Как сделать фирменный бланк компании. Как сделать фирменный бланк в Word (Ворд)

Среди разнообразной деловой документации есть и такая бумага, как фирменный бланк ИП. Здесь мы рассмотрим, как его грамотно составить, дабы избежать проблем с налоговой и другими контролирующими организациями.

Что такое фирменный бланк ИП? Это официальный документ, содержащий самые важные реквизиты предпринимателя. Необходим он для оформления самых разных документов: приказов, справок, отчетов и пр.

Такие листы чаще всего заказывают в типографии в том количестве, которое требуется бизнесмену. Сотрудники полиграфической компании отвечают лишь за качество своей работы. Что касается достоверности изначально указанных сведений, то тут ответственность возлагается на заказчика, то есть, в нашем случае, на индивидуального предпринимателя.

Поэтому очень важно вносить в форму фирменного бланка только подлинные данные. А также знать перечень сведений, которые обязательно должны быть внесены в данный бланк.

Какие реквизиты обязательны

Бесплатно скачав образец фирменного бланка ИП, Вы избавите себя от многих хлопот. Там уже расписаны все перечни сведений, которые законодательство считает необходимыми для этого документа. Бланк должен содержать графы, куда уже «вбиты» или будут позже заноситься:

• полные паспортные сведения о лице, занимающемся предпринимательской деятельностью;
• телефон, адрес, иные контактные данные;
• платежные реквизиты, требующиеся для осуществления безналичных операций: ИНН, расчетный счет ИП и т. д. ;
• полная дата создания документа.

Фирменный бланк ИП иногда содержит и логотип, если у предпринимателя таковой имеется.

Грамотность делопроизводства — залог отсутствия проблем

Знание перечня необходимых реквизитов избавит предпринимателя от многих неприятностей. Как известно, время от времени делопроизводство компаний и частных предпринимателей подвергается проверке. И если будут обнаружены недочеты: неточные сведения, опечатки, нехватка необходимых данных, то проблем не избежать.

Лучше бесплатно скачать образец фирменного бланка ИП на нашем сайте и без хлопот заполнить его, чем после проверки получить список нарушений. А потом заказывать в полиграфической компании новый печатный бланк, снова платить печатникам.

Далеко не всегда дело ограничится этими финансовыми потерями. Нередко надзорные органы выписывают нерадивым предпринимателям еще и штрафы за неточности в документации. Во избежание дополнительных временных и денежных затрат мы и рекомендуем воспользоваться образцом бланка.

Ищете шаблон фирменного бланка для вашего бизнеса? Возможно вы найдете что-то интересное в моей коллекции бесплатных шаблонов фирменных бланков . Все шаблоны созданы в программе MS Word и предоставляются по принципу «как есть». Вы можете использовать их по своему усмотрению, заменив учредительные данные и логотип на свои.

Файлы шаблонов, представленные на этом сайте, имеют расширение DOTX.

Перед использованием шаблонов помните: фирменный бланк, это официальный документ. И именно этот документ чаще всего видят ваши клиенты и заказчики, и по нему же, составят впечатление о вас и вашем бизнесе. По этой причине, все шаблоны доступные для скачивания на нашем сайте содержат только самые необходимые данные (название, слоган, адрес и телефоны), не перегружены информацией и графикой, и выглядят профессионально.

Сфера применения фирменных бланков в компании не ограничивается только лишь письмами и коммерческими предложениями: приказы, счета фактуры, доверенности и кредитные обязательства. Одно только то, что документ написан на фирменном бланке организации, сразу же придает ему вес! Не будет лукавством сказать, что фирменный бланк компании - это физическое воплощение бизнеса, наряду с печатью и подписью директора.

Мы настоятельно не рекомендуем удалять телефоны и адреса из шаблона бланка: на первый взгляд, все это только усложняет его структуру, однако, на практике каждое письмо предполагает обратную связь. А значит, ваш адресат должен иметь возможность связаться с вами максимально быстро. Если клиент вынужден искать ваш адрес – он начинает нервничать, а нервный клиент, это плохой клиент. Не заставляйте его напрягаться, а сразу выдайте всю необходимую информацию.

Конечно предложенные нами варианты бланков скорее всего не подойдут вам в чистом виде. Не проблема: скачайте шаблоны фирменных бланков, рассмотрите их как следует, распечатайте и вооружившись ручкой исправьте то, что на ваш взгляд портит картину. Дизайнер, с которым вы будете работать потом скажет вам огромное спасибо, если вы придете к нему не с пустыми руками, а с готовой постановкой задачи.

Скачать образцы (шаблоны) фирменных бланков для MS Word

Фирменный бланк представляет собой лист бумаги, как правило, формата А4 (210х297мм), на котором напечатаны реквизиты компании, включающие:

1. наименование компании,

2. логотип (при наличии),

3. контактная информация (адрес, телефон, e - mail , сайт (при наличии),

4. банковские реквизиты (по желанию).

Фирменный бланк является очень важным атрибутом любой организации. По сути, это один из рекламных носителей. Ведь порой именно с него начинается знакомство потенциального клиента или партнера с Вашей компанией. Поэтому считается, что каждая компания, независимо от ее величины, должна иметь собственный фирменный бланк.

Создание фирменного бланка является первым шагом по формированию корпоративного стиля. Это желательно сделать, даже если компания насчитывает только одного сотрудника и слово «корпоративный», в данном случае, кажется Вам неуместным.

Текст на фирменном бланке говорит о серьезности письма. Качественно изготовленные бланки говорят о внимательном отношении компании к собственному имиджу.

В настоящее время есть огромное множество типографий, где в короткие сроки Вам смогут разработать макет фирменного бланка, подобрав дизайн с учетом специфики Вашего бизнеса. Минимальная стоимость разработки дизайна составляет от 1000-2500 руб. Здесь же полученный макет можно будет изготовить.

Стоимость изготовления фирменного бланка зависит от способа печати. Практически везде Вам предложат минимум 2 варианта: цифровую либо офсетную печать.

Себестоимость изготовления бланков цифровым способом будет выше в расчете на 1 копию, но это более выгодно при небольших заказах (до 3000 экземпляров). В таком случае и срок изготовления бланков существенно меньше, чем при офсетной печати – от 1 часа до 1 дня в зависимости от загруженности типографии.

Офсетный способ печати экономически оправдывает себя только при больших тиражах бланков. По сроку изготовления бланков он также существенно уступает цифровой печати – от 6-10 дней.

Фирменные бланки печатают как на обычной офисной бумаге, так и на оригинальной дизайнерской, которая может иметь большую плотность, различные варианты цветовых решений, водяные знаки, фактурное тиснение и проч. Здесь полет фантазии, как правило, ограничивается только ценой.

Но не стоит отчаиваться, если у Вас нет денег на профессиональное изготовление фирменных бланков. В этом случае мы предлагаем Вам несколько элементарных образцов фирменных бланков, по которым Вы самостоятельно сможете разработать свой бланк за 10-20 минут, а распечатать его всегда можно на обычном принтере. Помните: краткость – сестра таланта.

На фирменном бланке печатаются практически все документы компаний, и это придает им уникальный фирменный стиль. В верхней части листа, выше первой строки, находится отдельная область - верхний колонтитул. На фирменном бланке здесь обычно размещают логотип компании или ее название. В нижнем колонтитуле, который находится после нижней строки текста, чаще всего указывают контактную информацию - телефон, адрес и веб-сайт компании. Иногда при создании фирменных бланков также используются подложки - фоновые изображения.
Для создания фирменного бланка в программе Microsoft Office Word 2007 необходимо выполнить следующие действия.

1. Перейдите на вкладку «Вставка», в группу «Колонтитулы», и нажмите кнопку «Верхний колонтитул». На экране появятся готовые варианты дизайна колонтитулов. Вы можете подобрать колонтитул под стиль титульной страницы - в Microsoft Office 2007 все дизайны пересекаются между собой. Щелкните на любом дизайне, и вы увидите, как основной текст вашего документа станет светлым, а выше первой строки появится область, в которую нужно что-то ввести.

2. После того как вы выберете дизайн, на ленте появится новая вкладка - «Конструктор». С помощью инструментов этой вкладки настройте колонтитулы. Например, в группе «Положение» можно задать расстояние от полей до колонтитулов.

3. Чтобы вставить в колонтитул логотип, нажмите в группе «Вставить» кнопку «Рисунок» . На экране появится диалоговое окно открытия файлов. Укажите, где на компьютере хранится изображение логотипа, и нажмите кнопку «Вставить». Логотип вставится в колонтитул.

4. Кроме логотипа, в верхний колонтитул можно вставить дату и время создания документа. Для этого в группе «Вставить» нажмите соответствующую кнопку, например «Дата и время» . На экране появится диалоговое окно, в котором вы можете выбрать формат даты.

Обычно дату вставляют в договоры, чтобы она автоматически менялась.

5. Отредактировав верхний колонтитул, нажмите кнопку «Перейти к нижнему колонтитулу» . Вы автоматически перейдете в нижнюю часть страницы, чтобы оформить нижний колонтитул. Здесь введите контактные данные компании: телефон, веб-сайт, адрес электронной почты.

6. После того как вы введете в колонтитулы нужную информацию, щелкните на кнопке «Закрыть окно колонтитулов» на дополнительной вкладке «Конструктор», и весь текст снова станет доступным для редактирования. Колонтитулы появятся на каждой странице документа в виде автоматически встроенных блоков. Фирменный бланк готов!

Кроме колонтитулов, для создания фирменных бланков часто используются подложки- это рисунки, которые вставляются в документ в качестве фона страниц. Возможно, это будет логотип (конечно, если вы вставили логотип в верхний колонтитул, нет необходимости дублировать это изображение, устанавливая его в качестве фона). Чтобы задать подложку, перейдите на вкладку «Разметка страницы» и щелкните на кнопке «Подложка» в группе «Фон страницы». Выберите в меню пункт «Настраиваемая подложка». В появившемся диалоговом окне установите переключатель в положение «Рисунок». После этого нажмите кнопку «Выбрать», в открывшемся окне укажите место хранения нужного рисунка на компьютере» и нажмите кнопку «Вставить».

Несмотря на то, что фирменный бланк организации не является юридическим документом, он представляет собой официальный образец деловой корреспонденции, которую посылает компания. Поэтому к оформлению такого документа предъявляются определенные требования, закрепленные в соответствующем ГОСТ Р 6.30-2003.

Назначение бланка

Бланк служит основной формой для деловой переписки и используется в следующих случаях:

• при составлении исходящей корреспонденции;
• для оформления любых информационных писем контрагентов: уведомления, поздравления, коммерческие предложения и другие;
• составление приказов и распоряжений внутреннего характера;
• составление благодарностей, поздравлений сотрудников;
• составление договоров с контрагентами, частными гражданами.

Как правило, дизайн фирменного бланка любой организации прорабатывается по заранее созданному образцу. Исходят из того, чтобы его тона, стиль, художественные элементы соответствовали торговой марке, бренду, логотипу компании или принятым корпоративным цветам. Бланк создается в специальной программе или с привлечением специальных фирм, занимающихся оказанием дизайнерских и полиграфических услуг.

Используется он в двух вариантах:

• бумажный;
• электронный.

Оба вида должны быть совершенно одинаковыми не только по содержанию, но и по параметрам страницы, пропорциям и т.п., чтобы не создавать ощущения их различия.

В большей степени бланк играет представительскую роль . Организации удобно связываться со своими партнерами, клиентами или потенциальными покупателями, используя в переписке именно фирменный бланк определенного образца. К тому же это удобно с практической точки зрения: среди множества документов корреспонденцию компании можно найти очень быстро по знакам отличия.

Что содержит фирменный бланк: образец

Бланк в обязательном порядке содержит:

• полное фирменное наименование организации;
• контактные данные (адрес, телефоны, е-мейл);
• платежные реквизиты, сайт компании, ИНН, КПП указываются по желанию.

Нормативные документы не обязывают фирму создавать какой-либо логотип, товарный знак и прочие художественные рисунки. Однако чаще всего бланк – это не только сама форма с реквизитами, но и изображение логотипа ООО, ИП или другой компании, которое позволяет ей стать более заметной и соответственно, привлечь больше клиентов.

Таким образом, в самом простом варианте образец фирменного бланка организации может выглядеть так.

А в большинстве случаев используются художественные элементы, чтобы создать эффект уникальности формы: некоторые образцы приведены ниже.

Требования к оформлению фирменного бланка

Законодательство не содержит понятия «фирменный бланк», поэтому во многом при создании этой формы компания может придерживаться собственной точки зрения и воплотить любую дизайнерскую идею. Тем не менее, в ГОСТ Р 6.30-2003 приводится подробное описание требований, которые имеют рекомендательный, а не обязательный характер . Ключевые из них следующие:

1. Текст наносится разборчиво, при этом обязательно наличие таких сведений:

• полное название фирмы;
• адрес – фактический и юридический с указанием индекса и региона;
• организационно-правовая форма (ИП, ООО, ПАО, общественное объединение);
• подведомственность структуры (в случае с бюджетным организациями и органами государственной власти).

1. Формат листа А4 или А5, бумага стандартного качества, белого цвета или с неярким, светлым фоном, цвет которого оставляется на усмотрение дизайнера.
2. Отступы по полям:

• слева, снизу и сверху по 2 см;
• справа 1 см.

Отступ слева лучше предусмотреть чуть больше нормативного – 25-30 мм, поскольку во многих организациях бумажные носители подшивают в дела.

Существуют и другие классификации бланков – нередко такие формы используются не только для организации, но и отдела или конкретного должностного лица, а также для филиала (местного подразделения) компании. Также разделение видов документов связано с их назначением – например, иногда в одной и той же организации создаются образцы фирменных бланков для конкретных документов. Схематично все виды классификации представлены на рисунке.

С практической точки зрения следует учесть несколько советов, чтобы использование бланка было максимально удобным:

1. Фоновые изображения на поверхности бумаги применять можно, но если возникнет необходимость отправить документ по факсу, нужно иметь в виду, что они не пропечатаются и могут помешать отражению основного текста.
2. Опять же с точки зрения отправки по факсу следует учесть, чтобы шрифт был достаточно крупным и читаемым.
3. Глянцевую и мелованную бумагу лучше не использовать, потому что чернила и синяя печать могут «расползтись» по ее поверхности.
4. В электронном варианте документа лучше всего вынести всю неизменяемую информацию в колонтитулы (название, контактные данные, платежные реквизиты и т.п.) – чтобы по неосторожности ее невозможно было удалить или отредактировать.

С точки зрения дизайна и художественных элементов единых требований не существует и не может существовать. Тем не менее, есть несколько общих советов, которые позволяют оформить бланк более красиво и сделать его привлекательным.

1. Стремитесь к простоте

С одной стороны, это очевидное требование, хотя на фоне бурного развития современных дизайнерских технологий оно приобретает особую актуальность. Под простотой имеется в виду использование гармоничных художественных мотивов и сочетание небольшого количества (от 1 до 3) цветов . Ошибочно думать, что успех оформления бланка зависит от большого количества элементов или ярких цветов. На самом деле, если обратить внимание на бренды мировых логотипов, их графика в своей основе имеет простые мотивы.

Следует учитывать, что и бланк, и товарный знак – это не само содержание, а средство его презентации в наиболее привлекательном виде . Поэтому если применить избыток ярких цветов, рисунков, то сам бланк просто отвлечет на себя все внимание от контента сообщения.

К тому же аляповатые расцветки вносят некоторую несерьезность и даже недоверие к фирме – в этой связи не стоит забывать, что этот документ относится к деловой корреспонденции для официального использования.

Вот пример образца фирменного бланка организации с простым дизайном.

2. Используйте правильный графический редактор

Самые простые и при этом вполне привлекательные бланки можно разработать в обычном приложении Ms Office Word. Тем не менее, существует и множество других программ, которые позволяют эффективно обрабатывать графическую информацию и дают большие возможности выбора дизайна:

• Photoshop;
• Illustrator;
• InDesign.

Словесная формула привлекательности бланка такая: он должен обращать на себя внимание и вызывать желание взять его в руки и прочесть содержание.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если профессиональные программы недоступны, вполне можно использовать Photoshop – важно только настроить разрешение не ниже 300 dpi.

3. Расставьте приоритеты

Следует изначально определиться, какая информация должна бросаться в глаза прежде всего и выделять ее всеми возможными методами – более крупным и/или художественным шрифтом, расположением на более видном месте.

В приведенном ниже примере компания хочет выделить свой контактный номер – он напечатан слева крупно, а также товарный знак.

4. Используйте дополнительные средства индивидуализации

Оригинальность – это всегда эффективное средство для того, чтобы выделиться из общего потока информации. Поэтому использование оригинальной формы, необычного сочетания цветовой гаммы всегда бросится в глаза и создаст более приятное впечатление, чем дизайн традиционной, ничем не примечательного вида.

5. Оживите рисунок

В потоке ежедневной информации, которая в большинстве случаев имеет регламентированный характер, придание эффекта оживления за счет «очеловечивания» рисунка может оказаться очень плодотворной идеей.

6. Не забудьте о своем бренде

Разумеется, бланк должен либо напрямую содержать товарный логотип, либо быть похожим на него своими мотивами: цветом и комбинациями графических элементов.

7. Не экономьте на бумаге

Если чересчур экономить на бумаге, то имиджевые потери могут составить куда большие издержки. Самый правильный вариант – плотная бумага с равномерной, текстурированной поверхностью. Именно такой лист будет приятно взять в руки.

8. Добавьте спецэффекты

Любые дополнительные средства оригинальности помогут документу выделиться на фоне прочих. В ход идет сочетание контрастных цветов на поверхности с красивыми узорами.

9. Уделите внимание выравниванию

Несмотря на то, что в большинстве случаев применяют угловые бланки, правила форматирования текста не столь очевидны. Следует уделить им особое внимание. Можно провести опрос среди сотрудников, насколько удачен тот или иной вариант.

10. Не «размазывайте» картинку

Бланк – это официальный документ, а не рисунок, поэтому доля художественных элементов не должна превышать четверти.

Создание бланка своими руками: видео

Если времени совсем немного, и хочется сделать красивый, но в то же время простой бланк, выполнить работу можно в приложении Ms Word. Видеоинструкция поможет в этом.

А вот видеоинструкция по изготовлению формы в Photoshop.

Ответственность за использование чужого фирменного наименования

Несмотря на то, что в гражданском законодательстве нет понятия фирменный бланк, существуют такие термины:

• товарный знак;
• фирменное наименование.

Право компании на исключительное использование этих средств индивидуализации закрепляется в статьях 1474 и 1484 Гражданского кодекса. Указывать свое название и знак можно не только на бланках, но и на любых других объектах:

• вывеске;
• в рекламных объявлениях;
• любых документах внутреннего характер;
• документов для переписки с клиентами и контрагентами;
• на товарах и упаковках;
• в сети интернет (в том числе и для создания доменного имени).

Исключительное право предполагает недопустимость использования наименования и товарного знака не только такого же содержания, но и сходного. На практике доказательство сходности нередко приводится только после совершения экспертизы.

Ответственность за подобное действие предусматривается в виде возмещения всех причиненных убытков, а также прекращения применения фирменного названия и товарного знака либо их существенное изменение, которое позволит четко отделить одну фирму от другой.

По закону защищается исключительно право пользование этими средствами не только в полном, но и сокращенном виде, причем нередко сокращенная версия становится самостоятельным названием той же компании. Классический пример – Сберегательный банк, который сегодня называется только словом «Сбербанк».

Фирменный бланк – это документ, который позволит создать правильное первое впечатление о фирме, поэтому стоит хорошо поработать один раз, чтобы создать оригинальную форму на несколько лет вперед.

2 оценок, среднее: 5,00 из 5)