Электронные документы: нужна ли их распечатка? Как распечатать налоговую декларацию не имея дома принтера

16.06.2019

Всё большее число физлиц, которые самостоятельно обязаны отчитаться о своих доходах за 2017 год, выбирает специальное бесплатное приложение от ФНС, чтобы в 2018 году заполнить и сдать декларацию о своих доходах за 2017 год. Наша консультация посвящена заключительному этапу работы с приложением «Декларация 2017»: как сохранить 3-НДФЛ из программы, а также вывести ее на печать.

Возможности программы ФНС

Программу для заполнения 3-НДФЛ за 2017 год на официальном сайте Налоговой службы России можно скачать по (приведена с индексом для г. Москвы):

Тех, кто в силу закона обязан самостоятельно декларировать свои доходы, закономерно интересует вопрос: как сохранить декларацию 3-НДФЛ из программы ФНС и в принципе не потерять введенные данные о себе, своих доходах, затратах (ИП), а также вычетах.

Так вот: ее работа организована таким образом, что при запуске приложение автоматически формирует пустую декларацию. Причем в любой момент можно:

сохранить введенные данные на диск;
загрузить ранее сохраненную декларацию;
сформировать новую 3-НДФЛ.

Каждый раз при очередном открытии в заголовке окна будет показано имя, которые вы дали файлу с 3-НДФЛ за 2017 год.

Сохранение

Важно понимать: приложение ФНС работает по такому принципу, что не даст просто так исчезнуть уже введенным в 3-НДФЛ сведениям. Даже если вы случайно или специально:

нажмёте одномоментно Alt и F4;
щелкните на крестик в правом верхнем углу окна;
выберите в главном меню пункт Файл – Выход.

В этих случаях – когда в заполняемой 3-НДФЛ есть несохраненные изменения – программа автоматически выдаст запрос на сохранение ее в файл. При утвердительном ответе появится запрос на имя и местонахождение сохраняемого файла (если имя еще не было выбрано).

При выборе в главном меню опции «Файл» вылезет подменю такого содержания:

Возможности подменю «Файл»
Опция	Что дает
Создать	Формирует новую декларацию. При этом, если одновременно открыта другая декларацию и изменения в нее внесены, но не сохранены, появится предложение об их сохранении. Согласно своему внутреннему устройству, каждый свой старт программа начинает с создания новой декларации. То есть можно вводить и изменять данные в разных 3-НДФЛ.
Открыть	Дает возможность открыть файл с 3-НДФЛ, которая была ранее введена и сохранена. При этом, если одновременно открыта другая декларация и изменения в нее внесены, но не сохранены, появится предложение об их сохранении.
Сохранить	Позволяет сохранить активную декларацию в файл
Сохранить как…	Запросит имя и месторасположение файла для сохранения на вашем компьютере, ноутбуке
Выход	Позволяет уйти из программы

Обратите внимание: все эти опции продублированы на панели инструментов.

Вот ещё одна важная инструкция для заполнения 3-НДФЛ в приложении от ФНС: если после выбора опций Создать/Открыть/Сохранить вы подтвердили запрос на сохранение изменений, но при этом не ввели имя файла, система всё же выдаст диалог с запросом имени и места расположения на ПК нового файла. То есть уже введённые сведения никуда не исчезнут.

Не все знают, что программа «Декларация 2017» позволяет сформировать файл с отчётом 3-НДФЛ за 2017 год для налоговой инспекции в электронном виде. Чтобы потом отослать его через:

Личный кабинет физлица на официальном сайте ФНС России.
Портал госуслуг – www.gosuslugi.ru.

Получить такой файл можно с подходящим для отправки в ИФНС расширением xml. Для этого на панели инструментов нужно кликнуть по клавише «Файл xml»:

Второй способ – это выбрать «Декларация» – «Экспорт в xml»:

Распечатка

Теперь о том, как распечатать декларацию 3-НДФЛ из программы ФНС. Отметим, что при установке программы она предложит отдельно установить так называемый модуль печати. А принтер может быть как реальным, так и виртуальным.

Первый способ – через подменю «Декларация» (см. рисунок выше).

Возможности подменю «Декларация»
Опция	Что дает
Просмотр	Предварительный просмотр сформированной декларации в том виде и объеме, в котором она будет напечатана, если будет выбрана «Печать»
Печать	Печать выбранной 3-НДФЛ
Экспорт	Перемещает данные текущей декларации в файл в утвержденном ФНС формате для отправки в инспекцию по электронным каналам
Проверить	Анализ сформированной декларации на полноту и соответствие введенных данных

Второй способ, как распечатать 3-НДФЛ с программы заключён в следующем. В главном окне приложения на панели инструментов кликните «Просмотр»:

Потом вы увидите череду листов сформированной вами декларации 3-НДФЛ за 2017 год:

Если в главном окне программы на панели инструментов выбрать «Печать», то 3-НДФЛ будет распечатана целиком. А в режиме «Просмотр» можно выбирать для печати нужные страницы, если нажать на кнопку с изображением принтера без галочки».

Что касается кнопок с изображением дискет, то они позволяют сохранить печатные страницы в файл с расширением TIF: в один многостраничный либо в каждый файл по странице.

Имейте в виду: распечатанные бланки 3-НДФЛ содержат штрихкод и символы «+». Это нормально для так называемого машинно-ориентируемого бланка. Проще говоря, данные символы нужны для считывания информации сканером. Отказать в принятии такой декларации инспекция не вправе.

Когда нет принтера

Частая проблема, когда на ПК установлена программа «Декларация» для заполнения 3-НДФЛ за 2017 год, однако принтера нет. Можно ли сохранить заполненный бланк для печати на другом компьютере, где не установлено это приложение ФНС?

Никакой проблемы в этом нет. Просто в режиме «Просмотр» кликните на кнопку с изображением дискеты. Модуль печати создаст файл с расширением TIF. Его можно будет вывести на печать в любом месте. Там, где удобно.

Получать актуальную информацию об объектах имущества и транспортных средствах, о суммах начисленных и уплаченных налоговых платежей, о наличии переплат, о задолженности по налогам перед бюджетом.
Контролировать состояние расчетов с бюджетом.
Получать и распечатывать налоговые уведомления и квитанции на уплату налоговых платежей.
Оплачивать налоговую задолженность и налоговые платежи через банки – партнеры ФНС России.
Скачивать программы для заполнения декларации по налогу на доходы физических лиц по форме № 3-НДФЛ, заполнять декларацию по форме № 3-НДФЛ в режиме онлайн, направлять в налоговую инспекцию декларацию по форме № 3-НДФЛ в электронном виде, подписанную электронной подписью налогоплательщика.
Отслеживать статус камеральной проверки налоговых деклараций по форме № 3-НДФЛ.
Обращаться в налоговые органы без личного визита в налоговую инспекцию.

Оплата налогов через личный кабинет налогоплательщика: пошаговая инструкция

Оплачивать сбор через индивидуальный кабинет можно будет после получения данных для входа на сервис. По ним нужно будет один раз зайти на сайт. Затем можно изменить их на свои собственные данные. После этого налогоплательщик получит возможность распечатывать квитанции для оплаты их в финансовом учреждении или платить онлайн.

Где взять или распечатать квитанцию на оплату транспортного налога

Фамилию, имя, отчество, ИНН.
Далее следует выбрать тип госпошлины – налог на транспортное средство.
Указать адрес проживания автовладельца, сумму налога.
Выбрать способ оплаты – наличный или безналичный расчет. Кстати, если человек выбирает безналичный расчет, тогда он сможет оплатить налог в 2019 году без комиссии. Если же клиент нажал на кнопку «Наличный расчет», тогда ему откроется следующее окно, в котором нужно нажать на кнопку «Сформировать ПД».
В новой вкладке откроется документ в формате PDF, в котором и будет видна квитанция. После заполнения всех данных нужно определиться, как распечатать квитанцию на оплату транспортного налога физических лиц. Если документ в формате PDF не открывается, то вначале следует скачать программу Acrobat.
Дальнейшие действия понятны: нужно либо на месте распечатать квитанцию, либо сохранить ее на съемный носитель (если нет принтера) и распечатать в другом месте.

Возможности личного кабинета налогоплательщика

Все направляемые через интернет-ресурс документы будут подписываться электронной подписью руководителя и примут равнозначную силу с бумажным вариантом, подписанным руководителем и заверенным печатью организации. Поэтому полученные из инспекции требования, например, об уплате налогов, являются обязательными к исполнению.

Компьютерная грамотность с Надеждой

Письмо на e-mail приходит не сразу, нужно подождать минут 10-15. Впрочем, здесь раз на раз не приходится и поэтому возможны разные варианты. С другой стороны, откладывать подтверждение своего e-mail не стоит: потом вылетит из головы и вопрос с регистрацией личного кабинета останется «висеть в воздухе».

Где получить квитанцию на оплату транспортного налога

ФНС РФ, осуществив все необходимые расчеты, в конверте отправляет уведомление об оплате госпошлины с приложенной к нему квитанцией на адрес регистрации автовладельца. Оба документа составляются по особым правилам. В уведомлении обязательно содержатся сведения о:

Как зарегистрироваться в налоговой, создать, работать в кабинете налогоплательщика, вход на налог ру

Если логин и пароль были Вами получены ранее, но Вы их утратили, следует обратиться в любую инспекцию ФНС России с документом, удостоверяющим личность, и свидетельством о постановке на учет физического лица (оригиналом или копией)/уведомлением о постановке на учет.

1. На главной странице системы Контур.Экстерн перейти в раздел «Новое», выбрать пункт «Требования» > «Все требования». Далее кликнуть по нужному требованию в списке.

2. В открывшемся окне нажать на кнопку «Ответить на требование». Кнопка становится активной после отправки квитанции о приеме. Затем выбрать «Отправить истребуемые документы».

3. В следующем окне следует выбрать, каким способом будут добавлены документы. Добавить готовые файлы можно, нажав на ссылку «Загрузить с компьютера»(также можно перетащить нужные файлы в появившееся поле). Если для обмена документами между контрагентами используется Диадок, то в появившемся окне можно нажать ссылку «Выбрать в Диадоке».

4.В появившемся окне следует выбрать файлы для загрузки и нажать «Открыть».

В опись можно добавить документы в виде скан-копий (файлы с расширениемjpg, tif, pdf и др.), а также документы в виде xml-файлов (файлы с расширением xml).

Добавить недостающие файлы можно и на следующем шаге.

Согласно формату описи, утвержденному приказом от 18 января 2017 г. N ММВ-7-6/16@ , в описи можно передать следующие виды документов:

В виде скан-образов любой документ (название документа абонент может указать самостоятельно в соответствующем поле)
В виде xml-файла любой документ у которого есть КНД (код налоговой декларации).

5. Начнется загрузка и распознавание выбранных файлов. По окончании процесса на экране отобразится список загруженных документов.

При необходимости можно добавить недостающие документы с помощью кнопки «+Еще документы».

Чтобы удалить лишние файлы, следует навести мышкой на строку с ненужным документом и нажать на кнопку «Удалить» справа в строке.

6. После загрузки необходимо приступить к редактированию добавленных документов. Для этого следует нажать на ссылку с названием загруженного файла.

Документы в виде скан-образов

В окне редактирования следует выбрать вид загруженного документа. В зависимости от выбранного вида, появятся поля, которые следует заполнить. Обязательные для заполнения является пункт требования.

Пункт требования — в данном разделе указывается номер пункта, под которым документ указан в требовании в виде 1.ХХ или 2.ХХ. Согласно формату, первая цифра порядкового номера может принимать только одно из двух значений — либо 1, либо 2. Далее через точку указывается ХХ — двузначный порядковый номер добавляемого документа.

1.ХХ указывается для направляемых в описи документов (указанных в требовании), а 2.ХХ — для направляемой информации, запрашиваемой в требовании (не являются конкретными документами и обычно в требовании выделяются отдельно от документов).

Если загруженный документ состоит из нескольких страниц, то следует объединить их, нажав кнопку «Соединить»

И наоборот, лишние страницы следует выделить в новый документ, нажав кнопку «Разделить».

После того как все пункты будут заполнены, следует нажать кнопку «Следующий документ», после чего откроется следующий загруженный документ. Чтобы перейти к списку загруженных файлов, следует нажать на кнопку в правом верхнем углу либо на серый фон.

Документы в виде xml-файлов

В отличие от скан-копий документы в виде xml-файлов практически не требуют редактирования. После их загрузки следует заполнить пункт требования — номер пункта, под которым документ указан в требовании в виде 1.ХХ или 2.ХХ. Согласно формату, первая цифра порядкового номера может принимать только одно из двух значений — либо 1, либо 2. Далее через точку указывается ХХ — двузначный порядковый номер добавляемого документа.

Вместе с xml-файлами счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, акта приемки-сдачи работ (услуг), а также товарной накладной (ТОРГ-12), должны передаваться и файлы подписи sgn. Xml-файлы и соответствующие им файлы подписи sgn следует выгружать из той программы, в которой ведется электронный документооборот с контрагентами (например ).

Остальные документы, которые можно передавать в описи в виде xml-файлов (книга покупок, книга продаж, журнал полученных и выставленных счетов-фактур, дополнительный лист Книги покупок, дополнительный лист Книги продаж), передаются без файлов подписи.

Например, чтобы передать в описи товарную накладную в виде xml, следует добавить 4 файла — два из них должны иметь расширение xml (титул продавца и титул покупателя) и соответствующие им два файла подписи с расширением sgn.

После того как данные будут внесены, следует нажать кнопку «Следующий документ», после чего откроется следующий загруженный документ.

Чтобы перейти к списку загруженных файлов, следует нажать на кнопку в правом верхнем углу либо на серый фон.

Если в xml-файле будут обнаружены ошибки (например, «Не загружен титул покупателя», «Подпись к титулу покупателя не загружена», то следует загрузить недостающие документы. Также можно удалить такой документ и выгрузить его повторно из программы, в которой он формировался. После этого повторить загрузку в Контур.Экстерн.

7. Как только все необходимые документы будут отредактированы, следует перейти к списку и нажать кнопку «Перейти к отправке».

Кнопка будет неактивна до тех пор, пока напротив каждого загруженного документа не появится статус «Готов к отправке».

После отправки описи статусы обработки будут меняться следующим образом:

«Отправлен» — документы отправлены в налоговый орган. Дата отправки подтверждена. В системе будет отображаться дата и время отправки описи.
«Доставлен» — документы доставлены в налоговый орган, поступило «Извещение о получении»;
«Принят» — документы приняты налоговым органом, поступила «Квитанция о приеме». В системе будет отображаться дата и время получения квитанции из ИФНС.
«Отклонен» — документы не приняты налоговым органом, поступило «Уведомление об отказе». В системе будет отображаться дата и время получения уведомления из ИФНС.

Финансовые документы - бумаги с важной информацией, зарегистрированные должным образом. Они представляют ценность для учреждений или предприятий. Для правильного оформления и хранения их подшивают определенным образом. Минфин выпустил рекомендации по сшиванию бумаг нитками в архив и для налоговых органов. К процедуре предъявляют определенные требования.

Вид представление документов

Во время налогового контроля налогоплательщик обязан представить все требуемые документы. Существует несколько способов:

лично, представителем;
заказным письмом;
в электронном виде через личный кабинет в ФНС или при помощи телекоммуникационных каналов связи.

Способ представления организация выбирает сама. Бумажные экземпляры сдают в виде заверенных копий. Налоговый орган всегда может потребовать оригиналы для ознакомления. Это возникает при обнаружении несоответствия сведений.

Заверенные копии сшивают определенным образом.

Сроки предоставления документов

Истребованные налоговыми органами документы во время камерных и выездных проверок предоставляют в десятидневный срок (20 дней для консолидированной группы). Если такой возможности нет, то просят отсрочку. Делают это на следующий день после получения требования. Обязательно указывают причины и новые сроки. По закону налоговики не имеют право отказать в продлении срока при ходатайстве налогоплательщика. ИФНС сама определяет период продления, учитывая причины, объемы и др.

При встречной проверке срок сокращают до 5 дней. Но его так же можно продлить при предъявлении ходатайства.

Зачем сшивать

Точных инструкций по сшиванию документов не существует, но в каждом учреждении предусмотрены специальные нормы. Это помогает избежать потери важных документов и быстро найти нужную информацию среди множества бумаг.

Подавать сшитые документы следует в следующие организации:

при отчетности в налоговые органы;
при передаче дел в суде;
при сдаче документов в архив;
при подаче на участие в тендерах;
при передаче в банк заверенных копий бумаг.

Для сшивания потребуются инструменты:

степлер и скобы;
иголка, шило и нитки;
специальные механические устройства.

Сшивают документы, общий объем которых более одной страницы.

Как видно, существует несколько вариантов сшивания. Однако в некоторые учреждения требуют использование только ниткой. Это является мерой безопасности: заменить сшитые листы, закрепленные печатью, невозможно.

Требования к сшиванию

На сегодняшний день нет одной инструкции по сшиванию документов. Однако в нормативных документах существует описание оформления для различных учреждений:

Приказ Росархива №76. Методические рекомендации по делопроизводству в исполнительной власти, федеральных органах.
ГОСТ Р51141-98. Методические рекомендации по разработке инструкций делопроизводства.
Требования №110 26.02.2004. Нормы при регистрации предприятия.
Методические разъяснения по заполнению документов при регистрации юрлица (третий абзац первой статьи).
Типовая инструкция делопроизводства. Правила и нормы оформления бумаг.
Инструкция ЦБ. Основные нормы оформления делопроизводства в ЦБ.
Методические разъяснения по заполнению отдельных форм.

Разница между сшиванием оригиналов и копий в том, что концы ниток в стопки с копиями не заклеивают бумагой и не ставят печать. исключением будет для налоговых проверок.

Оформление в архив

Перед сшиванием документов готовят общую опись, которая будет состоять содержать:

наименование документа;
дату составления описи;
небольшую аннотацию;
опись в форме таблицы с порядковыми номерами, названиями, датами и примечанием;
количество листов прописью и цифрами;
подпись делопроизводителя.

Составление документа будет поэтапное:

Подготовка. Все листы складывают в определенном порядке ровной стопкой. Создают обложку и номеруют все листы.
Сшивание. Выбрать метод сшивания и прошить листы дважды. Нитки завязывают на крепкий узел.
Заверение. После создания единого документа его заверяют подписью руководитель и делопроизводитель.

Нумерация страниц не допускает исправлений. При пропуске страниц можно использовать нумерацию из цифр и букв при разрешении принимающей документы организации.

Особенность сшивания для налоговых органов

Налоговая служба является серьезным органом, требующим регулярных отчетов. Она имеет право самостоятельно проверить всю предоставленную документацию на правильность оформления и оригинальность. Налоговый инспектор будет требовать только заверенные документы. Все копии обязаны быть точными дубликатами оригинала и содержать заверяющие реквизиты, имеющие силу в юридическом аспекте. Копии прошивают аналогично оригиналам.

Некорректно сшитые документы любые службы откажутся принимать.

Число страниц в одном сшитом документе не должно превышать 150 листов. Нумерации начинается с первого листа и идет непрерывно по всему документу. Прошивают в 2 или 4 слоя. Связанные нитки прикрепляют листком на заднюю часть документа, который закрывает узел и место прошивки. Наклейка должна быть небольшой - до 5х5 см. На ней обязательно ставят заверительную подпись, объем страниц, ФИО руководителя и печать организации.

В налоговые органы вместе с шитыми бумагами подают сопроводительное письмо с подробным указанием содержания и количеством бумаг.

Сшивание нитками

Важность процесса сшивания в том, что оно определяет корректность оформления документов. Делопроизводитель должен знать все процессы, которые будут происходить с шитыми бумаги. Специалист должен пройти курс дисциплины «Документоведение». Она ознакомит с важными нюансами и позволит без опасений заниматься делопроизводительными процедурами.

Большинство предпринимателей сталкиваются с особенностями ведения документов впервые. Однако разобраться и научится самостоятельно вполне возможно.

Рассмотрим порядок сшивания нескольких листов. Понадобятся:

игла;
шило;
клей канцелярский;
шпагат, капроновая нить;
чистый лист бумаги.

Наиболее распространенным является сшивание на три отверстия. Технология не является нововведением. Еще с древних времен книги и бумаги сшивали при помощи нити и иголки. Сегодня прошивка не изменилась.

Начинают с проделывания трех отверстий. Для этого используют шило или дырокол. Отверстия должны быть отнесены от левого края на 2 см. Для прошивания берут большую и толстую иглу - «цыганскую». Обычные иглы быстро сломаются.

В иглу вдевают нитку 40 см. Если соблюдать последовательность, то ее хватит на два прошива. Это исключит протирание ниток во время длительного хранения или частых перемещений. Иглу вводят с задней стороны.

Прошивают снизу в отверстие посередине. Обязательно оставляют края (более 10 см) для дальнейшего связывания после прошивки.
Выводят иглу на лицевую часть, продев в среднее отверстие, и втыкают в верхнее отверстие, выводя нить на обратную сторону.
Проводим нить к дальнему отверстию по обратной стороне документа мимо среднего отверстия, вкалываем иглу, высовывая нитку на лицевую сторону.
Возвращают иглу с ниткой в среднее отверстие, с которого начинали прошивать.

Повторяют все операции еще раз.
С тыльной стороны связывают двойным узлом два конца нити.
Наклеивают на узелок небольшой листочек и заверяют документ подписями и печатями.

Наклейка и кончики ниток оставляют для того, чтобы было видно завязанный узелок.

Ошибки при сшивании

Наиболее распространены три ошибки:

Заклеивают узелок обычной бумагой. Для этого должна быть специальная заверительная бумага - папиросная. Она позволяет видеть наличие и целостность узелка.
Документы оформляют не по правилам. Готовить документы к подаче налоговым органом следует опытному человеку, неправильное оформление будет причиной возврата бумаг.
Применение любого клея: карандаш, ПВА и др. Обязательное условия подшивки для налоговых органов - использовать для приклеивания заверительной бумаги канцелярский клей.

Многостраничные документы должны отвечать следующим требованиям:

хорошо читается содержание, визы, даты;
со всех листов легко делаются копии;
прошивка не разлетается при чтении;
страницы имеют последовательную нумерацию с первого листа, указано их общее количество;
на обороте последнего листа или отдельном листе стоит заверительная подпись и поставлена печать.

Виды сшивания

Документы можно сшивать различным образом. Отличие будет заключаться в количестве отверстий:

Сшивание на 3 дырки используют для бумаг в налоговую службу и архив. Расстояние между дырочками должно быть 3 см. Сперва пробивают среднее отверстие, а уже от него отмеряют расстояние и пробивают еще два крайних. Переворачивают стопку и продевают нитку в среднее отверстие, оставив кончик на первой странице. Нитка должна идти далее в следующей последовательности: верхнее отверстие - нижнее - среднее. Далее кончики связывают и заклеивают.
Сшивание на 4 дырки применяют для регистрационных документов предприятия. Расстояние между отверстиями 1,5 см. После пробивания отверстий бумаги переворачивают тыльной стороной. Нитка должна проделать следующий путь: нижнее отверстие - крайнее нижнее отверстие - второе нижнее отверстие - второе верхнее - крайнее верхнее - второе верхнее. Завязывают узелок и заклеивают бумагой.
Сшивание на 5 дырок для бухгалтерской документации со сроком хранения более 10 лет. Прошивают бумаги подобно предыдущему методу - змейкой.

При прошивке строго соблюдают симметричность и вертикальность. Стежки должны быть ровными, а для этого все отверстия отмечают ровно под линейку. Завершающим этапом будет связывание нити одним крепким двойным узлом. Свободные края заклеивают.

На прошитых листах должны быть видны все визы, даты, а инспектор смог легко читать весь текст.

Где сшить документы

Сшивание является достаточно сложной и важной задачей. Если в штате нет документоведа, который знает все правила оформления и имеет опыт в сшивании, то можно обратиться в стороннюю организацию. Таких специалистов можно найти в типографии или архиве. Конечно, за их услуги придется заплатить, но работа будет выполнена качественно и быстро.

Сшивать листы лучше свободно, чтобы они легко открывались и можно снять с них копии.

Заверение документов для налоговой

Для налоговых органов заверять каждый лист не требуется. Достаточно поставить подписи на обратной стороне все прошивки.

Налоговая служба в любой момент имеет право запросить документы на проверку. Согласно ст. 93 НК предоставляют заверенные копии. Но там нет четкого указания в заверении и оформлении прошивки. Ранее чиновники требовали визировать каждый лист подшивки, а подписи ставили только на многостраничных документах. Однако с конца 2015 года Минфин разрешил использовать одну подпись для заверки подшивки в налоговую службу.

За границы наклейки должны выступать только концы ниток. На ней делают надпись «Все верно, пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью». Запись дополняют количеством листов в цифровой и прописной форме, должностью визировавшего копию сотрудника, подпись и расшифровку к ней, дату заверения. Если используется печать, то она должна захватить края наклейки, дату и подпись. Сегодня продаются готовые наклейки с требуемым текстом. Работнику только останется проставить от руки число листов, подпись и дату.

Если в компании используется печать, то копии можно заверить ей. Некоторые организации используют факсимильную подпись для ускорения процесса. Однако ГОСТ допускает только личную подпись, инспектор вправе оштрафовать за каждую по 200 рублей.

Налоговые органы не имеют право требовать нотариальную заверку каких-либо бумаг.

Последовательность проставления реквизитов заверения не зафиксировано в законодательных актах, но существует ряд дополнительных моментов:

Право на заверку копии имеет только руководитель организации или уполномоченное должностное лицо, работающее в организации. Даже доверенность на право удостоверения верности копии на имя стороннего лица не позволяет формально ему заверять подписью копии документов от имени компании.

Для того чтобы работник получил полномочия на заверение, их прописывают:

во внутренней документации (приказ, инструкция и др.);
в доверенности;
в трудовом договоре, так как заверка не только право, но и обязанность.

Делают отметку о местонахождения подлинника. Копию документов организации можно заверять, только если в ней хранится оригинал. Например, неправомерно заверять учредительные документы другой организации в сторонней компании.
Верность копии свидетельствуют подписью уполномоченного лица и печатью, если она имеется.

Сопроводительное письмо

Сшитые бумаги направляют с сопроводительным письмом. В нем указывают, на какое требование организация направляет документы, число подшивок и количество листов в каждой. Если не сделать этого, то высоки шансы отказа инспектора в приеме документов.

Чиновники не требуют составление описи в сопроводительном письме, но она повысит безопасность и исключит споры в будущем по поводу правильного предоставления документов. В одну подшивку лучше собрать однотипные документы: счет-фактуры, накладные и др. Компании легче проверить набор высылаемых бумаг, а инспектору удобнее проверять.

Без указания причины предоставления документов налоговикам трудно отследить исполнение организацией требований. Повышается риск получения штрафов за непредставление документов.

Сшивать документы для предоставления в налоговые органы требуется по определенным правилам, аккуратно и ровно. Обязательно должна быть наклейка с печатью, подписями, датой и количеством листов. К подшивке прилагают сопроводительное письмо с описью. Важно помнить, что неправильное и несвоевременное предоставление документов полагается штраф согласно ст. 126 НК.

При работе с электронными официальными бумагами между партнерами можно установить свои требования к правилам оформления документов, в том числе к сканам бумажных оригиналов. А вот при взаимодействии с официальными органами власти придется соблюдать требования чиновников. Надо отметить, что на законодательном уровне пока нет единых требований к сканированным бумагам, поэтому такие правила устанавливаются в каждом конкретном ведомстве самостоятельно.

Так, например, для подачи сканов в Арбитражный суд нужно учитывать, что документы, подаваемые через сайт, должны быть переведены в электронный вид в формат PDF. Цвет скан-копии должен быть черно-белый или серый. Если подписи в бумажном документе выполнены синей ручкой, важно, чтобы при сканировании такого документа было выбрано черно-белое решение. Кроме того, разрешение скана должно быть не менее 200 точек на дюйм (DPI). Очень важным является размер одного файла – он не должен превышать 10 Мб. Само собой, скан должен хорошо читаться, т. е. все надписи, печати, подписи должны быть различимы. При этом в каждом направленном вложении должно быть не более одного документа, такой файл должен иметь название, отражающее суть вложенного документа, и содержать количество страниц в нем. Например, название может быть таким: «Договор 15 от 12.12.2016 года 7л.pdf».

Требования к файлу

Единый портал государственных услуг, который на сегодняшний день позволяет компаниям решить многие свои вопросы не выходя из офиса, принимает сканированные документы, которые соответствуют определенным требованиям. Так, оцифровка бумаги должна включать в себя формирование электронных копий документов в формате TIFF, PDF. Кроме того, страницы, содержащие черно-белые и серые иллюстрации, сканируются в режиме 8-bit Grayscale (256 градаций серого) с разрешением 150 DPI или 300 DPI. Учтите, что страницы, содержащие цветные иллюстрации, сканируются в формате RGB (цветной режим) с разрешением 150 DPI или 300 DPI. Настройки яркости и контрастности производятся для достижения наилучшего результата в части четкости и цветности изображения и для оптимальной эффективности распознавания типографского текста. К тому же сканы должны открываться на просмотр стандартными средствами, предназначенными для работы с ними в среде операционной системы MS Windows 2000/XP/Vista/7/8 без предварительного вывода на экран каких-либо предупреждений или сообщений об ошибках. Не допускается в файлах устанавливать опцию запрета печати содержимого, также нельзя делать в них защиту паролем на открытие.

Обратите внимание

В письме ФНС от 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@ указано, что на сегодняшний день возможность отправки документов в xml-формате установлена только для некоторых видов бумаг. В том числе для счетов-фактур; журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур; книги покупок и книги продаж и дополнительных листов к ним, если они есть.

Учтите, в качестве основных форматов представления цифровых образов отсканированных документов должны использоваться TIFF и PDF. Использование других форматов не рекомендуется. Документы, состоящие из нескольких страниц, должны сканироваться в многостраничном режиме. То есть после оцифровки должен получиться один файл, содержащий образы всех страниц документа. В случае если документ состоит из одной бумажной страницы, допускается использовать формат JPEG. Формат PDF применяется для полного представления документа в электронном виде.

Мнение налоговиков

Особое мнение по вопросу цифровых документов имеется и у налоговых органов. Разрешено предоставить сканы от организации в порядке, определенном статьей 93 Налогового кодекса, в электронной форме (сканирование с сохранением реквизитов) по установленным форматам при условии заверения усиленной квалифицированной проверяемого лица или его представителя (абз. 4 п. 2 ст. 93 НК РФ). В письме ФНС от 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@ указано, что на сегодняшний день возможность отправки документов в xml-формате установлена только для некоторых видов бумаг. Во-первых, это счет-фактура, в том числе корректировочный; журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур; книга покупок и книга продаж и дополнительные листы к ним, если они есть. Во-вторых, это товарная накладная () и акт приемки-сдачи работ (услуг) (форматы рекомендованы приказом ФНС от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172@). В-третьих, документы о передаче товаров при торговых операциях, формат которых утвержден приказом ФНС от 30 ноября 2015 года № ММВ-7-10/551@. И в-четвертых, это бумаги о передаче результатов работ или оказании услуг, их формат утвержден приказом ФНС от 30 ноября 2015 года № ММВ-7-10/552@.

Формат описи

Приказом ФНС от 29 июня 2012 года № ММВ-7-6/465@ «Об утверждении формата описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи» разработан формат описи. Речь идет о списке документов, направляемых инспекторам в электронном виде по ТКС, который включает и форматы, указанные в описи, и документы, представленные в виде скан-образов. Возможность их представления в виде сканированных копий установлена для следующих документов: договор, в том числе дополнения и изменения; спецификация, калькуляция, расчет цены и стоимости; акт приемки-сдачи работ и услуг; счет-фактура, в том числе корректировочный; товарно-транспортная накладная; товарная накладная ТОРГ-12; грузовая таможенная/транзитная декларация, в том числе добавочные листы к ним. На данный момент указанный перечень документов является исчерпывающим.

Проект приказа

Если документы составлены по форматам, установленным ФНС, они могут быть направлены в инспекцию в электронном виде с использованием любого программного обеспечения, в том числе с использованием системы электронного документооборота «Контур-Архив». ФНС уже разработала требования к формату материалов, составленных на бумажном носителе, и представляемых сканов. Эти требования касаются представления документов инспекторам по запросу согласно пункту 2 статьи 93 НК РФ. В настоящее время подготовлен проект приказа Службы, которым планируется утвердить требования к формату сканов.

Планируется установить следующие требования: документ, оформ-ленный на бумаге и истребованный ревизорами, преобразуется в электронный образ путем сканирования с сохранением реквизитов документа. Сам скан формируется в виде файлов изображений в формате TIFF, JPG, PDF, PNG. При этом сканирование должно производиться с разрешением не менее 150 и не более 300 DPI (точек на дюйм) с использованием 256 градаций серого цвета.

Обратите внимание

5 Мб и не более должен быть суммарный размер всех передаваемых файлов в рамках одного заявления.

Сканирование должно обеспечивать возможность свободного чтения текста, всех реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок. А электронный образ надо направлять в инспекцию с использованием технологического XML-файла, формат которого устанавливается ФНС.

Направляемые ревизорам документы должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или его представителя. Имя представляемого файла электронного образа должно будет иметь следующий вид: KD_O_P_N1_GGGGMMDD_N2, где:

KD – префикс, принимающий четырехзначное значение, равное 1101 (истребованные документы);
О – идентификатор отправителя, имеет вид: девятнадцатиразрядный код (ИНН и КПП организации) – для организаций, двенадцатиразрядный код (ИНН физлица, при отсутствии ИНН – последовательность из двена-дцати нулей) – для физлиц;
P – идентификатор конечного получателя, четырехразрядный код налогового органа в соответствии с СОНО;
GGGGMMDD – дата формирования файла;
N1, N2 – идентификационные номера файла (GUID).