На титульном листе указывается основная информация об организации (подразделении), сроки ведения и хранения. Обязательно укажите информацию о должностном лице, которое отвечает за ведение документа.

Не забудьте закрепить в должностной инструкции назначенного сотрудника обязанность вести и хранить журнал.

Образец журнала регистрации выдачи расчетных листков

Вести журнал удобнее в виде таблицы. Наименования граф могут быть любыми, но следующие указать обязательно:

  • порядковый номер записи;
  • ФИО работника;
  • должность;
  • табельный номер;
  • дата выдачи квитка;
  • подпись.

Особенности ведения и порядок заполнения утвердите вместе с формой документа. Там же зафиксируйте, что вносить изменения задним числом не допускается. Разработайте и пропишите в приказе правила исправления ошибок. Под подпись ознакомьте ответственное лицо с правилами ведения документов.

На федеральном уровне утверждены основы предоставления расчетного листка по зарплате. Они конкретизируется локальными актами работодателя.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Главный принцип – строгая формальность, своевременность, достоверность информации.

У работника должно быть представление о начисленной заработной плате, включая взносы и отчисления, которые производит за него работодатель.

Когда зарплату за работника по доверенности получает другой человек, следует поинтересоваться предусмотрена ли в доверенности возможность получать расчетные листы. Если содержание доверенности носит универсальный характер, то работодатель должен выдать лист на руки доверителю сотрудника.

Исходя из содержания документа, сотрудник видит:

  • из каких компонентов складывается его зарплата;
  • размер чистого дохода;
  • величину дополнительных платежей и премий;
  • удержания и отчисления.

В сумму оплаты по расчетным листам включены: оклад, сверхурочные, оплата работы в праздники, больничные и др.

Большинство организаций по-прежнему не выдают сотрудникам ежемесячно на руки такие документы, что формально считается правонарушением.

Расчетный листок предоставляет не только основной работодатель, но руководитель предприятия, где работник трудится по совместительству.

Документ также могут получить надомные сотрудники или работники, сотрудничающие с предприятием на дистанционной основе.

Что это такое?

Расчетный лист считается документом, подтверждающим правильность и полноту сотруднику зарплаты. В нем обозначены размеры отчислений и удержаний, которые работодатель должен проводить по закону.

В их перечень включены:

Когда выдается?

Расчетный лист должен выдаваться ежемесячно. Вместо документа получение зарплаты может подтверждаться подписью в платежной ведомости или электронным способом.

Иногда предусмотрена форма листа в виде отрывного документа – как составной части основной ведомости для оплаты труда сотрудников на предприятии (в качестве квитанции).

Законодательная база

Обязанность работодателя выдавать расчетный лист обозначена в .

Защита персональных данных сотрудника проводится согласно ФЗ № 152.

Правила, регулирующие порядок оформления расчетного документа, устанавливаются в письмах Минтруда. Среди них – Письмо от 21.02.2017 № 14, которое позволяет рассылать расчетные листы сотруднику по электронной почте.

Гарантия получения расчетных листов для дистанционных работников установлена в ТК РФ – ст. 312.1.

Расчетный листок по зарплате сотрудникам

Расчетный листок по зарплате должен быть разработан работодателем и оформлен его письменным распоряжением. Единой формы документа не предусмотрено. Но бланк есть в учетных программах, например, в 1C Зарплата.

Готовая форма удобна для заполнения. Записи в нее вносятся исходя из ведомостей, первичных документов. Бланк распечатывается на принтере.

Правила выдачи расчетных листов могут быть согласованы в коллективном договоре и принимаются с учетом позиции профсоюзного органа.

Сроки выдачи

Трудовым законодательством предусмотрена обязанность выплачивать сотруднику зарплату 2 раза в месяц.

Расчетный лист может быть предъявлен каждый раз после перечисления работника заработанной суммы.

Конкретного срока передачи работнику расчетного листа в бумажной или электронной форме не предусмотрено.

Документ обязателен . При выдаче отпускных расчетный лист сотруднику не передается.

Зарплата на карту

Перечисление денег на карту не освобождает работодателя от обязанности передавать расчетный лист. Он оформляется под роспись сотрудников.

Распространено использование журнала для учета расчетных листков, хотя обязанность оформления такого документа на общероссийском уровне не предусмотрена.

На больничном

Начисленные и выплаченные суммы больничных также учитываются. Вычислениями занимается бухгалтер. При необходимости, он обязан разъяснять сотруднику содержание полученного документа.

У расчетного листа нет прямой юридической силы, но он может служить в качестве доказательства на судебном процессе.

В электронном виде

В 2019 году предусмотрена возможность направлять расчетные листы на электронную почту сотрудника.

Документ можно отправить на корпоративную почту или разместить на сайте организации – на личной странице сотрудника. До этого следует взять у работника согласие на обработку персональных данных.

Как читать?

Чтобы выяснить, как разобраться в содержании расчетного листа, нужно обратить внимание на таблицу и суммы, указанные в ней.

Информация в расчетном листе размещена в специальных графах и представлена в цифровой форме.

В каждой графе указано наименование выплаты (удержания, отчисления) и его суммы.

Расшифровка

Под таблицей бланка расчетного листа указаны формулы подсчета платежей в каждой графе (гр.):

  1. Гр. 1 = Гр. 6 – Гр. 9 – Гр. 10.
  2. Гр. 6 = Гр. 3 + Гр. 4 + Гр.5.
  3. Гр. 7 = Гр. 6 – Гр. 2) × 13%.
  4. Гр.9= Гр. 7 + Гр. 8.
  5. Гр. 10 = Гр. 3 × 40%.
  6. Гр. 11 = Гр. 1.
  7. Гр.12 = Гр. 10 + Гр. 11.
  • гр. 1 – общая выплата;
  • гр. 2 – суммы социальных и имущественных вычетов;
  • гр. 3 – суммы оклада НДФЛ;
  • гр.4 – ежемесячная доплата (премия);
  • гр.5 – доплата за руководство структурным подразделением;
  • гр.6 – общая сумма начислений;
  • гр. 7 – НДФЛ;
  • гр. 8 – добровольные страховые суммы;
  • гр.9 – общая сумма удержания;
  • гр. 10 – первая сумма, перечисленная через кассу в банк (аванс);
  • гр. 11 – последующая сумма, начисленная сотруднику (получка);
  • гр. 12 – общая сумма выплат.

Образец

В расчетном листе указывается наименование организации, ФИО сотрудника, его номер по рабочему табелю. Могут быть указаны структурное подразделение, отдел, филиал организации, где трудится работник.

Когда выдаются расчетные листы

Обычно документы рассматриваемого вида должны выдаваться сотрудникам за несколько дней до осуществления выплаты заработной платы, но в крайнем случае возможна их выдача и в день выплаты. Необходимо иметь в виду, что обычно выплата зарплаты осуществляется в два этапа с периодичностью две недели, а расчетный листок выдается работнику в день выдачи ему окончательного расчета за месяц.

Данный документ обязателен к выдаче только при расчете оплаты труда. Отдельно составлять его, например, при начислении отпускных выплат не следует.

Расчетный листок в обязательном порядке выдается уволенному сотруднику в день его окончательного расчета и официального увольнения.

Расшифровка статей расчетного листа

Формат бланка расчетного листа не закреплен на законодательном уровне. Однако данный документ должен содержать такие разделы:

  • начислено;
  • удержано;
  • выплачено;
  • к выплате.

Некоторые работодатели вместо статей заработной платы указывают в листках коды выплат — в таком случае рядом с кодом обязательно должно быть пояснение с наименованием начисления или удержания либо сотрудники должны быть ознакомлены со значениями кодов.

Пункт «Начислено» отображает размер начисленной заработной платы согласно трудовому соглашению: оклад, надбавки, доплаты, премии. Здесь же указывается размер оплаты отпускных дней, листка нетрудоспособности, матпомощи по ТК РФ или по приказу работодателя. Отпускные начисляются сотруднику по усредненному заработку за предыдущие 12 месяцев. Больничные рассчитываются исходя из доходов работника за последние 2 года. То есть если заработок сотрудника за эти периоды был меньше, чем в настоящее время, то, соответственно, размер отпускных и больничных выплат будет ниже.

Раздел «Удержано» содержит суммы, которые удерживаются из зарплаты работника:

Пункт «Выплачено» должен отражать уже выплаченные в течение месяца суммы работнику: аванс, отпускные.

«К выплате» — здесь указывается основная сумма, подлежащая перечислению сотруднику.

Образец расчетки по зарплате приведен ниже.

Порядок выдачи документа

Ниже перечислим основные правила порядка выдачи расчетных листов по заработной плате:

  1. Расчетный лист должен предоставляться сотрудникам два раза в месяц. Согласно действующему законодательству (ст. 136 ТК РФ) он должен выдаваться в день выдачи работникам заработной платы (два раза ежемесячно). Но Федеральная служба по труду и занятости считает целесообразной только единоразовую выдачу данного документа в месяц при выплате второй части заработка. Когда выплачивается аванс, сведения о деталях зарплаты конкретного сотрудника могут быть не сформированы окончательно.
  2. Расчетка должна быть составлена по форме, которая утверждена локальными нормативно-правовыми документами. Форма может быть взята из бухгалтерской программы или разработана самостоятельно. Если форма не утверждена внутренним нормативным документом, это является основанием для наложения на предприятие штрафных санкций.
  3. Данный документ может формироваться как в бумажном, так и в электронном формате, что также должно быть закреплено в документах предприятия (трудовой договор, коллективный договор и др.). При выдаче заработной платы путем перевода на банковскую карту оформление и выдачу расчетки лучше осуществлять в электронном виде.
  4. Заверение расчетки подписями или штампами предприятия не требуется. Но если сотрудник просит произвести данные действия в целях предоставления листка в суд, то это требование желательно выполнить.
  5. При начислении отпускных выплат расчетный листок не выдается. Отпускные не являются заработной платой, поэтому работодатель не обязан предоставлять расчетку в данной ситуации. В случае увольнения сотрудник должен получить окончательный расчет по всем видам выплат, и соответственно, на руки ему должны выдать расчетный лист по заработной плате с расшифровкой.
  6. Факт предоставления сотруднику рассматриваемого документа должен быть заверен документально. Можно выбрать один из трех способов:
  • вести специальную книгу учета выдачи расчетных листов с подписями работников о получении;
  • оформить место для подписи сотрудников в платежных ведомостях;
  • разработать форму листа в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии.

Штрафные санкции за непредоставление расчеток по зарплате сотрудникам

При невыдаче или несвоевременном предоставлении работникам организации расчетных листов по заработной плате инспекция по труду может привлечь руководство предприятия к административной ответственности.

Для предприятия лучшим вариантом будет разработка локального документа о порядке составления и выдачи расчеток по зарплате. В нем закрепляются вид извещения, сроки и способ выдачи. Если организация не предоставляет своим работникам расчетные листы, это грозит наложением штрафных санкций в размере 30-50 тыс. руб. (50-70 тыс. руб., если нарушение совершено повторно). Если наниматель является ИП, размер штрафа сокращается до 1-5 тыс. руб. и 10-20 тыс. руб. при нарушении повторно (п. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ).

Следует иметь в виду, что при повторном нарушении прав работников компании руководящее лицо (или ИП) может быть дисквалифицировано на период от года до трех лет.

Стандартный образец расчетного листа

Предприятие может самостоятельно устанавливать форму извещения и определять, когда выдавать расчетные листы по заработной плате. Но все-таки документ должен включать в себя такие обязательные пункты, как:

  1. Ф.И.О. работника и его номер по табелю.
  2. Период расчетных сумм по листку.
  3. Отработанное сотрудником время (в днях и часах).
  4. Статьи заработной платы.
  5. Основания и суммы отчислений.
  6. Сумма к выдаче.

Образец расчетного листа по заработной плате выглядит таким образом.

Расчетный лист служит извещением работника о сумме ожидаемой к получению зарплаты за месяц. Универсальная форма этого документа законом не утверждена, поэтому каждое предприятие должно самостоятельно разработать форму и регламент выдачи таких извещений. В расчетном листе по заработной плате должны быть указаны: заработная плата в разбивке на составляющие (оклад, доплаты, надбавки, премии и пр.), прочие начисления (оплата дней нетрудоспособности, компенсации и др.), удержанные суммы и основания для них (налог на доходы, алиментные выплаты и др.), итоговая сумма к выплате. При невыдаче работодателем расчетных листов своим сотрудникам законодательством предусмотрено наложение штрафа.

Например: Дата выдачи аванса(предшествующий заработной плате месяц) Дата выдачи заработной платы Дата выдачи расчетного листка 15 1 1 16 2 2 17 3 3 18 4 4 19 5 5 20 6 6 21 7 7 22 8 8 23 9 9 24 10 10 25 11 11 26 12 12 27 13 13 28 14 14 29 15 15 30 31 В некоторых организациях деньги выдаются бухгалтером через кассу. В этом случае расчетка выдается работнику в момент получения денежных средств. Но в последнее время чаще всего работодатели перечисляют деньги сотрудникам на банковскую карту. Тогда документ выдается заранее в бухгалтерии. Как подтвердить факт его вручения работнику? Есть следующие способы:

  • в форме документа предусматривается отрывная часть. В момент получения гражданин ставит на ней свою подпись;
  • также можно вести специальный журнал учета.

Порядок выдачи расчетных листков

Он вносит свои предложения по его созданию и корректирует уже имеющиеся разделы. Утверждение приказом формы должно быть осуществлено повторно при смене программы и листа, а также внесении изменений в сам документ. Как подтвердить факт Факт выдачи расчетного листа подтверждается несколькими способами.
Если не сделать этого, то сотрудники трудовой инспекции могут привлечь работодателя к ответственности. Процедура подтверждения возможна с помощью:

  • ведения журнала учета и выдача документа под роспись;
  • разработки отдельной графы в платежной ведомости для подписания сотрудником в момент выдачи листа;
  • составление формы, которая имеет отрывную часть (она будет передаваться после подписания сотрудником обратно работодателю).

При выборе метода выдачи стоит помнить, что расчетный лист является документом, содержащим персональные данные.

Условия выдачи расчетного листка по заработной плате

Расчетные листки по зарплате: как правильно выдавать 2018 В ТК РФ не утверждена единая форма для этого документа. Поэтому работодатель имеет право разработать ее самостоятельно. Многих граждан интересует порядок выдачи расчетных листков по заработной плате.

Согласно ст. 136 ТК РФ, наниматель обязан выплачивать своим работникам зарплату два раза в месяц (аванс и основная часть). Но выдача расчетных листков по зарплате, согласно Трудовому кодексу, может осуществляться раз в месяц при окончательном расчете, т. к. составные части заработной платы при выдаче аванса еще не известны. В ней должна содержаться информация обо всех произведенных начислениях и удержаниях.

Когда выдаются расчетные листки: до зарплаты или после Сроки выдачи расчетных листков по зарплате сотрудникам законодательно не установлены и могут определяться работодателем самостоятельно.

Зарплата 10 числа,за сколько дней должен выдаваться расчетный листок?

Важно

Штрафные санкции увеличиваются, если нарушение допущено лицом, ранее уже подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ). Так, для должностного лица штраф максимально может вырасти до 20 000 рублей, для организации – до 70 000 рублей. К тому же ответственный работник может быть дисквалифицирован на срок от года до трех лет.

К сведению СвернутьПоказать Лицо, которому назначено административное наказание за совершение административного правонарушения, считается подвергнутым данному наказанию со дня вступления в законную силу постановления о назначении административного наказания до истечения года со дня окончания его (постановления) исполнения (ст. 4.6 КоАП РФ). Еще один важный момент. Если работник решит обратиться с иском к работодателю в суд, то подать исковое заявление согласно ст.

Когда выдается расчетный лист по заработной плате?

Также экземпляр распечатки расчетного листка, содержащий данные о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате, ежемесячно вкладывается (вклеивается) в лицевой счет работника (по) на бумажном носителе. Мнение СвернутьПоказать Галина Изотова, руководитель юридической службы аудиторской компании МКПЦ Специалисты по кадрам и бухгалтеры единодушны: форму расчетного листка пора менять. Мы широко применяем современные технологии в работе и в жизни, но до сих пор законодательство требует обязательной письменной формы расчетного листка.
Этот вопрос поднимают и на сайте Онлайнинспекция.рф, где ведется обсуждение избыточных требований трудового законодательства.

Расчетные листки

Так вот, расчетные листки достаточно выдавать при начислении и выплате зарплаты за вторую половину месяца, когда определены все ее составляющие, так как при выплате зарплаты за первую половину месяца (так называемого аванса) отдельные ее составные части могут быть еще не определены. На вопрос, надо ли расчетные листки выдавать при выплате отпускных, Роструд в письме от 24.12.2007 № 5277-6-1 ответил, что поскольку оплата отпуска из расчета среднего заработка не является выплатой заработной платы, то и основания специально выдавать расчетный листок работнику при выплате отпускных сумм отсутствуют. А вот при увольнении сотрудника расчетный листок следует выдать в день увольнения, т.к.

при прекращении трудового договора работодатель обязан произвести с ним окончательный расчет в виде зарплаты и иных причитающихся работнику сумм именно в день увольнения (ст. 140 ТК РФ).

Расчетный листок по зарплате: как и когда выдавать

Некоторые работодатели считают – и, замечу, ошибочно – что, изменив порядок выплаты заработной платы с наличного на безналичный расчет, они не должны выдавать работникам расчетные листки (особенно в случае, когда работнику на мобильный телефон приходит сообщение о перечислении на его счет средств от работодателя, в котором указан конкретный размер суммы). Обязанность информировать работников о начисленной и выплаченной им заработной плате, обо всех ее составных частях, а также о размерах удержаний никто не отменял. Такого же мнения придерживаются специалисты Федеральной службы по труду и занятости в комментариях на сайте Онлайнинспекция.рф.
Не так давно через этот сервис задавали вопрос: «Выплата заработной платы переведена на карточку. С тех пор я не имею возможности контролировать свою зарплату.

Как выглядит расчетный лист по заработной плате?

В случае отсутствия выдачи расчетного листа можно говорить о нарушении статьи 136 ТК РФ. к содержанию Как правильно выдавать: порядок и правила выдачи Как уже было указано, данный листок выдается сотрудникам компании ежемесячно. Он может выдаваться через кассу, если зарплата перечисляется в виде наличности. Если зарплата начисляется на банковские карты служащих, то в день перечисления заработной платы. Либо же передачей документов может заниматься уполномоченное лицо в определенный установленный день месяца. Составлением расчетного листка могут заниматься следующие лица:

  • Работник профсоюза.
  • Работник бухгалтерии, если организация мала для создания профсоюза.
  • Сам предприниматель, если работник является сотрудником ИП.

Указанный документ относится к личным данным, поэтому передается исключительно в руки сотруднику.

Сроки выдачи расчетных листков по зарплате сотрудникам

При получении заработной платы каждый сотрудник должен получить на руки расчетный лист. Несмотря на то, что порядок предоставление документа работнику является не правом, а обязанностью работодателя, многие руководители уклоняются от выдачи. В бухгалтерии нередко слышится мнение, что зарплата белая, а значит попросту печатать и переводить листы смысла нет.


Они выдают квитанции только по требованию. Выдача расчетного листка по заработной плате прописывается в трудовом законодательстве. Поэтому в каждом учреждении должен соблюдаться порядок предоставления документа сотруднику. Основные детали Расчетный листок по заработной плате является важным документом для сотрудника и самого работодателя.


Необходимо знать требования законодательства по поводу его выдачи, а также основные обязательства руководства учреждения перед работником.

Правила выдачи расчетных листков по зарплате

Внимание

В связи с этим руководству компании необходимо утверждать форму расчетного листа самостоятельно. (Картинка кликабельна, нажмите для увеличения) Это может быть сделано либо посредством отдельного локального акта в организации, либо при помощи специального приказа. Последний может быть включен в:

  • учетную политику организации;
  • правила трудового распорядка в организации.

Применение не утвержденной формы крайне не рекомендуется, поскольку это может повлечь за собой большое количество споров, судебных исков и других возможных неприятностей. Однако, несмотря на отсутствие образца для расчетного листа в соответствующих нормативных актах, принятие такового не должно встать проблемой, поскольку любая современная компания пользуется специальными бухгалтерскими программами или вынуждена это делать.

Работодатели обязаны информировать сотрудников о том, из чего складывается сумма их заработка. Но вот о том, как выдавать листки работникам, многие не знают. Расскажем о том, как правильно выдавать расчетные листки по зарплате в 2019 году с учетом последних разъяснений Минтруда.

В соответствии с трудовым законодательством РФ, работодатели обязаны сообщать всем своим сотрудникам о начислениях заработка. Для этого работникам рассылают или выдают расчетный листок.

Однако поскольку порядок извещения работника о составных частях зарплаты ТК РФ не регламентирован, часто возникают вопросы по выдаче листков - их правильному оформлению и порядку предоставления работникам.

Компанию штрафуют, если работникам незнакома форма расчетного листка . Работодатели стали получать штрафы за то, что не извещают сотрудников о зарплате письменно.

Расскажем, как правильно выдавать извещения работникам.

Правила выдачи расчетных листков по зарплате в 2019 году

1. Расчетные листки выдают работникам не реже двух раз в месяц. По закону листок нужно выдавать при выплате зарплаты , то есть не реже двух раз в месяц (ст. 136 ТК РФ). Однако в Роструде считают, что достаточно выдавать его только при выплате второй части зарплаты, так как при выплате аванса информация может быть не полной.

2. Расчетные листки выдают только по форме, утвержденной локальными нормативными актами. Форма листка нормативно не утверждена, поэтому работодатель вправе утвердить ее самостоятельно отдельным приказом. Можно использовать форму справки из бухгалтерской программы или разработать свою. Главное - утвердить применяемую форму в порядке, установленном для принятия локальных нормативных актов. Применение неутвержденной формы - основание для взыскания штрафа за нарушение трудового законодательства.

3. Расчетный листок выдают за соответствующий период только с указанием всех начисленных работнику и удержанных с дохода сумм . Неполное заполнение - нарушение ТК РФ.

В расчетном листке указывают (ст. 136 ТК РФ):

  1. Составные части зарплаты за соответствующий период (оклад, надбавки, премии, коэффициенты и т.д.);
  2. Иные начисления (больничные, компенсации за задержку зарплаты или других выплат);
  3. Удержания из зарплаты и их основания (НДФЛ, алименты и пр.);
  4. Общую сумму к выплате.

Как оформлять расчетный листок, чтобы не пришла проверка.

4. Расчетные листки по зарплате можно выдавать как в бумажном, так и в электронном виде. Трудовой кодекс не содержит норм, которые определяли бы порядок выдачи работникам извещения по зарплате, поэтому листки можно выдать в распечатанном (бумажном) виде или направить по электронной почте, если такой порядок закреплен в трудовом договоре, коллективном договоре или ином локальном нормативном акте (письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).

Использовать обычную электронную почту небезопасно. Работодатель передает персональные данные работника. Чтобы не допустить их утечки, безопаснее пользоваться специальными программами. Правда, они не бесплатные.

5. Заверять расчетные листки печатью и подписью не нужно. В ТК нет требования о проставлении печати и подписей на них. Однако если работник просит или вы представляете документы в качестве доказательств в суде, то можно и заверить. Это не нарушение.

6. Расчетный листок при выплате отпускных не выдают. Отпускные - это не зарплата, поэтому выдавать извещение работодатель не обязан. А вот при увольнении работнику выплачиваются все полагающиеся суммы, в том числе зарплата, поэтому надо оформить лист в день увольнения в обязательном порядке.

8. Факт выдачи расчетных листков надо подтвердить документально. Здесь есть три варианта:

  • вести журнал выдачи расчетных листков, где работники будут расписываться;
  • внести в платежную ведомость отдельную колонку для подписи работников за получение;
  • сделать форму листка из двух частей - одна из них с подписью работника остается у организации.

Совет УНП

Безопаснее сразу прописать порядок работы с расчетными листками в локальном нормативном акте, например в положении об оплате труда. В нем можно утвердить форму извещения, периодичность и способ выдачи.

За невыдачу сотрудникам листков по зарплате организации грозит штраф в размере от 30 до 50 тыс. рублей, а работодателю-ИП (должностному лицу компании) - от 1 до 5 тысяч рублей (п.1 ст. 5.27 КоАП).

Как подтверждают выдачу расчетных листков по зарплате в 2019 году

Компанию, в которой работает наша читательница, трудовая проверка оштрафовала за невыдачу расчетных листков на 50 тыс. рублей. На самом деле главбух выдавала их, но нигде это не фиксировала. Мы опросили коллег, как они подтверждают, что сообщают сотрудникам о начислениях.

15%
Оставляем отрывную часть листка с подписью сотрудника

"Мы добавили в форму листка отрывную часть, на которой сотрудники ставят подпись о том, что получили документ, - рассказывает Марина Жиделева, главный бухгалтер ООО „НордСтар“, г. Москва. - Отрывные корешки с подписями храним в отдельной папке в архиве".

39 %
Ведем журнал листков

"Мы завели специальный журнал учета листков, - делится опытом Елена Владимирова, главный бухгалтер ООО „Техно-Крона“, г. Пермь. - Сотрудники расписываются в нем, когда забирают у бухгалтера свои листки. Если сотрудник в день выдачи болел или был в отпуске, из журнала это сразу видно. Как только работник возвращается, мы просим его забрать листок и расписаться".

46 %
Работники расписываются в платежной ведомости

"Сотрудникам выдаем зарплату наличными, - говорит Анна Соболева, главный бухгалтер ООО „ЭлЭлектроникс“, г. Санкт-Петербург. - Поэтому внесли специальную графу о получении листка в расчетно-платежную ведомость. Работники расписываются в ней, когда приходят за зарплатой".

Как хранят вторые экземпляры листков

Минфин уточнил, что учреждения не обязаны хранить вторые экземпляры расчетных листков (письмо от 14.04.2016 № 02-06-05/21573). Но коммерческие компании могут применять такие же правила. Ведь ТК РФ не обязывает работодателей делать два экземпляра документов. Мы решили узнать у коллег, как они хранят дубликаты.

10 % Храним вторые экземпляры с подписью работника "Мы делаем два экземпляра листка и просим сотрудников на втором расписаться, - говорит Валентина Кириллова, главный бухгалтер ООО „Восхождение“, г. Уфа. - Подпись подтверждает, что мы уведомили сотрудника о составных частях зарплаты".

26 % Храним копии без подписей "Печатаем два листка. Один отдаем сотруднику, а другой подшиваем в лицевые счета, - рассказывает Екатерина Фадеева, главный бухгалтер ООО „ТоргСиб“, г. Наро-Фоминск. - Проверяющие могут потребовать дубликаты, поэтому мы всегда готовы их дать".

64 % Не храним дубликаты листков "Делаем один экземпляр листка и отдаем работнику, - делится опытом Анфиса Самойлова, главный бухгалтер ООО „Радуга“, г. Омск. - Мы всегда можем распечатать копии из программы".



Похожие статьи