Образец внесения изменений в график отпусков. Процесс составления графика отпусков: правила оформления и внесения изменений

01.06.2019

Вопрос:

Часто бывает так, что сотрудники заявили в графике один период, а фактически пошли в отпуск в другой. Неужели на каждый такой перенос нужно бумажки о переносе составлять? А если вместо 2х недель человек решил пойти на 1 неделю, а когда использовать вторую ещё не решил?

Неужели недостаточно заявления на отпуск для правильного оформления этого?
И ещё непонятно насколько обязательны все уведомления о начале отпуска. Сотрудник же сам пишет заявление на отпуск, зачем его ещё и уведомлять?

Давайте обратимся к Трудовому Кодексу
Статья 124. Продление или перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска

Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях:

временной нетрудоспособности работника;
исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;
в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.
Если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.

Статья 125. Разделение ежегодного оплачиваемого отпуска на части. Отзыв из отпуска

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Из этих двух статей Трудового Кодекса видно, что изменения в график отпусков могут вноситься как по инициативе работодателя, так и работника.

Статья 123 ТК РФ закрепляет обязательность графика отпусков, который утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Отсутствие графика отпусков карается штрафом работодателя на сумму от 30 000 до 50 000 руб. или приостановкой деятельности компании на срок до 90 суток (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Обязанностью работодателя является извещение о времени начала отпуска работника под роспись не позднее чем за две недели до его начала .

Таким образом, заявление работника на предоставление ежегодного отпуска (или его частей) не требуется, так как с заранее составленым графиком отпусков (с учетом пожеланий самого работника, которые должны были быть заблаговременно отражены в его собственноручном заявлении во время подготовки графика на будущий календарный год) он уже ознакомлен. Однако, жизнь часто вносит свои коррективы в наши планы и приходится их менять.
Какова процедура?

Иногда работник не хочет использовать все 28 календарных дней отпуска, а предпочитает разбить отпуск на части.

В этом случае работник должен написать заявление в произвольной форме, на основании которого составляется приказ и в график отпусков вносятся необходимые изменения.

На основании заявления работника руководитель организации издает приказ либо о внесении изменений в график отпусков, либо о внесении изменений в приказ о предоставлении сотруднику очередного ежегодного оплачиваемого отпуска.

В приказе указывается основание для переноса отпуска (по просьбе сотрудника, в связи с его болезнью и т. д. т срок, на который он переносится). Однако, в соответствии с ч. 1 ст. 124 ТК РФ, если временная нетрудоспособность наступила в период отпуска или в период исполнение работником во время отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы, приказ не требуется. Отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника..

Вносим изменения в график. Для отражения переноса отпусков в текущем календарном году в форме № Т-7 используются графы 8—9.

Реквизиты приказа руководителя об изменении даты начала отпуска указываются в графе 8 «Основание переноса отпуска» графика.

Графу 10 «Примечание» работник кадровой службы заполняет если в в текущем году отпуск работнику не предоставлялся (ч. 3 ст. 124 ТК РФ), работник был отозван из отпуска и его часть переносится на следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ) или отпуск работнику был продлен (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

В этом случае в графе 10 сотрудник кадровой службы указывает основания для отзыва из отпуска, его переноса или продления.

То есть, практически все изменения должны отражаться в графике отпусков. Но как правило, это на предприятиях не делается, а в большей степени работают по старинке и используется заявление работника на предоставление ему отпуска в тот период, когда у него возникает такая необходимость.

В конце хочу обратить ваше внимание на разъяснение начальника Правового управления Федеральной службы по труду и занятости И. Шкловца о необязательности внесения изменений в график отпусков

«…Нужно ли вносить изменения в график отпусков в связи с переносом отпуска, а также в связи с увольнением или приемом новых сотрудников?..»
Из письма главного бухгалтера Ирины Логиновой, г. Владимир

Ирина, трудовое законодательство не требует обязательно вносить изменения в график отпусков, но и не запрещает. Если для управленческого учета вам нужна достоверная информация о графике отпусков, то можно скорректировать график.

При переносе отпуска на другое время изменения в график утверждает сотрудник, ранее подписавший график, например руководитель компании или другой уполномоченный на это специалист. В графике отпусков заполняют графы 8 и 9, в которых указывают причину переноса отпуска и его предполагаемую дату, а в графе 8 – еще и документ, на основании которого отпуск отложен. Это может быть заявление работника о переносе отпуска в произвольном виде, если инициатором является сам сотрудник. Или же приказ о переносе отпуска, когда его сроки сдвигаются по инициативе работодателя.

При приеме на работу новых сотрудников дополнять график отпусков можно в том же порядке, в котором компания его утверждала. А при увольнении вообще нет необходимости менять график отпусков.

График отпусков на 2016 год утверждён в декабре 2015 года. Эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ ответили на вопрос о том, требуется ли составление и утверждение графика отпусков на работников, прибывших в течение 2016 года (в январе, марте и т.д.), или они пойдут в отпуск в 2016 году по личному заявлению

04.04.2016

Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (часть перваяст. 123 ТК РФ). Таким образом, согласно требованиям законодательства в любой организации не позднее 17 декабря каждого года должен быть утвержден график отпусков, в соответствии с которым определяются очередность и время предоставления отпусков работникам организации на следующий год.

В то же время после утверждения графика отпусков в организацию могут быть приняты на работу новые сотрудники. По общему правилу, установленному ст. 122 ТК РФ, право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Кроме того, отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время, то есть до истечения шести месяцев с момента устройства на работу к данному работодателю (ст. 123 ТК РФ). Таким образом, на практике может сложиться ситуация, когда сотруднику, принятому на работу уже после утверждения графика отпусков, должен быть предоставлен отпуск, а он не предусмотрен утвержденным графиком.

Надо ли вносить изменения в график отпусков?

По вопросу документального оформления предоставления отпуска в таком случае нет каких-либо официальных разъяснений. Специалисты же высказывают различные точки зрения относительно данной ситуации.

Например, есть мнение, что при наличии большого штата сотрудников или при высоком уровне текучести кадров отпуск можно предоставить на основании заявления сотрудника, не дополняя и не изменяя утвержденный график отпусков (смотрите статью О.Н. Русаковой "Как избежать трудового спора по поводу отпуска?" Зарплата, N 6, июнь 2007 г.).

Работодатель, разделяющий данную точку зрения и действующий в соответствии с ней, может не изменять утвержденный график отпусков. При этом сторонами должен быть письменно согласован период предоставления отпуска. Это можно сделать непосредственно в трудовом договоре или оформить путем проставления визы руководителя организации на заявлении работника, в котором он выражает свое пожелание о времени предоставления отпуска. Однако, на наш взгляд, в этом случае работодателем не будут соблюдены требования трудового законодательства о порядке предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков.

Наиболее правильной нам представляется позиция, разделяемая большинством специалистов, в соответствии с которой вопрос о дате отпуска администрации необходимо решать при приеме на работу, после чего вносить соответствующие изменения и дополнения в график отпусков (смотрите статью В. Егорова "Унификация на грани фикции" Новая бухгалтерия, выпуск 8, август 2004 г.; статью Е.А. Котко "Основной ежегодный оплачиваемый отпуск" Налоговый вестник, N 9, сентябрь 2006 г.; Вопрос: "С начала 2007 г. мы принимали на работу новых сотрудников. Какова должна быть продолжительность их отпуска в этом году? Надо ли их включать в график отпусков?" (Кадровик. Трудовое право для кадровика, N 6, июнь 2007 г.); статью И. Семенченко "График отпусков" (журнал "Кадровый вопрос", N 7, июль 2015 г.)).

Позиция, высказываемая по данному вопросу представителями Роструда, противоречива. Так, в ряде случаев представители ведомства указывают, что график отпусков в принципе регулирует предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков применительно только ко второму и последующим годам работы сотрудников. Исходя из этого вносить в график отпусков какие-либо изменения в отношении вновь принятого работника не требуется, так как работодатель обязан предоставить такому работнику отпуск за первый рабочий год по окончании шестимесячного срока (смотрите ответ начальника отдела надзора и контроля по вопросам оплаты труда Федеральной службы по труду и занятости И.И. Дудоладова в журнале "Упрощенка", N 10, октябрь 2013 г., а также ответ на Вопрос: Устроен на работу с 20.12.2013. После 6 месяцев работы в этой организации написал заявление на отпуск, но директор регионального подразделения не хочет ставить визу. В отделе кадров мне сообщили, что я не включен в график отпусков. Что мне делать? Как мне можно уйти в отпуск? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.)). В иных своих разъяснениях представителями Роструда указывается на обязанность работодателя внести соответствующие изменения в график отпусков после принятия нового сотрудника на работу (смотрите ответ на Вопрос: Обязан ли работодатель предоставить работнику по его заявлению оплачиваемый отпуск через 6 месяцев работы в организации, если данный работник не был включен в график отпусков, т.к. поступил на работу после его составления? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.); ответ на Вопрос: Имеет ли право работник использовать первую часть отпуска после 6 месяцев отработанного времени без графика отпусков, так как он был принят на работу позже утверждения графика отпусков и без согласия работодателя, так как того не устраивает, что работник хочет уволиться после этого отпуска? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.)).

По нашему мнению, при предоставлении отпуска работнику работодатель должен руководствоваться общими нормами Трудового кодекса РФ, устанавливающими порядок предоставления отпусков. Если строго следовать положениям ст. 123 ТК РФ, согласно которым отпуска работникам предоставляются в соответствии с обязательным для обеих сторон трудового договора графиком отпусков, то при приеме на работу новых сотрудников работодателю следует внести соответствующие изменения в такой график.

Как скорректировать график отпусков?

Необходимо отметить, что действующим законодательством прямо не урегулирован вопрос о порядке внесения изменений и дополнений в график отпусков. Полагаем, что такие изменения возможно включать в график отпусков в порядке, установленном для утверждения самого графика. То есть перед тем, как утвердить вносимые в график отпусков изменения и дополнения, работодателю необходимо согласовать их с представительным органом работников (при его наличии в организации). Поэтому наиболее целесообразным вариантом внесения дополнений в график отпусков представляется составление к основному утвержденному графику отпусков дополнительного графика, в котором будут указаны вновь принятые работники и периоды их отпусков.

График отпусков – обязательный документ, который составляется работодателем перед началом нового года. Бывают случаи, когда возникает необходимость внести изменения в график отпусков после его утверждения. Как перенести отпуск, не нарушая производственный процесс и действуя в согласии с пожеланиями сотрудника? Как вносятся изменения в график отпусков? Как осуществить перенос отпуска по закону? Возможен ли перенос отпуска по соглашению работника и работодателя? И каков порядок изменения графика отпусков?

Из этой статьи вы узнаете:

как вносятся изменения в график отпусков?
как осуществить перенос отпуска по закону?
возможен ли перенос отпуска по соглашению работника и работодателя?
каков порядок внесения изменений в график отпусков?

Как внести изменения в график отпусков

Работодатель определяет очередность предоставления ежегодных отпусков с помощью обязательного документа - графика отпусков. Согласно действующему законодательству (), данный документ должен быть составлен не позднее, чем за две недели до начала календарного года. При составлении графика отпусков учитываются пожелания сотрудников о предполагаемом времени отдыха , а также мнение выборного профсоюзного органа. Согласование графика отпусков с профсоюзом происходит согласно Статье , которая устанавливает порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов.

График отпусков составляется кадровой службой организации с использованием унифицированной формы , утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1, или собственной формы организации.

Согласно действующему трудовому законодательству, работодатель не обязан предоставлять персонал график отпусков для ознакомления. Разработанный кадровой службой документ утверждается руководством компании с учетом мнения профсоюза и передается в кадровую службу. Однако работодатель обязан уведомить каждого сотрудника о наступлении отпуска не позднее чем за две недели.

Изменения в графике отпусков допустимы, но ни работник, ни работодатель не вправе вносить в утвержденный документ правки в одностороннем порядке (Определение Конституционного Суда РФ от 17 ноября 2009 № 1385-О-О). График отпусков обязателен для обеих сторон, соответственно, изменения в него вносятся по соглашению работника и работодателя.

Когда вносятся изменения в график отпусков

Действующим законодательством не запрещено корректировать утвержденный график отпусков. Как правило, изменения вносятся в результате того, что не все сотрудники могут заранее спланировать время отдыха. Иногда отпуска ключевых специалистов накладываются друг на друга, и кто-то из них вынужден переносить время отдыха. Кроме того, причиной для переноса отпуска может стать временная нетрудоспособность работника.

Прием в коллектив новых сотрудников также может влиять на правки в графике отпусков, т.к. каждый новый специалист, отработав в компании полгода, получает право на очередной оплачиваемый отпуск. Пожелания этих сотрудников касательно времени отпуска могут не быть учтены при составлении графика. Основания для переноса или продления отпуска определены Трудовым кодексом и перечислены в статьях и .

Перенос отпуска по закону: вносим изменения в график отпусков

Порядок внесения изменений в график отпусков трудовым законодательством не установлен. Случаи, когда перенос или продление отпуска законно, определяются статьей . Трудовой кодекс содержит следующие основания для изменения продолжительности отпуска или его переноса на другие даты с учетом пожеланий работника:

временная нетрудоспособность сотрудника в период отпуска

Согласно Пункту 18 Правил об очередных и дополнительных отпусках № 169, утвержденные НКТ СССР 30 апреля 1930 года (применяются в части, не противоречащей ТК РФ), если временная нетрудоспособность наступила во время отпуска, то сотрудник может вернуться на работу позже на соответствующее количество дней. Работник обязан уведомить работодателя о болезни и подтвердить нетрудоспособность документально.

исполнение работником во время государственных обязанностей (если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы)

Кроме того, основанием для внесения изменений в график отпусков могут стать и другие случаи, предусмотренные трудовым законодательством или локальными нормативными актами .

Если работодатель не уведомил сотрудника о предстоящем отпуске в отведенный для этого срок, сотрудник имеет право подать заявление о переносе отпуска.

Еще одним основанием для внесения изменений в график отпусков является наличие исключительных обстоятельств, когда предоставление отпуска сотруднику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации. Сделать это можно только с согласия сотрудника ().

Если работодатель вынужден отозвать сотрудника из ежегодного оплачиваемого отпуска , то его неиспользованная часть может быть перенесена на удобное для работника время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год ()

Изменения в графике отпусков в связи с переносом отпуска по соглашению работника и работодателя

Наиболее частой причиной переноса отпуска является желание самого сотрудника. Если у него внезапно возникли причины для изменения дат отпуска, не предусмотренные трудовым законодательством (например, семейные обстоятельства), сотрудник вправе обратиться к работодателю с заявлением о внесении изменений в утвержденный график отпусков.

Заявление о переносе отпуска пишется в свободной форме с указанием новой даты начала отпуска и продолжительности отпуска в календарных днях.

После подачи заявления об изменении даты начала отпуска, работодатель должен рассмотреть возможность внесения изменений в график отпусков и принять решение: пойти навстречу сотруднику и изменить даты или отказать в переносе времени отпуска. Если работодатель принял положительное решение, он должен издать приказ о переносе даты отпуска и внесении изменений в график отпусков.

Иногда для переноса отпуска, исходя из пожеланий сотрудника, работодателю может потребоваться ходатайство руководителя подразделения о том, что перенос отпуска не будет иметь негативных последствий для компании.

Если работник не получил согласия работодателя на перенос отпуска и отправился отдыхать, руководитель имеет полное право уволить такого сотрудника за прогул (апелляционное определение Свердловского областного суда от 12.08.2014 по делу № 33-10555/2014).

В общем случае действия работодателя по переносу отпуска можно свести к следующему алгоритму:

выяснить у сотрудника причины переноса отпуска
достигнуть соглашения с работником и его непосредственным руководителем о периодах и конкретных датах начала перенесенного неиспользованного ежегодного основного отпуска
зафиксировать договоренность
выпустить приказ о внесении изменений в график отпусков
внести изменения

Порядок внесения изменений в график отпусков

Приказ о внесении изменений в утвержденный график отпусков составляется в произвольной форме. В приказе необходимо указать основание переноса даты начала отпуска (заявление сотрудника), старую дату начала отпуска, новую дату и продолжительность отпуска в календарных днях. Кроме того, этим же приказом работодатель обязывает руководителя отдела кадров или другое ответственное лицо внести соответствующие изменения в график отпусков.

В случае внесения изменений в утвержденный график отпусков на основании соглашения между сотрудником и работодателем, правки в документ вносятся с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлении Госкомстата России 05.01.2004 № 1).

Унифицированная форма содержит графы для внесения соответствующих изменений:

Период фактически использованного сотрудником отпуска (при изменении его продолжительности)

График отпусков является важным и необходимым документов в организации. У каждого сотрудника есть право в соответствии с ТК РФ на получение ежегодного оплачиваемого отпуска, причем планируется он заранее, на будущий год с учетом пожеланий всех работников организации. Утвердить график необходимо за 2 недели до наступления следующего года (ТК РФ ст. 123, ч.1). Но что если в течение следующего года необходимо внести в него коррективы и изменения, как поступить в этом случае?

Обратим ваше внимание, что довольно важно, чтобы информация в была актуальной по каждому сотруднику организации. Любая организация может быть проверена трудовыми инспекторами и неверный или не актуальный график может стоить довольно дорого!

Так инспекторы могут выписать штраф, согласно КоАП ст. 5.27, сумма которого может составлять от 30 до 50 тысяч рублей на организацию, а ответственное лицо за составление данного документа может быть оштрафовано от 1 до 5 тысяч рублей. Кроме того, инспектор вправе даже приостановить деятельность организации-нарушителя сроком на 90 суток.

Конечно же штрафы и приостановление деятельности организации это весьма крайние меры, как правило, инспектор первоначально выписывает предупреждение, согласно которому вы должны будете исправить обнаруженные нарушения. Оказанные выше меры применяются, в основном, в том случае, если вы проигнорировали предписание и не внесли исправления и коррективы.

Не стоит уповать на то, что все обойдется, лучше по максимум предотвратить любую возможность придраться к вам со стороны проверяющих органов. Рассмотрим методы внесения корректив.

Варианты внесения изменений в график отпусков

И так, каким образом можно внести коррективы в утвержденный в график отпусков? Вариантов не так уж и много, всего два:

Утвердить новый график отпусков с учетом внесенных изменений, учитывая новых и уволенных сотрудников.
Путем издания дополнений к существующему графику. Для этого, в унифицированной графика указывается название, например, с такой формулировкой: «График отпусков. Дополнение №…». Чтобы не запутаться, при наличии нескольких дополнений лучше указывать их нумерацию с начала года и дату актуальности.

Первый вариант имеет небольшой плюс в том, что в нем проще найти необходимую информацию, так как все сотрудники, а также даты отпусков содержатся в одном списке. Но у инспектором по труду могут возникнуть при этом вопросы, что в организации составлено сразу несколько графиков, а не один на год, как это упоминается в законодательстве. Внесение корректив вторым способом решает эту проблему, именно этим вариантом лучше пользоваться на деле.

Что первый, что второй вариант подразумевает под собой одинаковый порядок действий по утверждению корректив в графике отпусков. Прежде всего необходимо получить согласие руководителей подразделений, далее при наличии профсоюза — его одобрение, а после этого документ подписывается у директора организации. Помимо этого издается приказ о внесении изменений в график отпусков, с указанием причины изменения, например, «В связи с приемом на работу с 3 февраля 2016 года Семену В.А.».

Резюме: Более предпочтительно и менее рискованно применять 2-й метод внесения корректив в график отпусков. Для решения проблемы уволенных сотрудников можно делать соответствующие пометки в «Примечании», колонка 10.

Разъяснение некоторых нюансов

Если в организации появляются новые сотрудники, то необходимо вносить изменение в ранее утвержденных график отдыха сотрудников. Однако это необходимо делать лишь для тех сотрудников, которые принимаются в первом полугодии. Связано это с тем, что работник имеет права на отпуск после того, как он проработает в организации не менее шести месяцев, таким образом, коррективы уже можно будет внести в график на будущий год.