Алгоритм расчета среднесписочной численности. Формула расчета среднесписочной численности работников за год. Как рассчитать среднесписочную численность работников

14.10.2019

Подготовка отчетов для органов статистики, оформление налоговых льгот - рутинные процедуры. Чтобы не сделать ошибки в документах, необходимо внимательно проанализировать среднесписочную численность работников. Как рассчитать этот показатель за месяц или год, читайте в статье.

Из статьи вы узнаете:

Количество наемного персонала - показатель, который учитывают при оформлении налоговых и других льгот, составлении отчетов и справок для надзорных органов.

Вопрос из практики

Какие периодические отчеты готовит кадровая служба для государственных органов?

Отвечает Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости.

Отчеты по кадровой тематике сдают в Росстат, службу занятости, пенсионный фонд и военкомат. Например, отчет по форме №П-4 (НЗ) подают в Росстат ежеквартально, а отчет о вакансиях подают в службу занятости ежемесячно. Готовьте…

Читать ответ эксперта

Есть ли разница между средней, списочной и среднесписочной численностью

Средняя, списочная и среднесписочная численность работников - три совершенно разных показателя , в которых из-за схожести названий порой путаются даже опытные кадровики. Разберемся, чем же именно отличаются средняя численность для налоговой и среднесписочная численность работников для ФСС, как рассчитать каждый показатель.

Средняя численность

При расчете средней численности учитывают все категории сотрудников, в том числе внешние совместители и исполнители по . Полученные результаты используют для контроля количества персонала при упрощенной и патентной системе налогообложения, а также для определения права работодателя на ЕНВД (единый налог на вмененный доход).

Среднесписочная численность

При расчете среднесписочной численности действуют другие правила:

Внешних совместителей и внештатных сотрудников по не учитывают.
Штатных сотрудников, с которыми дополнительно заключены договоры ГПХ, и учитывают только один раз.
Работников с неполным рабочим днем (неделей) учитывают пропорционально отработанному времени.
Сотрудников в не учитывают, если только они не продолжают работать на дому или на условиях .
Надомников учитывают полностью.
Собственников организации, которые получают зарплату, а также лиц, с которыми заключены с выплатой стипендии, не учитывают.

Детали и уточнения по всем категориям персонала вы найдете в . В типовых формах отчетов, ежегодно, ежеквартально или раз в несколько лет оформляемых работодателями для ФСС, органов статистики и других инстанций, этот показатель фигурирует часто. Поэтому кадровик должен знать, как рассчитать среднесписочную численность работников: пример и подробные правила расчета есть в Указаниях, утвержденных

Списочная численность

Списочной называют численность сотрудников по состоянию на конкретную дату - например, на первое число календарного месяца. Учитывают те же категории персонала, что и для среднесписочного показателя. Численность работников на автоматически приравнивают к результату предыдущего рабочего дня.

Сроки и правила сдачи обязательных отчетов:

Чем поможет : вовремя подготовить отчеты для службы занятости, налоговой, пенсионного фонда, управления по вопросам миграции и других органов.
Чем поможет : заполнить формы 57-Т и 1-Т для органов статистики, избежав штрафа за несвоевременную подачу отчета.
Чем поможет : правильно оформить и вовремя сдать отчет о неполной занятости и движении работников по новой форме П-4.

Как рассчитать среднесписочную численность работников за месяц

Среднесписочной численностью за месяц считают сумму списочной численности работников за каждый день с 1 по 30 (31, 28, 29) число, разделенную на общее количество дней месяца. В расчет принимают календарные, а не рабочие дни, поэтому выходные и праздники тоже нужно учитывать ( ).

Совет от редакции. В расчет среднесписочной численности персонала включайте всех сотрудников, которые фактически в нем работают, даже если в соответствии со они числятся в головном офисе или других представительствах компании. Такой точки зрения придерживается и Минфин России (см. ).

Как правильно рассчитать среднесписочную численность работников за месяц? Исходить следует из списочной численности работников, определяемой с помощью документов ежедневного учета. Убедитесь, что списочные показатели по всем дням месяца соответствуют данным , а затем примените формулу:

Пример расчета показателя для небольшой организации без обособленных структурных подразделений за месяц с 31 календарным днем.

Берем данные по списочной численности персонала за все дни месяца, включительно с выходными и нерабочими праздничными:

Часть сотрудников находится в и декретных отпусках, поэтому не включается в среднесписочную численность. Суммируем только данные последней колонки, получаем 751. Подставляем это число в стандартную формулу и производим расчет:

751: 31 = 24

Если все сотрудники организации работают в нормальном режиме, сложностей с подсчетом, как правило, не возникает. Но во многих компаниях есть работники, которым по семейными обстоятельствами или другим причинами устанавливают . В этом случае расчет ведется пропорционально фактически отработанному времени. Сначала определяется общее количество человеко-дней для этой категории:

Следующий шаг - определение среднесписочной численности за отчетный месяц:

Обратите внимание! Данное правило распространяется только на работников, которым установили режим неполного, а не сокращенного рабочего времени. , попадающих под действие ст.92 ТК РФ, учитывайте в обычном порядке - как персонал с полной занятостью.

Как рассчитать среднесписочную численность работников за год

Ежегодно все организации и индивидуальные предприниматели, которые привлекают наемный персонал, сдают в налоговую инспекцию отчет по форме , утвержденной . В ней отражается годовая среднесписочная численность работников: как рассчитать (формула) этот показатель, рассказано ниже. Данные приводятся за предыдущий календарный год.

Бланк формируют по состоянию на 1 января текущего года, а если организация недавно создана или - на первое число месяца, следующего за месяцем создания или реорганизации работодателя. Для отчета в 2019 году потребуется среднесписочная численность работников-2018: как рассчитать этот показатель, подскажет готовая формула:

со штатом в несколько десятков человек, исходя из данных за все месяцы 2018 года:

Сводная таблица упрощает процесс обработки данных и минимизирует риск ошибок. Складываем показатели таблицы и получаем 408. Подставляем это число в формулу:

408: 12 = 34

Итоговый результат вносится в годовой отчет, как показано в примере:

Если компания работает неполный год, применяется похожая формула с поправкой на продолжительность периода деятельности в рамках учетного календарного года:

Чтобы без ошибок рассчитать среднесписочную численность сотрудников, опирайтесь на данные ежедневного учета и принимайте в расчет только списочные категории персонала. Исключите сотрудников, которые находятся в декрете или учебном отпуске без сохранения зарплаты. Исполнителей по гражданско-правовым договорам и внешних совместителей ни в списочную, ни в среднесписочную численность не включайте - их рассчитывайте отдельно.

Включается ли индивидуальный предприниматель, применяющий ПСН, в расчет средней численности наемных работников? Ответ на этот вопрос дан в опубликованном .

Нормативный акт для расчета средней численности

Специалисты финансового министерства указали, что среднюю численность наемных работников определяют в порядке, устанавливаемом Росстатом. В частности, следует руководствоваться Указаниями по заполнению форм Федерального статистического наблюдения (далее - Указания):

№ П-1 “Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг”;
№ П-2 “Сведения об инвестициях в нефинансовые активы”;
№ П-3 “Сведения о финансовом состоянии организации”;
№ П-4 “Сведения о численности, заработной плате и движении работников”;
№ П-5(М) “Основные сведения о деятельности организации”.

Они утверждены приказом Росстата от 24.10.2011 № 435.

Определение средней численности

По пункту 77 Указаний в включают: - ; - среднюю численность внешних совместителей; - среднюю численность сотрудников, выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера.

Отсюда Минфин России заключил, что ПСН вправе применять индивидуальный предприниматель, средняя численность работников которого вместе с внешними совместителями и работающими по гражданско-правовым договорам составляет до 15 человек (включительно). Что касается самого индивидуального предпринимателя, то он при расчете наемных работников не учитывается.

Пример 1

Индивидуальный предприниматель О.П. Лапшин занимается оказанием экскурсионных услуг. В 2013 году он перешел на ПСН. Срок действия патента - с 1 января по 31 декабря 2013 года.

Для проверки наличия в апреле права на применение ПСН О.П. Лапшин решил посчитать среднюю численность своих работников с 1 января по 31 марта. За этот период оказывать экскурсионные услуги ему помогали сотрудники, которые: - работали у него по трудовому договору; - выполняли трудовые обязанности по гражданско-правовым договорам; - были приглашены из других организаций для работы по совместительству.

При этом у О.П. Лапшина среднесписочная численность работников составила 4 человека, средняя численность внешних совместителей - 6 человек, средняя численность сотрудников, выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера, - 5 человек.

Таким образом, средняя численность работников у О.П. Лапшина составила 15 человек (4 + 6 + 5), что не выходит за рамки установленного ограничения.

Значит, в апреле он вправе применять ПСН, конечно, если не нарушил условия по величине доходов от реализации и своевременной уплате налога (оплате патента).

Расчет среднесписочной численности

Напомним, что согласно пункту 78 Указаний, среднесписочную численность работников за месяц исчисляют по формуле:

Среднесписочная численность работников за месяц = Сумма писочной численности работников за каждый календарный день месяца: Число календарных дней месяца

При определении суммы списочной численности работников учитывают списочную численность работников за каждый календарный день месяца, то есть с 1 по 30 или 31 число (для февраля - по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни.

Численность работников списочного состава за выходной или праздничный (нерабочий) день принимают равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день.

Среднесписочную численность работников рассчитывают на основании ежедневного учета списочной численности работников. Последнюю необходимо уточнять по приказам о приеме работников, о переводе их на другую работу, о прекращении трудового договора.

Численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать данным табеля учета рабочего времени, на основании которого устанавливается численность работников, явившихся и не явившихся на работу.

Среднесписочную численность работников рассчитывают по данным о списочной численности, которая приводится на определенную дату, например, на последнее число отчетного периода (п. 79 Указаний).

В списочную численность включаются наемники, работавшие по и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более.

В списочной численности работников за каждый календарный день учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам, например:

находящиеся в . Условие - за ними сохраняется заработная плата в данной организации;
не явившиеся на работу по болезни;
отсутствующие на работе в связи с выполнением государственных или общественных обязанностей.

Среди работников, которые не включаются в списочную численность, в частности, значатся (п. 80 Указаний):

принятые на работу по совместительству из других организаций;
выполняющие работу по договорам гражданско-правового характера;
подавшие заявление об увольнении и прекратившие исполнение трудовых обязанностей до истечения срока предупреждения (прекратившие работу без предупреждения администрации).

Некоторые работники не включаются в среднесписочную численность. К таковым относятся (п. 81.1 Указаний):

женщины, находившиеся в отпусках по беременности и родам;
лица, находившиеся в отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в ;
сотрудники, которые обучаются в образовательных учреждениях и находятся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, поступающие в образовательные учреждения, находящиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов.

Пример 2

Работники индивидуального предпринимателя О.П. Лапшина трудятся по графику пятидневной рабочей недели. В таблице приведены данные за март по численности сотрудников, выполнявших работу полный рабочий день.

Число месяца	Списочная численность работников	В том числе не подлежат включению в ССЧР (п. 81.1 Указаний)	Подлежат включению в ССЧР (гр. 2-гр. 3)

2 (суббота)
3 (воскресенье)




8 (нерабочий праздничный день)
9 (суббота)
10 (воскресенье)





16 (суббота)
17 (воскресенье)





23 (суббота)
24 (воскресенье)





30 (суббота)
31 (воскресенье)

Из таблицы видно, что сумма численности работников списочного состава за все дни марта, подлежащих включению в среднесписочную численность, равна 135.

Календарное число дней в месяце - 31. Исходя из этого, ССЧР за март составит 4,35 человека (135: 31).

ССЧР за квартал определяется так. Необходимо сложить ССЧР за все месяцы работы организации в квартале и поделить полученную сумму на три (п. 81.5 Указаний).

Пример 3

За январь - 3 человека;

За февраль - 4,65 человек;

За март - 4,35 человек.

Таким образом, ССЧР за I квартал составит 4 человека [(3 + 4,65 + 4,35) : 3].

Для определения ССЧР за период с начала года по отчетный месяц включительно необходимо сложить ССЧР за все месяцы, истекшие за период с начала года по отчетный месяц включительно. Затем разделить полученную сумму на число месяцев за период с начала года, то есть соответственно на 2, 3, 4 и т. д. (п. 81 .6 Указаний).

Пример 4

Индивидуальный предприниматель О.П. Лапшин имеет следующие данные о ССЧР:

За январь - 3 человека;

За февраль - 4,65 человек;

За март - 4,35 человек;

За апрель - 6 человек

Таким образом, ССЧР за период с 1 января по 30 апреля составит 4 человека [(3 + 4,65 + 4,35 + 4) : 4].

Отражение в заявлении на получении патента

Индивидуальному предпринимателю, решившему применять ПСН, среднюю численность наемных работников необходимо указать в заявлении на получении патента.

В ней налогоплательщику следует указать:

информацию о том, что предпринимательскую деятельность он осуществляет либо с привлечением наемных работников (в т. ч. по договорам гражданско-правового характера), либо без их привлечения;
среднюю численность привлекаемых наемных работников или ноль, если они не привлекаются.

Необходимо иметь в виду, что субъекты Российской Федерации вправе устанавливать размер потенциально возможного к получению индивидуальным предпринимателем годового дохода, в том числе в зависимости от средней численности наемных работников.

В комментируемом документе специалисты финансового министерства полагают, что индивидуальный предприниматель, не привлекающий при осуществлении на территории субъекта РФ предпринимательской деятельности, в отношении которой применяется ПСН, наемных работников, входит в группу “средняя численность наемных работников до 5 человек включительно”.

Какие сроки сдачи среднесписочной численности в налоговую инспекцию компаний, которые только зарегистрировались и компаний, которые уже ведут свою деятельность.

К числу основных показателей деятельности компании можно отнести сведения о среднесписочной численности работников. Данный расчет производит либо бухгалтер, либо работник отдела кадров. Списочная численность необходима при составлении отчетов в ПФ, налоговую, Росстат, ИФНС и т. д. Кроме этого, в начале каждого года хозяйствующие субъекты должны сдавать отчет. Рассмотрим, как рассчитать среднесписочную численность работников.

Кто должен предоставлять сведения о среднесписочной численности работников

Среднесписочная численность это показатель числа работников компании, которые были в ней заняты, посчитанный в среднем за определенный период.

Согласно действующим нормам закона рассчитывать этот показатель должны все хозяйствующие субъекты. Это не только организации, но и предприниматели, которые являются работодателями.

Отчет о среднесписочной численности необходимо отправлять также и недавно зарегистрированным субъектам. Для них законом предусмотрен особый период - не позже 20 числа месяца, следующего за месяцем регистрации общества в налоговой. Также они сдают данный отчет вместе со всеми в определенные сроки. Это значит, что среднесписочная численность для вновь созданных организаций представляется дважды.

Эти данные необходимы при расчете налогов, других показателей, например, размера среднемесячной заработной платы. Кроме этого среднесписочная численность является критерием, который разграничивает хозяйствующие субъекты при сдаче ими отчетов в налоговую и внебюджетные фонды.

Важно! Индивидуальные предприниматели у которых нет наемных работников освобождены от сдачи данной отчетности начиная с 1.01.2014 года.

Куда предоставлять и способы отправки отчетности

Существующие регламенты определяют, что среднесписочная численность должна сдаваться индивидуальными предпринимателями по месту их регистрации, то есть жительства, а организации - по месту нахождения. Если фирма имеет структурные подразделения, то отчитываться она должна в общем за всех сотрудников, в том числе занятых в филиалах и обособленных отделениях.

Данный отчет может заполняться в ручную или с использованием специализированных программ и интернет-сервисов.

Представлять его в налоговую инспекцию можно:

Путем непосредственного вручения инспектору бумажного документа - при этом подавать нужно два бланка, на одном из них ответственное лицо ставит отметку о получении и возвращает ее представителю компании
Способом отправления отчета на бумаге почтой с описью вложения
С помощью электронного документооборота - для этого в компании должна быть ЭЦП и программа по ЭДО

В зависимости от региона расположения фирмы ИФНС может попросить представить вместе с бумажным документом его электронную копию.

Сроки сдачи отчета среднесписочной численности

Еще раз отметим, что отчетность предоставляется как уже действующими, так и новыми организациям. Сроки предоставления отчетности следующие:

Для вновь организованных организаций (ИП сюда не входят) - не позднее 20-го числа месяца, следующего за тем, в котором была осуществлена регистрация ООО

Для действующих организацией и предпринимателей, у которых есть работники сведения предоставляются 1 раз в год - до 20 января года, следующего за отчетным

При ликвидации ООО или закрытии ИП данную отчетность необходимо предоставь до установленной даты снятия с учета или ликвидации

Как рассчитать среднесписочную численность работников

К расчету данного показателя нужно подходить ответственно в связи с важностью, которую он имеет для проверяющих органов. При его расчете надо использовать данные табеля по учету времени работы, приказы о приеме и увольнении сотрудников компании, предоставлении отпусков и т. д.

Многие специализированные программы, если в них вносить все необходимые данные, среднесписочную численность могут рассчитать автоматически. Но специалисту фирмы желательно все же знать методику расчета этого показателя

Определение численности на каждый день в месяце

Сначала нужно узнать число полностью занятых сотрудников на фирме. В рабочие дни это значение равно количеству людей, с которыми подписаны трудовые соглашения, включая тех кто в командировках и на больничном.

При этом в данном объеме не учитываются:

Внешние совместители
Работники с договорами подряда
Сотрудницы в декретном отпуске или по уходу за малышом
Работники в учебном отпуске без оплаты
Сотрудники, которые согласно договору работают неполный день или неделю. При этом те, для кого сокращенное время работы закреплено законом (к примеру, занятые на местах с вредными условиями) в расчете учитываются

Важно! Количество работников в выходной день считается таким же, как в последний перед ним рабочий день. Это значит, что уволенный в пятницу сотрудник участвует в расчете в субботу и воскресенье. Компании, у которых не заключено ни одного трудового контракта ставят за расчетный месяц «1», принимая в учет своего руководителя, даже если он не получает зарплаты.

Помесячный расчет численности сотрудников с полной занятостью

Это число определяется как сумма численности полностью работающих сотрудников за каждый день месяца, разделенная на количество дней в месяце:

Ч м = (Д 1 + Д 2 + … + Д 31) / К д , где:

Д 1 , Д 2 … - количество рабочих на каждый день месяца
К д - число дней в месяце

Пример. В компании с 1 по 17 марта работало на полный день 15 сотрудников. 18 марта был принят на работу новый сотрудник, таким образом общая численность до конца месяца составила 16 человек.

Получим: (15 чел. х 17 дней + 16 чел. х 14 дней) / 31 = (255 + 224) / 31 = 15,45 полученный результат не округляем.

Расчет средней численности частично занятых сотрудников

Сначала нужно рассчитать общее количество часов, которые выработали работники, занятые не полный день. При этом дни, проведенные в отпуске или на больничном считаются по количеству часов, отработанный в последний день, предшествовавший этому событию.

Затем определяется среднее число таких сотрудников. Для этого общая сумма отработанных ими за месяц часов делится на произведение количества дней работы в месяце и количества рабочих часов в день.

Ч н = Ч с / Р ч / Р д , где:

Ч с - общее количество часов за месяц, выработанных частично занятыми сотрудниками
Р ч - количество рабочих часов в день, в соответствии с продолжительностью рабочей недели, которая установлена в компании. Так, если используется 40-часовая неделя, то ставится 8 часов, 7,2 часа ставится при 32-х часовой неделе, 4,8 часа ставится, если длительность недели составляет 24 часа
Р д - число дней работы в месяце, в соответствии с календарем

Пример. Сотрудница в марте месяце отработала 24 дня из всего месяца на полставки. При продолжительности 8 часов это составило по 4 часа в день.

Расчет: 24 дня х 4 часа в день / 8 часовая неделя / 24 = 96 / 8 / 24 = 0,5 полученный результат не округляется.

Расчет средней численности всех сотрудников за месяц

Для определения общей численности нужно сложить среднюю численность полностью занятых и частично занятых работников. Итоговое значение округляется согласно математическим правилам - больше 0,5 вверх, а меньше - отбрасывается.

Ч с = Ч м + Ч н , где:

Ч м - Полученное количество полностью занятых сотрудников за месяц
Чн - Полученная численность частично занятых сотрудников за месяц

Пример. Возьмем исходные данные выше описанных примеров, где работали сотрудники за март месяц.

Расчет: 15,45 + 0,5 = 15,95

Расчет средней численности за год

После того, как количество было посчитано за каждый месяц, определяется средняя численность за весь год.

Для этого складываются значения всех 12 месяцев, и полученное число делится на 12. Итоговая цифра снова округляется в большую или меньшую сторону.

Ч г = (Ч с1 + Ч с2 + … + Ч с12 ) / 12, где

Ч с1 , Ч с2 … - полученная средняя численность за каждый месяц

Если компания была зарегистрирована в течение года и не отработала весь период, то итоговая сумма все равно делится на 12.

Помимо годовой, для некоторых отчетов надо определять квартальную численность в среднем. Она производится в аналогичном порядке, только итог сложения показателей за квартал делится на три.

Пример расчета среднесписочной численности работников организации

В данном примере у нас отсутствуют частично занятые работники. Все работают на полную ставку.

Расчетный месяц	Исходные данные (количество работников)	Расчет показателей
Январь	с 01 по 31.01.2016 года - 16 человек	16
Февраль	с 01 по 25.02.2016 года - 17 человек с 26.02 по 28.02.2016 - 18 человек	Так как с 1-го по 25 февраля, 25 дней в компании было 17 человек и 3 дня - с 26 по 28 февраля - 18 человек, получим: (17 х 25 + 18 х 3) / 28 = 17,1
Март	с 01.03 по 31.03.2016 - 18 человек	18
Апрель	с 01.04 по 30.04.2016 - 18 человек	18
Май	с 01.05 по 04.05.2016 года -18 человек с 05.05 по 31.05.2016 года - 17 человек	Так как с 1 по 5 мая было 18 человек, а с 5 по 31 мая 17 сотрудников, получим: (4 х 18 + 27 х 17) / 31 = 17,1
Июнь	с 01.06 по 30.06.2016 года - 17 человек	17
Июль	с 01.07 по 31.07.2016 года - 17 человек	17
Август	с 01.08 по 31.08.2016 года - 16 человек	16
Сентябрь	с 01.09 по 30.09.2016 года - 16 человек	16
Октябрь	с 01.10 по 25.10.2016 года - 16 человек с 26.10 по 31.10.2016 года - 17 человек	(26 х 16 + 5 х 17) / 31 = 16,2
Ноябрь	с 01.11 по 30.11.2016 года - 17 человек	17
Декабрь	с 01.12 по 20.12.2016 года - 18 человек с 21.12 по 31.12.2016 года - 16 человек	(20 х 18 + 11 х 16) / 31 = 17,3
Среднесписочная численность на 01.01.2017		(16 + 17,1 + 18 + 18 + 17,1 + 17 + 17 + 16 + 16 + 16,2 + 17 + 17,3) / 12 = 16,89 Результат – 17

Штраф за несдачу среднесписочной численности

Если компания или предприниматель не вовремя подали или вообще не подали отчет о средней численности, то налоговая может наложить штраф в сумме 200 рублей за каждый документ (согласно НК РФ).

Кроме этого, через суд на виновное должностное лицо может за это же нарушение быть наложен штраф 300-500 руб. (согласно КоАП).

Однако даже если штраф был уплачен, компания или предприниматель обязаны все равно подать его.

Также не сдача отчета может рассматриваться налоговой как отягчающее обстоятельство при появлении других аналогичных нарушений. Это, в свою очередь, повлечет в будущем наложения штрафов в двойном размере.

Для правильного заполнения формы N П-4 нужно определить, кто входит в среднесписочную численность работников. Сотрудники, которые входят в эту категорию, приведены в Указаниях к заполнению формы. Утвержден документ Приказом Федеральной службы госстатистики 26 октября 2015 года N 498 с изменениями от 27 октября 2016 года.

Среднесписочная численность

Значение среднесписочной численности коллег нужно для заполнения:

Кто включается в среднесписочную численность работников?

Среднесписочная численность сотрудников может быть выявлена только после того, как будет проведён подсчёт списочной численности.

В списочной численности за отчётный месяц учитываются:

собственники компании, имеющие заработную плату в своей компании;
фактически присутствовавшие на работе и те, кто не пришёл на работу в связи с простоем;
не пришедшие на работу из-за болезни;
те, кому установлены неполный трудовой день или неполная рабочая неделя, принятые на половину ставки;
надомники;
отсутствовавшие на работе по причине выполнения общественных или государственных обязанностей;
коллеги с испытательным сроком;
работники, направленные в командировки с сохранением зарплаты;
сотрудники со специальным званием;
обучающиеся сотрудники, если им в этот период выплачивается зарплата (например, при повышении квалификации или получении новой профессии);
временные работники из других компаний, если они не получают зарплату по месту основной работы;
обучающиеся в аспирантурах, образовательных заведениях, сотрудники в учебном отпуске, если за ними сохранена заработная плата;
студенты, зачисленные на рабочее место в период производственной практики;
получившие выходной за переработку или по графику работы компании;
получившие день отдыха за выход в праздничные или выходные дни;
находившиеся в оплачиваемых отпусках;
отсутствующие в связи с нахождением в неоплачиваемом отпуске;
принятые для замены отсутствующих работников;
не пришедшие на работу в связи с отправлением в неоплаченный отпуск, простоем, обстоятельствами, не зависящими от руководства и работника;
трудящиеся вахтовым методом;
совершившие прогулы;
участвующие в забастовках;
иностранные граждане, трудящиеся в компании на территории России;
находившиеся под следствием.

Категория работников, не учитываемая в списочном составе, но включаемая в среднесписочную численность, — лица, привлеченные для работы по контрактам с гос. компаниями на предоставление рабсилы. Это могут быть отбывающие наказание в виде лишения свободы, военнослужащие. Они включаются как целые единицы по дням присутствия на работе.

Кто не входит в среднесписочную численность

Не учитываются в среднесписочной численности:

внешние совместители;
переведённые в иную компанию без сохранения зарплаты;
направленные на работу за границу;
выполнявшие услуги по гражданско-правовым контрактам;
работающие по ученическому договору и получающие в этот период стипендии;
собственники компании, не получающие зарплату;
направленные на обучение с отрывом от работы и выплатой стипендии за счёт организации;
члены кооператива без трудового договора с компанией;
подавшие заявление об увольнении и не вышедшие на работу без предупреждения руководства до того, как срок предупреждения истёк;
военнослужащие при несении службы;
адвокаты.

В среднесписочную численность не включаются:

женщины, ушедшие в отпуска, связанные с беременностью и предстоящими родами;
лица, взявшие отпуск по причине усыновления новорожденного ребенка непосредственно из роддома,
лица, находившиеся в отпуске по уходу за ребёнком;
находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения зарплаты для сдачи вступительных экзаменов, в связи с обучением, поступлением в образовательное учреждение.

Входят ли в среднесписочную численность договоры подряда?

Договор подряда регулируется гражданским законодательством и не относится к трудовым договорам. Лица, оказывающие услуги по гражданским договорам, учитываются отдельно и в списочную численность не включаются. Также они не должны учитываться и при определении среднесписочной численности.

Включается ли ИП в среднесписочную численность?

В среднесписочной численности учитываются сотрудники, с которыми заключен трудовой договор и которые получают зарплату. Индивидуальный предприниматель не учитывается при расчёте вышеназванного показателя, так как он не вступает в трудовые отношения сам с собой.

Сведения о среднесписочной численности сотрудников подаются ИП и ООО в самом начале года – в срок до 20 января. Сам отчет представляет информацию о численности работников за прошедший год, например за 2017 год по состоянию на 01.01.2018 г. Организации сдают отчет в любом случае, у ООО как минимум есть директор. А вот ИП составляют отчет, если в предшествующем году привлекали какой-либо персонал к работе.

Оформить все отчеты по сотрудникам и рассчитать все взносы поможет автоматический онлайн-сервис .

Зачем вообще ее считать? Среднесписочная численность работников – один из критериев возможности применения специальных режимов уплаты налога, а также других льгот при расчетах с государственным бюджетом. От этой цифры зависит еще один момент: как будет сдаваться отчетность в налоговую и фонды – в бумажном виде или исключительно в электронном. Наконец, это, по своей сути, статистический показатель, характеризующий в масштабе страны уровень занятости населения. Скачать бланк вы можете .

Какими формулами пользоваться

Значение среднеспис. числ-ти работников по итогам года вычисляется согласно Указаниям, которые разработаны и утверждены Росстатом (Приказ № 772 от 22.11.2017 г). Опираться следует именно на этот документ.

Расчет производится по формуле:

СЧ (год) = [СЧ (январь) + СЧ (февраль) + ….. + СЧ (декабрь)] : 12

СЧ (год) – среднеспис. числ-ть работников за год;
СЧ (январь, …..) – среднеспис. числ-ть работников по месяцам;
12 – число месяцев в году.

Сразу сделаем замечание по поводу ситуации, когда компания работала только часть года. В этом случае формула используется точно такая же: складывается СЧ за месяцы работы (по остальным месяцам, когда компания не работала, она будет нулевой) и делится на 12.

Именно показатель СЧ (год) и проставляют в сведения о среднесписочной численности работников, составляемые по форме КНД 1110018.

СЧ за каждый месяц складывается из двух цифр: СЧ работников, которые отработали полные дни (СЧ полный день), и СЧ работников, работавших неполные дни (СЧ неполный день).

Соответственно, СЧ по каждому месяцу считаем по формуле:

СЧ (месяц) = СЧ полный день + СЧ неполный день

СЧ полный день = [Ч на 1 число + Ч на 2 число + …. + Ч на последнее число] : КД месяц

Ч на 1 число, ….. – списочная числ-ть работников на каждое число месяца,
КД месяц – число календарных дней.

Выходит, что среднесписочная числ-ть сотрудников вычисляется на основе списочной числ-ти персонала компании. Об этом понятии также стоит сказать отдельно.

Списочная численность охватывает всех, кто работают у вас по трудовому договору, то есть выполняют работу постоянного или временного характера. Сюда же относятся и сезонные виды работ.

Кто учитывается в списочной числ-ти? Перечень лиц представлен в п. 77 Указаний Росстата, в нем, в том числе, отмечены сотрудники в командировке, надомники и новички на испытательном сроке. Те, кого не надо учитывать при расчетах, перечислены в п. 78-79 этих Указаний. Среди основных категорий, не входящих в списочную числ-ть, отметим внешних совместителей, лиц, с которыми трудовые отношения оформлены гражданско-правовым договором, сотрудниц в декрете / отпуске по уходу за ребенком, сотрудников в учебном отпуске без сохранения зарплаты. Не следует относить в списочную числ-ть и собственников компании, исключение — если они реально работают в компании и получают зарплату.

Теперь расскажем, как считать вторую составляющую – СЧ неполный день. Для расчетов нам нужно знать, сколько всего человеко-дней отработано сотрудниками, работавшими неполные дни. Для этого рассчитывается аналогичный показатель для каждого такого работника по формуле:

ЧАСЫ неполный день: Норматив

ЧАСЫ неполный день – количество часов, отработанных сотрудников на неполном рабочем дне;
Норматив — продолжительность рабочего дня (для стандартной рабочей неделе в 40 часов это будет 8 часов).

Затем полученная цифра умножается на число отработанных в конкретном месяце дней.

Теперь, когда по каждому сотруднику, работавшему неполные дни, получены значения отработанных человеко-дней, можно считать СЧ неполный день по формуле:

СЧ неполный день = Общее количество ЧД по сотрудникам на неполном дне: РД месяц

ЧД – человеко-дни – здесь нам нужна сумма по всем сотрудникам на неполном дне;
РД месяц – число рабочих дней месяца.

Рассмотрим пример

ООО зарегистрирована 20 октября, в компании действует 40-часовая неделя – 5 дней. Списочная числ-ть сотрудников с 20 октября по ноябрь составляла 12 человек, с 1 ноября на работу были приняты еще 10 новых сотрудников. Сотрудников на неполной рабочем дне не было. С декабря в ООО взяли на работу курьера на неполный день в 5 часов – за декабрь сотрудник отработал 20 дней. Нужно посчитать среднесписочную числ-ть работников за год.

Итак, начнем с работников на полном дне. Их месячная среднеспис. числ-ть по месяцам будет равна:

12 человек * 12 дней (КД работы в октябре) : 31 день (число дней в месяце) = 4,65 – в октябре;
22 человека * 30 дней (КД работы в ноябре) : 30 дней = 22 – в ноябре;
22 человека * 31 день (КД работы в декабре) : 31 день = 22 – в декабре.

Теперь вычислим среднеспис. числ-ть сотрудников на неполном дне. Так курьер работал только в декабре, то:

5 человеко-часов (продолжительность дня) * 20 дней: 8 часов (норматив) : 20 дней = 0,63 – в декабре.

Октябрь 4,65 ;
Ноябрь 22 ;
Декабрь 22 + 0,63 = 22,63 .

Для заполнения отчета в налоговую осталось сделать последнее вычисление:

СЧ (год) = (4,65 + 22 +22,63) : 12 = 4,1 человека.

Как отчитаться в налоговую

Напомним, что подать сведения нужно до 20 января по форме, указанной в Приказе ФНС № ММ-3-25/174@ от 29.03.2007 г. Актуальный бланк формы можно скачать . Документ представляет собой один лист, где сначала указываются реквизиты ООО или ИП, а также налоговая, в которую представляется информация. Показатель среднесписочной численности предварительно округляют до целого значения согласно общим правилам математики, в нашем примере – до 4 человек .

Несвоевременная подача сведений карается штрафом в 200 рублей для самой организации или ИП, в случае ООО штраф может получить еще и ее руководитель, он составляет 300-500 рублей.