Законодательная база российской федерации. Делопроизводство, учет и отчетность в органах прокуратуры Организация документооборота в органах прокуратуры российской федерации

26.11.2019

Любая управленческая деятельность не может обходиться без организации движения документов, без выполнения работы по созданию и оформлению соответствующих бумаг. Для ведения комплекса работ с документами в органах прокуратуры осуществляется делопроизводство, порядок ведения которого регулируется в основном ведомственными правовыми органами.

Приказом Генерального прокурора РФ от 28 декабря 1998 г. № 93 с 1 января 1999 г. введена в действиеИнструкция по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры.

Инструкцией установлена на единой основе система делопроизводства в Генеральной прокуратуре РФ, прокуратурах субъектов Федерации, приравненных к ним прокуратурах, прокуратурах городов и районов, других территориальных и специализированных прокуратурах. Она определяет порядок приема, учета, регистрации, перевода, подготовки, оформления, размножения, контроля за исполнением документов, формирования их в дела и надзорные производства, хранения и использования.

Положения Инструкции распространяются на организационно-распорядительные и информационно-справочные документы, на остальные (процессуальные, финансовые и другие) – только в части, касающейся общих принципов работы и подготовки к сдаче в архив.

Ответственность за организацию и общее руководство делопроизводством возлагается на руководителей органов прокуратуры и отдельных структурных подразделений. Они обеспечивают изучение работниками требований Инструкции по делопроизводству и осуществляют контроль за ее исполнением.

Согласно правил делопроизводства документы и сведения, составляющие служебную тайну, не подлежат разглашению. С ними могут знакомиться только работники, имеющие к ним непосредственное отношение. Передача другому прокурорскому работнику документов, ознакомление других лиц, выдача им справок или сведений служебного характера, копий документов допускается только по указанию руководителя подразделения (органа), который принимает меры к охране конфиденциальности сведений и несет ответственность за их защиту.

Вместе с тем следует иметь в виду, по письменному разрешению руководителя прокуратуры, структурного подразделения каждому гражданину по его просьбе должна быть предоставлена возможность знакомиться с документами и материалами, имеющимися в органах прокуратуры и затрагивающими его права и свободы, в том числе с прекращенными уголовными делами, материалами об отказе в возбуждении уголовного дела и надзорными производствами по жалобам, если иное не предусмотрено законом.

Ведение учета документов производится путем записи их в специальные книги, карточки, надзорные производства, составления описи. Для этого ведутся книги учета: следственных дел; уголовных, гражданских и арбитражных дел, проверяемых в порядке.надзора; вещественных доказательств, ценностей и иного имущества, изымаемых органами предварительного следствия и дознания; документов, отправляемых с нарочным; ценных писем, бандеролей, посылок; надзорных производств по жалобам, уголовным, гражданским и арбитражным делам, спецдонесениям; регистрации приказов, указаний и распоряжений.

На поступающую в органы прокуратуры корреспонденцию, в зависимости от вида и содержания, заводятся алфавитные, ссылочные, корреспондентские карточки, а также карточки учета движения надзорных производств.

Кроме перечисленных работ с документами, в содержание работы по делопроизводству согласно Инструкции входит организация документооборота и учет его объема, контроль за исполнением документов, правила оформления документов и их копии, выполнение переводов, составление номенклатуры дел, формирование дел и надзорных производств, экспертиза ценности документов, обеспечение сохранности документов, дел и надзорных производств, учет, хранение и использование печатей и штампов.

К числу неотъемлемых и значимых видов деятельности по вспомогательному обеспечению работы прокуратуры относится учет и отчетность. В органах прокуратуры установлена единая система учета работы прокуроров и следственной работы. Кроме того, на прокуратуру в полном объеме распространяются правила учета преступлений.

Для ведения учета и статистической отчетности в прокуратурах субъектов РФ и в Генеральной прокуратуре РФ образованы и действуют специальные подразделения. В прокуратурах городов и районов, приравненных к ним прокуратурах ведение учета и подготовка отчетности возложена на прокуроров.

До принятия закона «О единой государственной системе регистрации и учета преступлений» в органах прокуратуры также, как в органах внутренних дел, Федеральной службе безопасности, таможенных органах, органах налоговой полиции действуют правила единого учета преступлений (зарегистрированных в установленном порядке). В соответствии с этими правилами составляются документы первичного учета в виде статистических карточек на выявленное преступление, результаты расследования преступления, на лицо, совершившее преступление, о движении уголовного дела, о результатах возмещения материального ущерба и изъятия предметов преступной деятельности и других данных о преступлениях.

Ведение регистрационных документов на преступления, лиц их совершивших, уголовные дела, а также статистической отчетности по преступлениям возложена на органы внутренних дел. Поэтому вся информация о преступлениях, лицах, их совершивших, и уголовных делах сосредотачивается в информационных центрах МВД, ГУВД, УВД республик, краев, областей, округов, городов и УВД на транспорте.

Генеральной прокуратурой РФ совместно с МВД и ФСНП РФ разработана ведомственная статистическая отчетность «О рассмотрении заявлений и сообщений о преступлении» по форме 2-Е, утвержденная постановлением Госкомстата России от 11 июня 1997 г. № 39. В соответствии с ней городские, районные и приравненные к ним прокуроры каждое полугодие вместе с отделами внутренних дел и органами налоговой полиции представляют вышестоящим по подчиненности органам единый отчет о результатах рассмотрения заявлений и сообщений о преступлениях.

Генеральной прокуратурой РФ совместно с МВД и ФСНП РФ также разработана и принята Инструкция по статистической отчетности о следственной работе по форме 1-Е, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 26 марта 1997 г. № 20. Эта отчетность предусматривает отражение данных о результатах расследования уголовных дел следователями прокуратуры, органов внутренних дел, налоговой полиции, а также органами дознания, в том числе и о протокольных формах досудебной подготовки материалов.

Непосредственно в прокуратуре действует ведомственная государственная статистическая отчетность. Основным видом такой отчетности является Отчет о работе прокурора по форме П, утвержденная постановлением Госкомстата России от 16 февраля 1993 г. № 20 (с изменениями и дополнениями от 16 августа 1997 г. № 49).

Данный отчет состоит из восьми разделов и содержит показатели о надзоре за исполнением законов, соблюдением прав и свобод человека и гражданина, за исполнением законов органами, осуществляющими дознание и предварительное следствие, данные об участии прокурора в арбитражном, гражданском и уголовном судопроизводстве, о работе по рассмотрению и разрешению жалоб, за исполнением уголовного наказания и гласности в деятельности прокуратуры (выступлениях в средствах массовой информации).

В органах прокуратуры применяются и иные формы отчетности. Одни из них предназначаются для специализированных прокуратуре, другие носят временный характер.

Прохождение практики началось в канцелярии прокуратуры, где я сортировала архив, оформляла дела, изучала различные формы документов, занималась корреспонденцией и помогала осуществлять другие функции, присущие канцелярии.

Порядок рассмотрения и исполнения документов в органах прокуратуры

Документы передаются на рассмотрение и исполнение не позднее следующего дня после их поступления, при поступлении в пятницу во второй половине дня - не позднее понедельника. Срочные документы исполняются немедленно. Приказы, указания, обзоры и другие документы передаются для ознакомления по указанию руководителя прокуратуры или структурного подразделения. Лица, которые ознакомились с документом, расписываются на нем на отдельной странице, указывая дату и фамилию и др.

Передача документов на всех этапах прохождения (на рассмотрение, исполнение от одного исполнителя к другому, с одного подразделения в другой) производится только через работников канцелярии по резолюции руководства.

Наблюдательное производство передается в другое подразделение во временное пользование под расписку на карточке движения наблюдательного производства. Передача наблюдательных производств для постоянного использования, а также жалоб, дел и писем по жалобам и делам ведется через алфавитную картотеку с отметкой в книгах учета, когда и кому переданы документы; бумаги, которые не касаются переписки по жалобам и делам, - через корреспондентскую картотеку.

Жалобы и заявления могут передаваться с одного подразделения в другой по соглашению руководителей структурных подразделений, а в спорных случаях - согласно с указанием руководителя прокуратуры, который ранее поставил резолюцию.

Прием и первичная обработка входящей корреспонденции.

Прием и первичную обработку входящих документов осуществляет в вышестоящей прокуратуре картотека или специально выделенный работник канцелярии, в районной, городской и приравненной к ним прокуратуре - начальник канцелярии, старший инспектор или инспектор.

Корреспонденция сортируется на:

- жалобы, письма, заявления, телеграммы граждан;
- документы, которые относятся к переписке по жалобам и делам;
- уголовные и гражданские дела;
- другие документы.

При этом отбираются документы, которые не подлежат регистрации. Руководителям вышестоящих прокуратур передают наиболее важные документы, которые требуют их решения.

Анонимные обращения не регистрируются. Если в них содержатся сообщения о преступлении или о лицах, которые их совершили, они отправляются в органы, ведущие оперативно-розыскную деятельность.

Жалобы и другие документы, полученные работниками прокуратуры на личном приеме граждан или при выезде в другие прокуратуры, предприятия и учреждения, передаются ими для регистрации в установленном порядке не позднее следующего дня с отметкой о времени и месте получения документа.

Работникам картотеки запрещается принимать жалобы, письма, заявления и другие документы непосредственно от граждан. Заявитель может опускать жалобы в ящик «Для жалоб и заявлений», который обязан быть в каждой прокуратуре и размещаться в доступном для граждан месте.

Обращения граждан принимаются и оперативными сотрудниками на личном приеме.

Жалобы из ящика вынимаются ежедневно и передаются в подразделение, которое занимается предварительным рассмотрением этих документов. При этом в них выделяются и подчеркиваются данные, необходимые для регистрации (фамилия, имя, отчество; год рождения; когда, каким судом рассмотрено дело; по каким статьям осужден, привлечен к другой ответственности; адрес заявителя и текст просьбы; в правом верхнем углу первой страницы проставляются первые буквы фамилии лиц, на которые следует завести алфавитные карточки, через дробь - лиц, на которых выписываются карточки-отправления, а при наличии приговора делается отметка «см. приговор».

Регистрация документов.

Документы регистрируются один раз: входящие - в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания. Регистрируются документы, которые требуют исполнения, жалобы граждан.

Внутренние документы (приказы, указания, инструкции, задания и др.) регистрируются по тем же правилам, что и входящие документы. На таких документах проставляют индекс структурного подразделения и номер дело по номенклатуре, в которой они группируются.

Документы регистрируются на карточках. Исходящие документы не подлежат дополнительной регистрации. Регистрация документов в журналах не разрешается.

Во время регистрации жалоб алфавитную карточку выписывают на лицо, касательно которого подана жалоба. Карточка-отправление - на заявителя, если жалоба поступила от другого лица.

При регистрации жалоб, по которым не заведено наблюдательное производство, а также жалоб, к которым прилагаются копии приговора, решения, постановления, определения суда; выводы (справок, определений) о проверке дел; постановления о возбуждении дела или принятия его к производству, о продлении срока следствия, наблюдательных производств и других документов по делам - алфавитные карточки заводятся на всех указанных в этих документах лицах (обвиняемых, осужденных, оправданных, истцов, ответчиков и др.). Кроме алфавитных карточек на них выписывают справки.

После принятия решения по жалобе работник канцелярии cтруктурного подразделения указывает на оборотной стороне справки номер заведенного наблюдательного производства или, если оно не заведено, дату, номер и кому направлена жалоба, а также фамилию исполнителя, который принял решение по жалобе, и возвращает справку в алфавитную картотеку, где эти данные переносятся на алфавитную карточку, а справка уничтожается.

Регистрация и учет наблюдательных производств.

Учет наблюдательных производств осуществляется в каждом структурном подразделении в книге учета наблюдательных производств.

Переписка по жалобам, принятых к производству, ведется за номером наблюдательного производства, который складывается из индекса структурного подразделения, порядкового номера книги учета наблюдательных производств и двух последних цифр года принятия жалобы к производству.

Наблюдательные производства передаются оперативным сотрудникам с отметкой на карточке учета движения наблюдательного производства, какого числа, с каким документом (делом) и кому передано. Эти карточки сберегаются у инспектора по порядковым номерам.

По жалобам, направленным на рассмотрение в подчиненные прокуратуры и другие органы без контроля, наблюдательные производства не заводятся. Сопроводительные письма по ним направляются за номером структурного подразделения с буквой «Р». Копии сопроводительных листов подшиваются в дело в хронологичном порядке. Не допускается направлять одним сопроводительным письмом дела и документы, не связанные между собой.

Регистрация и учет уголовных и гражданских дел, затребованных в порядке надзора.

Уголовные и гражданские дела затребываются, когда решение по ним вступили в законную силу, только в связи с обращением лиц, принимавших участие в рассмотрении дела, руководителей предприятий и организаций, которые являются сторонами в споре, поручением прокуроров высшего уровня либо когда решения касаются государственных интересов. Запрос подписывается руководителем прокуратуры или по его поручению руководителем структурного подразделения.

Уголовные, арбитражные и гражданские дела, которые проверяются в порядке надзора, а также дела с представлением подчиненных прокуратур и те, что пришли для утверждения обвинительного заключения, регистрируются в алфавитной картотеке и учитываются в книгах отдельно по каждому разделу.

Дела, затребованные для обобщения судебной и прокурорской практики, в алфавитной картотеке не регистрируются, а только учитываются в книгах с отметкой «Для изучения», наглядное производство по этим делам не заводится.

Рассмотрение и исполнение документов.

Руководитель прокуратуры или структурного подразделения обязаны рассмотреть документ не позднее следующего дня с момента регистрации, а срочные - немедленно и поставить резолюцию, которая должна иметь ясную и исчерпывающую резолюцию о порядке, характере, сроке исполнения, необходимости истребовании дела, других материалов либо выезде на место и др.

На документе должна быть только одна резолюция. Другая резолюция, которая не должна дублировать предыдущую, допускается только в случае, если в ней конкретизируется порядок исполнения или уточняются исполнители. Прохождение документа с резолюцией со времени ее наложения руководителем к непосредственному исполнителю не должно превышать одного дня. Резолюция пишется на свободном от текста месте, а если документ подлежит возврату, то на отдельном листе.

Если исполнение жалобы либо другого документа поручается нескольким подразделениям или должностным лицам, то эта жалоба либо документ передается непосредственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Он несет ответственность за исполнение и организовывает проверку жалобы либо проверку с документом в полном объеме, при необходимости снимает копии либо делает выборки и передает руководителю соответствующего подразделения. Вместе с другими управлениями, отделами готовит единое поручение, ответ заявителю или должностному лицу.

Ответственность за качественную и своевременную подготовку материалов одинаково несут все должностные лица, указанные в резолюции руководителя прокуратуры или структурного подразделения.

Срок исполнения документов, жалоб отсчитывается со дня поступления их в прокуратуру, а документов, которые требуют перевода, - со дня их перевода.

Если окончание срока исполнения выпадает на нерабочее время, то последним днем срока считается первый следующий за ним рабочий день. Исполнитель несет ответственность за исполнение по существу и в установленный срок. Перед передачей подготовленного документов на подпись исполнителем проверяется его текст, правильность оформления, наличие необходимых виз и приобщаются материалы проверки.

Районная прокуратура Неверкинского района входит в систему Прокуратуры Российской Федерации и подчиняется непосредственно Прокуратуре Пензенской области.

Задача прокуратуры района заключается в установлении, поддержании и укреплении режима законности, а также создании правового механизма обеспечения и соблюдения прав, свобод и интересов личности, общества и государства.

Делопроизводством в районной прокуратуре занимается канцелярия, которая является самостоятельным структурным подразделением и подчиняется непосредственно прокурору района.
Основными задачами канцелярии прокуратуры, зафиксированными в положении, являются:

совершенствование системы делопроизводства в прокуратуре;
подготовка и оформление документов в соответствии с действующими стандартами и правилами;
оптимизация системы документооборота в прокуратуре;
контроль за прохождением и исполнением документов в прокуратуре;
участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений;
повышение уровня подготовки работников прокуратуры в области делопроизводства.

Основные функции канцелярии прокуратуры:

документационное обеспечение деятельности прокуратуры;
своевременная обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, доставка ее по назначению; контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением;
регистрация, учет, хранение и передача соответствующим должностным лица документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, формирование дел и сдача их на хранение;
исполнение инструкций и других нормативно-правовых документов по ведению делопроизводства в прокуратуре;
методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовка справок о соблюдении сроков исполнения документов; печать и размножение служебных документов.

Работа с документами в Прокуратуре ведется согласно «Инструкции по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях» (утверждена приказом Генерального прокурора РФ
от 05 июня 2008 г. № 107). Положения инструкции, касающиеся правил оформления документов, соответствуют ГОСТ Р 6.30-2003. Среди организационно-распорядительных документов, на оформление которых распространяется инструкция, в отличие от традиционных видов, указаны доклад, заключение, памятка, представление, протест, сводка и специальное донесение. Они в инструкции определены следующим образом:

доклад – документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений и предназначенный для устного прочтения;
заключение – документ, содержащий мнение учреждения, комиссии, специалиста по конкретному документу или вопросу;
памятка – краткая инструкция по какому-либо вопросу;
представление – акт прокурорского реагирования, вносимый в государственные органы, общественные организации и должностным лицам, содержащий изложение и анализ фактов, послуживших основанием для внесения представлений, а также предложения об устранении нарушений закона, способствующих им условий и подлежащий рассмотрению в установленный законом срок;
протест – акт прокурорского реагирования на противоречащий закону правовой акт государственного органа или должностного лица, содержащий мотивированное требование об отмене незаконного правового акта или приведении его в соответствие с законом;
сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, замечаний, разногласий, документооборота и т. п.);
специальное донесение – документ, содержащий информацию об отдельных происшествиях, результатах расследования определенных категорий дел, выявлении существенных нарушений законов, направляемый в вышестоящие органы.

Доклад, заключение, памятка и сводка оформляются по правилам оформления докладной записки. Представление, протест и специальное донесение оформляются по правилам оформления письма. Сотрудники канцелярии районной прокуратуры принимают все судебные дела и корреспонденцию, поступающие как по почте, так и поданные (доставленные) непосредственно в прокуратуру.

Полученные документы затем распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых проставляется отметка о поступлении – в виде штампа. Образец штампа представлен на рис. 1.

Ценные письма, бандероли и посылки, поступающие в прокуратуру, учитываются в Книге учета ценных писем, бандеролей, посылок и передаются по назначению под расписку.

Затем устанавливается должностное лицо, которому следует передать на рассмотрение или исполнение документ (их складывают в специальные папки). Работник канцелярии в случае необходимости приобщает к поступившему документу наряд с предыдущей перепиской по данному вопросу.

Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводится в день их поступления, а срочных документов – немедленно.
Лицо, предварительно рассматривающее документы, в силу выполняемых им обязанностей, получает доступ ко всей поступающей в прокуратуру документации. Этот сотрудник должен пользоваться доверием, строго соблюдать служебную этику и хранить служебную тайну. Утечка информации по конкретному проверочному материалу, уголовному делу может значительно осложнить ход проверки, расследования.

Передача документа ответственному исполнителю осуществляется под расписку в карточке. Перемещение документов между исполнителями также осуществляться под роспись. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с указанием прокурора. Если документ предназначен для исполнения несколькими лицами, то с него снимается копия и устанавливается очередность исполнения.

Контроль исполнения поручений, зафиксированных в документах, осуществляют заведующий канцелярией или лица, назначенные прокурором. В прокуратуре района применяется ручная сроковая картотека, по которой легко можно узнать, что и на какой день должно быть исполнено.

Работник канцелярии в начале рабочего дня проверяет сроковую картотеку, карточки по неисполненным заданиям текущего дня вынимаются, и уточняется, будут ли они исполнены своевременно. Если выполнение задания срывается и необходим перенос срока исполнения, об этом докладывается прокурору. Срок исполнения может быть изменен только прокурором, установившим его.

Наряду с текущим контролем ведется предупредительный контроль. Для этого по карточкам выявляются документы, срок исполнения которых истекает через три дня, о чем предупреждаются конкретные исполнители. Ежедневный контроль приучает всех работников к тому, что исполнение каждого задания необходимо обеспечить в заданный срок. После снятия документа с контроля карточки переставляются в алфавитную картотеку.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления в прокуратуру. Сроки исполнения документов определяются прокурором района, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции прокурора.

Перечень сроков исполнения некоторых документов, принятый в районной прокуратуре:

предложения, заявления и жалобы граждан, не требующие дополнительного изучения и проверки, в их числе те, по которым нужно дать разъяснения, – до пятнадцати дней;
требующие дополнительного изучения и проверки – до одного месяца;
жалобы военнослужащих и членов их семей – до семи дней; требующие проверки – до пятнадцати дней;
жалобы на действия органа дознания или следователя в связи с производством предварительного расследования – до трех дней;
отдельные требования о производстве следственных или розыскных действий – до десяти дней;
письма-запросы вышестоящих прокуратур – до трех дней;
по обращениям депутатов, в случае необходимости проверки или дополнительного изучения вопросов, информация дается в трехдневный срок с момента поступления обращения, а затем окончательный ответ представляется депутатам Государственной Думы и членам Совета Федерации – не позднее двадцати дней;
решения коллегий, постановления оперативных совещаний при руководителе прокуратуры, структурного подразделения – исполняются согласно указанному в них сроку, а также в случаях поступления обращений, взятых на контроль должностными лицами государственных органов власти и управления, – безотлагательно или не позднее установленного конкретного срока.

Если в силу объективных причин исполнитель не укладывается в отведенный срок разрешения какого-либо обращения, то срок продлевается прокурором района с обязательным уведомлением заявителей, а также органа или лица, направившего обращение, о причинах задержки и характере принимаемых мер. Исполнитель должен обратиться с рапортом к прокурору о продлении срока, указав причины невозможности разрешения обращения в срок.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий. Исполненные документы подшиваются в дело.
Отметки прокуроров об исполнении в обязательном порядке подписываются и датируются. Подшивать документы без соответствующих отметок прокуроров не разрешается.

Сотрудник канцелярии, принявший документ для отправки, делает отметку об этом на его втором экземпляре. Обычно это роспись сотрудника канцелярии и дата. Лишь при наличии такой отметки этот документ может быть помещен в надзорное производство, уголовное дело. Если же подобной отметки нет, то в ходе расследования, а затем и судебного рассмотрения может оспариваться сам факт отправки документа.

Документы, адресуемые организациям, расположенным в пределах данного населенного пункта, передаются с нарочным под расписку в Книге учета документов, отправленных с нарочным. Форма книги представлена на рис. 2.Заказные письма, бандероли и посылки сдаются на почту по описи, в которой указывают номера документов, дату отправки, адреса и вид отправления.

Прокуратура в процессе своей деятельности создает много различных документов для решения своих внутренних проблем.
Обычно внутренние документы на этапе их подготовки и оформления имеют порядок прохождения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) – входящих документов.

Проекты распорядительных документов после подготовки поступают в канцелярию, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления. Подготовленный для печатания документ должен быть написан исполнителем разборчиво на стандартных листах бумаги.
Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны на одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии, пунктуации, использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета. Особое внимание обращается на правильное и четкое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, географических названий.

Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики. В верхнем левом углу рукописи указываются количество экземпляров, фамилия и номер телефона исполнителя, дата направления в отдел подготовки документов, номер переписки.

Документы оформляются в порядке их поступления. В первую очередь печатаются документы особого контроля, адресованные руководителям органов государственной власти и управления, приказы, указания, распоряжения, материалы координационных совещаний, заседаний коллегий и отдельные документы по поручению руководства прокуратуры или следственного органа.

Все документы должны печататься четко, без ошибок, с расположением и оформлением текста в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003,соблюдением правил написания отдельных наименований, слов и словосочетаний, даты, чисел, единиц измерения и т. д.
Оформленные документы передаются на подпись прокурору района, а потом регистрируются.

Регистрация преследует цели учета документов, контроля за их исполнением и справочной работы по документам. В первую очередь регистрируются документы особого контроля, поручения руководства прокуратуры и обращения с личного приема.

Документы регистрируются один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания.
Поступающие в прокуратуру района обращения, жалобы и относящиеся к ним документы регистрируются в алфавитной картотеке. Пример алфавитной карточки представлен на рисунке 3.

Алфавитные карточки заводятся на всех указанных в документах лиц (обвиняемых, осужденных, оправданных, истцов, ответчиков и др.) при регистрации первичных обращений, а также обращений, к которым приложены копии приговора, решения, определения, постановления суда, заключений (справок, постановлений) о проверке дел, постановлений о возбуждении дел или принятии к производству, о продлении срока следствия, надзорных (наблюдательных, контрольных) производств и других документов по делам.

Рис. 3 Лицевая и оборотная сторона Алфавитной карточки

При регистрации дел, документов (спецдонесений и др.)или жалоб, к которым приложены приговоры, определения и т. п., допускается заводить алфавитную карточку только на основное лицо (от которого поступила или в отношении которого подана жалоба), а на всех остальных (обвиняемых) – ссылочные карточки. Пример ссылочной карточки представлен на рис. 4.

Рис. 4 Ссылочная карточка

Последующие жалобы и документы в отношении одного и того же лица или вопроса регистрируются на оборотной стороне имеющейся алфавитной карточки с указанием, когда и от кого поступил документ, куда и за каким номером направлен, передан. На жалобе проставляется номер надзорного (наблюдательного, контрольного) производства, а также единица административно-территориального деления (республика, край, область и т. п.).

На надзорные производства (н/п), заводимые по обращениям, принятым к разрешению данной прокуратурой, заводятся Карточки учета движения н/п. В карточке записываются в порядке поступления первичные обращения с указанием фамилии заявителя и даты передачи. После принятия решения делается отметка о номере надзорного (наблюдательного) производства. Пример карточки учета движения н/п представлен на рис. 5.

Уголовные и другие дела, материалы проверок и служебных расследований, истребованные в связи с разрешением обращений, решением вопроса об обжаловании решений суда, учитываются в Книгах учета поступления и прохождения уголовных и других дел, материалов проверок, истребованных в связи с разрешением обращений (учета уголовных дел, изучаемых в порядке процессуального контроля) и регистрируются на алфавитной картотеке. Форма книги представлена на рис. 6.

Копии постановлений о возбуждении уголовных дел и материалов

к ним, поступивших от следственных органов либо органов дознания, учитываются в книгах, одна из которых показана на рис. 7.

№ п/п	Дата поступ-ления	Номер надзорно- го (наблю- дательно- го, кон- трольного) производ- ства	Ф.И.О. осуж- денного (по- терпевшего, подозрева-емого, обвиняемого)	Откуда получено дело, номер, количество томов, для какой цели	Дата и рас- писка делопроизводи теля в получении	Дата и расписка опер. работника в получении	Дата и расписка дело-производителя, получившего дело от опер. работника	Куда, когда, за каким номером направлено	Дата и Расписка в получении дела для отправки

						Дата и время поступления в прокуратуру	Дата и время передачи прокурору (заместителю прокурора)	Отметка о получении	Время, дата и решение, принятое прокурором (его заместителем)	Дальнейшее движение по материалу

Рис. 7 Форма Книги учета копий постановлений о возбуждении уголовных дел и материалов к ним, поступивших от следственных органов

В отдельных книгах учитываются копии постановлений и материалов об отказе в возбуждении уголовных дел.

Сообщения о преступлениях, поступающие в органы прокуратуры по почте или иными средствами связи, учитываются в своей книге. Далее они безотлагательно передаются в орган, уполномоченный рассматривать их в соответствии с Уголовно-процессуальным кодексом Российской Федерации. Возбужденные и принятые к производству уголовные дела, в том числе поступившие из других органов и принятые следственными органами Следственного комитета к своему производству, регистрируются в алфавитной картотеке и учитываются в книгах учета уголовных дел.

Регистрация ведомственной корреспонденции, т. е. документов, поступающих из прокуратур, учреждений, предприятий, организаций, по вопросам, не относящимся к уголовным и гражданским делам, осуществляется на корреспондентских карточках. Корреспондентская карточка заполняется в одном экземпляре. Календарная шкала корреспондентской карточки используется для контроля за исполнением документов. На рисунке 8 представлена лицевая сторона корреспондентской карточки, а на рисунке 9 – оборотная сторона.

Рис. 9 Оборотная сторона Корреспондентской карточки

До исполнения документа карточка хранится у работника канцелярии в контрольной картотеке. После исполнения документа работником канцелярии заполняются соответствующие графы карточки, и она переставляется в картотеку исполненных документов. Карточки в картотеках расставляются по корреспондентам. В работе находятся картотеки за текущий и прошедший годы. Общий срок хранения карточек – три года.

Одна из главных целей регистрации – создание банка данных о документах. Работники канцелярии прокуратуры на основе этого банка данных обязаны за несколько минут ответить на вопросы двух типов:

у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;
в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Владение всей совокупностью информационно–документационных ресурсов – главнейшая задача канцелярии. Для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах.

Для ведения комплекса работ с документами в органах прокуратуры осуществляется делопроизводство, порядок ведения которого регулируется в основном ведомственными правовыми актами.

Приказом Генерального прокурора введена в действие Инструкция по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации (утв. приказом Генеральной прокуратуры РФ от 29 декабря 2011 г. № 450).

Инструкцией на единой основе установлена система делопроизводства в Генеральной прокуратуре РФ, прокуратурах субъектов РФ, приравненных к ним прокуратурах, прокуратурах городов и районов, других территориальных и специализированных прокуратурах. Она определяет порядок приема, регистрации, учета, перевода, подготовки, оформления, размножения, контроля за исполнением документов, отправки, формирования их в дела, надзорные (наблюдательные) производства, хранения и использования на бумажных и электронных носителях.

Положения Инструкции распространяются на организационно-распорядительные, информационно-справочные документы; на процессуальные, финансовые и другие документы - только в части, касающейся общих принципов их подготовки и исполнения, формирования и оформления для сдачи в архив.

Порядок работы с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 05.01.2004 № 3-1, организационно-распорядительными документами Генерального прокурора Российской Федерации.

Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа, устанавливается отдельным положением, утвержденным соответствующим организационно-распорядительным документом Генерального прокурора Российской Федерации.

Делопроизводство в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации ведется на русском языке, являющемся государственным языком Российской Федерации, а также на государственном языке республики, на территории которой находится прокуратура или ее учреждение.

Реквизиты бланков документов, печатей, штампов и вывесок прокуратур и учреждений оформляются на русском языке и государственном языке республики в составе Российской Федерации.

Общее руководство делопроизводством осуществляет один из руководителей прокуратуры.

Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях, районных прокуратурах возлагается на их руководителей. Они обеспечивают изучение работниками требований настоящей Инструкции и осуществляют контроль за ее исполнением.

Начальник управления документационного и методического обеспечения, начальник отдела общего и особого делопроизводства, специалист (в районной прокуратуре) обеспечивает делопроизводственное обслуживание работников, принимает меры к совершенствованию делопроизводства и повышению квалификации прокурорских и других работников в этой области.

Руководитель службы делопроизводства вышестоящей прокуратуры осуществляет методическое руководство и контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях и подчиненных прокуратурах.

Непосредственное ведение делопроизводства осуществляют специалисты и другие работники служб делопроизводства.

Прокуроры, научные и педагогические работники, делопроизводители органов и учреждений прокуратуры несут ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции в части, относящейся к кругу их служебных обязанностей.

Документы и содержащиеся в них сведения не подлежат разглашению. С этими документами могут знакомиться только работники, имеющие к ним непосредственное отношение. Передача другому исполнителю дел, незаконченных надзорных и наблюдательных производств, ознакомление с ними других должностных лиц, выдача им справок или сведений служебного характера, копий документов допускается только по указанию руководителя, который принимает меры к охране конфиденциальности сведений и несет персональную ответственность за их защиту.

Порядок предания гласности материалов прокурорской деятельности устанавливается специальными приказами и указаниями Генерального прокурора Российской Федерации, прокуроров субъектов Российской Федерации и приравненных к ним прокуроров специализированных прокуратур (далее - прокуроры субъектов Российской Федерации).

Каждому либо его представителю по письменному заявлению должна быть предоставлена возможность знакомиться с документами и материалами, надзорными и наблюдательными производствами, имеющимися в органах прокуратуры и затрагивающими его и свободы,

1. если это затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц;
2. если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (с учетом постановления Конституционного Суда Российской Федерации от 18.02.2000 № 3-П).

Решение (письменное) о предоставлении гражданину для ознакомления документов принимает руководитель органа прокуратуры, структурного подразделения. Прокурорский работник, ознакомивший гражданина с документами, составляет соответствующую справку.

В Генеральной прокуратуре, прокуратурах субъектов Российской Федерации, других органах и учреждениях прокуратуры внедрена и функционирует прикладная система - АИК «Надзор».

АИК «Надзор» - автоматизированный информационный комплекс единой системы информационно-документационного обеспечения надзорного производства органов прокуратуры, созданный для автоматизации делопроизводственной и надзорной деятельности.

База данных содержит информацию:

- о всех входящих, исходящих и внутренних документах,
- о всех корреспондентах (гражданах, организациях),
- о движении подлинников и копий документов,
- об исполнении документов и поручений,
- о направлении документов в дела, надзорные и наблюдательные производства.

Система АИК «Надзор» предоставляет возможность работать с электронными образами документов, осуществлять в базе данных автоматизированный поиск документов по различным критериям, организовывать контроль за исполнением документов и поручений, получать отчеты по контрольным документам, оперативно получать справку об объеме документооборота за отчетный период.

В органах прокуратуры применяются и иные формы документооборота. Одни из них предназначаются для специализированных прокуратур, другие носят временный характер.

Заявления, жалобы и иные обращения, поступающие от граждан, организаций, предприятий и учреждений, дела, надзорные и наблюдательные производства, другие документы передаются на рассмотрение и исполнение только через службу делопроизводства с обязательной отметкой в регистрационных формах бумажных или электронных носителей. При традиционной (бумажной) регистрации работниками службы делопроизводства передача документов из одного подразделения в другое осуществляется в обязательном порядке через эту службу.

В целях дальнейшего совершенствования делопроизводства в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях, руководствуясь п. 1 ст. 17 Федерального закона "О прокуратуре Российской Федерации", приказываю:

2. Первым заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, начальникам главных управлений, управлений и отделов Генеральной прокуратуры Российской Федерации, руководителям главных следственных управлений и управлений Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации, прокурорам субъектов Российской Федерации и приравненным к ним прокурорам специализированных прокуратур, руководителям следственных управлений Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации по субъектам Российской Федерации и иных приравненных к ним специализированных следственных управлений, прокурорам городов и районов, другим приравненным к ним прокурорам территориальных и иных специализированных прокуратур, руководителям следственных отделов Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации по районам, городам и приравненных к ним специализированных следственных отделов, руководителям научных и образовательных учреждений организовать изучение Инструкции всеми работниками органов прокуратуры и их учреждений и обеспечить ведение делопроизводства в строгом соответствии с ее требованиями.

3. Считать утратившим силу Приказ Генерального прокурора Российской Федерации от 28.12.1998 N 93 "О введении в действие Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации".

Приказ направить первым заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, начальникам главных управлений, управлений и отделов Генеральной прокуратуры Российской Федерации, ректору Академии Генеральной прокуратуры Российской Федерации, руководителям главных следственных управлений и управлений Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации, прокурорам субъектов Российской Федерации и приравненным к ним прокурорам специализированных прокуратур, руководителям следственных управлений Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации по субъектам Российской Федерации и иных приравненных к ним специализированных следственных управлений, прокурорам городов и районов, другим приравненным к ним прокурорам территориальных и иных специализированных прокуратур, руководителям следственных отделов Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации по районам, городам и приравненных к ним специализированных следственных отделов, которым довести его содержание до сведения подчиненных работников.

1.1. Инструкция по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях (далее - Инструкция) устанавливает на единой основе систему делопроизводства в Генеральной прокуратуре Российской Федерации (далее - Генеральная прокуратура), прокуратурах субъектов Российской Федерации, приравненных к ним прокуратурах, прокуратурах городов и районов, других территориальных и специализированных прокуратурах, в научных и образовательных учреждениях Генеральной прокуратуры, а также в Следственном комитете при прокуратуре Российской Федерации (далее - Следственный комитет) и входящих в его систему органах и учреждениях.

В дальнейшем Генеральная прокуратура Российской Федерации, прокуратуры субъектов Российской Федерации и приравненные к ним прокуратуры именуются "вышестоящие прокуратуры", прокуратуры городов и районов, другие приравненные к ним территориальные и иные специализированные прокуратуры - "районные прокуратуры", научные и образовательные учреждения - "учреждения".

В дальнейшем Следственный комитет при прокуратуре Российской Федерации, его управления по субъектам Российской Федерации и приравненные к ним территориальные и другие специализированные управления именуются "вышестоящие следственные органы"; его отделы по районам, городам и приравненные к ним специализированные следственные отделы именуются "районные следственные органы".

Первый заместитель Генерального прокурора Российской Федерации - Председатель Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации (далее - Председатель Следственного комитета), исходя из особенностей деятельности следственных органов Следственного комитета, может самостоятельно устанавливать порядок работы с документами путем издания соответствующих организационно-распорядительных документов, обязательных для исполнения всеми работниками Следственного комитета.

Главная военная прокуратура и другие военные прокуратуры, военные следственные органы Следственного комитета соблюдают требования настоящей Инструкции в части исполнения поручений Генеральной прокуратуры, Следственного комитета, подготовки и оформления документов, представляемых на подпись руководству Генеральной прокуратуры, Следственного комитета, а также в части организации документооборота, входящего в компетенцию органов военной прокуратуры и военных следственных органов. В остальном при ведении служебной переписки и делопроизводства они руководствуются соответствующими приказами Министра обороны Российской Федерации.

1.2. Инструкция определяет порядок приема, регистрации, учета, перевода, подготовки, оформления, размножения, контроля за исполнением документов, отправки, формирования их в дела, надзорные (наблюдательные, контрольные) производства, хранения и использования на бумажных и электронных носителях.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организационно-распорядительные, информационно-справочные документы (приложение N 1), на процессуальные, финансовые и другие документы - только в части, касающейся общих принципов их подготовки и исполнения, формирования и оформления для сдачи в архив.

Порядок работы с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 05.01.2004 N 3-1, организационно-распорядительными документами Генерального прокурора Российской Федерации и Председателя Следственного комитета.

1.4. Делопроизводство в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях ведется на русском языке, являющемся государственным языком Российской Федерации, а также на государственном языке республики, на территории которой находится прокуратура, следственный орган или их учреждение. Порядок использования языков в официальном делопроизводстве определяется законодательством Российской Федерации и республик.

Реквизиты бланков документов, печатей, штампов и вывесок прокуратур, следственных органов, учреждений оформляются на русском языке и государственном языке республики в составе Российской Федерации.

Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях, органах районного звена возлагается на их руководителей. Они обеспечивают изучение работниками требований настоящей Инструкции и осуществляют контроль за ее исполнением.

1.6. Начальник управления документационного и методического обеспечения, начальник отдела общего и особого делопроизводства, специалист (в районной прокуратуре, районном следственном органе) обеспечивает делопроизводственное обслуживание работников, принимает меры к совершенствованию делопроизводства и повышению квалификации прокурорских и других работников в этой области.