Как правильно выдать премию работнику. Начисление разовых премий работникам

Выплата премий работникам - лучшая мотивация персонала, однако неправильное документальное оформление таких операций может привести учреждение к трудовым спорам с работниками, а также к проблемам в бухгалтерском учете. О том, как лучше подготовить необходимые для премирования документы, мы и поговорим.

Порядок премирования работников

Работодатель вправе поощрять работников за добросовестный эффективный труд (ст. 22 ТК РФ). Согласно ст. 129 ТК РФ оплата труда работника включает:

• вознаграждение за труд;
• компенсационные выплаты;
• стимулирующие выплаты.

Таким образом, из ТК РФ следует, что любая стимулирующая выплата, в т. ч. премия, должна выплачиваться именно за труд.

При разработке системы премирования в бюджетной сфере нужно учитывать Единые рекомендации по установлению на федеральном, региональном и местном уровнях систем оплаты труда работников государственных и муниципальных учреждений, ежегодно утверждаемые решением Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.

При премировании работников учреждения, как правило, учитывают:

• успешное и добросовестное исполнение работником своих должностных обязанностей в периоде, за который начисляется премия;
• инициативу, творчество и применение в работе современных форм и методов организации труда;
• успешное выполнение особо важных и срочных работ;
• качественную подготовку и проведение мероприятий, связанных с уставной деятельностью учреждения;
• выполнение порученной работы, связанной с обеспечением рабочего процесса или уставной деятельности учреждения;
• качественную подготовку и своевременную сдачу отчетности;
• интенсивность и высокие результаты труда;
• участие в выполнении важных работ и мероприятий.

Размер любого вида премии, предусмотренной системой оплаты труда, может устанавливаться как в абсолютном значении, так и в процентном отношении к окладу (должностному окладу). Максимальные размеры премии за труд не ограничены.

Первичные документы для выплаты премий

Основанием для выплаты любых видов премий является приказ руководителя учреждения. Формы приказов (распоряжений) о поощрении работника (форма № Т-11) или нескольких работников (форма № Т-11а) утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (далее - Постановление Госкомстата России № 1) и распространяются в т. ч. на бюджетные учреждения (пп. 1, 2 Постановления).

Указанные формы обязательны для применения и заполнения при любых видах премирования, как предусмотренных системой оплаты труда, так и вне этой системы (например, разовые премии к празднику). Основание - п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", Постановление Госкомстата России № 1. Произвольная форма приказа о поощрении не допускается.

• предусмотреть максимально детализированный механизм начисления и выплаты премий в трудовых и (или) коллективных договорах и локальных нормативных актах работодателя (с учетом данных выше рекомендаций);
• оформлять выплату любых премий унифицированными формами № Т-11, Т-11а;
• заполнять графу 6 формы № Т-11а.

Наличие и правильное заполнение всех перечисленных выше документов позволит вам избежать трудовых споров и конфликтов в коллективе.

Разовые премии неразрывно связаны с деятельностью компаний. Разовые премии часто не связаны с производственными показателями, а приурочены к определенным датам (8 марта, Новый год), профессиональным праздникам, рождением детей, днями свадьбы и другими.

Данные премии предусмотрены статьей 191 ТК РФ, в которой указано, что работодатель может поощрить работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности. Другие же виды поощрений работников за труд определяются коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине. Таким образом, чтобы начислить разовую премию, нужно внести соответствующие положения в коллективный договора или иной локальный акт. Документальной оформление разовых премий соответствует оформлению обычных видов премий. При этом необходимо руководствоваться унифицированными формами № Т–11 и Т–11а, утвержденными постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Признание премий для целей налога на прибыль

В письме от 22 сентября 2010 г. N 03-03-06/1/606 Минфин РФ указывает, что премии можно учесть в целях налогообложения только в том случае, если они связаны с производственными результатами работников. При этом в п. 21 ст. 270 НК РФ предусмотрено, что при определении налоговой базы не учитываются расходы на любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или работникам помимо вознаграждений, выплачиваемых на основании трудовых договоров (контрактов). Таким образом, расходы по выплате премий работникам могут быть учтены для целей налогообложения прибыли на основании положения о премировании работников при условии, что в трудовых договорах, заключенных с работниками, дается отсылка на это положение и эти выплаты соответствуют положениям п. 1 ст. 252 НК РФ. Однако следует отметить, что трудовой кодекс не содержит таких жестких требований к установлению разовых премий в трудовом договоре и одновременно в положении о премировании. В вышеупомянутом письме Минфин также указывает, что условий об установлении конкретного размера премии в трудовых договорах налоговое и трудовое законодательство не содержит.

Аналогичные выводы содержатся в письме Минфина от 21 сентября 2010 г. N 03-03-06/1/602. Особое внимание в данном письме ведомство уделяет вопросу экономической оправданности затрат и документального подтверждения расходов. Иногда налогоплательщикам приходится доказывать в суде факт производственного характера премии. Так, в постановлении Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 5 июня 2007 г. N А65-14764/2006-СА2-11 указано, что премия относится к разряду премий за основные результаты производственно-хозяйственной деятельности, а не к разряду единовременных премий и следовательно в соответствии с п.1 ст.237 НК РФ правомерно включена налогоплательщиком в налоговую базу по единому социальному налогу и соответственно отнесена на расходы, уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль».

Однако в письме от 30 сентября 2010 г. N 03-03-06/1/619 Минфин выражает противоположное мнение, сообщая, что установленный ст.255 НК РФ перечень расходов на оплату труда не является закрытым, а в качестве расходов признаются другие виды расходов при условии, что они предусмотрены трудовым или коллективным договором.

Обобщая данные письма, можно сделать следующий вывод:

1. В целях налогообложения прибыли могут быть учтены премии за производственные показатели, а не к знаменательным датам и праздникам;
2. Необходимо, чтобы вопрос премирования был закреплен в трудовом договоре и локальном акте.
3. Расходы на премирование должны быть оформлены документально.

Бухгалтерский учет

В бухучете премии, начисленные за трудовые показатели, относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). Начисление таких премий отразите следующим образом:

Дебет 20 (23, 25, 26, 28, 29, 44) Кредит 70

– начислена премия за счет расходов по обычным видам деятельности.

Непроизводственные разовые премии (к юбилею, празднику и т. д.) в бухучете относите к прочим расходам (п. 11 ПБУ 10/99). Их начисление отразите так:

Дебет 91-2 Кредит 70

– начислена премия за счет прочих расходов.

Если источником выплаты премий (как производственных, так и непроизводственных) является нераспределенная (чистая) прибыль, сделайте проводку:

Дебет 84 Кредит 70

– начислена премия за счет чистой прибыли.

Страховые взносы

Согласно части 1 статьи 7 Закона № 212-ФЗ страховыми взносами облагаются любые выплаты и вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц по трудовым договорам и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, входящие в базу для начисления страховых взносов, за исключением выплат, не подлежащих обложению, в соответствии со статьей 9 Закона № 212-ФЗ. Разовые премии не входят в перечень выплат, не подлежащих обложению страховыми взносами, соответственно, страховые взносы на премии к юбилею работнику, организации, премии к профессиональному празднику должны начисляться.

Вместе с тем, разовые премии, выплачиваемые раз в год в размере до 4000 рублей, в связи с рождением ребенка до 50 000 рублей необходимо оформлять в качестве материальной помощи, так как данные выплаты освобождаются от начисления страховых взносов.

Следовательно:

1. Разовые премии облагаются страховыми взносами;
2. Премии, связанные с рождением ребенка, и иные до 4000 рублей в год лучше оформлять в качестве материальной помощи.

Налог на доходы физических лиц

Со всех сумм, которые организация выплачивает своим сотрудникам, в том числе и премий из прибыли, нужно удерживать НДФЛ (пп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ).

Исключения составляют случаи, поименованные в статье 217 НК РФ. К данным случаям относятся, в частности, выплата матпомощи до 4000 рублей в год, а также матпомощи, связанной с рождением ребенка. Кроме того, работник может быть поощрен не только денежной премией, но и подарком. В этом случае удерживать НДФЛ не нужно, если общая стоимость подарков за налоговый период не превысит 4 000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ). Если стоимость подарков больше, то разница включается в налогооблагаемый доход сотрудника.

Доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощ­рительные выплаты учитываются в качестве стимулирующих выплат (устанавливаются трудовыми или коллективными договорами). Как правило, руководитель организации принимает решение о начисле­нии премии сотрудникам. На его основании издается приказ о пре­мировании. Основная цель такого приказа - документальное обосно­вание премий в расходах на оплату труда в базе по налогу на прибыль.

Форма

Приказ о премировании имеет унифицированную форму № Т-11 или Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников», утвержден­ную постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Форма № Т-11 применяется, если поощряется несколько сотрудников. Обычно заполнение такого документа не вызывает сложностей у бух­галтера, ведущего данный участок.

Эта форма обязательна для применения всеми организациями, кро­ме бюджетных. В организации может быть принята своя форма при­каза о поощрении (с обязательным указанием на это в учетной поли­тике). Но в некоторых письмах ФНС России отмечается, что для того, чтобы учесть суммы премий в расходах, они должны быть оформле­ны приказом по унифицированной форме (письмо УФНС России по г. Москве от 25 апреля 2011 г. № 16-15/040299@).

А в письме УФНС России по г. Москве от 27 декабря 2007 г. № 20-12/ 124747 налоговики указывают, что унифицированные формы первич­ной учетной документации № Т-11 и Т-11а распространены на органи­зации, осуществляющие деятельность на территории РФ, независимо от формы собственности. Произвольная форма приказа о поощрении не допускается.

Правила заполнения

При оформлении всех видов поощрений, кроме денежных вознаграж­дений (премий), допускается исключение из приказа реквизита «в сумме ____ руб. ____ коп.».

Что касается подписи, то приказ подписывается руководителем ор­ганизации или уполномоченным им на это лицом, а также представля­ется работнику под расписку. Подпись сотрудника в данном случае обязательна, и при проверке контролирующие органы смотрят при­казы о премировании на соблюдение трудового законодательства. Поскольку приказ содержит такую графу, указанным лицам стоит в нем поставить подпись.

Напоминаем, что на основании приказа (распоряжения) руководи­теля вносится соответствующая запись в личную карточку работника (форма № Т-2 или Т-2ГС(МС)) и его трудовую книжку.

Пример

ООО «Астра» на основании приказа руководителя от 16 июля 2012 г. № 12 приняло решение о начислении Д.С. Иванову премии. Иванов является начальником отдела деревообработки. За высокие показатели работы за первое полугодие 2012 года ему начислена премия в раз­мере 35 000 руб.

Рассмотрим порядок заполнения приказа о премировании.