Акт приема-передачи оборудования (образец)

Под оборудованием обычно понимается применяемое самостоятельно или устанавливаемое на машину техническое устройство, которое необходимо для выполнения ее основных или дополнительных функций, а также для объединения нескольких машин в единую систему (п. 1 ст. 2 Технического регламента , утв. Решением Комиссии ТС от 18.10.2011 № 823). А как организации документально оформить поступление оборудования? Приведем для акта передачи оборудования образец его заполнения в нашем материале.

Акт передачи оборудования: образец

Для того, чтобы оформить и учесть поступившее на склад организации оборудование, которое в дальнейшем будет использоваться как объект основных средств, Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7 утверждена форма акта № ОС-14 «Акт о приеме (поступлении) оборудования». Для этого акта приема-передачи оборудования образец простой: в нем отражается информация о получателе, поставщике и изготовителе оборудования, приводятся сведения о времени приемки оборудования и о самом поступившем оборудовании (наименование, марка, вид упаковки и т.д.), результат произведенной приемки и иная необходимая информация.

Скачать форму акта № ОС-14 в форматах Excel и Word можно по ссылкам ниже:

Акт приемки-передачи оборудования: ОС-14 в Excel

Акт приема-передачи оборудования: Word

Необходимо иметь в виду, что организация для документального учета поступления оборудования использовать именно эту форму не обязана (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). Это означает, что при поступлении оборудования можно заполнять акт как по унифицированной форме № ОС-14, так и по самостоятельно разработанной форме. При этом важно, чтобы выбранный вариант оформления был закреплен в .

Если организация решит использовать форму, утвержденную Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7, некоторые указания по заполнению Акта она может найти в этом Постановлении.

В частности, предусматривается, что акт по форме № ОС-14 должен составляться в 2 экземплярах. Составлением акта должна заниматься специальная комиссия, которая была уполномочена руководителем организации на прием основных средств. Составленные комиссией акты утверждаются руководителем или иным ответственным лицом.

Если в момент поступления оборудования на склад комиссия не могла произвести его качественную приемку (например, по причине массового поступления оборудования), то составляется предварительный акт по форме № ОС-14. Оформляется он на основании не качественной приемки, а простого внешнего осмотра. Если в последующем будут выявлены как качественные, так и количественные расхождения со сведениями поставщиков, должны быть составлены отдельные акты. Аналогично необходимо актировать и выявленные факты боя и лома при приемке оборудования.

При этом для отражения выявленных дефектов оборудования уже в процессе монтажа, наладки или испытания Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7 предусмотрено использование самостоятельного акта по форме № ОС-16 «Акт о выявленных дефектах оборудования». Этот акт, как и форма № ОС-14, не является обязательным.

А как оформляется передача оборудования в монтаж, мы рассказывали в отдельном .

Пример заполнения Акта по форме № ОС-14

Приведем заполнения акта о приеме (поступлении) оборудования на условных данных.

Правильное оформление акта на приемку-передачу оборудования – это залог грамотного отражения актива в учете и для целей налогообложения.

Поэтому следует отнестись к данному документу очень серьезно!

В общем виде, независимо от характера операции, передача оборудования выглядит следующим образом:

1. обязательное участие уполномоченных представителей сторон сделки, имеющих право на совершение операции и подписание документов. Данное право обычно подтверждается от получающей стороны, если передача оборудования производится на территории передающей стороны;
2. если передача выполняется на территории принимающей стороны, то акт составляет именно принимающая сторона. Одновременно с оборудованием ей передают пакет сопроводительных документов – , техпаспорт, и иные документы;
3. при приемке оборудования принимающая сторона должна внимательно осмотреть актив и проверить его техническое состояние. Для этого принимающая сторона может даже воспользоваться услугами стороннего специалиста;
4. акт на приемку-передачу оформляется с обязательным указанием о наличии или отсутствии неисправностей.

Как только акт подписан, считается, что оборудование принято на оговоренных ранее условиях и в том состоянии, в котором оно поступило к принимающей стороне. Кроме того, подписанный акт служит основанием для передающей стороны отразить выбытие актива в своем учете.

Кстати, особое внимание при приемке оборудования уделяется правильности оформления всех сопроводительных документов: ведь если в документах указан неверный заводской номер, значит, осуществляется приемка не того актива!

Поэтому очень важно, чтобы все документы были составлены правильно.

Любое оборудование – это актив, наличие которого на балансе компании подтверждается большим пакетом документов, среди которых серьезную роль играет акт, составленный при первичном поступлении объекта на предприятие.

Этот акт предоставляет ценные для учетного процесса сведения:

• техническое состояние актива;
• основание поступления (передачи) – купля-продажа, дарение, и иные случаи;
• реквизиты сторон-участниц сделки;
• относится ли объект к амортизируемому имуществу или нет;
• количество поступивших объектов и их оценка;
• перечень сопроводительных документов.

Наличие акта приемки-передачи позволяет правильно отразить поступление оборудования на предприятие и одновременно зафиксировать все отклонения в стоимости, комплектности, в техническом состоянии и количестве. И, если не выявить все эти отклонения сразу, то подписанный акт о приемке-передаче будет свидетельствовать о согласии принимающей стороны с поступлением к ней объекта с указанными именно в акте характеристиками. И доказать потом ошибочность приема будет сложно.

Акт приема-передачи до вступления в силу изменений в закон «О бухгалтерском учете» оформлялся унифицированной формой ОС-14 и ОС-16 (на оборудование с дефектами). Данные формы действуют и сейчас, но обязательными они больше не являются. Поэтому любая компания может предложить принимающей или передающей стороне по сделке свой вариант акта или воспользоваться указанными формами ОС-14 и ОС-16.

Но независимо от выбора формы в акте обязаны быть следующие реквизиты :

1. название и дата составления документа;
2. название сторон-участниц сделки;
3. содержание операции;
4. стоимостная и (или) количественная оценка операции, т.е. цена, количество и стоимость сделки в целом;
5. Ф.И.О. и должности тех, кто ответственен за совершение и оформление сделки;
6. подписи указанных лиц.

Эти реквизиты обязательны для составления любых первичных документов. Но для акта, оформляющего приемку-передачу имущества, эти реквизиты должны быть дополнены еще одним обязательным перечнем, который отражает нюансы процесса.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Обязательные моменты и нюансы составления

Составляя акт на передвижение оборудования, необходимо дополнить его следующими реквизитами:

1. подробное описание каждого актива – его заводской номер и техническое состояние, модель, название, производитель, год выпуска, период эксплуатации, остаточная стоимость. Без такого описания невозможно установить, какое именно оборудование принимается.
2. основание на передачу – дарение, вклад в , и т.п. Данная информация ложится в основу правильного принятия актива к учету. В частности, если актив подарили, то предприятие — получатель с его стоимости должно будет заплатить налог, как с дохода;
3. место передачи . Это очень важно, поскольку если передача осуществлялась на территории передающей стороны, а далее оборудование транспортировалось, то до момента его перевозки следует зафиксировать его техническое состояние. Это оградит передающую сторону от претензий со стороны принимающей компании. А принимающей
   компании «место передачи» позволит признать расходы на транспортировку.

Поэтому нужно очень аккуратно отнестись к оформлению акта.

Правила и порядок оформления

Прежде всего, акт составляется :

• в присутствии всех уполномоченных сторонами операции лиц;
• в 2-х экземплярах – для каждой из сторон. Число экземпляров может меняться в зависимости от ситуации;
• в день передачи оборудования;
• без помарок и ошибок;
• с указанием описания объекта, данного в его техпаспорте.

В дополнение к акту прилагаются сопроводительные документы – техническая документация на оборудование, накладная, договор и иные документы, предусмотренные характером операции. Причем, если речь идет о передаче конструктивно сложного оборудования, то данный процесс может происходить в несколько этапов. И на каждый такой этап приема-передачи должен оформляться свой акт.

Подписи всех сторон на акте ставятся тогда, когда процесс передачи окончен и нет никаких претензий к активу.

Назначение и существующие виды данного документа

Как правило, несмотря на законную возможность сформировать форму акта самостоятельно, на предприятиях используют старые, но действующие, бланки :

1. форма ОС 14 . Составляется на поступление любого оборудования;
2. форма ОС 15 . Заполняется при приемке-передаче актива для монтажа. При выполнении монтажа сторонним подрядчиком, в состав комиссии, передающей актив, должен войти его представитель;
3. форма ОС 16 . Составляют независимо от причины поступления объекта, но в случае выявления у него дефектов;
4. форма ОС 1 (ОС 1б) . Ею оформляют зачисление оборудования (группы объектов) в основные фонды и его передачу в эксплуатацию. На основании этих актов заполняется инвентарная карточка ОС 6 (ОС 6а — на группу объектов). В этой карточке отражают все внутренние перемещения объекта: поступление, ремонт, модернизация, передача в другой цех и т.д. Поэтому, передавая оборудование, например, на ремонт или техобслуживание внутри компании, сведения об этом отражают в этой карточке. Для малого бизнеса вместо карточек можно использовать инвентарную книгу (ОС-6б) ;
5. передавая оборудование в аренду, акт оформляется в произвольной форме , но с указанием тех обязательных реквизитов, которые предусмотрены законом «О бухгалтерском учете». Одновременно к этим реквизитам необходимо отразить: подробное описание оборудования, место передачи, техническое состояние актива, перечень сопроводительных документов и срок тестирования оборудования;
6. что касается передачи актив на техобслуживание или ремонт , то, как правило, акт приемки составляет компания, с которой заключен договор на выполнение указанных работ. Но при этом обязательно указывается способ возврата актива обратно.

О том, как правильно принять оборудование в ПО 1С:Предприятие, рассмотрено в следующем видеоролике:

Почти каждая организация сталкивается с необходимостью составлять акт приема-передачи оборудования (образец простой, но необходимо учитывать ряд особенностей, заполняя бланк). У этого документа существует три разных формы: ОС-14, ОС-15 и ОС-16. Но наиболее часто организациям приходится заполнять именно первый формат документа, о нем и пойдет речь в статье.

Унифицированная форма ОС-14 была введена в действие еще 21 января 2003 года. Именно тогда вышло постановление Госкомстата РФ №7. Согласно этому указу, при приемке оборудования организации должны составлять специальную бумагу. Акт приема-передачи оборудования может потребоваться и в некоторых других случаях: когда необходимо произвести монтаж или включить оборудование в фонд ОС организации.

Форма ОС-14 используется, если оборудование поступает на склад. Он обязательно составляется в двух экземплярах – для фирмы, которая передает оборудование, и для компании, которая основные средства получает.

Кто составляет и заверяет?

Не любое должностное лицо имеет право составлять акт передачи оборудования, образец которого поможет внести все данные без ошибок. Этим должна заниматься специальная комиссия. Она обязательно должна иметь полномочия в отношении оборудования, которое и принимается на склад.

Главная задача комиссии – проверить, нет ли у принимаемого оборудования каких-либо дефектов или недостатков. Если же таковые были обнаружены, то составляется дефектный акт (ОС-16). В этом документе отображаются все выявленные сколы, поломки и другие недостатки, указываются и способы их устранения.

Не всегда комиссии удается сразу заметить все дефекты. Некоторые из них можно обнаружить только при монтаже или проведении испытаний. В таких случаях дефектный акт составляется позднее.

Когда приемка заканчивается, члены комиссии проставляют свои подписи. Руководитель организации в обязательном порядке заверяет акт приема-передачи оборудования (образец поможет правильно вписать должности, фамилии и документы, в соответствии с которыми комиссия имеет полномочия на составление акта).

Использование актов приема-передачи оборудования на практике

Унифицированные акты приема передачи используются в определенной последовательности. Вначале применяется ОС-14. Он необходим для передачи оборудования на склад принимающей стороны. Только после полной первичной проверки оно может быть передано для монтажа. Тогда уже используется ОС-15.

Не всегда акт передачи оборудования ОС-14 предполагает необходимость заполнения ОС-15. Например, если монтажом занимается сторона, передающая товар, то второй документ заполнять не придется. Принимающей стороне просто нужно будет проставить подпись в форме ОС-14. Дефектная ведомость ОС-16 используется еще реже – только в случае обнаружения недостатков у оборудования.

Когда же монтаж оборудование закончен, то используют форму ОС-1 или ОС-1б. Эта бумага подтверждает, что объекты стали частью основного фонда предприятия.

Обязательные реквизиты акта приемки-передачи оборудования

Перед заполнением документа необходимо выяснить, данные о каких организациях в нем необходимо отобразить. Акт приема-передачи оборудования (образец Word схож с вариантом Excel) может содержать информацию о следующих фирмах:

• изготовитель;
• перевозчик;
• поставщик;
• приобретатель.

На титульном листе документа обязательно должны быть вписаны следующие реквизиты:

• кто изготовил оборудование;
• кто является поставщиком (потребуется не только вписать адрес, но и реквизиты в банке, ОКПО, контактные данные);
• данные о транспортировке (обязательно прописывается информация о ТС);
• информация о приобретателе (название фирмы, реквизиты в банке, ОКПО).

Перед заполнением бланка ОС-14 руководитель или другое уполномоченное лицо выпускает приказ, дает распоряжение или заключает договор о купле-продаже. Только после этого вся необходимая информация вносится в акт приемки-передачи оборудования, образец которого поможет вписать все данные в правильной форме.

В акте требуется вписать информацию об отгрузке и поступающем оборудовании. Для этого в форме ОС-14 есть 2 специальные таблицы. Уже после приемки комиссия вписывает количество фактического оборудования и сверяет с числом заявленного.

Особенности заполнения акта

Чтобы документ был действительным, нужно внести всю информацию в правильной форме. Вот несколько рекомендаций, которые помогут избежать досадных ошибок:

Когда все сведения записаны в акт, документ обязательно подписывается всеми членами комиссии. Непременно должна быть на нем и подпись руководителя предприятия.

Уже после проверки оборудования его передают на хранение ответственному лицу. Он тоже проставляет подпись в акте. Оборудованию присваивают табельный номер, а бухгалтер вписывает информацию о заведенной инвентарной карточке, а затем тоже подписывает документ.

Заключение

Акт приема-передачи – один из важнейших первичных документов. Он необходим для принятия и проверки оборудования. Именно ОС-14 позволяет принять ОС в основной фонд организации. Он необходим для фиксации данных об оборудовании, его состоянии. Наличие информации о табельных номерах позволяет быстро понять, о каком ОС идет речь в акте.

Акт приема-передачи оборудования играет важнейшую роль в правовых отношениях между продавцом и покупателем, арендатором и арендодателем, ремонтной компанией и владельцем. Правильность и четкость заполнения документа определяет выгодность сделки для обеих сторон, поэтому следует придерживаться определенных правил в заполнении документа.

Что это за документ и кем составляется?

Акт приема-передачи оборудования – это обязательный документ, используемый для подтверждения факта продажи или передачи оборудования от одного владельца к другому с целью его монтажа и последующего введения в эксплуатацию. Если говорить более простым языком, то данный термин обозначает документ, который свидетельствует о том, что отдающее лицо согласно с передачей оборудования другому лицу.

Данный тип документов наиболее распространен в производственной практике. Там он выступает в роли главного основательного документа, который позволяет поставить оборудование на учет предприятия. В зависимости от сложности оборудования акт может подписываться в несколько этапов. Например, при передаче нескольких технических узлов, каждый из которых поочередно проверяется на работоспособность.

В подписании акта приема-передачи оборудования участвуют руководители предприятий либо уполномоченные ими лица. Кроме того, к процессу может привлекаться и третья сторона, представленная специальной комиссией, главной задачей которой является контроль состояния оборудования, а также его качества.

После подписания документ дублируется и отдается руководителю принимающей стороны, а также стороне поставщика. После подписания уполномоченными лицами акт приема-передачи оборудования передается в бухгалтерию для последующего оформления и хранения.

Акт приема-передачи оборудования не имеет единой унифицированной формы и чаще всего составляется в произвольном виде в зависимости от особенностей основного договора, структуры предприятия, его функционирования и т. д.

Форма и структура акта

Выделить единую форму документа достаточно сложно. В общем виде акт состоит из следующих структурных элементов:

• Реквизиты стороны-получателя . Указываются все реквизиты компании – ее наименование, юридический адрес и т. д.
• Основной документ . Указывается тот документ, приложением к которому и является акт приема-передачи оборудования. Например, договор купли-продажи, аренды, передачи в ремонт или в монтаж.
• Наименование документа . В данном конкретном случае – «Акт приема-передачи оборудования».
• Информация о составлении . Указывается дата и место, где был составлен документ, а также номер акта.
• Реквизиты стороны-поставщика . Это может быть продавец, представитель торговой либо монтажной компании и т. д.
• Данные о дате . Делается отметка о том, было ли оборудование доставлено в заранее оговоренные сроки или нет.
• Информация об оборудовании. В максимально доступной форме прописываются все детали поставки – комплектность, наименование, марка, год выпуска, стоимость, масса и т. д.
• Заключение комиссии . Описываются результаты проверки оборудование на качество – техническое состояние, наличие неисправностей, повреждений, дефектов и т. д.
• Подписи обеих сторон . Это могут быть подписи представителя монтажной организации, руководителя принимающего предприятия, поставщика, ответственного за хранение или других лиц.

Как правило, при составлении акта двумя юридическими лицами, документ дополнительно закрепляется печатями предприятий.

Стоит отметить, что на практике используются и типовые формы документа, например:

• Форма ОС-15 . Используется в случае передачи оборудования в монтаж – .
• Форма ОС-14 . Применяется при приеме оборудования на склад в качестве основного производственного объекта – .

Об этих формах более подробно поговорим ниже в статье. Они имеют свои особенности заполнения и составления.

Акт приема-передачи оборудования в ремонт и его образец

В связи с тем, что передача оборудования на ремонт осуществляется лишь на время и на условии, что субъект-получатель выполнит все предусмотренные работы, заполнение акта приема-передачи осуществляется с некоторыми отличиями от стандартного документа.

Для лучшего понимания следует выделить следующие особенности документа:

• Вид ремонта . В акте обязательно должен указываться вид ремонта, то есть – гарантийный или не гарантийный.
• Способ доставки . Например, самовывоз, отправка транспортной компанией (указывается ее наименование) и др.
• Комплектность . Необходимо максимально полно описать состав оборудования, которое отправляется на ремонт – указать все рабочие узлы, дополнительные элементы и т. д.
• Тип неисправности . Прописываются неполадки, которые были определены при эксплуатации мастером. Информация должна быть изложена максимально точно – это позволит ускорить ремонт и повысить его эффективность.
• Срок ремонта . В акте указывается период, на который оборудование передается на ремонт. Если определить конечную дату точно не представляется возможным, делается пометка «До окончания ремонтных работ».

Все остальные пункты в акте должны заполняться также как и в стандартной форме. Ознакомиться с примером составления акта приема-передачи оборудования на ремонт можно, .

Акт приема-передачи оборудования в аренду и его образец

В случае даже долгосрочной аренды оборудования для проведения подобных сделок не требуется государственная регистрация в отличие от процедур с недвижимостью. В аренду могут сдаваться любые технические агрегаты без ограничений по техническим характеристикам, габаритам, мощности и т. д. Единственное условие, которое необходимо для принятия действительности акта – передающая сторона должна иметь документы, подтверждающие его право собственности на оборудование.

Для того чтобы избежать каких-либо спорных моментов между сторонами, в акте приема-передачи оборудования в аренду обязательно должны прописываться следующие моменты:

• внешний вид передаваемого оборудования;
• наличие и целостность упаковки;
• сопроводительные технические документы, а также их соответствие государственным требованиям;
• соответствие самого оборудования описанию, которое было прописано в основном договоре;
• возможность эксплуатации в российских условиях.

Кроме того, в договоре обязательно указывается срок аренды, ее стоимость и условия, на которых осуществляется передача и последующая эксплуатация. Также в некоторых случаях может быть предусмотрен отдельный период, в течение которого агрегат может быть испытан получателем. Скачать образец документа можно .

Акт приема передачи оборудования в эксплуатацию

Для введения оборудования в рабочий цикл, помимо основного договора, обязательно должен составляться дополнительный акт, подтверждающий, что материальная ценность в виде оборудования была получена стороной, осуществляющей прием, от изначального владельца.

В практике используется акт формы ОС-14, который свидетельствует, что полученное оборудование будет эксплуатироваться в качестве основного средства. В документе обязательно прописывается:

• состояние самого оборудования;
• марка;
• модель;
• точная комплектация и т. д.

В случае обнаружения каких-либо повреждений, описывается и вся информация о них.

Акт приема-передачи оборудования является важнейшим документом, который сопровождает договора аренды, купли-продажи, ремонтных работ и т. д. Он позволяет зафиксировать факт передачи самого технического агрегата, а также подтвердить согласие обеих сторон с его состоянием. Именно поэтому вес такого документа при заключении сделок нельзя недооценивать.