Составление и оформление приказов по личному составу. Приказы по личному составу - это какие приказы (виды)? Приказ по личному составу образец

08.07.2019

Распорядительные документы – основа основ для деятельности предприятия , ведь без них наладить и организовать нормальную деятельность практически нереально. Одним из таких документов является приказ по личному составу .

Его составление происходит со стороны директора, а цель создания заключается в регулировании правовых взаимоотношений между сотрудниками и работодателями.

Формы группы и виды

Приказ представляет собой правовой акт , который создается руководителем для решения каких-либо задач предприятия. Что касается приказов по личному составу, они способствуют регламентированию и документированию трудовых отношений между сотрудником и работодателем.

В основном их оформление происходит в рамках унифицированных форм, а утверждение осуществляется силами органов статистики и нормами правительства Российской федерации.

Любые мероприятия и меры в отношении сотрудников закон призывает производить на основании соответствующих документов, которые только подкрепляют и регламентируют определенные решения руководства. В настоящее время оформление таких документов осуществляется в ситуациях , когда необходимо:

принять нового сотрудника;
перевести работника с одного места на другое;
осуществить отправку в командировку;
уволить по статье;
дать отпуск;
наградить или взыскать деньги.

На основании этих критериев также осуществляется классификация отдельных приказных документов.

Сбор данных и разработка проекта

Составление этого документа происходит на основании нескольких этапов, которые включают в себя сбор и анализ необходимых данных, а также последующую разработку соответствующего проекта. Рассмотрим каждый из этих пунктов более подробно.

Сбор данных . Для того чтобы документ получился всеобъемлющим и полноценным, а также содержал в себе максимальное количество полезной и необходимой информации, важно обеспечить грамотный и рациональный сбор данных. Он осуществляется на основании компетенции старших сотрудников предприятия – генеральных директоров, главных менеджеров, заместителей. В рамках подготовки производится поиск информации по теме, на которую создается приказ, а также отсеиваются неактуальные данные. В итоге в документ попадает только «свежая» и полезная информация, которой может воспользоваться каждый сотрудник и его подчиненный.
Разработка проекта . Проект приказного документа разрабатывается на основе информации, которая была собрана в предыдущем пункте. Процесс осуществляется силами генерального директора или другого главного сотрудника предприятия. Если речь идет о составлении масштабного документа, к процессу привлекаются другие сотрудники, например, руководители подразделений и прочие специалисты. Впоследствии, когда проект уже создан, остается только оформить документ в чистовом варианте, подписать его и внедрить в действие.

Именно этот этап формирования приказа является основным, поскольку от него зависит актуальность и целесообразность составления бумаги.

Структура документа

Текстовая часть приказа по личному составу включает в себя две основных структурных части – констатирующую и распорядительную .

Констатирующая

Если в качестве инициатора формирования данной бумаги выступает непосредственный руководитель организации, то в рамках данного раздела должна в обязательном порядке содержаться информация о целях и задачах управленческих мероприятий, которые предписываются документом, а также предоставляется объяснение, в соответствии с которым имеется необходимость создания этого документа.

Если приказ издается в целях исполнения распорядительной документации различные правительства РФ и субъектов, а также представители федеральных органов указывают следующие моменты :

тип составляемой документации;
организация, которая осуществляет выпуск этой бумаги;
номер документации;
дата, в которую она составляется;
заголовок.

Данная часть является вводной и содержит соответствующую информацию, вводящую читателя/исполнителя приказа в курс дела. Далее следует основная структурная часть.

Распорядительная

Ее начало идет от слова «Приказываю» , которое должно быть напечатано большими буквами с новой строчки без отступа абзаца. Наблюдается разделение текста приказа на пункты, который нумеруются посредством арабских цифр. Каждый из пунктов приказного документа может включать в себя действия, различные по составу и не зависящие одно от одного.

Нужное действие в рамках текста формируется с помощью инфинитива – глагола, который имеет неопределенную форму (обеспечить, разработать, внедрить, создать, сделать и т. д.).

Абсолютно каждый пункт, который присутствует в рамках распорядительного звена приказа, должен начинаться с того, кому поручается данное действие, то есть с исполнителя.

Срок исполнения, который дается на решение той или иной задачи, также для каждого пункта оговаривается в отдельности, или же, если он является общим, выписывается в отдельный пункт для всех перечисленных действий. Отдельным пунктом идет перечисление лиц, на которых возложена ответственность за совершение описываемых действий. Так и пишется, что нужно возложить контроль на определенного сотрудника .

На практике нередко встречаются ситуации, в которых приказ, который создается заново, целиком или частично отменяет прежний документ, а также его отдельные пункты. В этой ситуации текст должен содержать в себе следующие элементы: «приказ №… считать утратившим силу с … (указывается время, с которого прежний приказ прекращает свое действие).

Что касается управленческой практики, то в ее рамках принято осуществлять согласование данного документа с определенными звеньями и службами , которые заинтересованы в работе предприятия. Это могут быть определенные структурные подразделения или юридическая служба. Они проверят факт соответствия документа основным законодательным нормам и обеспечат контроль исполнения.

Приказ начинает быть действительным с момента, когда ответственное лицо поставило на нем свою подпись. Регистрация осуществляется в отдельности от других типов документации. Индексы регистрации, присваиваемые бумагам, прикрепляются в рамках определенного календарного периода и традиционно имеют в своем составе порядковые номера.

Формирование всех подлинных экземпляров производится силами делопроизводственной службы. Если говорить о ситуации, сложившейся внутри дела, то их систематизация осуществляется по номерам и хронологии.

Этапы составления и издания

Существует несколько основных этапов , в соответствии с которыми составляется данный документ.

Подготовка данных . Этот этап уже оговаривался ранее. Его цель – собрать необходимый перечень материалов, на которых будет базироваться составляемая бумага. Например, нужно определить, какие задачи требуют неотложного решения, чтобы зафиксировать их в договоре.
Разработка проекта . Создается приблизительная структура документа и его положения, т. е. определяются действия, которые должны быть совершены на основании этого приказа. Эта стадия находится под ответственностью непосредственных авторов приказа.
Фактическое создание . Приказ печатается и подписывается. С этого момента он считается действительным и имеет полноценную юридическую силу. Изменить какие-либо пункты уже невозможно, а если и потребуется это сделать, придется формировать новые бумаги.

Таким образом, процесс формирования документа является достаточно простым и понятным, особенно, если следовать всем пунктам.

Как оформить приказ о приеме на работу, можно узнать из данного видео.

В каждом пункте этого приказного документа должно содержаться детальное основание, в соответствии с которым осуществляется его издание. Рассмотрим образец классического документа по пунктам.

Констатирующая

Сначала по центру указывается организационно-правовая форма предприятия, а строкой ниже следует его название. Если название короткое и может уместиться в одну строку с формой, писать его с новой строчки не имеет смысла.
Далее идет название документа заглавными буквами – «ПРИКАЗ».
На следующей строке без абзаца проставляется дата составления, а затем – строкой ниже и по центру – указывается город.
Далее идет название документа: «о переводе на другое место работы», «об увольнении» и т. д.
Далее определяется цель приказа или его основание: «в связи с нарушением сотрудниками правил», «из-за изменения погодных условий» и так далее.

Распорядительная

После прошлых данных с новой строки заглавными буквами пишется слово «ПРИКАЗЫВАЮ».
Затем перечисляется перечень действий в отношении конкретных работников, которые должны быть совершены на основании данного документа. Например, уволить какого-то сотрудника, перевести на другое место работы, отправить в командировку, дать отпуск и так далее.
Далее идут данные о составителях и их подписи.

Образец приказа, который мы рассмотрели, является типовым. Но поскольку унифицированной формы документа не существует, на каждом предприятии может присутствовать свой вариант оформления этого документа.

Нумерация, регистрация и хранение

Каждый документ имеет свои сроки хранения . Если говорить о приказах по личному делу, то они хранятся постоянно, поскольку в связи с их особой важностью могут пригодиться абсолютно в любое время.

Есть градация сроков хранения в зависимости от видов документов. Например, бумаги особой важности хранятся в течение 75 лет , в то время как менее важные документы подлежат хранению лишь на протяжении первых 5 лет с момента их издания.

Право подписи

Право подписи на приказе имеют только уполномоченные лица . Это специализированные сотрудники – представители подразделений, а также генеральный директор и его заместитель.

Перечень лиц, имеющих право подписи в этом документе, устанавливается структурой предприятия и определяется для каждой фирмы в отдельности.

Отмена и внесение изменений

Просто так отменить действие документа или некоторых его пунктов, а также добавить новые положения – невозможно. Чтобы документ начал действовать в другом порядке и был подвержен изменениям, необходимо создать вспомогательный приказ, который отменит или дополнит прежний документ.

Его структура будет такой же, что и основной бумаги, однако после слова «ПРИКАЗЫВАЮ» последуют несколько иные действия, например, «отменить действие прежнего документа», «внедрить новые пункты» и прочее.

Таким образом, документ имеет простую структуру и понятен в исполнении. При необходимости изменения некоторых положений происходит формирование еще одного приказа.

Сроки хранения и учет кадровых приказов представлены на видео.

Приказ — правовой акт, издаваемый единоначально первым руководителем организации.

Например, в это генеральный директор, на предприятии — директор, в медицинском учреждении главный врач, в высшем учебном заведении — ректор.

Каждый руководитель издает два вида приказов:

по основной деятельности;
по личному составу.

Приказы по основной деятельности

Приказы по основной деятельности издаются для решения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией, по всем вопросам руководства ее текущей деятельностью. Эти приказы называют инициативными. Но приказы могут издаваться и во исполнение законодательных актов, нормативных правовых актов и распорядительных документов федеральных органов исполнительной власти, вышестоящих организаций.

Приказы по основной деятельности оформляются на бланке этого вида документа в текстовой форме.

Пример оформления приказа

Приказы по личному составу

Приказы по личному составу издаются для документирования трудовых отношений работника и работодателя или служащих и нанимателя. Эти приказы издаются при приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку, поощрении работника, наложении на него дисциплинарного взыскания или увольнения с работы.

Приказы по личному составу в основном оформляются в унифицированных формах, утвержденных органами статистики и подготовленными по постановлению Правительства Российской Федерации.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей:

констатирующей (вводной);
распорядительной.

Констатирующая часть

Если приказ издается по инициативе руководителя, то в констатирующей части излагаются цели и задачи управленческих действий, предписываемых приказом, т.е. дается объяснение необходимости издания приказа.

В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов, Правительства Российской Федерации, правительства субъекта Российской Федерации, федерального органа исполнительной власти, иных органов управления, в констатирующей части указывают вид документа, организацию-автора, номер, дату и заголовок этого документа. Например: Во исполнение приказа Федерального агентства по образованию от 16.11.2009 Ne 109 «Об отчетах по выполнению учебных планов».

Распорядительная часть

Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки без абзаца.

Текст приказа делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт приказа может содержать различные по характеру исполнения действия. Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, создать, организовать и т. д.).

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя — определенного должностного лица или целого структурного подразделения.

Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один общий пункт для всех предписываемых действий.

В отдельном пункте приказа называются лица> на которых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на...».

В практике управления часто встречаются случаи, когда издаваемый приказ отменяет ранее изданный или его отдельные пункты. В этом случае в текст необходимо включать пункт следующего содержания: «Приказ «О....» от 00.00.00 № 00 считать утратившим силу (считать недействительным)». Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то используется стандартная формулировка:

«Пункты 2, 5, приказа «О....» от 00.00.00 Ко 00 считать утратившими силу (отмененными)».

В управленческой практике принято согласовывать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юридической службой (юрисконсультом), которая, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим законодательным нормативным, правовым и распорядительным актам. Контроль правильности оформления приказов является обязанностью службы делопроизводства.

Приказ вступает в силу с момента его подписания (датой приказа является дата его подписания). Регистрация приказов проводится отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года и, как правило, состоят из порядковых номеров.

Все приказы (подлинные экземпляры) формируются делопроизводственной службой в дело, например «Приказы Генерального директора по основной деятельности». Внутри дела приказы систематизируются по номерам и хронологии.

В небольших организациях, как правило, выделяют приказы по основной деятельности и по личному составу, порой забывая про еще одну группу - приказы по административно-хозяйственным вопросам. В крупных же организациях даже этих трех разновидностей маловато будет. Кроме того, там часто разные подразделения готовят разные группы приказов, и порой у отдельных специалистов возникает желание доказать, что приказ по вновь возникшему вопросу - вовсе не его головная боль, а вотчина коллеги из другого отдела. Чтобы примирить всех, нужно навести порядок.

Зачем все это нужно?

П рактика показывает, что крупные организации, вне зависимости от сферы деятельности и организационно-правовой формы, издают достаточно большое количество распорядительных документов, прежде всего приказов. Вместе с тем при проведении экспертизы ценности документов этого вида возникают определенные сложности, связанные со спецификой деятельности крупной организации. Дело в том, что небольшая организация может ограничиться изданием приказов двух видов: по основной деятельности и по личному составу (дополняемых изданием распоряжений), оформление которых в этом случае возлагается на одного человека. Чем больше масштаб деятельности организации, значительнее штат работников и сложнее структура руководства, тем меньше вышеописанный алгоритм издания распорядительных актов подходит для организации.

Как быть? Ответ на этот вопрос найден довольно давно: приказы делят на отдельные разновидности, а их оформление поручают отдельным работникам или различным подразделениям . В результате возникает стандартная для современного отечественного делопроизводства ситуация, когда часть приказов оформляется (соответственно, регистрируется и хранится до передачи в архив) делопроизводственной службой, а часть — службой кадров.

При этом порой сотрудники делопроизводственной службы и службы кадров испытывают затруднения при решении вопроса о том, приказом какой разновидности оформлять те или иные решения - приказом по основной деятельности или приказом по личному составу .

К сказанному стоит добавить, что разделение приказов на две разновидности - по основной деятельности и по личному составу - не может удовлетворить крупные организации, имеющие значительный круг решаемых вопросов. В итоге количество разновидностей приказов увеличивается (появляются приказы по административно-хозяйственным вопросам, о направлении работников в командировку и др.), а подготовка приказов по отдельным вопросам может поручаться отдельным работникам или подразделениям как в порядке разового поручения, так и на постоянной основе, что, естественно, добавляет сложностей.

Действующие в настоящее время государственные стандарты содержат общие указания относительно оформления приказов и не позволяют решить данные вопросы. Не добавляют ясности и не так давно утвержденные «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» . Единственным выходом остается детальная проработка классификации приказов локальным актом, издаваемым самой организацией.

Прежде всего необходимо определить количество видов приказов, которые могут издаваться. Вполне вероятно, что целесообразно будет раздробить приказы по основной деятельности и по личному составу на более мелкие группы для облегчения дальнейшей справочной работы и для обеспечения возможности специализации деятельности сотрудников, их оформляющих. Выделенные группы следует зафиксировать в табеле унифицированных форм документов. Однако даже использование табеля унифицированных форм не позволяет полноценно организовать работу по отнесению приказов к конкретному виду, поэтому необходимо или оговорить вопрос классификации приказов в инструкции по делопроизводству, или оформить отдельный классификатор. В последнем случае классификатор может быть утвержден приказом и использоваться в качестве приложения к номенклатуре дел. Такой вариант удобен, если действующая инструкция по делопроизводству в целом соответствует современным требованиям и нет острой необходимости в ее немедленной переработке.

Содержание классификатора будет индивидуальным для каждой организации. При его составлении можно руководствоваться положениями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации . При этом, учитывая то обстоятельство, что хотя УСОРД и входит в число действующих УСД, она фактически не применяется в деятельности организаций, поскольку первая очередь УСОРД, утвержденная Главархивом СССР еще в 1979 году, в настоящее время в значительной части устарела, а вторая очередь УСОРД, утвержденная Росархивом в 1993 году, не была внедрена в практику. Раздел ОКУД, посвященный организационно-распорядительной документации, с 1993 года не ведется, поэтому в ОКУД не включены многие формы документов, предусмотренные законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации . Гораздо более полезным будет «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» , т.к. только на его основе можно классифицировать приказы по срокам хранения (далее по тексту - Перечень).

Ниже приведен пример классификатора приказов. В данном примере приказы разделены на три группы (согласно 19 статье Перечня):

по основной деятельности - срок хранения постоянно;
по личному составу - большинство хранится 75 лет, но отдельные виды можно хранить 5 лет;
по административно-хозяйственным вопросам - 5 лет.

Группировка произведена по содержанию и по срокам хранения в соответствии со статьей 19 нового Перечня.

Далее делим каждую группу на отдельные подгруппы, т.к. оформление различных групп (разновидностей) приказов может быть возложено на разные отделы или на разных сотрудников службы кадров. Такое разделение в дальнейшем облегчит проведение справочной работы. Можно, например, выделить приказы о поощрении и материальной помощи, т.к. они связаны с выделением и расходованием дополнительных финансовых ресурсов и существует необходимость особого контроля руководства за данным направлением работы. И, наконец, логично выделить в качестве отдельных разновидностей приказы об отпусках, дежурствах, взысканиях, а также о направлении работников в командировку, т.к. они имеют срок хранения 5 лет.

Каждой разновидности приказа присваивается свой делопроизводственный индекс, каждая разновидность подшивается и хранится отдельно в соответствии с установленными сроками хранения.

Мы предлагаем использовать индексацию на основе двух букв, которые могут вызывать определенные ассоциации, что облегчает запоминание и усвоение работниками предложенной группировки:

ОД — О сновная Д еятельность,
ЛС — Л ичный С остав,
МП — М атериальная П омощь / М атериальное П оощрение,
ОК — О `К — все хорошо, отпуск,
КМ — К оМ андировка (обычная),
КС — Командировка на С евер (или К омандировка С ерьезная),
АХ — А дминистративно-Х озяйственые вопросы и т.д.

Классификатор может быть оформлен в виде таблицы.

В нее можно внести графу, в которой будет указано, кто из руководителей преимущественно подписывает приказ определенного вида (в том случае если такое распределение полномочий предусмотрено соответствующим приказом). При этом, разумеется, руководитель, являющийся первым лицом организации, может подписывать любой приказ.

В пятой графе содержатся типовые заголовки, которые можно использовать при оформлении приказов. Это сократит количество ошибок, совершаемых при оформлении приказов, и существенно облегчит ввод информации в информационно-поисковые системы (ведь большинство из них позволяет создавать справочник стандартных заголовков, из которого пользователь потом сможет выбирать нужный). Такой классификатор позволит избежать проблем при проведении экспертизы ценности документов.

Сноски

Свернуть Показать

Приказ по личному составу это

Приказ по личному составу это распорядительный документ, издаваемый руководителем организации (учреждения, предприятия, фирмы и др.) по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией. Приказами по личному составу документируют такие процедуры движения кадров, как:

прием на работу;
перевод на другую работу;
увольнение;
предоставление отпусков;
командирование;
изменение фамилии;
поощрение;
взыскание.

Приказ по личному составу является основным документом любой кадровой службы. Случаи необходимости его издания предусмотрены КЗоТ РФ, и именно приказ является документом, на основе которого ведутся учетные формы, лицевые счета, личные дела, трудовые книжки и ряд других документов.

Приказы могут оформляться в текстовой или табличной форме. В первом случае требования к оформлению приказа закреплены в государственном стандарте на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, во втором - в унифицированной системе первичной учетной документации.

Приказ в текстовой форме оформляется на бланке организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97. Обязательными реквизитами бланка являются: наименование организации - автора документа, наименование вида документа (приказ), коды организации и формы документа, место для даты и индекса, место составления или издания. Кроме того, на бланках могут размещаться изображение Государственного герба Российской Федерации, изображение герба субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. Изображение герба субъекта Российской Федерации помещают на бланках в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации).

Коды. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Коды служат для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных.

Наименование организации , являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Если организация имеет вышестоящую организацию, то ее сокращенное наименование (а при его отсутствии - полное) указывается на бланке выше наименования самой организации - автора документа.

Пример бланка приказа с продольным расположением реквизитов:

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

Таким образом, бланк для приказов по личному составу не имеет никаких отличий от бланков приказов по основной деятельности. Отличия этих двух разновидностей одного и того же документа проявляются в применении, составлении и оформлении.

При составлении приказа используются следующие реквизиты: заголовок к тексту, текст, ссылка на документ-основание, подпись, визы согласования, виза ознакомления, исполнитель.

Заголовок к тексту приказа формулируется в соответствии с видом приказа. Например, приказ о чем? - “О приеме на работу”, “О переводе на другую работу”, “О командировании”. Если приказ индивидуальный, к этому заголовку добавляют фамилию принимаемого работника.

Текст. В практике работы кадровых служб приказы по личному составу по структуре текста подразделяют на простые и сложные. Простой приказ оформляет одно распорядительное действие, например прием на работу или командирование. Если приказ оформляется на каждого работника отдельно, то такие приказы считают индивидуальными. Если приказ касается нескольких работников, то такие приказы называют сводными (например, нескольких работников принимают по одному приказу - его текст содержит столько пунктов, сколько человек оформляют на работу).

Текст приказа не имеет преамбулы, его следует начинать со слов, обозначающих распорядительное действие: НАЗНАЧИТЬ, ПРИНЯТЬ, УВОЛИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, КОМАНДИРОВАТЬ и др.

Ссылка на документ-основание. В конце каждого пункта приказа (по каждому работнику персонально) приводится ссылка на основание издания приказа. Основанием издания приказа по личному составу всегда будет один или несколько документов. Например, основанием к приказу о приеме на работу могут служить: личное заявление, представление, трудовой договор (контракт), трудовое соглашение и др.Подпись. Приказ имеет одну подпись, его подписывает, как правило, руководитель организации. В тех организациях, где имеется должность заместителя руководителя по работе с кадрами, право подписи этих документов обычно предоставлено ему. Оформление подписи предусматривает указание должности руководителя, его личной подписи, инициалов и фамилии.

Директор завода Личная подпись В.Т. Романов

Заместитель генерального директора по кадрам Личная подпись Т.М. Ларин

В практике документирования еще встречаются случаи, когда перед должностью руководителя от руки проставляется предлог “За” или “зам”, или проставляется косая черта. В государственном стандарте категорически запрещено использовать подобные приемы, так как они лишают документ юридической силы, он уже не может рассматриваться как доказательство.

Визы. Приказы по личному составу, как правило, визируют руководитель структурного подразделения, в котором работает данный работник, главный бухгалтер, юрисконсульт (при его наличии). На приказе обязательна виза инспектора или руководителя кадровой службы. Однако состав лиц, визирующих приказы по личному составу, в разных организациях имеет существенные отличия как по количеству визирующих, так и по их составу. Поэтому правила визирования приказов по личному составу в конкретной организации должны быть определены кадровой службой и руководством организации и закреплены в инструкции о работе с кадровыми документами. Виза проставляется в нижней части на оборотной стороне последнего листа подлинника приказа. Оформление визы должно состоять из подписи лица, визирующего документ, его должности, расшифровки подписи (т. е. указания инициалов и фамилии), даты визирования.

Например:
Главный бухгалтер (личная подпись) В.Р. Туманов
24.09.2000

Виза ознакомления. Приказ вступает в силу с момента подписания и объявляется работнику под расписку. Виза ознакомления располагается ниже ссылки на документ - основание издания приказа и состоит из слов “С приказом ознакомлен”, личной подписи работника и даты ознакомления.

Отметка об исполнителе. Этот реквизит располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, она включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) и номер телефона того должностного лица, которое готовило данный документ. ГОСТ Р 6.30-97 предусматривает два способа оформления этой отметки:

Сидоров Сидоров Николай Николаевич
451-23-78 451-23-78

Дата. В приказах по личному составу проставляется несколько дат - в бланке, после подписания приказа в момент его регистрации, в тексте (например, дата приема на работу, дата командировки, увольнения и др.), в визах согласования. Оформление даты допускается словесно цифровым способом, например 23 июля 2000 г. Однако более распространенным способом является оформление даты арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, 23.08.2000. Кроме того, государственным стандартом предусмотрено оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2000.08.23.

Индекс. В бланке приказа предусмотрено место для регистрационного индекса. Этот реквизит необходим для учета документов, но, кроме того, он является одним из индексов, придающих документу юридическую силу, т. е. делающих документ бесспорным с точки зрения его официальности.

Индекс распорядительных документов, как правило, состоит из порядкового номера, присваиваемого документу в пределах года. Так как приказы по личному составу издаются, регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности, к порядковому номеру обычно добавляют буквенный индекс “ЛС” (личный состав) или “К” (кадры). Ряд кадровых служб с индексом “ЛС” регистрируют приказы долговременных сроков хранения, с индексом “К” - кратковременных сроков.

Формирование системы индексации документов является достаточно индивидуальной процедурой и определяется правилами регистрации документов, принятыми в той или иной организации, и зависит, прежде всего, от количества издаваемых приказов. В больших организациях, где количество персонала исчисляется в тысячах, и, соответственно, количество кадровых приказов также будет очень значительным, каждый вид кадрового приказа будет создаваться и регистрироваться в отдельных структурных подразделениях кадровой службы, целесообразна разработка системы индексов, позволяющих отличать каждую разновидность приказа. Например, “П” - приказы о приеме на работу, или “ПР” - приказы о приеме на работу рабочих, “ПС” - о приеме специалистов (ИТР); “К” - командировки, “КВ” - внутренние командировки и т. д. В любом случае использования различных индексов система индексации должна быть закреплена в инструкции и делопроизводстве кадровой службы.

Прием на работу

В соответствии с КЗоТ РФ приказы (распоряжения) о приеме на работу составляются и в случаях, когда прием на работу проводится по трудовому договору (контракту).

В тексте приказа о приеме на работу, составленного в текстовой форме, указываются распорядительное действие “ПРИНЯТЬ”, “НАЗНАЧИТЬ” (по контракту, на должность), фамилия, имя, отчество, должность работника, наименование структурного подразделения, в которое он назначается на работу, дата начала работы, вид приема (постоянная работа, временная, по совместительству, на неполный рабочий день и др.), условия приема (с испытательным сроком или без него), условия оплаты труда.

При приеме на работу на неопределенный срок с нормальной продолжительностью рабочего времени:
“ПРИНЯТЬ
Соловьеву Нину Викторовну на должность методиста учебно-методического центра с 07.08.2000 с испытательным сроком два месяца с окладом 600 рублей”.

При приеме на неопределенный срок на неполный рабочий день:
“ПРИНЯТЬ
Соловьеву Нину Викторовну на должность методиста учебно-методического центра с 07.08.2000 с испытательным сроком два месяца с неполным рабочим днем (с 9.00 до 14.00) с оплатой 0,5 ставки от оклада 600 рублей”.

Подлинник приказа хранится в кадровой службе, копия передается в бухгалтерию для оформления лицевого счета и начисления зарплаты. В практике работы некоторых кадровых служб принято создавать несколько копий приказа для передачи в структурные подразделения, на табельный участок и др. При ведении на работника личного дела количество копий увеличивается - одна из них подшивается в личное дело.В отраслях экономики документирование приема на работу всех работников, за исключением назначаемых вышестоящим органом управления, оформляется приказом (распоряжением) о приеме на работу - типовой унифицированной формой Т-1. Форма Т-1 заполняется и визируется работником кадровой службы, ответственным за прием. Начальник (мастер) структурного подразделения дает заключение о возможности приема, указывая на оборотной стороне формы, в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, по какому разряду или с каким окладом и продолжительностью испытательного срока.На оборотной стороне формы проставляются результаты переговоров, медицинского осмотра, отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности, противопожарному минимуму, а также отметка о согласии работника с условиями работы.

Если работнику устанавливают тарифную ставку, оклад, то форма Т-1 визируется в отделе труда и зарплаты или другой соответствующей службе организации, подтверждающей вакантную должность и устанавливаемый оклад. Форму Т-1 подписывает руководитель организации, и она объявляется работнику под расписку.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу создается в одном экземпляре.

На основе приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма Т-1) работник кадровой службы делает отметку о зачислении на работу в трудовой книжке, заполняет учетную форму Т-2, а бухгалтерия открывает лицевой счет.

Перевод на другую работу

Перевод на другую работу (из одного структурного подразделения в другое в пределах одной организации) проводится по инициативе работника или администрации. В последнем случае перевод, как правило, осуществляется с согласия работника.

Основанием для перевода могут быть личное заявление или представление о переводе.

Заявление о переводе на другую работу унифицировано в УСОРД.Формуляр заявления содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, вид документа (заявление), адресат - руководитель организации с указанием его должности, инициалов и фамилии, текст, подпись (в состав подписи включается наименование должности). Заявления составляются сотрудником собственноручно.Заявление является личным документом, поэтому его текст излагается от первого лица. Заявление визируется лицами, непосредственно заинтересованными в решении вопроса: начальниками структурных подразделений, где работает и собирается работать заявитель, начальником отдела кадров (сотрудником отдела кадров), заместителем директора, бухгалтером и т. д.

В разрешенных законом случаях, например при производственной необходимости, согласия работника не требуется. При этом основанием для перевода являются докладные записки руководителей структурных подразделений, приказы по основной деятельности, акты или другие документы, фиксирующие причины временной перестановки кадров в связи с производственной ситуацией. Документом, обосновывающим необходимость перевода, может быть и представление руководителя структурного подразделения (цеха, отдела и др.) о переводе.

Представление о переводе унифицировано УСОРД и включает следующие реквизиты - наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. В тексте представления руководителя структурного подразделения должна быть дана оценка производственной деятельности работника, изложены причины перевода. Представление пишется на имя руководителя организации. Его резолюция адресуется кадровой службе и содержит распоряжение о решении вопроса.

Приказ о переводе на другую работу в текстовой форме оформляется на бланке организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.

Текст приказа не имеет преамбулы, его следует начинать со слов, обозначающих распорядительное действие: “ПЕРЕВЕСТИ”. Затем указываются фамилия, имя, отчество, должность работника, наименование структурного подразделения, в которое работник переводится, дата начала работы, условия оплаты труда.

В приказе о переводе отмечают вид и мотив перевода, срок и условия работы (например, смещение на низшую должность в качестве дисциплинарного взыскания).

ПЕРЕВЕСТИ
Николаева Сергея Кирилловича слесаря 4-го разряда цеха № 45 механиком гаража с 17 июля 2000 г. со сдельной оплатой труда на время реконструкции цеха № 45, ст. 27 КЗоТ.

ПЕРЕВЕСТИ
Васильеву Антонину Павловну, старшего экономиста отдела перевозок, на должность начальника отдела перевозок с 28 июля 2000 г. с окладом по штатному расписанию.

В отраслях экономики документирование перевода на другую работу осуществляется применением формы Т-5 “Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу”. Форма Т-5 заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре, ее визируют начальники структурных подразделений прежнего и нового места работы, подписывает руководитель организации. На обороте делаются отметки о несданных имущественно-материальных и других ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работе.

На основе приказа о переводе работник отдела кадров делает отметки в личной карточке Т-2, трудовой книжке и других документах.

Оформление отпусков

В соответствии с КЗоТ РФ работники имеют право на ежегодный очередной отпуск, на внеочередные отпуска, на отпуска по временной нетрудоспособности и др. Кроме того, в ряде отраслей экономики действуют положения о дополнительных отпусках (например, работникам, занятым на работах с вредными условиями труда), такие же отпуска могут быть предусмотрены коллективными договорами, положением о персонале.

Основанием для предоставления работнику очередного отпуска может служить его личное заявление или график отпусков, все иные виды отпуска предоставляются на основании личного заявления. Формы заявления и графика отпусков унифицированы в УСОРД.

Текст приказа о предоставлении отпуска начинается словом “ПРЕДОСТАВИТЬ”, затем с красной строки указывают фамилию, имя, отчество, должность и структурное подразделение, в котором работает сотрудник, общее число рабочих дней, в течение которых работник находится в отпуске, даты ухода в отпуск и возвращения на работу, за какой период предоставляется отпуск и его условия (с сохранением или без сохранения содержания), вид отпуска. Основанием для издания приказа о предоставлении отпуска служит заявление, объяснительная или докладная записка, справка, график отпусков.

ПРЕДОСТАВИТЬ
Топоркову Борису Никифоровичу, ведущему специалисту коммерческого отдела, ежегодный отпуск за 1999 г. с 20 июля 2000 г. на 24 рабочих дня.

ПРЕДОСТАВИТЬ
Лавровой Наталье Юрьевне, лаборанту кафедры экономики, отпуск без сохранения заработной платы с 28 июля 2000 г. по 6 августа 2000 г. на 5 рабочих дней.

В отраслях экономики документирование процедуры предоставления отпуска оформляется с применением типовой формы Т-6 “Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска”.Форма Т-6 заполняется в двух экземплярах. При предоставлении работнику отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается “без оплаты”. В разделе “Начислено” в графе 1 в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата. Один экземпляр формы Т-6 остается в кадровой службе, второй передается в бухгалтерию для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск. Форма Т-6 подписывается начальником (мастером) структурного подразделения и руководителем организации.

На основании приказа об отпуске работники кадровой службы вносят отметки об отпуске в форму Т-2.

Командирование

Командирование сотрудников проводится администрацией. Инициативным документом и основанием к приказу о командировании является докладная записка руководителя структурного подразделения, в которой обосновывается необходимость и цель командировки. В тексте приказа указываются фамилия, имя, отчество работника, его должность и наименование структурного подразделения, в котором он работает, наименование географического пункта и организации, куда направляется. В приказе должна быть оговорена дата командировки.

КОМАНДИРОВАТЬ
Лаврову Маргариту Ивановну, агента по продажам, в г. Самару на механический завод с 28 июля 2000 г. на 5 календарных дней для согласования договора о поставках.

Приказ создается не менее чем в двух экземплярах. Первый остается на хранении в кадровой службе, второй передается в бухгалтерию для расчета оплаты командировочных расходов. На основе приказа работнику оформляется командировочное удостоверение.

Поощрения и дисциплинарные взыскания

Основаниями для издания подобных приказов служат представления, докладные и объяснительные записки, акты, решения профсоюзных органов, совета трудового коллектива. Такие приказы доводятся до сведения коллектива, приказы о поощрениях заносятся в трудовую книжку работника.

Составление приказов о поощрениях и взысканиях имеет существенные отличия от других приказов по личному составу. Текст таких приказов начинается с преамбулы (вводной части), где излагаются причины издания приказа. Например, приказ о поощрении может быть издан в связи с награждением орденами и медалями, присвоением почетных званий, за выполнение особо значимых заданий, в связи с юбилеем и т. д.

Приказ о дисциплинарном взыскании издается в связи с должностными проступками, нарушениями трудовой дисциплины.Преамбула отделяется от основного текста словом “ПРИКАЗЫВАЮ”, которое печатается с новой строки.Текст приказа о поощрении или дисциплинарном взыскании должен содержать указание вида поощрения или взыскания. Текст может состоять из нескольких пунктов.

1. Богданову Николаю Константиновичу объявить благодарность с занесением в личное дело.2. Наградить Богданова Николая Константиновича ценным подарком и выплатить денежную премию в размере двух должностных окладов.

При составлении приказа о взысканиях его вид определяет руководитель, принявший решение в связи с проступком работника. Однако работники кадровой службы должны предварительно затребовать от работника объяснительную записку. К тому же в таких приказах чрезвычайно важную роль играет дата издания приказа, так как в соответствии с КЗоТ РФ дисциплинарное взыскание применяется непосредственно за обнаружением проступка, но не позднее одного месяца со дня его обнаружения.

Изменение фамилии

Изменение фамилии, имен, отчеств регистрируется органами загса с выдачей гражданам документов, подтверждающих эти изменения. В организациях кадровая служба оформляет такие изменения изданием приказа. Основанием для приказа могут быть личные заявления и копии документов загса. В тексте приказа указывается старая и новая фамилия (имя, отчество), указывается причина изменения.

Организация трудового процесса в организации требует издания распорядительных документов. Одним из видов таких документов являются приказы по личному составу. Издает их руководитель компании. Эти документы позволяют регулировать правовые отношения между работодателем и работником.

Виды приказов по личному составу

Каждое действия в организации в отношении работников должно производится на основании приказов. Оформляют приказ по личному составу в следующих случаях:

прием на работу сотрудника;
перевод работника на другую работу;
направление сотрудника в командировку;
предоставление отпуска работнику;
вынесение поощрения сотруднику, дисциплинарного взыскания;
увольнение работника и пр.

Порядок действий при издании приказа, а также его движение до момента передачи в архив будет следующим:

Поступление документа, являющегося основанием для издания приказа по личному составу.
Подготовка проекта приказа по личному составу.
Направление проекта приказа руководителю на согласование.
Подписание приказа директором.
Ознакомление работника с приказом.
Хранение приказа должным образом до передачи его в архив.
Передача приказа по личному составу в архив.

Основания для оформления приказа по личному составу

В каждом приказе по личному составу требуется указание документа, явившегося основанием для его издания. В зависимости от того, какой издается вид приказа будет отличаться и основание:

Приеме на работу. В качестве основания для такого приказа выступают: заявление соискателя, трудовой договор, приглашение работодателя.
Отпуск. Основаниями для издания приказа о предоставлении отпуска являются: заявление сотрудника на отпуск, график отпусков.
Об увольнении. В приказе об увольнении сотрудника в качестве основания могут быть указаны: заявление сотрудника, акт нарушения дисциплины труда, постановление суда, иные документы исходя из причины увольнения.
Изменение персональных данных. Основаниями для издания приказа об изменении персональных данных будут являться: заявление сотрудника с приложенными к нему копиями регистрационных документов, подтверждающих изменения в личных данных (из ЗАГСа).
Перевод на другую работу/подразделение по инициативе работника. Основанием для издания приказа о переводе является заявление работника.
Перевод на другую работу/подразделение по инициативе работодателя (только с согласия работника). В качестве основания в приказе указывается представление на перевод.
Перевод работника в связи с производственной необходимостью. В качестве оснований выступают: докладная записка, приказ по основной работе, документы, подтверждающие необходимость перевода.
Командировка. В приказе на командировку в качестве основания указывается докладная записка (непосредственного руководителя), в которой указаны цели командировки.

Как оформляются приказы по личному составу

Важно! Составляется приказ по личному составу либо по унифицированной форме (утв. Постановлением Госкомстата России №1 от 05.01.2004) или свободной форме. В случае последнего форма приказа разрабатывается компанией самостоятельно. Как правило, для этого используют фирменный бланк организации.

Унифицированные формы существуют не для всех видов приказов. Рассмотрим какие формы используют для того или иного вида приказа:

«Приказ о приеме на работу» (форма №Т-1).
«Приказ о переводе работника на другую работу» (форма №Т-5).
«Приказ о предоставлении работнику отпуска» (форма №Т-6).
«Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником» (форма Т-8).
«Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками» (форма Т-8а).
«Приказ о направлении работника в командировку» (форма №Т-9).
«Приказ о направлении работников в командировку» (форма №Т-9а).
«Приказ о поощрении работника» (форма №Т-11).
«Приказ о поощрении работников» (форма №Т-11а).

Некоторые приказы по личному составу оформляются сразу на несколько работников.

Как приказ по личному составу оформить на фирменном бланке

Если приказ по личному составу оформляется в свободной форме на фирменном бланке компании, то в нем должно быть указано:

наименование документа;
дата и порядковый номер приказа;
место издания;
заголовок;
содержание приказа и сведения по исполнителю.

Текст приказа следует излагать кратко, в повелительной форме. Распорядительную часть делят на несколько разделов, нумеруют которые арабскими цифрами. В этой части указывается причина и цель издания документа. Приказ должен содержать конкретные распоряжения, задания, сроки их исполнения, а также ФИО и должности исполнителей. Заверяет приказ руководитель компании.

Дата издания и регистрационный номер приказа проставляется только после того, как он будет полностью оформлен. Не следует этого делать до момента подписания документа. Иначе, если приказ придется переделать, то в это время могут быть зарегистрированы уже другие приказы.

Согласование проекта приказа по личному составу

Как уже отмечалось выше готовится проект приказа на основании определенного документа (заявление, докладная или служебная записка и др.) После этого проект приказа представляется на подпись директору или иному лицу, уполномоченному подписывать такие документы. В приказе должна быть расшифровка подписи руководителя (иного лица), а также указание его должности.

Важно! Определенные виды приказов подлежат согласованию в структурных подразделениях компании.

Руководители структурных подразделений (замещающие из лица) должны проставить свою визу на листе согласования. Сколько времени займет согласование будет зависеть от порядка, установленного внутри компании.

Как хранятся приказы по личному составу

Приказ по личному составу оформляется в нескольких экземплярах. При этом оригинал документа остается у кадровиков, одна копия передается в бухгалтерию, а вторая – в личное дело сотрудника.

Все приказы по личному составу формируют в дела, для чего:

приказы подшиваются или переплетаются;
нумеруются все листы;
составляется лист-заверитель;
подготавливается внутренняя опись;
оформляется обложка.

Если приказы подшиваются, то это делают на четыре прокола в картонную (твердую) обложку. Если приказы переплетаются, то это необходимо сделать таким образом, чтобы документы можно было прочесть.

Важно! Если приказ по личному составу издан до 2003 года, то хранить их следует не менее 75 лет. Если издан приказ после указанной даты, то хранить их нужно не менее 50 лет. Некоторые приказы хранятся только 5 лет.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Чем отличаются приказы по личному составу от приказов по основной деятельности.

Ответ: К приказам по личному составу относят документы, на основании которых оформляется прием работника, его перевод, перемещение, отпуск, увольнение и иные трудовые отношения. Все другие распорядительные документы являются приказами по основной деятельности.