Как оформить заявку тендер образец. Заявка образец. Какие моменты стоит учесть участнику госзакупок

03.03.2020

Форма Заявки на участие в тендере

Данная форма заполняется и направляется на адрес электронной почты COM -303@ shtokman . ru в формате.doc и в отсканированном виде в формате.pdf
Куда: Штокман Девелопмент АГ

ул. М. Пироговская, д. 3, Москва, 119435, РФ
Предмет тендера : право заключения договора №COM-0960-303 на «Оказание услуг по организации обеспечения питанием (банкета, фуршета, кофе-брейка, доставки специальных наборов) с предоставлением обслуживающего персонала и необходимого оборудования для организации мероприятий «Штокман Девелопмент АГ», Швейцария, филиал в городе Москве»

Извещение: CFT/COM-0960-303

Заявка на участие в тендере
Уважаемые господа!

Изучив Извещение Вашей компании №CFT/COM-0960-303 о приглашении к участию в тендере и ознакомившись с общими условиями его проведения, [наименование организации ] выражает свою готовность участвовать в этом тендере.

Мы признаем и соглашаемся с тем, что проведение вышеуказанного тендера осуществляется исключительно по правилам и процедурам, установленным Вашей компанией, и не налагает на Вашу компанию никаких обязательств в отношении кого-либо или всех его участников. Ваша компания может в любой момент отказаться от проведения вышеуказанного тендера, изменить его условия, отказать отдельным лицам в участии на любом этапе его проведения, а также отказаться от заключения договора с любым участником без каких-либо юридических последствий и ответственности для себя. Объяснение причин любого из вышеуказанных действий является правом Вашей компании, но не обязанностью.

Мы также прилагаем заполненный Информационный Лист потенциального участника тендера, гарантируем правильность приведенных в нем сведений и даем свое согласие на проведение Вашей компанией сбора информации о нас всеми доступными законными способами.
Информационный Лист потенциального участника тендера

№	Наименование	Сведения об Участнике
1	Организационно-правовая форма и наименование Участника, дата регистрации
2	Юридический адрес
3	Почтовый адрес
4	Фактический адрес
5	Должность, ФИО лица, избранного (назначенного) на должность единоличного исполнительного органа Участника, либо иного лица, имеющего право без доверенности действовать от имени Участника
6	Телефон, факс Участника (с указанием кода города)
7	Адрес электронной почты Участника, web-сайт
8	ИНН/КПП Участника
9	Банковские реквизиты Участника (наименование и адрес банка, номер расчетного счета, телефоны банка, прочие банковские реквизиты)
10	Учредители Участника (перечислить наименование и организационно-правовую форму или Ф.И.О. всех учредителей, чья доля в уставном капитале превышает 10%)
11	Филиалы Участника: перечислить наименования и почтовые адреса
12	Свидетельство о внесении в Единый государственный реестр юридических лиц или индивидуальных предпринимателей (дата, номер, кем выдано)
13	ФИО ответственного за участие в тендере лица Участника с указанием должности и контактного телефона и факса
14	Адрес электронной почты ответственного лица*

*Данный адрес будет включен в список рассылки информации, связанной с проведением тендера (разъяснения положений тендерной документации, изменение сроков проведения тендера и т.д.).

_____________________

(подпись, М.П.)

_____________________________________________ (фамилия, имя, отчество подписавшего, должность)

В последнее время распространенным является понятие тендер, однако, не все хорошо понимают что такое тендер. Давайте разберемся в этом более подробно и узнаем все нюансы тендеров и полезную информацию о них.

В последнее время в обиход современных предпринимателей вошло понятие тендер. Но что же такое тендер? Порядок проведения торгов и закупок, которые подразумевают под этим понятием, распространены уже давно. Сейчас тендер подразумевает под собой размещение Госзаказа на выполнения тех или иных работ и поставки товаров. Иными словами, тендер – это своего рода соревнование, где соперничают некоторое количество компаний за право предоставлять какие-либо услуги, поставки товаров или проведение работ определенного типа.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

Электронный тендер

Такой вид тендеров появился на территории нашей страны не так давно, однако, многие уже успели оценить его бесспорные преимущества и теперь применяют только этот вид торгов. Торги на электронных площадках имеют ряд преимуществ, которые мы рассмотрим далее.

Преимущества электронных тендеров:

Все, кто желает и участвует в конкурсе находятся на равных и имеют равные требования.
Удаленная подача заявки на участие в отборе дает возможность безотрывной работы и сотрудничества.
Легкость поиска конкурсного отбора, который подходит именно вам, по виду основной деятельности вашей компании и месту ее расположения.
Полная прозрачность проводимых тендеров для всех их участников гарантируют объективность торгов.
Для того чтобы ваша компания могла принять участие в электронных тендерах необходимо:
Зарегистрировать ЭП – электронную подпись, это своеобразная замена вашей настоящей подписи, такой реквизит направлен, на подтверждение той информации которую вы предоставляете в электронном виде.
Выбрать подходящие вам по требованиям и вашим возможностям электронные торги.
Подать свою заявку, которую вы подписываете электронной подписью.
Ждать результата проведения конкурса наблюдая за рассмотрением своей заявки.

Мифы об участия в тендерах

Об участии в тендерах существует множество мифов, давайте развеем наиболее животрепещущие из них.

Миф 1. Тендеры продажны.

Конечно же, борьба с коррупцией еще не завершилась и некоторое количество подкупных тендеров все же существует, но это мнение не является истинным. Убедиться в этом, может каждый предприниматель, с легкостью приняв участие в конкурсе и пройти отбор без предварительной договоренности. Однако, чем более высокооплачиваемый заказ тем больше вероятность его коррупционного начала возрастает. Для того чтобы не попасть на такие торги, следует тщательно изучать основную информацию о заказе, документацию, требования и срок сдачи продукции или услуги.

Миф 2. О дорогостоящем участии в конкурсном отборе.

Предприниматели чаще всего считают что участвовать в тендере дорогостоящее удовольствие, которое вполне, возможно не окупит себя. Конечно же, участие в отборе повлечет за собой некие финансовые затраты.
Помните, при выигрыше тендера все ваши затраты не только окупятся, но и принесут приличную прибыль.

Миф 3. Для молодых еще «не оперившихся» компаний тендеры недоступны.

Конечно, некоторые заказчики будут обеспечивать преимущества для лично ими, проверенных поставщиков. Согласно законам РФ о госзакупках, которые гласят о том что проводиться тендеры обязаны открыто и прозрачно, в условиях конкуренции. Отсюда следует что выиграть конкурс на предоставление услуг и поставок товаров, может каждый участник торгов.

Как принять участие в тендере

Чтобы участвовать в тендерах необходимо соблюдать определенные правила. В электронных тендерах могут принимать участие любые желающие компании, а также частные предприниматели. Принимать участие могут резиденты РФ и иностранцы собравшие необходимые документы.

Правила участия в тендере

Основные требования, определяемые законодательством РФ о госзакупках и их соблюдение – вот главный залог успеха в тендерах. Однако, стоит заметить что требования к участникам тендера варьируются в зависимости от видов тендера и заказчиков, которые выбирают для себя исполнителей. Заказчики жестко ограничены в требованиях к заказам, относящимся к госзакупкам Заказчики, работающие с собственными коммерческими предприятиями не вправе устанавливать свои требования, которые также должны соответствовать законам РФ и нормативно – правовым актам.

Инструкция

После подачи участником заявки и пакета из всех требуемых документов. Заказчик тендера тщательно изучает информацию обо всех претендентах, на это у него уходит некоторое время, за это время он должен выбрать лучшего из кандидатов и назначить его компанию победителем в конкурсном отборе.

Заказчик, который инициировал торги может позволить себе продлить срок приема заявок от претендентов на участие. Время в течение которого компания может отказаться от проведения конкурса обычно длится три месяца с момента предоставления конкурсного предложения.

С чего начать

Для успешного участия в конкурсе необходим серьезный подход к подготовке и изучению правил и условий тендера, а затем определению своих возможностей в случае успешного их завершения для вашей компании.

Итак, если изучив, все правила вы решили подать заявку , вам необходимо подготовить электронную подпись, подать заявку на участие в конкурсе и также тщательно подготовленные документы, которые требуются по регламенту конкурса. Однако, стоит заметить для участия в тендере законом РФ регламентирован определенный состав пакета необходимых документов, но в случае, если заказчиком является коммерческая компания, заказчик может добавить те или иные документы к списку требуемых.

Поэтому перед сбором и подачей документов еще раз изучите правила и требования тендера и только после этого приступайте к сбору, подготовке, а затем подаче всего необходимого для заказчика конкурса.

Контракт

После окончания конкурса с выбранным кандидатом заказчик оформляет контракт. Когда вы подаете заявку на участие в тендере у каждого контракта имеется предполагаемая сумма, при подаче заявки претендент обычно оплачивает обеспечение заявки, эта сумма составляет 5% от итоговой предполагаемой суммы контракта. Она зачисляется на счета тендерного комитета и в случае проигрыша в Тендере возвращается кандидату.

Заявка на участие в тендере

Тендерное предложение или по иному заявка на участие в тендере, ее подают в электронном или в письменном виде, в зависимости от вида проведения тендеров.

Тендерное предложение состоит из двух основных частей. В первой указывается согласие на правила и условия конкурса, также полностью указываются характеристики предоставляемого вами товара или услуги. Во второй, кандидат указывает информацию о себе, лицензии, реквизиты, сертификаты. Также уточняется аккредитация организации. Вследствие чего заявка подтверждается.

Если заявка составляется в письменной форме, документы помещают в конверт, а на нем указывается название, номер лота, адрес и название организации, а также информация о физическом лице.

В случае неправильного составления заявки на участие в конкурсе, комиссия ее отклоняет. И только правильно заполненные документы допускаются к участию в тендере. По этой причине будьте внимательны при составлении и подаче документов, от этого напрямую зависит успех вашего предприятия.

Документы, необходимые кандидату для участия в тендере

Как уже было сказано выше основной пакет документов регламентирован государством для госзакупок, коммерческие же заказчики формируют требования к списку документов самостоятельно.

Список документов для подачи заявки на участие в тендерах:

Копия, заверенная печатью и оригинал свидетельства о государственной регистрации.
Копия и оригинал свидетельства о присвоении вашему предприятию номера налогоплательщика.
Справка, выданная банком, который обслуживает ваше предприятие, которая подтверждает финансовую обеспеченность кандидата.
Справка, удостоверяющая полное отсутствие задолженности перед налоговой.
Банковская гарантия для заказчика, иными словами обеспечение заявки.
Сертификат от дилера или производителя, в случае поставки по контракту товаров неличного производства.
Декларации о соответствии стандартам в случае обязательной сертификации поставляемого товара, а также различные сертификаты.
Перечень и опись пакета документов, который предоставил претендент, все заверяется печатью предприятия-кандидата и личной подписью руководителя.

Доверенность на участие в тендере

Принимать участие в аукционе, может руководитель предприятия лично или его поверенные. В первом случае личной подачи документов и участия в тендере руководителя никаких доверенностей не нужно. Во втором случае поверенный получает доверенность от организации и принимает участие в аукционе. Доверенность, составляют в соответствии с законодательными актами РФ и обязательно заверяют печатью организации и личной подписью ее руководителя.

Принять участие в аукционе также, может чужая компания для этого заключается договор поручения, в результате его заключения компания имеет право на представление интересов организации.

Особенности участия в тендерах

До конечного срока подачи заявок и документов от кандидатов, за ними остается право на корректировку собственной заявки или вовсе ее отозвать.

Участники тендера не имеют доступа к информации о рассмотрении всех поданных заявок.

Тендерная комиссия рассматривает абсолютно все заявки и проверяет очень внимательно все, предоставленные документы от кандидатов. После рассмотрения заявок тендерной комиссией прошедшие проверку правильности заявки обсуждаются экспертами. Победитель в конкурсе определяется посредством голосования.

Тендеры для госзакупок

Госзаказ размещается государственными, бюджетными и муниципальными организациями и предприятиями. Заключение контракта на госзакупку не только выгодно финансово, но и весьма полезно для репутации любой компании. По этой причине интерес к госзаказам всегда высокий, даже несмотря на высокую степень отбора кандидатов и сложности в участии в аукционах для тендеров, соответственно уровень коррупции в этой сфере довольно богат.

Тендер на строительство

Тендеры на строительство проводятся между заказчиками и подрядчиками. Возможные виды работ, производимых на тендерах, на строительство:

Поставка расходных и стройматериалов.
Строительно-монтажные работы и их расчет.
Разработка проектов на строительство и расчет смет на проведение строительства.

Заключение

В любом случае для организации или частного предпринимателя выиграть тендер - это настоящее счастье. Так как это настоящий шанс продвижения собственного предприятия и получения хорошей прибыли, которая гарантирована контрактом. Выиграть тендер, может каждая организация у которой есть все необходимые для этого документы.

В настоящее время, популяризируется проведение электронных тендеров , это открывает новые возможности перед множеством организаций. Сбор пакета необходимых документов и подача заявки очень кропотливый процесс, который потребует от вас максимального внимания и сосредоточенности.

Будьте готовы к выигрышу тендера и тогда ваши шансы на выход в финал повысится, так как уверенность в собственных силах, подкрепленная всем необходимым. Повышает вероятность выигрыша и соответственно получения максимальной прибыли для вашей организации.

В этом разделе нашего сайта мы подготовили для вас готовые формы и образцы тендерной документации оформленные по всем требованиям законодательства.

Каждый образец тендерной документации подготовлен в удобном формате.doc и готов для редактирования.

Для того чтобы скачать нужный образец документа для тендера просто нажмите на его название и скачайте файл на открывшейся странице.

Подготовленные документы подойдут для участия в большинстве проходящих закупок, но иногда заказчики обозначают какие-либо дополнительные требования к заявкам. В связи с этим будьте внимательны при заполнении заявок. Для обеспечения максимальных шансов на победу в тендере мы рекомендуем воспользоваться помощью специалиста.

Если у вас возникли какие то вопросы по тендерной документации, вы можете воспользоваться БЕСПЛАТНОЙ ОН-ЛАЙН КОНСУЛЬТАЦИЕЙ нашего специалиста с помощью чата в правом нижнем углу сайта.

Шаблоны документов для Заказчика по 44-ФЗ

Руководства и документация для Заказчика по 44-ФЗ

Составление технического задания (ТЗ) — важный этап подготовки к закупке. Разберемся в требованиях 44-ФЗ и приведем пример технического задания для тендера.

Понятие технического задания

ТЗ — это документ, который содержащит требования к объекту закупки и определяет условия и порядок ее проведения.

Образцы тендерной документации

Например, указываются детальное описание и характеристики товара (работ или услуг), а также сроки поставки, выполнения работ или оказания услуг.

Цель — зафиксировать задачи по осуществлению конкретного заказа и достижению результатов, ожидаемых заказчиком. Это исходный документ, который учитывает основное назначение.

ТЗ — внутренний документ, но оно публикуется вместе со всей документицией о проведении тендера.

Как написать техническое задание на тендер

К составлению задания, кроме самого работника контрактной службы (контрактного управляющего), рекомендуется привлекать квалифицированных экспертов, обладающих опытом в конкретной отрасли, а также юристов с практикой применения закона о контрактной службе, гражданского законодательства, и знанием норм антимонопольных служб. При таком подходе потребности заказчика будут отражены в полном объеме и случаи совершения ошибки при описании минимальны.

Руководитель заказчика или иное уполномоченное лицо утверждает данный документ.

Законом N 44-ФЗ не регламентировано содержание ТЗ, однако оно должно быть подробным, детальным и давать ясное представление о потребностях и нуждах заказчика. В связи с этим рекомендуется придерживаться следующего алгоритма:

Указать полное наименование объекта с установлением объема закупаемых предметов, услуг.
Конкретизировать описание товаров, указав детально и четко функциональные, качественные и эксплуатационные характеристики.
Обозначить конечную дату или период времени, к которому ожидается достигнуть поставленный результат закупки или установить график оказания услуг.
Установить требования к гарантии, гарантийному обслуживанию и объему предоставления гарантий качества.
Зафиксировать иные существенные условия заказа: место доставки, условия поставки, монтажа, наладки, обучения.

Источниками для описания объекта могут служить государственные стандарты, исполненные контракты, реклама, каталоги, публичные оферты, официальные источники информации уполномоченных органов и др. Допускается применение любой коммерческой информации, достоверность которой не вызывает сомнений, в том числе путем направления запросов потенциальным участникам тендера.

Образец технического задания к тендеру

Пример технического предложения для тендера

Мне часто приходится участвовать в тендерных торгах, поэтому решила написать статью о том, как принять участие в тендере. Если кто-то из читателей хочет дополнить данную статью – WELCOME (пишите мне по адресу: [email protected]) и мы вместе облегчим нашу работу.

Как принять участие в тендере?

Для того чтобы принять участие в тендере , необходимо подать заявку, оформленную в соответствии с требованиями заказчика и представленным им же образцом (Пример заявки). Подача заявки на участие в тендере подтверждает согласие поставщика с условиями торгов, а также обязательства их соблюдать.

Устанавливается крайний срок принятия заявок, по истечении которого приём не допускается, как и изменения в самих заявках. Но тендерная комиссия может продлить срок приёма заявок, о чём уведомляет претендентов и участников.

Претендент может изменить или отозвать заявку на участие до истечения срока представления необходимых документов.

И помните!

Заявка на участие в тендере

Изменение в заявке на участие считается действительным, если оно поступило до истечения срока предоставления заявок.

Какие документы нужны для участия в тендере?

Для участия в тендере нужно предоставить запрошенную заказчиком документацию. Приведу пример существующего стандартного пакета документов, который требуют практически во всех случаях.

Для участия в торгах необходим следующий пакет документов:

опись представленных документов, подписанную представителем поставщика;
заявка на участие в тендере, заверенная подписью исполнительного органа и печатью;
перечень лиц, имеющих право действовать от имени поставщика без доверенности, заверенные копии документов о назначении таких лиц;
заверенные налоговым органом копии устава и учредительных документов поставщика;
нотариально заверенные копии свидетельства о государственной регистрации юридического лица и постановке на учет в налоговом органе;
заявление с указанием наличия опыта работы в качестве подрядчика;
справка налоговых органов, подтверждающая отсутствие задолженности по уплате обязательных платежей;
копии бухгалтерских балансов за последние три отчетные даты с отметкой налоговой инспекции;
отчеты о прибылях и убытках за последние три отчетные даты с отметкой налоговой инспекции;
согласие на обработку персональных данных;
выписка из Единого государственного реестра юридических лиц, выданная ФНС России за 15-60 дней до представления (могут быть разные требования по срокам);
лицензии и сертификаты, если деятельность, являющаяся предметом тендера, подлежит лицензированию и/или обязательной сертификации;
свидетельство о допуске к выполнению работ (оказанию услуг), являющихся предметом тендера, выданное Саморегулируемой организацией (СРО).

Также заказчиком могут быть затребованы дополнительные пакеты документов. Отмечу, что небольшие недочёты в предоставлении документов могут быть не приняты во внимание заказчиком, серьёзные же влекут за собой отклонение заявки на участие.

Так выглядит упрощенный план подготовки-участия:

— Уточнение условий тендера;

— Составление плана подготовки-участия;

— Предварительное уточнение возможностей «производства», сроков, цен;

— Составление и утверждение ценового предложения;

— Составление документации в соответствии с требованиями;

— Утверждение документации у руководства;

— Финальная проверка документации на соответствие всем требованиям по форме и содержанию;

— Подача документации;

— Выяснение результатов;

— Празднование победы/анализ правильных действий и ошибок, фиксация выводов.

Если вам пришло приглашение на конкурс, до которого осталось менее семи дней, то вы вправе отказаться от участия, так как уведомление имеет формальный характер, а победитель уже заранее выбран. В таком тендере лучше не участвовать, так как вы просто потеряете свое время впустую. Письмо-отказ от участия в тендере необходимо составить на фирменном бланке вашей компании. На нем должны содержаться реквизиты по аналогии с деловым письмом-ответом.

Образец письма-отказа от участия в тендере

Разбираемся, какие документы нужны для тендера как заказчику, так и поставщику в сфере госзакупок.

Как подать заявку на участие в конкурсе: этапы подготовки

При проведении тендера вслед за планированием заказчику необходимо опубликовать в Единой информационной системе (далее — ЕИС) документы для определения поставщика, которая отражает его потребность и условия проведения закупки. Поставщик, чтобы принять участие в процедуре, должен предоставить сведения, которые подтверждают, что он способен выполнить заказ.

Документы для тендера, которые готовит заказчик

Заказчик готовит извещение, которое должно быть составлено в соответствии с требованиями ст. 42 44-ФЗ, а также документацию в соответствии с требованиями ст. 50, 64, 87 44-ФЗ. При этом он вправе вносить изменения в документацию, но обязан публиковать извещение о вносимых правках. Неотъемлемой частью документации является:

Проект контракта (по требованиям ст. 34 44-ФЗ). Следует помнить, что на определенные работы, услуги разработаны типовые формы, все они размещены в ЕИС.
Техническое задание. Оно составляется согласно правилам описания объекта закупки, которые указаны в ст. 33 44-ФЗ.
Обоснование начальной (максимальной) цены контракта, определенное методами, указанными в ст. 22 44-ФЗ.
Проектно-сметная документация (при выполнении подрядных работ).

В процессе определения поставщика заказчик также публикует протоколы о соответствии заявок требованиям.

Также предусмотрен протокол отказа от заключения контракта со стороны заказчика, который необходим на случай, если последний столкнулся с необходимостью это сделать уже на этапе подписания.

Ниже мы собрали образцы документов, которые понадобятся заказчику при подготовке к тендеру.

Извещение о проведении аукциона

Документация об электронном аукционе

Документы для подачи заявки на тендер поставщиком

Перечень включает базовый пакет документов, аналогичный тому, что требуется поставщику для аккредитации на любой электронной площадке (подробнее об этом мы писали, например, в статье «Как пройти аккредитацию на РТС-тендер»). А также следующую информацию:

соответствие участника требованиям, которые указаны в п.1 ч.1 ст.31 (свидетельство СРО, лицензии, аттестаты аккредитации и др.), в ч.2, ст.31, в постановлении от 4 февраля 2015 г. № 99 (копии контрактов, актов, подтверждающих опыт выполнения работ и др.), а также декларации о соответствии п. 3-9 ч. 1 ст. 31;
соответствие участника или товара условиям, запретам и ограничениям ст. 14 (сертификаты СТ-1, акт ТПП и др.);
соответствие товара, работы или услуги требованиям, установленным в соответствии с законодательством РФ (регистрационные удостоверения);
получение преимуществ в соответствии со ст. 28-29 (отображаются в уставе и выписке из гос. реестра);
добросовестность участника (ст. 37);
заявка на участие в тендере (внесение обеспечения заявки, квалификация, предложение в отношении объекта закупки, цену единицы товара (для участия в конкурсе);
ИНН не только участника, но и (при наличии) учредителей, директора.
декларация о принадлежности к субъектам малого предпринимательства (СМП) или социально ориентированным некоммерческим организациям (СОНО);
согласие на поставку товара или выполнение работ и (или) конкретные показатели товара с наименование страны происхождения.

Поставщику понадобятся документы для тендеров, образцы которых можно скачать ниже.

Декларация о соответствии требованиям

Согласие на поставку товара или выполнение работ

Декларация о принадлежности к СМП

Форма Заявки на участие в тендере

Извещение: CFT/COM-0960-303

Заявка на участие в тендере
Уважаемые господа!

Образец заявки на аукцион

№	Наименование	Сведения об Участнике
1	Организационно-правовая форма и наименование Участника, дата регистрации
2	Юридический адрес
3	Почтовый адрес
4	Фактический адрес
5	Должность, ФИО лица, избранного (назначенного) на должность единоличного исполнительного органа Участника, либо иного лица, имеющего право без доверенности действовать от имени Участника
6	Телефон, факс Участника (с указанием кода города)
7	Адрес электронной почты Участника, web-сайт
8	ИНН/КПП Участника
9	Банковские реквизиты Участника (наименование и адрес банка, номер расчетного счета, телефоны банка, прочие банковские реквизиты)
10	Учредители Участника (перечислить наименование и организационно-правовую форму или Ф.И.О. всех учредителей, чья доля в уставном капитале превышает 10%)
11	Филиалы Участника: перечислить наименования и почтовые адреса
12	Свидетельство о внесении в Единый государственный реестр юридических лиц или индивидуальных предпринимателей (дата, номер, кем выдано)
13	ФИО ответственного за участие в тендере лица Участника с указанием должности и контактного телефона и факса
14	Адрес электронной почты ответственного лица*

_____________________

(подпись, М.П.)

_____________________________________________ (фамилия, имя, отчество подписавшего, должность)

Все бланки и формы на filling-form.ru

Оформление заявок и заказов поставщикам

⇐ Предыдущая1234Следующая ⇒

Процесс закупки включает в себя ряд определенных, логически взаимосвязанных видов работ. Выделяются следующие стадии процесса приобретения товаров: составление заявок, анализ заявок, выбор поставщиков, размещение заказов, анализ заказов, выполнение заказов.

Составление заявок. Заявки на приобретение товаров подготавливаются соответствующими сотрудниками функциональных подразделений предприятия. Они содержат информацию о том, какие виды и какое количество товаров требуется предприятию, когда они должны быть получены и кто составил заявку.

Составляются таким образом, чтобы ожидаемые к поступлению количества товаров опережали фактические потребности в них.

Время между размещением заявок и получением по ним товаров называется временем опережения. Оно играет важную роль в процессе управления закупками и товарными запасами. Заблаговременная подача заявок ослабляет отрицательные воздействия неожиданных задержек в поставках.

В тоже время излишнее увеличение времени опережения ведет к росту товарных запасов. Работники, ответственные за составление заявок, должны устанавливать сроки поставки товаров с минимальным опережением, учитывая возможности поставщика и потребности потребителя товаров.

Приобретение товаров осуществляется разными методами в зависимости от вида товаров и комплектующих изделий. Основными методами закупок являются:

· приобретение товара одной большой партией за один раз;

· регулярные закупки товаров и изделий мелкими партиями, когда покупатель заказывает необходимое количество товаров, которые поставляются ему партиями в течение определенного периода;

· ежедневные (ежемесячные) закупки. Метод используется там, где закупаются дешевые и быстро используемые товары;

· получение товара по мере необходимости;

· закупка товара с немедленной отдачей.

Как грамотно подготовить заявку на участие в тендере

В исключительных случаях, когда невозможно получить их по мере необходимости.

Документальное оформление заказа реализуется на основе заключения контракта, как основы закупок, поставки товаров и их закупок. Контракт составляется между поставщиком и потребителем продукции.

Заказ поставщику формируется только согласно графику заказов. В графике заказов должны быть указаны дни недели, когда поставщик принимает заказ, и дни недели, когда осуществляется поставка товара.

Заказ товара может сделать заведующий секцией торгового объекта, заместитель заведующего секцией либо категорийный менеджер. Заказ может быть сделан только на основании контракта.

Для передачи заказа поставщику его необходимо разместить в торговой системе.

В заказе поставщику нужно указывать:

номер заказа;
название поставщика, которому делается заказ;
место поставки (торговый объект, для которого предназначена поставка по заказу);
дату заявки (когда сделана заявка);
дату поставки (когда товар будет доставлен в торговый объект);
спецификацию заказа (артикул и наименование товара, заказываемого поставщику);
закупочные цены;
количество заказываемого товара в штуках (килограммах);
внешние штрих-коды заказываемого товара и количество в транспортных упаковках.

⇐ Предыдущая1234Следующая ⇒

Похожая информация.

Сталкивается с проблемой: а как же собрать заявку на интересующий конкурс? На самом деле, ничего сложного в этом процессе нет, главное – внимательно прочитать и уложиться в срок подачи заявок. Да, с первой заявкой придется повозиться, но потом будет легче. Например, если вы будете участвовать в конкурсах одного и того же заказчика, то сможете использовать предыдущие заявки как шаблоны, так как документацию заказчик если и меняет, то незначительно. Если же заказчики каждый раз будут разные, то придется разбираться с составлением заявки каждый раз заново.

Потенциальный поставщик должен представить свою заявку так, чтобы она оказалась наилучшей, то есть была бы предпочтительнее среди других как по цене коммерческого предложения, так и по другим параметрам.

Итак, как собрать заявку

Начинаем процесс с того, что скачиваем с ЭТП файл с конкурсной документацией и внимательно читаем как саму документацию, так и методику оценки участников (если она есть). На этом этапе работы необходимо выяснить, какие заказчик предъявляет к заявке, что должно входить в ее состав и как должны быть оформлены необходимые документы.

Зачем читать методику оценки? Если такой документ есть в документации, то просмотреть его надо обязательно, так как вашу заявку будут оценивать именно по этой методике. В ней могут быть указаны критерии, по которым вашу заявку могут отклонить. Например, часто заказчик вправе отклонить заявку, если коммерческое предложение представлено только на часть его запроса, если срок действия предложения меньше, чем требуемый заказчиком, если участник в заявке заранее оговаривает сроки поставки, превышающие пределы, установленные заказчиком и т.д.

Примерный порядок действий

Каждый организовывает процесс подготовки к конкурсу так, как ему удобно. Мы можем предложить следующий порядок действий. Советуем начать с того, что при изучении конкурсной документации составьте для себя примерный перечень документов, которые надо включить в заявку, например :

Справки по форме заказчика : анкета, коммерческое предложение, сведения об опыте поставок, информация о наличии судебных разбирательств, сведения о наличии кадровых ресурсов и производственных мощностей и т.д.
Учредительные документы : действующая редакция устава, решение единственного участника и т.д.
Другие документы, подтверждающие правоспособность : выписка из ЕГРЮЛ, листы записи в ЕГРЮЛ, свидетельства ОГРН и ИНН и т.д.
Бухгалтерские документы : отчетность за последний отчетный период, налоговые декларации, расчеты страховых взносов и т.д.
: сведения о наличии товаров на складе, гарантийные письма на отгрузку, копии действующих договоров и соглашений с поставщиками и т.д.
Документы, подтверждающие положительный опыт поставок : копии выполненных договоров, официальные отзывы покупателей / заказчиков и прочее.
Документы, которые предоставляются вашими поставщиками : все те же гарантийные письма, справки по форме заказчика для субпоставщиков (если вы привлекаете субпоставщиков и они должны согласно требованиям документации также представить некоторые сведения о себе) и прочее.

Когда списки будут готовы, разделите все документы на четыре группы:

«Есть готовые» (например, у многих есть под рукой копии учредительных документов или бухгалтерской отчетности, так как они часто требуются при текущей работе);
«Надо делать самим» (например, самим надо будет заполнить справки по форме заказчика);
«Надо сделать копии» (например, есть действующие или выполненные договора, но с них необходимо снять копии);
«Надо запрашивать» (например, вам придется запросить свежую выписку из ЕГРЮЛ или гарантийные письма от поставщиков).

все, что нужно запросить – запрашиваем в первую очередь, так как на получение этих документов уйдет время;
все, что нужно сделать – делаем, распределив обязанности;

Например, сделать копии документов может и секретарь, а заполнить справку о кадровом составе – бухгалтер. Сами в это время вы можете заняться проработкой коммерческого предложения и другими формами, которые требуется заполнить.

все, что готово – проверяем и включаем в состав заявки.

Теперь остановимся на особо важных элементах заявки отдельно.

Коммерческое предложение

Коммерческое предложение – главная часть заявки. Да, в открытых запросах предложений заявки участников оцениваются как по ценовому, так и по неценовому критерию. Но цена заявки всегда имеет больший вес, и, если вы подали заявку с ценой выше, чем у других участников, вероятность признания вас победителем очень мала. Кто захочет платить больше, если есть предложение дешевле?

Итак, как должно быть составлено коммерческое предложение (КП) для заявки на участие в тендере? Начнем с того, что КП должно быть составлено по форме заказчика, если эта форма есть в документации . Если форма есть – составляйте КП только по этой форме, заниматься самовольным ее изменением не стоит. В форме КП необходимо заполнить все поля, в том числе: наименование участника, перечень продукции, ее технические характеристики и объемы, цены без НДС, сумму без НДС, сумму НДС, сумму с НДС, сумму транспортных расходов, сроки поставки – это основные данные любого КП.

Обратите внимание на требования к заполнению КП, которые указаны в документации. Если в ней есть пункт о том, что транспортные расходы должны быть включены в стоимость продукции, то вы должны именно так и просчитать свое КП. Если транспортные расходы требуется выделить отдельной строкой, то в КП эту часть КП необходимо прописать отдельно. Сроки поставки должны соответствовать требованиям заказчика. Вы либо соглашаетесь с его сроками (если в документации есть предварительный график поставок), либо указываете свои сроки, которые не должны превышать предельные границы периода поставки, которые установил заказчик. Например, ему требуется поставить товар в 1 квартале 2016 года, в этом случае вы можете расписать график поставок на январь, февраль и март 2016 года.

Очень важно соблюдать использование денежных единиц: обычно конкурсы проводятся в рублях, поэтому КП также должно быть составлено в рублях, даже если в перечне продукции есть импортные позиции, которые вы закупаете за валюту. Вы можете приложить к КП письмо о том, что цены в рублях действуют при конкретном курсе валют и т.п., но само КП должно быть в рублях.

К КП можно добавить приложения. В их число могут входить: согласие выполнить все требования технического задания на поставку, официальное письмо, содержащее уточняющие / поясняющие комментарии с вашей стороны, копии сертификатов соответствия на товар, а также копии ТУ, паспортов и другой подобной документации. Копии ТУ, паспортов и сертификатов лучше включить в состав заявки: вы покажете заказчику, что предлагаете продукт, соответствующий его техническому заданию.

Обратите внимание, что основу заявки составляют коммерческое предложение и письмо об оферте – официальное письмо с выражением вашего предложения заключить договор на поставку заявленной продукции. Срок действия оферты не должен быть меньше, чем тот, который указан в конкурсной документации – очень часто такая ошибка приводит к отклонению заявки участника.

Информация об участнике

В составе заявки на тендер потенциальный поставщик должен предоставить о себе всю необходимую информацию. В принципе, эти сведения довольно стандартны. Обычно требуется заполнить анкету с основными сведениями о себе, предоставить информацию о собственниках, об объемах поставок в последние годы, наличию текущих и завершенных судебных разбирательств, наличию необходимых кадровых ресурсов и производственных мощностей. Вся эта информация чаще всего включается в состав заявки в виде справок по форме заказчика, которые приложены к конкурсной документации.

Как заполнять такие справки? Здесь можно дать несколько советов:

— указывайте актуальную и правдивую информацию в анкете : тщательно проверяйте юридический и почтовый адреса, телефоны, адрес электронной почты – ошибки приведут к тому, что заказчик не сможет с вами связаться;

— заполняйте документы максимально полно : если форма заказчика предусматривает раскрытие объема поставок за последние три года, то предоставить данные необходимо именно за три года, не за два или один. Чем полнее будут заполнены ваши документы в заявке, тем больше баллов вам может дать конкурсная комиссия;

— не обязательно раскрывать сведения, составляющие коммерческую тайну . Если вы считаете какие-либо сведения коммерческой тайной и показывать их заказчику не хотите, то можете их не предоставлять, но в состав заявки включить объяснение подобного решения. Например, те же объемы поставок за последние три года вы можете считать коммерческой тайной. В этом случае вы можете приложить вместо справки по форме заказчика официальное письмо о том, что данная информация является конфиденциальной. Другим выходом из такой ситуации может быть такой вариант: вы заполняете объемы поставок не в стоимостном выражении (рублях), а в физических показателях (тоннах, кг, штуках), и также прикладываете письмо, где объясняете такое представление формы;

— сопровождайте справки приложениями в виде подтверждающих документов . Например, опыт поставок можно подтвердить копиями выполненных договоров, а положительную репутацию – отзывами ваших клиентов.

Правоустанавливающие документы

К правоустанавливающим документам относятся учредительные документы, выписка из ЕГРЮЛ, листы записи в ЕГРЮЛ, свидетельства ОГРН и ИНН, бухгалтерская отчетность. Копии этих документов должны обязательно присутствовать в заявке. Обратите внимание на их полноту и актуальность. Например, устав должен быть действующим (последняя редакция), – свежей, полученной в последнем месяце и т.д. Если с момента регистрации компании произошли какие-либо изменения, то их необходимо подтвердить копиями решений, листов записей в ЕГРЮЛ и свидетельств о внесении изменений.

Бухгалтерская отчетность как минимум предоставляется за предыдущий год и последний отчетный период текущего года. ИП вместо отчетности могут приложить к заявке копии деклараций. Если вы промежуточную отчетность не формируете, то лучше всего этот момент также оформить поясняющим официальным письмом в адрес заказчика.

Документы, подтверждающие возможность поставки

Среди таких документов значатся:

копии действующих договоров;
копии дилерских / дистрибьюторских соглашений;
гарантийные письма ваших поставщиков.

Здесь важно учесть следующие моменты.

Преимущество всегда получает участник, являющийся производителем заявленной продукции. Как правило, именно производитель может предложить заказчику наименьшую цену. Вторыми «по рангу» идут официальные представители / дилеры / дистрибьюторы, которые работают непосредственно с отечественными или зарубежными производителями. Третье место в этом списке занимают участники, которых можно классифицировать просто как «поставщиков», то есть, по сути, перекупщики. Такие поставщики чаще всего участвуют в конкурсах, где лоты являются перемешанными, то есть содержат позиции разных производителей – один производитель никак не сможет закрыть потребность заказчика в той продукции, которую не производит. А перекупщик – может: он закупает товар у нескольких компаний и поставляет его заказчику.

Документы, подтверждающие возможность поставки, ранжируются аналогичным образом. Наибольший вес будут иметь действующие договора и гарантийные письма от производителей и официальных дилеров.

Когда все документы собраны, каждый из них подписан руководителем, а копии заверены при необходимости, заявку можно сканировать и загружать на ЭТП. Требования к сканам документов, их форматам и названиям прописываются в заявке. Если заявка подается в бумажном виде, то собранный пакет документов оформляется в конверт и отправляется в адрес заказчика. Обратите внимание, что иногда к бумажной заявке необходимо приложить ее электронную копию на внешнем носителе (диск, флэш).

Развитие системы тендеров наблюдается в России с конца прошлого века. Понятие тендера равнозначно понятию конкурса. Смысл его - в поиске исполнителя на государственные заказы именно на конкурсной основе. Весь регламент данной системы прописан в С победителем и бывает заключен контракт на какие-либо работы, услуги либо поставку товаров. Сегодня мы поговорим о том, что нужно для участия в тендерах.

Какими бывают тендеры

Такие конкурсы могут быть открытыми и закрытыми, проводиться в один или два этапа. Кроме того, есть разновидности специализированных закрытых тендеров, единичных и запросов котировок.

Что дает участие в конкурсах? Победителю предоставляется возможность получения выгодного большого заказа, а если это начинающая компания - заявить о себе на рынке. Многих отпугивает довольно сложная процедура участия, но разобраться в ней вполне по силам каждому. Конечно, новичкам нередко требуется помощь, практическое руководство, разъясняющее, что и в какой последовательности нужно делать. Вы решили принять участие в тендерах? Пошаговая инструкция придется как нельзя кстати.

Почему это выгодно

Информация о том, где и какие тендеры планируется проводить, постоянно присутствует на специализированных сайтах и в СМИ. Когда конкурс объявлен, тендерная комиссия начинает рассматривать заявки претендентов.

Для малого и среднего бизнеса не характерна активность в торгах на госзаказ - много кажущихся сложностей. При этом не учитывается, что львиная доля муниципальных бюджетов в наши дни распределяется, как правило, именно через тендеры.

Госзаказы не менее эффективно поддерживают бизнес, чем льготы и субсидии. К тому же заказчиков муниципального и государственного сектора закон обязывает передавать не менее 10 % объема работ и поставок товара в год предпринимателям.

Электронные аукционы

К сожалению, лишь крупные компании всерьез занимаются отслеживанием перспективных для себя тендеров, а все из-за необходимости содержания для этого специальной службы.

Госзаказ размещается разными путями - в виде запроса котировок, закупки у единственного поставщика (исполнителя) или путем торгов. Последний способ - самый распространенный.

Сейчас большинство заказов от государства размещается на электронных аукционах, их доля - свыше половины всех проводимых торгов. Такие мероприятия признаны эффективным средством борьбы с коррупцией в силу анонимности участвующих, большой конкуренции и доступности (как говорят, прозрачности) всей информации.

Участие в тендерах: пошаговая инструкция для начинающих бизнесменов

Давайте рассмотрим, что такое участие в электронном аукционе.

Прежде всего подходящий аукцион следует "вычислить". Для этого нужно внимательно читать все извещения о проведении подобных мероприятий, регулярно заходя для этого на официальный сайт, имеющий статус общероссийского и публикующий объявления о будущих торгах за 7-20 дней до определенной даты, которая служит последним днем подачи заявок. Свое желание принять участие в выбранном тендере вы должны обозначить именно в этот промежуток - позже вашу заявку к рассмотрению уже не примут.

Официально существуют пять федеральных площадок для электронных торгов, на любой из которых вы найдете форму поиска интересующих аукционов и реестр всех тендеров. Также сводную информацию легко получить на официальном сайте РФ, который посвящен размещению заказов.

Что нужно для участия в тендерах

Далее следует получить электронную цифровую подпись (сокращенно ЭЦП). Покупается она в одном из аккредитованных на выбранной вами электронной площадке специальных удостоверяющих центров. Процесс получения ее займет несколько рабочих дней (2 или 3). Подпись придает юридический статус электронному документу и фиксирует материальную ответственность участника.

Но одна лишь ЭЦП еще не гарантирует, что вы примете участие в тендерах. Пошаговая инструкция содержит, кроме нее, понятие аккредитации. То есть, чтобы участвовать в торгах, проводимой той или иной площадкой, необходимо быть на ней аккредитованным. У каждой из пяти площадок аккредитация своя. Для этого на сайте площадки заполняется специальная форма вместе с заявлением об открытии счета. Прилагается ряд документов. Каких именно? Речь идет о выписке из ЕГРЮЛ (если вы индивидуальный предприниматель - о выписке из ЕГРИП), доверенности, дающей право на участие в данных торгах, документе о назначении руководителя (решении или протоколе) с печатью организации, скане карточки с реквизитами компании.

Дальнейшие действия

Оператором в пятидневный срок заявка будет рассмотрена и дан ответ о доступе либо отказе (в последнем случае - с объяснениями причин). Число повторных попыток не регламентируется, но каждая из заявок потребует пятидневного срока рассмотрения.

Успешно пройдя аккредитацию, вы получаете в распоряжение "Личный кабинет", из которого будете вести все дальнейшие действия.

Следующим обязательным шагом является пополнение собственного счета на торговой площадке как гарантия участия в торгах. Сумма фиксированная - для малых предпринимателей обычно это 2 % начальной суммы заказа (его максимума). В остальных случаях речь идет о пяти процентах. Деньги можно получить обратно после разблокировки счета (по окончании торгов).

Подаем заявки

Теперь участник может подавать заявку. К составлению ее нужно подойти крайне ответственно, предварительно тщательно изучив всю документацию аукциона. Первая часть, анонимная, заключается в подтверждении согласия участника поставить нужный товар (услугу) с подробным их описанием. Во второй ее части содержатся подробнейшие сведения об участнике с приложением всех подтверждающих сертификатов и лицензий.

Помимо заявления установленного образца, заявка на участие в тендере должна включать максимально полный объем сметно-расчетных документов, где в табличной форме приведена стоимость материалов или услуг вместе с НДС на момент торгов, подробные расшифровки дополнительных расходов (транспортных, проектно-изыскательских и пр.), а также налогов.

О чем следует помнить

Поданная заявка автоматически приравнивается к согласию соблюдать все условия заказчика. В случае невозможности их выполнения исполнителю следует заявку отозвать. Она не принимается от участника по истечении крайнего срока, установленного организатором торгов. Отказ от участия в тендере (отзыв заявки) возможен лишь до наступления определенной даты. Срок приема может быть продлен тендерной комиссией, о чем претенденты уведомляются.

Когда срок подачи заявок истек, заказчиком рассматриваются их первые части, результаты рассмотрения оформляются в виде протокола, который оператором площадки в установленный срок обязан быть донесен до всех участвующих. Так вы узнаете, допущены до торгов или нет.

Немного о самом процессе

Какие главные моменты нужно знать, планируя участие в тендерах? Пошаговая инструкция гласит, что в самом процессе торгов важнее всего два понятия - шаг аукциона и время, которое осталось до его завершения. Первый показатель является строго фиксированным - это 0,5 % от максимальной начальной цены (так гласит закон). Переход к следующему шагу ведется с интервалом в 10 минут, за которые участник должен принять решение - предложить более низкую цену или нет.

Подавать предложения с ценой, большей или равной предложенной ранее, участникам запрещается. Также под запретом предложения с нулевой ценой. "Заранее" занизить цену более чем на шаг (ниже минимального на данный момент предложения) тоже невозможно.

Завершение торгов

Если предложенная последней ставка оказалась самой низкой (в течение десяти минут более выгодных предложений не поступило), торги на этом завершены. Протокол с итогами в автоматическом режиме формируется практически моментально, каждый участник фигурирует в нем лишь под присвоенным номером.

Кто именно выиграл тендер, станет известно только по завершении аукциона. Заказчик получит вторую часть заявки-победителя, содержащую реквизиты выигравшего конкурс участника. Ему и будет выслан госконтракт, который в определенный срок необходимо заверить электронной подписью.

Что дальше?

Кроме того, должна быть предоставлена сумма денежного обеспечения контракта, составляющая по закону до 30 % первоначальной максимальной цены. Делается это в форме банковской гарантии, или же средства зачисляются заказчику на временный счет.

Эксперты полагают, что, участвуя в тендерах, любая компания получает немаловажные преимущества. И хотя система тендеров в ее нынешнем виде далеко не совершенна, она дает шанс начинающим предпринимателям выйти на крупного заказчика и повысить собственный статус на рынке.

К выбору торгов следует относиться разумно, не стремясь охватить все предложения. В случае неудачи расстраиваться не стоит - ведь вы обрели серьезный деловой опыт.

Что характерно для коммерческих торгов?

В отличие от государственных, коммерческие тендеры устраиваются, согласно нормам ГК РФ, регламент их проведения устанавливается заказчиком самостоятельно. При их проведении применяются те же принципы, на которых основаны и государственные торги. Но конкурсных процедур больше - в виде открытого конкурса с предварительным отбором или без него, закрытого, двух- и многоэтапного конкурса, запроса цен, конкурентных переговоров, закупки у единственного источника и т. п.

Таким образом, коммерческие тендеры в большинстве своем ведутся аналогично государственным. Разница заключается лишь в жесткой регламентации последних со стороны законодательства. Форма частных торгов более свободная, и ориентированы они на документацию самих компаний-заказчиков.

Единого и универсального закона, на котором основана организация участия в тендерах такого типа, не существует по причине огромного разнообразия отдельных сфер бизнеса, у каждого из которых своя специфика.

Строительные тендеры

Если деятельность вашей компании связана с поставкой техники (экскаваторов, кранов, бульдозеров) или оборудования, а также с реализацией земельных участков строительного назначения, вам понадобятся серьезные клиенты.

А это значит, что фирме следует принимать активное участие в соответствующих конкурсах. Наверняка вам хотелось бы заключить долгосрочный контракт с крупным заказчиком. Тогда примите участие в тендерах на строительство. Принцип здесь один тот же: изучаете регламент проведения подходящего аукциона, формируете пакет документов, состоящий из выписки из ЕГРЮЛ, отксерокопированных и заверенных в налоговой учредительных документов (вместе с уставом) и приказа о назначении главного бухгалтера, свидетельства имеющегося опыта работы вместе с копиями финансовых отчетов за последний период, а также копии паспортов всех официальных представителей фирмы-поставщика и свидетельства о пройденной госрегистрации предприятия. На того, кто будет официально представлять интересы фирмы на торгах, должна быть оформлена доверенность на участие в тендере.

Не забудьте, что поданная заявка обязана иметь денежное обеспечение. В случае отсутствия на счетах компании имеющейся суммы она вправе воспользоваться тендерным кредитом.