В какой архив сдают кадровые документы фсин. Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации. Архивирование и извлечение из архива по одному документу

03.11.2020

Рано или поздно у любой компании возникает необходимость в передаче документов на архивное хранение. Старые акты, приказы, договора, многие документы кадрового делопроизводства, которые более неактуальны, нельзя уничтожать полностью : ряд бумаг может потребоваться для проверок налоговой и других инстанций, в судебных разбирательствах, при анализе коммерческой деятельности, а также бывшим работникам. Для этого мало создать архив: нужно грамотно классифицировать и подготовить бумаги.

Порядок подготовки документов фиксируется в Инструкции по делопроизводству. Это внутренний нормативный акт организации, который можно составить, ориентируясь на Правила, утвержденные приказом Минкультуры (от 31 марта 2015 г. № 526), и Правила, одобренные Коллегией Росархива (от 6 февраля 2002 г.). В Инструкции нужно прописать правила формирования и оформления дел, экспертизы ценности документов, составления описей и передачи дел в архив.

Кроме инструкции, при подготовке необходимо собрать экспертную комиссию (ЭПК) из сотрудников организации. Такая комиссия должна действовать постоянно.

Когда и какие документы нужно передавать архив или на уничтожение?

Первый этап подготовки к передаче документов в архив – экспертиза ценности. На экспертизу попадают бумаги, утратившие актуальность. Сроки надобности тех или иных документов необходимо прописать в Инструкции. Например, кадровую документацию, согласно правилам Росархива, нужно хранить 3 года после окончания сотрудничества с работником. После этого их либо уничтожают, либо отправляют в архив.

В архиве организации также разрабатывают график передачи дел. Его согласуют с другими отделами и утверждают у руководителя.

Как только истекает срок надобности документов, они поступают на проверку экспертной комиссии. Её члены должны определить ценность и принять решение: отправить документ в архив или на уничтожение. Так, в архив кадровых документов должны попасть все приказы, акты, договора, которые подтверждают стаж, деятельность, доходы работника в организации.

Подготовка документов для архива

Итак, как только экспертная комиссия выбрала документы для передачи в архив, их необходимо подготовить: структурировать, систематизировать, объединить в дела. Дела составляют, ориентируясь на время составления, тип бумаг, их направленность и многое другое. Например, бухгалтерские документы объединяют по времени создания (год, квартал, месяц), кадровые – по имени работника, отдельному подразделению компании, времени сотрудничества.

Документы, объединенные в одно дело, переплетают и помещают в папку (обложку). На обложке размещают основную информацию:

Обязательно нужно составить опись дел (в двух экземплярах). Информация в описи и на обложках дел должна совпадать. Если документы отправляются в архив организации, их принимает и проверяет ответственное лицо в присутствии работника, предоставившего бумаги. На обоих экземплярах описи проставляют отметки о том, что дело в наличии. В конце описи указывают количество переданных дел, номера тех, что отсутствуют, дата передачи и подписи. При передаче ценных документов проверяют число листов в делах.

Если за время работы архива изменилось название компании, новое необходимо прописать на обложке каждого дела, указав старое в скобках.

Если возможности хранить бумаги и заниматься подготовкой к хранению у компании нет, можно передать обязанности сторонней компании (по договору), а сами документы перенести в электронный вид. Законом это не запрещено.

ИНСТРУКЦИЯ по кадровому делопроизводству
– что проверяет инспекция по труду и как подготовится к проверке

Выписка из «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения», утвержденная приказом Росархива от 6 октября 2000 года.

Многие сроки начинаются с момента отметки ЭПК (экспертно-проверочной комиссии)

Вид документа	Срок хранения документов	Примечание
Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами	Постоянно
Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете кадров
Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников
Записки, заменяющие приказы по личному составу	75 лет ЭПК	5 лет – о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках (по России)
Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и другое):
а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания	Постоянно
б) работников	75 лет ЭПК
Характеристики работников, не имеющих личных дел	75 лет ЭПК
Личные карточки работников (в том числе временных работников)	75 лет ЭПК
Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел	75 лет ЭПК
Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и другое) лиц, не принятых на работу
Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)	До востребования	Невостребованные – 50 лет и более
Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и другое), не вошедшие в состав личных дел
Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность	Постоянно
Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел	75 лет ЭПК
Заявления об участии в конкурсе на замещение вакантных должностей
Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должности
Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет		При отсутствии приказов – 50 лет и более
Список (штатно – списочный состав) работников	Постоянно
	50 лет – при отсутствии лицевых счетов
а) членов руководящих и исполнительных органов организации	Постоянно
б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий	Постоянно
в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий	Постоянно
г) работников
д) кандидатов на выдвижение по должности
е) военнообязанных
ж) прошедших аттестацию
з) получающих персональные ставки, оклады
Переписка об учете призыва и отсрочки от призыва военнообязанных
Переписка об оформлении командировок		10 лет ЭПК – для заграничных командировок
Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним
Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок		50 лет ЭПК – при отсутствии приказов
Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок
Графики предоставления отпусков
Карточки, указатели к приказам по личному составу
Книги, журналы, карточки учета:	После увольнения
а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников
б) работников, направленных в командировки
в) военнообязанных
г) отпусков
д) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений
е) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним
ж) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы
з) выдачи командировочных удостоверений

Архивирование кадровых документов в организации происходит по определенным правилам, устанавливаемым как на законодательном уровне, так и на уровне самих организаций (в локальных актах). Что это за правила и как они применяются на практике, расскажем далее в статье.

Кто проводит подготовку кадровых документов в архив?

Подготовку дел к передаче в архив могут возложить и на одного сотрудника, и на нескольких сразу — всё зависит от объема документов, которые подлежат архивированию. Так, если в организации архивирование еще ни разу не проводилось, а срок ее деятельности составляет уже несколько лет, одного сотрудника может быть попросту недостаточно, чтобы обработать весь массив документов.

В организациях же, где кадровая работа давно налажена, деятельность по архивированию документов включена в должностные обязанности одного из сотрудников. Такой сотрудник знает, в какие периоды нужно заниматься архивированием и каковы правила этой работы. Обычно в такой организации разработан и внедрен отдельный нормативный акт — «Положение о хранении документов», которым сотрудник и руководствуется в своей деятельности.

Если в структуре компании множество подразделений, каждое из которых имеет свой документооборот, первичная подготовка документов для архивирования осуществляется сотрудником из штата подразделения. Соответственно, за подготовку к архивированию кадровых документов в таком случае отвечает работник службы кадров.

Какие документы подлежат архивированию?

В ст. 17 Федерального закона «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года закреплена обязанность организаций по обеспечению сохранности архивных документов. В этом же законе приводится определение архивного документа, из которого следует, что это материальный носитель, на котором зафиксирована информация, значимая для граждан, общества и государства в целом. Однако это определение слишком расплывчато, кадровым служащим трудно самостоятельно применять его на практике, поэтому они ориентируются на перечни документов, обязанность по хранению которых установлена на законодательном уровне.

Например, в приказе Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 года утвержден «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций». В тексте закона как разновидность архивных документов выделены документы по личному составу, за архивацию которых как раз и отвечает кадровая служба.

Вот сроки хранения некоторых кадровых документов:

Не знаете свои права?

трудовые договоры — 75 лет,
личные дела сотрудников — 75 лет,
документы о премировании — 5 лет.

В чем смысл архивирования? Дело в том, что доступ к кадровым документам актуален лишь для работающих сотрудников. После увольнения же большинство документов на сотрудника уничтожать нельзя, хотя и продолжать хранить их вместе с остальными нет смысла. Вот тут и выручает процедура архивирования и передачи документов на хранение.

Куда передаются документы из отдела кадров?

Под архивом могут пониматься:

специализированные учреждения, где собираются документы федерального, регионального или местного значения;
отдельное структурное подразделение организации, которое специализируется на хранении документов.

Если в компании документооборот большой, то в ней учреждается архив, куда из всех подразделений сдаются на хранение документы. Если в организации отдельного архива нет, может быть принято решение подписать договор со специализированным учреждением, куда и будут в дальнейшем передаваться документы.

В то же время есть ряд документов, имеющих статус не просто архивных, а документов Архивного фонда РФ. Такой статус по закону получают документы, имеющие особую ценность для общества и государства (ст. 3 ФЗ «Об архивном деле»). Они могут находиться в частной собственности, но их уничтожение запрещено. Хранятся такие документы с соблюдением дополнительных требований, которые устанавливаются в договоре между организацией и специализированным архивным учреждением (ч. 7 ст. 6 ФЗ «Об архивном деле»).

При налаженной архивной работе документы из структурных подразделений передаются в архив организации, где происходит их систематизация, а также отбор документов, которые в силу своей значимости или длительного срока хранения должны быть переданы в специализированное архивное учреждение.

В случае прекращения деятельности организации вся документация, которая еще должна храниться, также передается в архивное учреждение. Этим может заниматься и ликвидатор (ликвидационная комиссия), но даже в таком случае документы должны быть подготовлены к передаче, т. к. иначе их не примут на хранение.

Что включает в себя подготовка дел к архивированию?

Как будут подготавливаться документы для передачи в архив организации, решается индивидуально. Так, в одних случаях в структурных подразделениях проводится минимальная работа по сбору и систематизации документации, после чего уже в архиве ответственные сотрудники проводят все необходимые работы по определению документов на хранение; в других же составление подробной описи передаваемых дел может требоваться уже от самих подразделений.

Подготовка дел к передаче в специализированное архивное учреждение требует проведения определенных действий. Так, согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива 6 февраля 2002 года:

каждое дело формируется в соответствии с номенклатурой;
дела, в которые входят документы со сроком хранения более 10 лет, подшиваются и нумеруются;
при необходимости составляются внутренние описи;
в конце каждого дела прикрепляется лист-заверитель;
оформляются обложки дел;
составляется опись всех передаваемых в архив дел.

Оформленные по всем правилам дела сдаются в архивное учреждение.

Таким образом, процедура архивирования подразумевает, что кадровые документы пройдут экспертизу, в рамках которой будет определена их ценность и необходимость дальнейшего хранения с указанием сроков, и все отобранные для хранения документы будут систематизированы и учтены. Уже на этапе архивации документов внутри компании необходимо так построить работу в этом направлении, чтобы сформированные дела отвечали требованиям законодательства в сфере архивного дела. Только тогда при дальнейшей передаче дел в архивные учреждения не нужно будет совершать дополнительных действий по их оформлению.

Отбор документов для хранения производится на основании Перечня, утвержденного Приказом № 558. СоветОформляйте номенклатуру дел в организациях численностью более 50 человек, это позволит вовремя составлять необходимые документы и содержать в порядке весь объем кадровых бумаг. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел:

Архив кадровой документации

Важно Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения.
Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив.

Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.

Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов.

Опись и архивирование кадровых документов

Все документы, касающиеся персонала (приказы, личные карточки, докладные записки, объяснительные и т.д.), являются составной частью архива и организации, и специалист отдела кадров непосредственно участвует в процессе передачи документов на хранение. Основные правила работы архивов организаций одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее - Правила), и именно ими должны руководствоваться организации при формировании архива документов.

Основным документом в области установления сроков хранения документов является Перечень типовых управленческих документов, образующихся деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г., с изменениями от 27 октября 2003 г.) – далее по тексту «Перечень».

Указанный перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т. е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

ЭК рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях производится отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив, а также для выделения дел с истекшими сроками хранения к уничтожению в соответствии с номенклатурой дел организации за соответствующий год, утвержденной руководителем организации.

Внимание В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов к уничтожению составляются только после составления описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться ЭК в едином комплексе и утверждаться руководителем организации.

Личная карточка работника

Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) До востребования (невостребованные – 75 лет) Приказы командирования, а также журнал учета командировок 5 лет Табели учета рабочего времени 5 лет (при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет) Приказы на отпуск, а также журнал учета отпусков 3 года Локальные акты о персональных данных работников Постоянно (по месту разработки и утверждения);3 года (в других организациях) Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним 3 года Письма работников в другие организации 3 года Графики предоставления отпусков 1 год Проводим экспертизу ценности документов Прежде чем передать документы на хранение, нужно провести экспертизу их ценности, то есть изучить и распределить по срокам хранения в зависимости от важности информации, которая в них содержится.

Сдача кадровых документов в архив

6.1. Правила и сроки хранения кадровой документации
6.2. Передача документов в архив
6.3. Порядок уничтожения кадровых документов в связи с истечением срока их хранения

Хранение документов по кадровому учету На протяжении деятельности любого предприятия образуется большое количество документов.

Кадровая служба в данном случае не только не является исключением, но и является структурным подразделением организации, в котором возникает наибольшее количество различных документов, соперничать с которым может разве что бухгалтерия. Как правило, на любом предприятии рано или поздно встает вопрос о дальнейшей судьбе документов, образовавшихся в деятельности предприятия.

Сдача архив кадровых документов

При организации архива на самом предприятии для хранения документов необходимо специальное закрытое помещение, где контролируется влажность воздуха и в которое исключается попадание прямых солнечных лучей. Организация архивных работ регламентируется «Положением о хранении документов», которое утверждается руководителем предприятия.

Согласно положению в приказном порядке назначается официальное лицо, занимающееся подготовкой документов в архив и несущее ответственность за архивное хранение документов и дел. Также на предприятии создаётся экспертная комиссия, которая проверяет учетные документы архива и проводит периодическую экспертизу кадровой документации на предмет соответствия нормативного срока хранения документов и их фактического времени хранения в архиве.

Формирование архива кадровых документов

Если же записей об увольнении в трудовых книжках не имеется, кадровой службе необходимо их сделать на основании имеющихся документов по личному составу (приказов, личных карточек, лицевых счетов и т.п.) и заверить печатью организации. Поскольку невостребованные документы являются подлинниками, при формировании дел они не должны прошиваться.

Лучше всего разложить их в картонные папки с завязками и оформить обложку. На каждое такое дело нужно составить внутреннюю опись по форме, приведенной в Приложении 10 к Правилам, например: ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ 1 документов ед.

Источник: http://territoria-prava.ru/arhiv-kadrovyh-dokumentov/

Архивирование кадровых документов

В деятельности каждой организации большое значение отводится кадровым документам. Необходимость данной документации продиктована требованиями государства по ведению и сохранению всех документов, связанных с трудовой деятельностью и стажем каждого работника. Учитывая большие сроки хранения документов, возникает необходимость в непрерывном архивировании кадровых документов.

Архивирование кадровых документов обязательно включает в себя такие процедуры, как оформление дел и опись документов в архив. При оформлении документов в архив следует учитывать следующее обстоятельство: в личные дела помещаются документы, оформленные по всем правилам.

Для тех дел, что не подлежат архивному хранению, оформляются акты, на основании которых подобная документация подлежит уничтожению. Порядок данной процедуры также чётко регламентирован.

Для обеспечения полной сохранности документов в архиве предприятия предъявляются особые требования к правилам хранения кадровой документации и доступа к ней. Однако имеется альтернативный вариант, позволяющий обеспечить правильное архивирование и надежное хранение документов.

Для этого следует обратиться к компании, представляющей профессиональные услуги по архивирование кадровой документации, которые обойдутся дешевле, чем создание и ведение собственного архива.

Организация архивных работ

Каждое предприятие в процессе ведения своей деятельности создает объёмную кадровую документацию, которая должна храниться в течение длительного времени.

Архивирование кадровых документов выполняется либо силами самого предприятия, либо все работы по хранению кадровой документации и ведение архивного дела поручаются сторонней организации, специализирующейся на предоставлении профессиональных услуг по архивированию кадровой документации.

Также на предприятии создаётся экспертная комиссия, которая проверяет учетные документы архива и проводит периодическую экспертизу кадровой документации на предмет соответствия нормативного срока хранения документов и их фактического времени хранения в архиве.

Все кадровые документы с истёкшим сроком хранения изымаются из архива для последующего уничтожения.

Ведение архива документов

Эту процедуру выполняют для обеспечения полной сохранности архивной документации и для быстрого поиска любых документов.

Как правило, оформление документов в архив предусматривает учет документации в виде единицы хранения, которая представляет собой обособленный документ или совокупность нескольких взаимосвязанных документов, помещенных в индивидуальную обложку.

Основной задачей в процессе архивировании кадровых документов является составление корректной описи документов в архив предприятия, архивное хранение документов и кадровых дел по каждому сотруднику и своевременная передача документов в архивное учреждение (при передаче архивной документации на хранение в госучреждения).

Аудиторско-консалтинговая группа «Гориславцев и К» предлагает комплексные услуги по архивированию кадровых документов: подготовку и комплектование архива документами, архивное хранение документов и дел, архивирование личных дел и другие операции с кадровой документацией. При работе с архивными документами мы гарантируем полную конфиденциальность и сохранность документов в архиве.

Мы можем предложить следующие услуги по архивированию кадровых документов

Создание архива компании с нуля.
Составление примерной (плановой) и итоговой номенклатуры дел.
Формирование дел.
Проверка сроков хранения документов, составление актов на уничтожение.
Создание электронного архива документов (Excel).
Создание и прошивка учетных журналов.
Подготовка описи на уничтожение документов по срокам хранения.

*Тарифы оговариваются индивидуально с учетом пожеланий Заказчика.

Источник: http://www.gorislavtsev.ru/kadrovye-uslugi/arhivirovanie-kadrovyh-dokumentov/

Порядок архивирования документов в организации

Все последующие изменения в составе и состоянии дела, например присоединение новых документов, отмечаются в заверительном листе со ссылкой на соответствующий акт.

При заполнении обложки дела нужно учитывать следующие моменты: - обложка дела оформляется по установленной форме (Приложение 11), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела; - при изменении наименования структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию на обложке указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Она указывается первой, а за ней (в скобках) - прежняя фамилия. Поскольку невостребованные документы являются личными, нельзя нумеровать листы такого дела и пятая графа останется незаполненной. В начале каждого дела подкладывается чистый лист бумаги, в конце - лист-заверитель по установленной форме. Оформляем лист-заверитель и обложку дела В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительного листа, а в начале - бланки форм для внутренней описи документов.

Крайне важно все листы (кроме заверительного и внутренней описи), включенные в дело, пронумеровать. Делается это арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, черным графическим карандашом или нумератором.

Внимание! Использование чернил или цветных карандашей для нумерации листов запрещено. После того как дела сформированы, оформляются заверительный лист и обложка дела.

Архивация кадровых документов

Архивные работы в Москве Статьи Правила архивирования кадровых документов Кадровые документы и бумаги, связанные со стажем работы и деятельностью каждого из сотрудников компании, в соответствии с законодательством имеют большие сроки хранения (до 75 лет и более).

Именно поэтому подготовку кадровых документов для выделения их на хранение в архив необходимо производить своевременно.

Ввиду того, что кадровые документы являются социально значимыми (они служат подтверждением прав работников на социальное обеспечение), при их архивировании особое внимание уделяют:

оформлению дел;
описи документов.

1. Составление дел необходимо осуществлять в соответствии с номенклатурой компании: включение документов в дела другими способами запрещено. 2. Сразу после подшивки одного документа дело является заведенным. 3.

Конституционное право
Предпринимательское право

Источник: http://buh-nds.ru/arhivirovanie-kadrovyh-dokumentov/

Подготовка кадровых документов к архиву пошаговая инструкция

Они формируются по годам увольнения работников и систематизируются по алфавиту по первым буквам их фамилий, имен и отчеств. Если в вашей компании личные карточки являются составляющей частью личного дела, то следует проконсультироваться с работниками архивного учреждения, как отобразить данный факт в описи дела.

Кроме вышеуказанных документов передаче в архив подлежат и невостребованные трудовые книжки и иные документы, например аттестаты, удостоверения и т.п., оставшиеся от уволенных работников, не получивших их по каким-либо причинам. Передача таких документов осуществляется следующим образом. Документы систематизируются по годам увольнения сотрудников на основании записей об увольнении.

Трудовые книжки, если записи об увольнении в них были в свое время внесены, систематизировать по годам несложно.

Опись и архивирование кадровых документов Завершающим этапом делопроизводства по кадрам является подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации или при отсутствии архива - к последующему хранению в службе кадров после завершения их делопроизводством.

формирование дел в службе кадров;
экспертиза ценности дел службы кадров;
оформление дел в службе кадров;
описание и уничтожение дел в службе кадров;
обеспечение сохранности дел;
передача дел в архив организации.

Вышеперечисленные стадии проводятся не только в службе кадров, но и в других структурных подразделениях организации в соответствии с общими требованиями российского законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела.

Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации

Опись дел службы кадров подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства организации и утверждается руководителем службы кадров.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно.

Одобренные ЭК организации акты утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего учреждения государственной архивной службы описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

Кадровые документы: хранение и подготовка к сдаче в архив

В результате работы экспертной комиссии документы подразделяются, на три группы: ь документы, предназначенные для архивного хранения ь документы, подлежащие уничтожению ь документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве К документам, передаваемым кадровой службой в архив, относятся: Ш приказы по личному составу Ш личные карточки ф. Т-2 Ш личные дела Ш книги, журналы учета сотрудников, алфавитные книги Ш книги, журналы учета приема, увольнения и перевода работников Ш книги учета выдачи трудовых книжек Ш невостребованные трудовые книжки Ш протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий.

Архив документов

Форма внутренней описи документов дела В делах длительных сроков хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела постоянного срока хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя же часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка, и через нее прошивается дело.

Все листы в делах постоянного и временного хранения для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются.

Архивируем кадровые документы: как не ошибиться со сроками

Чтобы определить срок хранения того или иного кадрового документа, нужно обратиться к Перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Не обязательно составлять номенклатуру дел, но желательно в крупных организациях. До сдачи документов на архивное хранение нужно провести экспертизу ценности документов.

Как определить срок хранения того или иного кадрового документа? – Нужно обратиться к Перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Обязательно ли составлять номенклатуру дел? – Не обязательно, но желательно в крупных организациях.

Что нужно сделать до сдачи документов на архивное хранение? – Провести экспертизу ценности документов.

Кадровое делопроизводство подразумевает не только документирование трудовых отношений с работниками, но и использование документов в текущей деятельности организации, экспертизу их ценности и сдачу в архив. За время работы в любой компании накапливается большое количество документов, которые имеют установленные сроки хранения.

Определяем срок хранения документов

С 1 октября 2010 года вступил в силу приказ Минкультуры России № 558*. Этот приказ заменил собой Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 г.

www.kdelo.ru
Статьи в тему: «Выявляем и уничтожаем устаревшие документы» (№ 4, 2009)
«Архив организации: с чего начать?» (№ 11, 2008)
«Обязательно ли составлять номенклатуру дел?» (№ 3, 2006).

Обратите внимание: с введением приказа изменились сроки хранения отдельных видов документов. В частности, табели учета рабочего времени раньше надо было хранить один год, а теперь этот срок увеличен до пяти лет.

Кроме того, продлен срок хранения трудовых книжек, которые работники не востребовали после увольнения (с 50 до 75 лет). В таблице на стр. 60 вы увидите перечень сроков хранения документов, наиболее часто встречающихся в практике кадровых служб.

Приведенные сроки хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства документов.

Для чего нужна номенклатура дел?

Совет
Чтобы систематизировать весь объем документов и облегчить их архивирование, храните разные документы отдельно. Заведите отдельные журналы для учета приказов, трудовых договоров, дополнительных соглашений к трудовому договору, бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, выдаче справок и т. д.

Чтобы организовать правильное текущее и архивное хранение документов, прежде всего нужно позаботиться об их логической группировке. Работу с документами существенно облегчит номенклатура дел – систематизированный перечень документов с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел с точки зрения закона не является обязательной, но ее важность трудно переоценить. Она позволит упорядочить документы в соответствии со спецификой деятельности организации: сгруппировать бумаги по видам (например, приказы, распоряжения и т. д.) и срокам хранения, в зависимости от того, в каком подразделении они образуются. Особенно пригодится номенклатура в крупной компании с большим и сложным документооборотом.

Порядок создания и ведения номенклатуры дел не регламентирован законодательством, но давно сложился на практике. Номенклатура представляет собой сводную таблицу, в графах которой указывают индекс (номер) дела, его заголовок и срок хранения.

Основой для номенклатуры служит штатное расписание организации, поскольку все дела распределяются по подразделениям компании, в которых они формируются и ведутся. Массив документов кадровой службы представляет собой один из разделов общей номенклатуры дел (образец на стр. 63).

Документы в тему

Документ	Поможет вам
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558	Определить сроки хранения документов
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации, Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»	Правильно оформить документы, которые подлежат архивному хранению Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ
«Об архивном деле в Российской Федерации»	Определить порядок хранения документов

Сроки хранения кадровых документов

Наименование документа	Срок хранения документа
Личные дела руководителей организации, членов руководящих, исполнительных контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов РФ, субъектов РФ, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания	Постоянно
Личные карточки работников (форма № Т-2), в том числе временных работников	75 лет
Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел	75 лет
Приказы о приеме, перемещении (переводе), увольнении работников, а также книги, журналы их учета	75 лет
Документы (заявление работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных	75 лет
Личные дела (заявления, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и т. д.)	75 лет
Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)	До востребования (невостребованные – 75 лет)
Приказы командирования, а также журнал учета командировок	5 лет
Табели учета рабочего времени	5 лет (при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет)
Приказы на отпуск, а также журнал учета отпусков	3 года
Локальные акты о персональных данных работников	Постоянно (по месту разработки и утверждения); 3 года (в других организациях)
Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним	3 года
Письма работников в другие организации	3 года
Графики предоставления отпусков	1 год

Проводим экспертизу ценности документов

Прежде чем передать документы на хранение, нужно провести экспертизу их ценности, то есть изучить и распределить по срокам хранения в зависимости от важности информации, которая в них содержится. Кроме того, решить вопрос о целесообразности хранения тех или иных бумаг, ведь в деятельности организации образуется множество малоценных документов, которые не нуждаются в длительном хранении и подлежат уничтожению.

Экспертизу ценности документов должна проводить специально созданная в организации комиссия, действующая на постоянной основе. Состав, численность, функции и права этой комиссии определяются локальным нормативным актом, который утверждает руководитель организации.

Как правило, в состав комиссии включаются высококвалифицированные специалисты, имеющие большой опыт работы и хорошо знающие специфику деятельности организации. А также сотрудники, непосредственно работающие с документами (например, заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель, заведующий архивом организации).

В экспертную комиссию также входит представитель бухгалтерии (главный бухгалтер или бухгалтер).

Отбор документов для хранения производится на основании Перечня, утвержденного Приказом № 558.

Совет
Оформляйте номенклатуру дел в организациях численностью более 50 человек, это позволит вовремя составлять необходимые документы и содержать в порядке весь объем кадровых бумаг.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел:

постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
кратковременного хранения (менее 10 лет).

Кадровая документация, подлежащая постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, в обязательном порядке сдается в архив. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в центральный архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в архиве организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке с составлением акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Ряд документов не подлежит хранению и уничтожается на основании соответствующего акта в конце текущего года по результатам экспертизы ценности документов. Это могут быть, например, приказы, разработанные в организации, не указанные в Перечне. Порядок уничтожения документов содержится в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Документацию, срок хранения которой не превышает пять лет, организация может уничтожить самостоятельно, на основании решения внутренней экспертной комиссии.

Документы, выделенные для хранения, оформляются в дела. Желательно чтобы документы были оформлены в соответствии с правилами, установленными ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Если работник при увольнении не забрал из организации свою трудовую книжку, она направляется сотруднику по адресу, зафиксированному в личной карточке, без его согласия на это.

Как правильно

Трудовые книжки должны храниться в организации до востребования, а невостребованные книжки хранятся 75 лет (п. 664 Перечня, утвержденного Приказом № 558). Невостребованную трудовую книжку можно направить работнику по почте, но только после получения его письменного согласия на это (ст. 841 ТК РФ).

Что будет, если…

Существует риск, что трудовая книжка затеряется во время почтовой пересылки, и работник предъявит претензии работодателю или обратится с жалобой в Гострудинспекцию. Если у кадровика нет документально подтвержденного согласия сотрудника на отправку трудовой книжки почтой, это может быть расценено как нарушение статьи 841 Трудового кодекса.

Работодателю в данном случае грозит штраф за нарушение трудового законодательства в соответствии со статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях (для должностного лица от 1000 до 5000 руб., для организации от 30 000 до 50 000 руб.). Кроме того, возможен судебный спор с работником о компенсации за задержку выдачи трудовой книжки.

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Зульфия ЮПАШЕВСКАЯ,
заместитель директора Департамента транзакционных услуг (расчет заработной платы и кадровое делопроизводство), аутсорсинговое подразделение группы BDO в России:

– Номенклатура дел – необязательный документ. Однако в крупных организациях желательно ее оформление, поскольку это позволит систематизировать документы, образующиеся в процессе деятельности организации с учетом их специфики.

Павел ЖЕРДОВ,
руководитель отдела доставки и обработки документации, аутсорсинговое подразделение группы BDO в России:

– Архивирование кадровых документов производится в конце календарного года. Для этого необходимо провести экспертизу ценности документов. Документы, выделенные для уничтожения, хранению не подлежат.

Алена ЛАЧУГИНА,
документовед Муниципального образовательного учреждения дополнительного образования детей «Станция юных техников» (г. Бийск):

– Экспертизу ценности документов проводит специальная комиссия, постоянно действующая в организации на основании локального нормативного акта, утвержденного руководителем организации.

* Приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

** Имеется в виду типовой или ведомственный перечень.

*** Архивирование ведется в порядке, установленном Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Разберемся, как соблюсти минимальные требования к хранению документов по личному составу в условиях полного отсутствия налаженного архивного дела в организации. Системный подход (подготовка номенклатуры дел и выбор помещения, экспертиза ценности и закупка стеллажей) к созданию архива здесь исключен: один секретарь вряд ли «потянет» и работу в приемной, и полноценный архив, да и ресурсы, скорее всего, ему предоставлены самые скромные. Итак, дано: документы отдела кадров, более или менее упорядоченные; отсутствует номенклатура дел. Требуется: привести в порядок архив документов по личному составу.

НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ РАБОТЫ АРХИВА

В первую очередь секретарю понадобятся Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее - Правила 2015). В них содержатся формы документов, необходимых для формирования дел.

Сроки хранения определяются по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень 2010) и по ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - Федеральный закон № 125-ФЗ).

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ НЕОБХОДИМО ОБРАБАТЫВАТЬ?

Скорее всего, о порядке хранения документов работники отдела кадров знают только приблизительно. В лучшем случае они могут определить, какие документы хранятся 50 лет, а какие - 5. Возможно, секретарю просто укажут на несколько десятков папок-регистраторов с приказами и другими документами за несколько лет.

Документы по личному составу - это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем . Это не только приказы. Кроме них предстоит привести в порядок:

Личные карточки уволенных работников;

Личные дела уволенных работников;

Трудовые договоры уволенных работников и дополнительные соглашения к ним (выделяются в отдельное дело, если не ведутся личные дела).

Все перечисленные документы хранятся 50 лет, если завершены делопроизводством после 01.01.2003, и 75 лет, если закрыты ранее . Исключение - приказы о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках, которые хранятся 5 лет (ст. 19-б(2) Перечня 2010).

Наведение порядка в документах начинается с разделения их по видам. Приказы необходимо поместить к приказам, так же отдельно расположить личные карточки, личные дела и все остальные документы. После этого документы внутри каждого вида разделяются по годам.

Приказы

Приказ по личному составу - основной вид документа, который нам предстоит обрабатывать. Именно в приказах фиксируются решения работодателя относительно каждого работника. Именно приказам при приеме их в государственный архив на хранение уделяется особое внимание.

Мы уже отделили приказы от остальных документов и распределили их по годам. Следующий шаг - разделить их по сроку хранения.

Как мы установили выше, большинство приказов по личному составу хранится 50 (75) лет, и только некоторые - 5 лет.

Приказы о приеме работников;

Приказы о переводе работников;

Приказы об увольнении работников;

Приказы по личному составу (все остальные приказы со сроком хранения 50 (75) лет);

Приказы о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках (т.е. все приказы со сроком хранения 5 лет).

Выделение приказов о приеме, переводе и увольнении в отдельные дела объясняется тем, что это самые востребованные категории приказов. Кроме того, эти документы отражают важнейшие события в карьере работника.

Наконец, прежде чем обрабатывать приказы для архивного хранения, следует удалить из дел служебные записки и заявления работников, т.е. основания к созданию документа. Часто кадровики любят прикреплять их прямо к приказам. Это, возможно, очень удобно для поиска, но основания должны храниться отдельно. Если организация ведет личные дела работников, то оригиналы заявлений помещаются в них. Если личных дел нет, придется заводить отдельное дело «Основания к приказам по личному составу».

Приказы помещаются в дело в хронологическом порядке: от 1 января к 31 декабря, в соответствии с присвоенными номерами. Вполне возможно, что в номерах приказов из-за разделения их по делам получится беспорядок. В этом случае приказы располагаются в порядке возрастания номеров за конкретный день.

Поскольку дата - один из важнейших реквизитов документа по личному составу (она точно устанавливает день, когда работник был принят, уволен или отправился в отпуск), то и ориентироваться следует на нее, а не на номер.

Личные карточки

Личная карточка работника, создаваемая обычно по форме № Т-2, - обязательный документ.

Карточка заводится в день поступления работника на работу, а закрывается в день его увольнения.

Дело «Личные карточки уволенных работников» формируется в организации ежегодно - если, конечно, за этот год кто-то увольнялся.

Если организация ведет личные дела, то до увольнения работника его личная карточка может лежать в его личном деле.

Личные карточки удобно формировать в тома, а не хранить по отдельности. В каждом томе личные карточки размещаются по алфавиту фамилий работников.

Если организация большая и движение работников объемное, то за один год личных карточек уволенных работников может накопиться больше, чем помещается в один том (напомним, что один том состоит из 250 листов, при его толщине не более 4 см). В этом случае деление на тома происходит тоже по алфавиту, например: «Личные карточки работников. Том 1. А - М», «Личные карточки работников. Том 2. Н - Я».

Личные дела

Коммерческие организации ведут личные дела добровольно. В обязательном порядке их ведут только на госслужащих, а также если эта обязанность возложена на организацию отраслевым нормативным правовым актом или вышестоящей организацией.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале

В соответствии с существующим законодательством личные дела и другие документы следует своевременно подготавливать для архивного хранения. Сначала проводится экспертиза по установлению ценности документов, по результатам которой ряд документов отбирается для длительного хранения в архиве. Архивирование кадровых документов обязательно включает в себя такие процедуры, как оформление дел и опись документов в архив. При оформлении документов в архив следует учитывать следующее обстоятельство: в личные дела помещаются документы, оформленные по всем правилам. Для тех дел, что не подлежат архивному хранению, оформляются акты, на основании которых подобная документация подлежит уничтожению. Порядок данной процедуры также чётко регламентирован.

Завершающим этапом архивирования кадровых документов является передача подготовленной документации в архив предприятия на дальнейшее хранение в течение срока, установленного законодательством (отдельные документы хранятся на протяжении 75 лет). Собственно сам процесс по архивированию кадровых документов представляет собой ответственную и трудоёмкую работу. Для обеспечения полной сохранности документов в архиве предприятия предъявляются особые требования к правилам хранения кадровой документации и доступа к ней. Однако имеется альтернативный вариант, позволяющий обеспечить правильное архивирование и надежное хранение документов. Для этого следует обратиться к компании, представляющей профессиональные услуги по архивирование кадровой документации, которые обойдутся дешевле, чем создание и ведение собственного архива.

Организация архивных работ

Каждое предприятие в процессе ведения своей деятельности создает объёмную кадровую документацию, которая должна храниться в течение длительного времени. Архивирование кадровых документов выполняется либо силами самого предприятия, либо все работы по хранению кадровой документации и ведение архивного дела поручаются сторонней организации, специализирующейся на предоставлении профессиональных услуг по архивированию кадровой документации. При организации архива на самом предприятии для хранения документов необходимо специальное закрытое помещение, где контролируется влажность воздуха и в которое исключается попадание прямых солнечных лучей.

Организация архивных работ регламентируется «Положением о хранении документов», которое утверждается руководителем предприятия. Согласно положению в приказном порядке назначается официальное лицо, занимающееся подготовкой документов в архив и несущее ответственность за архивное хранение документов и дел. Также на предприятии создаётся экспертная комиссия, которая проверяет учетные документы архива и проводит периодическую экспертизу кадровой документации на предмет соответствия нормативного срока хранения документов и их фактического времени хранения в архиве. Все кадровые документы с истёкшим сроком хранения изымаются из архива для последующего уничтожения.

Ведение архива документов

К состоянию архивированных кадровых документов предъявляются достаточно высокие требования. Полный учёт документации ведётся для фиксации хранящегося количества кадровых документов, а также при поступлении и выбытии документов из архива предприятия. Эту процедуру выполняют для обеспечения полной сохранности архивной документации и для быстрого поиска любых документов. Как правило, оформление документов в архив предусматривает учет документации в виде единицы хранения, которая представляет собой обособленный документ или совокупность нескольких взаимосвязанных документов, помещенных в индивидуальную обложку.

Основной задачей в процессе архивировании кадровых документов является составление корректной описи документов в архив предприятия, архивное хранение документов и кадровых дел по каждому сотруднику и своевременная передача документов в архивное учреждение (при передаче архивной документации на хранение в госучреждения).

Мы можем предложить следующие услуги по архивированию кадровых документов

Создание архива компании с нуля.
Составление примерной (плановой) и итоговой номенклатуры дел.
Формирование дел.
Проверка сроков хранения документов, составление актов на уничтожение.
Создание электронного архива документов (Excel).
Создание и прошивка учетных журналов.
Подготовка описи на уничтожение документов по срокам хранения.

*Тарифы оговариваются индивидуально с учетом пожеланий Заказчика.