График отпусков утвержден как внести изменения. Как правильно внести изменения в график отпусков? Образец заполнения графика с учетом изменений

01.07.2019

В жизни каждого человека могут произойти события, которые обуславливают неактуальность отпуска в изначально выбранное время. Это обуславливает необходимость внесения изменений в график отпусков в соответствии с порядком, принятым в бухгалтерском учёте для первичной документации. Для корректировки данных, отражённых в документе, необходимо составить приказ о внесении изменений в график отпусков по заявлению работника. Распорядительная документация оформляется по каждому событию.

Внесение изменений в график отпусков

Когда необходимо внесение изменений в документ

Причиной внесения изменений могут быть события:

ошибка кадрового работника, допущенная при оформлении документа;
приём на работу нового сотрудника;
увольнение работника;
личное обращение работника с просьбой перенести отдых в связи со сложившимися семейными обстоятельствами;
решение работника отказаться от использования отдыха в полном или частичном объёме по причине желания получить за него компенсацию;
производственная ситуация, обусловившая необходимость нахождения на рабочем месте сотрудника.

Сложившиеся обстоятельства рассматриваются работодателем, который принимает решения о необходимости внесения изменений в документ. При составлении распорядительной документации рекомендуется взять за основу образец приказа о внесении изменений в график отпусков. Обязательна его регистрация в соответствии с действующими на предприятии правилами внутреннего документооборота.

Документальное оформление переноса отпуска

Типичные ошибки при составлении графика отпусков

При составлении документации, регламентирующей нахождение в отпуске работников, представители кадровой службы могут допустить ряд ошибок. Чаще всего они связаны с организационными и законодательными нюансами:

некорректный расчёт продолжительности основного и дополнительного времени отдыха, что обуславливает несоответствие нормативных параметров с расчётными величинами;
несогласованность сроков времени отдыха сотрудника на его основной и совмещаемой работах;
отсутствие документов, подтверждающих право работника на приоритетный выбор подходящего времени отдыха;
неучтённые права работников льготной категории на первоочередной выбор времени отдыха;
неотражённое в графике документальное оформление переноса времени отдыха работников;
форс-мажорные обстоятельства, влияющие на продолжительность отдыха;
отказ работника;
невключение работника в список;
неточности в документе;
деление отдыха на части без согласия работника.

Если ошибки обнаруживаются представителями субъекта хозяйствования, то их исправление возможно кадровыми сотрудниками после согласования нюансов с руководителем. Если недочёты были замечены контролирующими службами, то на ответственное лицо будет произведено начисление штрафа.

Составление графика отпусков

Как вносить изменения в документ

При изменениях производственного и личного характера на предприятии, у работодателя возникает вопрос о том, как внести изменения в график отпусков при приёме нового работника, увольнении штатного сотрудника, а также в случае смены обстоятельств. Для исправления сведений в графике, необходимо указать дату внесения изменения, а также подпись, инициалы и должность лица, уполномоченного к проведению операции. Допускается оформление отдельного листа в документе, в котором будут отображены изменения. Для этого необходимо указать на то, что раздел о сроках отдыха будет изложен в другой редакции. Обязательно подкрепление процедуры распорядительной документацией.

Приказ о переносе отпуска

График на следующий год должен быть составлен и утверждён в срок до 16 декабря текущего года. При внесении данных в документ учитывается мнение работников и работодателей. В первую очередь принимаются во внимание интересы льготной категории работников. Немаловажное влияние на отпускные параметры оказывает производственные обстоятельства, обуславливающие необходимость нахождения работника на рабочем месте, а также невозможность одновременного отдыха нескольких сотрудников, трудовые обязанности которых зависят друг от друга.

Читайте также: Виды графиков работы сотрудников

Факторы, влияющие на формирование сроков отдыха каждого сотрудника, обуславливают документальные сложности при необходимости переноса времени отдыха. Для этого необходимо оформление заявления работником на имя руководителя субъекта хозяйствования с просьбой переноса времени отдыха. Если работодатель посчитает событие актуальным и не оказывающим негативного влияния на производственные процессы, то на заявлении он оставит резолюцию о том, что не возражает против просьбы сотрудника. Достигнутая договорённость должна быть отражена в приказе и в графике.

Отказ работодателя переносить время отпуска льготной категории сотрудников

Перед оформлением графика, ответственное лицо обязано заполнить опросный лист, в котором каждый работник изъявляет своё желание о времени отдыха. Кадровому сотруднику нужно помнить о том, что обсуждать вопросы о времени отдыха в первую очередь следует с льготной категорией работников. Только после внесения в график их времени отпуска, нужно приступить к опросу других сотрудников. Следует отметить, что таким категориям работников работодатель не имеет права отказать в переносе времени отдыха, даже если их желание было учтено в первую очередь.

Приказ о подготовке графика отпусков

Влияние форс-мажора на длительность отпуска

В случае болезни работника или выполнения им таких государственных обязанностей, которые освобождают человека от выполнения деятельности на основной работе, время ежегодного отпуска продлевается или переноситься. Если работодатель вовремя не оплатил отпуск сотруднику или не предупредил его за две недели до его начала, он вправе требовать его переноса. Процедура должна быть оформлена документально посредством написания заявления сотрудником с просьбой о переносе. Внешне ситуация оформляется как и перенос времени отдыха по соглашению сторон.

Изменение графика отпусков по инициативе работника

Утверждённый график отпусков обязателен к соблюдению как работодателем, так и сотрудниками. Нарушение требований документа актуально в таких производственных ситуациях, когда объёмы работы не позволяют человеку покинуть рабочее место потому, что некому его заменить. В такой ситуации сотрудник вправе написать соответствующее заявление о переносе отдыха на другой период. Допустимо получение компенсации за отсутствие отпуска. Однако, работодатель должен помнить о том, что непредоставление сотруднику отпуска на протяжении двух лет ведёт не только к начислению штрафов в размере до 50000 рублей, но и к административному приостановлению деятельности до 90 дней.

Если сотрудник отказывается по личному желанию уходить в отпуск второй год подряд, то работодатель обязан принудить его.

Работник не был включён в график

Если при составлении плана отпусков, по невнимательности кадрового специалиста, сотрудник был пропущен и не включён в него, то обязательно исправление ошибки посредством оформления листа дополнений к документу. Следует отметить, что отсутствие информации о работнике в графике лишает его права отдыха. Такая ошибка приводит к нарушению трудового законодательства. Невнимательность ответственного лица может привести к начислению административного штрафа не только на виновного работника, но и на работодателя.

График отпусков на 2016 год утверждён в декабре 2015 года. Эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ ответили на вопрос о том, требуется ли составление и утверждение графика отпусков на работников, прибывших в течение 2016 года (в январе, марте и т.д.), или они пойдут в отпуск в 2016 году по личному заявлению

04.04.2016

Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (часть перваяст. 123 ТК РФ). Таким образом, согласно требованиям законодательства в любой организации не позднее 17 декабря каждого года должен быть утвержден график отпусков, в соответствии с которым определяются очередность и время предоставления отпусков работникам организации на следующий год.

В то же время после утверждения графика отпусков в организацию могут быть приняты на работу новые сотрудники. По общему правилу, установленному ст. 122 ТК РФ, право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Кроме того, отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время, то есть до истечения шести месяцев с момента устройства на работу к данному работодателю (ст. 123 ТК РФ). Таким образом, на практике может сложиться ситуация, когда сотруднику, принятому на работу уже после утверждения графика отпусков, должен быть предоставлен отпуск, а он не предусмотрен утвержденным графиком.

Надо ли вносить изменения в график отпусков?

По вопросу документального оформления предоставления отпуска в таком случае нет каких-либо официальных разъяснений. Специалисты же высказывают различные точки зрения относительно данной ситуации.

Например, есть мнение, что при наличии большого штата сотрудников или при высоком уровне текучести кадров отпуск можно предоставить на основании заявления сотрудника, не дополняя и не изменяя утвержденный график отпусков (смотрите статью О.Н. Русаковой "Как избежать трудового спора по поводу отпуска?" Зарплата, N 6, июнь 2007 г.).

Работодатель, разделяющий данную точку зрения и действующий в соответствии с ней, может не изменять утвержденный график отпусков. При этом сторонами должен быть письменно согласован период предоставления отпуска. Это можно сделать непосредственно в трудовом договоре или оформить путем проставления визы руководителя организации на заявлении работника, в котором он выражает свое пожелание о времени предоставления отпуска. Однако, на наш взгляд, в этом случае работодателем не будут соблюдены требования трудового законодательства о порядке предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков.

Наиболее правильной нам представляется позиция, разделяемая большинством специалистов, в соответствии с которой вопрос о дате отпуска администрации необходимо решать при приеме на работу, после чего вносить соответствующие изменения и дополнения в график отпусков (смотрите статью В. Егорова "Унификация на грани фикции" Новая бухгалтерия, выпуск 8, август 2004 г.; статью Е.А. Котко "Основной ежегодный оплачиваемый отпуск" Налоговый вестник, N 9, сентябрь 2006 г.; Вопрос: "С начала 2007 г. мы принимали на работу новых сотрудников. Какова должна быть продолжительность их отпуска в этом году? Надо ли их включать в график отпусков?" (Кадровик. Трудовое право для кадровика, N 6, июнь 2007 г.); статью И. Семенченко "График отпусков" (журнал "Кадровый вопрос", N 7, июль 2015 г.)).

Позиция, высказываемая по данному вопросу представителями Роструда, противоречива. Так, в ряде случаев представители ведомства указывают, что график отпусков в принципе регулирует предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков применительно только ко второму и последующим годам работы сотрудников. Исходя из этого вносить в график отпусков какие-либо изменения в отношении вновь принятого работника не требуется, так как работодатель обязан предоставить такому работнику отпуск за первый рабочий год по окончании шестимесячного срока (смотрите ответ начальника отдела надзора и контроля по вопросам оплаты труда Федеральной службы по труду и занятости И.И. Дудоладова в журнале "Упрощенка", N 10, октябрь 2013 г., а также ответ на Вопрос: Устроен на работу с 20.12.2013. После 6 месяцев работы в этой организации написал заявление на отпуск, но директор регионального подразделения не хочет ставить визу. В отделе кадров мне сообщили, что я не включен в график отпусков. Что мне делать? Как мне можно уйти в отпуск? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.)). В иных своих разъяснениях представителями Роструда указывается на обязанность работодателя внести соответствующие изменения в график отпусков после принятия нового сотрудника на работу (смотрите ответ на Вопрос: Обязан ли работодатель предоставить работнику по его заявлению оплачиваемый отпуск через 6 месяцев работы в организации, если данный работник не был включен в график отпусков, т.к. поступил на работу после его составления? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.); ответ на Вопрос: Имеет ли право работник использовать первую часть отпуска после 6 месяцев отработанного времени без графика отпусков, так как он был принят на работу позже утверждения графика отпусков и без согласия работодателя, так как того не устраивает, что работник хочет уволиться после этого отпуска? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.)).

По нашему мнению, при предоставлении отпуска работнику работодатель должен руководствоваться общими нормами Трудового кодекса РФ, устанавливающими порядок предоставления отпусков. Если строго следовать положениям ст. 123 ТК РФ, согласно которым отпуска работникам предоставляются в соответствии с обязательным для обеих сторон трудового договора графиком отпусков, то при приеме на работу новых сотрудников работодателю следует внести соответствующие изменения в такой график.

Как скорректировать график отпусков?

Необходимо отметить, что действующим законодательством прямо не урегулирован вопрос о порядке внесения изменений и дополнений в график отпусков. Полагаем, что такие изменения возможно включать в график отпусков в порядке, установленном для утверждения самого графика. То есть перед тем, как утвердить вносимые в график отпусков изменения и дополнения, работодателю необходимо согласовать их с представительным органом работников (при его наличии в организации). Поэтому наиболее целесообразным вариантом внесения дополнений в график отпусков представляется составление к основному утвержденному графику отпусков дополнительного графика, в котором будут указаны вновь принятые работники и периоды их отпусков.

В данной секции вы узнаете точное определение графика отпусков: правила оформления и внесение изменений в него. Итак, график отпусков — это расписание плановых каникул всех сотрудников , составленное с таким расчетом, чтобы не оказалось так, что офис пуст, потому что все уехали на дачи.

В особых случаях в него вносятся изменения, одновременно с выходом специального приказа руководства, который обязательно должен быть согласован с профсоюзом.

К таким случаям относятся ситуации:

сотрудник переносит отпуск;
внеплановые каникулы;
отзыв кого-либо с отдыха;
отпуск разбили на несколько частей;
принятие новых кадров.

СПРАВКА: Расписание составляется максимум за две недели до начала нового года при участии руководящего лица фирмы. Директор может учитывать предпочтения сотрудников, но не обязан — особенно если это будет мешать бизнесу или производству.

Перенести отпуск может сам работник (по согласованию с директором), или же инициатором переноса может стать босс. В последнем случае он должен письменно попросить сотрудника об этом, с указанием причин (понятно, что они должны быть более чем серьезными), почему его присутствие на производстве крайне важно именно в это время.

Как внести изменения в график отпусков?

В любом случае, что бы ни означало внесение изменений в график отпусков, это должно быть отражено на бумаге. Соответственно, в утвержденный график (форма Т-7) в любом случае должны вноситься изменения. Для этого заполняются специально предназначенные для этого графы, а именно — седьмая, восьмая и девятая .

Итак, первое действие, которое должно быть осуществлено в вопросе: «Как вносить изменения в график отпусков?» — составление приказа об этом самом изменении. Данный документ должен быть составлен и утверждён генеральным директором.

Приказ о внесении изменений в график отпусков составляется от первого лица в произвольной форме, но в любом случае содержит:

название фирмы;
данные и должность сотрудника, о котором идет речь;
основание для внесения изменений.

Приказ обязательно должен быть представлен для ознакомления тому сотруднику, о котором в нем идет речь. Потом новшества отражают в:

учетной карточке;
табели дней;
собственно графике отпусков.

На картинке вы можете увидеть образец приказа об изменении графика отпусков:

Перенос отпуска по инициативе работника

Давайте рассмотрим, конкретную ситуацию, при которой возникают вопросы: «Как внести изменения в график отпусков при переносе отпуска?», «Как перенести отпуск в графике отпусков?».

В этом случае сотрудник сперва подает заявление руководителю с просьбой перенести отдых, также указывается причина такого пожелания . Далее босс издает соответствующий приказ о переносе отпуска в графике отпусков.

Например. «ООО «Триада». Я, Иванов Петр Борисович, не возражаю против перенесения отпуска Сидорова А.А. с 20 июля 2016 года на 20 сентября 2016 года на основании его заявления от 1 июля 2016 года. Далее ставится подпись и дата, также печать организации.

Тогда же вносится изменение в график.

Отзыв сотрудника из отпуска

Похожим образом отображается и вариант . Правда, следует оговориться:

это возможно только по согласию самого отзываемого сотрудника. Причем неважно. что случилось — пришла ли проверка или разом заболели все остальные кадры из нужного отдела (Постановление Пленума Верховного Суда РФ № 2 от 17 марта 2004 года);
категорически не допускается отзывать беременных, несовершеннолетних и трудящихся на вредном производстве .

На картинке представлен образец изменения проделанного в случае досрочного отзыва сотрудника из отпуска:

Какой перечень документов необходим для переноса отпуска, .

Досрочный выход сотрудника из отпуска

Как делается дополнение к графику отпусков в случае досрочного выхода из отпуска одного из сотрудников? Сперва составляется докладная записка на имя первого лица компании с указанием причины.

Например: генеральному директору ООО «Триада» Иванову П.Б. В связи с налоговой проверкой и необходимостью осмотра помещений склада прошу вызвать заведующую складом Степанову из оплачиваемого отпуска. Главный бухгалтер Петрова».

Должна стоять дата и подпись. Документ должен быть должным образом зарегистрирован в этот же день в журнале регистрации докладных записок. Далее ген.директор на докладной записке ставит резолюцию — уполномочивает соответствующего служащего подготовить проект приказа к отзыву упомянутой Степановой из отпуска.

Понятное дело, что не факт, что письменное уведомление можно вручить. Человек может находиться на заграничном курорте.

Потому достаточно в этом случае обойтись его устным согласием по телефону.

Итак, до зав.складом, которая в этот момент находилась на даче, удалось дозвониться и она согласилась выйти на работу.

Следующим этапом босс издает приказ по личному составу.

В нем обязательно должны содержаться требования, помимо отзыва названной служащей, перерасчитать суммы, положенные для отпуска — это к главному бухгалтеру, а также предоставить Степановой в тот или иной период «догулять» ее неиспользованный кусок отпуска. Или присоединить его к плановому отдыху на следующий год — это к руководителю кадровой службы.

Под приказом ставятся подписи и печать организации. Документ должен быть зарегистрирован в особом журнале, предназначенном для приказов, касающихся организации отпусков.

В табель учета рабочего времени (форма Т-12 или Т-13)вносятся соответствующие изменения, равно как и в личную карточку работника (фактическое число отгулянных дней и фактические даты начала и окончания отдыха).

После этого вносятся изменения в график отпусков — то есть отображаются фактические даты, когда ушел, когда прибыл. В графе для примечаний указывается причина несоответствия с планируемыми.

Для перерасчёта отпускных, в случае ошибок в отпускных документах кадровой службы вас понадобится выписка из графика, как её оформить .

Прием новых сотрудников

Как внести изменения в график отпусков при приеме нового сотрудника? Для этого используется приложение к уже существующему расписанию. Руководитель издает приказ, в котором содержится фраза о принятии указанных людей на работу, а также о внесении их в график отпусков на, к примеру, 2016 год, согласно приложению.

Для составления приложения берется бланк старого графика, в «шапке» меняется название на, соответственно, слово «приложение…», указывается год. Далее форма заполняется согласно правилам.

Сотрудник ушел в отпуск не по графику

По соглашению с начальником любой кадр может это сделать (ст. 123 , 124 ТК РФ).

Процедура, собственно, та же — сперва гражданин пишет на имя генерального директора соответствующее заявление.

Он же в ответ ставит резолюцию «не возражаю» и издает приказ.

На главного бухгалтера возлагается обязанность отразить событие в графике.

Для этого он заполняет графы 7, 8 и 9.

Так в седьмой и девятой ставится новая дата, в восьмой — дата, когда был издан распорядительный документ.

Будьте предельно внимательны. когда вносите изменения в график отпусков, ведь многие заблуждаются считая график отпусков неважным и необязательным документом.

Разделение отпуска на части по инициативе работника

В этом случае гражданин пишет заявление на имя главы компании, он в свою очередь ставит резолюцию, что не возражает. После этого ставятся изменения в график (заполняются 8 и 9 графы).

Иными словами, что бы ни случилось — пополнение ли коллектива, или же требуется присутствие кого-то, кто улетел отдыхать — это должно быть соответствующим образом оформлено и отражено в графике.

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2008, N 1

Вопрос: Возможно ли изменить очередность предоставления отпусков после утверждения графика отпусков, если ни работодатель, ни работник не возражают? Как это правильно оформить?

Лариса Вознесенская, г. Смоленск

Ответ: Трудовой кодекс РФ предусматривает равенство сторон трудового договора в части предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков. На основании норм ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков по унифицированной форме N Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Этот документ работодатель должен составить и утвердить не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. При этом учитывается точка зрения выборного профсоюзного органа данной организации.

Составляя график отпусков, работодатель обязан учесть мнение работника относительно даты начала отпуска. Форма графика отпусков предусматривает специальные графы для проставления запланированной и фактической дат начала отпуска работника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее, чем за две недели до его начала. При этом график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника, так как он составляется не только для того, чтобы работодатель мог выполнить требования трудового законодательства и запланировать предоставление отпусков работникам с точки зрения производственной необходимости и интересов работников, но и подготовиться к выплатам отпускных.

С учетом сказанного кажется, что перенести отпуск нельзя. Однако ст. 124 ТК РФ говорит об обратном. Поэтому при достижении между работником и работодателем соглашения об изменении определенного в графике отпусков времени предоставление отпуска в другой период не может быть признано неправомерным. Кроме того, важно оформить отступление от графика должным образом.

Так, если инициатором изменения установленного в графике времени начала отпуска выступает работник, то для изменения запланированной даты необходимо заявление работника и согласие работодателя об удовлетворении просьбы работника. Такое согласие выражается в резолюции на заявлении.

Заявление о переносе отпуска пишется в свободной форме с соблюдением всех реквизитов, присущих любому заявлению. Образец заявления см. в примере 1.

С переносом отпуска Генеральному директору ООО "Ромашка"

согласен Иванову И.И.

Иванов менеджера по продукции

22.01.2008 отдела продаж

Петрова В.Н.

Заявление

о переносе отпуска

Прошу перенести мой отпуск согласно графику отпусков с 30 октября 2008 г. по 12 ноября 2008 г. на период с 4 февраля 2008 г. по 17 февраля 2008 г. по семейным обстоятельствам.

В.Н. Петров

С переносом отпуска согласен

В том случае, если очередность предоставления отпусков изменяется по инициативе работодателя, то документами, подтверждающими правомерность действий работодателя по отступлению от графика отпусков, являются приказы (распоряжения) о перенесении отпусков. Кроме этого, на каждое такое отступление от графика отпусков работодатель должен получить письменное согласие работников.

Справка. Отпуск может быть перенесен по инициативе работодателя, если:

Работнику своевременно не была произведена оплата за время оплачиваемого отпуска,

Работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее, чем за две недели до его начала,

Предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, индивидуального предпринимателя.

Форма заявления о согласии на перенос отпуска законодательно не закреплена, поэтому оно пишется в свободной форме (см. пример 2).

Генеральному директору ООО "Ромашка"

Иванову И.И.

менеджера по продукции

отдела продаж

Петрова В.Н.

Заявление

о согласии на перенос отпуска

Я, Петров Петр Петрович, согласен на перенос начала моего ежегодного оплачиваемого отпуска с 30 октября 2007 г. на 21 января 2008 г.

Петров П.П.

С переносом отпуска согласен

Руководитель отдела продаж Сидоров С.С. Сидоров

Согласен

Генеральный директор Иванов И.И. Иванов

С одной стороны, визы руководителя подразделения и генерального директора кажутся ненужными, так как в заявлении выражается только согласие, но, с другой стороны, их наличие свидетельствует о согласовании между работником и работодателем нового срока начала ежегодного оплачиваемого отпуска, и уже ни одна из сторон не сможет его оспорить.

Каждое изменение запланированной даты отпуска должно отражаться в соответствующих столбцах графика отпусков.

Ж.А.Перевалова

Руководитель

юридического департамента

ООО "МедБизнесКонсалтинг"

Подписано в печать

Начался очередной календарный год, график отпусков утвержден и доведен до руководителей подразделений. На кадровую службу возлагается дальнейший контроль за соблюдением этого документа. И хотя график отпусков составлен работодателем с учетом пожеланий работников, нередко его приходится изменять. Такие изменения вносить можно, но делать это нужно грамотно. Давайте вместе рассмотрим разные ситуации по внесению изменений в график отпусков.

Работаем с графиком отпусков

Еще раз напомним, что утвержденный график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. В одностороннем порядке он не может быть изменен. Сводный график отпусков должен находиться в кадровой службе организации, а его копия – в бухгалтерии и в структурных подразделениях. В течение года с этим документом необходимо будет постоянно работать: вносить изменения, даты фактического предоставления отпуска, примечания и др.

В случаях расхождения между запланированной и фактической датой начала отпуска работником оформляется заявление, на основании которого кадровый работник вносит изменения в график отпусков и дает пояснения в графе «Примечание». Например, работник в течение года может обратиться к работодателю с заявлением о разделении отпуска на части или перенесении отпуска на другой период. Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части по соглашению между работником и работодателем (работодатель может и отказать работнику, если это нецелесообразно по производственным причинам).

При этом заявление работника визируется руководителем и передается в отдел кадров для внесения изменений в график отпусков и издания приказа об очередном отпуске. Для категории работников, которые могут использовать отпуск в удобное для них время (например, работник в возрасте до 18 лет, беременная женщина или работник, являющийся мужем беременной женщины), дата отпуска планируется условно, затем на основании заявления фактическая дата вносится в график отпусков (образец заявления см. ниже).

Перенесение или продление очередного отпуска

Обратите внимание на изменение в статье 124 Трудового кодекса, касающееся временной нетрудоспособности работника. Если раньше отпуск ввиду болезни можно было только продлевать, то теперь эти дни можно использовать в другое время, то есть перенести отпуск на основании листа нетрудоспособности. Срок такого переноса определяется работодателем с учетом пожеланий работника, оформленных в виде заявления.

Перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска возможно в том случае, когда работник, получивший справку-вызов на учебный отпуск, решил воспользоваться частью второй статьи 177 ТК РФ и присоединить свой ежегодный очередной отпуск к дополнительному отпуску, согласовав такое присоединение с работодателем.

Если работника несвоевременно предупредили о времени начала отпуска или несвоевременно произвели оплату за время ежегодного оплачиваемого отпуска, работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником. Не забывайте вносить в график отпусков отметки о перенесении или продлении отпуска!

Перенесение отпуска на следующий рабочий год

Согласно части третьей статьи 124 Трудового кодекса, в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации (индивидуального предпринимателя), допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. Исключительными могут считаться такие ситуации, как производственные аварии, стихийные бедствия и др.

Основанием для перенесения отпуска на следующий рабочий год могут быть докладная записка руководителя подразделения с обоснованием необходимости данной инициативы и заявление работника о согласии на перенесение отпуска с визой руководителя.

При перенесении очередного оплачиваемого отпуска на следующий год он должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Это надо отразить в графике отпусков. Составляя график отпусков, надо проверить задолженность по отпускам с прошлого года и внести неиспользованные отпуска в график на следующий год. Необходимо учитывать, что трудовым законодательством запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.

Отзыв из отпуска

Рассмотрим ситуацию, когда возникает производственная необходимость отозвать работника из очередного отпуска. Прежде всего необходимо согласие работника. Получив согласие работника в форме письменного заявления, оформляется приказ (распоряжение) руководителя организации (образец см. на стр. 56). Вносятся изменения в график отпусков о перенесении отпуска с указанием предполагаемой даты оставшейся части отпуска.

Неиспользованную часть отпуска работник может использовать в удобное для него время: в течение текущего рабочего года или присоединить к отпуску за следующий рабочий год.

Вносим в график отпусков вновь принятых работников

Часто у кадровиков возникает вопрос: надо ли вносить в график отпусков вновь принимаемых работников и каким образом это можно сделать. Вносить новых работников в график отпусков нужно. Особенно это актуально в первом полугодии, так как принимаемые во втором полугодии работники войдут в график отпусков на следующий год.

Для новых сотрудников создается дополнение к графику отпусков. В качестве основы может использоваться унифицированная форма № Т-7. Для удобства издавайте дополнения к графику отпусков, например, ежемесячно. Так как дополнение является приложением к графику отпусков, следовательно, и утверждать его необходимо в том же порядке, что и сводные графики отпусков.

К концу года в графике отпусков должны быть заполнены все необходимые строки, поэтому внесением данных в график отпусков необходимо заниматься в течение всего года.

Срок хранения графика отпусков – один год.