Суточные. Расчет командировочных

С недавних пор организации начали задаваться вопросом о том, как учесть работников, командированных на территорию республики Крым и в город Севастополь. Напомним, что Республика Крым была принята в Российскую Федерацию с образованием в составе Российской Федерации новых субъектов - Республики Крым и города федерального значения Севастополя. Основание: Федеральный конституционный закон от 21.03.2014 № 6-ФКЗ «О принятии в Российскую Федерацию Республики Крым и образовании в составе Российской Федерации новых субъектов - Республики Крым и города федерального значения Севастополя».

Напомним, что командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Консультант по налогам Ю.В. Голубева , для журнала «Нормативные акты для бухгалтера»

Работа с кадрами на предприятии

Правильно составленные документы защитят от штрафных санкций со стороны проверяющих, выведут из конфликтной ситуации с работниками. С электронной книгой «Работа с кадрами на предприятии» у вас будет в полном порядке вся документация.

В последние годы неоднократно появлялась информация о разработке законопроектов, авторы которых хотели заставить работодателей платить НДФЛ с доходов своих работников не по месту постановки на учет работодателя-налогового агента, а по месту жительства каждого сотрудника. Недавно ФНС высказалась резко против подобных идей.

Как рассчитать командировочные сотруднику, если расходы были в валюте

Разница между командировками по России и командировками за границу не ограничивается разными предельными необлагаемыми суммами суточных для целей НДФЛ. Они, кстати, составляют 700 руб. и 2500 руб. в день, соответственно (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Другая важная особенность зарубежных командировок заключается в том, как рассчитываются по ней командировочные расходы. Ведь очевидно, что определенные затраты работника будут в иностранной валюте, и их нужно будет пересчитать в рубли.

Работник, вернувшийся из заграничной командировки, должен предоставить в бухгалтерию авансовый отчет по общему правилу в течение 3 рабочих дней с даты возвращения и приложить к нему документы, подтверждающие его командировочные расходы (п. 26 Положения , п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У ). На основании представленных документов расходы работника, совершенные в валюте, пересчитываются в рубли.

При этом расходы по загранкомандировке для целей налогообложения прибыли признаются на дату утверждения авансового отчета (пп. 12 п. 1 ст. 264 , пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Но как разъяснял Минфин, пересчет валюты в рубли производится по официальному курсу Банка России, установленному на дату выдачи подотчетных сумм (п. 10 ст. 272 НК РФ). А если у сотрудника есть справка из банка, подтверждающая курс обмена, по которому фактически им была приобретена иностранная валюта, то пересчет в рубли нужно делать в соответствии с курсом, указанном в справке (Письмо Минфина России от 03.09.2015 N 03-03-07/50836 ). Кстати, если работник несколько раз покупал валюту и предоставил несколько справок, то при пересчете логично исходить из того, что работник тратил валюту последовательно. То есть сначала ту, которая раньше была приобретена.

В этой статье мы поговорим об особенностях выдачи суточных командировочных расходов в 2014 году. Итак, размер суточных для сотрудников, пребывающих в командировке, организация, как и ранее, будет определять самостоятельно посредством коллективного (трудового) договора или приказа руководителя. Подобный порядок распространяется не только на командировки по Российской Федерации, но и на поездки за пределы нашей страны.

В процессе расчета налога на прибыль не нужно нормировать суточные . Командировочный расходы списываются в размере, который предусмотрен внутренне организационной документацией: трудовым договором, положением о командировках и прочими. Проводить начисление взносов (в частности, на травматизм) на суточные также не нужно. Это вызвано тем, что подобные выплаты выступают в качестве гарантии, предусмотренной законодательством РФ. Поэтому суточные выплаты в размере, предусмотренном документами той или иной организации, полностью освобождаются от взносов. Это правило не распространяется на суточные расходы, размер которых больше установленных компанией норм. В подобном случае взносы начисляются.

А вот с НДФЛ ситуация обстоит следующим образом . Этим налогом не облагаются суточные командировочные расходы в пределах:

• 700 рублей за один день нахождения в командировке в РФ;
• 2500 рублей за день нахождения в зарубежной командировке.

Если компания предоставляет суточные больше вышеописанных норм, необходимо удержать НДФЛ (не со всей суммы, а только с разницы между размером начисленной выплаты и законодательно установленным лимитом). Например, учреждение выплачивает за день командировки по РФ суточные в размере 1000 рублей. НДФЛ в этом случае будет удержано с 300 рублей (то есть, 1000 — 700).

Расходы в виде суточных учитываются на дату, когда был утвержден авансовый отчет . Это правило необходимо использовать и при кассовом методе и при методе начисления. Это вызвано тем, что в процессе выдачи сотруднику авансовых средств на командировку (учитывая при этом приблизительный размер суточных) никакого расхода нет. Сумма суточных за все дни командировки определяется исключительно после предоставления сотрудником авансового отчета.

Суточные можно списать и при однодневной командировке по РФ . Однако здесь следует сделать небольшую оговорку: они будут списываться не в составе командировочных расходов, а в составе остальных расходов, которые связанны с процессом производства и реализации. Все дело в том, что суточные не выплачиваются, если, например сотрудника командировали в местность, откуда он ежедневно может возвращаться к месту своего проживания. В этом случае при однодневной командировке суточные не положены, выплаты сотруднику при расчете налога на прибыль не рассматриваются как командировочные расходы.

С другой стороны, начисленные выплаты можно рассматривать в качестве возмещения других затрат сотрудника, которые были произведены с разрешения работодателя. Из этого следует, что они могут подпадать под категорию расходов, связанных непосредственно с производством и реализацией (пункт 1 статьи 264 НК РФ). Но это возможно только при условии, что они прописаны во внутренних документах учреждения (в приказе директора и т.д.) и есть подтверждающие документы (например, чеки из заправки и кафе).