Бланк листа передвижения сотрудников коммерческой организации образец. Маршрутный лист: образец, правила и инструкция по заполнению
Маршрутный лист планирует деяния субъекта, и оптимизирует их. На этой странице бесплатного ресурса имеется образец, его можно скачать бесплатно.
Довольно распространенным документом в жизни человека является маршрутный лист. Он может применяться в командировке, на производстве, в сфере туризма (для получения визы). Маршрутный лист используют курьеры, водители и иные специалисты. На этой странице бесплатного ресурса имеется образец маршрутного листа , и по специальной прямой ссылке его можно скачать бесплатно. Рассмотрим основные компоненты и обязательные пункты этой уникальной бумаги, чтобы более точно понимать смысл.
Планирование процессов в жизни человека дает ему много преимуществ. Составление обсуждаемого графика значительно ускоряет все обозначенные в нем процессы. Маршрутный лист не только планирует деяния субъекта, но и оптимизирует их. Благодаря этому пакту надзирающие инстанции, руководители структурных подразделений, непосредственное начальство, могут проследить путь перемещения и выполненной работы. Таким образом, маршрутный лист выполняет несколько положительных функций одновременно, что является несомненным плюсом письменного акта.
Обязательные пункты маршрутного листа
:- В верху пишется наименование, ФИО, должность и другие идентификационные данные;
- Ниже должность, представительские полномочия;
- Затем в свободной форме, в виде таблицы или подпунктов вносятся нужные сведения;
- Обязательно указывать даты, сроки, стоимость мероприятий, план поездок;
- Поскольку это маршрутный пакт, необходимо указывать место отбытия и прибытия;
- Подписи, расшифровки и виза руководства.
Работникам организации, которые в силу своей деятельности часто совершают служебные поездки по нескольку раз в день, обычно компенсируются транспортные расходы. Для их документального подтверждения составляется маршрутный лист. Как правильно заполняется этот документ вы можете узнать из данной статьи, а также бланк маршрутного листа служебных поездок скачать бесплатно.
Что такое маршрутный лист
Маршрутный лист представляет собой документ, в котором отражаются все совершаемые работником поездки. Его могут использовать следующие категории сотрудников:
- водители, работающие как на служебных, так и на личных автомобилях;
- курьеры;
- сотрудники, которые имеют разъездной характер работы, согласно должностной инструкции;
- сотрудники, которые в силу своей деятельности совершают служебные поездки (бухгалтера, юристы, руководители и т.д.).
Это не исчерпывающий список. Категории работников, которые должны вести маршрутный лист, определяются приказом руководителя.
Маршрутный лист: для чего он нужен
Составление маршрутного листа может преследовать следующие цели:
- подтверждать понесенные транспортные расходы сотрудника;
- подтверждать прибытие работника в то или иное место;
- служить основанием для выплаты транспортных расходов работнику;
- служить для анализа и оптимизации маршрутов.
В зависимости от того, для каких целей составляется маршрутный лист, он может отправляться:
- в бухгалтерию;
- непосредственному руководителю сотрудника.
Обратите внимание! Не нужно путать путевку и маршрутный лист водителя, это два разных документа. Первый утвержден законодательством, а применение второго остается на усмотрение работодателя.
Маршрутный лист: образец
Для того чтобы ответить на вопрос, как составить маршрутный лист, необходимо определить для каких целей он будет использоваться.
Как сделать маршрутный лист
Как уже было сказано выше, для того, чтобы подтвердить передвижения работника и его транспортные расходы составляется маршрутный лист. Бланк этого документа не утвержден законодательно, поэтому его содержание остается полностью на усмотрение работодателя. В конце статьи можно маршрутный лист (бланк) скачать бесплатно. Образец этого документа может содержать следующую информацию:
- ФИО работника, который его заполняет, должность и структурное подразделение;
- дата либо период маршрутного листа. Можно составлять и сдавать этот документ каждый день, а можно вести его неделю или месяц;
- адреса, прибытия и убытия;
- время прибытия и убытия (при необходимости);
- стоимость поездки и документ это подтверждающий. Как правило, это проездные документы (билеты, проездные, чеки такси и т.д.). Подтверждающие документы прикладывают к маршрутному листу;
- отметка о прибытии и убытии. Служит подтверждением того, что сотрудник действительно присутствовал в указанном месте.
По желанию руководителя в бланк маршрутного листа можно включить любую другую информацию.
Обычно бланк маршрутного листа утверждается локальными актами организации.
Как заполнять маршрутный лист
Заполнение маршрутного листа происходит следующим образом:
- маршрутный лист составляется на официальном бланке предприятия, либо указывается название организации. Поскольку в ряде случаев (при возмещении транспортных расходов) маршрутный лист будет являться первичным документом бухгалтерии, то название желательно указывать полностью;
- указывается название документа, номер (при наличии) и дата составления. Если маршрутный лист составляется не на один день, то указывается период;
- дальнейшая информация для удобства помещается в таблицу, каждая строка которой отводится под одно место, которое посещает сотрудник. Таблица заполняется по мере надобности. Делается это вручную самим работником. Если маршрутный лист служит подтверждением местонахождения работника, то в соответствующей колонке отметку должен поставить представитель другой организации. Это может быть роспись и расшифровка, либо печать (отдела кадров, для документов и т.д.)
После того, как маршрутный лист заполнен сотрудник его подписывает и сдает в бухгалтерию или своему непосредственному руководителю. Маршрутный лист является документом, который подтверждает перемещения сотрудника и его транспортные расходы. Он разрабатывается и утверждается в каждой организации самостоятельно, поскольку для этого документа нет унифицированного бланка
В компаниях, где сотрудникам часто приходится совершать различные поездки по служебным делам, в том числе с использованием личного транспорта, целесообразно использовать маршрутные листы. Этот документ первичного учета необходим для последующего возмещения расходов, связанных с передвижениями как в пределах населенного пункта, где находится предприятие, так и для обоснования некоторых видов командировочных расходов.
Маршрутный лист — для чего нужен
Маршрутный лист необходим для возмещения различных расходов сотрудникам, а также подтверждения их поездки. Он необходим для:
- оплаты различных проездных документов;
- возмещения расходов на использование ;
- подтверждения места пребывания сотрудника, с , в рабочее время;
- составления оптимального маршрута перемещения;
- оптимизации расходов на транспорт.
Маршрутный лист является для бухгалтерии основанием для возмещения расходов сотрудников.
Вместе с тем, этот документ является своего рода отчетом о поездках и для оплаты необходимо приложить к нему оригиналы чеков на оплату топлива, проездных билетов и иных подтверждающих документов.
Маршрутный лист часто используется в деятельности логистических и транспортных компаний, служб такси, курьерской доставки. Его можно оформлять не только для штатных водителей организации, но и для разовых поездок персонала, например, в случае, когда бухгалтеру необходимо отвезти в налоговую документы или юристу съездить в службу судебных приставов.
А работники служб сбыта могут использовать маршрутный лист не только для подтверждения затрат на поездки, но и для планирования оптимального маршрута при заключении договоров с несколькими клиентами.
Кроме того, маршрутный лист является документом первичного учета и может быть затребован налоговыми органами при проверке оснований для различных выплат.
Как составить маршрутный лист
Единой формы этого документа нет. Каждая компания самостоятельно разрабатывает маршрутный лист, в соответствии с потребностями.
За образец можно взять одну из форм путевых листов (Постановление Госкомстата РФ № 78 от 28 ноября 1997 года). Кроме того, содержание маршрутного листа должно отвечать требованиям, предъявляемым к оформлению первичных учетных документов (федеральный закон № 402-ФЗ, ст. 9).
В нем указывают:
Правила оформления и использования, типовой образец такого первичного документа определяют в учетной политике компании. Там же указывают и периодичность его передачи в бухгалтерскую службу.
Например, для курьера отдела доставки, которому необходимо ежедневно совершать несколько поездок, такой документ нужно заполнять и сдавать бухгалтеру каждый день. А работникам кадрового подразделения предприятия с разовыми поездками по рабочим вопросам, можно оформлять его раз в неделю или месяц, постепенно внося туда сведения о перемещениях или заполнять отдельные маршрутные листы на каждую поездку.
Регистрируются маршрутные листы так же, как и любые другие внутренние документы организации.
В учетной политике компании или положении о документообороте определяют и сроки хранения этого документа. Обычно он не превышает 5 лет. Например, можно установить срок в 2 года или уничтожать документы сразу после проведения налоговой проверки и составления акта по ней.
Исключение составляют только те маршрутные листы, которые являются единственным документом, подтверждающим перевозку различных опасных грузов. Такая бумага является основанием для назначения льгот за работу в условиях повышенной опасности для здоровья работника и подлежит хранению в течение 75 лет.
Форма маршрутного листа, бланк
Маршрутный лист состоит из трех частей.
Первая (титульная) часть содержит название документа, наименование субъекта хозяйствования, должность и фамилию сотрудника, которому предстоит поездка, краткое описание ее целей, а также регистрационный номер и дату составления.
Во второй части заполняют все данные о маршруте следования. Как правило, ее оформляют в виде таблицы. Туда вносят:
Дополнительно можно внести в таблицу подписи лиц, подтверждающих доставку или пребывание сотрудника в пункте, указанном целью поездки.
Третья часть содержит подписи лиц, подтверждающих достоверность сведений и дату принятия документа к учету.
Как заполнять маршрутный лист
Вначале заполняют титульную часть маршрутного листа. Туда вносят общие сведения о поездке и сотруднике, который ее совершает, с указанием его фамилии и должности.
При использовании служебного автотранспорта часто совершают ошибку, записывая водителя автомобиля вместо работника, который воспользовался транспортом компании.
Например, поездку инициировал юрисконсульт по служебной необходимости, а в маршрутный лист вписали водителя.
Цель поездки описывают детально.
Например, не «служебная необходимость», а «доставка сувенирной и рекламной продукции для оформления выставочного стенда».
Например,
После заполнения всех сведений его подписывает сотрудник, совершавший поездку и работник бухгалтерской службы, проверявший правильность данных в документе и принявший его к учету.
В основные сведения о поездке можно добавлять графы о любой, необходимой информации.
Например, если цель «доставка товара», то для каждой поездки можно дополнительно описать доставляемый товар.
Пример заполнения маршрутного листа для водителя служебного автомобиля
Закрытое акционерное общество «Гигантино»
Маршрутный лист
12.06.2018 № 1254
Должностное лицо — водитель служебного автомобиля Мамонтов С. Г.
Цель поездки — доставка полуфабрикатов в столовые учреждений образования г. Мичуринска
Маршрутный лист составил — водитель Мамонтов С. Г.
Сведения проверены и приняты к учету — старший бухгалтер Ермилова А. П.
Пример заполнения маршрутного листа для курьера службы доставки
Индивидуальный предприниматель Курилькин А. З.
Маршрутный лист
03.05.2018 № 1
Должностное лицо — курьер службы доставки Муховкин А. П.
Цель поездки — доставка готовых блюд
| № п/п | Место доставки | Заказ | Прибыл | Убыл | Подпись клиента |
| 1 | Тараканкин П. М., ул. Мелиораторов, 6-12 | Пицца | 12-45 | 12-48 | |
| 2 | ООО «Гримтрюк», ул. Советская, 54 | Бизнес-ланчи | 13-12 | 13-28 | |
| 3 | Банк «Налопром», пр-т Мичуринцев, 74 | Пироги | 14-43 | 14-56 | |
| 4 | Отьевская М. А., ул. Совхозная, 17-36 | Торт | 16-12 | 16-18 | |
| 5 | Карпузов А. Г., пер. Цветочный, 56 | Пицца, салаты | 18-24 | 18-30 |
К маршрутному листу приложены кассовые чеки № 15 и № 18 от 03.05.2018, с заправки ОАО «Нефтьпром», на заправку топливом личного автомобиля, гос. номер 147ТАК, используемого в служебных целях.
Маршрутный лист составил — курьер Муховкин А. П.
Сведения и документы проверены и приняты к учету — бухгалтер Ильина В. С.
Маршрутные листы не только подтверждают факт совершения поездки и транспортных расходов, но и позволяют оптимизировать затраты, путем разработки наиболее коротких и удобных маршрутов для постоянных поездок. Они являются основанием для возмещения работникам потраченных на проезд денег. Кроме того, их наличие и правильное оформление будет являться обоснованием расхода средств на возмещение при проведении налоговых и иных проверок.
Предприятия, работа которых связана с доставкой каких-либо товаров, вынуждены разрабатывать и оптимизировать логистику перевозок. Для ее документальной фиксации, а также контроля за оплатой и фактом доставки используется маршрутный лист. С тем, как правильно оформить этот документ и какие сведения он должен содержать, попробуем разобраться в этом материале.
Маршрутный лист — это документ, являющийся путеводителем для перевозчика, занимающегося доставкой каких-либо товаров. Таким образом, он облегчает работу и позволяет контролировать рабочие процессы на этапе доставки. Рассмотрим подробнее, зачем нужен этот документ.
Для чего нужен маршрутный лист
При разработке этого бланка обычно преследуются следующие цели:
- составление плана сбыта — рассматриваемый документ позволяет лицу, ответственному за доставку, иметь представление о сети сбыта, количестве торговых точек и их потребностях в товаре;
- соблюдение маршрута поставок на основании разработанного плана;
- подготовка отчетности по количеству отгруженной продукции, количеству рабочего времени водителя, числу торговых точек и их задолженности перед поставщиком;
- учет затрат времени на отгрузку.
Выше перечислены лишь некоторые цели, которые может выполнять рассматриваемый документ. В зависимости от разработанной на предприятии формы этот список может быть расширен.
Разъездной характер работы и Трудовой кодекс
Особую роль маршрутный лист играет для работников, имеющих разъездной характер работы. Согласно статье 168.1 ТК РФ , расходы, связанные с разъездным характером работы, должен брать на себя работодатель. При этом порядок возмещения и сумма должны быть оговорены в трудовом договоре и других локальных нормативных актах. В связи с этим на многих предприятиях рассматриваемый документ является одним из подтверждений расходов сотрудника, которые подлежат возмещению.
Особенности оформления
Существующее законодательство не предусматривает унифицированную форму данного бланка. Поэтому на каждом предприятии его разрабатывают самостоятельно с учетом производственной специфики. Тем не менее, существуют рекомендации по разработке бланка, выработанные на практике. Скачать бланк маршрутного листа, который можно использовать как шаблон при разработке своего документа, можно будет ниже.
На бланке обязательно должны быть указаны название документа и его номер, наименование организации, а также данные водителя и транспортного средства. Далее информация может быть представлена в виде таблицы, в которой выделены отдельные графы для указания начальной и конечной точек движения. Отдельный столбец посвящается цели поездки. На некоторых предприятиях в документ вносятся данные о полученной оплате и ее отсрочке. В частности, указывается размер полученной суммы, а также способ оплаты. Иногда в таблице предусматривается столбец для указания срока отсрочки.
Для удобства планирования в бланке можно создать отдельную графу, в которой будет указываться частота посещения торговой точки. Этот показатель, в зависимости от производственных потребностей, можно подразделить на несколько категорий. Например, если товар поставляется по нескольким адресам, но с разной периодичностью, можно создать категории А, B и С, где «А» будет означать доставку раз в день, «B» — раз в три дня, «С» — раз в семь дней. Категории и их расшифровка могут варьироваться в зависимости от потребностей предприятия.
Стоит помнить, что документ в обязательном порядке должен быть заверен подписью водителя, уполномоченного лица и бухгалтера.
Скачать бесплатно образец маршрутного листа (бланк) можно ниже.
Порядок учета, хранения и уничтожения
Маршрутные листы должны подаваться уполномоченному лицу на предприятии после завершения выполнения рабочего задания. К нему может прилагаться отчет о выполненной работе. Он составляется на каждом предприятии самостоятельно. Обычно эти документы хранятся до проведения первой внутренней проверки. Как правило, она проводится ежеквартально. Также они могут уничтожаться после оформления акта приема работ. Однако на некоторых предприятиях маршрутные листы, в соответствии с пунктом 842 Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 №558, хранят в течение пяти лет. Если это единственный документ, подтверждающий работу в тяжелых или опасных условиях, — 75 лет.
Отличие маршрутного листа от путевого
Некоторые специалисты не различают два указанных выше понятия. Несмотря на их кажущуюся схожесть, они имеют ряд существенных отличий. В частности, маршрутный лист:
- может иметь произвольную форму, в то время как путевой составляется по утвержденной законодательством форме;
- не содержит сведения о количестве горючего и километраже;
- выдается при производственной необходимости;
- не оформляется на водителей легковых автомобилей, обслуживающих должностных лиц.
Таким образом, путевой лист выдается при осуществлении любых перевозок, связанных с работой, в отличие от маршрутного. Кроме того, путевой лист относится документам строгой отчетности и должен храниться на предприятии пять лет, в отличие от маршрутного, который может быть уничтожен после оформления акта приема работ.
Скачать бланк маршрутного листа
Маршрутный лист — это документ, регламентирующий маршрут доставки товаров клиентам. Данный документ применяется водителями, торговыми представителями, курьерами, почтальонами и людьми с другими профессиями, выполняющими доставку товаров по нескольким точкам за один день.
Таблица маршрутного листа не только позволяет посмотреть адрес следующего прибытия, но и существенно облегчает работу трудящегося. В нём содержится ряд полезных элементов, которые не нужно держать в голове.
Если грамотно заполнять все имеющиеся ячейки, в конце рабочего дня, недели и месяца можно провести анализ проделанной работы и оптимизировать её с целью уменьшения затрат и увеличения прибыли.
Бланк маршрутного листа скачать:
Описание таблицы
Бланк маршрутного листа не является обязательным и официальным документом. Поэтому он может быть изменен на усмотрение каждого руководителя компании. Мы же не рекомендуем что-либо убирать, а также добавлять большое количество пунктов — это усложнит процесс заполнения и добавит ошибок.
Ежедневно на завтрашний день маршрут заполняется логистом или самим представителем в зависимости от специфики работы. Маршрут может быть составлен и ранее в соответствии с запросами клиентов, но вечером предыдущего дня его нужно распечатать и проверить, исправив ошибки.
Важно! Документ с заполненными пунктами распечатывается и передаётся сотруднику, который будет совершать доставки. По итогу дня маршрутный лист с подписью водителя возвращается в офис и отправляется в архив — папку «Маршрутные листы» соответствующего месяца. Все бланки собираются в одном месте и по порядку, чтобы в случае возникновения вопросов можно было восстановить нужную информацию.
Для удобства работы на компьютере, документ имеет разделение по дням внизу каждой страницы, что позволяет ежедневно заполнять новую страницу, не удаляя информации с текущей. В конце месяца можно новый бланк маршрутного листа скачать заново, а заполненный сохранить с указанием названия месяца — информация о совершенных доставках может пригодиться в будущем.
Заполнение маршрутного листа
Перед выездом на маршрут должны быть заполнены следующие пункты:
- Водитель — фамилия и инициалы
- Дата — день совершения доставок
- Показания в начале маршрута — пробег автомобиля перед выездом
- Остаток топлива — количество горючего, имеющееся в бензобаке на момент начала работы
- Ответственный — человек, который поставил в таблицу данный адрес (заполняется, если в один маршрутный лист имеют доступ и устанавливают доставки разные люди)
- Авто — марка автомобиля, госномер
- № чека — порядковый номер заказа
- Адрес доставки, предварительное время, условия — куда везти и во сколько примерно нужно там быть (лучше просто «до обеда» или «после обеда»)
- Сумма доставки, подъём — стоимость услуг, если таковые требуются и оплачены
- Примечания , если такие имеются
Водитель в течение рабочего дня самостоятельно заполняет в маршрутном листе:
- Время и километраж прибытия и убытия с точки
- Общий пробег в конце дня
- Остаток топлива и показания счётчика пробега (км)
- Прочие отметки , несоответствия, спорные ситуации
Бланк маршрутного листа — не единственный документ, который должен иметь при себе доставщик. Он также должен иметь распечатанные товарные чеки или накладные , в которых будут расписываться и ставить печать получатели грузов. Все товарные чеки в конце рабочего дня (или утром при получении нового маршрутного листа) водитель сдаёт логисту (офис-менеджеру), который также архивирует их в отдельную папку.
