Бухучет инфо. Порядок заполнения формы сзв-стаж

Работодатели обязаны представлять в ПФР отчетные документы по сотрудникам. С 2018 года компании и ИП направляют форму СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ. В них указывается информация о застрахованных лицах и их страховом стаже. Эти сведения вносятся на индивидуальный лицевой счет (ИЛС) работника в ПФР.

Иногда работодатель замечает ошибки в уже представленных сведениях. Это значит, неправильные данные уже были зарегистрированы на ИЛС застрахованного сотрудника: например, неправильный период работы сотрудника или некорректная сумма взносов. Тогда направьте в ПФР форму СЗВ-КОРР.

Типы формы

В зависимости от того, какие требуются исправления, есть три типа этой формы:

• корректирующая (КОРР);
• отменяющая (ОТМН);
• особая (ОСОБ).

Аббревиатуры для каждого типа используются при заполнении бланка. Форма первого типа подается, когда нужно исправить ошибку в зарегистрированных данных. Перечень ситуаций для вида КОРР ограничен. Он выбирается в двух случаях:

• если требуется заменить суммы выплат работникам или периоды стажа;
• если необходимо дополнить информацию о суммах взносов.

Второй тип используется для отмены сведений. Например, была заполнена строка на сотрудника, который уже не работал в компании. Третий тип нужен, когда заполняющий не добавил данные о работнике в отчетность.

Образец заполнения СЗВ КОРР

Рассмотрим пошагово порядок заполнения бланка СЗВ КОРР. Он состоит из 6 разделов. Разделы 1-2 заполняются для всех трех видов формы. Бланк вы можете найти в Постановлении Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п (Приложение 3). Кроме того, его можно скачать на сайте ПФР. Для этого пройдите в раздел «Работодателям», нажмите на ссылку «Бесплатные программы, формы, протоколы».

Заголовок формы

В начале бланка укажите данные для идентификации страхователя: номер в ПФР, ИНН и КПП. В ячейку «Тип сведений» впишите код из четырех букв (КОРР, ОТМН или ОСОБ). Кодов отчетных периодов довольно много, они указываются в соответствии с Классификатором. Он представлен в Приложении к Порядку заполнения отчетных форм Постановления № 3п.

Например, в 2018 году бухгалтер обнаружил неверную информацию о сотруднике в отчетности для ПФР за 2017 год. Тогда в ячейках графы «Отчетный период, в котором предоставляются сведения» указываются цифры 0 и 2018. В графе «Отчетный период, за который корректируются сведения» вписываются 0 и 2017.

Раздел 1

В разделе еще раз приводятся данные страхователя (работодателя). Номер в ПФР, КПП и ИНН указываются для двух (текущего и корректируемого) периодов, даже если они не менялись. Также внесите краткое наименование вашего предприятия.

Раздел 2

В данном разделе нужно заполнить таблицу с информацией о застрахованных работниках (ФИО и номер СНИЛС). Укажите тех лиц, по которым допущена ошибка (тип КОРР), которые были «забыты» (ОСОБ) или оказались лишними (ОТМН).

Раздел 3

В этой части указываются сведения, которые были некорректными (КОРР) или «потерялись» (ОСОБ). Первым проставляем код категории застрахованного работника из Классификатора Постановления ПФР № 3п. Примеры заполнения этого поля: НР (наемный работник), НРЕД (наемный работник предприятия на вмененке), ИП (индивидуальный предприниматель). Поле «Тип договора» может иметь два значения: «трудовой» или «гражданско-правовой». Указываем тот, который заключен с данным лицом. Далее отмечаются номер и дата заключения договора с работником. Эти два поля нужно заполнять в том случае, если исправления вносятся за периоды до 2001 года включительно. Графа «Код дополнительного тарифа» заполняется, если речь идет о членах экипажей воздушных судов гражданской авиации (код АВИА).

Раздел 4

В раздел 4 вносим уже корректные сведения о суммах выплат работникам и страховых взносах. Первая графа — код месяца, по которому нужны исправления. Он представляет собой первые три буквы названия соответствующего месяца. Исключения — март (Мрт) и ноябрь (Нбр).

Следующая графа заполняется по-разному в зависимости от периода, данные по которому исправляются (дополняются):

• 1996-2001: в графу 2 «Сумма выплат» впишите сумму начислений, которые учитываются для начисления пенсии; в графе 3 укажите сумму за вычетом начислений по больничным и стипендиям;
• 2002-2009: блок с суммой выплат не заполняется;
• с 2010: заполните все графы 2-6; раскройте структуру общей суммы выплат; база для страховых взносов разделяется на предельную и превышающую предельную. Также отдельно раскройте суммы по гражданско-правовым договорам.

Часть о доначислении страховых взносов заполняется также в зависимости от периода:

• 1996-2000: внесите сведения в графы 7 и 8 (доначисленные взносы, уплачиваемые работодателем, и взносы, уплачиваемые из заработка сотрудника);
• 2000: заполните только графу 7 таблицы;
• 2002-2013: заполняются графы 9 и 10 (доначисление взносов на страховую / накопительную пенсию);
• с 2014: сумма взносов вносится только в графу 11; взносы, рассчитанные по базе свыше предельной, не учитываются.

Два последних столбца должны заполняться, если вы не являетесь плательщиком страховых взносов за физических лиц. При этом корректировка выполняется только за период с 2010 по 2013 годы.

Раздел 5

Раздел 5 предназначен для исправления данных о лицах, занятых на отдельных видах работ. Начисление взносов в этом случае производится по дополнительному тарифу. Например, для работников предприятий с вредными производственными условиями.

В таблицу внесите коды месяца и специальной оценки условий труда из Классификатора. В оставшихся графах указываются суммы выплат сотрудникам по таким видам деятельности. Везде вносим верную сумму с учетом исправлений.

Раздел 6

В 6 части бланка указываем исправленные сроки работы застрахованных лиц (блоки 1 и 2 таблицы). Графы 3 и 4 касаются места и условий труда и заполняются при необходимости на основе Классификатора. Например, работы с тяжелыми условиями труда обозначаются кодом ЗП12Б или 27-2.

С помощью специальных кодов Классификатора также заполняем оставшиеся графы. Если оснований нет, они оставляются пустыми. В конце бланка укажите обязательные реквизиты: должность руководителя, его подпись с расшифровкой и дату.

Порядок сдачи формы

Сдать форму в территориальный орган ПФР можно в любой момент после обнаружения ошибки. Подача документа не привязана к месяцу, кварталу или году. Бланк с исправленными сведениями представляется вместе с формой ОДВ-1 (тип «Исходная»). Этот документ должен включать информацию о самой организации или ИП как страхователях.

Заполнить форму можно вручную или печатным способом. Пакет направляйте в бумажном варианте или в электронном с усиленной квалифицированной ЭЦП. При этом компаниям и ИП, передающим сведения о 25 и более сотрудниках, разрешен только второй способ.

Сдавайте отчеты и корректировки в Пенсионный фонд из облачного сервиса Контур.Бухгалтерия. Здесь есть простой учет для малого бизнеса, зарплата, больничные и отпускные, отчеты по налогам, сотрудникам и в Росстат. Сервис обновляется автоматически, напоминает о важных датах и платежах, экономит ваше время и деньги. Первый месяц работы — бесплатно.

Если сведения о страховом стаже работника, его заработке, начисленных и уплаченных за него страховых взносах, которые были переданы в ПФР, содержат ошибки, исправить их можно, подав форму СЗВ-КОРР «Данные о корректировке сведений, учтенных на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица».

Неверные сведения могли содержаться, к примеру, в разделе 6.8 формы РСВ-1, которая сдавалась до 01.01.2017, или в представленной . Приведем пример заполнения корректировки СЗВ-СТАЖ за 2017 год по форме СЗВ-КОРР.

СЗВ-СТАЖ корректировка: бланк

Форма СЗВ-КОРР утверждена Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п и приведена в Приложении 3 к указанному Постановлению.

Отмечается, что эта форма представляется страхователем в случае необходимости уточнения (исправления) или отмены данных, учтенных на индивидуальных лицевых счетах (ИЛС) застрахованных лиц (п. 1.10 Порядка заполнения , утв. Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п).

Скачать бланк СЗВ-КОРР в формате Excel можно .

Как и форма СЗВ-СТАЖ, СЗВ-КОРР сдается в комплекте с описью по форме ОДВ-1 «Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета».

Обращаем внимание, что если, к примеру, ПФР не принял СЗВ-СТАЖ из-за ошибки форматно-логического контроля, то заново сдается СЗВ-СТАЖ с типом «Исходная» и ОДВ-1 с типом «Исходная», а не СЗВ-КОРР.

А СЗВ-СТАЖ «Дополняющая» на конкретное лицо вместе с ОДВ-1 «Исходная» нужно сдать, если исходные сведения сданы, но не учтены на ИЛС из-за:

• ошибок в Ф.И.О., СНИЛС застрахованных лиц;
• отсутствия необходимых показателей.

Порядок заполнения СЗВ-КОРР

В форме СЗВ-КОРР нужно указать два отчетных периода:

• отчетный период, в котором представляются сведения;
• отчетный период, за который корректируются сведения.

В графе «Тип сведений» указывается один из кодов типа сведений:

• КОРР (корректирующая);
• ОТМН (отменяющая);
• ОСОБ (особая).

В зависимости от указанного типа сведений заполняются те или иные разделы формы СЗВ-КОРР, при этом раздел 1 «Сведения о страхователе» заполняется при любом типе сведений. Важно иметь в виду, что сведения о страхователе в форме СЗВ-КОРР обязательны к заполнению в обоих подразделах: «В отчетном периоде» и «В корректируемом периоде».

Зависимость раскрываемой информации в СЗВ-КОРР от указанного в форме типа сведений покажем в таблице:

Тип сведений	Особенности представления, какие данные корректируются
КОРР	На ИЛС застрахованного лица корректируются только данные, указанные в разделах 3 — 6 формы СЗВ-КОРР: — данные, ранее учтенные на ИЛС застрахованного лица, будут заменены данными о заработке (вознаграждении), доходе, сумме выплат и иных вознаграждений застрахованного лица, которые отражены в разделе 4 формы СЗВ-КОРР; — данные, учтенные на ИЛС застрахованного лица, будут дополнены данными о начисленных и уплаченных страховых взносах раздела 4 формы СЗВ-КОРР; — данные, учтенные на ИЛС застрахованного лица, будут заменены данными разделов 5 - 6 формы СЗВ-КОРР
ОТМН	Заполняется раздел 2 формы СЗВ-КОРР. Данные, учтенные на ИЛС на основании отчетности за корректируемый период, будут отменены
ОСОБ	СЗВ-КОРР особая представляется на застрахованное лицо, сведения по которому отсутствовали в отчетности, ранее представленной страхователем

Приведем некоторые особенности заполнения формы СЗВ-КОРР:

Раздел	Графа	Особенности заполнения
Раздел 3 «Сведения о корректировке данных»	Тип договора	Указывается одно из значений: — трудовой; — гражданско-правовой
	Номер договора	Заполняются при корректировке данных за периоды до 2001 года включительно
	Дата заключения договора
Раздел 4 «Сведения о корректировке данных о заработке (вознаграждении), доходе, сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных и уплаченных страховых взносах, страховом стаже застрахованного лица»	Сумма выплат, всего, руб. коп.	Не заполняется при корректировке данных за отчетные периоды 2002 — 2009 гг.
	Сведения о доначисленных страховых взносах	При корректировке сведений за периоды до 31.12.2000 включительно — заполняются графы 7 и 8. При корректировке сведений за отчетные периоды 2001 года заполняется только графа 7. Данные о корректировке сведений за отчетные периоды с 2002 по 2013 годы указываются в графах 9 и 10. Данные о доначисленных страховых взносах за отчетные периоды с 2014 года указываются в графе 11. Данные о доначисленных страховых взносах по доптарифу указываются в графе 9 (в том случае форма СЗВ-КОРР должна содержать только эти данные)
	Сведения об уплаченных страховых взносах	Заполняется при корректировке сведений за отчетные периоды 2010 — 2013 годов только для плательщиков страховых взносов, не осуществляющих выплаты в пользу физлиц. Указываются данные о суммах страховых взносов, уплаченных в отчетном периоде, в рублях и копейках. Учитываются суммы авансовых платежей. Сумма излишне уплаченных (взысканных) страховых взносов не учитываются.

Подробную информацию о том, как заполнить корректировку формы СЗВ-СТАЖ, т. е. СЗВ-КОРР, можно найти в

Новый бланк годового отчета в ПФР

Постановлением Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п утвержден новый бланк годового отчета - СЗВ-СТАЖ. В постановлении также приводится порядок его составления.

Все без исключения страхователи обязаны представлять в ПФР данный отчет на каждое работающее (застрахованное) физлицо — как на физлиц, с которыми подписаны трудовые договоры, так и на занятых по договорам ГПХ.

Обновленный бланк СЗВ-СТАЖ, представляемый в 2019 году по итогам 2018 года, можно скачать по ссылке ниже.

Новый отчет хозсубъект-страхователь передает в Пенсионный фонд с сопровождающим отчетом — ОДВ-1, бланк которого также обновлен Постановлением № 507п. Данные отчеты привязаны друг к другу и представляются единым пакетом.

СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 отправляются в электронном виде с применением специальных каналов связи и электронных подписей, если работодатель сдает отчетность на 25 и более физлиц. Если количество персонала не превышает 25 человек, то отчеты, по выбору компании, можно сдать как в бумажном, так и в электронном виде.

Мы подобрали для вас отличные сервисы электронной отчетности !

Если хозсубъект-страхователь не сдает отчет, представляет недостоверную либо неполную информацию, то в его отношении применяются санкции — 500 руб. за одно физлицо (ст. 17 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе ОПС» от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Если работодатель не соблюдает обязательный порядок сдачи отчетности в электронном виде, то штраф в этом случае увеличивается до 1000 руб.

Сроки предоставления СЗВ-СТАЖ

Сроки сдачи отчетности в ПФР закреплены в ст. 11 закона № 27-ФЗ.

СЗВ-СТАЖ — это отчет за календарный год. За истекший 2018 год хозсубъекты-страхователи должны отчитаться до 01.03.2019. Так как СЗВ-СТАЖ передается единым файлом совместно с формой ОДВ-1, то и для нее предусмотрены аналогичные сроки.

На практике возможны ситуации досрочной сдачи СЗВ-СТАЖ. Так, к примеру, если компания ликвидируется, то отчет СЗВ-СТАЖ за текущий год следует предоставить в течение месяца после даты утверждения ликвидационного бухгалтерского баланса (п. 3 ст. 11 закона № 27-ФЗ). Аналогичный срок представления отчета и при закрытии ИП.

При выходе застрахованного лица на пенсию хозсубъект-работодатель обязан предоставить в ПФР форму типа «Назначение пенсии» не позже 3 календарных дней со дня, когда сотрудник обратился к страхователю.

При увольнении застрахованного лица предприятие обязано выдать ему на руки оформленный только на увольняющегося отчет СЗВ-СТАЖ. При этом обязанности досрочной сдачи данного отчета в фонд у хозсубъекта-работодателя не возникает.

Пример заполнения отчета СЗВ-СТАЖ

Отчет СЗВ-СТАЖ составляется в трех видах (типах):

1. «Назначение пенсии» — применяется при выходе на пенсию застрахованных лиц, которым необходимо учесть стаж за текущий год.
2. «Исходный» — используется при составлении первичной отчетности за истекший год.
3. «Дополняющий» — представляется на физлиц, сведения о которых не учтены на индивидуальных лицсчетах, но в то же время были отражены в «исходнике».

Первые 3 раздела СЗВ-СТАЖ заполняются, если тип отчета «Исходный» или «Дополняющий». Разделы 4 и 5 заполняются только при подаче СЗВ-СТАЖ для назначения пенсии.

Так как СЗВ-СТАЖ напрямую привязан к сопровождающему его отчету ОДВ-1, отметим нюансы его составления.

В ОДВ-1 обязательно нужно заполнить разделы 1, 2 и 3. Раздел 4 не заполняется. Обратите внимание на раздел 5, если в вашей компании имеются физлица, трудовая деятельность которых дает им право на досрочный выход на пенсию. Данные ОДВ-1 должны соответствовать сведениям, указанным в СЗВ-СТАЖ, так как эти формы тесно взаимосвязаны.

Рассмотрим пример заполнения СВЗ-СТАЖ за 2018 год.

Смолярова Мария Петровна была принята в ООО «Ромашка плюс» 05.07.2018. С 15.10.2018 по 20.10.2018 она находилась на больничном. С 01.12.2018 по 15.12.2018 она была на сессии в университете и находилась в оплачиваемом учебном отпуске. Смолярова — единственный работник ООО «Ромашка плюс».

ОДВ-1 за 2018 год бухгалтер, обслуживающий ООО «Ромашка плюс», заполнит следующим образом:

• в разделе 1 укажет регномер страхователя, его ИНН и КПП, а также наименование в сокращенной форме;
• так как это не корректировка, то в разделе 2 в соответствующей ячейке поставит 0 и отчетный период — 2018 год;
• в ячейке типа отчета «Исходная» поставит крестик;
• в разделе 3 отчета в графе «Кол-во застрахованных лиц» по строке СЗВ-СТАЖ — цифра 1;
• разделы 4 и 5 заполнять не будет.

Образец заполнения ОДВ-1 за 2018 год в 2019 году вы можете скачать на нашем сайте по ссылке ниже:

СЗВ-СТАЖ за 2018 год бухгалтер, обслуживающий ООО «Ромашка плюс», заполнит так:

• разделы 1, 2 и 3 — аналогично тем же разделам ОДВ-1;
• в таблице 3 укажет Ф.И.О. застрахованного лица (Смолярова Мария Петровна) и СНИЛС.

Теперь разберем периоды работы.

Так как Смолярова Мария Петровна находилась на больничном с 15.10.2018 по 20.10.2018, то в строке 1 бухгалтер укажет период работы с 05.07.2018 по 14.10.2018. Далее во 2-й строке — период с 15.10.2018 по 20.10.2018 и в колонке 11 (допсведения) — значение ВРНЕТРУД.

Последняя строка — с 16.12.2018 по 31.12.2018.

Всего бухгалтер ООО «Ромашка плюс» заполнил по Смоляровой 5 строк — убедитесь на образце заполнения СЗВ-СТАЖ за 2018 год, приведенном ниже.

При добавлении новых строк не нужно каждый раз указывать Ф.И.О. работника и его СНИЛС. Данные сведения заполняются только 1 раз в 1-й строке.

Образец годового отчета СЗВ-СТАЖ содержит не все примеры кодов исчисления страхстажа (допсведения) и других данных для заполнения сведений персучета. Полный их перечень приведен в постановлении № 3п — в приложении «Классификатор параметров».

Образец годового отчета СЗВ-СТАЖ за 2018 год вы можете скачать на нашем сайте:

Скачать образец заполнения СЗВ-СТАЖ за 2018 год

Отчеты ОДВ-1 и СЗВ-СТАЖ отсылают в ПФР по ТКС единым пакетом документов и файлом в xml-формате. Один пакет отчетности может содержать только один из трех типов формы СЗВ-СТАЖ. Двух типов отчета СЗВ-СТАЖ в одном пакете быть не может.

СЗВ-СТАЖ — годовой отчет, который обязателен к сдаче хозсубъектами-страхователями в ПФР до 01.03.2019 за 2018 год. Формуляр заполняется на обновленном бланке, утв. Постановлением Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п. Отчетным периодом является календарный год. Срок сдачи — до 1 марта следующего года, однако возможны ситуации досрочного предоставления. СЗВ-СТАЖ сдается вместе с сопровождающим документом ОДВ-1.

Нововведения, произошедшие при передаче администрирования по исчислению и выплате страховых взносов от ПФР к налоговым органам, привели к введению СЗВ-СТАЖ новая отчетность для всех работодателей. Эта форма обязательна для заполнения всеми субъектами, у которых есть работники и физлица, привлекаемые по гражданским договорам, и используется ПФР как источник сведений об их стаже.

Ранее функции нового отчета выполнял бланк РСВ-1, который включал в себя данные о периоде работы на предприятии сотрудника. С этого года данный регистр отменен.

Так как за ПФР осталась обязанность по учету стажа работников с целью начисления им пенсии, то органом была введена новая форма СЗВ-СТАЖ, которую надо подавать по окончании отчетного года. В нее включается информация о периоде трудовой деятельности человека на предприятии.

Если внимательно приглядеться к ней, то сразу же станет заметно сходство этого отчета с СЗВ-М – формой, введенной в действие в прошлом году для учета работающих пенсионеров.

При этом СЗВ-СТАЖ обладает более подробной информацией, с фиксацией дат начала и окончания работы в течение года, а также указанием и расшифровкой периодов, когда работник не работал, но место за ним на предприятии сохранялось.

Внимание! Кроме этого предусматривается обязанность работодателя отдавать СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника ему на руки. Бухгалтер должен заполнить этот отчет только на данного работника, распечатать, заверить его и отдать на руки.

Помимо этого отчет должен содержать информацию о произведенном начислении и уплате взносов. Так как эта информация в настоящее время подается работодателями в налоговую, ПФР остается без этих сведений.

Когда работник выходит на пенсию, то на него необходимо отправить в ПФР форму СЗВ-СТАЖ, с тем чтобы этот орган получил всю необходимую информацию для назначения выплаты.

Кто должен сдавать форму СЗВ-СТАЖ

Законодательство устанавливает перечень лиц, которые должны передавать отчет СЗВ-СТАЖ:

• Организации всех форм собственности, имеющие трудовые договоры, срочные трудовые контракты и договора гражданско-правового характера (ГПХ) с физлицами, в том числе и их филиалы, представительства.
• Предприниматели, а также юристы, нотариусы, лицензированные сыщики, которые осуществляют частную практику, при использовании ими привлеченных работников.

Внимание! Таким образом, данную отчетность должны составлять и сдавать все работодатели на работников и лиц, в пользу кого производится выплата вознаграждения, на которое нужно рассчитывать страховые взносы.

Сроки сдачи СЗВ-СТАЖ в 2019 году

Форма СЗВ-СТАЖ относится к годовой отчетности, которую в общем порядке организация должна сдавать один раз в год, после его завершения. При этом на законодательном уровне установлен срок, до какого числа сдавать за предыдущий год - до 1 марта следующего года за отчетным.

Внимание! Таким образом за 2018 год отчетность необходимо предоставить до 1 марта 2019 года. Кроме того данную форму нужно выдавать сотрудникам при увольнении.

В отношении этого отчета также действует правило о переносе на следующий рабочий день окончательного срока, при выпадении его выходной или праздничный день. Поэтому, так как 1 марта выпадает на выходной, то срок сдачи переносится на 2 марта 2018 года.

Помимо этого определены сроки для оформления СЗВ-СТАЖ при:

• Когда с работником прекращается трудовой контракт - в окончательный день работы сотрудника вместе с остальными обязательными к выдаче на руки документами.
• Когда сотрудник выходит на пенсию - работодатель должен в трехдневный срок отправить СЗВ-СТАЖ в орган ПФР со дня поступления запроса.

Куда предоставляется отчетность

Нормы права устанавливают обязанность представления бланка СЗВ-СТАЖ:

• Для ИП - по месту их регистрации, указанной в паспорте;
• Для юрлиц - по месту их нахождения;
• Для филиалов, представительств - по адресу расположения этих структурных подразделений.

Способы сдачи отчетности

Отправлять эту отчетность можно несколькими способами:

• Отчет на бумаге можно сдать непосредственно представителю ПФР. Для этого надо заполнить его в двух экземплярах. Лучше всего оформлять его на компьютере с использованием специализированных программ, чтобы можно было сформировать электронный файл, который в этом случае также надо передать.
• Через систему электронного документооборота для субъектов, у которых число привлеченных людей более 25 человек. Для этого способа необходимо обязательное наличие , а также оформление договора со спецоператором связи. Основная масса работодателей должна сдавать форму СЗВ-СТАЖ именно так.

Важно! Предоставить отчетность на бумажном носителе можно только в случае, если численность застрахованных лиц не более 25 человек.

Особенности заполнения формы СЗВ-СТАЖ при увольнении

Действующие нормы права определяют обязанность работодателя выдавать работнику в день прекращения соглашения форму СЗВ-СТАЖ. Если ее формирует предприятие по итогу за год, в нее включаются все работники фирмы.

В случае же, когда она составляется при увольнении, информация, включенная в этот отчет, должна касаться только увольняемого работника, чтобы не допустить разглашения персональных сведений остальных сотрудников, что считается нарушением.

При составлении этого отчета на увольняемого сотрудника, ему присваивается статус «Исходный», проставляется номер текущего года, который является и годом увольнения.

В табличной части указывается дата начала работы (если сотрудник работает с начала года, то проставляется день его начала), и дата завершения на предприятии трудовой деятельности работника.

Если контракт расторгается с сотрудником 31 декабря, то соответствующая отметка проставляется в графе 14.

Когда форма СЗВ-СТАЖ оформляется при увольнении, то разделы 4 и 5 не надо заполнять.

Форма сдачи отчета

Бланк форма СЗВ-СТАЖ объединяет информацию о самом хозяйствующем субъекте, а также сведения по каждому работнику или физлицу, в пользу которого были в течение года начислены суммы, на какие нужно рассчитать страховые взносы.

Внимание! Обязательным приложением к годовому отчету идет опись в формате ОДВ-1, представляющую документ также содержащий основные сведения о страхователе, а также общие данные о рассчитанных и перечисленных взносах, а также количестве застрахованных лиц.

Бланк и образец формы СЗВ-СТАЖ в 2019 году

Образец заполнения СЗВ-СТАЖ

Рассмотрим подробнее как оформляется СЗВ-СТАЖ.

Раздел №1 – Сведения о страхователе

В строку с регистрационным номером следует вписать номер, присвоенный ПФР работодателю в момент регистрации его в этот ведомстве.

Далее отражается информация о ИНН и КПП хозяйствующего субъекта. Если работодатель ИП у него номер должен состоять из 12 символов, а код КПП отсутствовать. Если страхователем является организация, ИНН у нее включает 10 цифр, а две пустые клеточки прочеркиваются.

Ниже отражается сокращенное наименование компании, а для ИП - его полные личные данные (Ф.И.О.). Эта информация должна соответствовать учредительным документам субъекта.

В графе «Тип сведений» следует отражать:

• «Исходная» – когда СЗВ-СТАЖ отправляется субъектом первый раз;
• «Дополнительная» – в случае когда первоначальный отчет дополняется новым.
• «Назначение пенсии» – когда СЗВ-СТАЖ оформляется на работника, выходящего на пенсию.

Раздел №2 - Отчетный период

Здесь находится только одна графа, в которую необходимо вписать номер года отчета.

Раздел №3 – Сведения о периоде работы застрахованных лиц

Указанный раздел имеет табличный вид, и в нее необходимо построчно записывать сведения о работниках, с которыми в течение отчетного периода у организации имелись трудовые соглашения либо гражданские договоры.

В графах «Фамилия», «Имя» и «Отчество» указываются личные сведения по работнику.

Следом идет графа «СНИЛС», куда записывается страховой номер, присвоенный сотруднику в ПФ.

Графа «Период работы» включает два отдельных столбца - даты начала и даты завершения трудового периода. Если сотрудник отработал весь год, то сюда вносятся первый и заключительный дни года.

Если у одного из работников необходимо показать несколько трудовых периодов (например, он увольнялся и устраивался в течение года несколько раз), то они записываются в отдельных строках друг под другом. Однако графы с личными данными и СНИЛС указываются только разово - в первой строке, а дальше их оставляют пустыми.

Когда сотрудник уходит на пенсию, то датой завершения указывается предположительный день этого события.

Если выполнялись работы по гражданскому договору, то заносится период его действия. Если оплата за работы была произведена полностью, то в графе 11 записывается код «ДОГОВОР», если нет – сюда необходимо занести «НЕОПЛДОГ», «НЕОПЛАВТ».

В графу «Территориальные условия» записывается код, если работы выполнялись в особых окружающих условиях. Все возможные коды можно найти в приложении 1.

В графу «Особые условия» записывается код, если работник осуществлял деятельность в опасных либо вредных условиях, которые наделяют право досрочно оформить трудовую пенсию. Возможные коды можно увидеть в приложении 2.

В графе «Сведения об увольнении застрахованного лица» делается отметка только в том случае, если дата увольнения выпала на 31 декабря.

Раздел №4 – Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование

В таком разделе производится заполнение только если отчет подается на лиц, выходящих на пенсию. Он включает два вопроса, и на них необходимо ответить путем проставления отметки в графе.

Раздел №5 – Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения

В указанный раздел необходимо заносить информацию также только при выходе сотрудника на пенсию. Сюда нужно записать периоды, за которые выполнялись начисления, а также ответить на вопрос путем проставления отметки - производилось ли перечисление взносов за указанные периоды.

Бланк и образец описи ОДВ-1

Скачать в формате Excel.

Скачать в формате Excel.

Образец заполнения описи ОДВ-1

Непосредственно вместе с полностью оформленным бланком СЗВ-СТАЖ, организация еще обязана составлять и отправлять опись к нему по форме ОДВ-1. Там производится обобщение всех предлагаемых сведений.

Составленной описи можно присвоить один из трех типов:

• «Исходный».
• «Корректирующий».
• «Отменяющий».

Чтобы это сделать, необходимо пометить пустую графу знаком «Х» напротив выбранного типа.

Раздел 1 - в нем находятся реквизиты организации. Заполнение производится по тому же принципу, как и Раздел 1 в самой форме СЗВ-СТАЖ.

Раздел 2 - поле «Отчетный период» всегда должно содержать «0», а вот в поле «Год» записывается номер года отчета из четырех цифр.

Раздел 3 - сюда заносится общее количество работников, на которых передаются сведения в бланке СЗВ-СТАЖ;

Раздел-4 - сюда нужно заносить информацию только в том случае, когда подаются сведения с типами СЗВ-ИСХ и СЗВ-КОРР и пометкой «Особая». Указанные здесь данные должны содержать сведения за весь период, по которому оформлен отчет.

Раздел 5 - в этот раздел заносится информация, если передаются данные типов СЗВ-СТАЖ или СЗВ-ИСХ на работников, которые из-за труда в тяжелых либо вредных условиях заслужили право получать пенсионные выплаты досрочно.

В конце форму должен подписать директор в соответствующем поле и поставить дату, когда это было сделано.

Нулевая отчетность по форме СЗВ-СТАЖ?

По утвержденным правилам сдачи отчета, его необходимо отправлять в ПФ в том случае, когда у организации либо предпринимателя есть действующее трудовое соглашение хотя бы с одним наемным сотрудником. В том случае, когда у самозанятого гражданина, предпринимателя, адвоката, нотариуса и прочих лиц наемных работников нет, то и составлять и подавать документ у них нет надобности.

В пользу этого решения говорит и тот факт, что сама структура отчета подразумевает наличие в нем хотя бы одной строки со сведениями о работнике, а если таковой нет - то пройти контроль ошибок такая форма уже не сможет.

По отношению к компаниям это нельзя определить однозначно. Все дело в том, что у фирмы изначально есть один работник - директор, сведения о котором прописаны в Уставе. Отсюда следует, что если у компании не подписано ни одного трудового договора, даже с самим директором - то составлять отчет и отправлять его, как и включать туда руководителя, не нужно.

Внимание! С другой же стороны, если имеется подписанное соглашение между директором и компанией, но деятельность не ведется, отчет составлять нужно. В этом случае там будет указано единственное лицо - руководитель.

Такого рода проблемы возникали и при вводе формы СЗВ-М, однако в той ситуации ПФ быстро выпустил разъяснения о том, как действовать в подобной ситуации. Что касается нового отчета, каких-либо официальных комментариев до сих пор не последовало.

Штрафы за не сданный отчет или за невыдачу при увольнении

Закон предусматривает несколько видов штрафов, в зависимости от обстоятельств, при которых было зафиксировано нарушение:

• Отчет был отправлен в полном объеме, но после установленной даты - по 500 р. по сведениям за каждого работника, срок по которому был нарушен;
• Отчет был отправлен вовремя, но в него не были включены данные по отдельным работникам - по 500 р. по сведениям за каждого работника, информация по которому не была подана;
• Отчет был отправлен в полном объеме, и в установленные законом сроки, но при проверке выяснилось, что по некоторым работникам указаны недостоверные сведения - по 500 р. по сведениям за каждого работника, данные по которому поданы неверными.

Также установлено еще несколько штрафов, связанных с этой отчетностью:

• Если отчет был передан в бумажном виде, в то время как организация обязана подавать его только электронно - 1000 рублей;
• При увольнении работника ему не был выдан на руки отчет с его сведениями об отчислениях, либо при выходе сотрудника на пенсию отчет не был в 3-х дневный срок отправлен в ПФР - 50000 руб.

Новая отчетность для Пенсионного фонда стала обязательной для всех страхователей. Теперь плательщики страховых взносов должны предоставлять сведения о застрахованных лицах до 15 числа месяца, следующего за отчетным. В статье пошагово разберем заполнение СЗВ-М, порядок заполнения формы при ошибках тоже приведем.

Отчет СЗВ-М: кто сдает и когда

Отчетность о застрахованных лицах обязаны предоставлять не только бюджетные организации, но и все страхователи:

1. Любые организации.
2. Индивидуальные и частные предприниматели.
3. Самозанятые граждане.
4. Физические лица, нанимающие граждан на оплачиваемую работу.

Инструкция по заполнению СЗВ-М в 2019 году предложена для бюджетников, но подойдет для всех страхователей.

Предельные сроки сдачи СЗВ-М в 2019 году представлены в таблице.

Отчетный период 2019 года	Предельный срок
Сентябрь

Унифицированный бланк СЗВ-М

Инструкция по заполнению формы СЗВ-М в 2019 году

Унифицированный отчет СЗВ-М состоит из четырех разделов:

1. Реквизиты страхователя. Данный раздел обязателен к заполнению. Здесь необходимо прописать регистрационный номер организации, полученный в территориальном отделении ПФР, полное наименование экономического субъекта, затем указать ИНН и КПП.

1. Отчетный период. Заполняем месяц и год периода, за который формируем данные о застрахованных лицах.

1. Тип формы. Необходимо указать, какой вид вы формируете. Для отчетности, созданной впервые, указываем тип «исхд» — исходный. Для корректировки, которая отменяет неверные сведения, — «отмн», а которая дополняет данные — «доп».

1. Сведения о застрахованных лицах указываем в разрезе каждого работника, с которым заключен трудовой или гражданский договор. Прописываем полностью фамилию, имя и отчество (если оно имеется), заполняем СНИЛС и ИНН.

Составленный отчет должен быть подписан руководителем организации, заверен печатью. Также следует указать дату заполнения.

Образец заполнения формы СЗВ-М

Кто освобожден от заполнения СЗВ-М

Действующий порядок заполнения СЗВ-М допускает случаи, когда можно не сдавать документ. Например, когда в организации нет ни одного оформленного сотрудника при условии, что директор или учредитель не получает никаких выплат и не заключил договор о трудоустройстве. Подробные разъяснения о такой ситуации дал Пенсионный фонд в Письме от 27.07.2016 № ЛЧ-08-19/10581.

Кого включать в отчетность

До 2019 года по бланку СЗВ-М инструкция по заполнению (кого включать) была иная. Включать нужно только тех сотрудников, по которым заключены договоры и начислены вознаграждения. Теперь действуют особые условия составления документа. Следует включать всех сотрудников, с которыми заключены договоры (трудовые, гражданско-правовые, авторские). Причем не важно, производились ли начисления и выплаты заработной платы по ним в отчетном периоде.

Рассмотрим несколько спорных примеров:

1. Сотрудник принят последним днем месяца, оплаты по трудовому договору не было. Нужно ли включать его в отчет? Нужно, так как договор подписан в отчетном периоде.
2. Сотрудник уволен в июле, а в августе ему начислили премию. Включить ли его в августовскую отчетность? Нет, уволенного в прошлом месяце работника не нужно включать в СЗВ-М, инструкция по заполнению этого не допускает.
3. В организации нет сотрудников. Договор с учредителем не заключен, выплаты он не получает. Нужно ли формировать отчетность в ПФР? В такой ситуации предоставлять пустой бланк не обязательно. Но многие бухгалтеры не рискуют и отправляют пустые формы.

Как исправлять ошибки

Ошибка может быть обнаружена бухгалтером учреждения или сотрудником Пенсионного фонда. В первом случае следует незамедлительно отправить корректирующие документы. А если ошибку нашел сотрудник ПФР, тогда придет официальное требование. В таком случае нужно устранить неточность в отчете не позднее 5 рабочих дней.

Что же делать? При необходимости внести изменения в форму СЗВ-М, инструкция по заполнению представлена ниже. Например, бухгалтер обнаружил, что сотрудница Викторова В.В. сменила фамилию на Симонову. Документы на новую фамилию Симонова предоставила после отправки отчетности. Готовим отменяющую форму.

Включать всех сотрудников в отменяющую корректировку не нужно, только тех, по которым были допущены ошибки.

Другой пример. Бухгалтер отправил отчетность за август 25.08.2019. Директор сообщил о приеме нового сотрудника Позднякова И.В. с 28.08.2019. В таком случае отменяющую форму предоставлять не нужно. Как и дублировать сотрудников заново, по которым уже принят отчет. Готовится только дополняющая форма.

Куда и как сдавать

Предоставить отчетность следует в территориальное отделение Пенсионного фонда России, в котором учреждение было зарегистрировано. Если у организации имеются филиалы или обособленные подразделения, действует иной порядок отправки отчетности. Отделение обязано самостоятельно предоставить бланк в отделение ПФ РФ по месту нахождения. Причем в отчете следует указать ИНН головной организации, а КПП — филиала (закон № 27 от 01.04.1996 с изменениями).

Бюджетная организация может отчитаться двумя способами: электронно или на бумажном носителе. Причем если среднесписочная численность работников составляет 25 и более работников, то отправить отчет можно только электронно, по специальным каналам связи. В ином случае страхователю грозит штраф в 1000 рублей.

Плательщики взносов со штатом до 24 человек могут передать отчет на бумаге или отправить электронный вариант.