Как заверить личный листок по учету кадров. Характеристика, личный листок по учету кадров, анкета, дополнение к личному листку, личная карточка - оформление управленческих документов
С 01.01.2018 вступят в силу поправки в НК, согласно которым вести раздельный учет НДС по товарам (работам, услугам), используемым как в облагаемых НДС, так и в не облагаемых/освобожденных от обложения налогом операциях, нужно будет, даже если соблюдается правило пяти процентов.
Личный листок по учету кадров: образец заполнения
При приеме на работу потенциального работника могут попросить заполнить анкету, составленную работодателем, в которой необходимо указать биографические данные, свои навыки, опыт работы, возможно, сведения о родственниках и т.д. Если работник будет зачислен в штат, уже после приема на работу ему будет предложено заполнить личный листок по учету кадров. Этот документ является частью официальной кадровой документации и будет храниться в личном деле работника.
Что это за листок и зачем он нужен
Данный документ позволяет работодателю составить представление о работнике - какие навыки у него имеются, где он родился, кто его родители и главное — какие задачи ему можно поручить, исходя из тех сведений, которые он представил.
На самом деле данный листок состоит из нескольких страниц и представляет собой анкету с полями для заполнения. На вопросы отвечает сам работник, он же заносит информацию в листок.
Оформление данного документа не является обязательным для частных организаций. Работодатель сам определяет, нужны ли ему личные листки в целях учета кадров. Однако крупные компании чаще всего используют эти документы в своей кадровой учетной политике, так как они заинтересованы в привлечении лучших кадров. При приеме на работу в государственное учреждение такой листок должен быть заполнен сотрудником в обязательном порядке.
Заполнение личного листка по учету кадров
Требования к форме и содержанию данного документа не унифицированы, однако отдельные положения присутствуют во всех документах этого типа. Перечислим, что всегда указывается в рассматриваемом листке:
- Ф.И.О. работника;
- дата рождения;
- адрес проживания (регистрации);
- паспортные данные;
- семейное положение.
В конце документа обязательно проставляются дата его заполнения и подпись работника, заполнившего листок.
К документу прикладывается фотография работника 3х4 см, которая затем вклеивается в специально отведенное для этого место.
Другие разделы добавляются по желанию работодателя. Среди них могут быть:
- место рождения;
- национальность;
- номер телефона (домашний, мобильный);
- сведения о родных - супруге, родителях, братьях, сестрах, детях;
- воинская обязанность (военнообязанный, невоеннообязанный);
- сведения об образовании - вносится информация только о законченном образовании высшего уровня, т. е. если работник закончил университет, то указывать, в какой школе он учился, не требуется, а если работник не заканчивал ничего, кроме средней общеобразовательной школы, нужно указать именно это учебное заведение;
- опыт работы - места работы с начала трудовой деятельности с указанием периода работы и занимаемой должности;
- дополнительные знания и навыки - владение иностранными языками, ученая степень/звание, научные работы (указанные сведения должны быть документально подтверждены);
- сведения о поездках за границу, в том числе туристических;
- правительственные награды.
Работник может заполнить не все разделы, и работодатель не может заставить его это сделать. Однако это касается только работодателей-«частников». В государственных учреждениях отказ работника заполнить листок приравнивается к отказу от исполнения должностных обязанностей. В частной фирме негативным последствием отказа от предоставления информации о себе может стать лишь недоброжелательное отношение к новому работнику со стороны руководства, но и оно может подпортить работнику жизнь на новой работе.
(Продолжение. Начало в № 6.)
Личные дела работников: комментарий к Инструкции
о порядке формирования, ведения
и хранения личных дел работников
Оформление документов личного дела: внутренняя опись, личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету кадров
Документы, включаемые в состав личного дела согласно положениям гл. 2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 (далее – Инструкция), должны быть надлежащим образом оформлены и удостоверены. Документы личного дела оформляются в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами и методическими документами по делопроизводству. Особенности оформления специфических документов личного дела (автобиография, личный листок по учету кадров и др.) содержатся непосредственно в самой Инструкции (гл. 3). Рассмотрим общие правила и особенности оформления документов, включаемых в состав личных дел.
Новости партнеров
pravo.kulichki..kulichki.net
2004-2015 Республика Беларусь
Характеристика - документ, который содержит описание характерных и отличительных черт (качеств) работника и отражает мнение администрации о нем.
Характеристику составляет администрация и общественные организации (если они есть) предприятия, по просьбе работника, по запросу других организаций, по инициативе работника.
Характеристику оформляют на стандартном листе бумаги в произвольной форме. Текст характеристики, как правило, состоит из двух частей:
вводной, - указывают фамилию, имя, отчество, год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы на предприятии;
основной - описывают деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград, поощрений, отношения с сотрудниками.
Завершающая фраза - «Характеристика выдана для предоставления…»
Если характеристику утверждает общественные организации или трудовой коллектив, то дают ссылку на дату и номер протокола заседания, собрания.
Характеристику подписывает руководитель предприятия, структурного подразделения, ведущий специалист, руководитель общественной организации. Подпись заверяют печатью. Характеристику составляют в двух экземплярах.
> Личный листок по учету кадров
Личный листок по учету кадров (анкета) (рис. 40) - перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т.д.
Работник заполняет от руки анкету при поступлении на работу. Ответы на вопросы он дает полностью, без сокращений, пропусков, исправлений на основании личных документов - паспорта, трудовой книжки, документов об образовании.
В графе «Образование» указывают: «высшее», «неполное высшее», «среднее специальное», «среднее», «неполное среднее», «среднее» согласно документу об образовании работника.
В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» указывают сведения о работе в соответствие с трудовой книжкой. Первой записью в трудовой книжке могут быть сведения об обучении в учебном заведении, эти сведения также отмечают в данной графе. Здесь же указывают на переходы в работе и их причину - учеба, болезнь, иждивение, отпуск.
Работник, занимая различные должности на одном предприятии, должен указать время пребывания в них.
В графе «Семейное положение» указывают сведения: женат (замужем), вдовец (вдова), холост (не замужем), перечисляют членов семьи (с указанием степени родства), проживающих вместе с работниками (отец, мать, жена, сын и т.д.). Надо также указать фамилию, имя, отчество, год рождения и чем занимается каждый член семьи.
Отрицательные ответы пишут без повторения вопросов в форме - не знаю, не имею, не владею, не был.
Личный листок должен быть проверен сотрудником, ответственным за документационное обеспечение кадровой деятельности.
> Анкета
Анкета - аналогичная форма «Личного листка по учету кадров» и содержит те же графы.
В анкету можно вносит дополнительные сведения (об изменении фамилии). Анкету подписывают поступающие на работу и лицо, ответственное за документы по кадрам. Личный листок подписывает поступающий на работу.
Заполняют анкету в одном экземпляре. К ней прилагают копии документов об образовании, ученой степени и т.д., заверенные подписью и печатью, а также фотографию.
> Дополнение к личному листку
Дополнение к личному листку (анкета) - указывают сведения об изменениях, касающихся работника после заполнения личного листка (анкеты). Документ имеет табличную форму. В нем указывают фамилию, имя, отчество работника и два раздела.
Первый раздел дополнения к личному листу фиксирует перемещение работника по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности, а также соответствующий документ, подтверждающий это.
Второй раздел дополнений к личному листку фиксирует изменения в образовании, изучении иностранных языков, наличие воинского звания, пребывание в загранкомандировках, награждения, участие в выборных органах власти, повышение квалификации. Все изменения должны быть подтверждены документами - приказами по личному составу, документами Загса, учебных заведений и т.д. Дополнение к личному листку (анкете) дополняет работник, ведущий документы по кадрам.
Обязательным реквизитом «Дополнения к личному листку» является отметка о проведении проверки наличия и состоянии дела. Отметку пишут на оборотной стороне листка. Оно состоит из надписи: «Личное дело проверено», даты и подписи.
> Личная карточка
Личная карточка (форма Т-2) - основной учетный документ. Она имеет типовую межведомственную форму, утвержденную органами статистики.
Личная карточка:
Заводится на всех сотрудников, принятых на работу;
Состоит из вопросов и ответов на них;
Используется для анализа состава и учета движения кадров;
Заполняется в одном экземпляре (все изменения, предусмотренные формой, должны отражаться в личной карточке своевременно);
Ставится в алфавитную картотеку работающих (при использовании компьютера, можно вводить в него данные о сотрудниках, затем делать распечатки на принтере по форме Т-2).
Личная карточка заполняется сотрудником, ответственным за документы по личному составу, после подписания приказа о приеме работника на работу.
Основанием для записей служат документы - паспорт, документы об образовании, военный билет и т.д.
В обязательном порядке ставят дату заполнения карточки и личную подпись сотрудника.
Хранят карточки в сейфе (шкафу) в алфавитном порядке. Карточки уволенных сотрудников хранятся в течение года в отдельной картотеке в алфавитном порядке, затем подшиваются в дело и сдаются в архив. Перед сдачей в архив все карточки должны быть пронумерованы.
Срок хранения карточки Т-2 - 75 лет.