Порядок составления дефектного акта. Списание основных средств: документальное оформление

28.06.2019

Дефектный акт относится к документам первичного учета (образец размещен немного ниже). Он применяется в различных отраслях народного хозяйствования, в частности, в строительной сфере. Каждым субъектом предпринимательской деятельности самостоятельно разрабатывается этот документ, так как действующим на территории России Федеральным законодательством не предусмотрена унифицированная форма акта.

Дефектный акт составляется субъектами предпринимательской деятельности при возникновении различных ситуаций:

возникли проблемы после укладки тротуарной плитки;
наблюдаются проблемы в работе пожарной сигнализации;
требуется ремонт кровли;
заказчика не устраивает форма крыши и т. д.

Важно! Дефектный акт в строительстве (образец можно найти в нижней части статьи) представляет собой документ, который свидетельствует о выявленных фактах нарушений утвержденных технических норм и государственных стандартов.

Особенности

Дефектный акт (заполненный бланк этого документа находится выше) может составить экспертная комиссия, которая назначается руководителем строительного объекта. Этот бланк, помимо перечня выявленных в процессе осмотра кровли, тротуарной плитки, пожарной сигнализации и других конструкционных элементов строения дефектов, содержит важную, с технической точки зрения, информацию:

наименование объекта;
определяется уровень износа тех или иных несущих элементов основной и вспомогательной конструкции;
вносится поименный перечень членов комиссии, на которых возложена обязанность обследовать строительную площадку;
все обнаруженные дефекты (например, неправильная форма крыши, не по уровню уложенная тротуарная плитка, неправильно сооруженная стропильная система для кровли, сбои в работе пожарной сигнализации и т. д.);
рекомендации специалистов, в данном случае членов экспертной комиссии, которые позволят сделать качественный ремонт и устранить все недочеты, благодаря чему строение будет пригодно к дальнейшей эксплуатации и т. д.

Важно! Если в процессе обследования строительной площадки были выявлены дефекты, члены комиссии делают соответствующее заключение, в котором подробно описывается текущее состояние объекта.

Что нужно знать

Проблемы в строительной сфере, требующие внимания экспертов, могут возникать не только на стадии возведения объектов, но и во время проведения капитального ремонта. Все дефекты заносятся в дефектный акт, стандартный бланк которого имеет внешнее сходство со сметой. Для многих субъектов предпринимательской деятельности эта форма является основанием для списания издержек. Составление дефектного акта (образец можно найти немного ниже) должно осуществляться в полном соответствии с такими стандартами: РОСТ, ГОСТ и СНиП. Для многих руководителей строительных компаний техническая экспертиза недвижимости позволяет правильно провести начисление заработной платы работникам, занятым в устранении выявленных дефектов кровли, тротуарной плитки или любого другого элемента.

Важно! При необходимости членами экспертной комиссии в акте (образец можно найти немного ниже) даются рекомендации относительно того, какой целесообразней всего провести ремонт крыши, тротуарной плитки или пожарной сигнализации: капитальный или косметический.

Нюансы

Бланк дефектного акта на ремонт строительного объекта имеет несколько нюансов, которые нужно учитывать при его составлении. В некоторых случаях выявленные дефекты нуждаются в экстренном устранении, для чего разрабатывается специальная аварийная схема. Такие работы влекут за собой существенное увеличение бюджета, поэтому в конечном итоге увеличивают общую стоимость проверяемого объекта.

Эксплуатация объекта и его введение в эксплуатацию неизбежно связано с возникновением неисправностей и иных дефектов, которые требуют устранения.

Но так просто взять и исправить все нельзя – требуется заключение, которое обосновывает необходимость ремонтных работ, а также их стоимость. Это заключение называется дефектным актом.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

(Москва)

(Санкт-Петербург)

(Регионы)

Это быстро и бесплатно !

Дефектный акт: что это и для чего нужен

В общем виде дефектный акт представляет собой , в котором перечислены обнаруженные неисправности или иные проблемы, а также рекомендации по их устранению.

Акт может быть составлен , в частности:

при плановом осмотре объекта;
при осмотре объекта из-за возникновения сбоев в его функционировании;
при осмотре в процессе его приемки из ремонта, монтажа, при поступлении или при введении в эксплуатацию.

Этот акт служит основанием для:

проведения ремонтно-восстановительных работ;
списания расходов, связанных с этими работами;
самого объекта в случае, если он не подлежит восстановлению.

Сам по себе акт – это сплошная таблица, в которой указываются проблемные участки. Стоимость предстоящих расходов в акте не отражается, поскольку цель этого документа – подтвердить фактическое состояние объекта и дать основание для определения масштаба и целесообразности предстоящего ремонта.

смета;
отчет о целесообразности восстановления объекта;
приказ на проведение работ или на списание актива.

Порядок оформления

Закон «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ позволяет больше не использовать унифицированные формы, а разрабатывать документы самостоятельно, если иное не предусмотрено другими нормативными актами, устанавливающими обязательные формы для документов своей сферы компетенции.

Но независимо от этого в любом дефектном акте обязательно должно найти отражение:

название документа и дата его составления;
название организации, которая указанный документ составляла;
описание хозяйственной операции;
ее натуральное измерение и указание единицы измерения;
должности, подписи и расшифровки подписей тех лиц, которые ответственны за совершение описываемой в документе операции или за ее документальное оформление.

Дополнительно к этим реквизитам можно предусмотреть в зависимости от характера и специфики операции иные сведения. В частности, в дефектном акте наряду с обязательными реквизитами отражаются :

название инспектируемого объекта (или объектов). Как правило, название актива берется из его паспорта и указывается подробно;
инвентарный номер. Этот номер идентифицирует конкретный актив и не повторяется – он индивидуален;
основание проведения осмотра. Например, плановый осмотр, принятие из монтажа, и т.д.
дата ввода в эксплуатацию. Это необходимо, чтобы понять, насколько быстро объект вышел из строя, и не является ли целесообразным его списание;
обнаруженные дефекты.

Все это оформляется в виде таблице и может включать в себя описание не одного, а сразу нескольких объектов .

Кроме того, дефектный акт должен содержать еще и рекомендации по устранению каждой обнаруженной проблемы. Очень часто его еще дополняют видами необходимых восстановительных работ и охватываемой ими площади. Это делается для того, чтобы было проще составлять смету.

Вместо самостоятельной разработки данного документа можно воспользоваться уже готовыми формами , например:

формой ОС 16 – этот акт используется для оформления выявленных дефектов при монтаже, наладке или испытании оборудования, либо при его плановом осмотре;
формой, которая разработана и утверждена Минсельхозом РФ 16.05.05г. в Методических рекомендациях по учетной политике сельхоз компаний. Этот акт подходит для отражения в любых отраслях обнаруженных дефектов у оборудования, сооружений и зданий. И представляет собой простенькую таблицу.

Составляется акт комиссией , которая назначена:

приказом руководителя организации по Учетной политике;
либо приказом руководителя в каждом отдельном случае проведения осмотра и проверки.

В приказе указывается состав комиссии, ее обязанности и права, срок действия ее полномочий.

Комиссия должна состоять из специалистов, знающих специфику осматриваемых активов. При этом специалисты могут быть и приглашенными, если на самом предприятии лиц с необходимой квалификацией нет. Председателем комиссии назначается либо старший специалист, либо руководитель компании.

Дефектный акт заполняется в процессе проведения осмотра объектов. Если объектов несколько, на каждый из них может быть предусмотрен свой документ. Или все оформляется в одном акте, но отдельно по каждому объекту.

Подписывается документ всеми членами комиссии. Хранится не менее 5 лет, вместе с документами на списание объекта, или с паспортами действующих активов, либо в бухгалтерии вместе с документами на ремонт указанных активов.

Составлению данного документа в строительной сфере посвящено следующее видео:

В случае выявления дефектов в процессе эксплуатации важную роль будет играть срок ввода объекта :

проблемы могут обнаружиться в границах гарантийного срока – тогда претензии предъявляются продавцу или производителю, и дефекты подлежат устранению за счет этих лиц;
проблемы могут выявиться за рамками гарантийного срока – тогда восстановление будет производиться за счет компании-покупателя.

При составлении дефектного акта с целью проведения текущего или капитального ремонта обычно в комиссии присутствуют представители от организации-исполнителя указанных работ. При проведении осмотра объекта на каждый составляющий его элемент отводится либо свой акт, либо раздел в акте. Это, прежде всего, касается сложно-конструктивных активов, например, зданий, транспортных средств и т.д. В частности, при осмотре здания внимание уделяется его фундаменту, инженерным системам, стенам, кровле и т.д. Напротив каждого такого элемента в акте обязательно указывается % физического износа.

Кроме того, к такому акту могут быть дополнительно оформлены :

чертежи с указанием произведенных измерений;
фотоматериалы;
описание дефектов с указанием их расположения, и т.д.

В случае составления дефектного акта с последующим принятием решения о списании основного средства важную роль играют такие сведения, как:

срок эксплуатации;
% физического износа;
стоимость восстановительных работ;
возможный срок эксплуатации после ремонта.

В случае поломки компьютера или систем видеонаблюдения и сигнализации дефектный акт составляется специалистом из сервисной компании, который определит поломку и необходимый характер работ, а также будет осуществлять сам ремонт. Обычно в акте указываются не только неисправности, но и дается перечень запчастей, какие следует заменить, чтобы техника снова функционировала.

Инструкция по составлению локальной сметы на основе дефектного акта представлена в следующем вебинаре:

Дефектный акт на списание различных основных средств, в частности, предметов мебели, представляется собой бланк, в котором экспертной комиссией указывается перечень выявленных в процессе проверки дефектов, изъянов и прочих неисправностей. Этот документ первичного учета (образец дефектного акта находится немного ниже) используют все субъекты предпринимательской деятельности, на балансе которых числится оборудование, предметы мебели и прочие основные фонды.

Дефектный акт на списание различных основных средств (бланк можно скачать в нижней части статьи) составляется в тех случаях, когда оборудование и прочие фонды вышли из строя и не могут использоваться по прямому назначению. Обязанность составлять такой акт (образец размещен немного ниже) возлагается на экспертную комиссию, члены которой назначаются на основании приказа руководства.

Дефектный акт на списание числящихся на балансе основных средств (читатели могут скачать бесплатно бланк), в том числе и предметов мебели, составляется и при проведении плановой инвентаризации.

Важно! Если в ходе осмотра оборудования и других основных средств, члены комиссии решат, что предметы мебели и техника подлежит ремонту, они составят другой акт, на основании которого будет проведен ремонт. В том случае если оборудование нельзя привести в рабочее состояние, экспертами заполняется бланк формы ОС 4, 4а (образец расположен выше).

Нюансы

В соответствии с законодательством, действующим на территории Российской Федерации, списание основных средств и предметов мебели может проводиться только на основании правильно составленного дефектного акта (бланк могут заполнять только уполномоченные члены комиссии). В противном случае контролирующий орган признает эту хозяйственную операцию недействительной, что повлечет за собой штрафные санкции и доначисление налогов.

Формирование комиссии

В экспертную комиссию, которая уполномочена составлять дефектный акт (заполненный образец размещен в верхней части статьи) на списание оборудования и других основных средств, должны входить следующие сотрудники:

главный бухгалтер;
председатель комиссии;
специалист, который может оценить техническое состояние фондов;
кладовщик или сотрудник склада, который ответственен за сохранность оборудования.

Важно! Если в штате организации не предусмотрена единица специалиста (механика или инженера), то для проведения инвентаризации основных средств приглашается сторонний специалист.

Правила составления

При составлении дефектного акта (образец находится ниже), на основании которого будет списываться основное средство, членами комиссии должны соблюдаться все нормы российского законодательства. Этот документ первичного учета может составляться как на бумажном носителе, так и посредством компьютерной техники. В бланке (заполненный образец размещен в начале текста) должны присутствовать следующие данные:

Наименование документа (в данном случае указывается акт на списание основных фондов).
Дата проведения инвентаризации и технического обследования оборудования, техники, мебели.
Номер (порядковый) документа.
Наименование организации, на балансе которой числятся основные фонды.
Реквизиты компании.
Точное название основного средства, которое совпадает с данными бухгалтерского учета.
Инвентарный номер осматриваемого объекта.
Краткое описание выявленных дефектов и поломок, которые стали причиной выхода из строя основного средства. В данном случае указываются изъяны, не подлежащие восстановлению. К этой категории можно причислить и моральный износ, который применяется к высокотехнологичному оборудованию, например, к компьютерной, климатической и цифровой технике.
Все технические параметры выявленных дефектов.
Перечень всех членов экспертной комиссии. В обязательном порядке указываются занимаемые должности.
Подписи уполномоченных лиц.

Дефектный акт на списание различных фондов должен содержать исчерпывающую информацию, касающуюся всех, не подлежащих ремонту поломок. Специалист или представитель контролирующих органов в процессе изучения этого документа первичного учета должен получить полное представление относительно причин ликвидации оборудования, техники и т. д.

В связи с тем, что для бухгалтерии дефектный акт является основным документом, на основании которого ликвидированное средство снимается с учета, то этот бланк должен содержать и все важные цифры:

стоимость (первоначальная) техники, мебели, оборудования, спецтехники;
сумма износа, начисленная организацией в процессе использования оборудования в рабочих процессах (начинает начисляться только после ввода в эксплуатацию);
стоимость всех материальных ценностей, которые присутствуют в составе ликвидируемого основного фонда (экспертами указываются цены и общая сумма всех элементов, которые были реализованы в качестве металлолома, на запасные части, комплектующие и т. д.);
стоимость затрат, которые пришлось понести организации на проведение ликвидации объекта;
результат, полученный при определении соотношения полученной выручки (от реализации ликвидированного средства) с понесенными затратами.

Важно! После составления дефектный бланк передается в бухгалтерию. Специалисты на основании этого акта снимают с баланса ликвидированное основное средство. Документ подшивается в папку и хранится на предприятии не менее 5 лет, после чего передается в архив.

Любое оборудование имеет свой срок эксплуатации, после которого его необходимо списать. Чтобы сделать это правильно, нужно действовать в определенном порядке, регламентированном законом. Как провести списание основных средств в 2017 году рассмотрим в статье.

Любой бухгалтер, непосредственно занимающийся приемкой, начислением амортизации и списанием основных средств, должен четко знать порядок действий и необходимый список документов. В противном случае у налоговой службы могут возникнуть вопросы относительно правомерности списания, отсутствия обязательных документов.

Прежде чем проводить списание основных средств на предприятии, необходимо изучить приказ Минфина РФ №33н от 20 июля 1998 года. Он содержит в себе информацию об обязательных мероприятиях и документах, регламентирует порядок учета ОС.

Списание ОС кажется делом обычным и простым, но на деле предприятию необходимо составить ряд бумаг, которые бы подтверждали правомерность выбытия основных средств.

Выбытию предшествует оформление приказа о создании специальной комиссии, которой поручается провести списание основных средств (документальное оформление образования такой комиссии строго обязательно). В состав ее включаются следующие лица:

главный бухгалтер компании;
технические специалисты;
МОЛ, за которыми закреплены основные средства, подлежащие выбытию.

Обязанности и функции комиссии по списанию ОС

В ходе создания комиссии определяются их полномочия. Методические указания предусматривают включение в этот список следующего функционала:

Комиссия проводит осмотр списываемого объекта. Она же занимается составлением всей документации, связанной со списанием. Сюда входят не только технические и коммерческие, но и бухгалтерские документы.
Устанавливают причину списания, а также невозможность использования объекта ОС для последующего использования, восстановления или продажи.
Определяют круг виновных лиц, если ОС пришло в негодность ранее установленного срока службы, было повреждено или частично испорчено. Комиссия в ходе разбирательства разрабатывает предложения по привлечению этих работников к возмещению ущерба.
Если некоторые части основного средства могут быть использованы в дальнейшей работе (например, в качестве запчасти для другого оборудования), то составляется список этих деталей, проводится их стоимостная оценка. В дальнейшем именно комиссия отвечает за демонтаж всех перечисленных деталей.
Заполнение актов по списанию, подписание всей необходимой документации.

По завершению осмотра объекта специальной комиссией составляется акт на списание. Форму этого документа утверждает руководитель организации. При желании можно использовать и унифицированные акты, утвержденные 21 января 2003 года после выхода постановления Госкомстата РФ №7. Если предприятие самостоятельно разрабатывает формы актов, то они обязательно должны соответствовать требованиям, отображенным в федеральном законе №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года.

Формы актов на списание основных средств

В ходе работы комиссии могут быть составлены акты следующих форм:

ОС-4 применяется для списания одного объекта, не являющегося транспортным средством;
ОС-4а – заполняется в случае выбытия транспортных средств;
ОС-4б – он необходим для списания сразу нескольких основных средств, не относящихся к автотранспорту.

При передаче основного средства иным организациям используется акт приемки-передачи. Именно он является обоснованием для проведения списания в этом случае.

Обязательные реквизиты актов о списании

Главным документом, подтверждающим работу комиссии, является акт о списании. В нем в обязательном порядке указываются следующие сведения о списываемом объекте основных средств:

когда был произведен или возведен;
когда и по какой стоимости приняли на баланс предприятия;
срок эксплуатации;
общий размер начисленной амортизации;
почему списывается;
его качественные характеристики.

Особенности составления акта о списании

После составления акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем организации. Только после этого в инвентарную карточку объекта проставляется информация о его выбытии. Этим занимается главный или другой уполномоченный бухгалтер. Инвентарная карточка должна храниться на предприятии после выбытия объекта еще в течение 5 лет.

Все бухгалтерские записи делаются на основании акта о списании. Документ составляется обязательно в двух экземплярах. Их передают следующим лицам:

ответственному бухгалтеру;
МОЛ данного объекта (только при наличии акта возможна сдача запчастей объекта на склад).

Согласно методическим указаниям, при списании объекта основных средств организация обязательно должна составить соответствующий акт. Какие-то дополнительные документы составлять в соответствии с законодательством не требуется. Например, приказ на списание основных средств, образец которого поможет составить бумагу правильно, обязательным не является.

Но иногда налоговые органы могут запросить его при проверке предприятия. Такое возможно, если во время процедуры списания появились связанные с ней расходы. Иногда приказ нужен, чтобы указать его в качестве основания для составления акта о списании.

Письмо Минфина РФ №03-03-06/1/454 от 9 июля 2009 года тоже дает понять, что приказ на списание во избежание путаницы лучше составлять. Но ни в одном законодательном акте не указано, как должен выглядеть такой документ, поэтому составлять его можно в произвольной форме.

Кроме стандартных реквизитов (номер и дата составления приказа, наименование организации, город) в тексте приказа должно быть:

инвентарный номер объекта;
причина списания;
срок ликвидации (если она подразумевается);
основание для составления приказа;
поручение бухгалтеру, МОЛ, кладовщикам или другим ответственным лицам.

Все лица, получающие указания в соответствии с приказом, должны проставить подпись, свидетельствующую об их ознакомлении с документом. Обязательно подписывает приказ и руководитель предприятия.

Списание основных средств: проводки

Списание основных средств подразумевает внесение изменений в баланс предприятия. Ответственный бухгалтер, зная причины, делает соответствующие записи. Из-за того, по какой причине происходит списание основных средств, проводки могут использоваться разные.

Списание основных средств, негодных для использования

Если организация проводит списание из-за износа объекта, то необходимо использовать следующие проводки:

Д01 (используется специальный субсчет по выбытию ОС) – К01 – для списания изначальной стоимости;
Д02 – К01 (субсчет) – производится списание амортизации;
Д91 – К01 (по субсчету) – списание оставшейся (не амортизированной) стоимости объекта.

Продажа ОС

Если же предприятие решило продать основное средство другой организации, то применяются такие проводки:

Д01 (субсчет) – К01 – списание изначальной стоимости;
Д02 – К01 (субсчет) – списывается амортизация;
Д91 – К01 (субсчет) – списываются остатки от стоимости объекта.

В этом случае остаточная стоимость отображается в составе прочих доходов. Дополнительно отображается выручка в соответствии с проводкой Д62 – К91. Необходимо отразить и размер начисленного НДС проводкой Д91 – К68.

Использование ОС в качестве вклада в УК

Речь идет о ситуации, когда основное средство передают другой организации в качестве вложения. Впоследствии изначальный владелец объекта будет получать дивиденды. Списание первоначальной стоимости и амортизации проходит так же, как и в двух предыдущих случаях, а вот саму передачу отображают следующей проводкой: Д58 – К01 (субсчет).

Существует и несколько других специфичных ситуаций, требующих использования особых проводок в бухучете предприятия.

Причины списания основных средств: примеры и термины

Акт на списание, приказ о списании – оба эти документа требуют указывать причины списания основных средств (примеры, термины помогут разобраться с возможными ситуациями).

В приказе Минфина РФ № 26н от 30 марта 2001 года сказано, что если основное средство выбывает из основного фонда организации или не может принести доход организации, то его стоимость необходимо списать.

Приказ Минфина РФ №91н от 13 октября 2003 года в качестве обоснования для выбытия основных средств указывает, что объект не используют на постоянной основе в производственных или управленческих целях.

Если же рассматривать списание основных средств более глобально, то можно выделить следующие причины:

организация продала ОС;
объект был передан другой организации на безвозмездной основе;
основное средство поменяли на другое;
из-за физического или морального износа;
порча (частичная или полная) вследствие ЧС;
ОС используется в качестве вклада в УК;
объект был украден, утерян или испорчен, что было установлено только вследствие проведения инвентаризации на предприятии.

Износ основного средства

Любое основное средство (за редким исключением) теряет свои качественные характеристики, выходит из строя. Использование такого оборудования со временем становится невыгодным для предприятия. Различают следующие разновидности износа:

Физический износ. Это материальный износ используемых основных средств, вследствие которого его свойства и эксплуатационные характеристики ухудшаются.
Моральный износ. Подразумевает обесценивание ОС из-за появления более технологичных и современных аналогов, что приводит к снижению затрат на производство в случае их использования. Этот вид износа не всегда возможно спрогнозировать, так как он зависит от скорости технического прогресса. Иногда оборудование морально устаревает уже через несколько лет, а иногда его использование актуально и через десятилетия. Этот параметр во многом зависит от того, в какой отрасли используется конкретное основное средство.

Физический износ может совпадать со сроком эксплуатации. Тогда все затраты на его приобретение будут полностью амортизированы. Если же изнашивание объекта произошло раньше установленного срока, то часть стоимости нужно будет учитывать при списании.

Другие причины списания ОС

Износ – не единственная причина для списания объектов ОС. Например, его могут просто продать другой компании. В этом случае составляется не акт о списании, а акт приема-передачи. Если ОС используют для внесения взноса в УК другой компании, то тоже используется акт приема-передачи, в этом случае стоимость объектов относится не на расходы, а признаются финансовыми вложениями.

Организация может потерять основные средства в результате их хищения или кражи. Тогда дальнейшие действия зависят от того, возможно ли установить ответственное лицо, является ли оно работником организации.

Причин для списания основных средств много, каждая из них имеет определенный регламент дальнейших процедур, требует отнесения понесенных расходов на определенные счета, а, следовательно, и составления соответствующих проводок.

Списание основных средств из-за его непригодности для дальнейшего использования не проводится без использования соответствующего документального подтверждения. Для наличия доказательств составляются следующие документы:

Для чего нужна дефектная ведомость?

Причин, по которым используется дефектная ведомость на списание основных средств (образец поможет правильно внести всю необходимую информацию), может быть несколько:

объясняет, почему нужно списать объект ОС, подходя к вопросу его использования с экономической точки зрения;
использование информации из нее позволяет проанализировать причины выхода из строя списываемого оборудования (это позволяет устранить выявленные причины, чтобы в дальнейшем избежать порчи оборудования и необходимости его списания раньше установленного срока эксплуатации);
является доказательством обоснованности списания объектов ОС с экспертной точки зрения (такой документ может быть затребован акционерами компании, ее инвесторами или другими заинтересованными лицами, чтобы убедиться в правомерности списания).

Обязательные реквизиты дефектной ведомости

Важнейшей частью дефектной ведомости является указание фактов, ввиду которых использовать основное средство на предприятии нельзя, а его списание нужно провести как можно быстрее. Чтобы вся обязательная информация была отображена в документе, необходимо составлять его в соответствии с определенной структурой.

Правильно составленная дефектная ведомость должна содержать в себе следующие данные:

название организации (прописывается полное наименование);
структурное подразделение, за которым закреплено основное средство, подлежащее списанию;
состав комиссии, проводившей экспертизу объекта списания (вносится информация обо всех технических специалистах);
вносится запись о невозможности дальнейшего использования основного средства;
информация обо всех исследуемых объектах (по каждому прописывают заводской и инвентарный номер, дополнительно вписывается стоимость ОС и ранее установленный плановый срок его использования);
информация об обнаруженных дефектах и установленных неисправностях по каждому объекту;
заключение комиссии о необходимости списания объектов ввиду нецелесообразности их дальнейшего ремонта или продажи из-за наличия серьезных неисправностей.

После составления документа его должны подписать все члены комиссии.

Образец дефектной ведомости

Заключение

Списание основных средств имеет немало нюансов и сложностей, которые необходимо изучить еще до начала процедуры ликвидации объектов ОС. Зная порядок проведения списания в соответствии с конкретными причинами, составления проводок и необходимых документов, организация сможет правильно провести списание, а в случае проверки налоговой службой сможет предоставить все бумаги, подтверждающие законность и обоснованность совершенных действий.

Если какое-либо оборудование на предприятии начинает работать с какими-либо дефектами, которые не предусматривают возможности дальнейшей его эксплуатации, об этом нужно составить соответствующий акт.

При этом не все знают о том, что оформление подобных документов должно осуществляться в полном соответствии с установленными правилами, и в данном акте должна содержаться определенная информация, отсутствие которой приведет к недействительности этого документа.

Именно поэтому уполномоченным лицам полезно будет знать о том, как правильно оформляется акт о выявленных дефектах оборудования по форме ОС-16 и для чего вообще нужен этот документ.

Что это за документ и для чего он нужен

Унифицированная форма ОС-16 представляет собой документ, который требуется только в том случае, если на протяжении монтажа, приема, оформления или испытания купленного оборудования в нем определяются какие-либо дефекты, которые влияют на его пригодность к эксплуатации в качестве основного средства.

В зависимости от того, чьи действия привели к возникновению данного дефекта, составление акта в соответствии с формой ОС-16 должно осуществляться представителями всей цепочки уполномоченных лиц компании, которые принимали участие в процессе производства и транспортировки различного оборудования до конечного потребителя. При этом стоит отметить тот факт, что форма акта, которая утверждается Госкомстатом, в дальнейшем может быть скорректирована самим пользователем.

Общее количество экземпляров составленного акта будет непосредственно зависеть от общего количества лиц, которые его подписали.

Способы

Есть несколько распространенных способов определения дефектов в работе оборудования:

Проведение внешнего осмотра	Предоставляет возможность определить большинство дефектов, включая вмятины, пробоины, явные трещины, существенные скручивания и изгибы, сколы, нарушение паяных, сварных или клеевых соединений, а также множество других возможных неисправностей.
Тактильная проверка	Позволяет понять, насколько изношены и смяты резьбы на оборудовании, легкость проворачивания различных элементов.
Простукивание	Отдельные детали можно простукивать с помощью мягкого молотка или рукоятки для того, чтобы обнаружить трещины по дребезжащему звуку.
Керосиновая проба	Осуществляется для того, чтобы обнаружить трещину и ее концы. Деталь погружается на срок до 20 минут в керосин или же место, где зафиксирован дефект, смазывается керосином, после чего тщательно протирается и полностью покрывается мелом. Керосин, который будет выступать из трещины, увлажнит мел и позволит четко понять, где именно появилась трещина.
Измерение	При помощи специального измерительного оборудования устанавливается сумма износа и зазора в различных сопряженных деталях, а также наличие и степень каких-либо отклонений от установленного размера.
Проверка твердости	В соответствии с результатами проведения замеров твердости поверхности детали устанавливается факт наличия каких-либо изменений, которые произошли на протяжении эксплуатации.
Проверка твердости	По результатам измерения твердости поверхности различных элементов оборудования устанавливаются изменения, которые произошли в материале детали на протяжении ее эксплуатации.
Гидравлическое испытание	Позволяет обнаружить всевозможные трещины или раковины в корпусных деталях. Для этого в корпусе тщательно заглушаются любые отверстия за исключением одного, через которого начинают нагнетать жидкость под нужным давлением. Если происходит запотевание стенок или же заметна явная течь, это позволит сразу установить факт наличия трещины.
Магнитная проверка	Используется магнитный поток, который должен пройти через деталь вместе с дефектами. Любые изменения фиксируются путем нанесения на деталь специального ферромагнитного порошка в керосине, после чего порошок должен осесть по кромкам трещины.
Ультразвуковая проверка	Основывается на использовании ультразвуковых волн, которые должны отражаться от границы двух сред. Отраженный импульс должен быть зарегистрирован на экране установки с определением конкретного месторасположения дефекта и его габаритов.
Люминесцентная проверка	Основывается на том, что некоторые вещества отличаются тем, что светятся в ультрафиолетовых лучах.

Инструкция

Для того, чтобы своевременно определить наличие дефектов, достаточно просто следовать следующей инструкции и проводить осмотр:

оборудования в процессе его приемки транспортной организацией;
оборудования и отдельных его элементов по прибытии на склад, а также перед проведением разгрузки транспорта для временного хранения груза;
состояния консервации рабочих поверхностей;
устройства на предмет наличия у него защиты от повреждений каких-либо выступающих деталей и частей;
фактической комплектации оборудования по его прибытию на склад или на место эксплуатации с целью определения того, насколько его комплектация соответствует техническим документам.

Форма документа и правила заполнения

Преимущественное большинство документов, которые используются на предприятиях, должны иметь определенную форму. Определенная часть таких бумаг может оформляться произвольно, в то время как для других в обязательном порядке разрабатываются специализированные формы, и в частности, это касается акта об обнаруженных дефектах в работе того или иного оборудования.

Специальная форма ОС-16 указывается в соответствующем Постановлении Госкомстата №7, которое было издано 22 марта 2003 года. При этом стоит отметить, что даже на сегодняшний день многие предприниматели не знают о том, что представляет собой данная форма и для чего она вообще должна заполняться.

Начинать данный акт нужно с полного наименования организации, после чего указываются реквизиты самого документа. В основе этого документа указывается информация о тех компаниях, с помощью которых это оборудование оказывается на указанном предприятии.

Чуть ниже в обязательном порядке нужно составить специальную таблицу из семи граф, куда нужно будет занести все данные о найденных эффектах, и далее уже указать заключение специалистов о том, каким образом можно будет устранить найденные неполадки. В конечном итоге ставится подпись каждого уполномоченного лица, которое принимало участие в составлении этого документа или же несет ответственность за корректность его содержания.

После того, как определяется неисправность и создается комиссия, нужно будет оформить специальный акт с указанием выявленных дефектов. Примерный образец заполнения документы был указан выше, но при этом нужно также помнить о нескольких правилах заполнения этого документа.

К примеру, в процессе работы предприятия руководство приняло решение установить купленные недавно механизмы, после чего был обнаружен дефект, который не позволяет нормально использовать все оборудование.

После того, как будет заполнена шапка документа с названием компании и его уникальными реквизитами, в обязательном порядке нужно написать полный перечень информации обо всех компаниях, которые принимали участие в процессе производства, транспортировки, доставки и установки указанного оборудования. Только после этого уже в таблицу заносятся нужные сведения о каждом механизме, в котором была найдена неполадка. На основании всей этой информации специалисты должны будут вынести свой вердикт касательно того, что можно сделать для устранения возникших неисправностей.

В данном случае эксперты могут принять только два возможных решения – провести устранение возникшего дефекта собственными силами или же переслать оборудование обратно его производителю для того, чтобы компания заменила его на рабочий экземпляр.

Соответственно, в первом случае нужно будет также организовать дополнительные ремонтные работы, в то время как во втором обязательно оформляется претензия и бракованная машина отправляется вместе с накладной, которая в данном случае будет выступать в роли сопроводительного документа.

Бланк акта в обязательном порядке нужно закончить не только подписями тех уполномоченных лиц, которые несут ответственность за правильность указанной информации, но еще и подписями заказчика, производителя и той компании, которая занималась проведением установки данного оборудования.

Образец заполнения акта о выявленных дефектах оборудования:

Образец заполнения акт о выявленных дефектах оборудования

Первый лист ОС-16 заполняется следующим образом:

Заказчик	Полное наименование той компании, которая покупала оборудование.
Структурное подразделение	Полное название того конкретного подразделения, для кого покупались дефектные устройства.
Акт о предоставлении в целях установки	Индивидуальный номер и точная дата оформления акта по форме ОС-15.
Месторасположение	Точный адрес регистрации предприятия, на территории которого были обнаружены указанные дефекты.
Производитель	Полное наименование и , которая изготовила дефектную продукцию.
Поставщик	Аналогичные реквизиты той компании, которая занималась поставкой оборудования указанному лицу.
Грузоотправитель	Реквизиты того лица, которое занималось отправкой товарной продукции.
Перевозчик	Такие же реквизиты той организации, которая занималась транспортировкой указанного оборудования.
Монтажная компания	Полный перечень реквизитов той фирмы, которая несет ответственность за проведение сборки и монтажа дефектного оборудования.

В пункте 1 этого документа нужно будет указать, на какой именно стадии уполномоченным лицам удалось обнаружить различные дефекты в работе указанного оборудования, то есть нужно написать, когда именно нашли проблему – в процессе приема, установки, наладки или же испытания указанного оборудования.

Помимо этого, стандартный бланк ОС-16 также имеет и оборотную сторону, и ее тоже нужно заполнять в процессе оформления этого документа.

На оборотной стороне этого бланка нужно обязательно перечислить те действия, которые требуются для того, чтобы устранить имеющиеся неисправности и неполадки. Любые мероприятия, Связанные с ликвидацией дефектов, могут быть описаны таким образом.

Подписи на заполненных бланках нужно оставить представителям заказчика, монтажной компании, а также самому заказчику. Таким образом, оставить свои подписи на этой бумаге должны все лица, которые в той или иной степени несут ответственность за работоспособность оборудования, а также корректность его монтажа или заполнения каких-либо документов.