Обеспечение сохранности архивных документов статьи. Обеспечение сохранности документов при выполнении архивных работ. требующих дезинфекции __________________ дел

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

• - предоставлением для ведомственного архива помещения и проведением планово - предупредительного ремонта помещений;
• - оборудованием помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;
• - применением специального оборудования для хранения документов (стеллажей, сейфов, коробок и т.д.);
• - созданием оптимального температурно-влажностного и светового режима в помещении архива, проведением санитарно - гигиенических мероприятий.

В соответствии с объемом и составом хранящихся дел ведомственному архиву предоставляется отдельное здание (или часть здания), специально построенное и оборудованное или приспособленное для хранения документов.

Строительство специального здания ведомственного архива может проводиться как по типовым проектам зданий государственных архивов, так и по индивидуальным проектам, согласованным с заинтересованными организациями.

Специальные помещения для ведомственного архива должны предусматриваться при строительстве административных зданий для организаций, в структуре которых действует ведомственный архив. При отсутствии специального помещения для ведомственного архива выделяется приспособленное помещение в административных зданиях организаций.

Оптимальные условия хранения документов и работы с ними предусматривают предоставление следующих помещений для ведомственного архива:

• - хранилище для хранения документов Особо ценные документы хранят в специальных помещениях с усиленной охраной и противопожарным режимом;
• - помещения для приема, временного хранения, акклиматизации документов;
• - помещения для работы исследователей (читальный зал);
• - рабочих комнат для сотрудников архива.

Рабочие комнаты для сотрудников и помещения для работы исследователей (читальный зал) должны быть изолированы от помещений хранилищ.

Помещения хранилищ, не имеющие перегородок от рабочих комнат, изолируются специально установленными перегородками. Посторонние лица допускаются в хранилища только с разрешения заведующего ведомственным архивом и в присутствии сотрудника архива.

Хранилища ведомственного архива должны быть удалены от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.

Хранилища ведомственного архива должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления и иметь запасный выход.

В помещениях хранилищ не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в хранилище.

Наружные двери помещения ведомственного архива должны быть обиты металлическим листом и иметь прочные засовы. В нерабочее время они опечатываются или пломбируются. Печать или пломбир хранят вместе с ключами у дежурного по организации или в установленном правилами внутреннего распорядка месте.

Помещения ведомственного архива оборудуются охранной сигнализацией. На окна, расположение которых позволяет доступ извне, устанавливаются распашные металлические решетки с замками, опечатанными пломбиром.

Помещение ведомственного архива до размещения в нем документов принимается комиссией, которая назначается руководителем организации. В комиссию должны входить представители структурного подразделения, в состав которого входит ведомственный архив, профсоюзной организации, соответствующего учреждения государственной архивной службы, пожарной охраны и санитарно - эпидемиологической станции.

Комиссия проверяет исправность технического оснащения помещений и состояние температурно - влажностного режима в хранилищах, на основании чего составляется акт. Акт утверждается руководителем организации. Осмотр состояния помещения ведомственного архива проводится в дальнейшем по требованию заведующего архивом, но не реже одного раза в 5 лет.

В помещениях хранилищ ведомственного архива прокладывается скрытая электропроводка; допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне хранилищ.

В целях противопожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.

По пожарной опасности помещения архивов относятся к категории "В". Хранилища должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости.

Основным противопожарным оборудованием архивов являются углекислотные огнетушители новейших конструкций, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 кв. метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение.

Помещение архива оборудуется противопожарным водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются на лестничных площадках. Каждый пожарный кран должен иметь прорезиненный рукав протяженностью до крайней точки хранилища.

Хранилища и помещения для работы с документами должны быть оборудованы пожарной сигнализацией.

В архиве на видном месте вывешиваются: инструкции о мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета и план эвакуации документов и имущества на случай пожара. В пожарный расчет включаются все сотрудники архива, с которыми периодически, но не реже одного раза в квартал проводятся занятия по мерам пожарной безопасности и практическим действиям во время пожара.

При возникновении пожара все сотрудники принимают участие в его ликвидации, выполняя ранее распределенные обязанности.

В хранилищах запрещается:

• - курение;
• - применение электронагревательных приборов;
• - хранение продуктов питания, легковоспламеняющихся веществ и взрывоопасных предметов.

В целях улучшения режима хранения в помещениях хранилищ с нерегулируемым климатом рекомендуются проветривания, установка дополнительных источников увлажнения воздуха или дополнительных приборов для просушивания помещений и т.п.

Температурно - влажностный режим хранения документов контролируется путем измерения климатических параметров воздуха не реже двух раз в неделю в одно и то же время.

Показания контрольных измерительных приборов (термометр, гигрометр, психрометр) фиксируются в специальных регистрационных журналах (Приложение 1). В регистрационных журналах в графе "Примечание" отражаются также проверка правильности показания приборов и меры, принятые по нормализации режима в хранилищах в случае его отклонения от установленных норм.

Установка контрольных измерительных приборов производится в главных проходах на стеллажах, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Приборы на расстоянии 1,4 +/- 0,1 метра от пола монтируются на одном контрольном щитке.

Контрольно - измерительные приборы устанавливаются в каждом хранилище: при комнатной системе - один щиток на комнату; при многоярусной - один на ярус.

Проверку измерительных приборов проводят по аспирационному психрометру не реже одного раза в 3 месяца с обязательной регулировкой и заменой неисправных.

Температуру и влажность воздуха в закрытых шкафах и сейфах контролируют самопишущими приборами.

Закрытые шкафы и сейфы для хранения документов проветривают не реже одного раза в неделю.

Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным.

Не допускается освещение документов прямым солнечным светом.

С целью защиты документов от разрушающего действия солнечных лучей хранилища следует располагать в здании с окнами на северную сторону.

Защита документов от действия света обеспечивается:

• - хранением документов в коробках, папках и переплетах, а также в шкафах и на стеллажах закрытого типа;
• - применением на окнах светорассеивателей, защитных фильтров и т.п.

В качестве источников искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью, допускается использование и люминесцентных ламп, с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.

Защита документов от разрушающего действия естественного и искусственного света должна предусматриваться не только в хранилищах, но и во всех помещениях при любых видах работ.

Помещения архива должны содержаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли (не более 0,15 мг/м3).

Для защиты документов от пыли необходимо:

• - обеспечить максимально возможную герметичность помещения хранилищ и оборудовать их установками, очищающими воздух от пыли и вредных газообразных примесей;
• - не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, стеллажей и помещений хранилищ с помощью электропылесоса или ватными (марлевыми) тампонами, увлажненными раствором формалина;
• - проводить систематическую влажную уборку помещений хранилищ: не реже одного раза в месяц протирать полы, плинтусы, подоконники водными растворами соответствующих химических средств;
• - следить за состоянием дощатых полов, чтобы они не имели щелей и были окрашены масляной краской;
• - периодически проветривать помещения хранилища. Вопрос о целесообразности проветривания решается с учетом абсолютной влажности наружного и внутреннего воздуха.

При обнаружении в хранилищах насекомых или грызунов немедленно принимаются меры к их уничтожению. Документы, пораженные насекомыми, изолируются и подвергаются дезинсекции.

При поражении значительного количества документов насекомыми и обнаружении их в различных местах хранилища: на стеллажах, в щелях пола, под плинтусами и т.д. - необходима дезинсекция всего хранилища.

При обнаружении в хранилищах документов и коробок, пораженных плесенью, должны немедленно приниматься меры по обработке документов, средств хранения, помещений. Пораженные плесенью документы изолируются и передаются на дезинфекцию. Стеллажи, шкафы, коробки, в которых хранились пораженные плесенью документы, протираются водным раствором формалина (3 - 5%) и просушиваются; при плесневении стен, полов, потолков производится поверхностная обработка пораженных мест раствором формалина (3 - 5%).

Для проведения санитарно - гигиенических работ в хранилище (обеспыливание, перемещение дел и т.п.) в плане работы ведомственного архива предусматриваются санитарные дни (не реже одного раза в месяц).

Хранилища должны быть оборудованы стационарными стеллажами с соблюдением установленного для архива порядка их размещения:

• - ширина главных проходов (между рядами стеллажей) - 120 см;
• - ширина проходов между стеллажами - 75 см;
• - расстояние между стеной и стеллажом, параллельным стене, - 75 см;
• - расстояние между полками по высоте - 40 см;
• - расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см;
• - расстояние от пола до нижней полки стеллажа - не менее 15 см, а в цокольных этажах - не менее 30 см.

Допускается оборудование хранилища деревянными стеллажами при условии обработки их огнезащитными составами.

Конструкция и размеры стеллажей, а также шкафов для документов особого формата (газеты, карты, планы, коробки с микрофильмами и т.п.) определяются размерами этих документов.

Стеллажи устанавливают перпендикулярно к стенам, имеющим оконные проемы и элементы отопительной системы так, чтобы расстояние до окон и источников тепла было не менее 0,6 м.

Если помещение хранилища имеет высоту более 4 м, то в целях рационального использования площади стеллажи устанавливаются в два яруса. При этом делаются прочные межъярусные перекрытия и удобные лестницы, которые огораживаются легкими металлическими перилами для обеспечения безопасной работы.

Чертежи и кальки могут храниться в шкафах с выдвижными ящиками в развернутом виде или в папках. Микрофильмы и кинодокументы - на стеллажах ДЖЭ. 4.393.001 (для хранения фильмовых коробок). Для карт рекомендуется подвесное хранение на выдвижных штангах.

Для хранения секретных, особо ценных дел и учетных документов ведомственного архива используются сейфы или металлические шкафы При большом объеме этих видов документов для них выделяются отдельные хранилища или отдельная изолированная часть хранилища.

Для размещения справочных картотек к документам в хранилище или рабочей комнате устанавливаются картотечные шкафы.

Для перемещения документов в хранилище и работы у стеллажей используются библиотечные тележки (ТБ-1), легкие устойчивые стремянки.

Помещения архива оборудуются так, чтобы обеспечить рациональную организацию рабочих мест сотрудников архива и создать все необходимые условия для их производительного труда. Рабочие комнаты оборудуются телефоном, канцелярской мебелью, пишущей машинкой, другими средствами оргтехники, рекомендуемыми ЕГСД.

При наличии в ведомственном архиве фонда пользования, в читальном зале устанавливается аппарат для чтения микрофильмов.

Для обеспыливания коробок и папок с документами, стеллажей и помещения ведомственного архива может использоваться бытовой электропылесос.

При возникновении чрезвычайных происшествий (пожара, наводнения, при обнаружении злоумышленного проникновения в архив посторонних лиц и т.д.) принимаются меры по спасению и охране документов.

О происшествии составляется акт при участии соответствующих органов (пожарной охраны, милиции, технического надзора и т.д.).

Для выяснения причин происшествия, определения физического состояния документов и проверки их наличия руководителем организации назначается комиссия. Результаты работы комиссии оформляются актом.

Ведомственным архивом разрабатывается план мероприятий по эвакуации и укрытию документов при чрезвычайных происшествиях, в котором должно быть предусмотрено:

• - порядок и место эвакуации и укрытия документов;
• - перечни и количество документов, подлежащих эвакуации и укрытию в 1, 2, 3-ю очереди;
• - списки работников, ответственных за эвакуацию и укрытие;
• - меры по охране документов в местах эвакуации и укрытия.

План эвакуации и укрытия документов на случай возникновения чрезвычайного происшествия должен быть согласован с соответствующими службами и утвержден руководителем организации.

С планом эвакуации и укрытия документов должны быть ознакомлены все сотрудники архива.

Случаи утраты, порчи, гибели документов, а также возникновение ситуаций, которые могут к ним привести, рассматриваются как чрезвычайные происшествия и о них немедленно ставится в известность руководитель организации.

Сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.

В комплекс работ по обеспечению нормативных условий хранения документов архива организации включаются:

Обеспечение нормативных (оптимальных) условий хранения документов;

1. Рациональное размещение документов в архивохранилище;

2. Проверка наличия и состояния документов.

Обеспечение нормативных условий хранения документов.

Обеспечение нормативных условий хранения документов включает:

предоставление помещения для размещения архивных документов;

§ оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов;

§ оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;

§ соблюдение противопожарного режима;

§ соблюдение охранного режима;

§ создание оптимальных (нормативных) температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.

Требования к помещениям архива.

Архив организации размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или в отдельных помещениях здания.

В архиве организации должны быть предусмотрены:

§ архивохранилище;

§ помещение для приема, временного хранения и акклиматизации документов;

§ помещение для использования документов (читальный зал, участок выдачи документов и информационно-поисковых средств);

§ рабочая комната сотрудников архива организации, которая должна быть изолирована от помещений, где хранятся архивные документы.

Размещение архива организации в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архива организации, пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется акт.

Не допускается размещение архива организации в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов

в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Требования к архивохранилищу

Архивохранилище должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

При проектировании размещения архивохранилища в специальном или приспособленном здании предпочтение (при равных тепловых характеристиках) отдается помещениям с северной ориентацией окон.

Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

Высота архивохранилища зависит от технологического оборудования, принятого для хранения архивных документов, но не менее 2,25 м и, как правило, не выше 4 м.

Архивохранилище должно иметь удобные выходы к лифтам и лестничным клеткам.

Архивохранилища оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности. Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками, открывающимися наружу.

Оборудование архивохранилищ средствами хранения.

Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах.

Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон – с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла. Расстановка стеллажей и шкафов осуществляется в соответствии со следующими нормами:

§ расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – не менее 120 см;

§ расстояние (проход) между стеллажами – не менее 75 см;

§ расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене – не менее 75 см;

§ расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – не менее 45 см;

§ расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) – не менее 15 см, в цокольных этажах – не менее 30 см.

В архивохранилище должны соблюдаться несколько режимов:

1. Противопожарный и охранный режим;

2. Световой режим;

3. Температурно-влажностный режим;

4. Санитарно-гигиенический режим.

Общие требования к размещению архивных документов

Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стеллажах или в шкафах так, чтобы документы каждой организации (структурного подразделения) хранились в одном месте и были расположены в порядке, соответствующем описям дел, документов.

Документы, температурно-влажностный режим хранения которых различен, должны размещаться в разных архивохранилищах.

Документы Архивного фонда Российской Федерации размещаются отдельно от документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения и от документов по личному составу.

Документы ликвидированных организаций хранятся отдельно.

Документы Архивного фонда Российской Федерации хранятся в коробках или папках, изготовленных из безвредных для документов материалов; дела с документами временных (свыше 10 лет) сроков хранения – в связках.

Электронные документы на физически обособленных носителях размещаются в специальных боксах.

На коробки приклеиваются, а к связкам прикрепляются ярлыки, на которых указываются: номер фонда, номер описи и крайние номера дел, размещенных в данной коробке (связке). Коробки (связки) нумеруются в валовом порядке в пределах каждого фонда или описи. Связки формируются толщиной не более 20 см.

Коробки, связки с делами размещаются на стеллажах горизонтально или вертикально. Порядок размещения устанавливается в зависимости от расстояния между полками, физического состояния дел, а также от твердости или мягкости переплета. Дела, имеющие твердый переплет, устанавливаются вертикально; с мягким переплетом или непереплетенные - горизонтально.

Коробки и связки не должны выступать за пределы полок стеллажей.

Не допускается хранить документы в транспортной таре, в штабелях, складывать на полу, подоконниках, лестничных площадках и других, не предназначенных для хранения документов местах.

Все помещения архива организации, а также стеллажи, шкафы, контейнеры, полки нумеруются. Стеллажи, шкафы и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах – по шкафам сверху вниз слева направо.

Проверка наличия и состояния архивных документов

В ходе проверки наличия и состояния архивных документов в архиве организации:

§ устанавливается фактическое наличие единиц хранения и их соответствие учетным документам;

§ выявляются и устраняются недостатки в учёте документов;

§ выявляются отсутствующие документы и организуется их розыск;

§ выявляются и учитываются документы, требующие профилактической, технической и/или реставрационно-профилактической обработки. Выявляются и учитываются электронные документы, требующие копирования на новые электронные носители, миграции в страховые и пользовательские форматы, проводится контроль физического и технического состояния единиц хранения.

Проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях проводится в архиве организации не реже одного раза в 10 лет, электронных документов – не реже одного раза в 5 лет.

В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене руководителя архива организации (ответственного за архив организации) проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива организации или их отдельных частей (групп).

При проверке наличия и состояния документов в архиве Организации необходимо:

1. Сохранять порядок расположения документов на стеллажах, в шкафах и контейнерах в соответствии с топографическими указателями. При изменении расположения дел необходимо своевременно делать соответствующие записи в топографических указателях;

2. Помещать на свои места, обнаруженные во время проверки неправильно размещенные единицы хранения;

3. Изымать и изолировать документы, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями (для документов на бумажном носителе);

4. Изымать единицы хранения электронных документов, содержащие вредоносные компьютерные программы (вирусы), помещать их на специально выделенную полку (в ящик) для последующей обработки;

5. Изымать и размещать вслед за учтенными дела, не внесенные в описи. Внесение выявленных в ходе проверки неучтенных дел в опись запрещается. Неучтенные дела подлежат обработке и описанию после завершения проверки.

Проверка наличия и состояния документов проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках.

Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра.

Делать какие-либо пометки или записи в описях дел и других учетных документах запрещается.

В конце каждой просмотренной описи делается итоговая запись «ПРОВЕРЕНО», проставляется дата проверки и подписи работников, проводивших проверку, с указанием их должностей.

Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы архива.

По результатам проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов. В случае обнаружения документов, не относящихся к данному фонду, архиву организации, неучтенных и др. также составляется соответствующий акт.

Указанные акты подписываются исполнителями и утверждаются руководителем организации или его заместителем, курирующим деятельность архива.

Организация розыска необнаруженных документов

Если проверкой наличия и состояния документов установлено отсутствие дел и документов, организуется их розыск. Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года.

На дела, необнаруженные в ходе проверки наличия и состояния документов, составляется акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны. Акт составляет ЭК (ЦЭК) организации и утверждается руководителем организации или его заместителем.

К акту составляется справка о проведении розыска. Акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, составленный на документы, относящиеся к Архивному фонду Российской Федерации, представляется в орган исполнительной власти, уполномоченный в области архивного дела, для принятия решения о снятии утраченных дел с учета.

Выдача документов из архивохранилища

Документы выдаются из архивохранилища с письменного разрешения руководителя архива организации или его заместителя (если архив является учреждением), руководителя структурного подразделения организации:

§ работникам структурных подразделений организации;

§ судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам при наличии гарантийного письма от них во временное пользование;

§ иным пользователям по письменному заявлению.

Документы выдаются из архивохранилищ на срок не превышающий:

1. Одного месяца – для использования работниками организации и иными пользователями;

2. Шести месяцев – судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения руководителя организации на основании письменного подтверждения пользователя о сохранении/обеспечении сохранности документов.

Выдачу документов на бумажном носителе из архивохранилища и прием их обратно, в том числе в случае необходимости полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища в присутствии лица, возвращающего дела.

На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов подкладывается карта-заместитель дела.

Дела, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела и лист использования документов. Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает:

1. Выемку архивных документов;

2. Сверку архивного шифра и заголовков с описью дел, документов.

Электронные документы выдаются из архивохранилища в виде копий на электронном носителе или на бумажном носителе. При необходимости удостоверения копий электронных документов используется электронная подпись заведующего архивом организации или производится заверение копии документа на бумажном носителе в установленном порядке.

Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел и оформляется:

§ заказом на выдачу дел;

§ актом о выдаче дел во временное пользование – при выдаче в сторонние организации.

При транспортировке дел на любые расстояния обеспечиваются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды.

Документы из архивохранилища, как правило, не выдаются:

§ при наличии фонда пользования;

§ не прошедшие научного описания и технического оформления до завершения этих работ;

§ находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных

ситуациях.

К чрезвычайным ситуациям относятся обстоятельства, при которых невозможно выполнение архивом организации в полном объеме возложенных на него задач в соответствии с требованиями настоящих Правил и других нормативных правовых актов, создается угроза жизни и здоровью людей, сохранности архивных документов архива организации.

К чрезвычайным ситуациям относятся:

§ объявление степеней готовности гражданской обороны;

§ введение в действие планов гражданской обороны;

§ объявление в государстве (регионе, городе) режима чрезвычайного положения;

§ пожар, техногенные катастрофы и стихийные бедствия, повлиявшие на жизнедеятельность архива;

§ исчезновение или порча документов, хищение или порча имущества в результате проникновения в архив посторонних людей или других противоправных действий;

§ аварии систем жизнеобеспечения архива организации, а также здания архива организации;

§ другие обстоятельства, вынуждающие руководство архива организации принять решение об изменении режима работы архива организации или приостановлении его деятельности.

С учетом возможных чрезвычайных ситуаций архив организации разрабатывает и при необходимости периодически пересматривает планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы о работе в чрезвычайных ситуациях.

Планы и другие документы по мобилизационной подготовке, гражданской обороне архива организации разрабатываются в установленном порядке.

Оглавление

Введение		2
Глава 1	Обеспечение сохранности архивных документов	4
1.1	Документ как материальный объект	4
1.2.	Старение документов	5
1.3.	Причины и виды разрушений архивных документов	6
1.3.1	Свет	6
1.3.2.	Температура	6
1.3.3.	Влажность воздуха	7
1.3.4.	Механические повреждения	8
1.3.5.	Копировально-множительная техника	8
Глава 2	Организация работ по оцифровке архивных документов	13
2.1.		13
2.2.	Планирование работы по созданию электронного фонда пользования	15
2.3.	Основные требования к техническому оборудованию	15
2.4.	Подготовка и передача документов на оцифровку	17
Заключение		21
Список используемой литературы и источников		23
Приложения		25

Введение

Перед архивами – хранителями прошлого – стоит сложнейшая проблема: сохранить культурно-историческое многообразие видов и форм документов, созданных человеком; сберечь от разрушительного ветра времени. Сложность этой проблемы, прежде всего, в том, что никто и никогда не создавал документы специально для «вечного» хранения. Поэтому они, как правило, недолговечны и легко разрушаются при плохом хранении и использовании.

Важными направлениями деятельности архивов как центров хранения культурного наследия являются обеспечение сохранности архивных документов. Задача сохранения архивных документов становится все более сложной по мере их роста, старения и использования.

Человек, осознавая ценность документов, всегда искал эффективные методы их сохранения и средства их распространения во времени и в пространстве. Эти, казалось бы взаимоисключающие друг друга задачи, всегда стояли перед человечеством. И сегодня, когда в наш век пришли новые информационные технологии, технологии цифровых форматов, это задача на первый взгляд кажется близкой к решению. Размах деятельности по переводу в цифровой формат мирового культурного наследия приобрел внушительные размеры.

Информационные технологии, которые могут обеспечить процессы полномасштабного перевода в цифровой формат, только начинают развиваться. Сканирующее оборудование было создано в первую очередь для делового и коммерческого использования. Поэтому, выбирая оборудование для оцифровывания архивных документов, следует обеспечить условия, при которых оригиналам в процессе сканирования будет нанесен наименьший ущерб.

Цели данной работы:

1. 
   Обобщение существующих требований к обеспечению сохранности архивных документов.
2. 
   Описание основных этапов работы с архивными документами, подлежащими оцифровке.
3. 
   Освещение вопросов и проблем обеспечения сохранности архивных документов, возникающих при процессе оцифровки документов.

Глава 1. Обеспечение сохранности архивных документов

Обеспечение сохранности архивных документов – это комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов , исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии. 1

Задачи обеспечения сохранности документов - это задачи сохранения архивных документов как материальных объектов, созданных в разное время, чаще всего недолговечных.

1.1. Документ как материальный объект
Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. 2

Архивный документ, как и любой другой документ состоит из двух материальных частей: носителя (бумага, пленка и т.п.) и информационных знаков (текст, рисунок, фотоснимок, магнитная запись и т.п.). Эти части отличаются составом материалов и веществ, устойчивостью к старению и, следовательно, - долговечностью.

С древнейших времен и до наших дней сами носители и способы нанесения информации непрерывно развивались, подчиняясь тенденции превращения документа в средство коммуникации, выполняющего в обществе временную функцию. Этот процесс сопровождался уменьшением долговечности документа.

В современном обществе документ - массовый общественный продукт с низкой долговечностью , создаваемый на основе дешевых материалов и машинных технологий.

Архивные документы должны быть долговечными. Однако сложного затратного государственного механизма такого целевого создания и отбора документов нет и, видимо, никогда не будет.

Государственный архивный фонд формировался и формируется на основе обычных документопотоков и именно видовой состав последних предопределяет специфику, состояние, свойства крупных массивов архивных документов (фондов, описей, коллекций и т.п.).

Документ - творение и спутник человека – прошел временной путь в 50 веков. Из них 49 веков длилась эра рукописей; лишь одно столетие – период машинных технологий создания документа и, в том числе, примерно 10 последних лет – электронных технологий 3 .

В своих материальных формах, способах создания, видовом составе документы всегда отражали уровень развития общества и те возможности, которыми располагал человек в разные исторические эпохи.

1.2. Старение документов

Составные части документов (бумага, печатные краски, клей, чернила и т.п.) со временем подвергаются физико-химическим и физико-механическим (а подчас и биологическим) изменениям, которые называются естественным старением материала. Процесс старения необратим. Он сопровождается изменением химической составляющей бумаги, пленки или др. материала, из которого изготовлен документ и уменьшением их механической прочности. Бумага становится крошащейся и может распасться на фрагменты. Текст выцветает, блекнет, в некоторых случаях осыпается (краски, туш, карандаш). Клейкие вещества растительного, животного и синтетического происхождения тоже испытывают подобные изменения.

Старение - это необратимое изменение свойств материалов и изделий при их хранении и использовании. Старение документов в архивных условиях протекает, чаще всего, как смешанный процесс при одновременном действии нескольких активных факторов: света, тепла, влажности, биологических вредителей, физических нагрузок, резких изменений условий среды и т.п. Важнейшую роль играет также «внутренний фактор» - совокупность материалов и веществ, из которых состоит документ.

Задача правильного хранения - свести к минимуму действие активных факторов, уменьшить скорость старения, обеспечить документу максимально возможный срок жизни (долговечность).

Факторы старения, их активность, границы действия известны. С учетом этих знаний формулируются требования к условиям архивного хранения документов (режимы) - основа правил обеспечения их физической сохранности.

1.3. Причины и виды разрушений архивных документов

1.3.1. Свет

Свет - наиболее опасный и быстродействующий фактор, вызывающий разрушение бумаги и текста документов в любых условиях окружающей среды, в том числе при низких температурах и даже в инертном газе. Скорость светового старения возрастает при повышении влажности воздуха и в атмосфере, содержащей активные химические вещества - кислоты, озон, окислы серы и азота. Достаточная для разрушения документа доза светового облучения может быть получена не сразу, а постепенно, в разное время, от разных естественных и искусственных источников. Бумага, картон переплетов и коробок, клеи желтеют на свету, теряют прочность, становятся хрупкими. Быстрее других разрушаются бумаги с древесной массой (газетные), с сильной проклейкой (писчие), а также окрашенные и загрязненные материалы. Свет обесцвечивает все цветные изображения: тексты, штампы, красочные миниатюры, фотоотпечатки и т.п. При освещении солнечным светом многие из них полностью выцветают за 50-200 часов. Особенно опасны для документов содержащие ультрафиолет излучения: прямой солнечный свет; солнечный свет, прошедший через оконное стекло, а также отраженный от белых поверхностей (стен, потолка, оборудования и т.д.); свет ртутно-кварцевых, бактерицидных, некоторых люминесцентных ламп и мощных ламп накаливания. При равной освещенности люминесцентные источники света примерно в 3 раза опаснее, чем лампы накаливания.

Хранение документов в темноте, защита от действия света являются единственно эффективными мерами предотвращения светового старения. Мероприятия по световой защите должны осуществляться во всех помещениях и при любых видах работы с документами, а рабочая освещенность не должна превышать установленных норм. Уровень освещенностив диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20-50 лк, на рабочих столах - 100 лк.

1. 1.3.2. Температура

Температура - один из важнейших показателей, характеризующих скорость темнового старения документов. Тепловая энергия активирует все химические реакции старения, протекающие с участием веществ документа (целлюлозы, красителей, клеев и др.) и веществ окружающей среды (кислорода и воды, агрессивных примесей воздуха).

Все химические реакции старения бумаги и текстов ускоряются в 2-3 раза при повышении температуры среды на 10°С.

Документы хранят обычно при комнатной температуре (17-19°): ее легче обеспечить, она удобна для использования документов и комфортна для человека. Однако необходимо помнить, что снижение температуры хранения на каждый градус позволяет без каких-то иных затрат продлить срок жизни документов на 45-60 лет. Хранение при повышенных температурах (25-30°) не только уменьшает долговечность, но и изменяет некоторые свойства документов необратимо. 4 Температурный фактор регулирует скорость старения всех видов документов без исключения (бумажных, звуко- и видео, фотоматериалов и т.д.).

1. 1.3.3. Влажность воздуха

Влажность воздуха - второй важнейший показатель условий темнового хранения. Ее выражают обычно в процентах (относительная влажность, %). При хранении между документами и воздухом происходит постоянный естественный влагообмен. Он имеет очень важные последствия. Подчиняясь изменениям влажности воздуха, пористая структура бумаги постоянно «дышит». При этом меняются ее пористость, проницаемость для химических веществ и, как следствие, изменяется скорость процессов старения. Например, летом, только за счет повышения среднего уровня влажности документов, скорость выцветания цветных рукописных текстов увеличивается в 10-15 раз. С точки зрения сохранности наиболее безопасным считается предел изменений относительной влажности 30-60-30% (нормальная, стабильная зона). В этой зоне бумага почти не реагирует на колебания влажности воздуха и ведет себя стабильно; свойства бумаги, как материала, здесь наилучшие (наименьшая деформация; стабильность размеров; оптимальные гибкость и прочность; исключается возможность плесневого поражения.

Пределы изменений относительной влажности воздуха 0-30-0% называют сухой, неблагоприятной зоной. Здесь бумага приобретает излишнюю жесткость и хрупкость в ущерб гибкости и эластичности. Документы чаще и легче повреждаются при нагрузках, при использовании.

Область изменений относительной влажности воздуха 60-100- 60% называют влажной, опасной для хранения зоной. Из-за сильного увеличения пористости особенно быстро протекает химическое старение бумаги и текста. Бумага становится вялой, волглой, усиливаются деформации и силовые нагрузки по стыкам и краям листов, в корешках. Появляются благоприятные условия для развития плесневых грибов, а при высокой влажности - и для насекомых, сопутствующих плесневению.

Совокупность температурно-влажностных условий называют климатическим фактором, т.к. изменения этих условий в любых помещениях зависят от времени года и специфики климатических регионов страны.

1. 1.3.4. Механические повреждения

Механические повреждения, износ документов - одна из причин их преждевременного разрушения. Большинство таких дефектов появляется еще на этапе ведомственного хранения. В государственных архивах физический износ документов часто происходит при их использовании, причем избирательно, при многократной выдаче одних и тех же дел. Нарушается запрет на выдачу материалов с плохим физическим состоянием. Мало используются копии вместо оригиналов.

К износу и повреждению приводят также: неправильное хранение документов при тесном размещении дел в коробках, при вертикальном расположении материалов в мягком переплете, при хранении в связках без картонных ограничителей; формирование очень объемных дел и плохое картонирование; перемещения и транспортировка документов.

Известны случаи варварского разрушения документов при хищениях марок, автографов и т.п. Защита архивных материалов от хищений - особая тема. Быстро совершенствуются электронные средства, позволяющие, например, контролировать наличие и перемещение в пределах архива даже отдельных документов. Вместе с тем очевидно, что следует совершенствовать в первую очередь комплекс организационных мер защиты от хищений (уровни доступа; сферу учета и хранения; участки использования; кадровую работу и т.п.).
1.3.5. Копировально-множительная техника

Известно, что на процесс естественного старения влияет много факторов: температура, влажность, состав воздуха, световой режим хранения, история существования документа, состав бумаги и средства письма. В последнее время к перечисленным факторам прибавился еще один – воздействие на документы копировально-множительной техники. Однако процессы ксерокопирования, сканирования, фотографирования не безвредны для документов. Во время копирования они подвергаются воздействию мощного (хотя и кратковременного) светового излучения, а также тепла, вырабатываемого оборудованием и лампами.

Вопрос влияния на документы копировально-множительной техники всегда волновал архивистов. Национальный исторический архив Беларуси (НИАБ) не имеет возможности проводить самостоятельно серьезные исследования по этой проблеме. Поэтому сотрудники НИАБ в течении нескольких лет занимались визуальным наблюдением за документами, подвергавшимися ксерокопированию или сканированию. В результате отмечено, что непосредственно после копирования никакого негативного воздействия на документ не выявлено, не заметно оно и через два-три года. Однако физические повреждения дел происходят сразу в процессе ксерокопирования или планшетного сканирования, так как они испытывают сильную механическую нагрузку. Наиболее часто встречаются повреждения переплета (особенно при большом объеме дела или плотной прошивке документа, когда возникают трудности при копировании текста возле переплета), отставание обложки, разрыв прошивочных нитей и выпадение листов. Таким образом, процессы сканирования или ксерокопирования подвергают документы повышенному износу и зачастую значительно ухудшают их физическое состояние.

Большой интерес для архивистов представляют исследования, которые проводились в научно-исследовательском центре консервации документов Российской государственной библиотеки (НИЦКД РГБ) с целью определить влияние копировально-множительной техники на сохранность библиотечных фондов. Нельзя забывать, что многие ксероксы, планшетные сканеры, которые часто используются в архивах и библиотеках, были созданы в первую очередь для делового и коммерческого использования, а не для ценных архивных документов. Библиотекой были исследованы три вида бумаги – реставрационная (100% сульфатная целлюлоза), тряпичная (французская 1800 года) и газетная (30% сульфатной целлюлозы и 70% древесной массы.)

Во время исследования образцы бумаги подвергались многократному планшетному сканированию (20 раз) на аппарате “Epson LG 9000”, после чего проводилось изучение изменения физико-механических параметров обработанных образцов в сравнении с контрольным (неподвергнутым сканированию) трех случаях:

Непосредственно после обработки;

В процессе естественного старения. Испытуемые образцы хранились до 5 лет при температуре 20-25°С, относительной влажности 45%, в отсутствии освещенности ;

В условиях ускоренного искусственного старения в течение 3-х, 6-ти, 12-ти суток. Ускоренное старение осуществлялось по стандарту США (в климатической камере 72 часа при 105°С, что соответствует 25 годам естественного старения).

Физико-механические параметры оценивались с использованием специального оборудования по прочности на разрыв, относительному удлинению и числу двойных перегибов. На основании полученных результатов исследований можно утверждать, что общие тенденции в изменении свойств одинаковы для всех видов бумаги, они отличаются только количественными характеристиками, которые мы рассматривать не будем. За 5 лет естественного старения прочность исследованных образцов бумаги по сравнению с контрольными возросла. Специалисты НИЦКД РГБ предполагают, что это происходит потому, что после сканирования в структуре бумаги возникают дополнительные сшивки. Однако после наложения на образцы искусственного старения начинают преобладать процессы деструкции, причем скорость изменения механических свойств обработанных образцов отличается от необработанных, т.е. сканированные образцы начинают стариться быстрее. Таким образом, по выявленным в результате исследования тенденциям можно предположить, что сканированные образцы во времени будут подвержены ускоренному разрушению, и скорость разрушения будет расти с каждым годом.

В процессе сканирования бумага подвергается также тепловому воздействию, которое приводит к изменению ее термических свойств. Используя методы термического анализа, специалисты НИЦКД РГБ сделали вывод, что сканированные образцы сильнее поглощают влагу, чем контрольные. Для всех образцов бумаги отмечается возрастание влагосодержания для обработанных образцов, и эта тенденция проявляется еще заметнее у состаренных образцов. Возможно, это явление объясняется тем , что при обработке происходят изменения в поверхностном слое, что и приводит к увеличению скорости впитывания и увеличению теплового эффекта испарения влаги.

На обработанной бумаге всех трех видов было отмечено торможение роста и развития грибов. Таким образом, с одной стороны, сканирование привело к увеличению биологической устойчивости бумаги, но, с другой стороны, это является еще одним доказательством изменения морфологической структуры бумаги.

Из всего вышеизложенного можно сделать выводы, что сканирование способствует началу разрушения бумаги и устойчивость оцифрованных образцов воздействию естественного старения снижается.

Аналогичным образом воздействует на документы и ксерокопирование. Исследованиями НИЦКД РГБ установлено, что уже после пятикратного копирования резко изменяется белизна бумаги, снижаются физико-механические показатели материалов. В дальнейшем при хранении у ксерокопированной бумаги происходит более значительные изменения, чем у бумаги, не подвергавшейся облучению 5 .

Ксерокопирование влияет не только на бумагу, но и на средства записи информации.

Необратимое изменение свойств документа при его хранении и использовании называется процессом старения документов. Скорость старения определяет скорость разрушения документов, чем медленнее стареет архивный документ, тем выше его сохранность.

Совершенствование деятельности по обеспечению сохранности архивного фонда сегодня осуществляется консервацией документов.

Консервация документов - обеспечивает их сохранность посредством режима хранения, стабилицации, реставрации и изготовления копий. 6

• 
  
• 
  
• 
  применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, коробки и т. д.) 7 .

Изготовление копий документов осуществляют методами фото- , микро-, ксерокопирования и использованием электронных технологий.

В основе современного подхода обеспечения сохранности лежит следующее положение: постепенный переход к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности архивных документов с учетом их ценности , природы и физического состояния, причем вначале и безусловно - в сфере отбора на специальную обработку (реставрацию, оцифровки), а затем - в сфере хранения документов.

Для архивов знание состояния своих фондов, избирательный принцип – это возможность сохранения наиболее ценного из того, что они имеют, ключ к решению не только перспективных, но и текущих задач, решаемых в условиях острого дефицита возможностей и средств.

Всем архивам и для разных видов документов придется постоянно решать две разные, но глубинно связанные задачи: сохранения наиболее ценного в форме оригиналов и/или информационных копий. Каждому архиву придется решать их автономно, исходя из своих возможностей, состава и физического состояния своих фондов.

Особое место в решении этих задач будет принадлежать оцифровке (сканированию) архивных документов, как средству сохранения документной информации. Оцифровка во многих случаях подменит реставрацию, особенно применительно к тем бумажным документам, которые имеют статус физических копий. Архивы не просто должны быть готовы к этому: они должны инициировать развитие такого подхода.

Глава 2. Организация работ по оцифровке архивных документов
В наши дни происходит настоящий бум оцифровки, процессы перевода документов на бумажных носителях в электронную форму.

Оцифровка объектов культурного наследия, включая архивные фонды, и развитие цифрового контента являются одним из ключевых направлений государственной программы «Информационное общество (2011-2020 годы).

1. 
   Цели оцифровки архивных документов

Оцифровка документов – создание электронного фонда пользования (ЭФП) 8 .

Электронный фонд пользования представляет собой совокупность электронных копий документов Архивного фонда, записанную на цифровые носители, и предназначенную для использования вместо подлинников документов, что должно обеспечить:

Сохранность документа,

Возможность формирования электронных ресурсов, обеспечивающих оперативность доступа к документу, в т.ч. с использованием Интернет-технологий .

Позиционирование электронных копий архивных документов и электронного фонда пользования в качестве страхового фонда архивной документации недопустимо.

Порядок создания электронного фонда пользования (электронных копий архивных документов) является одной из важных задач деятельности архива и должен быть регламентирован специально разработанным Регламентом создания электронного фонда пользования (электронных копий архивных документов), утвержденным в установленном порядке.

Электронный фонд пользования создается:

• 
  целевым порядком в рамках государственных, ведомственных, региональных программ и ежегодных (перспективных) планов работы архива;
• 
  целевым порядком на все документы, определенные для страхового копирования;
• 
  целевым порядком на наиболее часто запрашиваемые документы;
• 
  в процессе выполнения заказов;
• 
  в процессе других работ.

Основные технологические операции создания электронных копий архивных документов:

• 
  отбор документов для оцифровки;
• 
  подготовка документов для оцифровки;
• 
  передача документов на сканирование/ прием документов/ регистрация в учетной документации;
• 
  выбор способа оцифровки документов на различных носителях (так, для фотодокументов определяющими факторами являются: тип и вид носителя документа (фотобумага, фотопленка, стекло), рулон или отдельный кадр, размер (формат) носителя (бумаги и фотокадра), характеристика документа (отдельный лист документа, фотография, или комплекс документов (фотографии, вклеенные в фотоальбом); для фонодокументов – носитель информации, наличие специализированного оборудования для воспроизведения подлинника и т.п.);
• 
  оцифровка документа;
• 
  передача носителей копий на хранение;
• 
  возврат подлинников документов в хранение.

В плановом порядке электронные копии архивных документов создаются в первую очередь для:

• 
  наиболее используемых документов, независимо от времени их создания, материала и техники изготовления;
• 
  особо ценных и уникальных документов,
• 
  документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии с высокой степенью разрушения основы, что может повлечь утрату подлинника;
• 
  документов, для которых существует угроза утраты информации (например: для документов на бумажной основе – угасание текста; для фонозаписей на магнитной ленте – размагничивание; для цветных фотонегативов – утрата цветности и т.п.) при удовлетворительном физическом состоянии носителя;
• 
  выполнения запросов и заказов, подготовка изданий и выставочных проектов.

Оцифровке подлежат только те фонды, по которым уже прошла или не предполагается в будущем научно-техническая переработка или усовершенствование описей (в части редактирования заголовков).

Из фондов, равноценных по значению, первоочередному копированию подлежат фонды, документы которых находятся в неудовлетворительном физическом (техническом) состоянии и наиболее интенсивно используются, а также цветные фотодокументы.

2.2. Планирование работы по созданию электронного фонда пользования
С целью организации и контроля за проведением работ по оцифровке фондов в каждом архиве должен быть создан Перспективный план оцифровки, включающий в себя названия фондов, предназначенных для создания электронных копий в рамках всего собрания архива (Приложение № 1).

Ежегодно должны проводиться мониторинг и редакция Перспективного плана, осуществляемая по результатам выполнения годового плана оцифровки, закрепленного в Перечне фондов, подлежащих оцифровке.

На основе Перспективного плана ежегодно создается Перечень фондов, подлежащих оцифровке, в котором определяется последовательность оцифровки фондов в рамках данного года (Приложение № 2).

Очередность оцифровки определяется ценностью и информационной значимостью документов, их физическим состоянием, интенсивностью обращения к ним, а также наличием технических и кадровых возможностей.

Перечни согласовываются с задействованными в работе по созданию ЭФП структурными подразделениями архива.

Допустимо ведение Перспективного плана и ежегодных Перечней фондов, подлежащих оцифровке, в форме компьютерной базы данных с созданием обязательной ежегодной распечатки обоих документов.

Работы по созданию электронного фонда пользования должны осуществляться специализированным подразделением архива.
2.3. Основные требования к техническому оборудованию
Создание электронных копий архивных документов может производиться с помощью двух видов оцифровывающих устройств:

Профессионального сканирующего оборудования – планетарных бесконтактных сканеров;

Цифровых фотоаппаратов.

Выбор вида оборудования зависит от:

Состава фондов;

Максимальных размеров документов (при помощи специализированных сканеров целесообразно проводить оцифровку документов форматов А2, A3, А4, А5 и меньшего формата, при помощи цифрового фотоаппарата и при отсутствии сканеров формата А1–А0 – документов форматом более A2);

Финансовых возможностей архивного учреждения.

Использование планшетных офисных документных сканеров, разработанных для осуществления сканирования текущей офисной документации и не предназначенных для оцифровки архивных документов, требующей повышенного внимания к безопасности и сохранности подлинника, недопустимо. Использование подобного оборудования для оцифровки архивных документов может нанести непоправимый вред подлинникам.

В 2012 г. Научно-исследовательским институтом репрографии (г. Тула) по заказу Росархива разработаны «Методические рекомендации, программное обеспечение оценки и контроля качества функционирования сканирующего оборудования при выполнении работ по оцифровке архивных документов в российских государственных архивах», размещенное на портале «Архивы России».

Наиболее оптимальным решением в вопросе выбора сканирующего оборудования представляются:

Профессиональные книжные планетарные (бесконтактные) сканеры формата не менее А2, оснащенные лампами холодного света, либо LED светодиодными осветителями и книжной колыбелью для сканирования не расшиваемых цветных, черно-белых и полутоновых подлинников (книги, рисунки, ветхие материалы, атласы) архивных документов.

Выбор цифровых фотокамер (фотоаппаратов) определяется размером матрицы и финансовыми возможностями архива.

На сегодняшний день цифровые фотокамеры представляют собой самый

безопасный для подлинников архивных документов способ создания электронных копий документов. Однако их использование также имеет свои ограничения и недостатки, главным из которых является проблемы соблюдения светового режима.

Допустимо комбинирование различного оборудования для решения задач оцифровки документов разного формата.

Помещения, где производятся работы по оцифровке архивных документов и созданию электронных копий, должны иметь естественное и искусственное освещение.

Рабочие места для создания электронных копий оборудуют специальными столами, приставками, подъемно-поворотными креслами (стульями), регулируемыми по высоте и углам наклона сиденья и спинки.

Освещенность на поверхности стола в зоне размещения документа должна быть 300-500 лк, освещенность поверхности экрана – не более 300 лк. Освещение не должно создавать бликов на поверхности экрана и стола сканирования. Допустимо при использовании профессионального сканирующего оборудования, оснащенного собственными лампами, полное выключение освещения в процессе оцифровки.

2. 4. Подготовка и передача документов на оцифровку
Подготовка документов для проведения работ по созданию электронных копий фонда пользования осуществляется в соответствии с порядком выдачи архивных документов из архивохранилищ.

Подготовка документов для проведения работ по созданию электронных копий включает в себя:

Выемку дел,

Проверку поисковых данных,

Сверку с описью заголовков дел,

Проверку нумерации листов,

Уточнение в листах заверителях.

При подготовке дел проверяется физическое состояние документов: выявляются документы с малоконтрастными и угасающими текстами, а также документы, требующие реставрации и укрепления основы. В случае необходимости привлекаются специалисты по обеспечению сохранности архивных документов и специалисты по оцифровке документов для проведения консультаций с целью недопущения возможности повреждения дел при сканировании.

Дела, предназначенные к оцифровке, как правило, расшивке не подлежат и могут быть расшиты только в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при полной невозможности копировать переплетенное дело.

Принятие решения о расшивке дела может быть мотивировано:

А) обеспечением сохранности документов (дело туго сшито и при его раскрытии на 180 градусов и использовании прижимного стекла может произойти повреждение (деформация) документов);

Б) невозможностью представить на электронной копии всю информацию

документа, т.к. часть информации «уходит» в корешок.

Решение о расшивке документов принимается только в случае наличия в архиве условий по переплету после сканирования расшитых для оцифровки дел.

По окончании работы дело в обязательном порядке переплетается заново.

Передача документов на оцифровку в специализированное подразделение осуществляется сотрудниками архива, ответственными за создание электронного фонда пользования, и оформляется Заказом (требованием) на изготовление электронных копий, оформленным в соответствии с последовательностью сканирования фондов, зафиксированной в Перечне фондов, предназначенных для оцифровки.

В Заказе (требовании) на изготовление копий отмечается:

Основание для оцифровки (в случае выполнения плановых работ – ссылка на позицию в Ежегодном Перечне фондов, предназначенных для оцифровки; в случае выполнения заказа в иных целях – указание №, даты и названия документа, на основании которого производятся работы, целей выполнения работ, реквизитов заказчика).

Учетные шифры (номер фонда, номер описи, номер ед.хр., номера листов (оборотов – если необходимо).

Количество листов/оборотов листов, предназначенных для оцифровки.

Разрешение, формат, носитель (для заказов, выполняющихся не в рамках программы оцифровки архива).

Примечание (указание на особые требования по сохранности, необходимость применения специализированных методов оцифровки, возможность использования прижимного стекла и/или графической обработки (для заказов, выполняющихся не в рамках программы оцифровки архива)).

Дата передачи на оцифровку,

Дата выполнения заказа;

Дата получения заказа (для заказов, выполняющихся не в рамках программы оцифровки архива);

Дата возвращения подлинников в хранилище;

Шифр и место хранения электронной мастер-копии (на встроенном носителе и внешних носителя);

Шифр и место хранения электронной рабочей копии (на внешнем носителе);

Шифр и место хранения копии второго поколения (при необходимости – для заказов, выполняющихся не в рамках программы оцифровки архива).

Заказ (требование) на изготовление электронных копий ФП архивных документов подписывается директором или заместителем директора (главным хранителем фондов).

Бланк заказа составляется в необходимом количестве, но не менее чем в 2-х экземплярах. Один экземпляр хранится в централизованном учѐте в делах фондов , другой – в отделе обеспечения сохранности документов или в структурном подразделении, в котором осуществляется централизованное хранение электронного фонда пользования архива. Бланк заказа регистрируется в Журнале учета заказов на создание электронных копий документов (Приложение № 3). Журнал ведется в структурном подразделении, на которое возложен функционал по созданию электронных копий.

Журнал оформляется по правилам оформления учетной документации архива, т.е. его листы прошиваются, пронумеровываются; их количество указывается в листе-заверителе. Графы в журнале и записи ведутся в разворот. Допустимо ведение Журнала учета заказов в электронном виде.

Исполнители несут персональную ответственность за сохранность подлинников архивных документов в течение всего времени работы с ними.

Во избежание повторного сканирования одних и тех же документов (рескана) сотрудники, заполняющие заказы и ведущие журнал, обязаны перед передачей-приемом документов на сканирование убедиться в том, что документы прежде не проходили процедуру оцифровки.

В случае если документ уже оцифрован, все работы по выполнению заказа производятся с его рабочей электронной копией .

Повторное сканирование (оцифровка) (рескан) документов недопустимо!

Процессы оцифровки архивных документов стремительно набирают обороты и являются объективной реальностью. Для оптимизации осуществления этих процессов предстоит решить целый комплекс задач технического, технологического и методического характера.

Сегодня стремление архивов хранить документы в виде различных копий (фотокопия, ксерокопия, микрокопия, цифровая копия) вполне оправдано, так как предоставляет возможность значительно обеспечить оперативность и широкую доступность информации, сохранить информацию документов на недолговечной бумаге и решать проблемы с постоянной нехваткой площадей в хранилищах.

В процессе оцифровки архивных документов возникает две проблемы: сохранение оригинала и сохранение самой электронной информации.

Сохранение оригинала необходимо для полноценного использования документа в настоящее время и будущими поколениями.

Основные проблемы, возникающие при сканировании документов:

Механические повреждения – разрушения переплета (корешка) из-за необходимости раскрывать документ

Воздействие инфракрасного и теплового излучения приводит к изменению термических свойств во всех видах бумаги.

Наиболее опасными характеристиками оборудования, оказывающими влияние на документ, являются температура и освещенность во время сканирования и время, в течение которого эти факторы воздействуют на оригинал. Сканирование в современных условиях неотъемлемая часть работы любого архива, следовательно, разработка и внедрение определенных мероприятий, снижающих разрушающее воздействие на документ при создании цифровой копии, неизбежный результат сотрудничества специалистов по оцифровыванию и специалистов в архивном деле.

Для оцифровки архивных документов необходимо использовать профессиональное оборудование обеспечивающее высокое качество оцифровки и сохранность подлинников.

Заключение

Задача сохранения архивных документов становится все более сложной по мере их роста, старения и использования. Она осложняется и тем, что архивы выполняют внутренне противоречивую функцию – хранить документы, обеспечивая к ним доступ. Следовательно, с одной стороны, необходимо сохранить документы для их активного использования и с другой, сохранить их, несмотря на активное использование. Создание электронного фонда пользования позволит обеспечить сохранность оригиналов документов.

Совершенствование деятельности по обеспечению сохранности документов архивного фонда сегодня осуществляется по следующим направлениям:

Консервация архивных документов.

Создание электронного фонда пользования (оцифровка документов).

Консервация документов - обеспечивает их сохранность посредством режима хранения, стабилицации, реставрации и изготовления копий. 9

Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются:

• 
  строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;
• 
  созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива;
• 
  применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, коробки и т. д.) 10 .

Стабилизацию и реставрацию документов выполняют с учетом характера и степени повреждений, условий последующей эксплуатации, максимально сохраняя признаки подлинности документов и не создавая затруднений для использования.

Изготовление копий документов осуществляют методами фото-, микро-, ксерокопирования и использованием электронных технологий.

В основе современного подхода обеспечения сохранности лежит следующее положение: постепенный переход к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности архивных документов с учетом их ценности, природы и физического состояния, причем вначале и безусловно - в сфере отбора на специальную обработку (реставрацию, оцифровки), а затем - в сфере хранения документов.

В результате исследования по обеспечению сохранности архивных документов в процессе их оцифровки были сделаны выводы:

1. 
   Использовать профессиональное оборудование для оцифровки документов, обеспечивающее высокое качество оцифровки и сохранность подлинников (цифровые фотоаппараты и планетарные сканеры).
2. 
   Проводить работы по оцифровке документов в специально оборудованном помещении с соблюдением светового и температурно-влажностного режимов.
3. 
   Регулировать процесс оцифровки нормативными и методическими документами.
4. 
   Осуществлять подготовку архивных документов для проведения работ по созданию электронных копий в соответствии с установленным порядком выдачи архивных документов из архивохранилищ.
5. 
   Осуществлять работу по созданию электронных копий специалистами по оцифровке документов и архивного дела.

При проведении работ по оцифровке архивных документов каждому архиву предстоит решить целый комплекс задач технического, технологического и методического характера.

Однако, чтобы перевести в электронный вид все востребованные документы, понадобится много лет. Поэтому в ближайшее время будет продолжена выдача из архивохранилищ документов на бумажной основе, и традиционные мероприятия по обеспечению сохранности архивных документов в процессе их использования не будут отменены.

Список используемой литературы и источников

1. 
   Федеральный закон от 22.10.2004 No 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. Федеральных законов от 04.12.2006 No 202-ФЗ, от 01.12.2007 No 318-ФЗ, от 13.05.2008 No 68-ФЗ, от 08.05.2010 No 83-ФЗ, от 27.07.2010 No 227-ФЗ)
2. 
   Правила организации хранения , комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. 18.01.2007).
3. 
   ГОСТ 7.48–2002. Консервация документов. Основные термины и определения.
4. 
   Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом / Ю.Ю. Юмашева. М.: ВНИИДАД, 2012. 125 c.
5. 
   Методические рекомендации по выбору сканирующего оборудования, способного удовлетворить потребности российских архивов. / С.Н. Клещарь, Т.Н. Данилова, П.Е. Завалишин, С.С. Баташева. Тула, 2011. 48 с., илл. 32, прил. 1.
6. 
   Рекомендации по оценке состояния документов государственных архивов при проведении работ по хранению, использованию, специальной обработке документов с учетом их свойств, потенциальной долговечности и специфики дефектов. / Привалов В.Ф.,ВНИИДАД, М., 2009.
7. 
   Станкевич А.А. О физическом состоянии документов Национального исторического архива//Архивариус, вып.1, Минск, 1999, с.188-190.
8. 
   Подгорная Н.И., Добрусина С.А., Чернина Е.С. Влияние ксерокопирования на бумагу документа // Сохранность и доступность: Тез. докл. и сообщ. науч.-практ. конф.М., 1998. С. 74-75.
9. 
   Восстановление угасающих текстов и изображений архивных документов: Рекомендации/ А.Г. Харитонов. Росархив, ВНИИДАД, М., 2004.
10. 
    Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе: Методическое пособие/ росархив. ВНИИДАД. - М., 2005. - 112 с.
11. 
    Ларина В.Г. Обеспечение сохранности архивных документов в современном мире// Отечественные архивы. 2006. №4. С.114-115
12. 
    Егоров С.А. Современные угрозы архивным документам// Отечественные архивы. 2009. № 6. С.19-28.

13. Кутукова Г.Н. Факторы старения и виды повреждения документов. http://niab.by/stat/kutukawa_factory

14. Наумов О.В. Информатизация архивного дела в Российской Федерации http://archives.ru/coordination/council/doclad150911.shtml

15. Михеенок Т.С. Влияние копировально-множительной техники на сохранность архивных документов http://niab.by/stat/cop_doc/

Приложение № 1

УТВЕРЖДАЮ

Директор ___________

____________________

«___»_____________ г.

Перспективный план оцифровки фондов

№ п/п	№	Название фонда	№ описи	№ дела/ количество дел	Крайние даты	Предположительный год осуществления оцифровки	Отметка о выполнении

Приложение № 2

УТВЕРЖДАЮ

Директор ___________

____________________

«___»_____________ г.

Перечень фондов, подлежащих оцифровке в 20___ году

№ п/п	Название фонда	№ описи	№ дела/ количество дел	Крайние даты	Количество листов/количество листов с оборотом	Категория сложности	Формат подлинника	Шифр хранения электронных мастер-копий		Шифр хранения электронных рабочих копий	Отметка о выполнении
								№ внешнего носителя	Адрес на сервере	№ внешнего диска	Дата оцифровки и, № и дата акта о передачи на хранение внешнего носителя, маркировка внешнего носителя

Приложение № 3

УТВЕРЖДАЮ

Директор ___________

____________________

«___»_____________ г.

Журнал учета заказов на создание электронных копий архивных документов

№ п/п

Дата поступления

Структур ное подразделение архива, направив шее заказ

Основание выполнения заказа

№ фонда

№ описи

№ ед.хр

№№ листов с оборо том

Краткое содержание или указание состава документов№ листов с оборо-тами

Кол-во листов/ оборо тов

Суммар-ное кол-во файлов (по сведениям заказа)

Приме-чание

Дата выполнения заказа

Заказчику

Кол-во файлов

Разрешение

формат

1 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007. С. 21

2 Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

1. 
   3 Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе: Методическое пособие/ росархив. ВНИИДАД. - М., 2005. - с.9

4 Кутукова Г.Н. Факторы старения и виды повреждения документов

1. 
   5 Михеенок Т.С. Влияние копировально-множительной техники на сохранность архивных документов

1. 
   6 ГОСТ 7.48–2002. Консервация документов. Основные термины и определения.

7Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007. С. 21

upload -> Секция авиации и космической техники «физика космоса»
upload -> Методические рекомендации организация деятельности по резервам финансовых и материальных ресурсов для ликвидации чрезвычайных ситуаций
upload -> Кардиоренальные взаимоотношения и качество жизни при лечении больных хронической сердечной недостаточностью с сопутствующим сахарным диабетом 2 типа 14. 00. 06 Кардиология

Обеспечение сохранности документов как важнейшее направление деятельности государственного архива:

ОСД – комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий хранения; соблюдению нормативных режимов; правильности организации хранения архивных документов и их учёту.

1. Создание оптимальных условий хранения : строительство, реконструкция и ремонт зданий архивов; оборудование средствами пожаротушения, сигнализации. Архив должен размещаться в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или помещении. Здание должно быть удалено от пожароопасных и промышленных объектов. Необходимо заключение санэпидемстанций о степени загрязнённости воздуха и заключение службы пожарной охраны. Здание архива представляет комплекс основных помещений: хранилище, рабочие помещения сотрудников; для приёма и временного хранения документов; для обеспыливания; переплёта; реставрации; микрофотокопирования; для хранения учётных документов; читальный зал; методические кабинеты; выставочный зал; научно-справочная библиотека.

2. Нормативные режимы хранения :

· Температурно-влажностный (+17-19C, 50-55 % для бумаги; для киноплёнки на черно-белой основе - >+10С, на цветной основе – не>+5C, для фотодокументов - +15-20С);

· Световой (хранение должно осуществляться в темноте + естественное освещение (рассеянный свет: шторы, жалюзи) или искусственный (лампы накаливания в закрытых плафонах);

· Санитарно-гигиенический: систематическая влажная уборка не реже 1 раза в год (обеспыливание пылесосом стеллажей, шкафов, антисептический раствором моем пол); 2 раза в год должен проводиться энтологический осмотр на предмет выявления биологических вредителей и микологический осмотр (выявление грибков) – в начале и конце отопительного сезона; Если грибок был обнаружен – изъять, завернуть в плёнку или бумагу и изолировать в отдельное помещение, место протереть антисептиком.

3. Организация хранения документов: это комплексное мероприятие, которое включает:

· рациональное размещение документов: хранилища оборудуют стационарными металлическими стеллажами, могут использоваться сейфы, металлические шкафы. Расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – 1,2 метра; между стеллажами – 75 см.; между полом и нижней полкой – 15 см.; Все стеллажи и полки нумеруются сверху вниз и слева направо. Для закрепления места хранения и поиска документа составляются пофондовые и постеллажные указатели (может быть топографический указатель) – на карточках; Порядок расположения фондов определяется схемой (план размещения). В одном хранилище могут размещаться документы одной физической породы (материального носителя), то есть одинаковый режим хранения;

· контроль за движением документов и физическим состоянием: проверка наличия и состояния документов проводится: для уникальных – ежегодно, особо ценных – 1 раз в 10 лет. Кроме того, проводятся единовременные проверки, если производились перемещения дел в другие помещения и после ЧП. В ходе проверки устанавливается фактическое наличие документов, выявляются и устанавливаются недостатки в учёте документов; выявляются документы, требующие реставрации, консервации, профилактической и технической обработки. По окончании проверки наличия и состояния дел в конце каждой описи после завирительной надписи делается запись «проверено», дата и подпись. Если недостача – розыск на пропавшие дела. Составляется акт, к которому прилагается справка о проведении розыска. Проверка считается завершённой после внесения изменений в учётные документы проверяемого фонда.

· создание страхового фонда: в Основных правилах работы ведомственных архивов оговаривается, что страхованию подлежат: все документы, которые вывозятся за границу (выставки, реставрация); уникальные документы, которые предоставляются на выставки внутри страны. Страхование заключается в создание на особо ценные и уникальные документы страховых копий – страховой фонд (это совокупность особо ценных и уникальных документов, хранимых на микрофильмах в специально защищённых объектах).

· реставрация и консервация предполагает ряд работ: деинфекация, деинсекация (от насекомых), дератизация (от крыс и мышей); реставрация – комплексная работа по восстановлению свойств и долговечности оригиналов; воспроизведение документов: создание страхового фонда и фонда пользования; фоторестоврация; замена оригиналов с разрешенным носителем копиями; переплёт документов; Этим занимаются лаборатории микрофильмирования и реставрации документов;

Регламентация вопроса ОСД в Основных правилах работы государственных архивов (2002):

Ранее в 1934 создаётся ЛКРД, а в 1939 при отделении химии АН СССР- специальная комиссия. В 1940м были выработаны рекомендации: t +14-18С, отмечалось влияние влажности. В 1966 создаётся ВНИИДАД, который выработал рекомендации по долговечности цветных шариковых ручек, научно-методические пособия (Выявление документов с повреждениями носителями и текста). До 70х задача ОСД считалась локально-отраслевой, а с 1972 (7й международный конгресс архивистов) решается комплексно. Изменения в полит., эк., соц. сферах коснулись и архив отрасли – проблема безопасности архивных фондов обострилась. На первом месте – правовые проблемы ОСД. В Основах законодательства об АФ РФ и архивах 93 г. закреплены ряд положений, связанных с ОСД: обязанность собственников архивных документов обеспечивать сохранность, а на особо ценные и уникальные создавать страховые копии; о гос. учёте; об ответственности за нарушение законодательства об АФ; запрет на вывоз архивных документов гос. части АФ РФ и уникальных и особо ценных негос. части за пределы РФ. В законодательстве ряда субъектов отсутствует статья об обязанности собственников обеспечивать сохранность документов, статья о создании страхового фонда, что снижает правовую защищённость документов.

ОСД в 1990-2000ые гг.: В 1990-е архивисты столкнулись с рядом проблем: собственность на архивные документы, разграничение предметов ведения в области АД между ФАС(ФАА) и субъектами, правовой статус архивов приватизированных, обанкротившихся предприятий. Было издано распоряжение Президента, постановления Правительства, которые регулировали организацию рассекречивания документов, организацию документов приватизированных предприятий (О гос. тайне, О коммерческой тайне, Об информации, информатизации и защите информации). На втором месте - проблема с материально-технической базой. Плохое состояние зданий, архивохранилищ, отсутствие свободных площадей. Проблема сохранности документов на ведомственном хранении: только 35% учреждений-источников комплектования располагают помещениями, лишь 5%-штатными работниками. В 2000 г. утверждена целевая программа «Культура России: 2001-2005 гг.», в ней есть подпрограмма – «Архивы России» с разделом по ОСД. Основная задача: осуществление мероприятий по усилению безопасности архивов, проведение комплексных работ по улучшению физического состояния особо ценных и уникальных документов, создание системы автоматизированного гос. учёта.

Проблема создания условий хранения, реставрации и воспроизведения документов:

Страховой фонд архивных документов входит составной частью в Единый страховой фонд РФ. В 50-е гг. во время холодной войны было издано постановление Правительства СССР о создании страхового фонда документов оборонного значения. К 1991 г. в основном было закончено создание объектов хранения и специальных лабораторий по микрофильмированию. В 1995 г. постановление о Едином российском страховом фонде. В архивах на часть документов, которые интенсивно используются создаются фонды пользования, путём микрофильмирования, ксерокопирования, с применением электронных носителей.

Курсовая работа

Обеспечение сохранности архивных документов

Белгород 2008

документ архив хранение

Введение

История законодательства и основы обеспечения сохранности документов архива

Устройство, оборудование и эксплуатация помещений архива

Режимы хранения документов

Топографирование и учет движения документов

Хранение документов в электронной форме

Заключение

Примечание

Библиографический список

Введение

Актуальность темы . Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено более 80% ее информационных ресурсов. При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств материалов - старение. Массовым разрушением документов, находящихся на длительном хранении обусловлена актуальность проблемы обеспечения сохранности и консервации фондов. В Российской национальной библиотеке около 25% книг требует консервации. Аналогичная ситуация наблюдается в других библиотеках России.

Библиотечные, музейные и архивные фонды содержат издания и рукописи, выполненные, в основном, на бумаге, неуклонно разрушающейся в процессе хранения и использования. Цель хранения - снизить воздействие неблагоприятных факторов и увеличить долговечность документов. В различных странах мира ведется интенсивный поиск современных технологий обеспечивающих сохранность памятников культуры на бумажных носителях.

В настоящее время в архивах нашей страны хранится огромное количество документов, свидетельствующих о многогранной деятельности народа. Обеспечение их длительной сохранности является первоочередной задачей работников архивов. О важности этой проблемы говорят и соответствующие постановления нашего правительства.

Целью работы является выяснить оптимальные условия для обеспечения сохранности архивных документов.

Цель работы определяет следующие задачи :

1.Изучить историю законодательства и основы обеспечения сохранности

документов архива

2.Рассмотреть устройство, оборудование и эксплуатацию помещений архива

3.Показать различные режимы хранения документов

.Проанализировать топографирование и учет движения документов

.Обратить внимание на хранение документов в электронной форме

Объектом исследования являются архивные документы, их место и значение их сохранности в истории государства.

Предмет исследования - система обеспечения сохранности

документов архива

Степень изученности темы

Существует множество исследований, которые раскрывают различные аспекты данной темы. Каждый автор показывает ситуацию со своей точки зрения. Это позволяет нам взглянуть на полученную информацию с различных сторон, что способствует получению более объективного знания по данному вопросу.

Горфейн Г.М.1 в своем исследовании «Архивоведение» показывает не только условия сохранности архивных документов, но и историю архивного дела в России, а так же организацию документов и дел Архивного фонда Российской Федерации.

Труды Охотникова А.В.2 «Документоведение и делопроизводство» обращает внимание на классификацию документов, системы документаций, документную коммуникацию и документную деятельность, где рассматривается хранение документов. Статьи Алексеевой Е.В.3 «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения» послужили информационной базой для раскрытия заявленной темы. В данных статьях очень широко освещена тема обеспечения сохранности документов.

1.История законодательства и основы обеспечения сохранности документов архива

Архивы недостаточно собрать - не менее важно обеспечить сохранность документов. К сожалению, вся история развития архивной сферы в нашей стране насыщена безвозвратной гибелью документов. Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам, в том числе и со стороны государства, выступавшего в качестве организатора «макулатурных кампаний». Среди граждан так же бытует мнение о «бесполезности бумаг», о «пыльном архиве» - (а ведь архив в идеале должен быть обеспылен) как о чем-то не нужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архивов. К сожалению, в 1990-е годы ХХ века были утрачены многие ценные документы ликвидируемых фирм, банков, в том числе документы по личному составу, необходимые для защиты прав и интересов их сотрудников4.

Но ведь архивы это еще и уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о чем-либо или о ком-либо. Это только в романах «рукописи не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее - горят, гибнут и в наши дни. Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть свои корни - это в равной мере страшно и для отдельного человека, и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в начале 20-х годов ХХ века - «Сохраняйте архивы!» - столь же актуален и сегодня.

Необходимость сохранения архивных документов и ответственность за их гибель закреплена в законе. И за этим стоит давняя правовая традиция. Судебник 1550 года предусматривал такое суровое наказание как битье кнутом за порчу «государственных дел». Однако в петровские времена на смену наказанию телесному приходит наказание рублем - пеня: «А буде впредь какие помеченные выписки и указы начнут держать в каком небрежении, или что потеряют, или челобитчикам и кому какое дело надобно без указу показывать (будут) или списывать дадут, и про то по указу Великого государя будет учинен розыск со всякою жесточью, а по розыску виноватым наказание нещадное, по вине и по делу смотря, или доправлены будут пени большие».

В советские времена закон также был строг к архивистам. Положение о ГАФ СССР 29 марта 1941 года также угрожало уголовной ответственностью за гибель и хищение документов, а также за разглашение секретных сведений из документов.

Одним из первых специальных Законодательных актов по проблемам защиты архивных документов стал Закон СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры» от 29 октября 1976 года. Закон подчеркивал, что памятники истории и культуры являются достоянием народа и составляют неотъемлемую часть мирового культурного наследия5. К числу этих памятников закон относит и документальные памятники.

В Основах законодательства РФ «Об Архивном фонде РФ и архивах» сказано: «Собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, обязаны обеспечить их сохранность. На особо ценные и уникальные документы создаются страховые копии». Таким образом, учреждение обязано сохранять документы независимо от формы собственности на них.

Помимо административной ответственности за нарушение правил хранения архивных документов, их уничтожение, хищение и гибель предусмотрена уголовная ответственность. В Уголовном кодексе РФ (1996 года) есть несколько статей, устанавливающих ответственность за эти правонарушения: ст. 164 - «Хищение предметов, имеющих особую ценность»; ст. 284 - «Утрата документов, содержащих государственную тайну»; ст. 324 - «Приобретение или сбыт официальных документов и государственных наград» и другие статьи.

В соответствии с Положением о Федеральной архивной службе России (1998 год) обеспечение сохранности документов - одна из важнейших функций архивных учреждений6.

Специалистам решившим связать свою профессиональную деятельность с архивоведением, необходимо знать основы обеспечения сохранности документов. Система мер по организации хранения включает в себя следующие направления:

1.обеспечение физико-химической сохранности документов;

2.создание материально-технической базы хранения документов, включающей здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения;

.учет движения и контроль за физическим состоянием документов, что предполагает отражение всех изменений в учетных формах архива;

.копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования;

.консервация документов.

2.Устройство, оборудование и эксплуатация помещений архива

Следует помнить, что документы хранятся в архиве для того, чтобы ими пользоваться в течение тех сроков, пока они представляют ценность: 3, 5, 10, 25, 40, 75 лет, века. Весь период хранения документы должны быть ограждены от неблагоприятных условий, порчи их физической основы и нанесенного на них текста, а так же от хищений и потерь по небрежности.

Первым требованием создания оптимальных условий хранения документов является наличие здания, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности. Для государственных архивов строятся специальные здания. Чаще всего применяются типовые проекты, разработанные для архивов с различным объемом документов7.

В том случае, если здание архива сооружается специально, его строительство и эксплуатация должны осуществляться с соблюдением требований пожарной безопасности, предусмотренных ГОСТ 12.1.004-76 «Инструкцией по проектированию архивов», «Противопожарными нормами проектирования зданий и сооружений», правилами и инструкциями по пожарной безопасности в учреждениях Федеральной архивной службы. Если выделяется здание (помещение) для переоборудования под архив, признать его годным можно только после экспертизы. Экспертная комиссия в составе всех профильных служб (архивных, пожарных, санитарных, охранных) внимательно изучает площадь выделенного помещения; расположение данного помещения в здании (этаж); месторасположение здания; состояние физико-химической среды помещения. По этим критериям должны получить конкретные данные. Если установлено соответствие помещение вышеперечисленным критериям, составляется акт, который подписывают все члены экспертной комиссии8.

Требования, предъявляемые к помещениям архива, зафиксированы в современных нормативных и методических документах, прежде всего в Основных правилах работы архивов организации, а также ряде ГОСТов и методических разработок. Условия хранения документов дифференцируются в зависимости от состава документов (кино, фото, видео, фоно) архива и носителей информации (бумажные, пленочные и др.). Есть общие требования к помещению архивохранилища. Прежде всего, нужно знать, что недопустимо для архивных помещений:

1.помещение не должно быть ветхим, деревянным, подвальным, чердачным, не отапливаемым, лишенным естественной вентиляции;

2.поблизости от архивного помещения не должно быть пожароопасных объектов и организаций, применяющих пожароопасную технологию;

.поблизости от архивных помещений не должно быть промышленных объектов, загрязняющих воздух агрессивными газами и пылью

.архив нельзя размещать поблизости от помещения, занятого службами общественного питания, пищевыми складами. Их обитатели - как микроорганизмы, так и грызуны могут употребить в пищу архивные документы.

Основные площади здания отводятся под хранилища; они изолируются от читального зала и административных помещений. Кроме них обязательны: комната для приема и разбора поступающих дел; комната для документов, пораженных вредителями (изолятор); рабочие комнаты для сотрудников; читальный зал с отдельной комнатой для временного хранения документов; помещение для обезвреживания документов с автономной вытяжной вентиляцией, где при необходимости может быть установлена дезинфекционная камера; комнаты для реставрации и переплета документов и другое9.

Хранилище организуется в изолированном помещении. К хранилищу предъявляются наиболее строгие требования:

.совмещение хранилищ и рабочих помещений любого назначения не допускается;

.не допускается размещение хранилищ в не отапливаемых, сырых, неприспособленных помещениях, а также в помещениях с печным отоплением;

.помещение хранилищ должны иметь удобные для эвакуации выходы к лифтам и лестничным клеткам, запасной выход;

.внутренняя отделка помещений хранилищ должна проводиться с использованием материалов, не собирающих пыль и не являющихся источником пыли или агрессивных химических веществ. Аналогичные требования должны предъявляться ко всем материалам, применяемым при изготовлении оборудования хранилищ и средств хранения документов;

.в помещениях хранилищ не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, а также технологические или бытовые вводы воды;

.помещение должно быть как пожаробезопасным, так и гарантированным от затопления;

.электропроводка в помещениях хранилищ должна быть скрытой, штепсельные розетки герметичными или полугерметичными. Хранилища оборудуются общими или поэтажными электрическими рубильниками;

.хранилища отделяются от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределом огнестойкости не менее 2 часов;

.вывода пожарного водопровода должны находиться на лестничных клетках;

.размещение хранилищ в помещении без окон допускается только при наличии вентиляции обеспечивающей 2-3-кратный воздухообмен в час;

.лабораторные и производственные помещения должны быть максимально удалены от помещений хранилищ и не иметь общих с ним вентиляционных каналов10.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.