На заявлениях работников (на отпуск, прием на работу, увольнение и т.п.) обязательна ли виза руководителя, если он подписывает приказ на основании заявления?

Нет, не обязательна. Виза - это реквизит, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации с содержанием документа. Проставление визы на заявлениях работника (на отпуск, прием на работу, увольнение и т.п.) не является обязательным. Законодательством такой обязанности не установлено.

Однако на заявлении удобно делать служебные пометки: проставлять резолюцию руководителя организации, визу непосредственного начальника, отметку об исполнении. Порядок визирования документов описан в ГОСТ Р 6.30-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.

Как поступить, если сотрудник написал заявление об увольнении по собственному желанию, а руководитель организации отказывается ставить визу на заявлении

Отсутствие визы руководителя на заявлении об увольнении никак не влияет на право сотрудника быть уволенным по истечении срока предупреждения об увольнении. По прошествии двух недель сотрудник должен быть уволен безусловно (ч. 1 ст. 80 ТК РФ). В противном случае это может быть рассмотрено как ограничение его прав на труд, а сотрудник имеет полное право обратиться в трудовую инспекцию или суд с жалобой на несвоевременный расчет и выдачу трудовой книжки, за которые предусмотрена административная и материальная ответственность ( , ).

Нины Ковязиной , заместителя директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Обязательно ли требовать у сотрудника заявление о приеме на работу

Нет, не обязательно.

Основанием для издания приказа о приеме на работу является не заявление, а трудовой договор (ч. 1 ст. 68 ТК РФ). Именно он документально закрепляет соглашение между конкретным сотрудником и организацией. Об этом сказано в Трудового кодекса РФ. Однако на заявлении очень удобно делать служебные пометки: проставлять резолюцию руководителя организации, визу непосредственного начальника, отметку об исполнении. Если для данных целей вы попросите сотрудника написать заявление, в этом нет ничего противозаконного. Составить заявление можно в произвольной форме . После оформления приема на работу заявление подшивается в личное дело сотрудника.

• Скачайте формы

Д авайте разберемся в том, как оформляется согласование. В каждой организации, конечно, установлены свои варианты и их комбинации. Мы же постараемся показать возможные.

Внешнее согласование

Для внешнего согласования ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует использовать гриф согласования на проекте документа. Напомню, что гриф согласования - это реквизит, который выражает согласие другой организации, не являющейся автором документа, с его содержанием (ГОСТ Р 7.0.8-2013, определение 56).

Фрагмент документа

Свернуть Показать

3.23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись А.Г. Грязнова
Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии
медицинских наук
от 05.06.2003 № 430-162

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления
Российской государственной
страховой компании «Росгосстрах»
от 05.06.2003 № 10

Пример 1

Свернуть Показать

Пример 2

Свернуть Показать

Внутреннее согласование

1. Визирование документа (виза согласования)

Данная форма согласования наиболее часто используется небольшими организациями, где список согласующих лиц достаточно ограничен, либо для документов, которые согласуют пара-тройка человек.

Однако данный способ совсем не удобен для крупных компаний, список согласантов которых достигает десятка (возможно и больше) должностных лиц.

ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует оформлять визу согласования подобно грифу согласования, но без указания самого слова «СОГЛАСОВАНО» и наименования организации в составе должности согласующего (при внутреннем согласовании и так понятно, что данное должностное лицо работает в организации - авторе документа). Следующее отличие: внутреннее согласование проекта возможно при наличии замечаний к нему, которые должны быть приложены.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Личная подпись А.С. Орлов
Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Пример 3

Свернуть Показать

2. Лист согласования

На практике достаточно часто можно встретить сбор виз согласования проекта документа не на нем самом, а на его листе согласования.

Лист согласования (визирования) документа - это часть официального документа с отметками (визами) о согласовании (ГОСТ Р 7.0.8-2013).

В разных организациях его форма может сильно отличаться. С учетом указанного определения отметим, что допускается использование в нем именно отметки о согласовании, а не визы согласующего. Поэтому распечатки из СЭД и MS Outlook (об этом позже, см. Рисунок 4 и Пример 6) являются не чем иным, как листами согласования.

Хочу отметить, что визирование на самом проекте документа или сбор «живых» подписей на бумажном листе согласования является наиболее надежным вариантом, т.к. согласующий от своей личной подписи вряд ли потом откажется.

Пример 4

Свернуть Показать

Пример 5

Свернуть Показать

3. Согласование по электронной почте (например, в MS Outlook)

Сбор «живых» подписей на проекте документа или на листе согласования отнимает достаточно времени. Да и сама суть процесса согласования не проста. Потому службы делопроизводства пытаются упростить жизнь и себе, и согласующим. Одним из вариантов такого упрощения является использование электронного согласования. И даже если у вас нет СЭД со специальным делопроизводственным функционалом, то обычная электронная почта скорее всего установлена на компьютерах всех согласующих лиц. А, между прочим, при помощи MS Outlook вполне можно организовать электронное согласование рассылаемых по ней файлов.

Кратко поясню, как этим можно пользоваться:

Однако хочу отметить, что у этого варианта есть и минусы. Согласующий всегда может сказать, что с его компьютера в его отсутствие кто-то другой проголосовал. Подобные недоразумения компании стараются решать:

• либо путем использования электронной цифровой подписи каждым участником процесса (очень затратный механизм),
• либо во внутренних положениях (например, «о безопасности», «об использовании автоматизированного рабочего места» и др.) стараются обязать сотрудников использовать для работы только свой ­компьютер, а покидая, блокировать его паролем.

4. Согласование в СЭД

Еще более прогрессивным способом согласования документов является использование различных систем электронного документооборота.Принцип работы прост:

1. Инициатор заводит некую заявку в СЭД (ДЕЛО, Босс-референт, Directum или др.) и прикладывает проект документа.
2. Согласующие, рассмотрев проект, оставляют свои комментарии и голосуют.
3. Инициатор может вывести итог голосования на печать и приложить к проекту документа для подписания. Как правило, этот «итог» (лист согласования) подтверждает своей подписью ответственный работник службы делопроизводства.

У нас в организации принято использовать две формы согласования на усмотрение инициатора:

• сбор «живых» виз на бумажном листе согласования или
• согласование в СЭД - при этом тоже формируется лист согласования, но заполненный автоматически (показан в Примере 6).

Однако сочетание этих способов при согласовании одного документа у нас запрещено, т.к. одни согласующие не увидят комментариев других. Лист согласования, выведенный на печать из СЭД, обязательно ­заверяется подписью руководителя СДОУ.

Пример 6

Свернуть Показать

10.09.2018

Резолюция — это виза, которую руководящее лицо оставляет на документе об увольнении.

Действующим Трудовым Законодательством не установлено четких требований, которых необходимо придерживаться при визировании.

Нужна ли виза?

Визирование — обязательный процесс . Отметка, оставленная на заявлении, свидетельствует о согласии/несогласии руководителя расторгать трудовой договор с работающим гражданином.

Из этого следует вывод, что визировать заявление об увольнении нужно в обязательном порядке . При этом важно учесть нюанс.

Решение руководства компании должно отражаться в документе только в том случае, если расторжение трудовых отношений подразумевает последующую отработку.

Ее длительность не должна превышать двухнедельного периода. Данное правило устанавливает .

В таких ситуациях расчет 2 недель, которые должен отработать сотрудник, осуществляется специалистами отдела кадров. При визировании никакие даты не ставятся.

Резолюция должна присутствовать на заявлении об увольнении также в том случае, если гражданину не нужно отрабатывать 14 дней.

В таком случае руководящее лицо при визировании проставляет дату расторжения трудового соглашения.

Встречаются ситуации, при которых на документе не ставится виза. В большинстве случаев причиной этому служит банальное отсутствие заявления.

К примеру, если увольнение происходит по устной договоренности или договор расторгается задним числом.

В качестве основания при этом выступают какие-либо другие документы — рапорты и т.п.

Кто может визировать?

Поставить резолюцию на документе об увольнении может далеко не каждый. Таким правом обладает непосредственный работодатель.

К примеру, визировать заявление вправе директор предприятия , на котором еще трудится заявитель. Также осуществить это действие вправе лицо, представляющее его интересы.

Как директор подписывает?

При проставлении визы руководитель организации в обязательном порядке оставляет на заявлении свою личную подпись.

Выглядеть она должна стандартным образом — так, как директор расписывается всегда.

Не менее важное условие — наличие расшифровки подписи. Без нее документация может быть признана недействительной .

Что пишет руководитель на бланке?

Текст резолюции может быть различен. Ключевую роль на его содержание оказывает несколько факторов.

Среди таковых нужно отметить решение директора — согласен, или не согласен он уволить сотрудника, и необходимость/отсутствие необходимости отработки 2 недель.

К примеру, руководитель, кроме подписи, может написать на визе следующее:

Вариантов — масса. Важно соблюдать правило — сущность ответа должна быть предельно понятна. Кроме основного текста в резолюции ставится подпись с расшифровкой и датой визирования.

Данная информация указывается в конце визы . Сама виза практически во всех случаях располагается в верхней части заявления — в левой стороне.

Образец подписи при расторжении договора по собственному желанию с отработкой 2 недель

Если работник, желающий расторгнуть трудовые отношения, должен отработать 2 недели, лицо, уполномоченное на проставление резолюции, должно отразить эту необходимость в визе.

Также следует учесть, что гражданин не всегда обязан отрабатывать 14 дней .

Установленные правила освобождают его от этой обязанности в том случае, если увольнение обусловлено следующими обстоятельствами:

• пенсионный возраст;
• поступление в ВУЗ на очное отделение;
• непредвиденные семейные обстоятельства;
• окончание срока действия контракта;
• несоблюдение работодателем условий трудового соглашения.

В остальных ситуациях руководитель может уволить сотрудника без отработки по собственному желанию.

Резолюция, при проставлении которой сотрудник привлекается к отработке , может выглядеть следующим образом:

“Согласен. Уволить с отработкой с 1.07.2018. Подпись. Расшифровка. Дата визирования”.

Выводы

Для того чтобы расторгнуть трудовые отношения сотрудник должен подготовить соответствующее заявление. Оно передается руководителю предприятия для рассмотрения.

После изучения информации, указанной в документе, работодатель должен вынести решение по поводу увольнения. С этой целью он проставляет на заявлении резолюцию.

Это быстро и бесплатно!

Прежде чем подавать на подпись директору организационно-распорядительный документ, будь то приказ, правила внутреннего трудового распорядка или должностная инструкция, его нужно согласовать с заинтересованными лицами, то есть завизировать. Для оформления виз существуют особые правила. Давайте посмотрим какие.
Визирование необходимо в любой организации, ведь это своеобразный контроль качества документов. Визы на документе подтверждают, что его содержание соответствует действительности, не противоречит закону, локальным актам, коллективному договору.
Законодательство ничего не говорит о том, какие должностные лица внутри организации визируют тот или иной документ и сколько виз может быть на одном документе. Поэтому рекомендуем вам подробно описать порядок визирования в инструкции по делопроизводству вашей компании. За основу возьмите ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденный постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст, в котором содержатся общие правила оформления виз. На стр. 42 вы увидите образец раздела о визировании, который должен быть в инструкции по кадровому делопроизводству.

Согласование и ознакомление — не одно и то же

Существует два вида виз — виза согласования и виза ознакомления. Виза согласования упоминается в ГОСТ Р 6.30-2003 и имеет стандартную форму. Виза ознакомления в ГОСТе не упомянута и поэтому составляется в свободной форме. Посмотрим, чем же отличаются эти два вида виз.
Виза согласования ставится на документе до того, как он будет подписан или утвержден руководителем организации (то есть визируется еще не документ, а его проект). Визируют документ только заинтересованные лица, то есть те, кого затрагивает содержание документа. Разные документы предъявляются на согласование разным лицам.
Для примера давайте возьмем приказ о переводе сотрудника на другую работу. Во-первых, на нем должна стоять виза начальника или инспектора отдела кадров, удостоверяющая, что приказ составлен в правильной форме и в него включены достоверные данные. Затем его нужно завизировать у руководителя того подразделения, куда переводится работник. Проставляя свою визу, начальник отдела свидетельствует, что он извещен о прибытии нового сотрудника и согласен с таким положением дел. Если у работника при переводе меняется зарплата, то приказ следует согласовать с главным бухгалтером организации. И наконец, документ визирует начальник юридического отдела (или юрист, если нет отдела), подтверждая, что при переводе не были нарушены нормы трудового законодательства.
Визу ознакомления ставит работник, интересы которого затрагивает документ. Этим он подтверждает, что документ доведен до его сведения. Виза ознакомления в отличие от визы согласования всегда проставляется на уже готовом, подписанном и утвержденном документе.

Как выглядит виза

Виза согласования включает в себя должность визирующего, его подпись, инициалы, фамилию и дату. Если своей визой сотрудник желает выразить несогласие с содержанием документа, то фраза «замечания прилагаются» пишется в первую очередь, а все остальные данные располагаются ниже. Вот образцы оформления виз согласования.

Начальник отдела снабжения Волкова А.А. Волкова
———— ————————

12.01.2006
————

Замечания прилагаются
Юрисконсульт Ковров Н.И. Ковров
———— ————————
(подпись) (расшифровка подписи)
12.01.2006
————

Документы, которые остаются в организации, визируются на подлиннике. Визы лучше располагать на оборотной стороне (на многостраничных документах это оборот последнего листа). Если же документ отправляется в другую организацию, то визы ставят на копии, которая остается в компании. При этом располагаются они на лицевой стороне, в левой нижней части документа, чуть ниже подписи. На многостраничных документах особой важности допускается визирование каждого листа. Обычно так визируют договоры, протоколы.
Виза ознакомления включает в себя фразу, подтверждающую, что работник ознакомлен с документом. Например, «с приказом ознакомлен». Ниже или на той же строке располагается подпись работника, ее расшифровка (фамилия и инициалы) и дата. Если с документом знакомятся несколько работников, то в визу советуем включить и наименование должности каждого из них. Виза ознакомления проставляется всегда на лицевой стороне подлинника документа, ниже подписи. Представляем вам образцы виз ознакомления.

С актом ознакомлен: Манохин Д.А. Манохин
———— ————————
(подпись) (расшифровка подписи)
12.01.2006
————

С приказом ознакомлены:
Начальник отдела сбыта Крапивин Н.И. Крапивин
———— ————————
(подпись) (расшифровка подписи)
12.01.2006
————
Заведующий АХО Маслов Л.И. Маслов
———— ————————
(подпись) (расшифровка подписи)
12.01.2006
————

В зависимости от вида документа в визу ознакомления могут включаться различные дополнения. Например, в должностной инструкции фразу «с инструкцией ознакомлен» рекомендуется дополнить таким образом: «один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте». Это продиктовано тем, что работники в суде нередко утверждают, что им не выдали должностную инструкцию, а работодатель не может доказать обратное.

Кто и какие документы визирует

По сложившемуся обычаю документы визируют следующие должностные лица:
— руководитель подразделения, подготовившего документ;
— исполнитель, подготовивший документ;
— руководители заинтересованных подразделений;
— руководитель финансовой или бухгалтерской службы (если в документе затрагиваются финансовые вопросы);
— заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности;
— руководитель организации, если документ подписывает его заместитель;
— руководитель юридической службы или юрист.
Этот список можно корректировать в соответствии со структурой и потребностями организации. Например, если у генерального директора нет заместителей, визы заместителя на документе не будет. Во многих организациях не предусмотрена виза непосредственного исполнителя — ее заменяет виза начальника того подразделения, которое будет исполнять документ.

Как визировать приказы по унифицированным формам?

В унифицированных формах приказов по личному составу отсутствует такой реквизит, как виза согласования (виза ознакомления работника в них предусмотрена). Но это не значит, что вы не можете визировать эти приказы. Согласовывать такие документы с должностными лицами организации необходимо, ведь они затрагивают интересы работников. В соответствии с постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20*(1) в унифицированные формы можно вносить дополнительные реквизиты. Располагайте визы согласования на оборотной стороне приказов, в нижней части документа.
Итак, резюмируем. Внутреннее согласование (визирование) документа означает, что все заинтересованные лица проверили содержание документа. Порядок визирования документов закрепляется в инструкции по делопроизводству организации. На документах, затрагивающих интересы работника, следует оформлять визу ознакомления сотрудника с документом.

«Виза несогласия»

Если сотрудник, визирующий документ, не согласен полностью или частично с содержанием документа, в своей визе он может сделать пометку «замечания прилагаются». Возражения необходимо оформить на отдельном листе, подписать их и приложить к документу. Последствия несогласия кого-либо из визирующих с содержанием документа нужно оговорить в инструкции по делопроизводству. Судьбу проекта в любом случае решает руководитель организации. Он может, например, вернуть его разработчику со своими замечаниями или подписать документ, невзирая на возражения.

Общество с ограниченной ответственностью «Роза»
ООО «Роза»

Инструкция Утверждаю
по делопроизводству директор Ракитин А.А. Ракитин
12.01.2006 N 2-и ———— ——— —————
———— (должность (подпись) (расшифровка
(дата) руководителя) подписи)
17.01.2006
г. Пенза ————
(дата)

12. Согласование кадровых документов общества

12.1. Для оценки проекта кадрового документа, проверки его соответствия действующему законодательству и локальным нормативным актам Общества проводится внутреннее согласование документа (визирование).
12.2. Проект кадрового документа обязательно визируется начальником отдела кадров и юристом, а при необходимости — должностными лицами других структурных подразделений. Перечень документов, подлежащих визированию, со списком лиц, визирующих данные документы, приведен в приложении N 5 к настоящей инструкции.
12.3. При несогласии визирующего с содержанием проекта он вправе сделать в своей визе отметку «замечания прилагаются». При этом он должен изложить свои замечания на отдельном листе, заверить их подписью, поставить дату и приложить к проекту документа.
12.4. Директор организации рассматривает все замечания и дает разработчику письменное заключение о дальнейшей работе с проектом. Если директор установит, что проект нуждается в доработке, он определяет разработчику срок для устранения всех недостатков.
12.5. Если после доработки проекта его содержание претерпело существенные изменения, проводится повторное визирование проекта документа.

А как у вас?

Мы обратились с вопросом к работодателям:
кто в вашей организации наделен правом визирования документов?
Юлия Ермакова, инспектор отдела кадров (г. Хабаровск)
У нас таким правом наделяются все начальники отделов. Соответствующий пункт мы включили в их должностные инструкции. Они визируют приказы о приеме работников в свои подразделения, переводах, отпусках, премировании.
А вот штатного юриста у нас пока нет, хотя его виза на кадровых документах необходима.
Алла Любавина, менеджер по персоналу (г. Новороссийск)
Все договоры, как хозяйственные, так и трудовые, у нас визирует главный бухгалтер. На приказах по основной деятельности (например, об утверждении штатного расписания) предусмотрена виза директора по правовым вопросам.

Совет
Составьте перечень документов, подлежащих визированию в вашей организации, а к каждому документу — список должностных лиц, которые должны его визировать. Такой перечень можно оформить в виде приложения к инструкции по делопроизводству. На стр. 46 представлен фрагмент перечня, в который вошли приказы по личному составу. Ориентируясь на этот образец, вы можете составить перечень всех визируемых документов вашей организации.

Приложение N 5
к инструкции по делопроизводству ООО «Роза» от 12.01.2006 N 2-и

Перечень документов, подлежащих визированию
должностными лицами ООО «Роза»

Приказы по личному составу

—————————————T————————————————————¬
¦ Документ ¦ Визирующие должностные лица ¦

¦Приказ о приеме на работу (Т-1, Т-1а)¦Начальник отдела кадров, начальник подразделения, в которое¦
¦ ¦принимается работник, главный бухгалтер, юрист ¦
+————————————-+————————————————————+
¦Приказ о предоставлении отпуска (Т-6,¦Начальник отдела кадров, начальник подразделения, где рабо-¦
¦Т-6а), приказ об увольнении (Т-8,¦тает (работал) работник, юрист ¦
¦Т-8а) ¦ ¦
+————————————-+————————————————————+
¦Приказ о переводе (Т-5, Т-5а), пере-¦Начальник отдела кадров, начальник подразделения, куда пере-¦
¦перемещении ¦водится работник, главный бухгалтер (если у работника меня-¦
¦ ¦ется оклад), юрист ¦
+————————————-+————————————————————+
¦Приказ о поощрении (Т-11, Т-11а), ус-¦Начальник отдела кадров, начальник подразделения, где рабо-¦
¦тановлекнии надбавки к зарплате, из-¦тает работник, главный бухгалтер (если поощрение материаль-¦
¦менении должностного оклада ¦ное), юрист ¦
+————————————-+————————————————————+
¦Приказ о направлении в командировку¦Начальник отдела кадров, начальник подразделения, где рабо-¦
¦(Т-9, Т-9а) ¦тает работник, главный бухгалтер, юрист ¦
+————————————-+————————————————————+
¦Приказ о наложении дисциплинарного¦Начальник отдела кадров, начальник подразделения, где рабо-¦
¦взыскания ¦тает работник, юрист ¦
+————————————-+————————————————————+
¦Приказ о работе в выходной, празднич-¦Начальник отдела кадров, начальник подразделения, где рабо-¦
¦ный день, в ночное время, сверхурочно¦тает работник, главный бухгалтер (если работа компенсируется¦
¦ ¦повышенной оплатой), юрист ¦
L————————————-+————————————————————-

Е. Ширимова,
юрист, ведущий эксперт журнала «Кадровое дело»

————————————————————————-
*(1) «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации».

Личное заявление о приеме на работу – это ходатайство соискателя о трудоустройстве в организацию на вакантную должность с оговоренной сторонами даты.

Документ не имеет строгой формы, составляется в произвольной форме и заполняется соискателем от руки обычной ручкой. При трудоустройстве по просьбе работодателя соискатель собственноручно на листе формата А-4 указывает следующие данные:

• кому адресовано – компания и руководитель;
• от кого написано – ФИО, данные паспорта;
• просьба о трудоустройстве на конкретную должность с указанием даты начала работы;
• дата составления документа и подпись.

Часто можно слышать такой вопрос: «А существует ли стандартизированный бланк заявления о приеме на работу?». Некоторые организации предоставляют собственный разработанный внутри организации бланк, который должен заполнить принимаемый на работу сотрудник. Причем образец заполнения заявления о приеме на работу также предоставляется.

Справка! Образец заявления приема на работу Вы можете не только найти в отделе кадров или интернете, но и скачать в одном из разделов этой статьи.

Является ли оно обязательным документом при трудоустройстве?

Обязательно ли заявление о приеме на работу?

Законодательство не обязывает работодателя в обязательном порядке принимать от сотрудника заявление, наоборот, статьей 65 ТК РФ запрещено требовать от соискателя документы, кроме перечня указанных в этой же статье.

Исключение составляют только трудоустройство новичков в ряды сотрудников государственных и муниципальных учреждений, для них согласно ФЗ №79 от 27 июля 2004 года оформление на работу невозможно без письменного ходатайства о трудоустройстве.

Однако, ссылаясь на внутренние правила компании, соискателя зачастую обязывают писать/заполнять заявление, хотя его юридическая значимость равна нулю. Документ упрощает кадровикам работу, на его основании специалист составляет приказ о трудоустройстве и трудовой договор.

Подведем итог — нужно ли заявление о приеме на работу? Соискатель вправе отказаться от заполнения бланка, трудовой договор заключается на основании приказа.

Руководитель не вправе отказать соискателю в предоставлении должности из-за отсутствия заполненного бланка.

Как написать заявление на прием на работу?

Несмотря на то, что заявление не является официальным документом и не имеет общей формы, при составлении или заполнении необходимо соблюдать правила делового стиля, не допускать орфографических, пунктуационных ошибок, исправлений.

Схематично документ можно разбить на 3 части:

Часть 1 – шапка. В шапке указывается организация, ФИО, должность лица, которому адресовано прошение и от кого оно адресовано с указанием ФИО, данных паспорта. Документ составляется только на имя главного руководителя организации (директор, генеральный директор).

Часть 2- тело. Тело документа должно содержать информацию о предоставляемой соискателю должности и дату начала трудовой деятельности. Работодатель, составляя внутренний шаблон бланка, может включить в него данные об инструктаже, испытательном сроке, пункт об ознакомлении с должностной инструкцией и правилами корпоративного распорядка.

Справка! Законодательно испытательный срок не может превышать 3 месяцев и 6 месяцев для отдельных специальностей, определенных нормативными актами!

Часть 3 – подпись и дата. После тела заявления соискатель должен поставить дату составления/заполнения документа и заверить его собственной подписью. Дата документа не обязательно совпадает с датой начала работ нового сотрудника. Рядом с подписью заявителя в правом нижнем углу бланка необходимо указать ее расшифровку.

Если вы сомневаетесь в том, что сможете правильно написать бумагу самостоятельно, работник отдела кадров может не только разъяснить как пишется заявление на прием на работу, но и образец заполненного документа предоставить для использования. Нередко в организации хранится шаблон заявления о приеме на работу, приготовленный специально для этой цели.

Как видите, составить заявление о приеме на работу не слишком сложно, но это еще не все. Должна также появиться виза руководителя на заявлении о приеме на работу и его резолюция. Об этом далее.

Кто ставит визу на документ?

Составленный или заполненный бланк необходимо передать на согласование (визирование) должностным лицам организации.

Виза на заявлении о приеме на работу может быть проставлена:

1. Руководителем отдела кадров, который подтверждает оформление на должность нового сотрудника.
2. Непосредственным начальником отдела, где будет работать заявитель для ознакомления с периодом испытательного срока.
3. Руководителем бухгалтерской службы для внесения данных о новом сотруднике в расчетные ведомости.

Заявление о приеме на работу следует адресовать любому из этих сотрудников. Виза на заявлении о приеме на работу проставляется на обороте документа и должна содержать должность, ФИО и подпись ответственного лица. Благодаря визе руководитель имеет представление, кто ответственен за тот или иной аспект оформления и дальнейшей работы.

После визирования бланк передается главному руководителю организации, который должен одобрить кандидатуру и его оформление.

Резолюция

Резолюция на заявлении о приеме на работу – это письменное указание порядка исполнения заявления, которое проставляется руководителем организации и подписью подтверждает рассмотрение предоставленных данных.

Структура

Резолюция руководителя состоит из нескольких частей.

Во-первых, запись должна содержать фамилию ответственного исполнителя (руководителя).

Во-вторых, руководитель должен прописать суть резолюции – свое согласие на оформление работника. Например: «согласен, одобряю, не возражаю, принять, оформить» и прочее.

Далее руководителем проставляется срок исполнения, который обычно совпадает с желаемой датой начала работы, указанной заявителем. На составленном согласии проставляется дата рассмотрения руководителем документа и подпись руководителя.

Правила оформления и месторасположение

Правила оформления резолюции содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003 . Резолюция (реквизит 17) проставляется в свободном верхнем углу слева. Если организация предоставляет сотруднику собственный бланк документа, резолюция может быть уже на нем напечатана. В таком случае руководителю остается только поставить дату и подпись.

Если документ составляется соискателем по образцу, то резолюция проставляется в указанном месте вручную.

Справка! Печать организации на резолюции не нужна!

Сроки исполнения

Из-за необязательности составления/написания заявления срок исполнения резолюции законодательно не определен, а иногда и не проставляется. Срок исполнения для каждой конкретной организации индивидуален и зависит от внутренних правил документооборота и делопроизводства.

Где и сколько хранятся заявления?

Сколько хранятся заявления о приеме на работу и где осуществляется это хранение?

Документ с резолюцией руководителя остается в отделе кадров и может храниться 5 либо 75 лет в зависимости от папки, в которую оно попадает при оформлении.

Если кадровик заводит отдельную папку, то срок хранения составляет 5 лет. Если же заявление прикладывают к личному делу, то вместе со всеми прочими обязательными документами, оно будет храниться на протяжении 75 лет.

Справка! Личное дело хранится в течение 75 лет не зависимо от увольнения или сокращения работника.

Теперь вы знаете все про правильное заявление о приеме на работу, как оно пишется, является ли обязательным. Помните, что заполненный соискателем бланк не несет в себе важной дополнительной информации для руководителя и кадровой службы, от него можно отказаться, сэкономив время на документооборот и оформление сотрудника.

Но, по мнению большинства кадровиков, процесс заполнения или написания помогает психологически настроить заявителя на рабочий лад и осознать ответственность собственного решения.

Полезное видео

Заявление о приеме на работу — подробнее в видео ниже: