Два изменения в кассовом Порядке с 19.08.2017

1. Подотчетные деньги можно будет выдавать без заявления подотчетного лица, по распорядительному документу руководителя организации.

Выдача наличных денег работнику под отчет производится на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя. Это могут быть расходы на покупку канцтоваров, на изготовление визиток, рекламы или информационных услуг и другие разумные расходы организации.

Согласно п 6.3. УКАЗАНИЯ (этот пункт изменен 19.06.2017 ) О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, утв. ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. правила выдачи наличных денег изменились и теперь бухгалтер или сам подотчетный сотрудник могут записать сумму и срок, на который надо выдать деньги. А руководителю останется лишь завизировать такое заявление (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У).

В шаблоне заявления для работников можно добавить строчки для записи суммы и срока выдачи денег. Для руководителя компании заявление на выдачу наличных денег под отчет также обязательно. Ведь с ним у компании действует такой же трудовой договор, как и с остальными работниками. Но бланк для него стоит составить с иными формулировками. В конце руководитель поставит подпись, которая является одновременно разрешающей. Тогда заявление не будет выглядеть так, будто директор разрешает выдать деньги сам себе.

к меню

6.3. Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно распорядительному документу юридического лица, индивидуального предпринимателя либо письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
(в ред. Указания Банка России от 19.06.2017 N 4416-У)

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

к меню

КАК НАПИСАТЬ ЗАЯВЛЕНИЕ на выдачу денег в ПОДОТЧЕТ, ПРИМЕР бланка формы в Word

Если сотруднику понадобились наличные под отчет. В заявлении он указывает необходимую сумму и цели, на которые ее потратит.

Генеральному директору ОАО «ГАЗПРОМ»
Медведеву А. П.
от главного специалиста
Распутина И. И.

ЗАЯВЛЕНИЕ о выдаче денег под отчет

Прошу выдать мне в подотчет наличные денежные средства в сумме 100 000 (Сто тысяч) руб. на срок 60 (шестьдесят) календарных дней.

Бухгалтер _____________ Свиридова Т.Н.

РАЗРЕШАЮ :

Генеральный директор ___________ Медведев А.П.

Руководитель может выпустить приказ со списком подотчетных лиц и сроками выдачи денег в подотчет, или можно писать заявление на . Это заявление директор визирует.

Заявление на выдачу денег в подотчет должен быть приложен к Расходному Кассовому Ордеру (РКО), потому что этот документ оформляется на основании Заявления.

Удален последний абзац пункта 6.3, согласно которому нельзя было выдавать новый подотчет при наличии задолженности по ранее полученной сумме наличных денег.

к меню

Можно оформлять подотчет любым распорядительным документом

Компания вправе сама решить, какой распорядительный документ оформить, чтобы выдать под отчет сотрудникам. Такой вывод впервые сделал Центробанк в письме от 06.09.17 № 29-1-1-ОЭ/20642 .

С 19 августа компания вправе отказаться от заявлений на подотчетные. Вместо них можно оформлять распорядительный документ (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У). Форму документа чиновники не утверждали и не рекомендовали, поэтому компания вправе сама решить, как именно составить бумагу.

В распорядительном документе должны быть обязательные реквизиты: Ф.И.О. подотчетного сотрудника, сумма и срок, на который выдает деньги компания, подпись руководителя и дата. В документе нужно проставить регистрационный номер.

Вид распорядительного документа можно выбрать из классификатора ОК 011–93 (утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 299). Компания вправе оформить распоряжение, приказ либо другую бумагу. Но выдачу под отчет нельзя оформить одним расходным ордером. Это кассовый, а не распорядительный документ.

Компания вправе по-прежнему брать у сотрудников заявления на подотчет. Но распорядительный документ удобнее. Его составляет бухгалтерия, а значит, не будет ошибок.

Как составить распоряжение руководителя о выдаче денег под отчет на хозрасходы

Поскольку приказ или распоряжение - это не заявление, формально в них не нужна подпись подотчетного сотрудника. В то же время нужно ознакомить работника с суммой и сроками, в течение которых он должен отчитаться. Поэтому безопаснее, чтобы подотчетник расписывался в документе.

Если выдаете деньги под отчет сразу нескольким сотрудникам, например, на хоз расходы, оформите общий документ .

Уточните в документе, в каких днях измеряется срок - рабочих или календарных. Отчитаться о тратах сотрудники должны в течение трех рабочих дней после окончания срока из приказа (п. 6.3 указания № 3210-У). Если сотрудник в срок не отчитается, то в течение месяца компания вправе удержать эти деньги из зарплаты ( , письмо Роструда от 09.08.07 № 3044-6-0).

к меню

Приказ о командировке и выдаче денег под отчет

Деньги под отчет сотрудники получают на служебные поездки. В этом случае можно еще больше упростить документооборот.

Не нужно издавать отдельное распоряжение на выдачу денег, можно записать о выплате аванса прямо в приказе на командировку (см. образец ). Конечно, если компания использует собственную, а не унифицированную форму.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме

1. 
   Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций,как то накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на юридических лиц от 40 000 до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 15.
2. 
   Указан порядок использования юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями наличных денег, поступивших в их кассы, а также предельный размер.

Правила выдачи средств в подотчет изменились. Теперь для оформления выдачи подотчетных денег достаточно только приказа директора. Причем деньги могут получить даже те, кто не отчитался по предыдущим авансам.

Что такое подотчет

Подотчет — это аванс, выданный сотрудникам для выполнения служебных поручений, о расходовании которого придется отчитаться. Например, о праве компаний выдавать кассовую наличку в подотчет говорится в пункте 2 Указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.

Налоговики требуют НДФЛ и взносы с подотчетных

Налоговики уточнили, когда с подотчетных сумм нужно начислить НДФЛ и страховые взносы (письмо УФНС по Московской области от 14.09.2018 № 16-10/099623@).

По мнению налоговиков, обязанность начислить взносы и удержать НДФЛ возникает только в одном случае. А именно: работник не вернул работодателю выданные под отчет и не истраченные по назначению суммы, а работодатель решил не удерживать с подотчетника эти деньги.

Датой возникновения у работника дохода будет считаться день, когда работодатель простил работнику долг в виде выданных под отчет денег. Если работодатель обратился в суд, чтобы вернуть неизрасходованные подотчетные, датой возникновения у работника дохода будет считаться день, с которого взыскание долга стало невозможным.

На что можно брать подотчетные средства

Большинство расходов компании оплачивают с собственного расчетного счета. Но бывают случаи, когда работникам выдают деньги под отчет:

• на хознужны (покупку товаров, работ, услуг);
• командировку (суточные, проезд, проживание);
• представительские расходы.

Основание для выдачи денег подотчет — заявление сотрудника с визой директора о том, какую сумму и на какой срок разрешено выдать, либо приказ руководителя о выдаче подотчетных денег.

Чтобы работник делал покупки от имени компании, и на документах указали ее реквизиты, вместе с подотчетными средствами выдают доверенность. В этом случае годятся формы № М-2 или № М-2а, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Для того, чтобы подписать акт о приемке работ или услуг, стоит составить доверенность в произвольной форме.

Кому можно выдавать деньги под отчет

Организация вправе выдать подотчет только собственным работникам — тому, с кем заключен трудовой договор либо ГПД. Это следует из пунктов 5 и 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У и подтверждено письмом Банка России от 2 октября 2014 № 29-1-1-6/7859.

То есть, аванс на предстоящие расходы разрешено выдавать не только штатным сотрудникам, но и подрядчикам. Например, для покупки материалов, которые необходимы для выполнения работ по гражданско-правовому договору.

Как выдать деньги в подотчет сотруднику

С 19 августа 2017 года для выдачи денег под отчет сотрудникам организации необязательны заявления. А деньги вправе получить даже те подотчетники, кто не отчитался по предыдущим авансам. Изменения в кассовый порядок Центробанк утвердил Указанием от 19 июня 2017 г. № 4416-У.

Оформление

Можете больше не собирать заявления о выдаче подотчетных с каждого работника. Новые правила разрешают заменять заявления приказами или распоряжениями директора.

Как отчитаться за подотчетные деньги

Чтобы подотчет не переквалифицировали в зарплату, важно своевременно отчитываться по деньгам, полученным на нужды компании.

Срок отчета

Руководитель устанавливает срок, по истечении которого подотчетный работник отчитывается по полученному авансу. Например, бухгалтерия выдала аванс водителю в счет расходов на бензин. В течение трех рабочих дней с момента окончания этого срока или после выхода на работу сотрудник представляет отчет. На оформление отчета по командировочным расходам у работников три дня с момента возвращения (п. 26 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Если подотчетные средства сотрудник получил на банковскую карту, он может отчитаться по этим средствам и позднее трехдневного срока. Дело в том, что расчеты при помощи пластиковых карт относятся к безналичным. К ним «кассовые» ограничения не применяются. Поэтому сроки отчетов стоит установить по усмотрению руководства и зафиксировать во внутреннем документе (например, в положении о выдаче подотчетных сумм или приказе). Это особенно касается случаев, когда подотчетные деньги выданы на длительный срок.

Оформление отчета о подотчетных деньгах

Унифицированная форма авансового отчета № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. Но в 2017 году большинство унифицированных форм необязательны для применения (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Кроме того, Порядок ведения кассовых операций обязывает составлять по унифицированным формам только кассовые документы. А авансовый отчет к ним не относится.

Получается, форму авансового отчета компания вправе разработать самостоятельно, утвердив ее приложением к учетной политике. Главное — документ должен содержать обязательные для первички реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. Например, в унифицированном бланке авансового отчета предусмотрена только одна форма выдачи подотчетных сумм - наличными деньгами. Поэтому в документе разрешено предусмотреть в ней иные способы выдачи денег.

Отчет о подотчетных деньгах (образец)

Если сотрудник вовремя не представил авансовый отчет, напомните о необходимости отчитаться за полученные средства. В этом случае работник либо представляет отчет и возвращает деньги, либо пишет заявление с просьбой удержать задолженность из заработной платы.

Удержать деньги можно на основании внутреннего приказа руководителя. Но не позднее чем через месяц с даты предполагаемого возврата сотрудником средств (ст. 248 ТК РФ). И только если подотчетная сумма не превышает средний месячный заработок. В противном случае для возврата денег придется обращаться в суд. Если по истечении срока исковой давности работник не вернул деньги и взыскать их не удалось, задолженность можно отнести на убытки.

Командировка, оплата топлива для служебного автомобиля, оплата проезда и гостиницы, представительские расходы — в этих и других случаях идет речь о выдаче подотчет. Что это такое?

Подотчет — подотчетная сумма, выданная сотруднику на командировку, оплату представительских затрат, закупку хозяйственных товаров, оплату ГСМ и других подобных расходов.

Как оформить выдачу денег, можно ли выдать средства подрядчику, как оформить перевод на личную карту работника и другие. Возникает масса вопросов.

Кроме того, Центробанк своим Указанием от 19.06.2017 № 4416-У внес изменения в порядок выдачи наличных под отчет. С 19 августа 2017 года можно выдавать подотчетные деньги без заявлений сотрудника. Вместо этого документа можно оформить распоряжение. А новые суммы под отчет сотрудники смогут получать еще до того, как отчитались за предыдущий аванс.

Подробнее обо всех изменениях и правилах работы читайте далее.

Сумма, которую можно выдать подотчет

Лимит расчета наличными между юридическими лицами в 2017 году — 100 тыс. рублей по одному договору (п. 6 Указания № 3073-У). Но сделать покупки сотрудник может от своего имени — на расчеты между компанией и физлицом этот лимит не распространяется. Поэтому, если сотрудники каждый раз покупают товары от своего имени, то соблюдать лимит не надо, и компания не нарушает кассовый порядок.

В то же время если сотрудник заплатит контрагенту от имени компании, то лимит расчета надо соблюдать. За превышение предусмотрен штраф в 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ). Поэтому безопаснее предупредить работника или его непосредственного руководителя об ограничениях. А покупку, если есть возможность, разбить на несколько договоров в пределах лимита.

Компания вправе не только выдать подотчет наличными, но и перевести на карту, в том числе на зарплатную карту работника (Указание № 3073-У, письмо Минфина России от 25.07.2014 № 03-11-11/42288). Для этого необходимо зафиксировать порядок расчета с подотчетными работниками в учетной политике компании. Например, записать:

«Подотчетные суммы компания выдает либо через кассу, либо перечисляет на зарплатные карты сотрудников».

Раньше перед перечислением подотчета на карту сотрудник должен был написать заявление о выдаче подотчетных с указанием реквизитов счета личной карты. А к авансовому отчету — приложить документы, подтверждающие оплату картой. То есть оформить все в том же порядке, как если бы работник получил подотчет наличными.

Главбухи в проекте «Учет. Налоги. Право» «Бухгалтерская жалобная книга» предложили идею выдавать деньги подотчетным сотрудника без заявлений. Мы передали идею в Центробанк. Банкиры идею одобрили. Они разрабатывали изменения ровно два года. И вот, наконец, Центробанк представил проект поправок в Указание от 11.03.2014 № 3210-У. Указание ЦБ от 19.06.2017 № 4416-У с поправками вступило в силу 19 августа 2017 года.

Выдача под отчет: новый порядок

Способ № 1. Компании могут отказаться от заявления на выдачу подотчет и сами разработать документ, который его заменит , — «распорядительный документ». Это может быть приказ, распоряжение руководителя или любая другая бумага.

В распоряжении, как и заявлении, надо записать сумму и срок, на который компания выдает подотчет. Расписаться в документе должен руководитель. Налоговики на местах подтверждают, что распоряжением о выдаче денег может служить приказ о направлении сотрудника в командировку.

Способ № 2. Компании по-прежнему могут брать у работников заявление на выдачу подотчет . В этом случае можно разработать типовой бланк заявления и записать в нем реквизиты карты, срок, суммы и т. п. А чтобы не возникло путаницы, какие суммы выдавала компания (зарплата, под отчет и др.), в назначении платежа надо написать, что это подотчетные.

Заявление на подотчет следует написать и директору, получающему средства. Ведь с ним у компании действует такой же трудовой договор, как и с остальными работниками. (ч. 6 ст. 11 ТК РФ). Чтобы заявление не выглядело так, как будто директор сам себе выдает деньги под отчет, составить заявление надо не на имя директора, а на имя компании, а вместо формулировки «Прошу выдать» записать «Необходимо выдать». В конце руководитель ставит подпись, которая является одновременно разрешающей.

Образцы заявлений смотрите ниже. Первый образец — для выдачи подотчета наличными, второе — для перечисления сумм на карту.

Выдача подотчет наличными: образец заявления

Образец заявления на выдачу подотчет наличными

Если заявление не оформить налоговики оштрафуют компанию за нарушение работы с наличными на 50 тыс. руб. (ст. 15.1.КоАП РФ).

Но штраф возможно отменить в суде. Судьи считают, что отсутствие заявления это не нарушение порядка ведения кассовых операций, а нарушение порядка выдачи наличных за которое нет штрафов (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 18.03.2014 № А03-14372/2013).

Выдачу подотчет на карту: образец заявления

Без заявления сотрудника о перечислении подотчетных на зарплатные карты, налоговики решат, что компания выдала не подотчетные, а иные доходы, с которых надо удержать НДФЛ. С таким заявлением у налоговиков не будет повода решить, что компания выдала сотруднику беспроцентный заем или материальную помощь.

Образец заявления на перечисление подотчет на карту

Если сотрудник покупает товары для компании за свой счет, а она потом компенсирует ему расходы, для этого также понадобится заявление сотрудника, но в нем не надо писать, что это подотчетные, так как сотрудник не получал от компании деньги и отчитываться ему не за что (см. образец ниже).

Образец заявления о возмещении служебных расходов

Выдача в подотчет в 2017 году: изменения и особенности

Выдача под отчет после отчетов за прошлые покупки . Еще одно изменение с 19 августа 2017 года упрощает работу организаций. Теперь можно выдать сотруднику новую сумму под отчет в любой момент. Раньше этого нельзя было сделать, пока работник не погасит предыдущий долг. За нарушение инспекторы штрафовали на сумму до 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Копить долги у подотчетных сотрудников все равно рискованно. Инспекторы могут потребовать с них НДФЛ. Поэтому отбиваться от доначислений придется уже в суде (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 19.07.2016 № Ф10-2385/2016).

Подотчетные подрядчикам . Компания вправе выдавать деньги под отчет как своим работникам, так и физикам, работающим по гражданско-правовому договору (п. 5, 63 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У).

Можно выдать подотчет и подрядчику, например, чтобы он сам купил материалы. Это подтверждает и Центробанк в письме от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859. Главное, чтобы подрядчик отчитался за них. Если он этого не сделал, то инспекторы посчитают подотчетные зарплатой, с которой надо удержать НДФЛ. А удержать у подрядчика деньги из зарплаты компания не сможет (ст. 137 ТК РФ). Поэтому в договоре с ним надо прописать условие, например что подрядчик получил деньги для покупки товаров для выполнения работ.

За полученные подотчетные подрядчик отчитывается в течение трех рабочих дней, представив авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы. Если подрядчик не отчитается в указанный срок, будет начислена неустойка нарушения в размере 1 % от выданных средств.

Возврат неизрасходованных подотчетных . Вернуть неизрасходованные подотчетные сотрудник вправе вернуть любым ему удобным способом. Например, средства, перечисленные на карту, он вправе вернуть наличными в кассу. И наоборот, деньги, выданные из кассы — перечислить с личной карты на счет компании.

Чтобы банк не отказал в приеме наличных, в объявлении на взнос безопаснее не упоминать, что это возврат подотчетных, а написать, например, прочие поступления.

Передача подотчетных другим сотрудникам . В действующем порядке нет запрета на передачу подотчетных сумм одним работником другому. Но кассир выдает деньги конкретному работнику по его заявлению.

Кроме того, каждый работник отчитывается по тем суммам, которые получил он, а не кто-то другой. По этой причине безопаснее предупредить сотрудников, чтобы они не передавали подотчетные друг другу. Но компания вправе выдать подотчетные, например, на командировку, ответственному работнику.

Можно назначить одного сотрудника ответственным, если в командировку едут несколько специалистов. Ответственный сотрудник сам оплатит отель, билеты и другие расходы, а суточные раздаст другим командированным на основании ведомости. Составить ведомость можно в произвольной форме.

Авансовый отчет, если компания выдавала деньги . Оформлять авансовый отчет необходимо, когда компания заранее перечисляет сотруднику средства. Если работник тратил свои личные средства, а потом компания возмещает ему расходы, то авансовый отчет не требуется.

В этом случае достаточно взять у работника подтверждающие документы. Например, товарные и кассовые чеки. Также сотрудник должен написать заявление на возмещение расходов, а компания оформляет приказ о возмещении потраченных средств. Форма приказа и заявления произвольная.

Работник, который получил деньги заранее, должен составить авансовый отчет и приложить к нему, подтверждающие документы. Это могут быть, либо,подтверждающие покупку: товарные чеки, накладные и т. п., либо подтверждающие оплату — кассовый чек, чек терминала или выписку с карты. Без подтверждающих документов налоговики посчитают подотчетные доходом и доначислят НДФЛ и взносы. Правда компания может попытаться оспорить доначисления доказав, что товар оприходован и задолженности перед работодателем нет. Некоторые судьи принимают сторону компаний (постановление ФАС Центрального округа от 25.06.2014 № А35-2638/2013).

Выдача денег при командировке за границу. Компания обязана учесть расходы и компенсировать работнику деньги, которые он потратил в поездке. Но сложность возникает, если работник ездил за рубеж. Компания выдает подотчетные в рублях, а сотрудник сам обменивает их на иностранную валюту. Если документы выставлены в евро, их надо пересчитать в рубли. Курс банка может быть разный.

Если работник оплатил проживание в отеле с личной карточки, то пересчитать нужно по курсу банка на дату списания средств (письмо Минфина России от 10.07.2015 № 03-03-06/39749). Банковскую выписку сотруднику надо приложить к авансовому отчету.

Если работник оплачивал расходы наличными, то курс надо взять из документов банка, например справки об обмене валюты (письмо Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836). Если сотрудник не представит справку банка, то посчитать расходы надо по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Законодательное реформирование положений бухгалтерского учета касательно в бюджетных учреждениях началось еще в 2016 году. Согласно приказу Минфина от 01.07.2013 № 65н, был произведен ряд поправок к указаниям о бюджетной классификации, изменяющий некоторые коды классификации операций сектора государственного управления (). Таким образом, в регистрах бюджетного учета обновились аналитические счета, отражающие движение подотчетных сумм. Тогда же были включены и дополнения в Налоговый кодекс РФ.

В 2017 году ЦБ внес изменения в подотчет, приняв нормативно-правового акт от 19.06.2017 № 4416-У, который внес существенные поправки к указаниям ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Главные модификации коснулись пункта 6.3.

Новые правила подотчета:

• получить деньги подотчет может только работник, с которым работодатель подписал трудовой договор (ст. 15 ТК РФ), а также физлицо, работающие по договору гражданско-правового характера (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859);
• для выдачи денег сотрудники не должны предоставлять заявление. Основанием для выплаты авансированной суммы выступает приказ, распоряжение или решение, подписанное руководителем;
• выдача требуемых сумм может осуществляться и при наличии задолженности по подотчетным деньгам, выданным ранее.

Что изменилось в алгоритме выдачи средств подотчет

Новые правила подотчета 2019 представляют собой следующий порядок последовательных действий:

1. Сотрудник предоставляет в бухгалтерию за подписью руководителя учреждения в произвольной форме.
2. Подотчетные лица, изменения 2017 года утвердили данное нововведение, теперь могут иметь задолженность по ранее выданным авансам. Но перед выдачей нужно произвести полную сверку взаиморасчетов с ним.
3. Сотрудник предоставляет авансовый отчет не позднее 3-х рабочих дней после даты, установленной в приказе. К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные деньги (бухгалтер ).
4. Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через локальные акты.

Если руководство бюджетной организации хочет обезопасить себя от невозврата, можно утвердить запрет на выдачу денежных средств при наличии у работника действующей задолженности. Для этого утверждается Положение о расчетах с подотчетными лицами.

Изменения по подотчетным суммам в 2019 году не зафиксированы. Работник вправе получить авансом любой размер денежных средств без ограничений. Однако, если сотрудник рассчитывается с поставщиками, подрядчиками или исполнителями в качестве представителя бюджетной организации, выданная ему наличная сумма не может превышать 100 000 рублей по одному контракту.

Можно ли подотчетные суммы перечислить на карту

Нормативно-правовое регулирование не устанавливает никаких запретов на перечисление денежных средств под отчет на корпоративную или дебетовую пластиковую карту работнику. О возможности перевода авансовых денег на зарплатную карту говорит и Минфин (письмо от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). Для легитимности совершения подобных действий бюджетная организация должна прописать и утвердить осуществимость безналичного расчета в своей учетной политике и Положении о расчетах с подотчетными лицами, а также в приказе об разработке бланков стандартной авансовой отчетности, отметив безналичный перевод дополнительным пунктом.

Обязательно ли теперь заявление на выдачу подотчета

С 19.08.2017 заявление на выдачу авансовых средств по обязательной форме писать не нужно. Требуемые суммы на нужды предприятия выдаются на основании приказа, распоряжения или решения руководители либо по письменному заявлению подотчетного лица в произвольной форме. В таком заявлении должны содержаться сведения о суммарной величине выдаваемых наличных и сроке, на который авансируются деньги. Документ подписывает руководитель учреждения и проставляет дату.

Если работник потратил свои деньги

Если для обеспечения потребностей организации сотрудник привлек свои собственные средства, он также должен составить отчетное заявление. Работник пишет заявление о возмещении потраченных им денежных средств, руководитель его принимает, рассматривает и утверждает. Затем, издается приказ о возмещении израсходованных денег.

Если работник потратил свои деньги, это не является подотчетом!

Алгоритм возмещения также необходимо прописать в нормативной базе организации, составив локальный акт с приложением в форме образца отчета о потраченных работниками на нужды учреждения собственных денег.

Бухгалтерия должна внимательно проверить предоставленные первичные документы на возмещение. При возможности работнику необходимо оформлять их непосредственно на организацию во избежание доначисления ему НДФЛ. Однако письмо Минфина от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 разъясняет подобные ситуации следующим образом: в действиях сотрудника исключена экономическая выгода, а соответственно, и налогооблагаемая база.

Н.А. Мартынюк, эксперт по налогообложению

Что будет за отсутствие «подотчетных» заявлений

Казалось бы, написать такое заявление несложно. Работник оформляет бумагу: «Прошу выдать мне столько-то на такие-то цели». Директор (либо уполномоченный им работник) своей рукой визирует: «Выдать столько-то на такой-то срок», ставит дату и подпись и передает в касс уп. 4.4 Положения ЦБ от 12.10.2011 от № 373-П (далее - Положение) . Однако многим это кажется бессмысленным переводом бумаги и рабочего времени.

Посмотрим, чего бояться, если проверяющие обнаружат, что при выдаче денег под отчет вы обходились без заявлений.

Возможен ли штраф за нарушение кассовой дисциплины

Отдельный штраф именно за это нарушение не установлен. Однако налоговики все же могут попытаться оштрафовать васч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ за нарушение:

• <или> порядка хранения свободных (то есть сверхлимитных) наличны хп. 1.4 Положения ; . Видимо, налоговики в таких случаях считают, что наличные были выданы из кассы неправомерно, следовательно, должны были остаться в ней. А сумму, превышающую лимит, вы должны были сдать в банк для зачисления на расчетный счет;
• <или> порядка ведения кассовых операций вообще.

Однако вам удастся штраф оспорит ьПостановление 9 ААС от 06.05.2013 № 09АП-11841/2013-АК . Обычно суды не видят оснований для штрафа в выдаче подотчетных денег не по правилам, так как нарушение здесь есть, а вот ответственности за него нетПостановления 9 ААС от 31.01.2013 № 09АП-34612/2012 , от 13.05.2013 № 09АП-10884/2013 .

Если срок, на который выдаются деньги, не указан ни в РКО, ни в других документах фирмы (например, в распоряжении директора выдать деньги из кассы и т. п.) и есть другие «подотчетные» нарушения (в частности, выдача новой суммы до погашения задолженности по прежней), суд может принять сторону налоговико вПостановление 9 ААС от 06.03.2013 № 09АП-2451/2013 . У них в этом случае появляется дополнительный аргумент: раз при выдаче денег срок не был установлен, то в тот же день работник обязан был вернуть не истраченные на конец дня деньги обратно в кассу. И эти деньги должны были войти в остаток за день.

Как избежать штрафа

Если налоговики с «кассовой» проверкой уже на пороге, а заявления у вас не оформлялись, помните: вы не должны немедленно отдавать проверяющим все затребованные ими документы. На представление документов отводится 1 рабочий деньп. 3 Письма ФНС от 17.10.2012 № АС-4-2/17581 ; п. 31 Административного регламента, утв. Приказом Минфина от 17.10.2011 № 133н , и вы можете успеть оформить заявления.

Затягивать с представлением документов не стоит. Если вы сдадите заявления после окончания проверки, инспекторы могут не «засчитать» их и при принятии решения исходить из того, что они отсутствовали. Именно так налоговики поступили в отношении сданных после истечения срока проверки кассовой книги и кассовых документов, и суд их поддержа лПостановления 15 ААС от 13.11.2013 № 15АП-17645/2013 ; от 22.03.2013 № 15АП-1997/2013 .

Заявления нужно составить на все подотчетные суммы, выданные за предшествующие началу проверки 2 месяца, получить на них подписи работников и директора и сдать проверяющим.

За более ранние периоды делать заявления не имеет смысла, ведь срок давности по штрафу за «кассовые» нарушения составляет 2 месяц ач. 1 ст. 4.5 КоАП .

Когда заявления не нужны

Заявления не требуются:

• при выдаче денег работнику путем перечисления на карту (корпоративную или зарплатную). Ведь Положение регулирует только работу с наличными. Переведя всю выдачу подотчетных денег в безналичную форму, вы сможете забыть о необходимости собирать заявления с подотчетников;
• при возмещении потраченных работником личных денег. Ведь это уже не выдача под отчет.

На бухгалтерских форумах можно встретить такой способ обойтись без «подотчетных» заявлений. Расходнику, на котором подотчетник поставил подпись, номер не присваивают и в кассовой книге его не регистрируют. Когда работник приносит документы на покупки, оформляют текущим днем РКО на возмещение его личных расходов, а первоначальный РКО тут же уничтожают. Таким образом, по документам никакой выдачи под отчет нет, а значит, нет и связанной с этим канители с заявлениями.

В промежутке между этими событиями в кассе денег меньше, чем указано в кассовой книге. Некоторые считают, что это безопасно даже в случае внезапной проверки, так как наказывается только отсутствие в кассовой книге записей о выручке.

Это заблуждение. Неоприходование, за которое положен штраф, - это также и отсутствие записей о расходовании наличны хп. 6.1 Положения . Поэтому предостерегаем вас от использования такого способа;

• при выдаче суточных. Проезд и проживание командированного работника организация может оплатить сама со своего расчетного счета. А наличными выдать только суточные. Основание их выдачи - приказ о направлении работника в командировк уст. 168 ТК РФ . Поэтому заявление на них не требуется.

Как упростить оформление заявлений

Сделайте «болванку» заявления, в которую работнику останется вписать только свои должность, ф. и. о., назначение и сумму необходимых ему наличных, а директору - срок и сумму. Раздайте (разошлите по электронной почте) эту форму работникам. Или заполняйте заявление сами и давайте на подпись директору и работнику вместе с РКО. Ведь Положение не требует, чтобы работники писали «подотчетные» заявления от руки. Собственноручно только директор указывает срок и сумму и ставит подпись. Вот пример формы заявления.

Заявление

Прошу выдать мне под отчет 10 000 (сумма цифрами) руб. для оплаты сетевого оборудования (на что будут израсходованы наличные) .

Решение руководителя: выдать из кассы 10 000 (сумма цифрами) руб.

Если наличные выдаются под отчет директору, то подписывать адресованное самому себе заявление и ставить на нем разрешительную надпись он не должен. Заявлению равнозначно собственноручно подписанное письменное распоряжение директора, в котором он от руки укажет сумму и срок, на который выдаются деньги. Вот примерная форма распоряжения.

Распоряжение

Выдать мне из кассы под отчет 50 000 (сумма цифрами) руб.

(ф. и. о. руководителя)

(дата подписания распоряжения)

Чтобы не дергать директора с подписанием «подотчетных» заявлений, предложите ему передать полномочия на это тем работникам, которым он готов доверить принятие решений о расходовании денег из кассы. Для этого нужно оформить на них доверенност ьп. 1.2 Положения . В ней можно оговорить максимальную сумму, которой вправе распорядиться уполномоченный за определенный период времени.

Во многих фирмах есть работники, которые регулярно получают из кассы одну и ту же сумму под отчет. Например, водителям в начале каждого месяца выдается фиксированная сумма для оплаты топлива в течение этого месяца. На каждого из таких подотчетников вы можете сделать одно рамочное заявление, немного изменив приведенную выше форму: «Прошу выдавать в 2014 году столько-то на такие-то цели с такой-то периодичностью на такой-то срок». Завизируйте его у директора и указывайте его реквизиты в каждом РКО на выдачу денег этому подотчетнику.

Надеяться на отмену «подотчетных» заявлений не стоит: в проекте нового указания ЦБ о порядке ведения кассовых операций (предполагается, что оно начнет действовать 01.01.2014) сохранено требование составлять РКО согласно заявлению работника. Правда, планируется убрать требование о том, что надпись директора (уполномоченного им работника) о сумме и сроке должна быть непременно собственноручной. Ее можно будет заранее впечатывать при составлении заявления. А своей рукой директор должен будет поставить только подпись.