Обязательные реквизиты путевого листа образец. Правила оформления и ведения путевых листов

11.05.2019

Это первичный документ. Он применяется для учета работы легкового автотранспорта и является основанием для начисления зарплаты водителю. Выписывается диспетчером предприятия в одном экземпляре. Чаще всего — на один день или смену.

Лицевая сторона

Оборотная сторона

Максимальный срок, на который он может заполняться, — один месяц (см. п. 10 приказа Минтранса «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» от 18.09.2008 № 152). В этом случае бланк заполняется так же, как и обычно. Разница лишь в том, что образец путевого листа легкового автомобиля на месяц будет содержать данные о дате выезда машины на задание и дате его возвращения.

Для кого он обязателен?

Заполнять путевой лист необходимо, если:

согласно п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта от 08.11.2007 № 259-ФЗ перевозка людей, багажа и различных грузов с помощью городского транспорта без этого документа запрещается. Это правило касается всех транспортных компаний, осуществляющих пассажирские и грузоперевозки;
предприятие подобных услуг не оказывает, но использует в своей работе легковой автотранспорт, с помощью листков бухгалтер сможет подтвердить и списать расходы на ГСМ;
водитель трудится на собственной машине и ему компенсируются затраты на топливо.

Какой нужно использовать бланк?

В качестве бланка можно использовать форму 3, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 № 78. Она не является обязательной для применения. Предприятие может разработать собственную форму бланка и использовать ее в работе.

Путевой лист легкового автомобиля (форма 3) содержит перечень обязательных реквизитов документа, указанных в приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152. 26.02.2017 была принята его новая редакция (приказ Минтранса РФ от 18.01.17 № 17), но перечень не изменился и включает следующие сведения.

время выдачи и номер документа;
особенности перевозки;
данные водителя;
информация о транспортном средстве.

Поэтому новая форма путевого листа легкового автомобиля 2019 года должна заполняться по следующим правилам:

штамп и печать владельца автотранспортного средства в верхней части документа ставить не нужно;
в обязательном порядке нужно указывать дату и время проведения техосмотра машины механиком перед выездом в рейс. Также специалист, проводивший осмотр автомобиля, должен указать свою должность, ФИО и личную подпись;
в документе должна содержаться отметка медика о водителя.

Ответственность за отсутствие документа

Отсутствие данного документа может стать причиной привлечения к административной ответственности:

для водителя размер штрафа составит 500 рублей (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ);
штраф для юр.лица составит 100 тысяч рублей (ч. 1 ст. 12.31.1 КоАП РФ).

Правила заполнения путевых листов в 2017 году изменились. Отметка о техническом состоянии автомобиля стала обязательной. Зато заверять печатью путевой лист стало необязательно.

Вся актуальная информация о заполнении путевых листов собрана в этой статье. Есть образец заполнения путевого листа в 2017 году, в том числе и легкового , советы экспертов. Статья пригодится как бухгалтерам бюджетных, так и коммерческих организаций.

Бланки, на которых оформляют путевой лист в 2017 году

Унифицированная форма документа утверждена . Но использовать унифицированные формы первичных документов не обязательно. Поэтому можно разработать собственный шаблон. Расскажем, как составить бланк листа.

Требование о наличии путевого листа содержится в пункте 59 Инструкции по бюджетному учету и подпункте 5.4 пункта 5 приказа Минтранса России от 9 марта 1995 г. № 27. Кроме этого в пункте 2.1.1 Правил дорожного движения, которые утверждены постановлением Правительства РФ от 23 октября 1993 г. № 1090 , сказано, что водитель в установленных случаях должен иметь при себе путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а также страховой полис обязательного страхования гражданской ответственности.

За отсутствие у водителя путевого листа его могут оштрафовать по статье 12.3 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Следует обратить внимание, что форма применяемого путевого листа зависит от типа транспортного средства. Например, для легковых автомобилей применяют форму 0345001, а для грузовых — формы путевого листа 0345004 и 0345005.

Исправление путевого листа легкового автомобиля

Поскольку путевой лист признается первичным учетным документом, при внесении в него исправлений следует руководствоваться пунктом 4 Инструкции № 25н и пунктом 5 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Вносить изменения в первичные учетные документы можно, но лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций. Это должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали соответствующие документы, с указанием даты внесения исправлений. Поэтому исправление (например, нормы расхода бензина) должно быть подтверждено подписью водителя и механика (или иного уполномоченного лица).

Регистрация путевых листов

Работник, выдавший водителю путевой лист, регистрирует его в журнале учета путевых листов по форме 0345008, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 . Номер и дата выдачи документа должны соответствовать дате его регистрации в этом журнале. В каждой строке журнала последовательно записывают номер путевого листа, дату его выдачи, данные водителя, а также ставят свои подписи водитель и диспетчер с указанием даты приема диспетчером путевого листа от водителя.

Путевые листы — основание для списания ГСМ

Списание ГСМ бухгалтерия производит ежемесячно. Следует помнить: чтобы отразить в бухгалтерском и налоговом учете такие затраты, нужно их документально подтвердить.

Так, по мнению финансистов, для целей налогового учета расходы на покупку бензина для служебных легковых автомобилей должны удовлетворять требованиям, установленным пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ, и могут быть подтверждены именно путевыми листами и кассовыми чеками на покупку топлива. В частности, такая позиция высказана в письме Минфина России от 4 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/640 .

После того как бухгалтер получил путевые листы, он проверяет правильность их оформления и производит списание израсходованного водителем бензина (п. 59 Инструкции № 25н). Для расчета затрат на ГСМ необходимо, чтобы в путевом листе был определен фактический пробег автомобиля и расход топлива.

Имейте в виду: во время проверок, при отсутствии в документе необходимой информации (а то и вовсе самого документа) контролеры признают расходы неподтвержденными.

Дополнительно отметим, что если организация выплачивает своему работнику компенсацию за использование им личного автомобиля для служебных поездок, то обоснованность расходов также подтверждают путевыми листами. На этом настаивает Минфин России в письме от 16 ноября 2006 г. № 03-03-02/275 .

Срок действия путевого листа

Первичные документы следует составлять таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.

По мнению Росстата, высказанному в письме от 3 февраля 2005 г. № ИУ-03-22/257, путевой лист выписывают только на один день или смену. На более длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Однако в письме от 3 февраля 2006 г. № 03-03-04/2/23 Минфин России высказал следующую позицию. Путевой лист можно выписывать и на более длительный срок, например, на неделю или даже на месяц. Правда, и в этом случае он должен обеспечивать учет отработанного времени и расхода горюче-смазочных материалов. И документ также будет подтверждать расходы (в том числе и как налогоплательщика) на ГСМ. Не забудьте, приняв подобное решение, утвердить его в учетной политике.

Есть прецеденты, когда судьи поддерживали организации, которые составляли путевые листы один раз в месяц (постановление ФАС Северо-Западного округа от 5 апреля 2004 г. № А56-22408/03).

Обратим внимание, что все эти разъяснения были сделаны в отношении путевых листов, которые подтверждали обоснованность учета расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль. Поэтому проверяющие органы могут сослаться на положения Инструкции № 25н, согласно которым бюджетные учреждения обязаны применять унифицированные формы первичных учетных документов. Перечень форм документов класса 03 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) включает и формы путевых листов, предусмотренных для заполнения на один день.

Таким образом, во избежание конфликтных ситуаций с контролирующими органами все-таки рекомендуем составлять путевой лист ежедневно.

Показания спидометра в путевом листе

Механик или иной работник, назначенный руководителем, ежедневно проверяет и фиксирует показания спидометра транспортного средства в путевом листе (в графах «Показания спидометра» и «Показания спидометра при возвращении в гараж»). Разумеется, показания спидометра в путевом листе на начало дня должны совпадать с показаниями на конец предыдущего дня работы автомобиля. На основании данных этих граф определяют нормативное количество израсходованного горючего исходя из фактического пробега автомобиля и норм расхода топлива, утвержденных приказом руководителя.

Путевой лист является одним из важнейших учетных документов, который имеет хождение на предприятиях, работающих в транспортной сфере, а также использующих автомобили для собственных нужд.

ФАЙЛЫ

Роль документа

Путевой лист решает сразу несколько задач. Связано это с тем, что в нем фиксируется вся важная информация, касающаяся работы автомобиля, в том числе:

его техническое состояние;
пройденный километраж;
часы работы водителя;
совершенные переезды в течение смены;
расход горюче-смазочных материалов и пр.

На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.

Путевой лист заполняется в отношении различных автомобилей: легковых, грузовых, а также спецтехники.

Что должен иметь при себе водитель

Любой водитель в процессе выполнения своей работы должен иметь при себе несколько документов. К ним относятся:

водительское удостоверение (с нужным классом допуска);
бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);
сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);
если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;
путевой лист.

Кто заполняет бланк

Ведение путевых листов обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иного сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации).

ВНИМАНИЕ! Водители к заполнению путевых листов допускаться не должны.

Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить автограф о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.

Путевой лист выдается водителю под расписку, при этом обязательным условием его получения является сдача документа за предыдущий день.

В некоторых случаях путевой лист можно оформлять не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, при междугородних перевозках).

Особенности документа

Единые стандарты первичных документов с 2013 года отменены, так что сейчас сотрудники предприятий имеют право выбрать, оформлять ли им путевой лист каждый раз в свободном виде (что нецелесообразно), разработать свой уникальный бланк документа или применять унифицированную, ранее обязательную форму. Последний вариант оказывается для многих компаний наиболее предпочтительным, т.к. такая форма включает в себя все нужные реквизиты и строки (т.е. нет необходимости тратить время на разработку и создание структуры и содержания листа).

Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит).

При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.

После оформления путевого листа, бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).

Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.

Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража.

В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, по необходимости — медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.

Образец заполнения путевого листа

Итак, в лист по порядку вписываются:

дата его составления;
название организации и ее адрес;
код по ОКПО;
марка машины (если автомобиль иностранного производства модель можно вписывать в русской транскрипции);
государственный номер и гаражный (если таковой имеется);
данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии.

Во вторую часть бланка слева включаются сведения о задании, выданном водителю на текущую смену. Здесь указываются:

кто именно выдал поручение: структурное подразделение и наименование предприятия;
адрес подачи;
время выезда из гаража (точно – в часах и минутах);
подписи механика и водителя.

После поездки следует отметить время возвращения в гараж, периоды ожидания, простоя, назначение поездок и пр., а также заверить всю эту информацию автографом водителя.

С правой стороны документа указываются:

сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания спидометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
затем вписываются цифры со спидометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.

На оборотной стороне путевого листа указывается информация о поездках, совершенных в течение рабочей смены (по порядку). Здесь пишется

адрес, с которого автомобиль выехал,
место назначения,
время выезда и возвращения,
пройденный километраж,
подпись водителя.

В завершение бланк заполняется работником бухгалтерии, который рассчитывает количество реально отработанных часов, пройденный километраж, и, исходя из этого, начисляет заработную плату водителю.

Можно ли обойтись без путевого листа

Поскольку путевой лист относится к первичным бухгалтерским документам, его применение обязательно. Если организация пренебрегает заполнением этого документа, в случае она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа.

Сколько времени хранить документ

Все первичные документы подлежат достаточно длительному хранению. Путевые листы – не исключение. После оформления и проведения по ним всех бухгалтерских операций, эти документы необходимо держать в закрытом от доступа посторонних лиц месте не менее пяти лет или период, установленный внутренними нормативными бумагами организации.

очень часто становятся объектами проверки не только со стороны налоговых органов, но и внутренних ревизоров и аудиторов. Ведь на их основании бухгалтер производит списание затрат на поездки сотрудников компании, на топливо, ремонт и запасные части, а также начисляет заработную плату водителя и компенсационные выплаты, если сотрудник использует свой автомобиль в процессе работы.

При оформлении данных документов нужно помнить, что для легковых и грузовых автомобилей предусмотрены разные формы путевых листов . Они были утверждены Минтрансом России в соответствующем Приказе. В 2017 году приказ претерпел очередные изменения, результатом которых стало внесение новых реквизитов в рассматриваемый бланк.

Стоит отметить, что компании могут, но не обязаны использовать утвержденные формы документов. Об этом должно быть сказано в утвержденной организации. Компаниям законодательство позволяет самостоятельно разрабатывать бланки.

Единственным условием при этом является наличие обязательной информации , а именно:

название документа;
порядковый номер;
информация о периоде, на который выписан путевой лист;
информация о владельце автомобиля;
данные автомобиля, т.е. его тип и модель, государственный номер;
информация о километраже на начало и конец рабочего дня;
дата и время, в которое автомобиль покинул стоянку и в которое вернулся;
личная подпись и ее расшифровка сотрудника, контролирующего километраж автомобиля и время его работы;
сведения о водителе;
отметка медика об осмотре водителя;
отметка о том, что автомобиль перед началом работы прошел технический контроль, с указанием даты и времени проведения такой проверки;
личная подпись и ее расшифровка сотрудника, выпускающего автомобиль на выезд.

Новые обязательные реквизиты

О том, что механик должен контролировать техническое состояние автомобиля перед каждым рейсом, было указано Минтрансом России еще в 2014 году. Однако необходимого реквизита в путевом листе не было, что позволяло организациям безнаказанно игнорировать данное требование . Теперь же данный реквизит стал одним из обязательных.

С 2018 года нужно указывать точную информацию о владельце ТС. Юридические лица теперь указывают ОГРН, ИП — ОГРИП. Печать и штамп в заголовочной части — больше не обязательные реквизиты.

Унифицированные бланки уже разработаны и утверждены. Компании же, которые их не используют, должны доработать свои документы на предмет соответствия новым требованиям.

Постоянные споры ведутся по поводу того, какие же компании должны соблюдать требования Минтранса – транспортные или же все организации, у которых есть автомобили. Мнение министерства однозначно. Его требования распространяются абсолютно на все юридические лица и индивидуальных предпринимателей, даже если автомобиль используется руководством только для управленческих нужд.

Если компания не соблюдает данное требование, то ей грозит административный штраф в сумме 30 000 руб. , а также расходы на топливо могут быть исключены из налогооблагаемой базы при расчете налога на прибыль.

Сотрудник, которому поручено проведение контроля над техническим состоянием автомобиля перед началом его работы, должен иметь соответствующую аттестацию. Как правило, он является механиком или водителем. Если в компании нет такой должности, то поставить нужную отметку можно в сервисном центре, с которым придется заключить договор на обслуживание имеющегося автопарка.

Специальную подготовку может пройти, например, и сам индивидуальный предприниматель, если его деятельность связана с перевозками.

Если при проведении предрейсового контроля была обнаружена поломка, то отметку в путевом листе ставить не нужно, а автомобиль к выезду не допускается.

Согласно действующим правилам, путевой лист должен выписываться на каждое выезжающее транспортное средство, даже если это автопогрузчик и работает он в пределах склада. Название бланка должно содержать тип автомобиля. Имеется в виду легковой автомобиль или грузовой.

Кроме формы используемого путевого листа в учетной политике должно быть указано, каким образом производится присвоение номеров бланкам . Связано это с тем, что законодательство требует вести учет выдачи путевок в специализированном , где в течение года должна соблюдаться сквозная нумерация. Однако, при наличии в компании нескольких типов транспортных средств допускается нумерация листов для легковых автомобилей обособленно от грузовых.

Период, на который выдается рассматриваемый бланк, зависит от деятельности компании . Если это транспортная компания, то она выдает его сроком на один рабочий день . Исключение составляют командировки. В этом случае путевой лист действует на весь период служебной поездки .

Для всех остальных фирм жестких ограничений нет. Они также могут оформлять документ каждый день, а могут оформить его на месяц. Причем календарный месяц – это максимальный срок, на который он выдается.

Механик или водитель, имеющий соответствующие полномочия, должен заверять дату и время выезда и возвращения, километраж на начало и конец рабочего дня своей подписью. Подпись обязательно должна иметь письменную расшифровку или штамп с данной информацией.

Если на одной машине могут выезжать несколько сотрудников, то путевой лист выдается каждому водителю. В такой ситуации дата, время выезда и показания прибора, учитывающего пробег, вносятся в путевой лист водителя, который выезжает из гаража первым, а дата и время прибытия и километраж в конце рабочего дня – в путевой лист водителя, который вернул автомобиль на место постоянной стоянки.

Сотрудники, которым выдаются путевые листы, должны быть осмотрены медиком до начала работы и после нее. Он должен проставить соответствующий штамп в документ и заверить его своей подписью.

Данное требование на практике довольно часто нарушается, т.к. далеко не каждая компания может позволить себе иметь должность медицинского работника в штатном расписании. Однако отсутствие указанной отметки является серьезным нарушением. Чтобы избежать его, руководителю необходимо заключить договор на медицинское обслуживание со специализированной организацией.

Табличная часть путевого листа предназначена для внесения информации о маршруте сотрудника. Сюда вносятся данные о месте назначения, времени прибытия и выезда оттуда. Причем целесообразным представляется требование о том, чтобы заверяли эти данные ответственные лица .

Например, автомобиль торговой компании был направлен с партией груза для доставки ее в розничные магазины. В этом случае директора магазинов должны подписывать путевой лист при прибытии к ним машины. Эта мера является дополнительной функцией контроля, позволяющей проверять пробег, время работы, также она подтверждает производственный характер затрат, учитываемых по данному документу.

В путевом листе также указывается информация о движении топлива . На его основании производится . Данный участок бухгалтерского учета всегда являлся объектом пристального внимания со стороны различных проверяющих. И довольно часто налоговые органы изымали путевые листы, а точнее затраты на топливо, из расчета налога на прибыль в связи с их некорректностью, что вело к штрафным санкциям и начислению пеней.

Как было указано выше, регистрация выданных путевых листов должна вестись в специализированном журнале . Обычно этот журнал составляется за календарный год, т.к. с нового года нумерация начинается заново. Храниться он должен, как и вся документация, в том числе путевые листы, в течение 5 лет.

В текущем году действующими остаются Положения федерального законодательства, позволяющие юридическим лицам с организационно-правовой формой ООО и АО вообще не пользоваться печатью . Если руководство таких компаний принимает соответствующее решение, то оно должно быть зафиксировано в их уставе.

Таким образом, если в уставе организации указано, что компания не использует печать , то она не ставится ни на одном документе такой организации. Если же компания принимает решение об использовании печати , то ее необходимо ставить только на тех документах, на которых законодательство предусматривает данную обязанность.

Следовательно, Минтранс России, приняв в начале года изменения в Приказ №152 , просто устранил существовавшие разногласия между его положениями и вышеприведенными нормами. В частности, корректировки коснулись п. 12 Приказа, из которого было исключено упоминание о штампе и печати организации, являющейся собственником автомобиля. Считается, что данных, которые указываются в бланке путевого листа о компании, вполне достаточно для идентификации владельца.

Законами регулируется только минимальное количество информации, которая должна быть приведена в рассматриваемом бланке. Поэтому компания может принять решение о том, что она ставит свою печать на путевом листе. Ошибкой это не будет. Только данное решение нужно зафиксировать в своей учетной политике. И нужно помнить, налоговые инспекторы не вправе исключать расходы по таким путевым листам из налогооблагаемой базы.

Новый бланк 2018 года

Корректировки, которые были внесены в Приказ Минтранса России, потребовали изменения утвержденной формы путевого листа . Компании и индивидуальные предприниматели должны доработать бланки, чтобы они содержали все обязательные данные.

Так, необходимо предусмотреть место для заполнения сведений о техническом состоянии автомобиля перед работой и после нее, владельце ТС, ОГРН и ОГРИП. При этом отметка ставится с указанием даты и времени, а также с подписью ответственного сотрудника и ее расшифровкой.

Логичным с точки зрения наглядности и проверки корректности представляется внесение данных о техническом состоянии автомобиля в табличной форме. Пример такой таблицы представлен ниже.

Путевые листы должностные лица компании могут оформлять с помощью компьютера, а могут заполнять и от руки. Законодательство допускает оба варианта оформления. Основное требование – это наличие всех данных, которые перечислены в Порядке оформления путевых листов. В 2018 году путевые листы оформляют на день или срок, не больше одного месяца.

Если сотрудники фирмы используют свои автомобили в служебных целях, то компаниям рекомендуется оформлять путевые листы, иначе налоговые инспекторы при очередной проверке могут посчитать, что она не начислила на компенсации за использование личного транспортного средства сотрудника взносы на пенсионное обеспечение и социальное страхование.

В результате ей грозит не только доначисление указанных выплат, но и пеней, и . В такой ситуации позиция проверяющих однозначна : отсутствие путевого листа говорит о том, что автомобиль не был использован для осуществления основной деятельности фирмы, а сотрудник получил заработную плату, которая, в свою очередь, должна облагаться взносами во внебюджетные фонды. В такой ситуации компании остается только обратиться в суд .

Анализ арбитражной практики показывает, что корректность путевого листа – это гарантия для фирмы отстоять свою позицию . А вот небрежность в оформлении с большой долей вероятности приведет к удовлетворению требований налоговой инспекции или проверяющих со стороны внебюджетных фондов, ведь некорректно оформленный путевой лист считается неполноценным, а значит он не может подтвердить производственный характер поездки.

Такой документ изымается из учета, а затраты по нему восстанавливаются из налогооблагаемой базы, что в конечном итоге приводит к доначислению налога на прибыль, а в некоторых случаях – к отказу в вычете по налогу на добавленную стоимость.

Неполноценным может быть признан путевой лист, даже если в нем были указаны все необходимые реквизиты, но, например, не был указан маршрут движения. В такой ситуации позиции судей всех инстанций сходятся в том, что по такому путевому листу нельзя подтвердить корректность списания топлива, поэтому такие затраты не могут быть включены в расчет по налогу на прибыль.

Инструкция по заполнению путевого листа в 1С Бухгалтерия представлена ниже.

С 1 марта 2017 года путевые листы изменятся. Добавят новый реквизит, отменят печать. Если вы составляете путевые листы по своей форме, измените ее. Скачать бланк и образец заполнения можно у нас.

Минтранс готовит проект изменений по путевым листам. В них появится новый обязательный реквизит – сведения о предрейсовом контроле технического состояния автомобиля. А печать отменят. Бланк путевого листа компании разрабатывают самостоятельно. Но налоговики требуют включать в него все обязательные данные, которые утвердил Минтранс (приказ от 18 сентября 2008 г. № 152). Поэтому компаниям потребуется изменить свой бланк, добавив в него новый реквизит.

Как часто оформлять путевые листы

Периодичность, с которой составляют путевые листы, зависит от того, является организация автотранспортным предприятием или нет.

Автотранспортные компания оформляют путевые листы ежедневно: такие документы действительны в течение одного дня (смены). На более длительный срок путевые листы выписывают только при командировках. Тогда водитель самостоятельно записывает подробный маршрут с указанием соответствующих дат. Это следует из раздела 2 Указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Организации, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Но как минимум один раз в месяц (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, письмо Минфина России от 30 ноября 2012 г. № 03-03-07/51).

По какой форме составлять путевые листы

Если компания не является автотранспортным предприятием, она оформляет путевые листы:

по унифицированной форме;
по самостоятельно разработанной форме.

Путевые листы оформляйте независимо от того, в собственности организации транспортное средство или арендовано.

Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. При этом они не являются обязательными к применению.

Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен проверить (показания одометра, расход топлива и т. д.) и заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом. Кроме того, по результатам предрейсового осмотра в путевом листе медработник должен сделать запись: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового осмотра – запись: «Прошел послерейсовый медицинский осмотр». Такие отметки необходимо делать независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника). Если в путевых листах не будет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не квалифицированный врач, а кто-то другой, компанию оштрафуют.

Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).

Как заполнять путевые листы

Посмотрите образец путевого листа (упрощенная форма), который разработала компания:

В таблице мы показали, какие сведения указывать в путевых листах:

Форма путевого листа

Порядок заполнения

Путевой лист легкового автомобиля (форма № 3)	Особенности заполнения разъяснены в письме Росстата от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257
(форма № 4-с) (зарплата водителю начисляется по сдельным расценкам)	До выдачи водителю путевой лист заполняет диспетчер (уполномоченный сотрудник). После выдачи – сотрудники организации – владельца автотранспорта и представители заказчика Путевой лист выдается водителю при условии сдачи предыдущего путевого листа Отрывные талоны заполняет заказчик. На основании отрывных талонов организация выставляет счета на оплату транспортных услуг (к счету должен быть приложен отрывной талон) При перевозке ТМЦ в путевой лист по форме № 4-п необходимо вписать номера товарно-транспортных накладных, а также приложить к путевому листу один экземпляр накладной. Хранить путевые листы нужно вместе с транспортными документами Форма № 4-п рассчитана на выполнение двух заказов в течение одного рабочего дня (смены)
Путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-п) (зарплата водителю начисляется по повременному тарифу)
Путевой лист специального автомобиля (например, автокрана, бетономешалки, цементовоза и т. п.) (форма № 3 спец.)	Выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего листа. Отрывные талоны к путевому листу заполняет организация – владелец автомобиля. Они служат основанием для предъявления счета заказчику
Путевой лист легкового такси (форма № 4)	Содержит показания таксометра. Ежедневно перед началом рабочего дня водитель получает путевой лист, а по окончании смены возвращает его в диспетчерскую
Путевой лист автобуса (форма № 6)	Применяется для учета работы автобуса на городских и пригородных маршрутах
Путевой лист автобуса необщего пользования (форма № 6 (спец))	Оформляется только для выполнения заказа одной организации. Раздел «Результаты работы автобуса» заполняется при обработке путевых листов лицами, отвечающими за эту работу Выдается водителю при условии сдачи предыдущего путевого листа
Путевой лист строительной машины (форма ЭСМ-2)	Применяется в специализированных организациях для учета работы строительной машины на автомобильном ходу при почасовой оплате, а также является основанием для получения исходных данных при начислении зарплаты обслуживающему персоналу

Нужен ли путевой лист, если сотрудник использует личный автомобиль в служебных целях

Если сотрудник использует свой автомобиль для служебных поездок, ему выплачивают за это компенсацию. В этом случае также нужен путевой лист.

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 Указаний Госкомстата России № 78).

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля.

При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны, чтобы подтвердить использование личного автомобиля для служебных поездок и обосновать расходы. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла.