Основными направлениями в совершенствовании государственной системы документационного обеспечения управления являются унификация и стандартизация. Унификация и стандартизация способствуют рационализации управленческой деятельности, придавая ей более организованный и упорядоченный характер.

Унификация - это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач, операций по их обработке, учету и хранению. Унификация проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет Росстат. Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач, и унификацию форм документов.

Унификация состава документов организации - это отбор и закрепление комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач (в результате состав документов организации может быть значительно сокращен).

Унификация форм документов - это отбор и закрепление в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установление единых требований к их составлению и оформлению. Результаты унификации состава документов получают закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов - в Альбомах форм документов, применяемых в деятельности организации.

Примерный Табель форм документов - это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. В текущей деятельности организаций Табель выполняет функцию справочника, используемого организацией для документирования управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов их подготовки и оформления.

Альбомы форм документов содержат унифицированные формы документов, включенные в Табель, и закрепляют результаты проведенной унификации, состава и форм документов организации по функциям управления. Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможностей их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности.

Стандартизация - возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Благодаря стандартизации огромная масса документов создается по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями. Процесс стандартизации осуществляется путем разработки и утверждения стандартов.

Стандарт - это нормативный документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам, утвержденный признанным органом (или предприятием), устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определенных объектов, и направленный на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области.

Стандарт - нормативный документ, представляющий собой образец, эталон (модель).

Существуют следующие виды стандартов :

1. ГОСТы - государственные стандарты.

2. ОСТы - отраслевые стандарты.

3. СТП - стандарты предприятий, учреждений, организаций и др.

Стандарты разрабатываются и утверждаются Госстандартом России.

Для документационного обеспечения управления наибольший интерес представляют стандарты:

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Научно-технический прогресс и появление множества форм собственности привели к расширению торгово-экономических и социокультурных связей. Резко активизировавшиеся процессы в социуме повлияли на разрастание объемов информационных потоков, необходимых для полноценного функционирования управленческих звеньев.

Для чего нужна унификация документов

Независимо от сферы и области: будь то государственная деятельность или промышленность, образование или здравоохранение - ручная унификация и стандартизация документов постепенно отходила на второй план. С начала прошлого столетия обработка данных по их систематизированию постепенно переходила от ручного к механизированному способу, а далее - к автоматизированному.

Таким образом проходила рационализация документоведения. Понятие «унификация и стандартизация документов» зарождалось на данном этапе. Однако на всех этапах совершенствования документооборота и обработки данных возникала одна и та же проблема. Довести до автоматизации хаос невозможно, поскольку этому процессу должны предшествовать унификация и стандартизация документов в целом. Иными словами, только упорядочив бумаги, можно приступать к их обработке и использованию.

Цели и задачи унификации

Основополагающими моментами в ходе оптимизации официальной управленческой, экономической и любой другой деятельности являются унификация и стандартизация документов. Кратко объяснить это понятие можно как приведение документооборота к общей единой форме, единообразной системе.

Данный процесс оказывает огромное влияние на непосредственное составление любой документации. и унификации документов заключаются в следующем:

1. Единая типизация форм.
2. Установление одинаковых требований к оформлению данных, вытекающих во время принятия однотипных управленческих решений.
3. Существенное снижение затрат различного характера на составление и оформление материалов.
4. Совместимость множества единообразных баз данных, независимо от отрасли и деятельности.

Функции унифицированного документооборота

Стоит понимать, что любая деятельность по руководству и управлению организацией, предприятием, страной, в конце концов, является системой, каждым элементом которой становится та или иная функция. Среди них существуют общие (или типичные) - те, которые являются свойственными деятельности любого учреждения: организационной, распорядительной, исполнительной, функциям планирования, учета и т.д. Между тем деятельности отдельных организаций присущи особые функции. К примеру, задачи и цели, основанные на реализации образовательной деятельности, характерны только для субъектов данной сферы.

Что представляет собой система документов

Унификация и стандартизация управленческих документов представляет собой систему материалов, образованную на основе их взаимосвязи по:

• признакам возникновения;
• предназначению;
• отрасли;
• типу;
• требованиям к составлению.

Какими бывают документы в унифицированной системе

Системная документация может быть общефункциональной и отраслевой. Что касается первого типа, то здесь вопросов возникнуть не должно. К отраслевым системам относят документооборот, отражающий специфику деятельности предприятия или организации. Например, стандартизация и унификация таможенных документов будет содержать материалы, регламентирующие процедуры проверки и пропуска на государственной границе вывозимых, импортируемых товаров.

Насколько взаимосвязаны материалы и каким образом соотносятся между собой документы обеих систем - функциональной и отраслевой, зависит от множества факторов. В частности, их значение предопределяется характером деятельности той или иной организации. Кроме того, унификация и стандартизация управленческих документов далеко не всегда подразумевает создание положений об организационной, исполнительной или распорядительной деятельности. Между тем документация организационно-распорядительного плана, в которой содержатся основополагающие моменты управления, администрирования, взаимодействия и регулирования работы государственных органов, предприятий, подразделений и должностных лиц основана на отраслевых и функциональных структурах.

Основные этапы унификации и стандартизации

Проблемы стандартизации и унификации внешнеторговых документов нередко возникают из-за несвоевременного выделения блока организационно-распорядительной документации, которая для подобных систем служит правовым подспорьем.

Проведение своевременной унификации в документообороте торгового предприятия подразумевает:

1. В рамках структуры единообразных документальных форм происходит установление соответствующей номенклатуры.
2. Общая модель построения системы документов основана на использовании формуляра, взятого за образец.
3. Отдельное внимание уделено правилам синтаксического построения документации.

До этого унификация и стандартизация проходила с учетом всех требований к материалам на всех этапах создания, заполнения, обработки и сбережения. Учитывались и психофизиологические возможности человека, и параметры машинно-технических приборов.

Особенности создания стандартов

Стоит отметить, что результатом проведенного процесса унификации стало приведение самых часто используемых шаблонов к единой правовой форме. Стандарты, разработанные на услуги, продукцию и работу, имеют свое объяснение на федеральном законодательном уровне. Понятие «унификация и стандартизация документов» в этом случае определяется государственной деятельностью по фиксированию норм и характеристик для многократного применения в добровольном порядке.

Задачей создания стандартов является упорядоченность в производственной сфере и повышение конкурентных качеств выпускаемой продукции, сферы услуг или работ. Стандартизация и унификация внешнеторговых документов также преследует цель достижения информационной и технической совместимости.

Проблемы, связанные с унификацией внешнеторговой документации

Кроме того, термин «стандарт» означает не только документ нормативного содержания. В законе четко прописан механизм его добровольного непринудительного применения. Государственные стандарты довольно быстро сменились национальными. После внедрения кардинальных перемен прежними остались лишь проблемы стандартизации и унификации внешнеторговых документов.

Особенно остро и по сей день стоит вопрос о государственных стандартах, регламентирующих процесс составления сопроводительной документации к экспортируемой продукции. Согласно унифицированной системе, принятой федеральным законом «О техническом регулировании» от 01.07.2003 г., положения, присутствующие в ней, полностью не соответствуют унифицированным требованиям ведения документации, однако продолжают массово применяться и сегодня.

Роль Госстандарта в процессе унификации и стандартизации

Унификация и стандартизация документов - стезя Госстандарта России. Любые общероссийские классификаторы в технической, экономической, социальной сфере приобретают юридическую силу сразу же после прохождения государственной регистрации. Контроль над реализацией всех требований, включенных в отдельные акты, осуществляет Госстандарт России и другие органы, уполномоченные государством в пределах обозначенной компетенции.

Основные направления унификации и стандартизации документов заключаются в установлении единообразных образцов, шаблонов, формуляров. Это могут быть стандарты, необходимые при составлении документов, для стандартов по отдельным видам товаров и унифицированные документационные системы. Последнее представляет собой систему материалов, созданную по установленным единым правилам и запросам. Унифицированная система документации содержит, как правило, сведения, необходимые для осуществления управленческих функций в конкретной сфере влияния.

Основные унифицированные и стандартизированные системы в России

На сегодняшний день среди унифицированных систем выделяются:

• структура, касающаяся документации организационного и распорядительного характера;
• система, контролирующая документооборот в банковском учреждении;
• унификация и стандартизация бухгалтерских документов, а также отчетной и учетной финансовой документации в учреждениях бюджетной сферы;
• сфера статистических документов;
• система документации, регулирующей вопросы труда;
• унифицированные документы для осуществления внешней торговли.

Соответственно, к каждой из вышеуказанных систем прилагается свой государственный стандарт, разрабатывают которые центральные ведомства, координирующие функционирование в конкретной сфере деятельности. К примеру, Министерство финансов в России отвечает за создание форм для бухгалтерской и банковской документации.

В свою очередь, Росархив определяет шаблоны организационно-распорядительной документации. Эти же органы власти утверждают Их унификация и стандартизация подразумевает создание формуляров для применения в той или иной отрасли.

Реквизиты и формуляры документов в процессе стандартизации

Реквизитом документа считают его обязательный элемент, без которого невозможно прохождение процедуры официального оформления, регистрации материала. К реквизитам относят подпись, печать, штамп, дату, текст и т.д. Естественно, что для каждого вида официального документа применяют отдельный набор реквизитов. При этом в каждой из систем унификация реализовывается за счет создания образцового формуляра документов для одной из систем. На его основании разрабатывают наиболее подходящие реквизиты всех документов, входящих в определенную базу данных.

Формуляр, как уже говорилось, представляет собой шаблонную форму документа. Такая модель составления документа в установленной сфере применения учитывает его формат, размеры полей и отступов, особенности создания конструкционной сетки и главных реквизитов.

Унификация и стандартизация документов организационно-распорядительного направления способствует упрощенному использованию форм в деятельности любой организации, учреждения, промышленного и производственного предприятия.

ГОСТы, которыми регулируется применение унификации и стандартизации организационно-распорядительной документации, распространяются на:

• постановления;
• приказы и распоряжения;
• решения;
• протоколы;
• акты;
• письма.

Письма фиксируют решения вопросов административно-организационного характера, в т.ч. управление, координацию и обеспечение деятельности:

• государственных органов власти субъектов РФ (в перечень субъектов входят автономные округа и республики, законодательством которых национальный язык наряду с русским установлен главным);
• предприятия и объединения, независимо от формы собственности и организационно-правовой деятельности.

ГОСТ устанавливает не только состав реквизитов, но и требования к их оформлению, а также изготовлению, учету, применению и сбережению бланков с присутствующим Государственным гербом РФ и гербом субъектов. Приложением ГОСТа является схематическое изображение реквизитов.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Заключение

Библиографический список

Введение

Эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования - процесса создания, исполнения и оформления документов. С документацией связана деятельность всех работников аппарата управления: от технических исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи - руководствуются этими документами и на их основе принимают решения. Понятие «документ» определено Государственным стандартом РФ на терминологию делопроизводства и архивного дела. Оно обязательно для применения в документации всех видов: в учебниках, учебных пособиях, технической и справочной литературе.

Документ - средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Таким образом, понятие «документ» производно от понимания информации как сведений. Сведения содержат информацию о каких-то событиях, которые они отражают. В повседневной работе предприятий создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности. Это приказы, решения, письма, акты, договоры, протоколы, заявления, телеграммы, справки и др. Документы, которые составляются на предприятиях, принято называть корреспонденцией.

Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством. Делопроизводство должно быть простым и оперативным. В современных условиях основная задача - обеспечить дальнейшее развитие и повышение эффективности автоматизированных систем управления и вычислительных центров, последовательно объединяя их в общегосударственную систему сбора и обработки информации; расширить производство и применение средств оргтехники для рационализации делопроизводства и улучшения организации управленческого труда.

Актуальность данной темы обусловлена тем, что на современном этапе в свете реформирования законодательства о стандартизации больший интерес представляет обоснование проблемы унификации и стандартизации управленческих документов и состава расположения основных реквизитов документа, как фактора повышения производительности управленческого труда.

унификация документация управленческий реквизит

1. Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации

Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов. Также, унификация - это установление максимального единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге. Унифицированная форма документа - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом.

Унифицированная система документов - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В состав УСД входят:

УС организационно-распорядительной документации;

УС банковской документации;

УС финансово-учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

УС отчетно-статистической документации;

УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия;

УС документации по труду;

УС документации пенсионного фонда;

УС внешнеторговой документации.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Работа по унификации включает:

Разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

Внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

Ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

Разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Унификация документов является одним из методов их стандартизации.

Стандартизация - это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ).

Целями стандартизации являются:

Повышение уровня безопасности жизни и здоровья граждан, имущества физических и юридических лиц, государственного и муниципального имущества, объектов с учетом риска возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, повышение уровня экологической безопасности, безопасности жизни и здоровья животных и растений;

Обеспечение конкурентоспособности и качества продукции (работ, услуг), единства измерений, рационального использования ресурсов, взаимозаменяемости технических средств (машин и оборудования, их составных частей, комплектующих изделий и материалов), технической и информационной совместимости, сопоставимости результатов исследований (испытаний) и измерений, технических и экономико-статистических данных, проведения анализа характеристик продукции (работ, услуг), исполнения государственных заказов, добровольного подтверждения соответствия продукции (работ, услуг);

Содействие соблюдению требований технических регламентов;

Создание систем классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации, систем каталогизации продукции (работ, услуг), систем обеспечения качества продукции (работ, услуг), систем поиска и передачи данных, содействие проведению работ по унификации.

Таким образом, цель стандартизации - это достижение оптимальной степени упорядочения в той или иной области посредством широкого и многократного использования установленных положений, требований, норм для решения реально существующих, планируемых или потенциальных задач. Основными результатами деятельности по стандартизации должны быть повышение степени соответствия продукта (услуги), процессов их функциональному назначению, устранение технических барьеров в международном товарообмене, содействие научно-техническому прогрессу и сотрудничеству в различных областях.

Стандартизация связана с такими понятиями, как объект стандартизации и область стандартизации. Объектом (предметом) стандартизации обычно называют продукцию, процесс или услугу, для которых разрабатывают те или иные требования, характеристики, параметры, правила и т.п. Стандартизация может касаться либо объекта в целом, либо его отдельных составляющих (характеристик). Областью стандартизации называют совокупность взаимосвязанных объектов стандартизации. Например, машиностроение является областью стандартизации, а объектами стандартизации в машиностроении могут быть технологические процессы, типы двигателей, безопасность и экологичность машин и т.д. Стандартизация осуществляется на разных уровнях. Уровень стандартизации различается в зависимости от того, участники какого географического, экономического, политического региона мира принимают стандарт. Так, если участие в стандартизации открыто для соответствующих органов любой страны, то это международная стандартизация. Региональная стандартизация - деятельность, открытая только для соответствующих органов государств одного географического, политического или экономического региона мира. Региональная и международная стандартизация осуществляется специалистами стран, представленных в соответствующих региональных и международных организациях, задачи которых будут рассмотрены ниже. Национальная стандартизация - стандартизация в одном конкретном государстве. При этом национальная стандартизация также может осуществляться на разных уровнях: на государственном, отраслевом уровне, в том или ином секторе экономики, на уровне ассоциаций, производственных фирм, предприятий и учреждений.

2. Состав и расположение основных реквизитов документа

В делопроизводстве существует ряд единых требований и правил оформления документов, которые установлены государственными нормативными актами_стандартами. Выполнение правил оформления документов обеспечивает их:

* юридическую силу;

* оперативное и качественное составление и исполнение;

* организацию быстрого поиска;

* компьютерную обработку с целью сокращения затрат труда и времени;

Стандарт - документ, устанавливающий характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг в целях многократного использования. Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Любой документ содержит ряд элементов оформления (дату, подпись, печать и т. д.), которые называются реквизитами.

Правила оформления реквизитов:

Реквизиты - обязательные элементы оформления служебного документа.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т. д.) имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и оформляются на документе в соответствии с требованиями установленными Госстандартом России.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

* Государственный герб Российской Федерации;

* герб субъекта Российской Федерации;

* эмблема организации или товарный знак;

* код организации;

* основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

* идентификационный номер налогоплательщика\код причины постановки на учет (ИНН\КПП);

* код формы документа;

* наименование организации;

* справочные данные об организации;

* наименование вида документа;

* дата документа;

* регистрационный номер документа;

* место составления или издания документа;

* адресат;

* гриф утверждения документа;

* резолюция;

* заголовок к тексту;

* отметка о контроле;

* текст документа;

* отметка о наличии приложения;

* подпись;

* гриф согласования документа;

* визы согласования документа;

* оттиск печати;

* отметка о заверении копии;

* отметка об исполнителе;

* отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

* отметка о поступлении документа в организацию;

* идентификатор электронной копии документа.

Некоторые реквизиты не изменяются при оформлении различных документов одного предприятия, как например: эмблема организации, наименование организации, справочные данные об организации. Поэтому эти реквизиты принято называть постоянными. Остальные реквизиты, фиксируемые при составлении конкретного документа, (наименование вида документа, дата документа и т. д.) на разных документах будут отличаться - поэтому их называют переменными.

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, регистрационный номер, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Каждый документ можно разделить на три основные части:

1) заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

2) основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);

3) оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже теста и приложения).

В документе реквизиты отделяются друг от друга 2-3 междустрочными интервалами.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый процессор WordforWindows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов TimesNewRomanCyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 6_16. Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять шрифты 6_24.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и все последующие страницы нумеруются. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания.

Рассмотрим более подробное оформление некоторых реквизитов.

Реквизиты «Государственный герб РФ» и «Герб субъекта РФ» на документах, создаваемых в негосударственных структурах, не проставляются.

«Эмблему организации или товарный знак» (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Нельзя заменять название предприятия или учреждения эмблемой.

Эмблема должна быть зарегистрирована официально.

Товарный знак запрещается использовать другим лицам.

Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.

Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации.

«Код организации» проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

«Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)» и «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа.

Код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.

«Наименование организации», являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывается сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименование организации располагается под реквизитом «эмблема организации».

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

«Справочные данные об организации» включают в себя: почтовый адрес предприятия, номер телефона и другие данные по усмотрению организации (номер факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Данный реквизит располагается в левом верхнем углу под реквизитом «наименование организации».

Порядок написания адреса адресата:

1) наименование адресата (для физических лиц - фамилия, имя, отчество);

2) название улицы, номер дома, номер квартиры;

3) название населенного пункта (города, поселка);

4) название области, края, автономного округа, республики;

5) страна (для международных почтовых отправлений);

6) почтовый индекс;

7) номер телефона, факса, электронной почты и сайта;

8) банковские реквизиты (письма по вопросам расчетно_денежных операций).

Наименование вида документа» , располагают в центре страницы заголовочной части документа на продольных бланках и от границы левого поля - на угловых бланках. Печатают прописными буквами, например; АКТ, СПРАВКА.

«Дата» - один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.

Датой документа является:

1) дата его подписания или утверждения;

2) дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).

Все даты в документе оформляются арабскими цифрами в одну строку в следующей последовательности: число, месяц, год. Например: дату 17 марта 2005 г. следует оформить 17.03.2005. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, нормативных документах допускается применять словесно_цифровой способ оформления дат: 17 марта 2005 г.

Если число или месяц состоит из одной цифры, перед ней необходимо проставлять 0, например 01.02.2006.

«Регистрационный номер документа» состоит из его порядкового номера. Номер документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «дата документа».

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Порядковые номера присваиваются отдельно входящим и исходящим письмам.

В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов и т. д. к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости - код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и др.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Реквизит состоит из трафаретной части «____№____», которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.

«Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Размещается этот реквизит от границы левого поля под реквизитами «дата» и «номер документа».

Место составления или издания документа.

Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого реквизита учитывается административно_территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений.

Реквизит «Гриф утверждения документа» должен состоять из слова

УТВЕРЖДАЮ (без кавычек)

1) наименования должности лица, утверждающего документ;

2) его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Гриф утверждения документа располагается в правом левом углу документа.

Если на документе несколько грифов утверждения, то они располагаются параллельно (слева и справа) на одном уровне.

Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек.

При утверждении документа наименование утверждающего документа приводится в творительном падеже.

При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне.

Резолюция.

Резолюция - это надпись на документе, которую проставляет должностное лицо и содержит принятое им решение.

Указания по исполнению документа должны содержать: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.

Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Если в документе указано несколько исполнителей, то первый назначается ответственный, но ни каких дополнительных пометок не делается. Реквизит «Заголовок к тексту» включает в себя краткое изложение основного смысла текста документа. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопросы «о чем? (о ком?)», например: Приказ о создании аттестационной комиссии; « чего? (кого?)», например: Должностная инструкция ведущего программиста.

Заголовок располагается после реквизитов «дата» и «регистрационный номер документа» от границы левого поля. Допускается не указывать заголовок на документах формата А5.

Заголовок располагается слева над текстом документа.

Заголовок к тексту на документах формата А5 не указывается.

Заголовок печатается под реквизитами бланка без кавычек и не подчеркивается. В конце заголовка точка не ставится.

Объем не должен превышать 5 строк, в каждой не более 28-30 знаков.

Отметка о постановке документа на контроль.

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Существует два вида срока исполнения документа:

1) типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, для группы типовых документов (например, для обращений граждан) срок исполнения типовых запросов и т. д.;

2) индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.

В соответствии с ГОСТ отметка о контроле за исполнением проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.

«Текст» - основной и важнейший реквизит документа. Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах указывают только номера граф.

Связанный текст документа, как правило, состоит из двух частей:

1) вводной, указывающей основания, цели составления документа;

2) основной, излагающей решения, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну основную часть (например, приказы, письма, заявления).

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его следует делить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами: Раздел, Подраздел, Пункт, Подпункт.

В письмах используются следующие формы изложения текста:

* от первого лица единственного числа (считаю, прошу, решил);

* от первого лица множественного числа (просим, направляем);

* от третьего лица единственного числа (министерство не возражает, НИИ считает возможным).

Текст в форме анкеты содержит постоянную информацию об одном объекте по ряду показателей. Анкетные тексты чаще всего используются в кадровых и маркетинговых документах.

Текст в форме таблицы содержит информацию о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы широко используются в отчетных, плановых, финансовых и других документах.

Если таблица размещается на нескольких страницах, графы нумеруются, и на следующих страницах печатаются только номера граф. Если документ содержит несколько таблиц, то над таблицей справа пишется слово «Таблица» и указывается ее порядковый номер без знака.

Связный текст может составляться произвольно либо на основе трафаретов, содержащих постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации:

Применение трафаретных текстов позволяет значительно повысить быстроту составления документов, при этом исключаются стадии редактирования текста и перепечатки. Особенно эффективно использование трафаретов при составления документов на компьютера.

Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их:

1) федеральные органы государственной власти;

2) в органы государственной власти субъектов РФ;

3) в организации и на предприятия, не находящиеся в ведении данного субъекта;

4) в организации и на предприятия, расположенные на территории других субъектов РФ.

Реквизит «отметка о наличии приложений» располагается после текста перед подписью от границы левого поля, оформляется в сокращенной форме:

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Если документ составляется комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Все экземпляры документов, остающиеся в делах предприятия, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Исключение составляют лишь копии исходящих писем, в которых вместо подписи ставится отметка о заверении копии. Если должностное лицо, подпись которого на проекте документа была предусмотрена, отсутствует, то документ может быть подписан его заместителем или лицом, исполняющим его обязанности. При этом обязательно следует указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Исправления «Зам.» или «И.О.» вносятся от руки или машинописным способом, не допускается ставить косую чету или предлог «за» перед наименованием должности.

Документы коллегиального органа (Общего собрания участников АО, Совета директоров и т. п.) подписываются председателем этого органа и секретарем.

B документах, подготовленных комиссией, указывают не фактические должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (Председатель, Члены комиссии).

Реквизит «подпись» проставляется после реквизитов «текст» и «приложение».

Реквизит «Гриф согласования» документа состоит из слов СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования. Если согласование документа осуществляется путем издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс документа.

Оформляется реквизит в нижней левой части страницы от границы левого поля под реквизитами текст, отметка о наличии приложения, подпись.

Визы согласования документа - реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации - автора документа с его содержанием.

Документ - визируется в зависимости от характера и содержания документа исполнителем, заинтересованными должностными лицами, ответственными лицами юридической, финансовой и экономической служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, руководителем службы делопроизводства.

Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего.

Визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма).

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

«Оттиск печати» заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами и материальными ценностями, а также специально предусмотренных правовыми актами.

Оттиск печати проставляют так, чтобы он захватывал часть личной подписи реквизита «Подпись» лица, подписавшего документ.

Печати бывают гербовыми и простыми.

Гербовая печать круглая, в центре расположено изображения герба, а по окружности указывается полное название учреждения.

Простые печати по форме могут быть: круглые, квадратные, треугольные и прямоугольные. На таких печатях нет изображения герба, а только название учреждения или его структурного подразделения.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

Письма, выполняемые на бланках не требуют удостоверения печатью.

Перечень документов, на которых ставится гербовая печать:

1) гражданско_правовые договоры или контракты (о поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.);

2) трудовые договоры, договоры о материальной ответственности;

3) доверенности (на получение товарно_материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.);

4) акты приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.;

5) гарантийные и коммерческие письма (на выполнение работ, услуг и т. д.);

6) справки, подтверждающие юридический факт;

7) официально_личные документы (диплом об образовании, трудовые книжки, свидетельство о браке и т. д.);

8) бухгалтерские документы (наряды и др.);

9) заявление на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.;

10) поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в баю на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.);

11) реестры чеков, бюджетных поручений, представляемые в банках

12) справки о выплате страховых сумм, отчисленной и причитающейся зарплат и т. д.;

13) смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.);

14) заявки на оборудование и т. д.;

15) командировочные удостоверения;

16) образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово_хозяйственных операций;

17) спецификации (изделий, продукции и т. д.);

18) штатные расписания и изменения к ним.

Отметка о заверении копии документа.

Данный реквизит проставляется для придания копии юридической силы. Отметка о заверении копии документа состоит из слова «верно», наименовании должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, то заверительную отметку удостоверяют печатью.

Документ, посланный по факсу не имеет юридической силы, поэтому заверенные копии высылаются по почте.

«Отметка об исполнении» документа и направлении его в дело включает:

Если документ подлежит размножению, то отметка об исполнителе ставится на лицевой стороне.

Отметка об исполнении документа и направления его в дело.

Реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Оформляют реквизит на первой странице документа на нижнем поле.

Реквизит включает в себя:

* слово «В дело»;

* номер дела, в котором будет храниться документ (можно с указанием года);

* подпись исполнителя документа;

* дату проставления отметки.

Отметку об исполнении проставляет и датирует или сам исполнитель, или руководитель структурного подразделения.

Отметка о поступлении документа в организацию.

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа.

Реквизит включает порядковый номер, дату поступления документа, по необходимости часы и минуты.

Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

«Идентификатором электронной копии» документа является отметка (колонтитул), проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Заключение

Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60 процентов рабочего времени. На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства». Делопроизводство - это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.

Таким образом, задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Именно от четкости движения документов зависит своевременность и правильность принятых управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенной и отшлифованной системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Такие документы называются Единой государственной системой документационного обеспечения управления. Бесспорно, что документы играет важную роль в жизни каждого человека, предприятия, организации и учреждения. Документы привлекают внимание исследователей, они используются кадровыми, пенсионными и другими службами. Поэтому их создание и оформление в соответствии с нормативной базой обязательно для каждого кто создает и работает с документами приобретет глубокий смысл.

Библиографический список

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации унифицированная система организационно-распорядительной документации. - М., 2003.-19 с.

2. Документоведение: Учебное пособие с образцами документов. - Т., 2002. - 110с.

3. Делопроизводство: Делопроизводство секретаря: учеб. пособие/ Е.П. Смирнова.- М.: Омега-Л, 2010.-152с.

4. Демин, Ю. М. Делопроизводство: Подготовка служебных документов: учеб. пособие / Ю. М. Демин. - М. : ЮНИТИ, 2007.

5. Крылова, И. Ю. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие / И. Ю. Крылова. - М. : Бизнес Пресс, 2005.

6. Современное делопроизводство: учеб. пособие/ Н.М. Березина, Л.М.Лысенко, Е. П.Воронцова-- СПб.: Питер, 2007. -- 224 с.

7. Организация работы с документами: учебное пособие / М.В. Ватолина.- Ростов н /Д: Феникс: 2004.

8. Абрамкин В.А. Основы делопроизводства. - СПб: «Питер Пресс», 2004.

9. Клоков И.В. Эффективное делопроизводство на ПК. СПб.: Питер,2006.

10. Теплицкая Т.Ю. Настольная книга секретаря _ референта. Ростов н/Д: «Феникс», 2005.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Изучение общих требований к организационно-распорядительной документации. Принципы унификации и стандартизации управленческих документов. Правила оформления реквизитов организационно-правовой, распорядительной и информационно-справочной документации.

реферат , добавлен 17.05.2011


Характеристика унификации и стандартизации управленческих документов. Понятие стандартизации, характеристика объектов стандартизации. Международный и отечественный опыт в изучаемой области. Унификация документов - приведение их к единой системе, форме.

курсовая работа , добавлен 13.01.2011


Унификация и стандартизация документов. ГОСТ Р6.30-2003: область применения стандарта, виды бланков. Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов. Нормативно-методическая основа делопроизводства. Договорно-правовая документация.

учебное пособие , добавлен 07.04.2011


Понятия "стандартизация" и "унификация". Определение нормативных документов, регламентирующих процессы стандартизации в Российской Федерации. Функции технических комитетов по стандартизации документационного обеспечения управления и архивного дела.

курсовая работа , добавлен 16.12.2014


Бланки документов: общее понятие и характеристика, предназначение, разновидности. Бумага, применяемая для изготовления бланков. Оформление реквизитов и обязательный набор составных частей документа, расположенных в определенной последовательности.

контрольная работа , добавлен 13.05.2013


Общие требования к организационно-распорядительной документации. Унификация и стандартизация управленческой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Реквизиты организационно-распорядительных документов.

дипломная работа , добавлен 10.02.2009


Юридическая сила документа. Функции документа. Основные правила составления и оформления документов. Требования к составлению и оформлению документов. Требования к оформлению реквизитов документов. Требования к бланкам документов.

курсовая работа , добавлен 14.12.2004


Изучение теоретических основ нормирования, мотивации и оплаты управленческого труда на примере СПК "Солонцы". Системы оплаты управленческого труда и исследование возможностей их совершенствования как фактора мотивации и повышения производительности.

курсовая работа , добавлен 06.07.2011


Особенности системы делопроизводства и унификация документов. Система приказного, колежского и министерского письмоводства в различные исторические периоды. Русские письмовники XVIII-XX века. Концепция образцовых текстов. Эпоха советской канцелярии.

дипломная работа , добавлен 09.02.2011


Унифицированные системы документации, их роль в управлении, регламентации по созданию соответствующего альбома. Анализ ООО "Южная Кубанская торгово-промышленная компания", разработка унифицированных форм документов по работе с клиентами, их содержание.

Введение

Наиболее эффективным способом создания рациональных норм документирования является унификация и стандартизация документов.

Унификация в документоведении рассматривается как сокращение исходного количества форм документов и приведение их к единообразным правилам оформления.

Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается “образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом”(ГОСТ 6.10.1–88). В России деятельность по стандартизации координируется Комитетом Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (в настоящее время комитет включен в состав Министерства промышленности и торговли РФ). Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (документа).

Стандартизация – сложный процесс, в состав которого входят такие элементы, как типизация и унификация. С одной стороны, это методы стандартизации, которые могут осуществляться и как самостоятельные виды работы. В документоведении типизация используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т. е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст – это текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания. Типовая форма – утвержденная определенным компетентным органом государственной власти форма документа, используемая для сбора и представления каких-либо данных в самых различных сферах управленческой деятельности.

В документоведении унификация и стандартизация рассматриваются как процесс установления единообразия в процессах создания и оформления документов. Однако между этими двумя понятиями нельзя поставить знак равенства. Стандартизация документов – высшая ступень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой нормы.

Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе, на обложку дел постоянного хранения), на отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации. Стандартизация – закрепление результатов унификации в нормативно-технических документах – стандартах. Стандартизация может проводится на государственном уровне, на отраслевом уровне и на уровне предприятия.

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению (ГОСТ Р 51141-98). Система документации складывается в процессе реализации в органах власти и управления, в учреждениях, организациях и предприятиях той или иной управленческой функции; состав документов, которые в нее входят, предназначен для документирования определенных видов деятельности, например планирования, финансирования, учета. Системы документации классифицируют по отраслям деятельности и помимо типовых систем документации выделяют также системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др.

Глава 1. Назначение и состав унифицированной системы документации

Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации - министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов, Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ - за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике - за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ - за систему организационно-распорядительной документации.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Таким образом, унифицированные системы документации - это приведенный к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями, независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации.

Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе:

Единообразия построения форм документов;

Регламентации содержания документов, входящих в каждую систему;

Исключения из документов дублируемых данных, добиваясь однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи;

Сокращения количества традиционно включаемых в них данных, не используемых при решении конкретных управленческих задач;

Единства применяемой терминологии и условных обозначений, добиваясь сопоставимости показателей не только на разных уровнях управления, но и в различных системах документации на основе единства алгоритмов формирования документов и показателей в них;

Определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей их построения, ориентированных на компьютерную обработку, но пригодных и к восприятию человеком;

Установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.

К настоящему времени на общеуправленческом уровне унифицировано было свыше трех с половиной тысяч (3500) форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в 1993 г. в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяющее его принадлежность к одной из систем документации и место в этой системе. Код формы подтверждает само его право на существование и соответствие утвержденному образцу-эталону.

Обязательны к применению следующие общероссийские унифицированные системы управленческой документации, включающие в себя комплексы документов, сгруппированные по задачам.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации:

· документация по созданию организации, предприятия;

· документация по реорганизации организации, предприятия;

· документация по ликвидации организации, предприятия;

· документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;

· документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;

· документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;

· документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;

· документация по кадрам.

Глава 2. Характеристика унифицированной системы документации

Унифицированная система документации (УСД) создается по единым правилам и требованиям и должна содержать информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Обычно она состоит из одного-двух государственных стандартов, совокупности взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Непосредственными разработчиками конкретных форм документов и систем документации являются министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности.

Особенность документов по личному составу – их одновременная унификация в составе двух унифицированных систем документации: организационно-распорядительной и первичной учетной. Приказ по личному составу можно рассматривать как документ распорядительного действия, подтверждающего наличие юридического факта возникновения (изменения, прекращения и др.) трудового договора. Однако этот же приказ регистрирует факт возникновения (расторжения) трудовых правоотношений, и в этом случае он является первичным учетным документом, служащим основанием для создания других учетных документов.

Так как единого ведомства, которое координировало бы кадровую деятельность, никогда не существовало, то ведомство, осуществляющее унификацию организационно-распорядительной документации (Главархив), подготовило систему документации по личному составу, а органы статистики – формы документов по учету личного состава. Первая система использовалась в органах власти и управления, вторая – в организациях строительства и промышленности.

На сегодняшний день эта исторически сложившиеся особенность сохраняется: часть учреждений и организаций ведет учет личного состава в текстовых формах документов, а другая – в табличных. Поэтому работник кадровой службы должен знать действующие требования к оформлению кадровых документов и уметь использовать их в практической деятельности.

Порядок оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, требования к бланкам и текстам определен ГОСТом Р 6.30-97. По требованиям, заложенным в этом стандарте, разрабатываются текстовые бланки документов, составляются приказы о приеме, переводе, увольнении и др., а также протоколы, письма, докладные и объяснительные записки.

Кроме государственного стандарта, в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации входит альбом унифицированных форм документов, созданный в развитие требований стандарта и содержащий конкретные формы документов (структура и штатная численность, штатное расписание, график отпусков и др.). Альбом содержит примеры оформления всех кадровых документов, а для сложных и объемных документов (положение, должностная инструкция) – не только состав и расположение обязательных реквизитов, но и обязательную структуру текста.

НИИстатинформ Госкомстата России разработан альбом унифицированных форм первичной учетной документации, включающий 6 форм по учету личного состава и 7 форм по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, в том числе формы приказов (распоряжений) о приме, переводе, увольнении.

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (утв. постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.74 № 162, с изм. и доп.) устанавливает значение трудовой книжки как основного документа о трудовой деятельности работника, закрепляет порядок ее оформления, выдачи, учета и ведения, правила выдачи вкладыша и дубликата трудовой книжки. Инструкция относится к тем нормативным актам, которые в полной мере регламентируют порядок получения и ведения трудовой книжки, и является незаменимым справочным пособием в деятельности специалиста кадровой службы.

В практической работе по созданию и оформлению документов все большее значение приобретает кодирование технико-экономической и социальной информации.

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов позволяет кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об образовании, занимаемой должности и др. Классификатор предназначен для решения задач, связанных: с оценкой численности рабочих и служащих; учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда; обеспечением занятости; организацией заработной платы рабочих и служащих, начислением пенсий; определением дополнительной потребности в кадрах и др. Классификатор используется при заполнении ряда учетных форм (например, Т-2), используемых в деятельности кадровой службы.

Тем же целям служит Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО).

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) служит основой для кодирования документов в информационно-поисковых системах. ОКУД предназначен для решения задач по регистрации унифицированных форм документов, их учету, сокращению применяемых форм документов, а также для контроля за составом документов и исключения дублирования унифицированных форм. Объектами классификации в ОКУД являются унифицированные формы девяти действующих в настоящее время унифицированных систем документации, в том числе организационно-распорядительной, первично-учетной документации и документации по труду, используемых для документирования кадровой деятельности.

К последним относятся документы по приему, переводу, увольнению работников, оформлению отпусков, поощрений и взысканий. Код по ОКУД должен проставляться на каждой унифицированной форме. Вновь разрабатываемые формы подлежат регистрации путем включения в ОКУД.

В составе унифицированных систем документации имеются элементы дублирования. Например, приказ о приеме на работу отнесен к организационно-распорядительной документации и в ОКУД имеет код 0281151, а форма Т-1 “Приказ (распоряжение) о приеме на работу” относится к системе первичной учетной документации (код 0301006).

К числу нормативных документов относятся и Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. Трудозатраты работников кадровых служб, связанные с подготовкой и обработкой кадровой документации, влияют на штатную численность кадровых служб. С помощью нормативов можно обосновать необходимую численность работников кадровых служб, так как суммарная трудоемкость выполняемых работ – одна из составных частей формулы расчета штатной численности, включенной в Укрупненные нормативы. Но основное значение этого документа – регламентация состава кадровых документов, а также последовательности выполняемых операций:

при оформлении документов при приеме на работу и увольнении рабочих и служащих;

оформлении и учете трудовых книжек;

оформлении документов по учету движения кадров;

составлении статистической отчетности по учету личного состава;

составлении справок, разработке планов и выполнении других работ;

работе по табельному учету;

работе бюро пропусков;

работе военно-учетного стола.

Заключение

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает: разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации; внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД: внедрение разработанных ОКТЭИ; ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие; разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию; разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения.

Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.

Основными принципами унификации документов являются:

1) Унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра - образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;

2) Единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;

3) Комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

4) Информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;

5) Сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники; стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);

6)Сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико - экономической информации; экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов.

Список использованных источников и литературы

I .Источники

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003.

2. Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: Издательство стандартов, 1991.

3. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Издательство стандартов, 1998.

4. Общероссийский классификатор управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299. – М.: Госстандарт, 1993.

II. Литература

5. Андреева, В.И. Делопроизводство. Учеб. пособие / В.И. Андреева. Изд. 6-е, перераб. и доп. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000 - 187 с.

6. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебное пособие. – М.: ИКЦ «Маркетинг», 2003 – 336 с.

7. Быкова, Т.А. ЕГСД и ГСДОУ по-прежнему нужны секретарям //Секретарское дело. – 2001 - №2.

8. Кузнецова, Т.В. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова. - М.: Экономика, 2001. - 271 с.

9. Кузнецова, Т.В. Секретарское дело. Учеб. пособие / Т.В. Кузнецова. Изд. 8-е, испр. и доп. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2003. - 288 с.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

В результате выполнения задания студенты должны :

Знать основные этапы и содержание работ по сбору форм до­кументов, исходных данных о формах, их анализу и обобщению;

Уметь проводить содержательную унификацию документов;

Приобрести навыки практической деятельности по унификации документов управления.

Теоретическая часть

Создание в России единого информационного пространства и объединение его с европейским и мировым информационным пространством давно уже стало одной из важнейших задач, от решения которых во многом зависит дальнейшее развитие страны. Решение же этой задачи возможно только при условии гармонизации российских и зарубежных информационных систем и обеспечении информационной совместимости всех взаимодействующих информационных систем. Под информационной совместимостью понимается взаимное соответствие различных частей на стыках, позволяющее объединять их друг с другом, что обеспечивает функционирование системы как единого целого. Достижение информационной совместимости обеспечивается унификацией и стандартизацией средств информационной техники, носителей информации, языка формализованного описания данных, структуры информационных систем и технологических процессов в них.

Унификация в широком смысле слова представляет собой "приведение элементов заданного множества к единообразию по установленным признакам или сокращение числа элементов заданного множества". Под унификацией документов понимается выбор рациональных структур построения систем документации, приведение к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения .

Основная цель унификации документов заключается в создании стабильных комплексов документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач управления как в традиционных условиях, так ив условиях использования новых информационных технологий, при минимальных затратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных.

Унификация документов направлена на (задачи унификации документов):

• повышение эффективности управленческого труда;
• создание единой системы унифицированной документации, охватывающей систему управления в целом;
• обеспечение сопряжения систем документации и отдельных форм документов;
• сокращение числа форм документов;
• сокращение количества реквизитов, имеющихся в конкретных формах документов.

Проведение унификации документов опирается на реализацию следующих принципов :

унификация от общего к частному , заключающаяся в построении формуляра-образца документов, а на его основе разработке конкретных форм документов;

единообразие построения форм документов и правил построения и оформления , обеспечиваемое путем максимальной типизации и трафаретизации текстов, выработки единых требований к документации различных уровней управления, унификации расположения данных по полю документа, выработки терминологии и условных сокращений;

комплексность унификации . При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, исполнения, обработки и хранения;

информативность , т.е. включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач или их комплексов с заданной точностью, а также для придания документам, юридической силы;

группировка реквизитов в документах в соответствии с последовательностью их заполнения;

обоснованное определение минимально допустимых площадей для размещения реквизитов;

стабильность требований к документам , исходя из использования форм документов в течение достаточно длительного периода времени;

экономичность за счет обоснованного включения документов в систему документации и широкого применения бланков;

сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.

В соответствии с «ПР 50.1.019-2000. Правила по стандартизации. Основные положения ЕСКК ТЭСИ и УСД в РФ» и входящие в них унифицированные формы документов подразделяются на следующие категории:

общероссийские;

отраслевые (ведомственные);

организаций, предприятий или их групп, занимающихся аналогичными видами экономической деятельности (далее - организаций).

Общероссийские унифицированные формы документов утверждаются федеральными органами исполнительной власти или другими организациями, ответственными за разработку общероссийских унифицированных систем документации, в состав которых входят данные унифицированные формы документов.

Отраслевые (ведомственные) унифицированные формы документов и унифицированные формы документов организаций разрабатываются на основе общероссийских унифицированных форм документов или во взаимосвязи с ними.

Отраслевые (ведомственные) унифицированные формы документов утверждаются федеральными органами исполнительной власти или другими организациями, ответственными за разработку отраслевых (ведомственных) унифицированных систем документации, в состав которых входят данные унифицированные формы документов. Формы этой категории включают наряду с реквизитами, содержащимися в общероссийских унифицированных формах документов, реквизиты, отражающие специфику конкретной отрасли (ведомства).

Унифицированные формы документов организаций утверждаются соответствующими организациями. Формы этой категории включают наряду с реквизитами, содержащимися в общероссийских и отраслевых (ведомственных) унифицированных формах документов, реквизиты, отражающие специфику конкретной организации.

Для общероссийской унифицированной формы документов установлены следующие стадии разработки и ведения:

1-я стадия - организация разработки общероссийской унифицированной формы документов;

2-я стадия - разработка первой редакции проекта общероссийской унифицированной формы документов;

3-я стадия - разработка окончательной редакции проекта общероссийской унифицированной формы документов;

4-я стадия - утверждение и регистрация общероссийской унифицированной формы документов;

5-я стадия - тиражирование бланков форм документов;

6-я стадия - ведение общероссийской унифицированной формы документов.

Порядок разработки, утверждения, введения в действие, издания, ведения и применения отраслевых (ведомственных) классификаторов и классификаторов организаций устанавливают соответственно утвердившие их федеральные органы исполнительной власти, министерства, ведомства и организации.

Порядок разработки, утверждения, введения в действие, тиражирования, ведения и применения отраслевых (ведомственных) унифицированных форм документов и унифицированных форм документов организаций устанавливают соответственно утвердившие их федеральные органы исполнительной власти, министерства, ведомства и организации.

Документ представляет собой сложную информационную совокупность, характеризующуюся множеством различных параметров (состав реквизитов, форматы и тип носителя (бумага, магнитный диск, оптический диск и т.д.), правила расположения информации по полю документа и т.д.), каждый из которых может быть принят за объект унификации.

Несмотря на огромное число разнотипных документов со множеством параметров, в каждом из них различают форму и содержание. Исходя из этого, можно выделить два направления унификации документации – содержательную и формальную .

• основные положения унифицированной системы документов;
• требования к составу и содержанию УСД;
• задачи, сферы и уровни ее применения в управлении;
• порядок заполнения форм;
• стандартизованная терминология.

Установление ограничительных номенклатур действующих форм документов;

Создание типовых унифицированных форм; построение единой модели документов для групп однородных задач (построение формуляра-образца);

Унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей;

Стандартизация терминологии.

В масштабе РФ ограничительной номенклатурой является Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), представляющий собой систематизированный перечень унифицированных форм управленческих документов, разрешенных к применению во всех учреждениях и организациях России. В масштабе отрасли или конкретного предприятия или учреждения такими ограничительными номенклатурами являются отраслевые (ведомственные) классификаторы управленческих документов, аналогичные классификаторы документов предприятий или табели документов.

Унификация текстов управленческих документов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий. Унифицированы могут быть отдельные фразы, части текста, текст документа в целом. В результате появляется возможность большей оперативности подготовки документов.

В процессе унификации текстов проводится унификация структуры текста, наиболее полно отвечающей назначению документа, унификация языковых средств выражения содержания документа, разработка унифицированных текстов в виде типового связного текста, трафарета, анкеты или таблицы.

Типовым является связный текст, содержание которого может быть неоднократно использовано без изменений при реализации управленческих ситуаций по определенной функции управления. Трафаретом является форма представления унифицированного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, заполняемые переменной информацией, характеризующей конкретную управленческую ситуацию.

В процессе формальной унификации рассматриваются типы носителей документов, типы форм документов и их статусы, разрабатываются формально-логические правила представления и размещения информации на носителе. В результате формальной унификации устанавливаются:

• типовые структуры реквизитов;
• описания групп взаимосвязанных реквизитов;
• типовые зоны для однородных реквизитов;
• требования к оформлению документов на машинных носителях и при передаче их по каналам связи (протокол обмена по каналам связи);
• единые методы контроля достоверности информации;
• порядок придания документам юридической силы.

Основные направления работ при формальной унификации следующие:

Унификация структур документов;

Разработка общих правил построения унифицированных документов и коммуникативных форматов;

Унификация типов носителей и форматов документов;

Унификация методов контроля информации.

Работа по унификации систем документации, как правило, начинается с обследования документооборота исследуемой организации, отрасли. На каждый комплект документации, реализующий определенную управленческую функцию, составляется матрица . Матрица представляет собой таблицу. В заголовки столбцов записываются наименования документов, а в заголовки строк – все реквизиты всех документов. На пересечении строк и столбцов отмечается наличие данного реквизита в конкретном документе. Анализ матрицы позволяет сделать вывод о дублировании показателей в документах, сформулировать предложения по составлению оптимальных форм документов.

Если при обследовании выявлены формы документов, не входящие в ОКУД, отраслевые классификаторы или табели документов предприятий, то на эти формы составляется карточка документа . В заголовочную часть карточки документа заносятся:

• наименование документа,
• название организации-автора документа,
• название организации-адресата,
• предполагаемые наименование и код класса формы по ОКУД (или по отраслевому классификатору, или по табелю предприятия),
• предполагаемые наименование и код подкласса формы по ОКУД (или по отраслевому классификатору, или по табелю предприятия).

Основная часть карточки документа представляет собой таблицу, куда заносятся координаты всех реквизитов по конструкционной сетке (ГОСТ 6.10.5-87), причем указывается как начальная, так и конечная координаты. Например, 04.22–04.50 означает, что реквизит размещается на 4-строке с 22 по 50 позиции.

Задание для самостоятельной работы

1. Изучить теоретическую часть настоящего практического занятия. Законспектировать в рабочей тетради сущность содержательной унификации.

2. Изучить приведенный комплект документов на заключение договора на НИОКР.

3. Заполнить матрицу для комплекта документов по заключению договора на НИОКР по приведенному образцу. Проанализировать матрицу, выявить недостатки комплекта документов: имеет ли место дублирование реквизитов, терминологическая путаница и т.п. Записать предложения по унификации комплекта документов.

Реквизиты		Соглашение	Дополнит. соглашение		Смета затрат	Прочие расходы	Календ. план
Заказчик
Исполнитель
Юридический адрес

4. Заполнить карточку документа для сметы затрат. В данной работе допускается координаты реквизитов записывать по координатной сетке Excel.

1) Наименование документа:

3) Название организации-адресата:

4) Предполагаемые наименование и код класса формы по ОКУД:

5) Предполагаемые наименование и код подкласса формы по ОКУД:

Наименование реквизита	Координаты реквизита
	Постоянная часть	Переменная часть
Исполнитель	D2-R2, D3-S3, E6-N6
Заказчик
Наименование документа
Заголовок таблицы
Порядковые номера

Источники и литература.

1. ПР 50.1.19-2000. Правила по стандартизации. Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации в Российской Федерации. – М. : Издательство стандартов, 2000. – 19 с.

2. Лямин Б.Н., Марков И.П., Саков А.А. для АСУ /Под ред. Ткаченко В.В. – М., Издательство стандартов, 1979. – 176 с.

3. Костомаров М.Н. Унификация и стандартизация документов управления / Секретарское дело, 2001, №4. – С.28–32.

4. Саков А.А. Унификация управленческой документации и общесоюзные классификаторы. – М., Экономика, 1982. – 168 с.

Навигация

• Страницы сайта

  • Разработка