Образец уведомления в налоговую об отпуске. Образец уведомления о начале отпуска

15.04.2019

Уведомление о начале отпуска работника – это документ, посредством которого работодатель доводит до сотрудника сведения, касаемые ежегодного оплачиваемого отпуска .

За сколько дней необходимо предоставить?

Оно необходимо для соблюдения требований статьи 123 , где четко сказано, что о наступлении отпуска работнику нужно сообщить за 2 недели до его начала .

Иначе у работника вместо отдыха по , появится право требовать, чтобы отпуск ему был предоставлен в удобное для него время. Что, конечно же, может в целом сказаться на производственном процессе.

Заострить внимание следует еще на одном немаловажном факте: статья 123, о которой было сказано выше, требует уведомлять только о наступлении ежегодных оплачиваемых отпусков (основного и ). Что, конечно же, не подразумевает составление уведомления о предоставлении неоплачиваемого отпуска.

Отказ работника: как поступить?

В случаях, когда работник отказывается оставлять свой параф, грамотно выйти из затруднительной ситуации поможет акт.

Акт об отказе от ознакомления – решит проблему .

В этом случае работник не сможет при необходимости сослаться на то, что он не был ознакомлен с документом в срок .

Наличие акта об отказе от ознакомления с уведомлением – документ, который снимает с работодателя ответственность по доведению информации о грядущем отпуске.

Главное – составить его по всем правилам и в присутствии нескольких должностных лиц , которые при необходимости подтвердят событие.

Как документ, посредством которого можно предупредить сотрудника о приближающемся отпуске, уведомление незаменимо. Стоит лишь руководствоваться сроками, что прописаны в ТК РФ , и не ошибиться в оформлении. Тогда можно будет не беспокоится по части недовольства со стороны как работника, так и работодателя.

Информирование о начале отпуска - это важная составляющая часть всего процесса. Узнайте о том, в каких случаях необходимо отправлять уведомление работникам, как его правильно оформить, скачайте образец документа

Из этой статьи вы узнаете:

Обязательно ли уведомление работника о начале отпуска

Порой у руководителей возникает вопрос – всегда ли нужно письменно уведомлять служащего о том, что ему пора уходить в отпуск. Ведь существует график отпусков, а ответственный кадровик всегда вовремя напомнит директору о необходимости издать соответствующий приказ. В этом вопросе следует ориентироваться на ст. 123 ТК РФ, которая предписывает обязательное уведомление работника о начале его отпуска под роспись.

Другой вопрос – в каком виде руководитель это сделает, ведь законодательство не предусматривает унифицированных форм уведомления. Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1 предлагает несколько вариантов оповещений, и неважно, какой из них выберет компания, важно лишь одновременное соблюдение двух условий:

уведомление не менее, чем за две недели до начала отпуска;
обязательная роспись служащего об ознакомлении.

Далеко не на каждом предприятии соблюдается порядок заблаговременных извещений об отпусках, возможно, руководство не до конца осознаёт серьёзность этого документа. А между тем, при проверке документации компании инспектор потребует предоставить уведомления, и их отсутствие или нарушение сроков оповещения повлечёт за собой административную ответственность в соответствии со ст. 5.27 КоАП, даже если отпуск фактически был предоставлен в срок.

Шаг 5. В основной части напоминаем о датах начала и окончания отпуска. Здесь же дается ссылка на ст.123 ТК РФ.

Шаг 6. Указываем основание отдыха: график отпусков, утвержденный приказом (с указанием реквизитов приказа).

Шаг 7. Берем автограф директора.

Шаг 8. Берем подпись отпускника об ознакомлении с уведомлением, указываем дату.

Даты издания извещения и ознакомления могут совпадать или разниться. Главное, чтобы первая была не позднее второй, а вторая – не менее двух недель до указанного начала отпуска.

Помарки, исправления и ошибки не допускаются, если избежать их не удалось, документ нужно переделать.

Составляется уведомление работника о начале отпуска в двух, а возможно, и более, экземплярах, один из которых остается у работника, второй у руководства. При необходимости дополнительный экземпляр передается в отдел кадров.

Как ознакомить сотрудника

Ознакомить работника с уведомлением об отпуске по графику отпусков в 2019 можно двумя способами:

Лично: вручить ему бумаги, получить подпись, один экземпляр оставить у него.
Удаленно: заказным письмом с уведомлением (если человек находится в командировке или на больничном). Составлением удаленного оповещения нужно озаботиться заблаговременно, поскольку датой ознакомления считается не дата отправки письма, а дата его получения – здесь важно не упустить установленный срок в две недели.

Если по каким-то причинам служащий отказывается ознакомиться с извещением, придется составлять акт об отказе – он послужит доказательством того, что директор всё сделал по закону. Если не был соблюден порядок уведомления об отпуске, работник может совершенно справедливо создать проблемы своему работодателю: перенести отпуск на другое время (ст. 124 ТК РФ); пожаловаться в ГИТ.

Курс повышения квалификации "Документационное обеспечение работы с персоналом". Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом», за прохождение - удостоверение о повышении квалификации. Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов, сопровождаются готовыми шаблонами документов, которые можно скачать и оставить себе для работы.

Журнал регистрации уведомлений и срок их хранения

Обязательность ведения журнала регистрации уведомлений в 2019 законодательно не предусмотрена. Тем не менее, для систематизации и облегчения возможного поиска удобно заносить каждое уведомление в специальный реестр. Можно купить готовый журнал или самостоятельно разработать собственную форму. Во втором случае следует придерживаться общих правил оформления журналов. Титульный лист должен содержать название компании, наименование реестра, даты начала и завершения ведения. Внутри обозначаются лица, ответственные за заполнение. Основная часть составляется в виде таблицы с графами:

номер п/п;
дата составления;
регномер документа;
название уведомления, поясняющее его суть;
ФИО и должность адресата;
дата ознакомления.

Срок хранения уведомлений о начале отпуска определяется приказом Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов…» от 25.08.2010 № 558 и составляет 5 лет.

Право на ежегодный, и что важно, оплачиваемый отпуск, гарантируется законодательством. На разных предприятиях, к отпускам, понятно, может быть своё отношение, но руководитель в любом случае, должен придерживаться требований закона и о продолжительности, и об очерёдности отпусков своих сотрудников.

Оптимальным варианте, разумеется, необходимо учитывать и пожелания работника, и следить, чтобы на предприятии было достаточно работающих, чтобы обеспечить бесперебойное функционирование. Чтобы не возникало никаких недоразумений, предусмотрена и процедура, согласно которой отпуска распределяются между сотрудниками.

При определении очерёдности отпусков, составляется их график, в котором стараются учесть пожелания сотрудников. В нём определяет и продолжительность отпусков. Для большего количества работающих, он составляет 28 дней(календарных), но есть определённые категории служащих он может быть несколько более продолжительным.

Составляется документ как минимум за две недели до начала следующего года и каждый работающий должен быть ознакомлен с ним под роспись. Многие предприятия, практикуют такой подход – сотрудник пишет заявление об отпуске прежде, чем отправиться на отдых

Однако, обстоятельства меняются и может получиться так, что к сезону отпуска сотрудник может сменить своё мнение. Процедура смены графика так же предусмотрена. Но избежать недоразумений с работниками позволит использование предусмотренного уведомления работника о предстоящем отдыхе.

Уведомление работника о начале отпуска

Чтобы избежать конфликтов и дать работнику возможность вовремя отправиться в отпуск, уведомляют его об этом за две недели до начала отдыха, то есть за четырнадцать календарных дней. Если этого сделано не было, сотрудник имеет полное, подтверждённое законом право требовать его переноса. Делается это на основании заявления о переносе даты начала отпуска, на ту, которая в большей степени соответствует его желаниям, что создаёт дополнительные трудности не только работодателю, но и остальным сотрудникам.

Именно поэтому, так важно вовремя представить уведомление работника о начале отпуска . Если на рабочем месте в силу определённых причин сотрудника нет, документ, после его составления, направляется ему письмом. Подтвердить тот факт, что с документом работающий был ознакомлен, станет уведомление о вручении письма, но в этом случае, датой, в которую письмо вручено работающему (то есть день, в который он поставил роспись в этом уведомлении).

Следуя этим простым правилам, прописанным в законодательстве нашей страны можно избежать неприятных неожиданностей и конфликтных ситуаций в коллективе. Важно правильно заполнить уведомление работника о начале отпуска, а так же придерживаться установленных сроков. Чтобы упростить себе работу, предлагаем прямо сейчас скачать бланк уведомления.

Уведомление об отпуске – документ, в котором отражено время начала и конца положенного по закону отдыха. Образец может быть стандартным или составленным самостоятельно, при этом к нему не предъявляется жестких требований. Главное – отразить основную информацию. Ст. 123 ТК РФ регулирует сроки вручения уведомления, а в случае их нарушения работник вправе потребовать перенести сроки.

Из статьи вы узнаете:

способы уведомления о начале отпуска по графику отпусков;
как составить образец уведомления на отпуск;
нужно ли письменное уведомление об отпуске и кто должен подписать образец;
что будет, если несвоевременно вручить уведомление об отпуске;
пять типичных правонарушений со стороны работодателя.

Как можно вручить уведомление об отпуске по графику отпусков сотруднику

Образец уведомления о начале отпуска не регулируется законом, так как не установлена унифицированная форма. Именно поэтому некоторые организации устно извещают сотрудника или вовсе забывают это сделать, что приводит к нежелательным последствиям. Согласно письму Роструда «О сроке оплаты отпуска…» от 30.07.2014 № 1693-5-1, работодатель вправе самостоятельно выбирать способ информирования.

Беря во внимание статью 123 ТК РФ, работника нужно оповестить следующим образом:

вручить уведомление об отпуске за 2 недели, образец которого должен включать дату, личные данные;
факт уведомления нужно зафиксировать росписью сотрудника.

Если работника оповещают устно, это не значит, что вносить запись в специальный журнал и расписываться в нем не нужно. Журнал следует дополнить графой, где будут ставить свою роспись работники организации.

Скачать или посмотреть журнал, в котором содержится образец уведомления на отпуск, можно .

Отметка об уведомлении может содержаться и в изданном работодателем приказе. Нужно учитывать, что датой извещения считается тот день, когда сотрудник поставил свою роспись, а не фактическое время издания документа.

Скачать образец приказа можно .

В некоторых организациях отправляют уведомление об отпуске за 2 недели, образец которого представлен в виде распечатанного документа. Он должен быть выполнен в двух экземплярах, на каждом из которых следует расписаться работнику. Один хранится в организации, а другой выдается на руки.

Скачайте документы по теме:

Уведомление об отпуске по графику: образец заполнения

Уведомление о предоставлении отпуска работнику, образец которого представлен в письменном виде – оптимальный способ известить сотрудника. Работодатель сможет соблюсти требования законодательства, а при необходимости предоставить подтверждение своевременного оповещения. Нужно не забывать о том, что работник обязан поставить свою роспись. Без нее документ считается недействительным, так как факт ознакомления с ним невозможно доказать.

Образец уведомления об отпуске может включать:

название, а также номер документа;
наименование организации;
дату издания уведомления;
наименование должности сотрудника;
фамилию и инициалы работника;
дату начала и окончания отдыха;
количество календарных дней.

Если вам необходимо составить уведомление о времени начала отпуска, образец можно скачать .

При необходимости документ может быть дополнен другой информацией на усмотрение руководителя или специалиста кадровой службы. В каком бы формате не было составлено уведомление, оно считается правильно подготовленным или оформленным при наличии подписи сотрудника и дат начала и окончания положенного отдыха. Помимо этого на нем должна стоять роспись руководителя организации.

Нередко сотрудники организации отказываются от отдыха в пользу компенсации, при этом продолжают трудиться по установленному графику . В этом случае нужно составить акт, в котором отражен факт своевременного уведомления о предоставлении отпуска, а также отказе от него. Следует отметить, что не все категории работников могут трудиться без положенного по закону отдыха.

Если уведомление о начале ежегодного оплачиваемого отпуска образец было вручено, но сотрудник изъявил желание получить компенсацию, он должен предъявить соответствующее заявление. Работодатель должен с ним ознакомиться, а при согласии – подписать.

Всегда ли нужно уведомление о начале отпуска: образец

Уведомление работника о начале отпуска нужно тогда, когда предусмотрен установленный график . Несоблюдение правил информирования сотрудников, если опираться на статью 5.27 КоАП РФ, является административным правонарушением, поэтому работодатель может быть привлечен к ответственности.

Если со стороны сотрудников следует встречное заявление о переносе дат отдыха, руководство предприятия может, но не обязано пойти на встречу. В этом случае перезаполнять образец уведомления о начале отпуска не нужно, так как образец заявления о переносе, в котором ставится роспись руководителя и сотрудника, является доказательством информированности.

Правильно организованный процесс информирования сотрудников позволяет избежать нарушения действующих законов, соответственно, не придется уклоняться от ответственности. Все уведомления о начале отпуска должны храниться в отделе кадров. Их могут потребовать инспекторы по труду при выполнении плановых или внеплановых проверок.

Что будет, если не вручить уведомление о начале отпуска по графику отпусков

Свободная форма уведомления об отпуске по графику работнику не означает того, что ее можно не заполнять:

когда работник был несвоевременно предупрежден о начале отдыха, он вправе потребовать его переноса на другой срок. Это регулируется ч. 3 ст. 124 ТК РФ.
если работодатель отказывается переносить отпуск, работник может подать исковое заявление в прокуратуру города, что приведет к судебному разбирательству.

Избежать всех возможных проблем легко, если вручать уведомление на отпуск своевременно, при этом образец должен быть подписан. В этом случае будут соблюдаться права работников, выполняться обязанности работодателя. Ведением журнала должен заниматься кадровый специалист или руководитель организации.

Пять типичных правонарушений

Несвоевременное уведомление работника о начале отпуска, образец которого можно заполнить в считанные минуты, - не единственное правонарушение со стороны работодателя. Трудовая инспекция обращает внимание и на другие отступления от закона.

В последние годы увеличилось число следующих нарушений, касающихся отпуска:

несоблюдение графика отпусков – ст. 123 ТК РФ;
нарушения оплаты отпускных за три дня до начала отпуска – ст. 136 ТК РФ.
невыплата компенсации за несвоевременно выплаченные отпускные – ст. 236 ТК РФ.
накопление задолженности по отпускам более двух лет – ст. 124 ТК РФ.
несвоевременное уведомление о предстоящем отпуске образец – ст. 123 ТК РФ.

В случае любых правонарушений может быть инициировано судебное разбирательство, наложение штрафов на работодателя. Все процедуры, связанные с отпусками, компенсацией, уведомлением, следует неукоснительно соблюдать, в противном случае могут потребовать приостановление деятельности организации до устранения всех нарушений.

Работнику ежегодно положен отпуск. Причём длительный и оплачиваемый. На многих предприятиях с целью наиболее эффективной работы вводится график отпусков, согласно которому периодически сотрудникам предоставляется время непрерывного отдыха.

Время пришло - обязаны известить

Если на предприятии в отпуск работники идут согласно графику, у сотрудников нет нужды самостоятельно следить за тем, когда придёт время положенного отдыха.

На администрацию компании законом налагается определённая обязанность в уведомлении заблаговременно о предстоящем отпуске. Уведомление должно быть обязательно письменным и доводиться до сотрудника под роспись. Правила устанавливают и минимальный срок, за который такое извещение должно быть сделано - две недели.

Уведомление требуется лишь в тех случаях, когда отпуск работников регламентируется графиком. Если работник самостоятельно обратился к руководителю с просьбой об отпуске, написав письменное заявление, уведомления не нужно. Одобрить отпуск руководитель может поставив визу на самом заявлении.

Как пишется уведомление об отпуске

Требований к стилю написания, правил оформления подобных бумаг у законодателя нет. Важен сам факт того, что имеется письменное свидетельство выполнения работодателем своих обязанностей, подписанное работником.

В уведомлении в форме обращения к сотруднику доводится, что он с определенной календарной даты может уйти в законный отпуск. Указывается и количество дней непрерывного отдыха с указанием конкретных дат.

Если не поставили в известность

Работник, который обнаружил, что его время отпуска вот-вот подойдёт, а уведомления за две недели до даты начала отдыха он не получил, вполне может требовать у начальника переноса отпуска на другое время. В таком случае закон на стороне работника.

Обязанность письменно ставить в известность возложена законом и в случае судебных разбирательств суд будет на стороне сотрудника, не получившего письменного напоминания о предстоящем отпуске.

Но наличие письменного извещения вовсе не означает, что работник именно с определённой даты должен непременно уйти в отпуск. Трудовые отношения - это прежде всего диалог сотрудника и руководителя.

По договорённости отпуск вполне может быть перенесён на более удобную для обеих сторон дату. В сохранении нормальных отношений в трудовом коллективе должны быть заинтересованы все его участники и не стоит при первом, малейшем нарушении правил, обращаться в суд.

В первую очередь необходимо попробовать решить вопрос самостоятельно. Возможно перенос отпуска будет выгоден самому работнику.

Ниже расположен типовой бланк и образец уведомления об отпуске, вариант которого можно скачать бесплатно.