Ответим, в каком случае составляют служебную записку и как правильно оформить этот внутренний документ. Скачайте готовые образцы и используйте их в работе.

Скачайте и используйте готовые образцы документов:

Для чего составляют служебную записку

До того, как писать служебную записку, необходимо четко понять, в каких случаях составляют этот вид документов и чем они отличаются от других видов записок, используемых во внутреннем документообороте предприятия.

Для взаимодействия внутри организации используют несколько видов служебных документов:

• докладная (кадровая);
• объяснительная;
• пояснительная;
• служебная.

Они не только имеют разные наименования, но и назначение.

Докладную записку составляют в случае нарушения работником установленного режима труда, правил внутреннего трудового распорядка. Она является основанием для вынесения дисциплинарного взыскания проштрафившемуся сотруднику.

Подсказка от журнала «Справочник секретаря». Расположение реквизитов на докладной записке

Объяснительную записку составляет сотрудник, допустивший нарушение дисциплины, правил охраны труда, условий трудового договора и т.п. Без этого документа работодатель не вправе принимать решение о вынесении наказания работнику.

Пример объяснительной записки

Скачать образец

Пояснительную записку составляют в качестве приложения к пакету документов. Ее назначение - пояснить, какие документы содержатся в пакете и какие действия ожидаются от исполнителя после обработки этих документов.

Служебная записка - образец оперативного взаимодействия между руководством и работниками одного подразделения или руководством разных подразделений. Цель документа - информировать о производственных проблемах, препятствующих эффективному исполнению трудовых обязанностей. Форма служебной записки образец также позволяет включить в текстовую часть предложения по исправлению сложившейся ситуации, в том числе, предложения о премировании сотрудников. Поэтому служебная записка часто является основанием для принятия управленческих решений, направленных на повышение мотивации, производительности и эффективности труда.

Оформление служебной записки

Хоть служебная записка и является частью внутреннего документооборота, к ее оформлению предъявляются требования, установленные . Исполнение требований стандарта и заполнение всех необходимых реквизитов подтверждают юридическую силу этого документа. Это необходимое условие, ведь на основании информации, изложенной в служебной записке, принимаются управленческие решения.

Поэтому до того, как написать служебную записку, ознакомьтесь с требованиями ГОСТ. Стандартом установлен перечень реквизитов этого вида документов, обязательных для заполнения. К ним относятся:

• название подразделения, в котором числится автор записки;
• наименование вида внутреннего документа – «Служебная записка »;
• дата составления;
• внутренний регистрационный номер документа;
• должность, подразделение, фамилия и инициалы адресата;
• заголовок к тексту;
• текстовая часть;
• подпись, фамилия и инициалы составителя.

Подсказка от журнала «Справочник секретаря». Как писать служебную записку образец

Скачать образец

В некоторых случаях служебная записка пример написания может содержать визы согласования. Как правило, это требуется, если в записке содержатся предложения, касающиеся работы или взаимодействия с другими подразделениями. Виза согласования потребуется и в том случае, когда служебная записка составляется не на имя непосредственного руководителя, а на имя более высокого начальника. Это будет подтверждением, что непосредственный руководитель в курсе происходящего и согласен с предложениями, высказываемыми работником.

Составляют служебную записку, как правило, от лица работника, специалиста, в том числе, руководителя подразделения. Поэтому при изложении сути используют первое лицо единственное число. Если авторов несколько - текст пишется от первого лица множественного числа. Он может быть написан на стандартном листе писчей бумаги формата А4 от руки или же на компьютере, но в этом случае работник обязательно должен поставить собственноручную подпись.

Как правильно написать служебную записку образец

Если вы не знаете, как написать служебную записку, образец оформления можно скачать по ссылкам в начале статьи. Но особое внимание следует уделить текстовой части документа. Важно определится, с какой целью она составляется. Например, служебная записка может быть составлена для того, чтобы:

1. Указать на возникшие в работе затруднения, довести эту информацию до руководства и, тем самым, снять с себя ответственность.
2. Обосновать необходимость материального стимулирования работников, показавших высокие результаты в труде.
3. Запросить информацию из другого подразделения.
4. Проинформировать уполномоченное должностное лицо о возможности рационализации труда и внесения изменений в технологический процесс с целью повышения производительности.
5. Обосновать необходимость приобретения дополнительных инструментов или оборудования и в этом случае служебная записка может являться документом первичного бухгалтерского учета, на основании которого будут впоследствии произведены расходы.

Законом не установлено то, как пишется служебная записка, но предприятие может самостоятельно разработать шаблоны, с помощью которых сотрудники будут правильно оформлять и составлять такие документы.

Общий принцип составления текста: изложение проблемы с указанием всех причастных лиц и предлагаемые варианты ее решения. Излагать суть проблемы следует коротко и логично. Для убедительности следует ссылаться на цифры, факты и документы, которые смогут подтвердить правоту составителя.

Скачать образец

Общий объем текстовой части служебной записки не должен превышать 8-10 строк. При необходимости, адресат всегда сможет запросить у составителя документа дополнительные сведения.

Не забудьте зарегистрировать служебную записку в специальном журнале регистрации внутренних документов. Это позволит исключить конфликтные ситуации, связанные с утерей и несвоевременным представлением информации руководству.

Вопрос от Татьяны:

Добрый день! Подскажите пожалуйста, необходимость введения должности специалиста по ГО и ЧС? И при какой численности вводится данная должность?

Быть или не быть, специалисту по ГО и ЧС...

Ответ для Татьяны:

Здравствуйте.

Согласно ст. 12 Федерального закона от 12.02.1998 г. № 28-ФЗ «О гражданской обороне» органами, осуществляющими управление гражданской обороной, в том числе являются структурные подразделения (работники) организаций, уполномоченные на решение задач в области гражданской обороны, создаваемые (назначаемые) в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.

Положение о создании (назначении) в организациях структурных подразделений (работников), уполномоченных на решение задач в области гражданской обороны утверждено Постановлением Правительства РФ от 10.07.1999 г. № 782.

Согласно пп. 2, 4-6 Положения структурные подразделения (работники) по гражданской обороне создаются (назначаются) в организациях независимо от их организационно-правовой формы с целью управления гражданской обороной в этих организациях. Количество работников в структурном подразделении по гражданской обороне или отдельных работников по гражданской обороне в составе других подразделений организации определяется исходя из пунктов 6-8 Положения об уполномоченных на решение задач в области гражданской обороны структурных подразделениях (работниках) организаций, утверждённого Приказом МЧС России от 31.07.2006 г. № 440:

6. Количество работников в структурном подразделении или отдельных работников по гражданской обороне в составе других подразделений организации (представительствах и филиалах) определяется по следующим нормам:

1. В организациях, продолжающих работу в военное время:

• до 1000 работников согласно штатному расписанию — 1 освобожденный работник;
• от 1000 до 5000 работников согласно штатному расписанию — 2-3 освобожденных работника;
• от 5000 и более работников согласно штатному расписанию — 4-5 освобожденных работников;

• до 200 работников согласно штатному расписанию — 1 работник (по совместительству);
• от 200 и более работников согласно штатному расписанию — 1 освобожденный работник.

2. В организациях, прекращающих работу в военное время:

• назначение освобожденных работников, уполномоченных на решение задач в области гражданской обороны, не обязательно.

При определении количества работников в структурных подразделениях или отдельных работников по гражданской обороне в организациях в составе ее подразделений (представительствах и филиалах), осуществляющих свою деятельность в сфере образования, учитывается общее количество обучаемых.

7. Численность структурных подразделений (работников), уполномоченных на решение задач в области гражданской обороны, закрепляется распорядительным документом соответствующего руководителя.

8. В организациях, отнесенных к категориям по гражданской обороне, с количеством работников свыше 5000 человек (с учётом входящих в их состав представительств и филиалов) с общим количеством работников свыше 10000 работников, руководитель структурного подразделения по гражданской обороне является по должности заместителем руководителя организации и назначается на должность по согласованию с МЧС России (территориальным органом МЧС России по субъекту Российской Федерации).

СКАЧАТЬ ДОКУМЕНТЫ ПО ТЕМЕ

На этом всё. Если ответ понравился, чуть ниже ставим рейтинговые звёздочки и делимся ссылкой на эту заметку со своими коллегами в социальных сетях, форумах и т.д. 😉 Спасибо за поддержку!

На вопрос ответила моя помощница по развитию официальной группы в ВКонтакте Светлана Подберезина.

Продолжение следует...

В последнее время был принят ряд нормативных актов, ужесточивших требования по ГО и ЧС к организациям. С чего начать эту работу, как подготовить необходимые документы – расскажем в статье. Скачайте образец схемы оповещения персонала.

Читайте в статье:

ГО и ЧС на предприятии

Прежде чем приступать к организации системы гражданской обороны, нужно выснить статус предприятия. Так, если имеется мобилизационное задание, которое назначают региональные власти и МЧС, либо есть высокий риск возникновения внештатных ситуаций, либо уникальный культурный статус, такой организации присваивают категорию по ГО. Это может быть категория особой важности, 1-я или 2-я категория. Каждая из них предъявляет повышенные требования к режиму работы предприятия.

Если таких признаков нет, то предприятие относят к некатегорированным , что, впрочем, не намного облегчает задачу его руководства. В любом случае придется подготовить документы, разработать схему оповещения при чрезвычайной ситуации в организации, установить стенды. Но обо всем по порядку.

По закону все вопросы, относящиеся к данной сфере, входят в зону ответственности главного руководителя, а также его заместителя. При чрезвычайной ситуации одно из этих лиц становится начальником штаба, принимает решения, издает приказы, организует все необходимые мероприятия.

Кто должен заниматься гражданской обороной в организации, которой присвоена категория? Разумеется, также ее руководитель, но помимо основных обязанностей (о них – ниже) ему надо будет позаботиться о быстрого реагирования. Эти обязанности в крупных компаниях руководитель может делегировать ответственному сотруднику, назначенному приказом, или даже структурному подразделению по ГО.

Отличаются ли обязанности по ГО и ЧС на предприятии с численностью менее 50 человек? Нет, российским законодательством для небольших организаций не предусмотрено специальных правил. Обязанности компаний по гражданской обороне зависят лишь от наличия категории.

С чего начать работу по ГО и ЧС в организации? С этим вопросом нужно обратиться в письменном виде в орган, отвечающий за гражданскую оборону в вашем муниципальном образовании. В ответ на запрос эти органы предъявляют перечень требований.

Также необходимо подготовить список группы по обучению. В нее обязательно должны входить: директор, специалист по ГО в организации, члены штаба, члены эвакуационной комиссии. Когда придет ответ на запрос, потребуется выполнить следующее:

• создать план по гражданской обороне;
• составить программы, провести курсовое обучение работников;
• разработать программу вводного инструктажа по ГО;
• проводить вводный инструктаж с принятыми работниками в первый месяц работы с записью в журнале;
• проводить учения, тренировки по гражданской обороне.

Таков, вкратце, ответ на вопрос – с чего начать.

Многих руководителей предприятий мучает вопрос о том, с чего начать гражданскую оборону в организации. Для грамотной организации работы по ГО и ЧС на предприятии необходимо подготовить письмо в орган, который несет ответственность по ГО в муниципальном образовании. В нем должна быть указана просьба об озвучивании условий, необходимых для того чтобы подготовить .

Во время ожидания ответа подготавливаются списки и письмо с просьбой включения в разрабатываемый план комплектования подготовленных групп по обучению ГО и ЧС в организацию.

В таких списках присутствуют:

• Директор предприятия.
• Специалист, уполномоченный на решение важных задач в области ГО и ЧС.
• Все члены созданного штаба по ГО.
• Члены организованной эвакуационной комиссии.

Все остальные люди, назначаемые соответствующими приказами руководства, самостоятельно обучаются непосредственно на рабочем месте.

В дальнейшем больше не появятся вопросы о том, с чего начать гражданскую оборону на предприятии. После получения всех необходимых условий выполняется разработка плана по ГО, плана выполнения действий и плана проведения предстоящих мероприятий.

Порядок ведения гражданской обороны в организации

Специальным распорядительным документом резервируются финансовые средства и материальные ресурсы для устранения последствий произошедших чрезвычайных ситуаций.

Затем выполняется разработка следующих необходимых документов:

• План действий по предупреждению и устранению последствий различных по своему характеру ЧС.
• План ГО с подготовленными подробными приложениями.
• План запланированных мероприятий по ГО для обеспечения противопожарной безопасности на текущий год.
• Приказ о создании ГО на предприятии, а также назначение ответственных должностных лиц.
• Разработка обязанностей специалиста, занимающегося решением поставленных задач в такой области, как .
• Сигналы оповещения гражданского населения о произошедшем чрезвычайном происшествии.
• Расчет имеющегося обеспечения и проведение выдачи средств защиты по такому мероприятию, как .

Также кроме вышеуказанных планов подготавливается следующая важная документация:

• Документы о создании нештатных специальных аварийно-спасательных формирований.
• Документы, касающиеся вопросов обеспечения устойчивой работы действующего предприятия.
• Документы по проведению необходимых эвакуационных мероприятий.
• Документы по обучению сотрудников действиям при ЧС.
• Подготовка необходимой документации по противопожарным мероприятиям.
• Документы по организации дежурной диспетчерской службы в организации.

Закон о гражданской обороне в настоящее время должен соблюдаться всеми работодателями для защиты населения от серьезных возникающих угроз, включая возможность возникновения достаточно серьезных природных катаклизмов. В нашей стране закон сегодня действует вместе с подробными разработанными положениями, подготавливающими население к внезапным непредвиденным ситуациям.

Грамотно разработанная система ГО на действующем предприятии позволяет успешно разработать и реализовывать необходимые меры при внезапном случившемся форс-мажоре для снижения или полного устранения наступивших последствий.

Из-за внесенных поправок требования по гражданской обороне весной текущего года существенно возросли, поэтому теперь работодатели обязаны по закону выполнять ряд важных действий в соответствии с действующим законодательством:

1. Разработка программы по вводному инструктажу новых принятых на работу сотрудников.
2. Непосредственно вводный инструктаж допущенных к выполнению рабочих обязанностей сотрудников.
3. Обучение на специальных курсах выполнению действий при внезапной чрезвычайной ситуации.
4. Разработка проектной и согласовательной документации.
5. Поведение учений и запланированных тренировочных мероприятий.

Также необходимым станет приобретение различных средств индивидуальной и коллективной защиты, например, противогазов, респираторов, марлевых повязок и других необходимых для защиты собственного здоровья элементов.

Для разработки всех необходимых документов предварительно изучается достаточно большое количество различной нормативной литературы и действующих законодательных актов. Большую помощь при этом могут оказать специальные разработанные методические пособия, которые настоятельно рекомендуется использовать при разработке мероприятий ГО.

После изучения нашего материала вы теперь точно знаете, как организовать гражданскую оборону на предприятии.

Главный приоритет при любых чрезвычайных ситуациях – это здоровье и безопасность людей. Катастрофы, природные катаклизмы, техногенные факторы, военные действия нельзя полностью исключить как фактор влияния, не принимая во внимание их возможную опасность для персонала и других людей, проживающих в окрестностях предприятия, а также близлежащих территорий. Именно по этой причине на любом экономическом объекте необходима организация комплекса мер, которые нужно будет незамедлительно принять в случае подобных обстоятельств.

Рассмотрим, как организовать гражданскую оборону на экономическом объекте, каким навыкам необходимо обучить сотрудников и как их контролировать, какие документы для этого необходимы, отметим степень ответственности работодателя за порядок обучения ГО своего персонала.

Суть гражданской обороны

Экстраординарных ситуаций лучше не допускать, для чего на любом предприятии действуют специально принятые правила внутреннего распорядка и безопасности. Но иногда избежать их не представляется возможным: порой случаются техногенные или природные катаклизмы, не исключены и военные действия, несущие непосредственную угрозу для гражданского населения. Поэтому каждый гражданин должен знать, что ему предпринять в случае наступления таких чрезвычайных ситуациях, какие меры принять. Поскольку эти меры, прежде всего, направлены на защиту и минимизацию негативных последствий для всех людей, их называют гражданской обороной .

Любые должностные лица, в чьем подчинении находятся люди, особенно это касается работодателей, должны обеспечить знание своими подчиненными этих мер и поддерживать их знания, умения и навыки на должном уровне.

Обязанности работодателя по организации ГО

Федеральные законы, а также другие правовые законодательные акты РФ вменяют работодателю в обязанность:

• планирование и организацию штатных действий по ГО;
• составление программы образования сотрудников в области ГО;
• обеспечение проведения инструктажей и/или тренингов по гражданской обороне для персонала согласно составленной программе;
• разработку плана эвакуации людей и материально-культурных ценных фондов;
• установку и поддержание в функционирующем состоянии систем экстренного оповещения;
• наличие запаса основных средств, необходимых для ГО (медицинских, технических, защитных и др.).

К СВЕДЕНИЮ! Если предприятие относится к разряду потенциально небезопасных, то, помимо приведенных задач, необходимо решить вопрос о создании спасательного формирования экстренного реагирования в случае чрезвычайных ситуаций.

С чего начать организацию ГО на экономическом объекте

Все вопросы, касающиеся ГО, ложатся непосредственно на плечи руководителя, так как по закону именно он или его заместитель является в случае возникновения опасной внештатной ситуации начальником штаба гражданской обороны. Именно он и будет ответствен за должную организацию и слаженные действия персонала, его прерогатива – принимать управленческие решения и издавать приказы относительно людей и ценных активов, а также организации всех видов действий и мероприятий, посвященных ГО.

Необходимая документация

1. В любой организации должен функционировать внутренний локальный акт, заверенный руководством – Положение о ГО. В нем необходимо отразить:
   • главные задачи ГО для данного экономического объекта;
   • меры по защите персонала в случае чрезвычайных ситуаций;
   • действия, направленные на решения задач ГО отдельно в мирное и в военное время;
   • формирования ГО, которые будут действовать в данном объединении;
   • регламент аварийных и спасательных работ;
   • контролирование устройств связи и экстренного оповещения;
   • согласование действий со штабами ГО более крупных структурных подразделений (района, города, области);
   • материальное обеспечение персонала медицинскими, защитными и другими средствами, необходимыми для ГО;
   • другие важные моменты, касающиеся сферы гражданской обороны на данном объекте (строительство или поддержание в функционирующем состоянии убежищ, контроль над биологической обстановкой и др.)

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Выписка из данного Положения является обязательной составляющей должностной инструкции каждого сотрудника, ознакомление с ней должно быть зафиксировано собственноручной подписью.

2. План мероприятий по ГО – главный рабочий документ штаба. В нем прописан комплекс мер поддержания безопасности и действий в чрезвычайных ситуациях для мирного времени и отдельно – для военного, с учетом конкретных характеристик предприятия, на котором он будет применяться. Приложениями к этому плану могут быть:
   • отдельные комплексы мер при ЧС для каждого структурного подразделения предприятия;
   • план территории организации с указаниями касательно эвакуации;
   • инструкции по остановке основных узлов предприятия;
   • схемы расположения систем оповещения, пожарных гидрантов и т.п.;
   • ведомость по средствам индивидуальной защиты и медицинскому обеспечению персонала;
   • бланки для расчетов ущерба при чрезвычайных ситуациях;
   • перечисление ближайших медицинских учреждений, готовых оказать экстренную помощь;
   • порядок извещения вышестоящих штабов ГО и др.

Законодательные основы обучения персонала

Знания и навыки в области ГО персонал должен получить в обязательном порядке, как гласят Федеральные законы № 28-ФЗ «О гражданской обороне» и № 68-ФЗ «О защите населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера» и Постановление Правительства РФ от 04.09.2003 г. № 547 «О подготовке населения в области защиты от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера».

Чему нужно обучить персонал касательно ГО

Проходить такое обучение обязаны все работающие лица, трудоустроенные в сфере обслуживания и производства. Для этого существуют специально разработанные МЧС России программы, на основе которых организации составляют и принимают приказом руководителей собственные образовательные планы. Согласно последней версии основной программы, принятой в 2013 году, работников необходимо научить:

• что предпринимать при оповещающем сигнале;
• какими способами можно защититься от разных видов опасностей при ЧС;
• оказывать первичную медпомощь;
• правильно использовать средства защиты, как индивидуальные, так и коллективные;
• адекватно применять меры противопожарной безопасности;
• исполнять основные приемы аварийно-спасательных работ;
• предпринимать предусмотренные меры для защиты населения и сбережения материальных ценностей в обстоятельствах ЧС.

Как часто нужно обновлять знания по ГО

Любые навыки со временем утрачиваются, а знания, если они не применяются и не обновляются, становятся неактуальными. Поэтому нормативная государственная документация предусматривает определенную периодичность прохождения обучения по ГО, различную для тех или иных категорий сотрудников:

• персонал, являющийся уполномоченным в сфере ГО (начальник штаба, его заместитель, работники, непосредственно отвечающие за ГО, личный состав специальных формирований) должен проходить обязательную переподготовку не менее чем 1 раз в пятилетку;
• остальное трудящееся население должно совершенствовать знания и умения в сфере гражданской обороны каждый год.

ВНИМАНИЕ! Организацию обучения можно осуществлять непосредственно по месту работы, в специальных учреждениях МЧС или учебно-методических центрах (рекомендуется для уполномоченных ГО).

Законодательная ответственность за неисполнение требований по организации гражданской обороны

Если работодатель пренебрегает обучением сотрудников действиям в случае ЧС, не организовал должным образом службу ГО на вверенном ему предприятии, не выполняет задачи в этой области, которые диктует действующее законодательство, это чревато не только возможными тяжелыми последствиями, но и личной ответственностью.

Согласно ст. 20.7. КоАП, неготовность руководства и невыполнение должных мер по подготовке к действиям при опасностях военного времени обойдется должностным лицам в сумму штрафа от 10 до 20 тыс. руб. Юридическим лицам придется уплатить сумму, большую в 10 раз. Такие же штрафы предусматриваются за несоблюдение готовности отразить неблагоприятные последствия чрезвычайных ситуаций.