Как сшивать документы нитками для налоговой и в архив: пошаговая инструкция. Как правильно сшивать документы Прошивка документации гост

Документы это бумаги, которые имеют информацию, зарегистрированную должным образом и несущую определенную ценность для конкретных предприятий или учреждений. Для того что бы ваши бумаги были корректно оформлены необходимо много чего знать в том числе о такой процедуре, как сшивание документов. В статье мы рассмотрим как правильно сшивать документы нитками для налоговой или в архив, какие требования предъявляются к этой процедуре.

Зачем необходимо сшивать документы?

Точных требований и инструкций, относительно сшивания бумаг не существует, но при оформлении разных документов в определенные учреждения существуют нормы, в которых говориться о том, что подача документов допускается только в сшитом виде, например:

• в архив, при подаче любых документов;
• в налоговую инспекцию, при сдаче отчетов;
• в суды, при передаче дел;
• для участия в тендере при оформлении и подачи бумаг;
• при исполнении государственной регистрации предприятий;
• в банк, при передаче заверенных копий документов и т.д.

Процесс сшивания может проходить с помощью следующих инструментов:

• нитей, шила и иголок;
• скоб и степлера;
• особых механических устройств.

Важно! Сшивать необходимо документы, которые в своем объеме составлены из более чем одной страницы.

При большом разнообразии выбора вариантов сшивания документов, в некоторые места требуется непосредственно сшитые бумаги ниткой, это сделано в целях безопасности, так как заменить листы прошитые нитью и закрепленные мокрой печатью практически невозможно, в отличие от других вариантов.

Правила и требования к сшиванию документов

Сегодня не существует одной универсальный и единственной инструкции по сшиванию документов, но среди нормативных документов есть документы, которые помогут узнать, какой вид оформления документов необходим для учреждения.

Нормативные документы	Краткое описание
Приказ Росархива № 76 от 23 декабря 2009 года
ГОСТ Р51141-98 о делопроизводстве и архивном деле	Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных
Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей» от 26 февраля 2004 года под N-110
Методические разъяснения по порядку заполнения форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица	В третьем абзаце первой статьи, говориться о нормах, которые требуют при регистрации предприятий
Типовая инструкция делопроизводства	Нормы и правила по оформлению бумаг
Инструкция Центрального Банка России	Определены основные нормы ведения делопроизводства в Центробанке
Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов	Нормы, которые требуют при регистрации предприятий

Оформление документов для сшивания в архив

При подготовке сшивания документации в архив необходимо подготовить опись документа, которая состоит из следующих частей:

• наименование документа;
• дата, когда опись составили;
• короткая аннотация;
• опись, которая представляет собой таблицу с данными о порядковом номере, дате и названии, примечания;
• количество листов, цифры указываются как числами, так и буквами;
• подпись делопроизводителя.

Для того что бы документ был готов необходимо совершить следующие операции.

Какие особенности при сшивании документов для налоговой службы

Налоговая служба – серьезный орган, который требует регулярные отчеты и может самостоятельно проверять документацию на ее оригинальность и правильность оформления. При проверке, налоговый инспектор зачастую требует заверенные документы. Все копии должны полностью дублировать оригинал и заверяется. Для заверки необходимо на документ поместить реквизиты, которые предоставляют силу бумаг в юридическом аспекте. Также копии документов должны прошиваться, как и оригиналы.

Сшиваются документы с числом страниц, не превышающих 150 штук. Нумерация происходит с первого листа арабскими цифрами. Прошивка происходит в два или в четыре слоя. Нити связанные должны быть прикреплены листиком на задней части стопочки, которая закрывает место прошивки и узел. Размер наклейки должен не превышать 5х5 сантиметров. На наклейке помещается заверительная подпись, количество страниц, а также инициалы и фамилия руководителя и печать.

При подаче документов в налоговую службу необходимо прикладывать сопроводительное письмо, в котором указывать, что именно и в каком объеме Вы предоставляете в соответственный орган.

Сшивание документов нитками

Для того что бы понять как сшивать документ ниже приведена пошаговая инструкция с фотографиями. Процесс сшивания важный так как во многом от него зависит корректность оформления документов. Дисциплина документоведение включает в себя знания связанные со всеми процесами происходящими с документами и бумагами. После курса данной дисциплины человек может считать себя ознакомленным с нюансами и смело заниматься всеми делопроизводительными процедурами. Обычный же предприниматель часто связывается впервые с особенностями ведения документов. Но самостоятельно вполне можно рвзобраться и научится всему необходимому.

Итак, рассмотрим как провести сшивание документа состоящего из нескольких листов. В первую очередь нам необходимо следующие инструменты:

• шило;
• игла;
• капроновая нить или шпагат;
• клей канцелярский;
• чистый листочек бумаги.

Прошивание на три отверстия – это один из самых распостраненных видов сшивки. Технология сшивания документов это не новинка, еще в древние времена именно с помощью иголки и ниток сшивали книги, работы и прочие бумаги. Сегодня прошивка значительно не изменилась, как ее сделать предоставлены фотографии пошаговго процесса сшивания.

Сперва, проделыванием отверстие. Иногда дырки проделывают с помощью дырокола. В нашем же случае воспользуемся помощью шила. Отверстия располагаются на расстоянии около 2 сантиметров от левого края. Как можем заметить игла не простая, а толстая и длинная, так званая «цыганская» иголка. В эту иглу заранее вдеваем нить длиной около 40 сантиметров, этого должно хватить для двух прошивов, специально что бы нити не перетерлись за время хранения. Игла вкалывается с задней стороны оставляя края, которые в дальнейшем будут связаны с встретившимся краем при завершении прошивки.

Прошиваем снизу документ в пробитое шилом посередине отверстие, оставляем конец ниточки свободным около 10 сантиметров.

Продев иглу выводим ее на лицевую часть документа и втыкаем в верхнее отверстие, продевая в него нить.

Проводим нить под низом документа мимо среднего отверстия и выкалываем иглу в нижнем отверстии, высовываем нить на лицевую сторону.

Аккуратно возвращаем иглу в среднее отверстие, с которого начинали совершать прошивку.

С тыльной стороны встречаются две нити, и завязывается двойной узелок.

Следующим моментом является наклеивание маленького листочка на узел и заверка документа.

3 ошибки при сшивании документов

Рассмотрим 3 основные ошибки, которые часто совершают при сшивании документов:

• зачастую узелок заклеивают обычной бумагой – это ошибка. Заклеивать узелок необходимо особой заверительной бумагой – папиросной, для того, что бы наличие узелка было видным;
• предоставляют оформление бумаг не профессионалу. Оформлять документы необходимо человеку, который обладает данными навыками, так как неправильно оформленная документация может стать причиной возврата бумаг;
• используют при приклеивании заверительного листа клей, который попался под руку. Ни в коем случае не используют клей не канцелярский, это условие обязательное к исполнению.

Документы сшиваются в нескольких вариантах, различаются которые количеством отверстий для скрепления страничек, рассмотрим особенности и виды ниже:

Вид сшивания	Расстояние между дырочками	Описание процедуры	Для каких документов
На три дырки	3 сантиметра	Пробивается для начала отверстие по середине и от него отмерив расстояние по обе стороны еще два отверстия. Далее переворачивается документ и нитка продевается сначала через среднее отверстие, оставив кончик ниточки на первой страничке, далее в верхнее отверстие в нижнее и ввести вновь и среднего, после чего кончики нитей связать и заклеить.	документы в архив и в налоговую службу.
На четыре дырки	1,5 сантиметров	Пробив отверстия перевернуть документ, провести нить в нижнее отверстие, далее второе отверстие снизу, верхнее сверху и получите нитку на выходе во втором отверстии, с которого начали. Далее узелок и заклеить.	регистрация предприятий
На пять дырок	1,5 сантиметров	Подобно методу на четыре отверстия пропуская ниточку змейкой.	бухгалтерская документация, которая хранить более 10 лет.

Также существует вариант сшивания документов с помощью одной иглы и с помощью двух. Детальная инструкция изображена ниже.

Прошивка совершается строго симметрично и вертикально. Все стежки делаются ровно, для этого отверстия необходимо делать ровно под линейку. Данная картинка демонстрирует, как сшить бумаги на четыре отверстия. На картинке выше изображено направление иглы с тыльной и лицевых сторон документов. Завершается в любом виде процесс тем, что нити связываются в один крепкий двойной узел, края остаются свободными и заклеиваются.

Где можно сшить документы?

Сшивание документов процедура важная и сложная. Если у Вас нету документоведа, который знает, как и что делать в этом вопросе, а сами Вы понимаете, что можете допустить большое число ошибок, всегда есть возможность обратится к специалистам. Специалисты, как правило, есть в любой ближайшей типографии или в архиве. Данная услуга потребует быть оплаченной, но работники этих учреждений точно качественно, профессионально и быстро сделают прошивку документации.

Ответы на актуальные вопросы по прошивке документов

Вопрос №1. Какие документы требуют прошивки?

Все документы, которые состоят из более чем двух листов требуют сшивания

Вопрос№2. Как быть с копиями и как разница между прошитыми оригиналами и копиями?

Копии также прошиваются, разница в том, что узелок не заклеивается и печать не ставится

Вопрос №3. Почему могут не принять документы?

Если Ваши документы будут прошиты не корректно, любая служба может отказать Вам в принятии бумаг

Вопрос№4. Зачем клеить наклейку и оставлять кончики нитей?

Данная процедура придумана для того, что бы было видно, что нити завязаны именно на узелок

Вопрос №5. Допускаются ли ошибки при нумерации листов?

Нумерация должна происходить внимательно, так как исправления не позволены. В случае пропуска страниц, с разрешения учреждения можно использовать цифры с буквами.

Несмотря на повсеместное введение новых технологий и перевод части делопроизводства в электронный вид, в большинстве государственных предприятий основным носителем остается бумага. Особенно бумагу любят в различных контролирующих и исполнительных органах: налоговой, пенсионном фонде, пожарной инспекции, судах, финансовых учреждениях и др. Именно поэтому любой предприниматель должен уметь правильно сшивать документы, нумеровать и регистрировать их. Прошивка обычно выполняется при помощи нитки с иголкой, степлера или специальных станков. Расскажем подробнее о том, как правильно сшить документы и дела.

Прошивка ниткой

На самом деле никаких строгих правил и требований к сшивке документов не существует. Тем не менее существует ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» и приказ от Росархива 23.12.2009 №76, который дает рекомендации по прошивке многостраничных документов.

Правильная прошивка документов защитит их от подмены

Как сделать все правильно? Вам понадобится шило, цыганская игла, прочная черная нить, лист бумаги и клей. Обычно бумаги сшиваются через три отверстия — одно делается по центру листа примерно 1,5-2 см от края, второе и третье — по бокам от имеющегося на расстоянии в 3-5 см. Проколы делаются шилом — если у вас не хватает силы проколоть сразу всю пачку, то можете разделить ее на несколько частей. Ниже мы приведем пример, как правильно прошить документы нитками и фото процесса.

Обратите внимание: при наличии дрели или шуруповерта и сверла можно просто просверлить пачку бумаги. Диаметр сверла должен быть около 6-8 мм.

Прошивка пачки начинается с тыльной стороны. Проденьте в иголку нить и протащите ее через центральное отверстие, оставив “хвост” в 7-10 мм. Затем вставляете иглу в верхнее отверстие уже с лицевой стороны и протягиваете нитку на тыльную.

Начинаем с центрального отверстия, протягиваем через верхнее и опускаемся к нижнему

Далее нужно протащить иглу через нижнее отверстие, вывести ее на лицевую сторону, а затем протянуть ее в центральное к имеющемуся “хвосту”. Теперь можно отрезать нить, оставив не менее 7 см (если необходимо пропечатать дело, то оставляйте запас сантиметров 15). Свяжите начало и конец нитей, а на узел приклейте небольшой кусочек чистой бумаги. Если это бумаги строгой отчетности, то “хвосты” приклеиваются к последнему листу бумажным квадратом и на него ставится печать.

Узелок после прошивки документов заклеивается бумажным квадратиком

Допускается прошивка документов ниткой и в два отверстия. Обычно такой способ практикуется при наличии дырокола. Схема немного меняется — иголка заводится в нижнее отверстие с тыльной стороны, оставляется “хвост” длинной не менее 7 см. Затем через верхнее отверстие игла с ниткой возвращается назад. Далее обрежьте нитку так, чтобы у вас получился второй хвост длинной 7-10 сантиметров и свяжите его с первым. Концы нити опускаются вниз, а на узел наклеивается прямоугольный кусочек бумаги размерами 2 на 7-8 см.

Чтобы надежно зафиксировать пачку можно сшивать и через 4 прокола. В этом случае иглу продевают со второго отверстия, заводят в верхнее, протаскивают еще раз через второе и подают на третье и четвертое. Сшивка производится на третьем отверстии, а бумагой заклеивается вся полоска нити.

Обратите внимание: для сшивания документов не рекомендуется использовать обычную нить, поскольку она достаточно непрочная. Нужно либо сложить ее в несколько раз, либо использовать специальный капроновый шпагат.

Иногда документы сшивают прозрачной леской, но по своим характеристикам она хуже нити. Главное, чтобы все три (четыре) отверстия были сделаны вертикально по одной линии. От широкого края листа отступают обычно 1,5 см. прошивку всегда начинают с тыла, чтобы узлы были сзади и не портили внешний вид.

Обязательно указывайте количество страниц и ставьте подпись

Заверение документов

После того как мы научились правильно прошивать документы, давайте научимся их заверять. Для этого проводится нумерация листов. Хвосты заклеиваются небольшим бумажным прямоугольником, на котором пишут ручкой: «Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью». Далее указывается количество листов в цифровом и буквенном виде, ставится печать, роспись и инициалы. Необходимо сделать это так, чтобы часть подписи и печати была и на наклеенном прямоугольнике, и на последнем листе. Это делается для того, чтобы если кто-то разрезал нить, то это было бы сразу видно. Также обычно указывается дата прошивки и заверения в цифровом виде.

Как правильно и какими нитками подшить документы.

Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать. Многие документы передаются в архив. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам. Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.

• Вопрос правильной прошивки документов волнует не только работников государственных учреждений, но и представителей малого бизнеса.
• Если прошивка будет выполнена с нарушениями, то процесс регистрации может затянуться на неопределенное время. Правильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.

Как же выполнять прошивку согласно существующим требованиям? Как выполнить все с первого раза, если четкого свода правил о прошивке делопроизводственных бумаг нет? Материал этой статьи посвящен различным способам прошивки документации.

• Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
• Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
• Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.

Правила сшивания документов ГОСТ

• Расписанные в брошюрах способы сшивания листов относятся к документации, которую необходимо хранить более 10 лет.
• Прошивку многостраничных документов выполняют с использованием обычной иглы и плотной нитки. Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия? Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.

Какие документы прошиваются?

• Кадровая документация по итогам текущего года
• Документация бухгалтерии
• Входящая и исходящая документация делопроизводителя
• Документы для налоговой
• документы для сдачи отчетности в ПФР
• документы в различные отделы банка
• документы на тендер
• копии уставных документов
• документы при заключении особо важных соглашений
• книги учета прибыли
• нотариально удостоверенные копии и переводы
• при подготовке документации к сдаче в архив

• Прошивать пакет документов принято иглой и нитками. Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.
• Иногда допускается применение степлера для прошивки документов. Идеальный вариант — использование специального оборудования.
• Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами. Их не нужно дублировать на бумаге. Для этого существует онлайн-бухгалтерия. Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).
• Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.

Делопроизводственная документация имеет разное значение. Отличаются документы по толщине дела, форме листов. Именно поэтому существует несколько способов прошивки документации.

Какие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:

• документ, который состоит из 2 и более листов формата А4
• бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках

Какими нитками сшивать документы?

• Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.
• Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы. На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.
• Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
• Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.

• Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками. Но если таких ниток нет, то подойдут и обычные суровые нитки.
• 2-3 листа сшиваются обычной нитью. Ее необходимо сложить вдвое для прочности. Процесс прошивки начинается с того, что в листах проделываются отверстия. Прошивку производят с задней стороны собранных вместе листов.
• Иглу вводят сначала в среднее отверстие. Лучше использовать двойную прошивку. Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.

Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками

Как прошивать документацию ниткой

Подготовка принадлежностей:

• иглы с нитью подходящей толщины
• документов, которые необходимо прошить
• шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге
• печати организации
• клея канцелярского

Прошиваем документ в 3 этапа:

• Готовим бумаги для прошивки. Для этого необходимо расположить их по группам
• Проверяем, правильно ли проставлена нумерация
• Сшиваем
• Оформляем сопроводительную надпись.
• Готовим внутреннюю опись.
• Заверяем готовое дело

Для прошитого пакета документов допускается следующее:

• упустить этап систематизации документов
• распределить документы без нумерации
• возможна подача документов без заверительной надписи

Этап 1:

• Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе. Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу. Используем для этого простой карандаш.
• Делаем проколы. Если у нас документ составлен из нескольких листов, то прокол легко сделать иголкой с ниткой. Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь. Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.
• Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю. Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.

На прошитые документы клеится лист бумаги. На нем ставится печать, подпись и дата

• Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.
• Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см. Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью. Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.

Правильно прошитый документ: тыльная сторона

• Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки. Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали. Заверяющий документы ставит подпись. Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать. Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.

• С помощью шила делаем три отверстия. Между ними должно быть расстояние 3-5 см.
  Иглу заводим через средний прокол с обратной стороны собранных вместе листов, оставив отрезок нити более 7 см.
• Выводим иглу на лицевую сторону сквозь отверстие, расположенное верху. Протягиваем иглу с ниткой через нижнее отверстие с тыльной стороны.
• Через лицевую сторону проводим иголку в средний прокол. Теперь нить можно отрезать, оставив отрезок длиной не менее 7 см.
• У нас образовалось два остатка нити: в верхнем отверстии и в среднем. Связываем их между собой.
  Готовим прямоугольный листик и клеим на образовавшийся узелок.

Прошивание документов в 3 дырки вручную: схема

Видео: Как сшить диплом три дырки?

• Более надежный способ прошива докуметов — в четыре прокола. Делаем 4 дырки. Сшиваем с отверстия, находящегося вторым сверху. Заводим иглу в верхний прокол, возвращаемся во второе отверстие в верхней части, а потом — в третье. Через четвертый прокол отправляем иглу на тыльную сторону документа.
• Осталось ввести иглу в третье отверстие с лицевой стороны. Картинка снизу подскажет, как прошивать документы в четыре прокола.

Как прошить папку с 4 дырками: схема

На что стоит обратить внимание:

• прошивку производим строго вертикально и соблюдая симметрию
• отверстия в документах должны располагаться вдоль левого поля
• граница от края листа составляет 1,5-2 см
• первый раз вводят иглу с тыльной стороны документа

Ведем нить в крайний прокол с обратной стороны

Видео: Как прошивать документы?

Как сшить документы на уголок: схема

Иногда требуется прошивка документа за уголок. Как это правильно сделать, смотрите видео.

Видео: Как сшить документы?

Сшивание документов скрепкой степлера

Как прошивать документы с помощью скрепки степлера — смотрите видео.

Видео: Как правильно прошивать документы?

Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?

• Проставляем на листах арабские цифры
• Используем для этого простой карандаш
• Ставим цифры по возрастанию
• Нумеруем листы, а не страницы (документы при этом могут иметь свою нумерацию)
• Номер страницы ставим в правом верхнем углу, не касаясь текста документа.
• Приложения нумеруем в общем порядке
• Нумерацию писем проводим следующим образом: ставим номер на конверте, и только после этого нумеруем содержащиеся в письме листы
• Несколько томов документов нумеруются по отдельности
• Выделенные в отдельный том приложения нумеруются также отдельно
• Если документы составлены на листе большого формата, то проставляем нумерацию в правом верхнем углу, сгибаем и подшиваем под один край
• Для указанных в документе отдельных фрагментов (например, чеков) составляем опись, а данный документ нумеруем в общем порядке.

Как сшивать документы для налоговой: правила, образец

• количество листов в одной прошивке — не более 150
• прошиваются документы таким образом, чтобы оставались читаемыми даты, визы
• инспектору налоговой может понадобиться копия документа, потому необходимо сшивать бумаги таким образом, чтобы для сканирования или другого копирования не возникала необходимость нарушать прошивку
• все листы в документе нумеруются (начало нумерации — с единицы: 1, 2, 3)
• Документы сшиваются способом в 2-4 прокола. Нить выводится на тыльную сторону и завязывается.
• На узел клеится листок бумаги (ее размер 3х5 см) с заверительной надписью и печатью.

Как сшивать документы для налоговой

• Журнал учета прошивается с использованием твердого переплета. Это необходимо для сохранения надлежащего вида документа в течение длительного срока хранения.
• Документы нумеруются.
• Прошивают журнал учета обычной грубой ниткой без соблюдения каких-либо нормативных требований.

Для прошивки можно использовать такие материалы:

• банковский шпагат
• обычные нитки № 10 (прошивается большим количеством стежков)
• тонкий длинный шнурок
• суровая или прошивная нить
• прошитый документ опломбируется для защиты записей от постороннего вмешательства

Процесс прошивки журнал учета:

• готовим три отверстия дыроколом или шилом (делаем отверстия слева на полях журнала)
• вводим нитку с тыльной стороны переплета журнала в крайнее отверстие
• выводим нитку на лицевую сторону и вытягиваем края, выравнивая их
• вводим концы нитей (отрезок должен составлять 6-8 см) в отверстие, которое находится в центре и вытягиваем на тыльную сторону
• при использовании не достаточно прочной нити, процедуру повторяем
• концы нитей завязываем узелком с тыльной стороны, захватив центральную нитку, которая проходит через крайние отверстия
• клеим концы нитей к журналу, а сверху клеим небольшой квадратный листик, на котором подписывается и ставит подпись ответственное лицо
• указываем дату прошивки

Как прошить тетрадь учета: образец

Видео: Как ИП прошить документы?

Прошивка документов для архива

Об особенностях прошивки документов для архива вы узнаете из видео.

Видео: Подшиваю АРХИВную ПАПКУ на камеру — подробное описание

Как прошить папку с документами?

Процесс прошивки папки с документами показан в видеоролике.

Видео: Подшивка дела

Как сшить дело?

Как правильно подшить дело смотрите в видеоролике.

Видео: Подшивка дела (1-й вариант).

Видео: Подшивка дела (2-й вариант)

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.

Какие документы необходимо сшивать?

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

Подлежат прошивке следующие виды документации:

• приказы (как общие, так и личные);
• штатное расписание;
• отчеты (например, авансовый отчет);
• счет-фактуры;
• акты выполненных работ;
• кассовая книга;
• ведомости.

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив:

Нормативные акты

Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
• Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

Видео — как правильно подшивать дела:

Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

Требования для государственных учреждений

Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

• документы необходимо скрепить в 3 дырки;
• расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
• сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
• на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

Как правильно прошивать документы

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

В 2 прокола

Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

Видео, в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки:

В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

На 3 дырки

Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

1. Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа

1. Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа

1. Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки

1. На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны

1. После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

Видео наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:

На 4 дырки

Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.

Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:

Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

1. Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.

1. Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.

1. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.

1. Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку

1. В крайний прокол с тыльной стороны

1. С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге

1. И соединяем концы нитки

1. При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов

1. Остается завязать нитку узлом

1. Обрезать лишнюю длину концов нитки

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ (_____________) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

Видео — как сшить дело на 4 дырки:

На уголок

Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.

Видео — образец сшивки документов через уголок:

Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.

Как пронумеровать листы

В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:

• чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
• номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
• если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
• если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
• если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
• при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
• если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.

Как заверить прошитый документ

После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.

На бумаге необходимо указать количество листов (как цифрами, так и прописью). Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге.

Далее на ней указываются ФИО, должность и подпись лица, прошившего листы или заверяющего их (например, руководителя). Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе.

Исправления

При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить. Рассмотрим самые распространенные из них:

• не вложена часть бумаг . Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
• допущена ошибка в нумерации . Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.

Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки. После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя. Сверху на бумагу ставится печать, дата и другие необходимые реквизиты.

Видео — прошивка документов для архива и изготовление твердого переплета:

Как правильно подшивать бухгалтерские документы?

Для чего нужна сшивка документов?

Для организации собственной предпринимательской деятельности крайне важно чтобы предприниматель обладал информацией о том, каким образом следует сшивать документацию.

В определенных ситуациях ошибки, допущенные в процессе сшивания, могут стать причиной для того, чтобы документы были возвращены из контролирующих инстанций.

Кроме того, сшивка гарантирует максимальную сохранность для больших документов, расположенных на множестве листов. Она позволит оградить документацию от утери и подделки.

Как правильно сшивать документы?

Государственные проверяющие структуры обычно не рассказывают о том, как правильно сшивать бумаги, поэтому предприниматели должны осваивать данный процесс самостоятельно.

Где производится сшивка?

Многие ошибочно полагают, что сшивать документ легко и просто, но такое отношение может стать первой причиной тому, что документы будут возвращены из архива и налоговой, и всю работу по скреплению листов придется повторить вновь.

Поэтому в правилах сшивания следует разобраться сразу или же доверить подобную работу тем, кто действительно умеет это делать.

Обычно сшивкой документов занимаются типографии.

В полиграфической организации предпринимателю непременно предложат:

• Обложки, отличающиеся не только по цвету, но и по материалу, из которого они изготовлены;
• Пружины для скрепления, выполненные из пластика или металла.

Стоимость данной услуги может составлять около 200 рублей и занимает не более получаса по времени. При этом заказчик будет уверен, что сшивка будет произведена правильно быстро и аккуратно.

Но в большинстве случаев бухгалтера и предприниматели предпочитают сшивать бумаги самостоятельно, используя для этой цели брошюратор, например.

Многие бизнесмены предпочитают не доверять свою документацию иным компаниям, т.

Форум казахстанского налогоплательщика

к. зачастую информация, которую содержат бумаги под сшивку - это коммерческая тайна, не подлежащая разглашению.

Именно по этой причине лучше единожды ознакомиться со всеми правилами сшивки и потренировавшись, освоить данную процедуру.

Как производить сшивку нитками?

Прежде чем взяться за прошивку документации с помощью нитей следует подготовить заранее все, что может пригодиться в работе:

• Документация, нуждающаяся в прошивке;
• Нитка;
• Большая игла;
• Официальная печать компании, которой принадлежат документы;
• Клей для канцелярских бумаг.

Процедуру сшивки можно разделить на три основных важных этапа:

1. Подготовка документации к процедуре . На данном этапе необходимо разложить документы таким образом, чтобы сохранялась нумерация и правильное расположение бумаг.

Во время подготовки следует действовать следующим образом:

1. С помощью карандаша нужно пронумеровать листочки в правом верхнем углу;
2. В бумагах необходимо сделать отверстия с помощью шила или дырокола. Если листов в документе немного, то можно просто проткнуть их иголкой.

Зачастую для прошивки достаточно всего трех отверстий, реже применяется сшивка в два отверстия, но если

документы чрезвычайно важны, и их необходимо защитить от подмены, то можно применить прошивку в 5 отверстий.

Располагают отверстия с левой стороны листа в середине свободного поля. Расстояние между отверстиями около 3 см.

1. Процесс сшивания документации . Для того чтобы скреплять бумаги следует использовать шпагат банковский или нить прошивную ЛШ-210. Но это необязательное правило и можно использовать и любую иную достаточно прочную нить. Если в сшиваемом документе всего несколько листов, то сшить его можно с помощью обычной нити.

1. Начинают прошивку с центрального или срединного отверстия;
2. Для большей прочности прошивку выполняют дважды;
3. При окончании скрепления нить выводится на изнаночную или тыльную сторону документа;
4. Хвосты нити завязываются на узел;

Заверение сшитой документации . Чтобы заверить документацию необходимо:

Вырезать небольшой по параметрам листочек, приблизительно 4 на 6 см;

На листке делается надпись о количестве листов в документе с помощью цифр и прописью. Также на нем указывается фамилия и инициалы человека, совершающего сшивку;

Данный листок наклеивается на узелок и нитки, оставшиеся от прошивки с тыльной стороны документа таким образом, чтобы концы нитей оставались свободными;

На приклеенном листке сшивающий должен расписаться . после чего ставится печать организации.

Печать и подпись заверяющего ставятся таким образом, чтобы они выступали за края листка.

Сшивка документации для налоговой инспекции

Конечно, разумнее предварительно поинтересоваться у представителей контролирующего органа как правильно производить сшивку. Как правило, в налоговую инспекцию для проверки сдается сшитая книга учета расхода и дохода организации.

В документе, подготовленном к прошивке, непременно должна присутствовать опись, содержащая информацию о том, какие именно документы находятся в книге, от какого числа, и в каком количестве листов.

В прошивке документации могут применяться обложки следующих видов:

• Стандартные с размером 229*324 подходящие для документации, оформленной на листах формата А4;
• Нестандартные применяются для оформления документации больших габаритов;
• Для долгого периода хранения изготавливаются из картона высокой плотности.

Для сдачи документации в архив государства следует применять обложку из экологичного картона.

Для налоговой документация прошивается в три отверстия с шагом в 3 см. Отверстия располагают слева на полях. Обычно первой прокалывают середину листа для большей прочности сшивки. Прокол каждого листа должен быть ровным, и находится строго друг под другом.

1. Прошивать следует только с помощью специально иглы и нити капроновой . ЛШ-210 или шпагата для банковских документов;
2. Хвосты сшивающей нитки оставляются с тыльной стороны документации. Длина концов должна составлять 50-60 мм. Хвостики связываются между собой, образуя узелок;
3. Листочек вырезается из обычной бумаги со сторонами в 4-5 см и приклеивается таким образом, чтобы хвосты нитей оставались свободными;
4. Для сшивки документации из бухгалтерии, предназначенная для хранения в течение долгого времени, следует производить прошивку в 5 отверстий, а для наклейки в такой документации используется папиросная бумага.

Прошивать документацию может только тот человек, у которого данное право прописано в должностной инструкции.

Знание и умение прошивать документацию это возможность избежать множества сложностей и неприятностей.

Бухгалтерские услуги, как бизнес

Основные бухгалтерские проводки

Учимся составлять бухгалтерские проводки

Любой бизнес следует начинать правильно - определиться и купить бухгалтерские бланки и книги

Как сделать проводки бухгалтерские

Делопроизводство бухгалтерии. Порядок хранения документов, учетных регистров и отчетности.

Все документы, служащие основанием для бухгалтерского учета, должны представляться в бухгалтерию в сроки, позволяющие использовать содержащуюся в них информацию наиболее эффективно при принятии решений. Порядок движения документов устанавливается специальным графиком, называемым документооборотом.

Документооборот – это время движения первичных документов от момента их создания до сдачи в архив.

График документооборота разрабатывается главным бухгалтером предприятия и является одним из элементов учетной политики, разрабатываемой на предприятии и утверждаемой приказом руководителя. График необходим для правильной организации и планирования учетного процесса. Он представляет собой перечень исполнителей, сроков поступления документов в бухгалтерию от оперативных работников (кладовщиков, мастеров, самих работников бухгалтерии), сроков обработки и прохождения документов внутри учетного аппарата и завершения всех работ за отчетный период вплоть до составления баланса и отчетности.

После сдачи годового отчета все документы, относящиеся к отчетному году, должны быть соответствующим образом подготовлены и сданы в архив, так как через неопределенное время может возникнуть необходимость обратиться к их информации.

Однородные первичные документы должны формироваться в отдельные дела – папки.

При формировании вложений в дело необходимо соблюдать следующие требования :
1.

Документы постоянного и временного хранения должны группироваться в разные папки.
2. В дело группируются документы одного периода, месяца, квартала, года, кроме переходящих дел (личные дела, не закрывающиеся по окончании календарного года).
3. Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологическом порядке: документ – ответ помещается за запросом.

Папки с документами переплетаются. На титульном листе указываются наименование предприятия, название и порядковый номер в деле с начала года, отчетный период (год, месяц), номер ведомости, общее количество листов в деле, срок хранения.

Четкая и научно обоснованная классификация документов в делопроизводстве позволяет правильно группировать документы в дела, что облегчает их поиск. Для этого в организации разрабатываются схемы группировки документов в первичные комплексы (дела) по наиболее существенным признакам сходства или различия документов.

Такие классификационные справочники в практике делопроизводства получили название «номенклатуры дел».

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации или группе однородных организаций, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел, раскрывая содержание и характер деятельности организации, ее структурных подразделений, обеспечивает порядок формирования и учета дел в делопроизводстве и в архиве организации.

Номенклатура дел разрабатывается на основании действующих нормативных правовых актов Республики Беларусь и методических документов государственной архивной службы, а также вышестоящего органа.

Номенклатура дел организации составляется в каждой организации ежегодно на основе номенклатур дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на будущий год и должна быть утверждена до 1 января года, на который составлена.
Ответственность за разработку номенклатуры дел организации возлагается на службу документационного обеспечения управления (служба ДОУ) — канцелярию, секретариат и др.
Существуют определенные требования к оформлению номенклатуры дел организации.

Форма номенклатуры дел включает пять граф :

1) индекс дела — обозначается арабскими цифрами и состоит, как правило, из двух элементов: номера раздела номенклатуры дел (номера структурного подразделения) и порядкового номера дела в пределах раздела (структурного подразделения). Цифры индекса разделяются дефисом.

Сшиваем документы правильно: 7 основных шагов

В номенклатуре дел однородным делам, ведущимся в различных структурных подразделениях, присваиваются одинаковые порядковые номера и типовые заголовки;

2) заголовок дела — должен соответствовать содержанию и составу документов дела, быть кратким, доступным для восприятия, четким и конкретным;

3) количество дел — данная графа заполняется в конце календарного года. В ней указывается количество дел (томов, частей), сформированных в течение года;

4) срок хранения дела и номер статьи по перечню — проставляется срок хранения дела в соответствии с перечнем. В настоящее время в Республике Беларусь действует два перечня типовых документов с указанием сроков хранения.

5) Примечание — служит для различных отметок: о передаче дела, утрате, включении дела в акт на уничтожение и т.п.

Рассмотрим пример составления номенклатуры дел бухгалтерии:

06-01 «Нормативные и методические документы о бухгалтерском учете и отчетности»

06-02 «Приказы директора предприятия по основной деятельности. Копии» (это означает, что в бухгалтерии хранятся вторые экземпляры соответствующих документов, а первые находятся в другом структурном подразделении, например в канцелярии)

06-03 «Приказы директора предприятия по личному составу. Копии»

06-04 «Положение об отделе. Копия»

06-05 «Должностные инструкции работникам отдела. Копии»

06-06 «Штатные расписания предприятия»

06-07 «Финансовый план предприятия»

06-08 «План кредитования предприятия и документы к нему (заключения, расчеты, справки)»

06-09 «Отчет о финансово-хозяйственной деятельности и объяснительная записка к нему»

06-10 «Отчеты за квартал и месяц о финансово-хозяйственной деятельности предприятия»

06-11 «Статистические отчеты по труду, финансам и др.»)

Отдельную группу в номенклатуре дел бухгалтерии составляют дела с договорами, актами (с 06-23 по 06-26), а также дела под обобщающим заголовком «документы» (с 06-27 по 06-29), при этом в соответствии с правилами в скобках раскрыто содержание этих документов (например, в заголовке дела 06-27 «Документы о проведении инвентаризации материальных ценностей» конкретизировано, что в него включаются протоколы, описи, акты и другие документы, относящиеся к данному вопросу). В конце номенклатуры дел помещены регистрационно-учетные формы, которые ведутся в бухгалтерии (06-34 «Журнал регистрации доверенностей», 06-35 «Журнал регистрации платежных поручений»). В графе 4 номенклатуры напротив каждого дела проставляется его срок хранения. Сроки хранения дел определяются экспертной комиссией организации на основании типовых и ведомственных перечней, а также других нормативных правовых актов. Под номерами 06-37 и 06-38 предусмотрены резервные индексы для дел, заведение которых не предполагалось на момент составления номенклатуры дел бухгалтерии. На основании номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел организации.

При хранении бухгалтерских документов необходимо руководствоваться нормами Закона Республики Беларусь от 06.10.1993 № 3277-XII «О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь».

План счетов бухгалтерского учета организации и другие документы учетной политики должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

При ведении первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и составлении бухгалтерской отчетности на машинных носителях информации их хранение должно осуществляться в течение сроков, установленных для бумажных носителей информации.

Руководитель организации несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

ВОПРОС N 152. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров ведется в

организации:

Цена вопроса (баллов): 1

Вариантов ответов:

1. в обязательном порядке;

Как правильно сшивать документы нитками в ручную?

по усмотрению руководства организации;

3. по усмотрению главного бухгалтера.

ВОПРОС N 153. Расчеты наличными денежными средствами между юридическими лицами:

Тип вопроса: 1. Выбор единственно правильного ответа

Цена вопроса (баллов): 1

Вариантов ответов:

1. существует лимит расчетов 100 тыс. руб. по одной сделке;

2. могут производиться в неограниченном количестве;

3. существует лимит расчетов 15 тыс. руб. по одной сделке.

Верный ответ: 1 Вариантов ответов: 3

ВОПРОС N 154. Отчет кассира оформляется:

Тип вопроса: 1. Выбор единственно правильного ответа

Цена вопроса (баллов): 1

Вариантов ответов:

1. ежедневно при наличии движения денежных средств по кассе;

2. ежедневно;

3. ежемесячно.

Верный ответ: 1 Вариантов ответов: 3

ВОПРОС N 155. В кассовых документах исправления:

Тип вопроса: 1. Выбор единственно правильного ответа

Цена вопроса (баллов): 1

Вариантов ответов:

Конструктор тестов http://www.keepsoft.ru стр. 25 из 33

1. не допускаются;

2. допускаются;

Верный ответ: 1 Вариантов ответов: 3

ВОПРОС N 156. Кассовая книга должна быть:

Тип вопроса: 1. Выбор единственно правильного ответа

Цена вопроса (баллов): 1

Вариантов ответов:

1. подписана руководителем организации и главным бухгалтером;

2. подписана кассиром и главным бухгалтером

3. подписана главным бухгалтером

Верный ответ: 1 Вариантов ответов: 3

ВОПРОС N 157. Первичные документы, приходные и расходные ордера подшиваются:

Тип вопроса: 1. Выбор единственно правильного ответа

Цена вопроса (баллов): 1

Вариантов ответов:

1. к отчету кассира;

2. к кассовой книге;

3. к регистру синтетического учета по счету 50 «Касса».

Верный ответ: 1 Вариантов ответов: 3

ВОПРОС N 158. В состав комиссии по инвентаризации кассы должен обязательно входить:

Тип вопроса: 1. Выбор единственно правильного ответа

Цена вопроса (баллов): 1

Вариантов ответов:

1. главный бухгалтер;

2. руководитель организации;

3. бухгалтер-кассир.

Верный ответ: 1 Вариантов ответов: 3

ВОПРОС N 159. Внезапные инвентаризации кассовой наличности:

Тип вопроса: 1. Выбор единственно правильного ответа

Цена вопроса (баллов): 1

Вариантов ответов:

1. разрешаются по усмотрению руководителя организации;

3. разрешается по усмотрению главного бухгалтера.

Верный ответ: 1 Вариантов ответов: 3

ВОПРОС N 160. Наличные денежные средства, полученные аудируемым лицом в банке, расходуются:

Тип вопроса: 1. Выбор единственно правильного ответа

Цена вопроса (баллов): 1

Вариантов ответов:

1. на цели, указанные в чеке;

2. на любые цели, по усмотрению руководителя;

3. на любые цели, по усмотрению собственников организации.

Верный ответ: 1 Вариантов ответов: 3

ВОПРОС N 161. Исправления в банковских документах:

Тип вопроса: 1. Выбор единственно правильного ответа

Цена вопроса (баллов): 1

Вариантов ответов:

1. не допускаются;

2. допускаются;

3. допускаются только оговоренные.

Верный ответ: 1 Вариантов ответов: 3

Для этого необходимо расположить их по группам

• Проверяем, правильно ли проставлена нумерация
• Сшиваем
• Оформляем сопроводительную надпись.
• Готовим внутреннюю опись.
• Заверяем готовое дело

Готовим документПрошиваемСвязываем концы нити узелкомЗаверяем Для прошитого пакета документов допускается следующее:

• упустить этап систематизации документов
• распределить документы без нумерации
• возможна подача документов без заверительной надписи

Прошитые документы заверяются Этап 1:

• Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе.

  Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу. Используем для этого простой карандаш.

• Делаем проколы. Если у нас документ составлен из нескольких листов, то прокол легко сделать иголкой с ниткой.

Обложка дела – образец оформления

• подшивайте документы в дела в день их исполнения, иначе документы могут затеряться;
• подшивайте документы в дела только в одном экземпляре. Исключение могут составить экземпляры со служебными пометками, визами и т.

  Как правильно прошивать и заверять документы

• в деле должно быть не более 250 листов. Если в деле очень много документов, делите его на тома (части).

Такие правила формирования дел установлены пунктом 3.2.6 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Ситуация: Как оформить дело перед сдачей его в архив Перед сдачей на архивное хранение дело нужно оформить окончательно, а именно:

• составить внутреннюю опись;
• составить лист-заверитель;
• подшить (переплести) дело;
• пронумеровать листы дела;
• оформить обложку дела.

Делопроизводство: принципы создания архива

Внимание

Кроме описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения кадровые службы организаций ежегодно должны составлять описи на дела по личному составу. Документы по личному составу имеют особое социальное значение - они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений. В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет.

В связи с развитием компьютерных технологий, увеличением объема документов на электронных носителях у организаций возникает необходимость в хранении аудиовизуальной и электронной документации. В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД составляются описи электронных документов постоянного срока хранения.

3.6. требования к оформлению дел, принимаемых в архив

Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками Как прошивать документацию ниткой Подготовка принадлежностей:

• иглы с нитью подходящей толщины
• документов, которые необходимо прошить
• шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге
• печати организации
• клея канцелярского

Прошиваем документ в 3 этапа:

• Готовим бумаги для прошивки.

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

• Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю.
  Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними - 3 см.

На прошитые документы клеится лист бумаги. На нем ставится печать, подпись и дата

• Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.
• Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см.
  Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью.

Архив документов

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации. 3.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. 3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Как оформить архивный переплет дела?

Форма внутренней описи документов дела В делах длительных сроков хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела постоянного срока хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя же часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка, и через нее прошивается дело.

Поскольку предполагается такое дело хранить вечно, то такая подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу. При подшивке надо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в скоросшивателе.

Все листы в делах постоянного и временного хранения для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются.

Как правильно оформить документы для сдачи в архив?

Подкатегории: облегчите себе жизнь Каждую категорию следует разбить на подкатегории. Например «срочно» можно разбить на несколько папок: «счета – оплатить до …»; «письма - написать»; «прочитать»; «клиенты – позвонить» и так далее. Тоже самое можно сделать и для папки «Повседневная», разбив её на подкатегории в зависимости от выполняемой работы.

Следует помнить, что вся рассортировка делается с одной целью – облегчить вам жизнь. Для этого помечайте папки этикетками, которые указывают, что есть внутри. Если в папке слишком мало документов, стоит объединить их с другими документами.

Используя те же принципы, рассортируйте папку «архив». Удобно будет использование для каждой категории отдельной полки или ящика, которая помечается этикеткой с названием категории.