С точки зрения русского языка «корректировочный» и «исправленный» - это практически синонимы (одно и тоже). Однако для целей корректировки налоговых обязательств по НДС, корректировочный счет-фактура и исправленный счет-фактура - это две большие разницы. Перепутав их можно получить налоговые доначисления по НДС.

Корректировочный счет фактура в 2018 году дает возможность заявить вычет либо осуществить возврат излишне уплаченного налога в текущем периоде.

Пример:
Изначальный счет-фактура был составлен правильно. Покупатель и продавец изменили цену в сторону повышения по письменной договоренности сторон. КСФ оформляется в периоде оформления письменной договоренности.

Если сумма отгрузки и соответственно сумма НДС изменяется в результате письменного соглашения сторон, то обязательства по НДС корректируются в учете того периода, когда составлены документы на изменение стоимости путем выставления корректировочного счета-фактуры

Корректировочный счет-фактура оформляется только в случае, если на момент выставления первоначального счета-фактуры он был составлен верно.

Алгоритм по составлению КСФ:

• оформление документа об изменении стоимости отгрузки товара,
• оформление продавцом КСФ на разницу,
• передача КСФ покупателю,
• отражение КСФ в книгах покупки (продаж) в текущем периоде (при наличии остальных условий для вычета НДС).

Исправленный счет-фактура в 2018 году относится к периоду, в котором выписан изначальный счет-фактура с ошибкой. Во многих ситуациях это означает для налогоплательщика обязанность подать уточненную налоговую декларацию.

Пример:
Менеджер ошибся (посмотрел не в ту строку спецификации), применил неправильный тариф в счете-фактуре и занизил налоговую базу по НДС.

Если в результате ошибки продавец занизил сумму отгрузки, и соответственно сумму НДС в счете-фактуре, то ему надлежит выставить исправленный счет-фактуру и подать уточненную декларацию по НДС.

Алгоритм по исправлению счета-фактуры:

1. выявление ошибки в первоначальном счете-фактуре,
2. оформление изменений в первоначальный счет-фактуру (не на разницу, а полностью, практически это выглядит как новый документ, только указывается номер исправлений),
3. отражение в книге продаж (книге покупок) в периоде составления первоначального счета-фактуры,
4. подача уточненной декларации.

В каких случаях выставляется корректировочный счет-фактура?

Глава 21 НК РФ предусматривает механизм исчисления НДС при изменении стоимости отгруженных товаров (работ, услуг), переданных имущественных прав, в том числе по причине изменения их цены или количества через алгоритм выставления корректировочных счетов-фактур (КСФ).

Нормы НК РФ, регулирующие выставление КФС: п. 10 ст. 154 НК РФ, п. 3 ст.168 НК РФ, ст.169 НК РФ, п. 13 ст. 171 НК РФ, п. 10 ст. 172 НК РФ.

Согласно п. 10 ст. 154 НК РФ изменение в сторону увеличения стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг) как из-за увеличения цен и тарифов, так и по причине увеличения количества отгруженных товаров (работ, услуг) учитывается при определении налоговой базы по НДС за тот период, в котором были составлены документы, являющиеся основанием для выставления КСФ (п. 10 ст. 154 НК РФ).

Пример:
Товар отгружен в ноябре 2017 года, соглашение об индексации цены с 1 ноября 2017 г. оформлено в феврале 2018 года. У продавца увеличивается налоговая база за 1 квартал 2018 года, покупатель реализует свое право на вычет также не раньше этого периода.

При этом п. 3 ст. 168 НК РФ установлена обязанность продавца выставить КФС не позднее 5 календарных дней, считая со дня составления документов, являющихся основанием корректировки.

Изменение стоимости отгруженных товаров «задним числом» - происходит, например, когда поставщик и покупатель договорились об увеличении цены и распространили эти цены на уже отгруженные товары (или оказанные услуги). Например, повысили арендную плату с начала года, но договорились об этом лишь во втором квартале. Или договором предусмотрена отгрузка товара по предварительной цене с последующим уточнением, порядок которого прописан в договоре.

В какой ситуации «задним числом» может увеличиться количество отгруженных товаров? Например, если товаросопроводительные документы и счет-фактура были выписаны в соответствии с количеством товара затребованным покупателем в заявке, а при приемке выяснилось, что по факту товара больше, чем покупатель заказал. Иными словами, покупателем выявлен излишне поставленный товар, о котором не было договоренности сторон сделки.

Здесь у покупателя есть как минимум два варианта:

• либо отказаться приобретать «лишний» товар, не прописанный в первичных документах и требовать от продавца вывезти излишки,
• либо совместно с продавцом оформить документы об уточнении в сторону увеличения количества и стоимости поставки. На основании этого документа выставляется корректировочный счет-фактура.

Показатели КСФ перечислены в п. 5.2 ст. 169 НК РФ.

В КСФ продавец указывает как старые (до корректировки), так и новые (после корректировки) данные (цену, количество, стоимость, сумму НДС), а также отражает выявленную разницу между старыми и новыми показателями. Эта разница может быть как положительной (при корректировке стоимости в большую сторону), так и отрицательной (если корректировка была произведена в сторону уменьшения).

Какие документы являются основанием для составления КСФ?

В НК РФ речь идет о наличии договора, соглашения, иного первичного документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.

Изменение требований и обязательств продавца и покупателя как факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. В настоящее время единая унифицированная форма документа, которым подлежит оформление указанного факта хозяйственной жизни, не установлена.

Продавец и покупатель могут оформить изменение размера требований и обязательств по любой самостоятельно определенной форме, при условии указания в ней всех обязательных реквизитов, установленных ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Пример:
Продавец выписывает счет-фактуру на основании товарной накладной и направляет их покупателю. Покупатель при приемке товара выявляет недостачу, оформляет акт приемки товара и претензию, проставляет соответствующую отметку в товарной накладной продавца, передает их продавцу, а продавец на основании этих документов оформляет корректировочный счет-фактуру на уменьшение количества и стоимости товара. Документом, подтверждающим факт согласия покупателя на уменьшение стоимости, выступают перечисленные выше документы.

В письме от 29.12.2012 N 03-07-09/168 Минфина России разъясняет, что подтверждением даты получения документа может являться конверт с проставленным на нем штемпелем почтового отделения, через которое он получен.

Насколько критично в этой ситуации соблюдение установленного п. 3 ст. 168 НК РФ срока 5 дней от даты составления акта? Для покупателя корректировочный счет-фактура в такой ситуации не так важен, так как речь идет об уменьшении количества товара. Чтобы потом не восстанавливать НДС, он может принять НДС к вычету и по первоначальному счету-фактуре, только не полностью, а в пределах фактически принятых на учет товаров. Продавцу, чтобы не медлить с вычетом и уменьшить сумму НДС, исчисленную с отгруженных товаров лучше все же оформить КСФ в срок, установленный законом.

Впрочем пропуск срока не критическая ошибка, и у налогоплательщика-продавца будут шансы отстоять свое право на вычет НДС . Минфин РФ не раз разъяснял, что нарушение срока, установленного п. 3 ст. 168 НК РФ - не основание для отказа в вычете НДС, налоговые органы обязаны руководствоваться этой позицией (см. письмо Минфина РФ от 25.01.16 N 03-07-11/2722, письмо УФНС России по г. Москве от 29.03.2016 N16-15/031787). Есть положительные примеры и в судебной практике Постановление ФАС Поволжского округа от 15.04.2014 N А65-11811/2013.)

Право на вычет по корректировочному счету-фактуре у налогоплательщика сохраняется не позднее трех лет с момента составления корректировочного счета-фактуры (п. 13 ст. 171 НК РФ, п. 10 ст. 172 НК РФ).

При этом неважно, в каком периоде произошла отгрузка , срок на вычет отсчитывается от даты составления КСФ (письма Минфина РФ от 15.08.2012 N 03-07-09/116, ФНС от 17.06. 2015 N ГД-4-3/10451@).

А вот если бы речь шла об увеличении цены или стоимости, то для продавца промедление с составлением КСФ могло бы обернуться неприятностями.

Пример:
Факт повышения цены по отгруженному товару согласован в 1 квартале, а КСФ выписан во 2 квартале. Корректировочный счет-фактура, составленный продавцом при увеличении стоимости отгруженных (выполненных, оказанных, переданных) в истекшем налоговом периоде товаров (работ, услуг, имущественных прав), подлежит регистрации в книге продаж за налоговый период, в котором были составлены документы, являющиеся основанием для выставления корректировочных счетов-фактур в соответствии с п. 10 ст. 172 НК РФ.

Какие налоговые последствия по НДС для покупателя и продавца при оформлении КФС

Изменения согласованы по принятому ранее на учет товару (соглашение об изменении стоимости товара, факт уведомления).

	Корректировочные счета-фактуры на увеличение стоимости товара	Корректировочные счета-фактуры на уменьшение стоимости товара
ПОКУПАТЕЛЬ	КСФ регистрирует в книге покупок, имеет право на вычет.	Восстанавливает НДС принятый к вычету по товару на раннюю из дат: получения первичного документа на уменьшение стоимости товара, либо получения КСФ (пп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ). На дату получения документ либо КСФ регистрирует в книге продаж (п. 14 Правил ведения книги продаж)
ПРОДАВЕЦ	КСФ регистрирует в книге продаж в квартале составления КСФ	КСФ регистрирует в книге покупок. Разницу по НДС принимает к вычету (п. 13 ст. 171 НК РФ). Вычет по КСФ можно заявить не позднее трех лет с момента составления корректировочного счета-фактуры

Как составить исправленный счет-фактуру?

Порядок исправлений в счет-фактуру установлен п. 7 Правил заполнения счета-фактуры (см. Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). Исправления вносятся продавцом путем составления новых экземпляров счетов-фактур. В новом экземпляре счета-фактуры не допускается изменение номера и даты счета-фактуры, составленного до внесения в него исправлений, и заполняется строка 1а, где указывается порядковый номер исправления и дата исправления. Затем заполняются остальные показатели нового экземпляра счета-фактуры, в том числе новые (первоначально не заполненные) или уточненные (измененные).

В случае обнаружения в счетах-фактурах ошибок, не препятствующих налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, новые экземпляры счетов-фактур не составляются.

Новый экземпляр подписывают руководитель и главный бухгалтер организации или индивидуальный предприниматель, который также указывает реквизиты свидетельства о государственной регистрации, либо иные уполномоченные лица.

Для покупателей, получающих исправленные счета-фактуры произошли позитивные перемены, изменился порядок заполнения книги покупок и дополнительного листа книги покупок . Исключен абзац 3 пункта 9 Приложения № 2 и скорректирована редакция пункта 6 Приложения № 4 к Постановлению Правительства РФ № 1137.

В подтверждение правомерности регистрации исправленного счета-фактуры в том же самом налоговом периоде, в котором был зарегистрирован счет-фактура до внесения в него исправлений, в правилах заполнения дополнительного листа книги покупок прописали следующий порядок.

Новые правила заполнения дополнительного листа книги покупок: при подведении итогов по графе 16 в строке «Всего» из показателей по строке «Итого» вычитаются показатели подлежащих аннулированию записей по счетам-фактурам и к полученному результату прибавляются показатели зарегистрированных счетов-фактур с внесенными в них исправлениями.

Что это означает на практике? Продавец, выявив у себя ошибку в счете-фактуре, приводящую к занижению налога выписывал исправленную счет-фактуру и подавал уточненную декларацию по НДС. Если правки не касались суммы налога, то продавец уточненку не подавал. Для покупателя в старой редакции правил заполнения книги покупок и дополнительного листа к ней, в любом случае были предусмотрена обязанность - аннулировать неверный счет-фактуру в книге покупок за тот период, к которому относилась поставка. То есть по старым правилам у покупателя происходило увеличение суммы уплаты в бюджет. Исправленный счет-фактуру покупателю следовало отражать в периоде его получения.

Теперь в дополнительном листе книги покупок предусмотрены не только аннуляция ошибочного счета-фактуры, но и запись по исправленному счету-фактуре. То есть теперь у покупателя показатели исправленных счетов-фактур влияют на налоговую базу того периода, в котором был учтен ошибочный счет-фактура.

Внесение исправлений в документы по НДС, нюансы выставления корректировочных или исправленных счетов-фактур не исчерпываются рассмотренными ситуациями.

Федеральная налоговая служба письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@

Федеральная налоговая служба направляет для сведения и использования при проведении мероприятий налогового контроля рекомендации по вопросу оценки налоговыми органами документов, которые одновременно содержат все обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством и для счетов-фактур, и для первичных учетных документов.
Обеспечить исполнение данных рекомендаций в практической работе налоговых органов и довести до сведения налогоплательщиков.

В соответствии с пунктом 1 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ) счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) сумм налога к вычету в порядке, предусмотренном главой 21 НК РФ.
При этом глава 21 НК РФ и постановление Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее – постановление Правительства РФ № 1137) не содержат ограничений на введение в формы счетов-фактур дополнительных реквизитов. Указание в счетах-фактурах дополнительных реквизитов (сведений) не является основанием для отказа в вычете сумм налога на добавленную стоимость (далее – НДС), предъявленных покупателю продавцом.
Согласно статье 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Статьей 313 НК РФ определено, что подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).
Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон №402-ФЗ) предусмотрена самостоятельность хозяйствующих субъектов в выборе форм документирования фактов хозяйственной жизни. В статье 9 Закона № 402-ФЗ установлен только перечень обязательных реквизитов первичных учетных документов.
Таким образом, начиная с 2013 года любой хозяйствующий субъект, не нарушая законодательство, может объединить информацию ранее обязательных для применения форм по передаче материальных ценностей (ТОРГ-12, М-15, ОС-1, товарный раздел ТТН) с дублирующими по большинству позиций реквизитами с информацией счетов-фактур, выписываемых в целях исполнения законодательства по налогам и сборам. Такое объединение при соблюдении требований Закона № 402-ФЗ и главы 21 НК РФ не может лишить хозяйствующего субъекта ни возможности учитывать оформленный факт хозяйственной жизни в целях бухгалтерского учета, ни возможности использовать право на налоговый вычет по НДС и возможности использовать право подтверждения затрат в целях исчисления налога на прибыль организаций (и других налогов).
Используя приведенные здесь принципы и основания, ФНС России предлагает к применению форму универсального передаточного документа (далее - УПД) на основе формы счета-фактуры.
Форма носит рекомендательный характер. Неприменение данной формы для оформления фактов хозяйственной жизни не может быть основанием для отказа в учете этих фактов хозяйственной жизни в целях налогообложения.
Предложение ФНС России формы универсального передаточного документа не ограничивает права хозяйствующих субъектов на использование иных соответствующих условиям статьи 9 Закона № 402-ФЗ форм первичных учетных документов (из действовавших ранее альбомов или самостоятельно разработанных) и формы счета-фактуры, установленной непосредственно постановлением Правительства РФ № 1137.
Согласовано с Минфином России (заместитель Министра финансов Российской Федерации С. Д. Шаталов) письмом от 07.10.2013 №03-07-15/41644. Источник 1.

Важное в статье:

• -
• - Заполнение универсального корректировочного документа (УКД)
• - Как регистрировать универсальный корректировочный документ (УКД)
• - Как исправить УКД

Форма универсального корректировочного документа (УКД)

Форма универсального корректировочного документа (УКД) приведена в письме ФНС России от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86. Она рекомендательная, поэтому налоговики не вправе требовать от компаний, чтобы при изменении стоимости они обязательно составляли именно УКД. Такой запрет прямо предусмотрен в названном письме, которое является для инспекторов обязательным.

Важная деталь

УПД выставляют при отгрузке. УКД — при изменении стоимости уже отгруженного товара. А исправленный УПД или УКД — чтобы исправить ошибку.

Вместо универсального корректировочного документа (УКД) стороны сделки, как и прежде, вправе оформлять обычные корректировочные счета-фактуры. Причем независимо от того, какой документ был выписан при отгрузке: УПД или обычный счет-фактура и отдельно первичка. В обоих случаях у вас есть выбор: при изменении стоимости вы теперь можете выдать УКД, а можете оформить корректировочный счет-фактуру и отдельно скорректировать первичку, например, актом на скидку. Как вам будет удобно. В этой статье мы привели образец заполнения универсального корректировочного документа (УКД) и отметили на нем опасные реквизиты, из-за ошибок в которых можно лишиться вычета и расходов.

Важная деталь

Изменение стоимости товаров теперь можно оформить УКД, а можно корректировочным счетом-фактурой и первичкой (например, актом на скидку).

Заполнение универсального корректировочного документа (УКД)

УКД выставляет поставщик, чтобы изменить стоимость реализованных товаров, работ или услуг по договоренности с покупателем. Стоимость может стать больше или меньше первоначальной из-за увеличения или уменьшения цены либо количества товаров (п. 3 ст. 168 НК РФ). Самые частые примеры — поставщик предоставил скидку или покупатель выявил недопоставку.

Раньше в таких случаях требовалось сначала оформить первичный документ, который подтверждает согласие покупателя или его уведомление с изменением стоимости товаров. Затем в течение пяти календарных дней после составления этого документа поставщик оформлял корректировочный счет-фактуру. Теперь же вместо первичного документа на изменение стоимости и корректировочного счета-фактуры можно использовать УКД.

УКД — это не только корректировочный счет-фактура, но и первичка на изменение стоимости товаров. И в некоторых ситуациях на основании этого документа компания будет списывать расходы в налоговом учете. Например, поставщик по УКД включит в расходы скидку, предоставленную покупателю. А покупатель учтет расходы, если продавец по какой-то причине увеличит стоимость уже отгруженных товаров. Чтобы защитить расходы, безопаснее сейчас утвердить бланк УКД в приказе и установить дату, с которой вы будете его применять (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). В дальнейшем в учетной политике на 2015 год можно включить универсальный корректировочный документ в перечень первички, которую применяет компания. Иначе есть риск, что на проверке налоговики посчитают расходы неподтвержденными и доначислят налог на прибыль.

А еще желательно согласовать с покупателем, что вы будете выставлять им УКД. Для этого можно подписать дополнительное соглашение к договору о том, что поставщик с определенной даты оформляет изменение стоимости товара именно этим документом. Иначе не исключено, что какие-то клиенты будут настаивать, чтобы продавец оформлял корректировочный счет-фактуру и отдельный первичный документ на изменение стоимости.

Перечислим распространенные ситуации, в которых поставщик вправе выписать УКД.

Поставщик предоставил скидку на отгруженный товар

Чаще всего компании корректируют стоимость отгруженных товаров, если предоставляют покупателям скидки. В этом случае компании обычно составляют первичный документ на изменение стоимости, например дополнительное соглашение к договору или письмо поставщика о скидке, и корректировочный счет-фактуру. Эти документы можно заменить одним — универсальным корректировочным.

Осторожно!

Налоговики могут оштрафовать поставщика на 10 000 или 30 000 руб., если он не выставит на скидку ни УКД, ни корректировочный счет-фактуру (ст. 120 НК РФ).

Иногда покупатель получает скидку еще до того, как продавец выписал отгрузочный счет-фактуру. Тогда поставщик может выставить этот документ уже с учетом уменьшения стоимости товаров. Поэтому составлять УКД или корректировочный счет-фактуру в данном случае не нужно (письмо Минфина России от 18 июня 2014 г. № 03-07-РЗ/29089).

Поставщик недопоставил товар или поставил лишнее

Поставщик уточнит стоимость отгруженных товаров, если покупатель выявит недостачу или излишки продукции, которые он согласен принять. В этом случае покупатель оформляет акт о расхождениях в количестве товаров, например, по форме № ТОРГ-2. Если клиент составил такой акт в одностороннем порядке, то продавец может выставить УКД, чтобы скорректировать стоимость поставленных товаров (приложение № 2 к письму № ММВ-20-15/86).

Возможно, в оформлении акта участвовал представитель поставщика. Тогда оформлять УКД не нужно. Ведь на акте будут подписи поставщика и покупателя. Значит, уточнение количества товаров согласовано и составлять дополнительный документ на изменение стоимости не требуется. Продавцу надо выписать только корректировочный счет-фактуру (письмо ФНС России от 12 марта 2012 г. № ЕД-4-3/4100).

Покупатель вернул товары

При возврате поставщику и покупателю нужно скорректировать расчет НДС и налога на прибыль. Какой документ нужно при этом оформить, зависит от трех условий:

• - какой режим налогообложения применяет покупатель — общий или специальный (упрощенка, ЕНВД);
• - возвращает клиент товары, принятые на учет или пока еще не принятые;
• - стороны оформили односторонний или двусторонний акт о некачественном товаре.

В письме № ММВ-20-15/86 чиновники подробно разъяснили, какой документ и при каких обстоятельствах оформлять — корректировочный счет-фактуру или УКД. Мы привели все выводы в таблице ниже.

Какие документы оформлять при возврате товаров

Ситуация	Какой документ выставит поставщик при изменении стоимости товара
Покупатель вернул часть товаров, не принятых к учету. Стороны оформили двусторонний акт о браке	Поставщик должен составить корректировочный счет-фактуру. УКД, по мнению ФНС, составлять не стоит, поскольку первичная часть будет дублировать акт. Нет смысла оформлять на одну операцию две первички
Покупатель вернул часть товаров, не принятых к учету. И составил односторонний акт о качестве товаров, например, по форме № ТОРГ-2	Поставщик может по выбору оформить корректировочный счет-фактуру или УКД. В одностороннем акте нет подписи продавца, поэтому первичка не задвоится
Покупатель вернул всю партию товаров, не принятых на учет	Составлять корректировочный счет-фактуру или УКД не требуется. Поставщик вправе принять к вычету НДС со стоимости возвращенных товаров на основании первоначального счета-фактуры на отгрузку или УПД. При этом возврат может быть оформлен любым документом, например актом по форме № ТОРГ-2
Покупатель вернул часть товаров, принятых на учет. Стороны оформили двусторонний документ, например соглашение о возврате товаров	2. Покупатель на спецрежиме. Поставщик должен составить корректировочный счет-фактуру (письмо Минфина России от 19 марта 2013 г. № 03-07-15/8473). Ведь компании на упрощенке не платят НДС и не имеют права составить счет-фактуру на возвращаемые товары
Покупатель вернул часть товаров, принятых на учет. И составил односторонний документ о возврате товаров, например акт о недостатках качества товаров	1. Покупатель на общем режиме. Поставщик не должен выписывать корректировочный счет-фактуру или УКД. Но покупатель должен выставить отгрузочный счет-фактуру либо УПД на стоимость возвращенных товаров. 2. Покупатель на спецрежиме. Поставщик может по выбору составить корректировочный счет-фактуру или УКД
Покупатель вернул все товары, принятые на учет	1. Покупатель на общем режиме. Поставщик не должен выписывать корректировочный счет-фактуру или УКД. В данном случае покупатель должен выставить продавцу отгрузочный счет-фактуру либо УПД на стоимость возвращенных товаров. 2. Покупатель на спецрежиме. Поставщик вправе заявить вычет НДС со стоимости возвращенных товаров на основании счета-фактуры на отгрузку или УПД. Составлять корректировочный счет-фактуру или УКД не требуется

Как заполнять универсальный корректировочный документ (УКД) со статусом 1

Если УКД заменяет одновременно корректировочный счет-фактуру и первичный документ, то в поле «Статус» нужно указать значение 1. Налоговики разъяснили, что этот реквизит носит информационный характер. Поэтому если поставщик не укажет статус или заполнит его неправильно, то покупатель может принять документ к учету при условии, что другие показатели заполнены правильно.

! — так выделены реквизиты, из-за ошибок в которых налоговики могут отказать компании в вычете НДС.

! Реквизиты корректировочного счета-фактуры (строки 1-4, графы 1-9). Данные показатели нужно заполнять в порядке, действующем для корректировочных счетов-фактур. Но есть и некоторые особенности.

В строке 1 надо указать номер и дату универсального корректировочного документа. О том, как присваивать номер корректировочным документам, в письме № ММВ-20-15/86 не сказано. Но в правилах заполнения корректировочного счета-фактуры прописано требование вести единую нумерацию счетов-фактур (п. 1 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Поэтому универсальный корректировочный документ нужно нумеровать вместе со всеми счетами-фактурами по хронологии.

Например, поставщик 2 декабря выставил счет-фактуру на отгрузку № 55, на другую партию товаров — универсальный передаточный документ, затем УКД на изменение стоимости продукции, отгруженной в ноябре. В этом случае УПД поставщик присвоит номер 56, а УКД — 57.

За неверную нумерацию счетов-фактур штрафов не установлено. Однако если компания будет нумеровать счета-фактуры, УПД и УКД отдельно, претензии инспекторов не исключены. Например, иногда налоговики снимают вычеты по документам поставщика с одинаковыми номерами.

В строке 1б нужно привести дату и номер документа, которым оформлялась отгрузка. Если это был УПД, то его дату и номер нужно написать в строке 1б и продублировать в строке 5. Если отгрузка была оформлена обычным счетом-фактурой и отдельной накладной, то в строке 1б вы напишете дату и номер первоначального счета-фактуры, а в строке 5 — аналогичные реквизиты накладной.

Важная деталь

В УКД не нужно перечислять все товары из отгрузочного счета-фактуры или УПД. Достаточно указать только данные по товару, стоимость которого после отгрузки изменилась.

Поставщик вправе составить УКД, относящийся сразу к нескольким отгрузочным документам. Например, если предоставляет скидку по всем партиям товаров, отгруженным покупателю в течение квартала. Хотя в разъяснениях чиновников это не указано, но законодательство разрешает составлять единые корректировочные счета-фактуры (п. 5.2 ст. 169 НК РФ).

Графы, А, Б. В графе, А можно указать номер строки, чтобы было удобно определять, по каким товарам изменилась стоимость. Например, в УПД фигурируют несколько позиций товаров. Поставщик предоставил скидку на продукцию, которая приведена в строке 5 УПД. В графе, А корректировочного документа поставщик может поставить 5. Либо можно просто пронумеровать позиции УКД.

В графе Б продавец может привести код товара, работы или услуги, который был проставлен в универсальном передаточном документе или накладной. Например, артикул товаров или коды ОКВЭД (ОКУН) по работам или услугам.

«К передаточным (отгрузочным) документам» (строка 5). В этом реквизите поставщик может отразить дату и номер первичного документа на реализацию товаров, работ, услуг, например универсального передаточного документа или товарной накладной. Хотя если компания выписывала на отгрузку УПД, то его реквизиты будут указаны в строке 1б. Поэтому в строке 5 их дублировать необязательно.

«Основание изменения стоимости» (строка 6). В УКД можно также указать реквизиты договора, в котором прописаны основания изменения стоимости. Скажем, условие о том, что покупатель получает право на скидку при приобретении товаров на сумму более 500 000 руб. Или, например, реквизиты акта о расхождении в количестве и качестве товаров, в котором зафиксирована недопоставка продукции.

«Иные сведения» (строка 7). Поставщик может привести в этой строке УКД дополнительные сведения об изменении стоимости товаров. Например, объем закупленной покупателем продукции, который дает право на скидку. Другой пример — можно указать, какие действия покупатель должен сделать с некачественными товарами. Например, непринятые товары подлежат возврату поставщику.

! «Предлагаю изменить стоимость» (строка 8), «Уведомляю об изменении стоимости» (строка 9), «С изменением стоимости согласен» (строка 12).

Порядок заполнения этих реквизитов УКД зависит от условий договора (см. схему ниже). Возможно две ситуации.

Первая. Изменение стоимости товаров согласно договору нужно оформлять двусторонним документом. Например, в договоре установлена фиксированная цена товаров. Но затем поставщик решил предоставить скидку. Или, наоборот, повысить стоимость товаров, работ или услуг. То есть компании изменяют цену товаров после того, как договор заключен (п. 2 ст. 424 ГК РФ).

Важная деталь

Строку 8 УКД поставщик должен заполнить, когда для изменения цены необходимо дополнительное согласие покупателя. А строку 9 — когда достаточно одностороннего уведомления.

Тогда поставщик заполняет строку 8. В этом реквизите нужно поставить подпись с расшифровкой и указать должность работника, который уполномочен действовать от поставщика, к примеру, вправе корректировать цены.

Покупатель должен подтвердить корректировку стоимости. Для этого в строке 12 нужно поставить подпись с расшифровкой и должность сотрудника, который вправе согласовывать стоимость.

Вторая ситуация. Компании заранее согласовали в договоре возможность изменения стоимости товаров. Например, в договоре сказано, что поставщик предоставляет клиенту скидку при определенных условиях. При этом поставщику достаточно уведомить покупателя об изменении стоимости. В этом случае в строке 9 УКД надо указать должность работника, действующего от имени поставщика, и поставить подпись с расшифровкой. Покупателю не нужно заполнять строку 12.

! «Ответственный компании-поставщика за оформление изменения стоимости товаров» (строка 10). В этом реквизите должны быть должность и подпись с расшифровкой работника поставщика, который уполномочен оформлять документы на изменение стоимости товаров. Если это тот же работник, который заверил УКД в других реквизитах («руководитель организации»,«главный бухгалтер», строка 8 или 9), то в строке 10 достаточно указать должность и Ф.И.О.

! «Наименование поставщика» (строка 11). Эту строку можно не заполнять, если в документе проставлена печать с полным названием продавца.

«Дата» (строка 13). Налоговики рекомендуют заполнять этот реквизит. Это позволит исключить споры по поводу того, в каком периоде учитывать универсальный корректировочный документ при расчете налогов. В зависимости от условий договора покупатель корректирует расчет НДС на дату согласования стоимости или в периоде получения УКД. Эту дату покупатель указывает в строке 13.

Если поставщик должен согласовывать изменение стоимости (в УКД заполнена строка 8), то нужно указать дату, когда покупатель подтвердил эту корректировку. Если продавец уведомляет об изменении стоимости (заполнена строка 9), то в строке 13 покупатель фиксирует дату, когда получил УКД.

Если этот реквизит не заполнен, будет считаться, что клиент согласовал изменение стоимости товаров на дату составления документа, указанную в строке 1. А дату получения УКД можно подтвердить другими документами, например журналом учета входящей корреспонденции.

! «Ответственный покупателя за оформление изменения стоимости» (строка 14). Данный реквизит обязателен, если поставщик согласовывает с клиентом корректировку стоимости (то есть заполнена строка 8). Тогда в строке 14 документ заверяет работник, который оформляет изменение стоимости со стороны покупателя. Если УКД оформляет тот же сотрудник, который подписал документ в строке 12, то можно указать только его должность и Ф.И.О.

Важная деталь

Покупатель должен заполнить строку 14 УКД, если поставщик согласовывает изменение стоимости товаров.

Если поставщик уведомляет о корректировке стоимости товаров (в УКД заполнена строка 9), то покупателю согласно рекомендациям налоговиков тоже лучше заверить документ в строке 14. Ведь корректировка стоимости товаров означает изменение задолженности компании перед поставщиком, которую необходимо отразить в учете. А для этого нужен первичный документ. Таким первичным документом, аналогичным бухгалтерской справке, будет УКД, подписанный ответственным работником покупателя.

! «Наименование покупателя» (строка 15). Название компании-покупателя нужно указывать, если поставщик согласовывает корректировку стоимости товаров. Также согласно рекомендациям налоговиков это можно сделать и в том случае, если поставщик уведомляет покупателя об изменении стоимости, чтобы использовать корректировочный документ в качестве первички для бухучета. Строку 15 можно не заполнять, если в универсальном корректировочном документе проставлена печать с наименованием покупателя.

Важная деталь

На УКД ставить печать поставщика и покупателя необязательно.

Печати. На УКД печать необязательна. Из разъяснений налоговиков следует, что покупатель может поставить печать, если изменение стоимости нужно согласовать (в УКД заполнены строки 8 и 12). Если же в УКД заполнена строка 9, покупателю печать ставить не нужно.

Также надо учитывать условия договора, заключенного между поставщиком и покупателем. Возможно, в договоре прописано, что документы об изменении стоимости товаров требуется заверять печатью. Тогда нужно поставить печати поставщика и покупателя на корректировочном документе.

Пример: Как заполнить универсальный корректировочный документ

ООО «Торгснаб» в сентябре отгрузило покупателю ООО «Сбытсервис» товары стоимостью 82 600 руб., в том числе НДС — 12 600 руб. Бухгалтер ООО «Торгснаб» оформил на отгрузку универсальный передаточный документ. В декабре компания утвердила положение о скидках покупателям. На основании этого документа компания предоставила данному клиенту скидку. Бухгалтер выписал покупателю универсальный корректировочный документ на сумму скидки. В договоре возможность изменения цены товаров не предусмотрена, поэтому поставщик заполнил строку 8 корректировочного документа. Покупатель поставил подпись в строке 12. Образец заполненного УКД приведен выше.

Как заполнять УКД со статусом 2

Можно использовать УКД только в качестве первичного документа на изменение стоимости товаров. Например, если поставщик применяет спецрежим. Тогда в поле «Статус» приведите значение 2. При этом налоговики рекомендуют заполнить такие реквизиты:

• - названия поставщика и покупателя (строки 2, 3);
• - данные о валюте (строка 4);
• - наименования товаров, работ или услуг (графа 1);
• - код или условное обозначение единицы измерения (графы 2, 2а);
• - количество товаров, цена, стоимость (графы 3, 4, 9).

Дополнительно можно привести и другие данные, например ИНН/КПП, адрес поставщика и покупателя в строках 2а, 2б, 3а, 3б. Номер УКД надо присваивать согласно общей хронологии нумерации корректировочных документов.

Реквизиты, которые относятся исключительно к корректировочному счету-фактуре, заполнять не нужно: «к счету-фактуре № … от …» (строка 1б), «сумма акциза» (графа 6), «налоговая ставка» (графа 7), «сумма налога» (графа 8). Если же компания укажет ставку и сумму НДС, то этот налог нужно будет уплатить в бюджет.

Поскольку поставщик не заполняет строку 1б, то в строке 5 необходимо указать реквизиты УПД, товарной накладной или другого первичного документа, показатели которого компания корректирует.

Как регистрировать универсальный корректировочный документ (УКД)

Учет универсального корректировочного документа для целей НДС зависит от того, уменьшается или увеличивается стоимость товаров.

Учет у поставщика

Если стоимость товаров уменьшилась, поставщик может заявить вычет НДС (п. 10 ст. 172 НК РФ). Для этого универсальный корректировочный документ нужно зарегистрировать в книге покупок.

Если согласно договору достаточно уведомить клиента об изменении стоимости, то считается, что продавец выставил УКД на дату его составления, указанную в строке 1. Поэтому документ надо зарегистрировать в журнале учета счетов-фактур и в книге покупок на дату строки 1. Эту дату нужно указать в графах 2 и 6 части 1 журнала учета, а также в графе 5 книги покупок.

Возможно, изменение стоимости требуется согласовывать с покупателем. Тогда корректировочный документ выставлен на дату, которую покупатель указал в строке 13 УКД (приложение № 5 к письму ФНС России от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86). На эту дату документ надо отразить в книге покупок и журнале учета.

В части 2 журнала учета корректировочный документ в данном случае регистрировать не нужно (п. 9 Правил ведения журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

При увеличении стоимости продавец доначисляет налог (п. 10 ст. 154 НК РФ). В данном случае УКД надо отразить в книге продаж и части 1 журнала учета счетов-фактур. Если поставщик уведомляет покупателя об изменении стоимости, то УКД необходимо зарегистрировать на дату строки 1. Если продавец согласовывает корректировку стоимости с клиентом, то УКД нужно отразить в книге продаж и журнале учета счетов-фактур на дату строки 13.

Учет у покупателя

Если стоимость товаров снизилась, покупатель должен восстановить налог (подп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ). Для этого нужно отразить УКД в книге продаж и части 2 журнала учета счетов-фактур.

Важная деталь

Покупателю нужно зарегистрировать УКД в книге продаж, если поставщик предоставил скидку.

Если поставщик уведомляет об изменении стоимости, то зарегистрировать УКД нужно в периоде, когда покупатель получил этот документ. Дату поступления УКД желательно фиксировать в строке 13. При этом в графе 6 части 2 журнала учета счетов-фактур и графе 5 книги продаж покупатель указывает дату строки 1.

Возможно, согласно условиям договора поставщик должен согласовать изменение стоимости товаров. Тогда покупатель учитывает УКД на дату, когда согласовал корректировку стоимости, указанную в строке 13. Эту дату покупатель приводит в графе 2 части 2 журнала учета счетов-фактур.

Когда поставщик увеличивает стоимость товаров, покупатель принимает к вычету дополнительную сумму НДС (п. 10 ст. 172 НК РФ). Поэтому корректировочный документ необходимо зарегистрировать в книге покупок и части 2 журнала учета счетов-фактур. Если поставщик уведомляет о корректировке стоимости, УКД нужно отразить на дату получения этого документа. Если же компании согласуют изменение стоимости, то на дату строки 13.

Добавим, что нередко поставщики не выставляют покупателям исправленные или корректировочные счета-фактуры. Как быть, если продавец не выписал такие документы, вы можете прочитать ниже.

Когда покупателю не нужны ни УКД, ни корректировочный счет-фактура

Некоторые покупатели требуют прописать в договоре обязанность поставщика выставлять корректировочные и исправленные счета-фактуры, а также установить штраф за их задержку. В то же время есть случаи, когда покупатель может вполне справиться без этих документов.

1. Если поставщик предоставил скидку, то для покупателя корректировочный счет-фактура необязателен. НДС нужно восстановить с суммы скидки на основании первички на изменение стоимости товаров (подп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ). Значит, в книге продаж можно зарегистрировать любой документ, подтверждающий согласие или уведомление покупателя о новой стоимости товаров. Это может быть, например, письмо поставщика, в котором указана сумма скидки, дополнительное соглашение к договору поставки, протокол согласования цен.

2. Если покупатель выявил недопоставку или брак при приемке товаров , корректировочный счет-фактура также не нужен. Ведь принять НДС к вычету можно только по фактически поступившим либо качественным товарам. Поэтому в книге покупок нужно зарегистрировать отгрузочный счет-фактуру на стоимость товаров, поставленных на учет (письмо Минфина России от 12 мая 2012 г. № 03-07-09/48).

Как исправить УКД

Универсальный корректировочный документ можно исправлять по тем же правилам, которые действуют для УПД (приложение № 7 к письму ФНС России от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86).

Если ошибка относится к реквизитам корректировочного счета-фактуры и является существенной, то есть мешает определить продавца или покупателя, наименование и стоимость товаров, ставку и сумму НДС, нужно составить новые экземпляры УКД с правильными данными. При этом в строке 1а поставщик указывает дату и номер исправления (п. 6 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

Если недочет в показателях корректировочного счета-фактуры относится к несущественным, то продавец может не исправлять УКД. Либо выписать экземпляры корректировочного документа со статусом 2, в которых можно не ставить подписи руководителя и главного бухгалтера.

Ошибки в реквизитах первички можно исправлять двумя способами. Первый — так же, как несущественные ошибки в показателях корректировочного счета-фактуры. Второй — зачеркнуть неверные данные, указать правильные, дату исправления и поставить подписи ответственных работников (п. 7 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). В таком порядке исправляют и недочеты в корректировочном документе со статусом 2.

Если ошибка в УКД перекочевала из УПД, то тогда поставщик должен исправить оба документа.

Универсальный корректировочный документ (УКД) - документ, который подтверждает право на вычеты НДС и обоснованность расходов. Смотрите форму и порядок заполнения.

Форма универсального корректировочного документа

Форма документа приведена в письме ФНС России от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86. Она рекомендательная, поэтому налоговики не вправе требовать от компаний, чтобы при изменении стоимости они обязательно составляли именно УКД. Такой запрет прямо предусмотрен в названном письме, которое является для инспекторов обязательным.

Универсальный передаточный документ выставляют:

• при отгрузке;
• при изменении стоимости уже отгруженного товара;
• для исправления ошибочных сведений.

Или стороны сделки, как и прежде, вправе оформлять обычные корректировочные счета-фактуры. Причем независимо от того, универсальный передаточный документ или обычный счет-фактура были выписан при отгрузке. В обоих случаях есть выбор: при изменении стоимости теперь можно выдать корректировочный документ, а можно оформить корректировочный счет-фактуру и отдельно скорректировать первичку, например, актом на скидку.

Бланк универсального передаточного документа

Особенности применения универсального корректировочного документа

УКД выставляет поставщик, чтобы изменить стоимость реализованных товаров, работ или услуг по договоренности с покупателем. Стоимость может стать больше или меньше первоначальной из-за увеличения или уменьшения цены либо количества (п. 3 ст. 168 НК РФ). Самые частые примеры - поставщик предоставил скидку или покупатель выявил недопоставку.

Раньше в таких случаях требовалось сначала оформить первичный документ, который подтверждает согласие покупателя или его уведомление с изменением стоимости. Затем в течение пяти календарных дней после составления этого документа поставщик оформлял корректировочный счет-фактуру. Теперь же вместо первички на изменение стоимости и корректировочного счета-фактуры можно использовать УКД.

УКД - это не только корректировочный счет-фактура, но и первичка на изменение стоимости. И в некоторых ситуациях на его основании компания будет списывать расходы в налоговом учете. Например, поставщик по УКД включит в расходы скидку, предоставленную покупателю. А покупатель учтет расходы, если продавец по какой-то причине увеличит стоимость уже отгруженных товаров. Чтобы защитить расходы, безопаснее утвердить бланк УКД в приказе и установить дату, с которой вы будете его применять (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

В дальнейшем в учетной политике можно включить универсальный корректировочный документ в перечень первички, которую применяет компания. Иначе есть риск, что на проверке налоговики посчитают расходы неподтвержденными и доначислят налог на прибыль.

А еще желательно согласовать с покупателем, что вы будете выставлять им УКД. Для этого можно подписать дополнительное соглашение к договору о том, что поставщик с определенной даты оформляет изменение стоимости именно этим документом. Иначе не исключено, что какие-то клиенты будут настаивать, чтобы продавец оформлял корректировочный счет-фактуру и отдельную первичку на изменение стоимости.

Поставщик предоставил скидку на отгруженный товар. Чаще всего компании корректируют стоимость, если предоставляют скидки. В этом случае компании обычно составляют, например, дополнительное соглашение к договору или письмо поставщика о скидке, и корректировочный счет-фактуру. Эти документы можно заменить одним - универсальным корректировочным.

Налоговики могут оштрафовать поставщика на 10 000 или 30 000 руб., если он не выставит на скидку ни УКД, ни корректировочный счет-фактуру (ст. 120 НК РФ).

Иногда скидку получают до того, как выписан отгрузочный счет-фактуру. Тогда поставщик может выставить этот документ уже с учетом уменьшения стоимости товаров. Поэтому составлять УКД или корректировочный счет-фактуру в данном случае не нужно (письмо Минфина России от 18.06.2014 № 03-07-РЗ/29089).