Что такое научно справочный аппарат архива. Научно-справочный аппарат архивов. Учет документов необходим для

Научно-техническая обработка документальных материалов представляет собой приведение их в такое состояние, которое обеспечило бы оптимальные условия для хранения и организа­ции всестороннего их использования. Обработке подвергаются лишьтекущие поступления. Она включает в себя фондирование документальных материалов, формирование или уточнение состава дел, их систематизацию и описание в пределах фонда. В большинстве случаев материалы, поступающие на государ­ственное хранение, уже объединены в фонды, которые иногда имеют неточности и устраняются при научно-технической об­работке. В каждом госархиве имеется структурное подразделе ние, в котором сосредоточено научно-справочное пособие. Это подразделение осуществляет работы по усовершенствованию системы таких пособий и организацию их использования. Описание архивных материалов. Одной из важнейших функ-

ций архивов является описание документальных материалов, основным объектом которых служит единица хранения. Важ­нейшим аспектом при описании единиц хранения является правильное представление о составе и содержании дел. При описании дел основными элементами являются: 1) заголовок; 2) крайние даты дела; 3) количество листов; 4) архивный шифр. Эти данные указываются на обложке единицы хранения и в описи. Кзаконченной описи обязательно составляются оглав­ление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов (при наличии последних).

Создание научно-справочного аппарата. Виды архивных справочников и пособий. Важной составной частью научно-информационной деятельности архива является создание его научно-справочного аппарата (НСА), под которым понимается описание документов, представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации. НСА - это комплекс взаимосвязанных архивных справочников и учетных документов, основанных на единых методах классификации, описании и учета. Эта совокупность учетных документов, ар­хивных справочников, методических пособий и справочной литературы обеспечивает учет документов архива, их научную организацию, раскрытие их состава и содержания для облег­чения использования архивных материалов. Система НСА предусматривает возможность отыскания документов и до­кументной информации в пределах фонда, архива и Архивно­го фонда России в целом. Чтобы документную информацию было легко отыскать в архиве, она подвергается переработке, в результате которой преобразуется в более сжатую обобщен­ную форму. В каждом архиве существуют пособия, помогающие в поиске архивных материалов. К такого рода информацион­ным справочникам относятся описи, каталоги, путеводители. В архивах также разрабатываются методические пособия (пере-ченьдокументов, исторические справки, рабочие инструкции), которые дополняют их научно-справочный аппарат. Существо­вание развернутой системы архивных справочников является необходимым условием реализации принципа публичности и доступности архивов.



1. Опись дел представляет собой систематизированный пере­чень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел архивного фонда. Опись - это архивный спра­вочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единицучета, закрепления их систематизации внутри фонда. Объектом описания в описи является единица хранения, единица учета. Особенностью описи, отличающая ее от других справочников, состоит в том, что она является одно­временно и архивным справочником (документ, содержащий ар­хивные материалы), к учетным документом. Опись обеспечивает сохранность документальных материалов, закрепляет научную организацию документов по фондам и внутри фонда, указывая место каждой единицы хранения в фонде. Выявление материа­лов по описям требует, чтобы исследователь был ориентирован в теме, так как это поможет ему значительно облегчить работу с описями и в полной мере выявить необходимые архивные данные.

2. Каталог- межфондовый и межархивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), играет боль­шую роль в структуре НСА архивов. Каталоги представляют собой систематизированное описание содержания документов. Они дают возможность быстро получить детальные сведения о наличии, составе и содержании документов, хранящихся в разных фондах одного или нескольких архивов. Основным путем самостоятельно проводимой каталогизации является специальное выявление материала, подлежащего отражению в каталоге, и составления на него карточек. Каталоги бывают систематические, предметно-тематические и хронологические и др. Как правило, каталоги представляют собой картотеки (иногда издаются и в виде книги). Тематический каталог наи­более удобен при выявлении материалов по сравнительно узкой теме, связанной с деятельностью нескольких фондообразова-телей (например, если исследователя интересуют материалы по истории конкретного предприятия, о революционном дви­жении в определенной губернии или о деятельности какой-то комиссии). Систематический каталог представляет собой вид архивного каталога, в котором информация сгруппирована по отраслям знаний или по отраслям практической деятель­ности общества. Предметно-тематический каталог - это вид архивного каталога, в котором информация по одной или не­скольким темам, сгруппирована внутри тем по предметному признаку. Сведения располагаются по алфавиту предметных понятий. В связи с интенсивным развитием систематического каталога предметно-тематический каталог в госархивах, как правило, не составляется. В хронологическом каталоге разделами и подразделами классификационной схемы может служить эпоха, столетие, какой-либо другой отрезок времени.



Сведения в таком каталоге располагаются в хронологической

последовательности и по значимости исторического события.

Классификационная схема именного каталога представляет собой перечень наименований личных имен, расположенных валфавитном порядке. Система ссылок дает возможность по­лучать информацию об одном и том же лице, встречающемся в документах под разными фамилиями, псевдонимами, про-звишами.

3. Обзор - это архивный справочник, включающий систе­матизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов. Видами обзора в архиве организации являются обзор фонда и тематический обзор. Объектом описа­ния для обзора фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда. Объектом описания для тематического обзора по до­кументам архива является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива по определенной теме.

4. Путеводитель представляет собой систематизированный перечень архивных фондов с их характеристиками. Путеводите­ли содержат характеристики или краткие сведения об архивных фондах в систематизированном порядке, они предназначены для общего ознакомления с составом и содержанием фондов архивов. К ним обращаются для выяснения вопроса о наличии в архиве тех или иных фондов. Путеводители информируют учреждения, организации, предприятия, исследователей о до­кументах, хранящихся в конкретном архиве. Единой схемы построения путеводителя для всех архивов быть не может, так как она зависит от состава и содержания фондов соответству­ющего архива. Для архивов, в которых хранятся документы, отражающие различные стороны деятельности государства и жизни общества, целесообразно строить путеводитель по про­изводственно-отраслевой схеме. При наличии в архиве фондов личного происхождения их следует выделять в самостоятельные разделы в конце путеводителя. Существуют также тематические путеводители, которые отражают определенную тему со всеми входящими в нее более узкими темами и вопросами. Подго­товка путеводителей - работа кропотливая, кроме того, при систематическом пополнении архива новыми материалами путеводители не обеспечивают полноты информации, поэтому большее распространение получили краткие справочники по фондам архива. 5. Указатель - это перечень ключевых слов, встречающих­ся в разного рода справочниках. Он составляется для более быстрого ориентирования в содержании сведений о лицах, географических наименований, предметах, вошедших в спра­вочник. Каждый тип справочника имеет присущий только ему способ передачи информации. Например, в описи пред­ставлены четкие и сжатые заголовки на единицы хранения, с прибавлением в необходимых случаях аннотаций к отдельным наиболее важным документам. В каталогах объектом описания выступает не дело, а конкретный вопрос, сведения о котором содержатся в отдельном документе или группе документов. На каталожную карточку записывается обобщенный заголовок группы документов. В обзорах сущность вопроса или события излагается в повествовательной форме, затем перечисляются виды документов с указанием хронологических рамок и ха­рактера содержащейся в них информации. Перечисляются архивные шифры всех документов по этому вопросу. Затем таким же образом освещается следующий вопрос. К обзору составляется вспомогательный справочный аппарат.

Необходимо заметить, что значительная часть архивов учреждений, организаций, предприятий располагает огра­ниченным составом научно-справочного аппарата. В таких архивах следует вести карточные каталоги. В архиве учрежде­ний может сложиться несколько карточных каталогов: каталог распорядительной документации, систематизированной по предметно-вопросному признаку; каталог предложений, за­явлений и жалоб трудящихся, систематизированный по алфа­виту фамилий или предметно-вопросному признаку; каталог общей документации, который систематизируется также по предметно-вопросному признаку. В ведомственных архивах хранящих несколько фондов, целесообразно составлять каталог или картотеку по истории учреждении системы, содержащую сведения о датах их создания, переименованиях, реорганиза­циях, об изменении подчиненности, ликвидации.

Автоматизированный НСА. Как правило, поиск необходимой информации осуществляется визуально и вручную. Однако в настоящее время существует также и автоматизированный научно-справочный аппарат архива - комплекс электронных справочников (база данных описаний документов), предназна­ченных для эффективного поиска архивных документов и ин -формации. Автоматизированный НСА может базироваться на информационно-поисковой системе, создаваемой в текущем делопроизводстве организации, и прежде всего таких ее эле­ментах, как электронные справочные картотеки, номенклатуры дел, классификаторы (корреспондентов, структурных подраз­делений, названий видов документов и др.). Основными поля-ми электронной регистрационно-контрольной карточки (РКК) являются автор (корреспондент), название вида документа, дата, индекс документа, заголовок (краткое содержание), ре­золюция, срок исполнения, отметка об исполнении, архивный шифр. Поиск информации о документе может осуществляться как по одному полю РКК, так и по комбинации полей. Дополнением к системе научно-справочного аппарат слу­жат печатные справочные издания, содержащие материалы по истории фондообразователя и фонда или отражающие состав и содержание документов, а также методические посо­бия по различным видам архивных работ и делопроизводству. Применение технологии гипертекста в сочетании с широким распространением компьютерных информационных сетей сделали возможным существование традиционного архивного справочника в совершенно новой ипостаси - гипертекстового справочника, размещенного в Интернете. К его достоинствам относятся, во-первых, ничем не ограниченный доступ к со­держащейся в нем информации всех заинтересованных лиц влюбое время и излюбой точки мира; во-вторых, относитель­ная дешевизна издания, возможность создания автоматизиро­ванных указателей.

Выбор программ для автоматизации архивной службы предприятия

Основные задачи архивной службы предприятия - это обеспечение хранения документации и оперативное предоставление необходимой информации о текущей деятельности предприятия и, как следствие, обслуживание огромных информационных ресурсов.

Традиционные "ручные" способы обработки архивов весьма трудоемки. Эта работа представляет собой рутинные, повторяющиеся системные процессы и требует перевода в автоматизированные режимы. При современном уровне развития информационных технологий возможно и даже необходимо решение данных задач.

Чтобы оперативно осуществлять учет и розыск документов, создаются системы автоматизированного научно-справочного аппарата (АНСА). Автоматизированный научно-справочный аппарат (АНСА) архива представляет собой совокупность описаний электронных документов, помещенных в базы данных (БД), автоматизированных средств поиска информации и представления результатов поиска. АНСА реализуется в рамках интегрированной информационной системы архива и/или в виде автономных БД. Информационное наполнение АНСА составляют описания документов на уровне фонда, единицы хранения и учета документов, содержащихся в информационной системе, а также файлы ключевых слов, рубрикаторы.

Разновидностью АНСА являются полнотекстовые БД, содержащие тексты документов, их цифровые копии. АНСА реализует все функции традиционной системы научно-справочного аппарата архива (НСА) и представляет по сравнению с традиционным НСА более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов, представления его результатов.

Информационной основой для создания АНСА являются те же элементы описания различных уровней, что и для традиционной НСА.

Для заполнения БД АНСА используются:

первичная документная информация;

основные и вспомогательные учетные документы;

информация, имеющаяся в архивных справочниках различных типов и видов.

Выходными формами АНСА являются перечни фондов, единиц хранения, единиц учета, документов, отвечающие условиям сделанного запроса. На основе информации, содержащейся в БД АНСА архива, могут формироваться тексты справочников вместе с их внутренним справочным аппаратом. При отсутствии в архиве автоматизированной системы регистрации документов создается база данных описаний на уровне документа (электронный каталог).

Выбор программ для автоматизации архивной службы предприятия небогат в отличие от систем автоматизации документооборота. Это вполне закономерная ситуация, поскольку потребность в автоматизации архивного дела еще не до конца осознана многими предприятиями и конкуренция среди автоматизированных архивных систем невысока. Из известных на рынке разработчиков программного обеспечения системы для архивных служб поставляют:

Всероссийский Научно-Исследовательский институт Документоведения и Архивного Дела "ВНИИДАД";

корпорация "Электронный архив",

компания "ЛАНИТ",

компания "Электронные Офисные Системы" (ЭОС).

Программное обеспечение, разрабатываемое "ВНИИДАД", появилось на рынке в 1999 г. Задача была поставлена институту в рамках правительственной программы "Электронная Россия". Естественно, что данное программное обеспечение ориентировано на государственные, муниципальные архивы-учреждения государственной архивной службы. На мой взгляд, эта система не является массовой и для архива негосударственной организации мало приемлема.

Корпорация "Электронный архив" известна своими решениями по созданию электронных архивов документов и переводу "бумажных архивов" в электронный вид. Эти решения предназначены для крупных государственных архивов, библиотек, музеев с уже существующими большими массивами справочников, картотек, каталогов, описей, ведущихся многие годы, и имеют в основе систему "SAPERION". Данное программное обеспечение - настраиваемое, что позволяет подготовить шаблоны, формы, учетные карточки и фильтры поиска в зависимости от специфики и потребностей заказчика. Это является положительным качеством при автоматизации работы в крупных архивах, музеях, библиотеках. Однако для архивов организаций отсутствие типовых шаблонов описания и формальных фильтров поиска является существенным недостатком. Данная система может быть приемлема, если организация выбирает первый вариант автоматизации, полностью переходя на электронный документооборот и к созданию "электронных архивов".

Продукт "LanDocsApxив", созданный компанией ЛАНИТ, представляет собой специализированное решение для автоматизации работы в архивах организаций. Он включает три компоненты: базовый модуль автоматизации деятельности архива, программу пакетного (массового) сканирования и распознавания документов, специализированное приложение для массовой регистрации сканированных документов.

"LanDocs:Apxив" тесно связан с их разработкой: делопроизводственной системой "LanDocs:Дeлoпpoизвoдcтвo". Обе системы объединены общим интерфейсом таким образом, что "Архив" выглядит как приложение к системе, а не как самостоятельная задача. Но все же информация об архивных документах формируется в отдельной базе. В программе созданы шаблоны форм заполнения архивных карточек, фильтров поиска и выходных (печатных) форм.

"LanDocs:Apxив" позволяет решать задачу ведения баз данных "бумажного архива" как архивного справочника, а также создания электронного архива документов, что позволяет реализовать третий вариант автоматизации (автоматизация НСА + "электронный архив").

Более подробно мне бы хотелось рассказать о системе автоматизации архивного дела "АРХИВНОЕ ДЕЛО" компании "Электронные Офисные Системы".

"АРХИВНОЕ ДЕЛО" - система автоматизации учета архивных документов ведомственных архивов организаций. Производится компанией "Электронные офисные системы" с 2006 года по настоящее время. Система полностью соответствует требованиям действующих стандартов формирования и ведения документов архивного фонда, а также правилам и приемам, используемым в практике делопроизводства и архивного дела отечественных предприятий. Обеспечивает Web-доступ, поточное сканирование, работу с архивными документами, поддерживает деятельность служб ДОУ и архива организации.

Архивное Дело. Версия 4.2"

документационный архив программный автоматизация

Система "АРХИВНОЕ ДЕЛО" полностью соответствует требованиям, предъявляемым государством как к ведомственным архивам, так и к организационному документообороту. Система обеспечивает возможность выгрузки сводных описей, справочников, сведений о делах и документах, а также электронных образов хранимой документации в популярные форматы, в т.ч. формат, поддерживаемый государственной системой учета и обработки архивного фонда ПК "АРХИВНЫЙ ФОНД 4.0". В 2006 году заняла первое место в конкурсе ИТ-решений "Продукт года - 2006" на выставке Softool-2006.

Система "АРХИВНОЕ ДЕЛО" предназначена для учёта и хранения дел и документов, вышедших из оперативного делопроизводства.

Система "АРХИВНОЕ ДЕЛО" способна выполнять как ежедневные, так и периодические функции в архивах.

Ежедневные функции:

Поиск по всем реквизитам дел и документов;

Сохранение поисковых запросов с целью быстрого поиска дел и документов в дальнейшем;

Выдача дел и документов во временное пользование;

Групповая выдача и возврат дел;

Функция поиска по штрих-коду помогает быстро найти в системе дело на выдачу или вернуть дело;

Функция печати листа использования дела и карты заместителя избавляет от необходимости создавать документы вручную;

Автоматический контроль срока возврата дела: система сообщает о делах с истекшим или истекающим сроком возврата;

Автоматическое ведение книги выдачи дел во временное пользование.

Периодические функции:

Ввод документов в систему - функция позволяет создавать архивные регистрационные карточки дел и документов посредством приема документов из систем автоматизации делопроизводства, или с помощью технологии поточного сканирования документов;

Составление номенклатуры дел - функция позволяет формировать отчетные формы (например: номенклатура дел подразделения, номенклатура дел организации) за счет возможности копирования разделов предыдущих лет;

Формирование и оформление дел - функция предполагает автоматизированную разбивку дел на тома по количеству страниц, формирование обложки, внутренней описи дела и прочих форм, необходимых для оформления дел, хранение дел;

Топографирование (размещение дел в архивохранилище) - функция осуществляет хранение структуры архивохранилищ и автоматический учет свободного места в них;

Передача дел на постоянное хранение в государственные архивы -функция позволяет вести и осуществлять печать свободных описей, обеспечивает автоматизированную передачу дел и документов на постоянное государственное хранение благодаря интеграции с системой автоматизации государственных архивов ПК "Архивный фонд 4.0";

Создание электронного архива организации (подсистема "Читальный зал") - функция обеспечивает удаленный доступ пользователей к делам и документам посредством сети Интернет/Интранет и поиск дел и документов по любым реквизитам и их сочетанию.

Система функционирует в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников служб ДОУ и архивной службы.

Система реализована на базе современных технологических решений и пригодна как для небольших организаций с десятками сотрудников, так и для компаний с тысячами рабочих мест.

Дополнительные опции системы позволяют осуществлять массовый перевод бумажных дел и документов в электронный вид, а также гибко организовать широкий доступ пользователей к ресурсам электронного архива.

В новую версию 4.2 включен набор дополнительных функций. Так, например, введен режим работы "Прием дел в архив по Сдаточной описи", реализующий составление описи в структурных подразделениях, передачу описи в архив, пересчет номеров по описи, поиск по номеру и печать описи. Дополнительная функция "Контроль сроков хранения" предоставляет возможность оперативного контроля за делами с истекающим сроком хранения, а также делами с истекшим сроком хранения. В соответствии с запросами пользователей, увеличены размерность реквизита "Заголовок дела", расширены возможности сортировки дел в списках, модифицированы возможности формирования отчета "Итоговая запись", выполнен ряд других доработок. В комплект поставки вместе с системой "АРХИВНОЕ ДЕЛО" 4.2 входит также новый Перечень типовых управленческих документов от 2010 года. "АРХИВНОЕ ДЕЛО" обеспечивает автоматизацию следующих функциональных обязанностей работников служб ДОУ:

Ведение номенклатуры дел;

Поиск дел и документов, находящихся на формировании и подготовленных к сдаче в архив.

Система обеспечивает автоматизацию следующих функциональных обязанностей работников архивных служб:

Ведение номенклатуры дел;

Формирование и оформление дел;

Прием дел на архивное хранение;

Систематизация дел и документов в архиве, топографирование архивного хранилища;

Поиск дел и документов, подготовленных к сдаче в архив, а также находящихся на архивном хранении;

Выдача дел во временное пользование, контроль движения дел;

Проведение экспертизы ценности (контроль сроков хранения и выделение дел к уничтожению);

Ведение сводных описей дел;

Формирование отчетов, утвержденных Росархивом.

Ведение номенклатуры дел.

Для обеспечения формирования и ведения номенклатуры дел реализованы следующие возможности:

формирование архивной регистрационной карточки (АРК) заголовка дела;

отображение списка номенклатурных заголовков;

копирование / удаление / сортировка АРК заголовков дел;

подготовка проекта номенклатуры;

утверждение номенклатуры;

печать номенклатуры;

Формирование и оформление дел.

Функция заключается в формировании и оформлении дел для приема на архивное хранение. Регистрация дел в системе может осуществляться несколькими способами:

Создание архивное регистрационной карточки (АРК) дел и документов вручную;

Создание АРК дел и документов автоматически посредством выгрузки дел из системы "ДЕЛО";

Создание АРК дел и документов автоматически посредством выгрузки из других систем документооборота и делопроизводства и загрузки в систему "АРХИВНОЕ ДЕЛО". Оформление включает в себя подготовку:

Обложки дела;

Внутренней описи дела;

Листа-заверителя.

Также реализовано формирование сдаточной описи на дела постоянного, временного сроков хранения и дела по личному составу.

Формирование и печать сдаточной описи дел.

Для реализации данной функции система "АРХИВНОЕ ДЕЛО. Версия 4.2" обеспечивает:

·Формирование сдаточных описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет/до 10 лет включительно) срока хранения и дела по личному составу;

Пересчёт номеров дел по описи;

Импорт сдаточной описи из внешнего файла;

Печать сдаточных описей.

Управление архивом.

Доступ к режиму "Управление архивом" могут иметь только пользователи, обладающие полномочиями архивного работника. В данном режиме работники архивных служб могут выполнять практически все свои основные функции:

Ведение номенклатурных заголовков дел;

Ведение единиц хранения;

Ведение документов и файлов;

Выполнение массовых операций замены реквизитов в единицах хранения;

Принятие на архивный учёт и хранение подготовленных единиц хранения.

Под выполнением массовых операций замены реквизитов в единицах хранения имеется в виду пересчет архивных шифров, крайних дат дела, нумерация по сводной описи, перенумерация страниц документов в делах.

Также выполняется реализация следующих функций:

  • ·Топографирование архивного документального фонда;
  • ·Формирование сводных описей;
  • ·Учёт выданных единиц хранения;
  • ·Учёт выделенных к уничтожению единиц хранения;
  • ·Контроль сроков хранения дела;
  • ·Импорт единиц хранения и документов;
  • ·Формирование отчётных форм.

Топографирование включает в себя:

  • 1. указание архивное регистрационной карточки (АРК) дела (тома, части), места его хранения - номер хранилища, номер стеллажа, номер полки и т.п.;
  • 2. просмотр списка дел, закрепленных за каким-либо местом архивного хранилища;
  • 3. расчет вместимости архивного хранилища.

"Управление архивом". Раздел "Топографический указатель"

Сводная опись предназначена для учета дел и передачи их на государственное хранение. Система обеспечивает формирование и печать сводной описи дел постоянного хранения, дел временного хранения (до 10 лет включительно/свыше 10 лет) и дел по личному составу. В системе реализована настройка разделов сводной описи. В рамках интеграции с системой "Архивный фонд" предусмотрена возможность экспорта в эту систему разделов сводной описи из системы "Архивное дело". Для обеспечения контроля движения дел и документов в системе имеются функции:

  • 1. контроль движения дел и документов;
  • 2. формирование и ведение карты-заместителя дел и документов;
  • 3. формирование и ведение листа использования дела.

"Управление архивом". Раздел "Сводная опись"

В системе осуществляется контроль сроков хранения дел, реализована возможность учета и печати актов об уничтожении дел.

"Управление архивом". Раздел "Учёт актов об уничтожении дел"

Поиск дел и документов. Для обеспечения поиска дел и документов по установленным критериям отбора, а также для проведения экспертизы ценности реализованы следующие функции:

поиск номенклатурных заголовков дел, дел (томов, частей) и документов по значениям их реквизитов;

формирование поисковых запросов для многократного использования;

поиск и отображение списка дел, документов и номенклатурных заголовков дел по сформированным поисковым запросам.

переход из текущей единицы хранения в списке к списку документов;

переход из текущего документа в списке к единице хранения;

сортировка найденных записей в результирующей таблице;

удаление найденных записей;

ведение статистики количества найденных записей;

ведение групповых операций (отбор в акт об уничтожении, в сводную опись, в книгу выдачи, включение в рубрику);

печать результата поиска.

Работами с общими и личными папками

Для пользователей системы предусмотрена возможность работы с общими и личными папками:

просмотр и редактирование содержимого папок;

управление содержимым папок (удаление, добавление записей о делах и документах в папках);

управление структурой папок (редактирование реквизитов папок, удаление, добавление, перемещение вложенных папок из одной вершины в другую).

Опция "Читальный зал" автоматизирует некоторые функциональные обязанности работников служб ДОУ:

Обеспечивает доступ пользователей к информации, хранящейся в Электронном архиве: архивным регистрационным карточкам документов (включая реквизиты документов, полученных из системы "ДЕЛО" и других используемых систем), архивным регистрационным карточкам дел, электронным образам документов;

Позволяет создавать и вести общие и личные папки пользователей. Обеспечивает поиск дел и документов по их атрибутам и содержанию (тексту документа) в соответствии с правами доступа пользователя. При этом можно ограничить область поиска конкретными общими или личными папками, а также конкретными фондами и рубриками этих фондов.

Основным средством организации документов в "Читальном зале" являются каталоги. Они создаются в процессе установки "Читального зала", их состав фиксирован и не подлежит изменению. Часть каталогов "Читального зала" автоматически обновляется при соответствующих изменениях в справочниках системы "АРХИВНОЕ ДЕЛО".

Конечно же, применение автоматизированных систем значительно облегчит работу архивных служб, повысит производительность труда. Однако следует отметить, что полный отказ от бумажных документов будет еще не скоро, что подтверждает и мировая практика. Хотя в России уже принят закон об ЭЦП (электронно-цифровой подписи), но, например, не известны прецеденты принятия электронных документов к рассмотрению судами - пока "бумага" все же более надежна. Но, безусловно, без автоматизации работы с "бумажными архивами" и создания специального программного обеспечения к "электронным архивам" в настоящее время уже не обойтись.

Перевод ручной технологии работы с архивами на автоматизированную позволит не только существенно снизить издержки без создания дополнительных рабочих мест в службе ДОУ или архиве, но и сделать работу этих подразделений более эффективной, ускорить процесс получения информации, необходимой в принятии управленческого решения.

ВВЕДЕНИЕ

Создание поисковых систем в целях обеспечения ускоренного нахождения ретроспективной информации является одним из приоритетных направлений в работе Национального архива Республики Беларусь. Поэтому целям оперативного и максимально полного использования документальных материалов призвана служить широкаясистема научно-справочного аппарата.

Система научно-справочного аппарата - комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых учетных документов, архивных справочников, механизированных и автоматизированных информационно-поисковых систем, информационных документов, создаваемых на единых методологических и научно-методических основах для обеспечения сохранности и эффективного поиска архивных документов и документной информации в пределах архивного фонда, архива, НАФ Республики Беларусь в целях всестороннего использования.

Система НСА, основываясь на принципах историзма, всесторонности и комплексности, должна строится с учетом системного подхода, и целостный сложноорганизованный объект, включающий необходимые подсистемы учета и описания документов на едином нормативно-методическом обеспечении.

Систему научно-справочного аппарата можно разделить по функциям, которые она выполняет:

1) справочники по учету документов;

2) справочники по содержанию документов.

В каждой их этих групп выделяются основные справочники, обязательные для каждого архива и вспомогательные, создаваемые по мере необходимости. К основным справочникам по учету относятся книга поступлений, список фондов, листы фондов, описи, реестры описей, к вспомогательным – лицевой счет архива, карточки и книги учета движения фондов и др.

К основным справочникам по содержанию относятся описи, путеводители и каталоги, к вспомогательным – обзоры, указатели, тематические перечни.

Таким образом, в системе НСА каждый справочник имеет свое назначение, специфику, дополняет другие справочники и является необходимой составной частью СНСА. Однако при этом необходимо заметить, что весь комплекс СНСА не всегда является обязательным для каждого архива. Количество и состав справочников является различным. Важно, чтобы архив располагал такой совокупностью ИПС, которая позволяла бы рационально выполнять все виды работ с документами.

1ЭВОЛЮЦИЯ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА К ДОКУМЕНТАМ АРХИВНОГО ФОНДА РФ (1991-2005 гг.)

Время с 1991 по 2005 год - период насыщенный и во многом уникальный в развитии научно-справочного аппарата (НСА) к документам Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ).
В эти годы интенсивно создавались архивные справочники, которые публиковались как традиционным способом, так и с разнообразным использованием компьютерных технологий. Приводимые ниже сведения по объемам и типам изданных традиционных справочников основаны на библиографической базе данных (БД) по архивным справочникам, которую ведет Росар-хив. БД содержит информацию о 658 изданиях и охватывает период с 1939 по 2006 год.

За последние 15 лет было издано 394 справочника, то есть 60% всех опубликованных справочников по документам АФ РФ, хранящимся в государственных и муниципальных архивах. Федеральные архивы опубликовали 133 справочника, что составило 34% общего прироста. Основную массу прироста количества справочников дали государственные архивы субъектов РФ - они издали 233 справочника, или 59%, оставшиеся 7% - это вклад муниципальных архивов (10 справочников), Росархива и ВНИИДАД. Хотя доля госархивов субъектов РФ превалирует, наибольшую работу проделали федеральные архивы -в среднем 8,9 справочника на архив, госархивы дали прирост в 1,1 справочника на архив. Иногда основой волны архивных справочных публикаций называют справочники по архивохранилищам бывшей КПСС, однако это не так. Реально они внесли 16% общего прироста справочников за указанный период.

Структура опубликованного справочного фонда осталась стабильной. Самый массовый из опубликованных - справочник типа путеводителя. И в 1990 г., и в настоящее время такие справочники составляют 63% от всех изданных. Другие виды справочников практически сохранили свой удельный вес в общей структуре: лишь незначительно повысилась доля каталогов (с 8 до 10%) и указателей (с 6 до 10%), немного снизилась (с 10 до 6% доля обзоров) и опубликованных описей (с 8 до 6%). Из приведенных цифр ясно, что темпы прироста по каждому виду справочников были практически одинаковыми, приоритеты же в справочных публикациях не изменились.

Основная доля в приросте именно путеводителей принадлежит региональным архивам. Федеральные архивы в значительной мере обеспечены путеводителями, то есть произошло определенное насыщение.

Многие региональные архивы еще готовят свои первые путеводители. Особенно это относится, разумеется, к архивохранилищам документов КПСС и к муниципальным архивам. Как представляется, последние в большинстве своем предпочтут подготовку и издание межархивных справочников, в создании которых координирующую роль должны сыграть органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Конечно, количественный рост числа опубликованных справочников впечатляет, хотя это не совсем адекватный показатель обеспеченности справочниками архивных документов. Более точным (пусть и не идеальным) показателем в этом отношении применительно к справочникам типа путеводителя было бы не число справочников, а количество фондов, описания которых даны в справочниках. Заметим, что именно этот показатель используется при оценке ведения БД «Архивный фонд».

Наряду со стабильным в последнее время приростом количества справочно-информационных изданий в этой сфере есть еще один показатель, который, к сожалению, остается неизменным - качество справочников. На это обстоятельство не раз обращалось внимание архивов: см. доклад Росархива на заседании Научного совета Росархива (2000); Инструктивное письмо Росархива о создании и развитии НСА к документам государственных и муниципальных архивов (2001); доклад Росархива на Всероссийской конференции 2003 г. «Тенденции и перспективы развития НСА к документам государственных и муниципальных архивов»; решение коллегии Росархива (2003) «О состоянии работы государственных архивов Российской Федерации по созданию и развитию научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации в 1996-2001 гг.»; решение коллегии Росархива (2005) «О Сводном плане подготовки документальных публикаций и архивных справочников в архивных учреждениях Российской Федерации на 2006-2010 гг.»; решения коллегии Росархива по итогам отраслевых конкурсов научных работ за 2000-2001 гг. и 2003-2004 гг. К основным недостаткам справочников можно отнести их оформление и структуру, выбор уровня описания, способы унификации описаний, распределение фондов для индивидуального и группового аннотирования. Аннотации зачастую содержат лишь перечень видов документов, а исторические справки - даты существования и функции фондообразователей. В результате - среди изданий большое число кратких справочников, аннотированных перечней и т.п., при этом некоторые из них при отсутствии аннотаций или исторических справок титулуются путеводителями. Решение же проблемы состоит лишь в том, чтобы четко выполнять методические требования к подготовке различных видов НСА, многократно изложенные в правилах и пособиях и не претерпевшие за последние годы никаких изменений.

Говоря о приросте количества справочных публикаций и их структуре, следует отметить относительно новое явление в этой сфере. Публикуются издания, которые, строго говоря, не могут считаться частью системы НСА. Это биографические и биобиблиографические справочники, региональные энциклопедии, тяготеющие к краеведению, и т.п. Ряд изданий, именуемых справочниками, содержит и обширные подборки документов. Причины появления их ясны. Как правило, для этих изданий архивы получают финансирование (предварительное или от продажи тиража). Публикация изданий, которые по разным причинам востребованы широкой публикой, административными органами или коммерческими структурами, располагающими соответствующими средствами, несомненно, является ответом на потребности общества. Кроме того, они отвечают и насущным нуждам архивов. Одновременно это один из прямых и эффективных инструментов популяризации архивного дела. Широкая публикация такого рода справочных материалов заслуживает одобрения, и оно, в частности, могло бы проявиться на проводимом Росархивом конкурсе научных работ в области архивоведения, археографии и документоведения. Однако по номинации «Справочники о составе и содержании документов» на конкурс поступают работы, которые справедливо квалифицируются жюри конкурса как непрофильные для этой номинации и проигрывают в рейтинге изданиям, в которых достаточно строго выдержан классический жанр. Представляется, что эти издания, иногда выполненные высокопрофессионально, заслуживают отдельной номинации (или преобразования существующей номинации) под названием, скажем, «справочно-информационная литература» Тогда к этой номинации можно было бы отнести и буклеты, которые по нынешним условиям конкурса к рассмотрению не принимаются. По-видимому, в результате нужно будет расширить и название конкурса, то есть обозначить его как конкурс научных и научно-популярных работ.

Рост числа тематических справочников (традиционных и автоматизированных) и изменение их тематики (по документам по личному составу, по рассекреченным документам, по генеалогическим материалам, по региональной истории по решениям органов власти и т.п.) неоднократно анализировались при освещении вопросов использования архивных документов в современный период. Поэтому нет необходимости приводить здесь соответствующие данные. Самого пристального внимания заслуживают изменения форм и структуры НСА.

1991-2005 годы - период мощного роста и последовательного развития автоматизированного научно-справочного аппарата. Термин «автоматизированный НСА» возник по историческим меркам совсем недавно, но стал вполне обиходным. Для уточнения конкретной формы представления НСА уже не добавляют «автоматизированный». Все чаще добавляется: «печатный справочник », « в традиционной форме ». Несколько лет назад приходилось говорить о неизбежности автоматизированного НСА, затем доказывать его преимущества по многим функциям и параметрам, убеждать в необходимости его развития. Приближается время доказывать, почему некоторые справочники следует публиковать также и в традиционной форме.

В настоящее время самым большим по объему, универсальности и распространенности справочным архивным электронным ресурсом является массив БД «Архивный фонд». Эти БД вначале, да и сейчас, формально конституируются как элементы системы автоматизированного централизованного государственного учета. По сути уже в первых версиях этого программного комплекса (ПК), а особенно в действующей, превалируют информация НСА и средства работы с ней прежде всего (хотя и не только) потому, что ряд учетных документов выполняют функции НСА -непосредственно или в пересистематизированном виде. ПК «Архивный фонд» дает возможность вводить описания документов на четырех уровнях: фонд, опись (в целом), единица хранения (единица учета), документ. В ПК «Архивный фонд» можно автоматически формировать тексты путеводителя по фондам архива (с указателями путеводителя), краткого справочника по фондам, десятки видов перечней фондов, описей, дел; можно вести описи, любого вида каталоги, указатели.

На практике эта информация (помимо ее учетных приложений) используется непосредственно как НСА для поиска архивных документов, иногда - для формирования текстов справочников для последующего их макетирования и опубликования, в некоторых случаях данные конвертируются в другие архивные системы (например, в автоматизированную систему учета и контроля движения дел и документов, разработка которой завершается на базе ГА РФ и РГАЭ). А иногда в редуцированном виде эта информация размещается в сети Интернет.
Ведение архивами БД «Архивный фонд» оценивается двумя основными показателями - числом архивов, использующих эту программу, и объемом введенных данных. Приведем данные на 2005 г. По охвату системой архивной отрасли цифры таковы. Ведут БД «Архивный фонд»: 14 федеральных архивов (с фондовой организацией документов) - 100%; 170 государственных архивов субъектов РФ - 81%; 801 муниципальный архив - 33%.научно -справочного аппарата Реферат >>

Исследовать научно -справочный аппарат архива и автоматизацию его информационной деятельности. 1. Автоматизация информационной деятельности научно -справочного аппарата Автоматизированный научно -справочный аппарат ...

  • Принципы пострения системы Научно -справочного апппарата

    Реферат >> Промышленность, производство

    Имеющегося научно -справочного аппарата к фонду. 4.06. К фондам первой категории составляется научно -справочный аппарат , обеспечивающий... и принципов построения системы научно -справочного аппарата . Преемственность предполагает обязательность составления...

  • Справочно -библиографический аппарат библиотеки (2)

    Контрольная работа >> Культура и искусство

    Многих научно -технических библиотеках получил распространение и официальное признание другой термин: справочно -поисковый аппарат ... (СПА). В ГОСТ 7.27-80 «Научно -информационная деятельность. Основные...

  • Учет документов

    Реферат >> Промышленность, производство

    Листов дела. Глава 1. Научно -справочный аппарат к документам архива Научно -справочный аппарат (НСА) – структурированная совокупность... и их научно -справочный аппарат . - М., 1994. 4. Основные положения развития системы научно -справочного аппарата к документам...

    • Совершенствование системы научно-справочного аппарата (НСА) государственных архивов России, направленное на обеспечение общества достоверной ретроспективной документной информацией, остается одной из главных задач. Эффективность функционирования НСА к документам любого государственного архива напрямую зависит от результатов описания этих документов. При этом описание, с одной стороны, понимается как процесс преобразования первичной документной информации (архивных документов) во вторичную документную информацию (архивные справочники), а, с другой стороны, рассматривается как результат этого процесса, то есть как вторичная документная информация (совокупность архивных справочников).

    В процессе описания информация, заключенная в объекте описания (документе, деле, фонде), преобразуется (обобщается, уплотняется) и в преобразованном виде выходит за пределы объекта описания, становится элементом системы НСА, занимая в ней строго определенное место. Описание, выступая средством коммуникации между объектом описания и внешней средой, является базой создания информации о документе (или его части), деле (группе дел), фонде (группе фондов), архиве (группе архивов), Архивном фонде России в целом; базой подготовки традиционных и автоматизированных справочных средств разных типов и видов; базой составления учетных документов архива.

    Описание проводится на основе дифференцированного подхода,

    известного в отечественном архивоведении с 1960-х гг. Толчком к зарождению дифференцированного подхода послужило методическое письмо ГАУ СССР "О единой системе научно-справочного аппарата государственных архивов СССР" 1965 г., в котором были сформулированы принципы построения единой системы НСА, определен ее состав. Под единой системой НСА государственного архива понимался "комплекс взаимосвязанных архивных справочников, основанных на единых методах классификации, описания и учета документальных материалов, раскрывающих состав и содержание этих материалов в пределах фондов, архивов, всего Государственного архивного фонда СССР". При этом развитие системы НСА должно было идти как по пути усовершенствования имеющихся справочников, так и по пути создания новых.

    Было предложено "в целях правильного определения очередности работ, формы и степени улучшения качества описей", фонды

    государственных архивов условно разделить на категории и описывать их по-

    а) к фондам органов государственной власти, управления и подобным им составлять описи, которые отвечали бы всем требованиям правил работы государственных архивов;

    б) к фондам заводов, высших учебных заведений, издательств и т.п.

    составлять описи, которые отвечали бы требованиям учета и раскрытия основного содержания их документов;

    в) к фондам школ, больниц, строительно-монтажных управлений и других массовых фондообразователей составлять описи, которые должны отвечать требованиям учета и элементарного раскрытия содержания.

    Известно, что архивные фонды неоднородны по составу, содержанию документов, их сохранности, а значит имеют разную информативность. Это позволило рассматривать их как фонды разных категорий при создании и

    совершенствовании НСА. При этом под категорией архивного фонда понималась различная степень информативности его документов, которая служила основанием для создания к этому фонду НСА определенного

    состава, уровня детализации информации.

    Определение уровня информативности фонда и его принадлежность к той или иной категории осуществлялись с помощью комплекса критериев:

    многосторонность документной информации (принадлежность к возможно большему числу направлений деятельности общества), актуальность и практическая ценность фонда, степень его сохранности..

    Все архивные фонды были условно поделены на три категории. К I категории были отнесены фонды, содержащие многообразную, многостороннюю информацию, а также уникальные фонды. Научно- справочный аппарат к таким фондам должен был обеспечивать интенсивное

    использование документов, быть наиболее детализированным и развернутым. Ко II категории были отнесены фонды с меньшей информативностью, поэтому требования к описанию документов этих

    фондов были другими, НСА был проще как по набору справочных средств, так и по глубине описания. К фондам III категории были отнесены фонды малой информативности, содержание документов которых ограничивалось

    одной темой. Их описание было значительно упрощено, а состав НСА весьма ограничен.

    В современных условиях описание архивной документной информации

    по-прежнему базируется на дифференцированном подходе, который не ограничивается выбором определенной методики составления и совершенствования справочников, определением состава и наполнения справочного аппарата к ним, установлением очередности работ над фондами в зависимости от их информативности и т.д. Дифференцированный подход к описанию архивных документов в современных условиях сформировался как основной, универсальный метод преобразования первичной документной информации, действующий последовательно и постоянно на всех этапах ее переработки, начиная с проведения экспертизы ценности документов и комплектования фонда, формирования дел и их описания, составления описей; отражения данного фонда в учетных документах архива после его

    приема на государственное хранение и, наконец, - отражения информации о составе и содержании документов фонда в различных справочных средствах с необходимой степенью детализации описания для каждого справочника.

    Необходимо подчеркнуть, что описания на любом уровне (фонда, дела,

    документа) приобретают смысл лишь тогда, когда они могут быть идентифицированы, т.е. когда будет подтверждена их принадлежность к

    конкретному архивному фонду. Минимально необходимый для этого состав элементов описания должен включать: поисковые (адресные) данные единицы описания, ее наименование (название), хронологические рамки,

    объемные показатели.

    Для идентификации единицы описания на уровне архивного фонда

    (объединенного архивного фонда, архивного фонда личного происхождения,

    архивной коллекции) состав элементов описания должен включать:

    Архивный шифр (сокращенное наименование архива, номер фонда);

    Название фонда;

    Крайние даты документов фонда;

    Объем фонда (количество ед. хр.).

    Для идентификации единицы описания на уровне дела (единицы хранения) состав элементов описания будет включать:

    номер описи, номер дела);

    Заголовок дела;

    Крайние даты документов дела;

    Объем дела (количество листов в деле).

    Для идентификации единицы описания на уровне документа состав элементов описания должен включать:

    Архивный шифр (сокращенное наименование архива, номер фонда,

    номер описи, номер дела, номер (номера) листа (листов);

    Заголовок документа;

    Дату документа;

    Объем документа (количество листов в документе).

    Таким образом, минимально необходимая совокупность элементов описания, позволяющая установить полное соответствие между единицей

    описания и ее архивным описанием входит в число обязательных элементов описания для любого архивного справочника. Каждое описание, независимо от уровня, должно состоять из упорядоченного набора обязательных элементов. Состав обязательных элементов описания определяется целевым

    назначением справочного средства, для которого оно составляется. Современная регламентация описания архивной документной информации основана на унификации элементов описания и разработке

    стандартизированного, строго упорядоченного описания, что обусловлено внедрением в практику работы архивных учреждений компьютерных технологий, необходимостью формирования единого информационного

    пространства.

    Каждый справочник архива кроме обязательных может при необходимости включать дополнительные элементы описания из числа интеллектуальных.

    Для каждого типа справочника набор обязательных элементов описания должен быть стандартным, как строго организованная

    совокупность элементов описания, легко поддающаяся формализации. Набор дополнительных элементов описания также должен быть упорядочен, хотя интеллектуальные элементы описания, включающие чаще всего смысловые, а не формальные сведения, труднее поддаются формализации.

    Описи дел.

    Опись является базовым справочником в государственных архивах субъектов РФ. Опись осуществляет две функции - учетную и

    информационно-поисковую.

    Описи составляются в делопроизводстве учреждений и в ведомственных архивах. Когда в государственные архивы поступают

    неописанные документы, описи составляются непосредственно в них.

    Опись является обязательным элементом системы НСА архивов. Давая информацию о составе и содержании дел фонда, опись становится источником вторичной информации, основой для создания других типов и видов архивных справочников. На базе описи могут составляться каталоги, путеводители, указатели, обзоры. Качество описей является определяющим условием при создании других типов и видов архивных справочников, входящих в систему НСА.

    При создании описи объектом описания является дело. Опись представляет собой одноуровневое описание. В отдельных случаях описание

    на уровне дела может дополняться описанием на уровне группы документов,

    документа или его части, если к заголовку составлена аннотация. Опись содержит информацию и обеспечивает ее поиск на уровне дела.

    Наиболее сложным этапом при создании описи является составление описательной статьи, которая является основой описи и ее главным

    информационным элементом. Описательная статья описи - совокупность сведений о деле, включающая следующие реквизиты (элементы) описания:

    1) порядковый номер;

    2) делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер;

    3) заголовок дела и указание на подлинность;

    4) способ воспроизведения;

    5) степень полноты документов и внешние особенности дела;

    6) аннотация документов

    (составляется только в том случае, если в деле имеются уникальные документы, документы учреждений-предшественников, документы,

    7) крайние даты документов в деле (число, месяц, год)

    (при подготовке описи при помощи ЭВТ, реквизит разбивается на два: начальная дата и конечная дата. Начальной датой дела является дата составления самого раннего документа, а конечной - дата составления самого позднего документа. Число и год пишутся арабскими цифрами, название месяца - словами. Год указывается полностью. Например:

    8) количество листов в деле.

    К идентификационным элементам описания относятся 1, 2, 7, 8

    элементы описания дела. К интеллектуальным - относятся 3, 4, 5, 6 элементы описания дела.

    Данные сведения, включенные в описательную статью описи,

    составляют такой набор реквизитов, который позволяет судить о составе и содержании дела, найти данное дело среди других (номер по описи),

    определить количество дел в описи, хронологические рамки документов и т.д. Состав описательной статьи описи, независимо от информационной

    значимости фонда, не подлежит изменениям.

    Описательные статьи в пределах описи могут быть систематизированы в соответствии с хронологической, структурной, структурно- хронологической, хронологически-структурной, хронологически- функциональной, функционально-хронологической, хронологически- тематической, тематически-хронологической, хронологически-номинальной, номинально-хронологической схемами систематизации.

    Заголовок дела является главной частью описательной статьи описи.

    При составлении заголовка особенно важно учитывать дифференцированный подход. Он позволяет с различной степенью детализации и глубины отразить

    Основные требования, предъявляемые к заголовку дела, заключаются в соответствии информации заголовка действительному содержанию дела, в адекватном отражении заголовком содержания дела. Содержание дела

    передается в обобщенном виде.

    Пример заголовка дела из фонда, содержащего межотраслевую информацию:

    Записки, информации, справки, письма Экономического отдела ЦК КПСС, Якутского обкома КПСС, Госплана СССР, министерств и ведомств, академика Агошкина М.И., конструктора Федорова Е.А. о внедрении новых научно-технических разработок, повышении качества нового оборудования для отраслей тяжелой промышленности и энергетики.

    На характер заголовка влияют и принципы формирования дела. Так, например, дело, сформированное из документов различных по своим разновидностям, но по одному вопросу за один год или ряд лет, не связанных

    последовательностью делопроизводства, описывается как "Документы".

    Например:

    Документы о подготовке архивных учреждений области к празднованию 50-летия образования СССР.

    Заголовок "Документы" может быть составлен в кратком или расширенном вариантах. При использовании краткого варианта в заголовке не указываются разновидности документов. Когда употребляется расширенный вариант - в скобках указываются несколько разновидностей документов. Например:

    Документы (решения ГАУ при СМ СССР, планы, информации, тексты и фотодокументы к плакату "Союз нерушимый") о подготовке архивных учреждений области к празднованию 50-летия образования СССР.

    Если дело сформировано из документов по одному вопросу, в пределах одного года и связанных последовательностью делопроизводства, то оно описывается как "Дело...". Например:

    Дело об отказе Ивановой Пелагее в освобождении ее от крепостной зависимости помещика Енгалычева А.И.

    В состав судебных дел входят такие документы, как приговор,

    определение, постановление. В тех случаях, когда обвиняемых несколько, указываются фамилии, имя, отчество первых трех лиц или трех лиц по наиболее важным обвинениям. Например:

    Дело по обвинению Богданова И.Я., Валькова С.И., Шестопалова И.П.

    Другим видом документа, считающимся трудным для описания,

    является переписка. Важнейшими видами в составе организационно- распорядительной документации являются указы, постановления, распоряжения, решения, приказы, уставы инструкции, докладные записки, протоколы и др. Информация, содержащаяся в этих видах документов, важна для раскрытия функций, задач фондообразователя.

    Для дел, сформированных по номинальному признаку, требуется введение дополнительных сведений в заголовок. Повысить информационный

    уровень заголовков можно за счет их конкретизации путем включения делопроизводственных номеров документов (приказов, постановлений и др.), по возможности, указания направленности деятельности учреждения и т.д.

    Например:

    Приказы и распоряжения Управления жилищного строительства N

    12, относящиеся к деятельности треста, за 1969 год.

    При описании отчетной и плановой документации в заголовок выносят названия разновидностей документов, составляющих дело (перспективные планы, финансовые отчеты и т.д.). Например:

    Сводный годовой отчет треста по основной деятельности за 1980

    Глухие заголовки "протоколов" можно раскрыть за счет включения

    следующих сведений: номеров протоколов, дат заседаний, содержания вопросов. Например:

    Протоколы N 5-10 совещаний у заместителя начальника

    Главмосстроя по вопросам капитального строительства за 1979 год.

    Информативность описи может быть повышена за счет более качественного и рационального составления справочного аппарата к описи.

    Как известно, справочный аппарат к описи включает в себя: титульный лист; оглавление (содержание), если опись имеет разделы; предисловие; список сокращений; переводные таблицы шифров (при необходимости); указатели.

    Титульный лист описи несет определенную информацию о делах, включенных в опись. На титульном листе помещаются следующие данные: название государственного архива; название фонда; номер фонда; номер

    описи, название описи; крайние даты документов. Реквизиты титульного листа дают самое первое представление о делах, заключенных в опись, поэтому его следует заполнять полностью, соблюдая при этом принятый

    Название фонда на титульном листе описи дается в виде официально принятого, полного и в скобках сокращенного названия фондообразователя

    со всеми его переименованиями, изменениями подчиненности, в хронологической последовательности. Для объединенного фонда следует указывать название, под которым этот фонд числится в учетных документах архива, с последующим перечислением названий организаций, документы

    которых вошли в объединенный фонд.

    Название описи располагается после номера описи.

    Крайние даты документов выносятся вслед за названием описи.

    Предисловие может быть составлено как общее ко всем описям фонда, так и к одной описи. Оно по своему наполнению и глубине раскрытия может быть различным.

    К описи могут составляться указатели: предметные, именные и географические (разновидности предметного), хронологические, а также специальные предметные указатели - учреждений, периодических изданий и

    Опись любого архивного фонда содержит итоговую запись, которая закрепляет общее количество дел, внесенных в опись, отражает все особенности нумерации дел и все изменения в их количестве. Итоговая запись составляется ко всем описям на всех ее экземплярах. Располагается она в конце описи, вслед за последней описательной статьей. Итоговая запись содержит подпись составителя описи с указанием должности и даты составления.

    Таким образом, архивная опись была и остается в настоящее время основным звеном НСА архивов, базовым архивным справочником. На основе

    описи составляются многие другие типы и виды архивных справочников,

    поэтому качественный уровень описи, в конечном счете, влияет на качество системы НСА архивов в целом.

    Описи на базе ПЭВМ могут создаваться в архивах разных рангов, оснащенных современной техникой. Опись содержит универсальный набор элементов описания, что позволяет формировать из описей полноценные

    базы данных в архивах и осуществлять поиск информации как по любому из элементов описания, по группе элементов описания одновременно, контекстный поиск. БД-опись, оснащенная системой указателей, и в будущем останется базовым внутриархивным справочником для поиска информации

    на уровне дела.

    Каталог - межфондовый архивный справочник, в котором Информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Каталог обеспечивает поиск информации в предметно-аспектном или предметном направлениях по документам всего архива независимо от их фондовой принадлежности.

    Каталоги могут составляться на любой комплекс документов - от части фонда до АФ РФ в целом вне зависимости от времени составления документов, способа и техники их создания.

    В зависимости от схемы построения каталоги могут быть систематическими, тематическими и их разновидностями - каталог по истории учреждений и каталог по истории административно- территориального деления; предметными и их разновидностями - именной и

    географический. Систематические и тематические каталоги - это справочники логической структуры, предметные каталоги - справочники алфавитной структуры.

    Основным в системе каталогов государственного архива долгое время был систематический каталог, в котором документная информация классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности

    общества, располагаясь в логической последовательности. Он строится по схемам единой классификации документной информации.

    В тематическом каталоге документная информация по теме

    сгруппирована внутри по подтемам, рубрикам, подрубрикам, расположенным в логической последовательности. Тематический каталог может существовать самостоятельно, если группировка информации в нем ведется по признаку, отсутствующему в систематическом каталоге.

    В каталоге по истории учреждений документная информация классифицируется по отраслям, затем - по подведомственности, а далее по типам учреждений (банки, заводы, общества, товарищества, управления) в

    алфавитном порядке, внутри - по алфавиту их наименований.

    В каталоге по истории административно-территориального деления документная информация классифицируется по алфавиту видов

    административно-территориальных единиц, а внутри - по алфавиту наименований.

    В предметных каталогах документная информация классифицируется по алфавиту предметных понятий (фактов, событий, географических наименований) и лиц. Затем она систематизируется в логической или

    хронологической последовательности.

    В именном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами, затем систематизируется в хронологической или иной

    последовательности.

    В географическом каталоге документная информация классифицируется по алфавиту географических и топографических объектов

    (названий стран, республик, краев, областей и др.).

    Совокупность различных по целевому назначению и структуре каталогов, взаимно связанных и дополняющих друг друга, представляет

    собой единую систему каталогов архива, позволяющую осуществлять поиск информации в разных аспектах. Она должна отвечать следующим основным требованиям: соответствие принципов построения каталогов их целевому

    назначению, многообразие аспектов поиска, которое обеспечивается структурой каталогов, отсутствие дублирования в группировке информации в разных каталогах системы.

    Каталог является обязательным элементом системы НСА архива.

    Каталог - это единственный справочник, который может обеспечить внутриархивный сквозной поиск информации по всем фондам архива в предметно-аспектном разрезе. По своей архитектонике каталог в наибольшей

    степени среди других типов архивных справочников приспособлен для отражения всего многообразия информации архивных фондов с необходимой степенью ее детализации.

    Перспективы развития структуры и информационных качеств каталогов связаны с внедрением автоматизированных архивных технологий. Широкое распространение тематических и именных каталогов в электронном

    формате в госархивах свидетельствует о перспективности БД-каталогов на базе их унификации и внедрения стандартизированных форматов описания.

    Путеводитель - архивный справочник, содержащий сведения о

    документах (их комплексах) и/или фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.

    Путеводитель предназначен для ознакомления с документной

    информацией государственного архива на предварительном этапе до обращения к документам. Путеводитель нацелен на использование в основном за пределами государственного архива, во внешней среде.

    Путеводитель является обязательным элементом системы НСА государственного архива, составляется ко всем видам документов независимо от носителей информации и дополняет другие типы архивных

    справочников. Представляя информацию о содержании документов,

    путеводители позволяют проводить многоаспектный поиск информации. Базовым структурным справочником архива является путеводитель по фондам архива.

    По наличию информации о фондах одного или нескольких архивов путеводители подразделяются на архивные (внутриархивные) и

    межархивные. По типу организации информации путеводители бывают структурные и тематические.

    Виды путеводителей по архиву: путеводитель по архиву, краткий справочник по фондам, путеводитель по фондам, тематический путеводитель

    по фондам. Виды межархивных путеводителей: путеводитель по архивам, краткий справочник по фондам архивов, путеводитель по фондам архивов, тематический путеводитель по фондам архивов.

    Путеводитель по архиву предназначен для общего ознакомления с историей конкретного архива, составом и содержанием его документов; относится к научно-популярному изданию очеркового типа и может носить

    информации, еще не вошедшей в научный оборот. К таким изданиям относятся справочники, посвященные 75-летию Государственной архивной службы Татарстана, вышедшие на русском и татарском языках.

    Путеводитель по фондам архива (архивов) - систематизированный перечень наименований архивных фондов с их характеристиками.

    Целевое назначение путеводителя по фондам архива - ознакомление с основным составом и содержанием документов фондов архива, включенных

    в справочник. Путеводитель по фондам архива может создаваться по документам федеральных, государственных, муниципальных архивов и центров хранения документации, а также по фондам негосударственных

    архивохранилищ. (Например, Государственный архив Российской Федерации: Путеводитель. - М., 1996. - Т. 2. Фонды Государственного архива Российской Федерации по истории РСФСР; Центр документации "Народный

    архив": Справочник по фондам. - М., 1998).

    Путеводитель по фондам архивов содержит информацию об архивных фондах двух или более архивов. Путеводитель по фондам архивов

    целесообразно составлять на краевом, областном и региональном уровнях.

    Краткий справочник по фондам архива (архивов) - вид путеводителя по фондам архива (архивов), содержащий систематизированный перечень наименований архивных фондов со справочными данными о них, в которые

    входят: номер фонда, его объем, крайние даты документов, состав научно- справочного аппарата к фонду. Краткий справочник дает самую общую информацию о фондовом составе архива (архивов).

    Характеристика документов фондов в кратком справочнике либо отсутствует, либо дается в обобщенной, сжатой форме.

    Тематический путеводитель представляет собой систематизированный

    перечень характеристик документов по определенной теме со всеми

    входящими в нее более узкими темами и вопросами. Он может создаваться по документам всех федеральных, государственных архивов и центров (в целом), по документам всех или нескольких архивов субъектов РФ, муниципальных архивов, по документам отдельного федерального архива или центра, государственного или муниципального архива, по отдельному комплексу документов архивов разных уровней подчинения.

    Путеводитель по архивам представляет собой систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов. Он может включать информацию обо всех архивных учреждениях России в

    целом, об архивных учреждениях отдельных субъектов Российской Федерации или ее регионов. (Например, справочник "Архивные учреждения Красноярского края" (Красноярск, 1997). Подобный путеводитель может

    быть составлен как по документам Архивного фонда РФ, так и по рукописным отделам библиотек и музеев, по архивохранилищам учреждений и ведомств, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного

    фонда РФ. (Документы ГАФ СССР в библиотеках, музеях и научно- отраслевых архивах: Справочник. - М., 1991; Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат: Краткий справочник. - М., 1994).

    К путеводителю составляются указатели: именной, географический, хронологический, указатель фондов, включенных в справочник, указатель учреждений, организаций и предприятий.

    В качестве приложений могут быть даны:

    Сведения об изменениях административно-территориального деления,

    Списки фондов: ликвидированных, объединенных, переданных в другие архивы,

    Сведения о составе научно-справочного аппарата архива.

    Путеводитель - это традиционная, апробированная временем форма представления архивной документной информации пользователю до его

    обращения в архив. Путеводитель нацелен на использование, в основном, за пределами архива, во внешней среде.

    Путеводитель является обязательным элементом НСА архива и широко

    распространен как в архивной отрасли, так и за ее пределами.

    Путеводитель - базовый структурный справочник архива.

    Указатель - это тип архивного справочника, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием адресов (поисковых данных) этих документов.

    Указатели могут быть межархивными, межфондовыми,

    внутрифондовыми.

    Указатели универсальны и выполняют свою функцию, вне зависимости от видов документов и носителей информации.

    В системе НСА архива указатели взаимосвязаны с другими типами и

    видами архивных справочников и дополняют и/или уточняют предметно-

    понятийную информацию других справочников, предоставляя возможность многоаспектного поиска информации.

    По степени свертывания информации (по структуре рубрик) указатели делятся на глухие и аннотированные. По объему аннотации или пояснительной части аннотированные указатели могут быть краткими и

    развернутыми.

    По типу организации информации указатели можно разделить на предметно-тематические и структурные. По типу описательной статьи, отражающей сведения об объекте описания в виде предметных или

    структурно-логических понятий, указатели подразделяются внутри предметно-тематической и структурной групп на виды и разновидности. К основным видам указателей предметно-тематической группы относятся

    систематический, тематический, хронологический, предметный и его разновидности - географический, именной и др.

    К основным видам указателей структурной группы следует отнести структурный, отраслевой и функционально-производственный.

    Самым распространенным указателем предметно-тематической группы

    является предметный. Предметный указатель - вид указателя, в котором все наименования предметов расположены в алфавитном порядке. Предметный указатель может быть общим и специальным.

    Общий указатель включает в описательные статьи предметные понятия разнородного характера. Специальный указатель состоит из однородных предметных понятий (личные имена, названия учреждений, названия видов документов и др.) К специальным предметным указателям относятся

    именной и др.

    Назначение общих и специальных предметных указателей -

    интенсификация поиска документной информации по различным аспектам, сформулированным в предметных понятиях описательных статей справочника. Наиболее распространенными являются разновидности специального предметного указателя: именной и географический.

    Географический указатель - разновидность предметного указателя,

    географических объектов, по которым и проводится поиск на основании отсылочных данных.

    Именной указатель - разновидность предметного указателя,

    Группировка понятий внутри указателей - и общих, и специальных, как правило, алфавитная, хотя при наличии сложных, разнородных понятий в

    общих указателях может использоваться систематический принцип группировки понятий, а алфавитное расположение используется на последнем этапе систематизации.

    Тематический указатель является разновидностью предметного. Тема, составляющая главную особенность этих указателей, - это совокупность предметных понятий, раскрываемых или представляемых в логической (систематической) последовательности через группу (ряд) предметных понятий, расположенных согласно принятой схеме классификации и взаимосвязанных причинно-следственными и системными связями. К таким понятиям относятся исторические факты, события, явления, названия учреждений и пр., связанные с этими фактами и событиями.

    Систематический указатель - вид указателя, в котором все наименования предметов расположены согласно определенной схеме

    классификации.

    Хронологический указатель - вид указателя, в котором даты событий или даты документов расположены в хронологическом порядке.

    Структурный указатель - вид указателя, в котором в качестве предметного понятия используются названия структурных частей описываемого объекта.

    Отраслевой указатель - вид указателя, состоящий из наименований отраслей (подотраслей) народного хозяйства и управления, различных

    направлений, как правило, со схемой ведомственного или типового перечня документов.

    Указатели структурной группы обычно составляются к описям фондов, имеющих сложную структуру, которая не отражает функции (направления деятельности) учреждений-фондообразователей.

    Обзор - это тип архивного справочника, включающий

    систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные их источниковедческим анализом. Обзор входит в состав системы НСА госархива, хотя и не является обязательным элементом этой системы.

    Видами обзора являются обзор фонда, тематический обзор фонда

    (фондов одного архива), тематический обзор фондов нескольких архивов

    (межархивный тематический обзор).

    Обзор архивного фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного архивного фонда.

    Тематический обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании части документов одного фонда, одного фонда или группы фондов одного архива по определенной теме.

    Тематический обзор фондов нескольких архивов (межархивный

    тематический обзор) составляется для информирования о составе и содержании, а также о местах хранения отдельных документов и их групп, наиболее значимых для разработки определенной темы.

    Целесообразность составления обзоров определяется актуальностью и значимостью проблемы, которой он посвящен, степенью ее изученности, а также новизной включаемых в обзор документов.

    Обязательными элементами в обзоре являются: индивидуальные и/или групповые аннотации документов с указанием разновидности документов, их авторов (автора), краткого описания содержания, объема документов, их хронологических рамок и подлинности, поисковых данных документов.

    Основной частью тематического обзора являются аннотации с указанием поисковых данных. Аннотации располагаются в соответствии со

    схемой построения обзора. Внутри самых мелких делений схемы аннотации располагаются в порядке значимости вопросов или документов, по хронологическому или географическому признакам.

    Назначение обзора состоит в раскрытии содержания документов в пределах фонда по всем существенным вопросам и темам, что позволяет составлять обзоры независимо от системы построения архивного фонда.

    Назначение тематических обзоров - раскрытие содержания документов по одной теме. Объектом описания в этих обзорах могут быть документы, относящиеся к конкретной теме, независимо от того, содержатся они в одном

    или нескольких фондах и даже нескольких архивах. В этом случае, если содержание документов ед. хранения сложное, т.е. касается нескольких не связанных между собой вопросов, единица хранения может быть логически

    расчленена и обозреваться в нескольких тематических обзорах.

    Схема построения обзора может основываться на структурном,

    отраслевом (функциональном), предметно-тематическом, географическом,

    хронологическом, номинальном и других признаках. В ряде случаев используется сочетание разных признаков.

    Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.

    Классификация архивной документации.

    Проблема классификации архивной документной информации - это стержневая проблема современной организации архивного информационного пространства. Поэтому в настоящее время ведется работа по созданию отраслевого классификатора архивной документной информации.

    Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организаций и лиц необходимой документной информацией. Документная информация - это сведения, различные данные, содержащиеся в документе.

    В практике информационной работы архивные документы, являющиеся первоисточниками сведений о предметах объективной действительности и мыслительной деятельности человека, получили название носителей первичной документной информации.

    Различные сообщения о документах, состоящие из описаний, специальных шифров и кодов, называются информацией об информации, или вторичной документной информацией.

    Архивные справочники, содержащие вторичную документную информацию, и сами документы, несущие первичную документную информацию, в совокупности составляют архивную информационную среду.

    Все архивные справочники, описывающие документную информацию, делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные справочники существуют во всех государственных архивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, обзоры документов и другие архивные справочники.

    Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также складываются исторически (поступившие на постоянное хранение делопроизводственные картотеки, картотеки и перечни документов, выявленных для публикации). К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги.

    Принципы построения системы НСА. Основными принципами построения системы НСА являются: 1)

    взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях; 2)

    неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников; 3)

    преемственность НСА ведомственных, государственных и муниципальных архивов.

    Первые два принципа необходимо соблюдать для того, чтобы сделать поиск более эффективным и избегать затрат труда архивиста на дублирование информации.

    Если описание и каталогизация фонда проведены в соответствии с принципом взаимосвязи и взаимодополняемости информации, исследователь, ознакомившись с описью фонда и выписав из нее номера единиц хранения по интересующей его теме, обращается затем к соответствующему разделу каталога для более углубленного поиска.

    В каталоге он находит не только названия единиц хранения, но и заголовки документов и более подробную информацию с указанием на листы единицы хранения, на которых эту информацию можно найти.

    Третий принцип очень важен для организации поисковой работы. Он означает, что к созданию всех типов справочников в ведомственных, государственных и муниципальных архивах применяются единые требования и единые методы. Так, описи дел составляются еще в делопроизводстве учреждений под контролем ведомственного архива. Сводные описи (годовые разделы) описей дел постоянного хранения ведомственного архива обязательно утверждаются ЭПК государственного архива и хранятся в государственном архиве как контрольные экземпляры до передачи дел на постоянное хранение. Такой же контроль должен осуществляться за составом ведомственных картотек и других справочников. Все элементы описания, все вспомогательные элементы справочного аппарата к описи должны находиться в строгом соответствии с основными правилами работы ведомственных и государственных архивов.

    Структура системы НСА. Система НСА структурно подразделяется на вертикальный и горизонтальный уровни. Горизонтальный уровень системы основан на функциональном различии справочников. По функциям справочники системы НСА подразделяются:

    на справочники по учету;

    справочники по раскрытию содержания документов (инфор- мационно-поисковые системы).

    Вертикальный уровень системы основан на иерархии классов справочников к следующим комплексам архивных документов:

    АФ РФ в целом; сети архивов; архиву; фонду;

    делу или отдельному документу.

    В соответствии с таким делением можно назвать наиболее распространенные справочники и справочные комплексы к архивным документам. 1.

    Центральный фондовый каталог Росархива и разрабатываемая ранее на его основе автоматизированная система НТИ;

    справочник «Государственные архивы СССР». - Ч. 1-2. - М., 1989;

    справочник «Документы ГАФ СССР в библиотеках, музеях и научно-отраслевых архивах». - М., 1991;

    указатель «Личные архивные фонды в государственных хранилищах СССР». - Т. 1-2. - М., 1963; Т. 3. - М., 1980. 2.

    Группа архивов отдельного региона:

    фондовый каталог субъекта Российской Федерации или муниципального образования;

    путеводитель «Центральные архивы Москвы». - Вып. 1 - 3. - М., 1999; Вып. 4. - М., 2000. 3.

    путеводитель или краткий справочник;

    книга поступлений;

    список фондов;

    листы фондов;

    каталоги;

    тематические обзоры;

    указатели;

    паспорт архива. 4.

    Фонд: лист фонда; опись;

    обзор фонда;

    каталоги;

    указатели; 5.

    Отдельное дело или отдельный документ: тематические путеводители;

    каталоги;

    указатели;

    обзоры фондовые и тематические; внутренняя опись дела; аннотация;

    заверительная надпись.

    В практической работе все справочники в результате их классификации по уровням документов получили названия:

    межархивные (на уровне АФ РФ и его части);

    внутриархивные и межфондовые (на уровне фондов или их частей);

    внутрифондовые (на уровне фонда или его части).

    Подробный перечень справочного аппарата каждого федерального архива России по указанным группам (внутриархивные, межфондовые, внутрифондовые справочники) дается в справочнике «Федеральные архивы России и их научно-справочний аппарат», опубликованном в 1994 г.

    Пе рспективы развития СНСА. Разработка перспектив дальнейшего оптимального развития системы НСА опирается на решение следующих основных проблем. 1.

    Оптимизация системы НСА АФ РФ в целом как подсистемы в общегосударственной системе научно-технической информации (НТИ). 2.

    Оптимизация отдельных подсистем и элементов системы НСА АФ РФ на различных уровнях организации документов: архив - фонд - дело - документ - это уровни «входа» в систему НСА; а также оптимизация системы НСА каждого архива. 3.

    Всестороннее обеспечение преемственности НСА государственных архивов и архивов учреждений. 4.

    Дальнейшее совершенствование методики создания отдельных типов справочников с учетом их взаимодействия и взаимодополняемости в системе НСА архива.

    Система НСА должна строиться на основе единства методов учета и описания документов и на едином нормативно-методи- ческом обеспечении, что определяют следующие требования, предъявляемые к ней: 1)

    удовлетворять все потребности общества в ретроспективной информации по мере возникновения и поступления запросов в архивы; 2)

    ориентироваться в основном на тематический поиск информации; 3)

    быть универсальной, т.е. охватывать всю совокупность документов АФ РФ (текстовых, КФФД, технических и др.), независимо от способа закрепления информации; 4)

    иметь единую методику составления всех типов и видов справочников; 5)

    отличаться взаимосвязью, взаимодополняемостью справочников; 6)

    развиваться с учетом дальнейших перспектив применения Новейших достижений науки и техники, т. е. автоматизированного ввода и поиска информации.

    Исходя из этих требований, основу системы НСА должно составлять «двойное единство»:

    единство организации документов, которое достигается единством научно-методических основ классификации документов (единая система НСА закрепляет организацию документов и их учет по единицам хранения, фондам, комплексам фондов, архивам);

    единство описания документов, которое достигается единством методики составления справочников.

    В настоящее время создание и усовершенствование НСА в каждом архиве происходит дифференцированно. Это означает, что архивисты по-разному подходят к созданию и усовершенствованию справочников к фондам различной информативности.

    В зависимости от информативности архивные фонды подразделяют на три категории. Под категорией архивного фонда при этом понимают различную степень информативности материалов этого фонда. Так, к значимым, многоаспектным по содержанию и большим фондам, к которым часто обращаются исследователи, создаются сложные, высококачественные виды архивных справочников, отличающиеся глубиной и детализацией сведений о содержании документов. Такие справочники создаются к фондам I

    Более упрощенный НСА создается к фондам II и III категорий. 6.2.



    Похожие статьи