Тема. Классификация корреспонденции. Виды корреспонденции

Обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомле-ния о чем-нибудь.

Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.

Так как служебные письма выступают связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения. Поэтому, стремясь к сокращению документооборота, прежде всего следует обратить внимание на обоснованность составления этой группы документов. Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении (снятие вопроса по телефону или в личном разговоре). 79

Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обработке письма в учреждении-получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение документа, так как при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанав-ливается очередность исполнения вопросов. Поэтому, если с одним адресатом надо решить несколько вопросов, по каждому следует составить отдельный документ. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей, В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составлялся: выводы, просьбы, пред-ложения, замечания и т.п. Учитывая постоянный рост объемов информации, с которой приходится знакомиться работникам управленческого аппарата, для активизации восприятия информации, содержащейся в письме можно рекомендовать изменить традиционный порядок изложения текста письма и начинать его с существа вопроса, помещая доказа-тельства и доводы во вторую часть.

Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.

Например: "Просим выделить 15 компьютеров для конкурса операторов ЭВМ".

Главная цель служебного письма - побудить к действию, убедить, показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Слова должны точно отражать смысл. Многословие мешает выделить суть документа.

Приводимые факты должны быть объективны, обязательно проверены, цифровые данные - точны. Тон письма должен быть нейтральным.

В ГОСТе Р 6.30-97 указано: "В письмах используют следующие формы изложения:

От первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

От первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

От третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным")".*

Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты типа:

"внимательно рассмотрев Ваши предложения...", "Тщательно изучив Ваши замечания...".

Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: "В порядке обмена...", "В порядке исключения...", "В связи...", "В соответствии... " и т.п.

Причины принятия решений также формулируются с помощью деепричастных оборотов: "учитывая", "считая", "принимая во внимание", "рассматривая", "руководствуясь" и т. д.

Так как письмо оформляется на бланке, его текст не следует начинать с указания наименования учреждения-автора, оно уже имеется в самом бланке.

Письма оформляются на специальном бланке для писем. Составитель документа кроме текста должен сформулировать заголовок письма (для формата А4), отвечающий на вопрос "о чѐм", указать адресат, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию, имя, отчество и номер телефона (реквизит составителя), проверить наличие приложений (если они есть). 80

Если письмо направляется более чем в 4 адреса, его составитель обязан представить список на рассылку.

Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы - инициативные и ответные. Если письмо является ответом, составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает. Этот реквизит переносится в бланк из инициативного письма при окончательном оформлении письма-ответа. При машинописном оформлении письма машинистка руководствуется соответствующим разделом ГОСТа.

По характеру информации письма подразделяются на большое количество разновидностей.

Сопроводительное письмо - часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допустимо в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д. Сопроводительное письмо составляется также, если направляемый документ не имеет адресующей части (например, при рассылке организационных, нормативных, распорядительных документов), или если необходимо зафиксировать перечень нескольких направляемых документов. Начинаются письма этой разновидности словами: "Посылаем", "Направляем", "Возвращаем", "Прилагаем"» т. п., далее указываются заголовки и поисковые признаки (дата и номер) направляемого документа. Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка. Например:

Во всех остальных случаях, когда сопроводительное письмо не несет какой-либо информации, оно будет лишним и не должно составляться.

Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятия. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Часто эти письма начинаются словами "Приглашаем Вас" или "Просим Вас принять участие".

В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Например: 81

Информационное письмо - сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность каких-либо организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу. Например:

Этот вид писем получил распространение с созданием хозрасчетных и кооперативных организаций. Его цель - побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно. Ниже приводим пример оформления рекламного письма. 82

Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам-приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается словами: "Извещаем". "Сообщаем", "Ставим Вас в известность" и т.п., далее излагаются какие-либо факты. Например:

Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нѐм указывается фамилия, имя, отчество лица, которому оно посылается.

Письмо-подтверждение - содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола "подтверждать". Например: 83

Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправки позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку им писем-напоминаний.

Письмо-напоминание - содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть.

Эта разновидность писем, как правило, начинается словом "Напоминаем", Например,

Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Например:

Гарантийные письма обычно имеют две подписи (руководителя и бухгалтера), на них проставляется печать.

Инициативные письма - это письма, требующие ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых не ограничена. Однако их характер предполагает вариантность положительного или отрицательного решения поставленного вопроса. Например: 84

Письма-ответы - по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем, так как тема их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован. Например:

23. Составление личных документов (резюме, автобиография, заявления, доверенность, расписка)

Язык делового документа сложился в сфере управления в последние 100-150 лет. Его определяют как официально- деловой. В результате длительного развития в официально- деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые обеспечивают наиболее эффективным образом фиксацию управленческой информации.

Основными чертами официально- делового стиля считаются:

Нейтральный тон изложения;

Лаконичность и краткость текста;

Точность, ясность выражения мысли.

Нейтральный тон изложения является нормой официального делового письма, поскольку управленческая информация, официальная по своему характеру, сводит субъективный (личностный) момент в текстах документов до минимума. Из языка делового документа исключаются, например, слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окраской: междометия, слова с суффиксами преувеличения и т.д.

Лаконичность изложения текста письма достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности.

Особые требования при изложении текста предъявляются в отношении точности, ясности выражения мысли. Содержание документа должно быть передано максимально точно. Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания, приведённого в документе, и автором текста и его адресатом.

Требования точности изложения достигается употреблением специальной терминологии, использованием устойчивых языковых формул, сочетаемостью слов в предложении, использованием уточнений, дополнений, вводных слов, причастных и деепричастных оборотов.

Терминология, которая используется в управленческой документации вообще- это прежде всего отраслевая терминология, отражающая содержание той области деятельности, которой касается документ, кроме того, это специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.

Специфика делового стиля характерна ещё рядом особенностей.

В письме, например, не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы). Использование новых слов (неологизмов) и заимствованных слов должно быть оправданным. Если слова и выражения типа «пресс- секретарь», «электронная почта» приняли устойчивое обозначение в языке, то слова «санирование» вместо «оздоровление», «пролонгировать» вместо «Продлить» ещё не получили право на широкое употребление.

Особенностью делового языка является употребление слов с «универсальным» значением, таких как, например, «слабо», «недостаточно». Употребление таких слов позволяет дать общую оценку ситуации с целью последующей выработки конкретных мероприятий по исправлению сложившегося положения.

Ещё одна специфическая особенность делового языка- ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в ограниченной возможности слова вступать в смысловые связи с другими словами.

Особенностью делового стиля являются также широкое употребление в текстах устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов (формул). Наличие их в деловом языке- следствие чёткой регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих процедур и тематической ограниченности текстов документов.

Языковые формулы, отражая устойчивые элементы делового стиля, обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

Деловое (или служебное) письмо - обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности. К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов.

Основным признаком, по которому деловые письма из всех видов управленческой документации выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они могут пересылаться также с помощью телеграфа, факсимильной связи, электронной почты.

Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым способом и на любом носителе с целью последующего ее обращения в сфере делопроизводства. Обращение содержит в себе последовательную смену информационных процессов - передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение.

Что касается языка, то тексты писем составляют на русском или национальных языках в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и ее субъектов о государственных языках. Переписка в сфере внешнеэкономической деятельности ведется на русском или ином языке, предусмотренном коммерческим договором между деловыми партнерами.

К числу основных средств фиксации деловой информации относятся ручные пишущие средства, пишущие машины, диктофонная техника и печатающие устройства персональных компьютеров.

В качестве носителей информации находят применение носители на бумажной основе (несветочувствительные), микроносители визуальной и звуковой информации (кино- и фотопленка, магнитные ленты,), носители для записи и хранения компьютерной информации (дискеты, картриджи, СD-диски и др.). Следует подчеркнуть, что основным носителем деловой информации в делопроизводстве пока является бумага. Опрос многих фирм США в 1994 г показал, что в этих фирмах 92 % информации хранится на бумаге, 5 % - в микрофильмах, 2 % - на магнитной ленте и 1 % - на дисках 1 .

Письма оформляют на специально спроектированных для этого вида документов бланках с последующим нанесением на них необходимых информационных элементов - реквизитов.

Требования к оформлению писем складываются из требований, оговоренных нормативными документами (стандартами); норм и правил русского языка; учета особенностей делового стиля, а также норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложения текста.

Корреспонденция - это один из древнейших газетных жанров. Основной целью корреспонденции становится истолкование, выяснение причин события, определение его значимости, ценности, прогнозирование развития. Поэтому этот жанр относят к аналитическим. Два вида корреспонденции. В информационной корреспонденции автор подробно рассказывает о происходящих процессах, стремясь сгруппировать факты, объединить их общей темой. Ее задача - привлечь внимание к событию и показать тенденции его развития. В информационной корреспонденции присутствует анализ происходящих событий, но гораздо в меньшем количестве, чем в аналитической корреспонденции, которая теоретиками журналистики выделяется как второй вид. Здесь автор уже не столько привлекает внимание к событию, сколько определяет его место в череде других событий. Аналитическая корреспонденция, отталкиваясь от заданной темы, представляет анализ ситуации, выявляет причинно-следственную взаимосвязь событий, фактов. И тот, и другой виды корреспонденции имеют общее – глубокое содержание, яркая подача материала, четкие выводы. Мысль в корреспонденции движется от реальных фактов и представляет собой их анализ. Да и предметом отображения в обоих видах корреспонденции являются как ситуации и процессы, так и информационные явления. Основным для корреспонденции является разработка на конкретном материале актуальной темы в сравнительно нешироком масштабе. И все в ней зависит от характера ситуации. Центральным предметом корреспонденции является один значительный факт, все остальные детали, примеры, суждения служат вспомогательным материалом для его всестороннего освещения. Статья - жанр аналитический. Аналитическая журналистика представляет факты в их причинно-следственной взаимосвязи, дает им развернутую трактовку, оценку, обосновывает прогноз развития явлений, рисует план действий, связанный с отображаемым предметом. Поэтому статья носит масштабный, научно-теоретический характер. Для этого жанра характерны научная постановка темы, решение важных общественных проблем современности, глубокая аргументированность. Статья определяется исследователями как жанр публицистики, основанный на ясном развитии строго определенной мысли, которая подкрепляется системой аргументов и типических фактов и получает окончательное выражение в обобщениях и выводах, направленных через авторские рекомендации на достижение конкретных результатов. Исследователи жанровых особенностей журналистики выделяют такие формы статьи, как общеисследовательская статья, практико-аналитическая статья, полемическая статья и передовая статья. Общеисследовательская статья анализирует общезначимые, широкие вопросы. Практико-аналитическая статья уже самим названием своим показывает, что мысль журналиста направлена на актуальные практические вопросы. Полемическая статья появляется в ходе столкновения двух или нескольких точек зрения на решение конкретной проблемной ситуации. Передовая статья - редакционное или авторское выступление на злобу дня, по самому существенному вопросу текущего момента. Ее специфика заключается в особой актуальности темы, политическом осмыслении выдвигаемых задач, конкретности обобщений и выводов. Поэтому для нее важно место публикации - самое ударное на первой странице номера. Иногда такое выступление может быть сведено к лозунгу, вынесенному в аншлаг или шпигель. Развивая теоретические достижения науки в соответствии с реальной жизнью, творчески применяя их к конкретным социальным процессам, публицист и создает статью как специфический жанр журналистики. Тут исключительную роль играет позиция автора, обеспечивающая отбор, осмысление, систематизацию и интерпретацию фактов. Она, в конечном счете, и определяет размеры материала на газетной полосе. Чтобы представить читателю целостную, логически последовательную систему знаний о самом обществе и разных формах отношений в обществе, прогрессивных и негативных тенденциях их развития, журналист максимально использует свои творческие возможности.

Инф-я К. Она отлич широтой охвата мат-ла, обстоят развитием темы.

Анал-я К. вскрывает причины описываемого явл-я. Она критич плана.

Постановочн К - такой вид отража злободневн, актуальн сит-ю на основе а-за и син-за фатов.

Корреспонденция - раздумье. Ж-ст совместно с чит-м анализ-т, сопост-т, сравнив-т, оцен-т цел ряд фактов. Если в статье стр-ра произвольная, то в корреспонденции - специфичн. Она имеет: рубрику, заголовок, головные строки, зачин, основную часть и концовку. По руб-ке м.опред-ть хар-р К. Зачины разн видов эт ж-ра быв разными: сюжетн, информац, проблемный. Концовки тоже отлич-ся характер чертами.

Ворошилов наз-т К. одним из осн. представителй из гр. аналит. ж-ров. К- ж-р, в кот. на конкр. мат-ле, взятом в сравнит. нешир масштабе, в аналит плане разраб-ся актуал тема, реш-ся опред проблема. М.б инф:собщ-я о новом явл-ии, науч. окрытии, она напомин. равёрн. зметку, но отлич от неё широтой охвата мат-ла, обстоят развит-м опред темы. Аналит К. вскрывает причины опис явл-я. На основе анализа фактов в мат-ле нередко ставятся новые проблемы. И такие корр-ции наз-т постановочными, Порой ж-т как бы вместе с чит-лем анализ-т, сопоставляет, оценивает.

32. Статья – это обобщ-е и анализ фактов и явл-й. Если в кор-ции соб-я рассмат-ся от частн к общему, то в статье все происх-т наоборот – от общ к частному. Статья берет факты в глобал масштабах, анализ-т их, поднимая до научно обоснован выводов. Общ отличит признаки С.: осмысл-е и анализ значит явл-я (или группы явл-й), аргументир-е обобщения и выводы, подтвержд выдвинутую концепцию, идею. В завис-ти от цел назнач-я СС м.б. проблем, полемич, науч-популяр и т.д.

Статья - это локальное отображение жизненно-важных явл-й, проблемы или актуал сит-ции. Масштаб выводы предваряются хар-кой фактич данных и сит-ций, рассмот-х в совок-ти. Факты в С. играют иллюст роль, в С. важны проблема и явл-е. В С. в полн мере исп-ся аргум-ция, мотивация действий, исп-ся все виды т-тов: повеств-е, описание и размышл-е. Виды статей:

1. Передовая - в ней основа директивность;

2. Пропагандистская - важн методом в ней явл-ся пропаганда;

3. Научн и научн-попул статья;

4. Проблемная, требующ от а-ра всестороннего, глуб изуч-я?, компетентности, инициативы, смелости.

По данным Ворошилова В. В., "К особому подвиду статьи м.отнести публ комментарий, позволяющ оперативно отклик-ся на разл соб-я, прокоммен-ть и оценить их".

Тертычный: С.- ж-р, предназнач. д/ анализа актуал. общ-знач. процессов, явл-й. Аналит обсужд-е предмета в С. д.б. проведено так, могли используя пуб-цию размышл-ть далее над интерес их?? – особ. ф-я С. Она сост-т в том, что С. объясняет чит-м как обществ, так и личн значим-ть актуал процессов, сит-ции, явл-й, их причин-следств связи. Т.о инициирует чит размышл-я, действия, связ с предметом отображ пуб-том. С. обращ вним-е людей на те задачи, проблемы, кот возн-т в связи с опис соб-ми, показ какие стратег/тактич интересы имеются у тех/иных участн-в сит-ции.

Сущ-т относит устойч формы проявл-я ж-ра С.:

Общеисследов-я (пуб-ции, в кот анализ-ся общезнач шир??.Пуб-ции отлич выс уровнем обобщения,глобальностью уровня автора. Цель С. – изучение закономерностей, тенденции, перспектив развит-я совр. об-ва)

Практич-аналит

Ж-ту необх-мо сформул-ть осн тезисы, он исп-т все имеющ знания об объект законах и закономер-х, действ в той сфере, о кот собирается писать, как эти законы проявл себя относит-но обсужд в С. феномена т. соотнести тезисы с актуал совр опытом. Общ структур треб-я к С. таковы: д. обладать ясной концептуальной линией. А-р д. развивать чётк ясную мысль, чтобы разъяснить чит-лю полит, экон, др сути явл-й. Это поможет правильно воспринимать значимость событий, выработать свою линию поведения и действий.

Статья дел-ся на 3 части: начало, главная часть, заключение. В начале С. в ее одной трети излагается экспозиция. Читателю дается актуальный повод узнать, почему данная ситуация анализируется, она важна для общества, почему ее надо решить. Чтобы читатель понял ситуацию, нужно показать проблемы и здачи перед общ-вом и их связь с ситуацией. Познакомив аудию с проблемой, задачами, условиями выполнения, автор може далее поставить вопрос о том, каким образом эти задачи могут быть решены в интересах каких сил.

Любая ситуация содержит внутреннее противоречие. Это м. вызвать сомнение в правильности.М. в прямой/косвенной форме сформулир. Соответствующий вопрос-сомнения и адресовать его аудии. Здесь автор хочет сосредоточить внимание на анализе тех фактов, которые помешали разрешить ситуацию, почему она не была бы решена.. Он м. показывать как достичь цели, приблизитья к ней, какие шаги стоит предпринять для этого. Последовательность действий часто бывает довольно сложной, поэтому стоит следить, чтоб не тярялась нить рассуждений, чтоб публикация была понятна для аудии. В сравнении с главной частью, в которой ситуация анализируется, заключительная часть имеет синтезирующий характер. В ней м. поясняться, что несет собой изменение ситуации, какие силы задействуются, какие задачи и проблемы будут решены далее.

С.относ к исслед. группе т-тов. Своеобраз разновид-ми С. м.назвать такие публ т-ты, как расслед-я и версии. Что отличает исслед т-ты? 1)опора не на опис-е фактов, а на логич-рац а-з. В центре повест-я оказ-ся с-ма рассужд-й пуб-та, подчас подчеркнуто абстрагирующ-ся от используем фактов. 2)в т-тах такого рода шир предстны не т-ко лич наблюд-е ж-том факты, но и свед-я, добытые иными путями. Д/созд-я убедит картины изучаем явл-я а-р шир привлек-т разнообразн источники инф-ции, сопост-т подчас противоположн т. зр, прибегает к обшир цитированию. 3) стил-ка исслед т-тов., сохр черты индивид языка пуб-та, тем не менее, тяготеет к науч излож-ю пробл-ы.

Если в корр-ции пуб-т анализ-т конкр соц сит-ю, опираясь на личн наблюдаем факты дейст-ти, то в С. обобщение носит более шир хар-р. Здесь дается всестор анализ явл-й, процессов и проблем. Опираясь на факты соц бытия, пуб-ст рассмат-т законом-ти эволюции дейс-ти в различ ее проявлениях - полит-их, эконом-их, нравст-ых, куьтуролог-х и т.д. при этом пуб-ст не просто иллюстр-т мысль примерами из жизни, а кладет факт в основание своего исслед-я. Как правило, а-р в С. оперирует группами фактов, создающ опред соц сит-ю, т.е. круг проблем, объединённых един процессом. Пример: статья «Ничье старичье» (С.-Пб. Ведомости») посвящ судьбам стариков, живущ на полн гос. обеспечении. Не трудно догадаться, что проблема эта нравств-я, т.к. родственники отправляют в дома престарелых с глаз долой. «Похоже, сильнее, чем девальвация рубля ударила по нам девальвация моральных ценностей», - пишет газета. Конкретн судьбы превращ-ся в отправные точки для рассужд-й на темы: 1) гос. берет на себе ф-ции родственников – детей, внуков, заботясь о престарелых. 2) матер интересы подчас оказ-ся важнее судеб конкрет стариков. 3) у об-ва явно недостаточно сил, чтобы обеспечить престарелым спокойную жизнь, хотя опред движ-е в нужн направл-и осущ-ся.

Поскольку С. – это всегда развернут поиск закономер-тей, структурно она предст собою цепь умозаключ-й (от частн к общ и наоборот). Это опред-т и композ-ю повеств-я, и место факта в т-те. Сегодня вряд ли м.говорить о том.,что факт в С. занимает подчиненное место. Лишь иллюстрируя опред теорет полож-я, выдвигаем а-ром. Современная С. активно вбирает в себя Эл-ты др ж-ров – реп-жа, очерка, корр-ции, интервью. Она становится более эмоц-на по тону, более личностной, хотя развитье мысли остается основой ее стр-ры.

Одной из главных особенностей делового письма являются стиль и язык их написания.

Официально-деловой стиль – это стиль, который обслуживает правовую и административно-общественную сферы деятельности. Он используется при написании документов, деловых бумаг и писем в государственных учреждениях, суде, а также в разных видах делового устного общения. Выделяется относительной устойчивостью и замкнутостью.Официально-деловой стиль – это стиль документов разных жанров: международных договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т.д.

Особенность языка и стиля официальных бумаг – использование устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов, позволяющих с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения.

Требования к языку и стилю документов:

1. однозначность используемых слов и терминов;

2. нейтральный тон изложения;

3. соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;

4. смысловая достаточность и лаконичность текста.

Основные группы целей коммуникации (познавательные, практические и познавательно-практические) в равной степени присущи коммерческой корреспонденции . В коммерческой корреспонденции познавательным целям соответствуют письма-запросы или письма-ответы. К коммерческим письмам с практическими целями относится письмо-предложение.

Коммерческая корреспонденция оформляет, регистрирует заключение и выполнение коммерческой сделки, те предваряет составление контракта и содержит документы, регулирующие ход его выполнения.

Тон письма должен характеризоваться вежливостью и точностью – качествами неотъемлемыми в деловой корреспонденции. Письма, направленные государственным деятелям и официальным лицам должны отличаться более официальным и уважительным тоном, чем обычные деловые письма. В обращении, адресе на конверте, приветствии и заключительной фразе (согласующейся с приветствием), должны быть употреблены общепринятые официальные обращения, специфичные для каждой страны и каждого класса официальных лиц.

Особенность унификации языка служебных документов состоит в формировании системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения. При этом «под моделью понимают и логическую и синтаксическую конструкцию, охватывающую максимальное количество управленческих ситуаций».

Наиболее значимым с точки зрения типизации ситуаций общения является фактор цели, поскольку именно цель совершения речевого действия обуславливает тип и стиль создаваемого документа.

Цель, которую ставит перед собой инициатор делового общения, определяет не только выбор языковых моделей, но, прежде всего, тематический и функциональный тип деловой бумаги.

Цель	Тип документа	Языковые модели
Информирование	Служебная записка, сопроводительное письмо, письмо-сообщение и т.д.	Высылаем запрошенные Вами… Извещаем Вас о том, что … Сообщаем, что … Уведомляем, что …
Побуждение	Приказ, распоряжение, указание и т.д.	Назначить расследование по факту … Ввести в эксплуатацию … Изыскать дополнительные возможности для …
Инициирование, поддержание отношений	Гарантийное письмо	Гарантируем, что … Фирма … гарантирует …
Письмо-просьба	Просим Вас … Убедительно прошу Вас решить вопрос … Нам хотелось бы привлечь Вас … Сообщите нам, пожалуйста…
Выражение предупреждения, требования, отказа	Письмо-приглашение	Примите наше приглашение … Позвольте пригласить Вас … Мы будем весьма признательны Вам за участи в …
Письмо-напоминание	Напоминаем, что … Вторично ставим Вас в известность …
Письмо-требование	Мы предъявляем претензию к … Мы официально заявляем Вам рекламацию на …
Письмо-ответ	Ваше предложение отклонено по следующим причинам… К сожалению, мы не можем положительно откликнуться на Ваше предложение о …

Таким образом, все смысловые аспекты документа реализуются в виде устойчивых логических форм – моделей. В результате процесс составления официальной бумаги сводится к соединению в определенной логической последовательности стандартных языковых моделей.