Срок хранения. Регистрируем и храним счета-фактуры по-новому Сколько нужно хранить накладные

07.07.2019

Срок хранения счетов-фактур, как и любых других учетных документов, обусловлен большим количеством различных факторов. Учитывая возможный разброс в периодах хранения при изменяющихся условиях, компаниям следует внимательнее относиться к данному вопросу, чтобы избежать ошибок и последующих штрафных санкций от проверяющих органов.

Документооборот в частных компаниях

Основой любого учетного процесса служат документы, поэтому ни одна организация не может обойтись без их создания и накопления. Оформить документ и подшить его в папку недостаточно. Необходимо также обеспечить его надлежащее хранение в течение заранее оговоренного срока. Реализуя указанную задачу, компаниям приходится оборудовать специальные места для складирования документации, содержать сотрудников, контролирующих ее движение и обеспечивающих ее сохранность. Срок жизни бумажного или электронного носителя информации не ограничивается периодом функционирования компании, даже после ее закрытия документы должны сохраняться в течение некоторого времени.

Минимальный срок работы компании, ограниченный даже месяцем функционирования, не является основанием для отказа от ведения документации. Даже при таком развитии событий в организации формируются декларации, бумаги по оприходованию и списанию материальных ценностей, начисляется вознаграждение за труд. Фирмы, платящие НДС, формируют также счета-фактуры. Порядок обеспечения сохранности бумаг при ликвидации предприятия имеет ряд особенностей.

Обеспечение сохранности документации при прекращении деятельности ИП

О том, как не следует обходиться с бумажными носителями учетных данных, проще всего объяснить на примере.

Пример 1

Частный предприниматель Серебряков А. А. занимался посредническими торговыми операциями, но в процессе ведения бизнеса у него возникли проблемы с арендой помещений. В результате он вынужден был складировать документацию в своем гараже, поскольку иных свободных личных помещений у него не было.

Поскольку торговый оборот фирмы формировался из мелкооптовых операций, количество счетов-фактур росло и достигло астрономического количества. Естественно, хранение в гаражных условиях во влажной среде с неудовлетворительной вентиляцией не пошло документам на пользу, они начали выцветать, появились потеки от влаги, некоторые символы стали плохо читаться.

Ответственность за обеспечение сохранности документации в течение всего законодательно установленного срока хранения документов закреплена ч. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ за всеми хозяйствующими субъектами. Меры наказания за несоблюдение данной нормы отражены в ст. 13.20 КоАП РФ. Одновременно нужно помнить о праве органов ФНС провести проверку документов, связанных с начислением и уплатой налогов, в течение 3 лет с момента совершения операции. Завершение деятельности ИП не будет являться для этого препятствием. Основанием для этого служит п. 48 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для ИП, утв. приказом Минфина и МНС России от 13.08.2002 № 86н/ БГ-3-04/430.

Обязательные периоды обеспечения сохранности документов

Периоды, в течение которых следует поддерживать нормальное состояние хозяйственной документации компании, могут существенно отличаться в зависимости от целей создания документов и содержания отраженных в них операций. Стандартными сроками при этом являются:

4 года - для регистров налогового учета (в ряде ситуаций, например для бумаг по инвестиционным проектам, срок может быть продлен до 6 лет);
5 лет - для бухгалтерских регистров, включая акты аудиторских проверок.

Отдельно следует выделить документы по личному составу компании, а также бумаги, связанные с учетом начисления и выдачи заработной платы. Как правило, для них установлены более продолжительные периоды хранения, значительно отличающиеся от стандартных. В частности, документация по расследованию несчастного случая должна быть сохранена в течение 45 лет, а бумаги, описывающие случай возникновения профзаболевания, - 75 лет.

Самовольно урезать установленные временные промежутки хранения документации запрещено, подобные действия относятся к нарушениям, упомянутым в ст. 15.11 КоАП.

Требования к организации архивов счетов-фактур

Указанный вопрос также лучше отразить на основе примера, который позволит получить наглядное представление о допустимых условиях хранения документации по НДС.

Пример 2

Госпожа Лунева Е. А., работающая главным бухгалтером у ИП Серебрякова А. А., всегда была недовольна уровнем оплаты труда и считала свою работу недооцененной. Спустя некоторое время ей удалось успешно пройти собеседование в головном офисе крупной компании ООО «Мир», имеющей сеть отделений по всей России, в результате чего бухгалтер получила новую работу. Лунева Е. А. помнила, что на предыдущем месте работы наибольшее раздражение у нее вызывало пренебрежительное отношение предпринимателя к обеспечению сохранности счетов-фактур, поэтому на новом месте она приняла решение устранить подобный недочет.

Поскольку четких указаний о порядке содержания в архиве именно счетов-фактур Лунева Е. А. в нормативной базе не обнаружила, она решила организовать данный процесс по аналогии с бухгалтерской документацией. Взяв в качестве основы п. 6.2 положения, утв. письмом Минфина от 29.07.1983 № 105, она пришла к выводу, что счета-фактуры нужно складировать в специально отведенных комнатах, сейфах или картотеках.

Однако счет-фактура не относится к категории бланков строгой отчетности, в связи с чем применение металлических сейфов и картотек для их хранения избыточно. Поэтому в новой компании ограничились выделением для подобных нужд отдельного помещения со стеллажами. Исполняя указания пп. 6.2–6.4 положения, утв. письмом Минфина № 105, и пп. 3.2, 3.6 положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс, компания назначила сотрудника, несущего ответственность за их сохранность. Поскольку с 2015 года компании, не занимающиеся девелоперской или экспедиционной деятельностью, а также не являющиеся посредниками, не обязаны сшивать счета-фактуры с соответствующими журналами полученной/выданной документации, процедура передачи на хранение документов в ООО «Мир» была немного упрощена. Сшивать их в отдельные папки также не стали, ограничились формированием папок из всего комплекта документов, с которыми документация поступала либо выписывалась.

Правила определения периодов обеспечения сохранности счетов-фактур

Наиболее сложным моментом при определении срока хранения счетов-фактур является фиксация даты начала его отсчета.

Пример 3

Компания приняла на баланс материальные ресурсы 14.06.16 на основании накладной, к которой был приложен счет-фактура. С определением срока хранения накладной проблем не возникло - она должна находиться в архиве 5 лет. Касательно счета-фактуры есть пояснения в письме Минфина от 30.03.2012 № 03-11-11/104, согласно которому отсчет срока его хранения начинается по завершении налогового периода, в котором он применялся для расчета налога и его уплаты, составления декларации или подтверждения проведенных операций. То есть если НДС по указанному документу найдет свое отражение в отчетности за 2-й квартал, то период обязательного хранения начнется с 01.07.2016. В связи с тем, что компания не хранит счета-фактуры отдельно от накладных, было решено уравнять сроки их нахождения в архиве, сделав их равными 5 годам. Это приведет к продлению стандартного срока хранения счетов-фактур, но несоответствий с нормами закона здесь нет.

Условия увеличения сроков хранения

Несмотря на то что установлен стандартный четырехлетний период обязательного хранения счетов-фактур, при наступлении ряда обстоятельств он может быть продлен. Обусловлено это возможностью с 2015 года принять НДС к возмещению в течение 3 лет с момента завершения соответствующей сделки.

Исходя из этого и опираясь на данные предыдущего примера, предъявить налог к возврату по описываемой операции фирма сможет до 2-го квартала 2019 года. Срок хранения счета-фактуры при этом нужно отсчитывать с 01.07.19 (4 года), то есть в общей сложности документ должен будет находиться в архиве 7 лет. При этом нужно помнить, что на возмещение НДС по авансам компаниям отводится только 1 год.

Как должна храниться электронная документация

Для сокращения издержек, связанных с оборотом документации, многие фирмы используют электронные форматы для их создания, не являются исключением и счета-фактуры. При этом, согласно п. 1 ст. 169 НК, созданные таким образом регистры имеют ту же юридическую силу, что и бумажные. Правила заполнения электронной версии документа сформулированы в приказе Минфина «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по ТКС с применением ЭЦП» от 25.04.2011 № 50н. Основное требование к правильному оформлению - наличие надлежаще зарегистрированной цифровой подписи.

Сроки хранения электронных версий установлены те же, что и для бумажных документов (4 года), распечатывать их на принтере для целей хранения компания не обязана.

Для счетов-фактур установлен единый период обязательного хранения, равный 4 годам. Возможно его увеличение в связи с переносом даты предъявления налога к вычету по полученным счетам-фактурам.

Правительство РФ утвердило правила хранения документов первичного бухгалтерского и налогового учета, относящихся к налогу на добавленную стоимость. Все бухгалтеры должны будут применять их, начиная с 1 октября 2018 года.

Что случилось?

Сроки и порядок хранения учетных документов

Счета-фактуры организации должны хранить в хронологическом порядке соответственно по дате их выставления или составления, в том числе исправления, если счета-фактуры не подлежат направлению покупателю либо если покупатель их не получил. Также порядок может быть установлен по датам получения покупателями счетов-фактур за соответствующий налоговый период. Также в течение всего срока нужно хранить журналы учета счетов-фактур. Этот срок хранения совпадает со сроком хранения книг покупок и продаж, и составляет не менее четырех лет с даты последней записи. Аналогично подлежат хранению в течение четырех лет такие полученные документы:

копии счетов-фактур, полученных комитентами (принципалами) на бумажном носителе, выставленных продавцом комиссионеру (агенту) при приобретении для комитента (принципала) и переданных последнему, заверенные в установленном порядке комиссионером (агентом). Если продавец выставляет счета-фактуры в электронном виде, то комитент (принципал) должен их хранить, а также хранить счета-фактуры, переданные комиссионером (агентом) комитенту (принципалу) (аналогичные правила утверждены для взаимоотношений продавцоы, застройщиков, инвесторов, экспедиторов и клиентов)
таможенные декларации или их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации (индивидуальным предпринимателем);
платежные и прочие документы, подтверждающие уплату НДС, в отношении товаров, ввезенных на территорию РФ или импортируемых из ЕАЭС;
заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов или их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации;
бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС - при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги в поездах по предоставлению в пользование постельных принадлежностей;
документы (нотариально заверенные копии), на основании которых оформлена передача имущества, нематериальных активов (НМА), имущественных прав с выделенной суммой НДС, восстановленного акционером (участником, пайщиком) в порядке, установленном пунктом 3 статьи 170 НК РФ ;
первичные документы на изменение в сторону уменьшения стоимости приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав в целях восстановления НДС в порядке, определенном подпунктом 4 пункта 3 статьи 170 НК РФ;
нотариально заверенные копии документов, которыми оформлена передача имущества, НМА, имущественных прав и в которых указаны суммы НДС, восстановленного акционером (участником, пайщиком) в порядке, установленном пунктом 3 статьи 170 НК РФ;
первичные учетные документы, прочие документы, содержащие суммарные (сводные) данные по операциям, совершенным в течение календарного месяца (квартала), подлежащие регистрации в книге продаж, в том числе составленные налогоплательщиком (например, бухгалтерская справка-расчетдля восстановления суммы НДС).

Счет-фактура является документом, служащим подтверждением применения правомерности получения вычета по НДС у покупателя и документом, подтверждающим правильность исчисления НДС к уплате в бюджет у продавца. В соответствии со статьей 23 НК РФ данные бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов должны храниться в течение четырех лет.

В Федеральном законе „О бухгалтерском учете“ установлен другой срок для первичных бухгалтерских документов. В соответствии со статьей 17 указанного закона такие документы должны храниться на предприятии в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Изучаем сроки хранения первичных учетных документов (Полухина М.)

Счет-фактура к первичным бухгалтерским документам не относится, поэтому в целях установления сроков хранения счетов-фактур применяются нормы Налогового кодекса РФ, то есть 4 года.ри

Кроме того, при соблюдении сроков хранения документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Росархивом 6 октября 2000 г (с изменениями и дополнениями от 27.10.2003 г.).

Если организацией не соблюдается порядок и сроки хранения учетных документов, то руководителя такой организации могут оштрафовать на сумму от 2000 до 3000 рублей в соответствии со статьей 15.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

За нарушение архивного законодательства руководитель организации может быть привлечен к административной ответственности в виде предупреждения или штрафа в размере от 300 до 500 рублей на основании статьи 13.20 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

Порядок хранения первичных документов в организации определяет главный бухгалтер. Правилами ведения закреплен особый порядок хранения счетов-фактур. Счета-фактуры, полученные от поставщиков, хранятся в журналах полученных счетов-фактур. Вторые экземпляры выставленных покупателям счетов-фактур хранятся в журнале выданных счетов-фактур. Хранить получаемые и выдаваемые в течение установленного законодательством срока можно как в самой организации, так и в архиве. Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором документ был оформлен.

Для хранения счетов-фактур, как и других налоговых и бухгалтерских документов необходимо отвести специальное помещение, в котором документы должны находиться в запираемых шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, а также предохраняющих их от пыли, сырости и солнечного света.

Если организация имеет небольшой объем документов, то хранение осуществляется силами организации, а документы обычно хранятся в бухгалтерии. Если же организация обладает значительным документооборотом, то имеет смысл создать архив как самостоятельное структурное подразделение. Для работы архива целесообразно принять положение об архиве, утверждаемое руководителем организации, которое может содержать следующие основополагающие пункты: задачи и функции архива, состав хранимых документов, права и обязанности архива и т. д. Документы на хранение в архив должны приниматься в виде подлинников. В случае нецелесообразности создания собственного архива можно поручить заботы о хранении документов частной архивной организации, которые обладают специально оборудованными помещениями для хранения документов и несут ответственность за их сохранность и своевременное уничтожение.

Нужно отметить, что Налоговым кодексом предусмотрена ответственность за отсутствие счетов-фактур в размере 5000 рублей за один налоговый период на основании статьи 120, за несколько налоговых периодов – в размере 15000 рублей. Также, Налоговый кодекс РФ обязывает налогоплательщика предоставлять соответствующие документы по требованию в налоговые органы. В случае непредоставления сведений в налоговые органы на организацию может быть наложен штраф в размере 50 рублей за каждый непредставленный документ на основании статьи 126.

Счета-фактуры с истекшим сроком хранения можно уничтожить. Прежде всего руководитель организации, в которой имеется архив, должен назначить приказом экспертную комиссию в составе не менее 3 человек. Такие рекомендации даются в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. В ее состав обычно включается работник архива и руководитель того подразделения, чьи документы подлежат уничтожению, а также руководящий работник организации, в чьем подчинении находится архивный отдел.

Ниже приводится примерная форма приказа:

Экспертная комиссия на основании служебных записок руководителей подразделений, например, главного бухгалтера об уведомлении истечения срока хранения по счетам-фактурам за 2001 г. с приложением списка дел в разрезе наименования документов, количества дел, года завершения в делопроизводстве и срока хранения по номенклатуре дел, может составить акт в данном случае с датой не ранее 1 января 2006 г. На основании служебной записки экспертная комиссия принимает решение, фиксируемое в протоколе, о подготовке акта о выделении к уничтожению документов, срок хранения которых истек.

При составлении данного акта можно воспользоваться формой, приведенной в приложении 4 к Основным правилам:

Необходимо учесть, что выделенные к уничтожению документы, в дальнейшем использовать нельзя, поэтому после утверждения данного акта необходимо составить акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения. Данный акт составляется в том случае, если организация самостоятельно уничтожает документы.

Также организация может поручить уничтожить документы специализированной организации, занимающейся переработкой вторичного сырья. Для этого оформляется приемо-сдаточная накладная, в которой указывается дата, количество и вес сдаваемой макулатуры. Денежные средства, поступившие за сданную макулатуру, учитываются в операционных расходах организации на счете 91.1.

На практике может возникнуть ситуация, когда уничтожаются счета-фактуры по причинам, независящим от воли организации, например, вследствие пожара или хищения.

В соответствии с п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР от 29.07.1983 г. № 105 главный бухгалтер обеспечивает сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив. На основании п.6.2. указанного Положения документы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и должны быть переплетены. Выдача первичных документов из бухгалтерии и архива работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению руководителя организации или главного бухгалтера (п. 6.6 Положения).

При несоблюдении данных требований к хранению документов в случае их утраты к организации может быть применена ответственность за совершение налоговых правонарушений. На основании п.6.8 Положения в случае пропажи или гибели документов руководитель организации должен назначить приказом комиссию по расследованию причин утраты документов. По результатам работы комиссии оформляется акт, утверждаемый руководителем организации. При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора, которые подтверждают причину утраты документов соответствующей справкой.

Кроме того, при выявлении фактов хищения, а также в случае стихийного бедствия, пожара и других чрезвычайных ситуаций Закон № 129-ФЗ в соответствии с п. 2 ст. 12 обязывает провести инвентаризацию, по результатам которой составляется опись утраченных или поврежденных документов.

После проведения вышеуказанных процедур необходимо письменно уведомить налоговые органы о факте потери или уничтожения документации с приложением копий справок соответствующих органов и перечня утраченных документов.

Необходимо отметить, что на этом действия налогоплательщика не должны заканчиваться, так как следует предпринять меры по восстановлению утраченных документов с той целью, что при проведении проверки налоговые органы могут попытаться определить суммы налогов расчетным путем в соответствии с подпунктом 7 пункта 1 статьи 31 НК РФ. А такой метод может привести к тому, что не все полученные и уничтоженные счета-фактуры удастся подтвердить у контрагентов, что приведет к доначислению налога, пеней и штрафов.

Таблица сроков хранения документов в организациях в 2018 году

Каждому документу свой срок хранения

Такой порядок оформления потребуется при передаче Журнала в налоговую инспекцию, в случаях, предусмотренных в НК РФ (например, в порядке ст. 93 НК РФ). Журнал следует хранить в течение не менее 4 лет с даты последней записи (п. 13 «Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур…», утвержденных Постановлением № 1137). При регистрации счетов-фактур в Журнале предусмотрен код способа выставления счетов-фактур (графа 3). Для документов на бумажном носителе этот код – 1, в электронном виде – 2. Продавец должен регистрировать счета-фактуры по дате их выставления, а покупатель – по дате получения. В регистрации электронных счетов-фактур есть особенность.

Какой срок хранения счетов-фактур?

Таким образом, если по счету-фактуре срок однозначно определяется, то для товарной накладной нужно выбирать наиболее длительный период. В данном примере последний день периода хранения с/ф – 30.09.2020, для накладной – 31.12.2021. Срок хранения актов выполненных работ Акты составляются в дополнение к договорам гражданско-правового характера, например, подряд.

В соответствии с актом исполнитель отчитывается перед заказчиком о выполненных действиях. То есть акт выступает первичным документом, на основании которого передаются и принимаются работы. Для первичной бухгалтерской документации устанавливаются период хранения в течение 5-ти лет.

Таким образом, акты выполненных работ нужно хранить на протяжении пяти лет с момента завершения периода действия договора или соглашения, в дополнение к которому данный акт составляется.

Онлайн журнал для бухгалтера

Напомним, что 26.12.2011 было принято постановление Правительства РФ № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее – Постановление № 1137). Ранее эта сфера регулировалась постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914, которое мы будем именовать «Постановление № 914». Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур Постановлением № 1137 впервые утверждена форма Журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур (далее – Журнал) (приложение № 3 к Постановлению № 1137).

Журнал состоит из двух частей: части 1 – «Выставленные счета-фактуры» и части 2 – «Полученные счета-фактуры». Раньше для этих целей применялись два самостоятельных Журнала. См. Пример 1.

Сроки хранения счетов-фактур на предприятии

Вы писали:msneg, Вы писали:varo, Вы писали:Бурбон и виагра - всё!? Бурбон вроде францу… Наш ответ на санкции: Россия не будет закупать программное обеспечение из США. И еще много чего msneg, Вы писали:varo, Вы писали:Бурбон и виагра - всё!? Бурбон вроде французский, нет? …

Внимание

Наш ответ на санкции: Россия не будет закупать программное обеспечение из США. И еще много чего Бурбон вроде французский, нет? Король - да, а напиток - совсем нет. Наш ответ на санкции: Россия не будет закупать программное обеспечение из США.

Сколько лет хранить счета-фактуры и накладные

Поскольку вместе … Для нянь и домработниц придумают новый налог Ага. а еще нам рассказывали про химоружие в Ираке,а потом правда сказали что «ошиблись». Идет вой… Риски использования нелицензионного ПО: о чем важно знать директору Может кто подскажет. Я вот нанял «няню» для своих поросят в сарае. Эта «няня», просто чистит наво…

Сколько лет надо хранить счета-фактуры

Для нянь и домработниц придумают новый налог Это обнальщиков дрючат, не впечатляйтесь =) Как из вашей компании сделать однодневку? Легко! Речь была про то, что дающий взятку также должен быть осужден и попасть в сказочку. Есть бо… Глава Минфина считает, что россияне должны сами позаботиться о достойной пенсии Это еще до электронной регистрации практиковалось вовсю. Года 4 назад в очереди в спр… Ничего не подозревающий заключенный колонии чуть не стал фиктивным директором юрлица А ты видел, что он сидит? Или в сказочки из ЗомбоЯщика веруешь, что он сидит? Если пользоваться … Глава Минфина считает, что россияне должны сами позаботиться о достойной пенсии Похоже с гендиров решили собрать алименты в пользу гос-ва. Есть доходы, нет -назвался гендиром, и…

Сколько лет хранить счет-фактуры и накладные

С другой стороны, регистрировать в Журнале выставленные электронные счета-фактуры можно только при наличии подтверждения о доставке их покупателю. Учитывая, что процесс передачи счета-фактуры покупателю и получения подтверждения от него может занять до 2 дней (согласно пп. 2.6 – 2.7 «Порядка выставления и получения счетов-фактур…», утвержденного приказом Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н), то получается, что зарегистрировать электронный счет-фактуру в Журнале в момент выставления нельзя – информация о нем должна где-то «зависнуть» до тех пор, пока не будут получены 2 квитанции (от оператора и от покупателя). На практике это означает, что придется вести отдельный учет выставленных, но еще не подтвержденных счетов фактур в каком-то «неофициальном» журнале или базе данных.

Регистрируем и храним счета-фактуры по-новому

Срок хранения книг покупок и продаж Данные книги применяются для обоснования правомерности вычетов по добавленному налогу. Периоды, на протяжении которых необходимо обеспечить сохранность данных регистров, определяются Правилами их ведения, утвержденными 1137-м Постановлением. Читайте также статью: → «Учет счетов-фактур в книге покупок и продаж».

Срок хранения счетов фактур

Хранить книги продаж и покупок нужно на протяжении 4л. с момента внесения последней записи. Данный срок соответствует прописанному в пп.8.п1ст.23 НК РФ. При этом указанный период соответствует как бумажным, так и электронным книгам. Порядок хранения документов на предприятии Регистры и первичную документацию можно хранить как в бумажном, так и электронном формате. Порядок хранения определяется Положением, утвержденным Письмом Минфина 105 от 29.07.1983.

Сроки хранения счетов-фактур в организации

Если с/ф получен позже, чем товар с накладной Если товарные ценности с сопроводительной накладной получены в одном периоде, а счет-фактура по ним позже в другом периоде, то срок хранения сдвигается.

Причем сдвигается не только период хранения с/ф, но и накладной, используемой в качестве основания для подтверждения принятия к учету ценностей. Если по накладной материалы получены, но не оплачены В данном случае возникает задолженность, которую можно списать через три года в связи с окончанием срока исковой давности. Накладную при этом нужно хранить на протяжении 4л. с момента окончания периода исковой давности, в общей сложности 7 лет. Если ежегодно с контрагентом составляется акт сверки с прописанной в нем задолженностью, который подписывается обеими сторонами, то трехлетний срок исковой давности начинает отсчитываться заново с момента подписания данного акта.

Сколько хранить счета-фактуры

У вас на руках комплект от поставщика – счет-фактура и товарная накладная. Сколько лет их хранить? Товарную накладную нужно хранить в течение пяти лет. Ведь она является первичным документом. Вы используете ее не только в налоговом, но и в бухгалтерском учете.

Представим, что дата выписки документов – 10 августа 2015 года. Отсчет начинается с 1 января 2016 года. Поэтому хранить документ нужно до 1 января 2021 года. Счет-фактура не является первичным документом. На него минимальный пятилетний срок из Закона о бухучете не распространяется.

Срок хранения счета-фактуры – четыре года. Сколько лет хранить другие документы, читайте в статье «Ваш архив бухгалтерских документов – нерушимые правила» журнала «Семинар для бухгалтера». Если нет подписки, оформите ее бесплатно на три дня.

Как долго хранить счета-фактуры

Журнале указывается дата поступления файла счета-фактуры спецоператору, которая берется из его подтверждения. А казус состоит в том, что если продавец не получил извещения от покупателя о получении им счета-фактуры, то такой документ не может быть зарегистрирован в Журнале (даже если продавец имеет подтверждение спецоператора с указанием даты и времени). При повторном направлении одного и того же счета-фактуры в электронном виде указывается дата того направления, по которому получено извещение покупателя о получении счета-фактуры Мнение специалиста СвернутьПоказать Наталья Храмцовская, к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International С одной стороны, при выставлении счета-фактуры ему должен быть присвоен конкретный регистрационный номер, и он должен быть зарегистрирован по дате выставления.

Какой срок хранения товаротранспортных накладный при перевозке грузов в юридическом лице, таким как Общество с ограниченной ответственностью? Вопрос №2. Вообще обязательны ли ТТН, если допустим уже выписываются путевые листы?3.Вопрос №3. На что можно сослаться, если суд в рамках гражданского дела истребует данные ТТН, однако их предоставлять к примеру не желательно. Что можно указать, утеря или что нибудь ещё, что бы это было убедительно и правдоподобно.

1) безопаснее хранить ТТН не менее пяти лет.

В статье 23 НК РФ говорится, что документы, необходимые для целей расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), организация должна хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, необходимым для исчисления и уплаты налогов.

В части 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет.

Таким образом, чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, храните накладные как минимум пять лет.

2) Путевой лист и ТТН не взаимозаменяющие документы. Только в случае, если у Вас есть транспортная накладная, то ТТН не нужна. Для подтверждения факта заключения договора перевозки груза автомобильным транспортом достаточно транспортной накладной. Это следует из статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункта 4 ПБУ 1/2008, части 1статьи 8 Закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ, пункта 2 статьи 785 Гражданского кодекса РФ, пункта 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272.Аналогичный вывод отражен и в письме Минфина России от 28 января 2013 г. № 03-03-06/1/36.

Если доставка груза осуществляется транспортной организацией (автомобильным транспортом), выписывается ТТН по форме № 1-Т. При перевозках собственным автотранспортом продавец также выписывает товарно-транспортную накладную. Этот документ может служить основанием для отражения поступивших товаров в бухучете покупателя.

Помимо этого ТТН (форма № 1-Т) является документом, предназначенным для учета движения ТМЦ и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Поэтому, если покупатель одновременно выступает заказчиком перевозки товаров, наличие у него товарно-транспортной накладной (формы № 1-Т) необходимо (письмо ФНС России от 18 августа 2009 г. № ШС-20-3/1195).

3) В случаях, когда закон или договор требуют от одной стороны представить другой стороне какую-либо информацию, то непредставлением информации будет считаться в том числе:

предоставление информации с опозданием,
предоставление неполной информации,
предоставление неправильной информации.

Непредставление сведений (информации) или несвоевременное представление в государственный орган (должностному лицу),
влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц - от трехсот до пятисот рублей; на юридических лиц - от трех тысяч до пяти тысяч рублей (ст.
19.7 КоАП)

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Срок хранения

Ситуация: в течение какого срока организация обязана хранить бухгалтерские (налоговые) документы

Храните документы в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет.

Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ , Законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ , а также в перечне , утвержденном .

Аналогичные разъяснения есть в письме Минфина России от 22 июля 2013 г. № 03-02-07/2/28610 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 15 августа 2013 г. № АС-4-3/14759).

Таким образом, чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ , храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет. Дольше – лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.*

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании . Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 .

Началом срока хранения документов считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету) (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Например, если документ составлен в 2014 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2015 года. Из этого правила есть два исключения.

Первое – это регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них. Это следует из пункта 24 раздела II приложения 4, пункта 22 раздела II приложения 5 и пункта 13 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 .

И второе исключение – документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считайте с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).

Сергей Разгулин , действительный государственный советник РФ 3-го класса

2.Ситуация: Когда при перевозке товаров нужно составить товарно-транспортную накладную по форме № 1-Т

Для учета движения ТМЦ и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом составляют товарно-транспортную накладную.* Например, по форме № 1-Т (раздел 2 указаний, утвержденных , ).

Товарно-транспортную накладную составляет грузоотправитель для каждого грузополучателя и на каждую поездку автомобиля. При этом обязательно заполнить все реквизиты.

Елена Попова , государственный советник налоговой службы РФ I ранга

Если доставка груза осуществляется транспортной компанией (автомобильным транспортом), выписывается товарно-транспортная накладная по форме № 1-Т (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 , п. 2 ст. 785 ГК РФ). При перевозках собственным автотранспортом продавец также выписывает товарно-транспортную накладную . Этот документ может служить основанием для отражения поступивших товаров в бухучете покупателя (п. 2.1.3 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Комитета РФ по торговле от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5 , указания , утвержденные постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 , п. , Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).

Помимо этого товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т) является документом, предназначенным для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом(раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 , ). Поэтому, если покупатель одновременно выступает заказчиком перевозкитоваров, наличие у него товарно-транспортной накладной (

Сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета прописаны в законодательстве. По истечении этих сроков документы, как правило, уничтожаются. Но всегда ли оправданы такие действия? В каких случаях может появиться необходимость хранить документацию за пределами общих сроков? И можно ли хранить документы в электронном виде? На эти вопросы мы ответим в статье.

В деятельности любой компании документооборот играет важную роль. От его эффективной организации в немалой степени зависят финансовые и налоговые риски, своевременность расчетов с контрагентами и выполнения требований контролирующих органов. Одной из важных составляющих документо-оборота в организации является обеспечение сохранности документов.

Обязанность хранить документы, создаваемые в процессе осуществления хозяйственной деятельности компании, в течение сроков хранения, установленных законодательством, вытекает из положений ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон № 125-ФЗ).

По истечении сроков хранения первичная бухгалтерская документация может быть уничтожена. Главное — не допустить ошибки и не уничтожить документы, которые на законном основании могут потребовать налоговики. Иначе штрафов и доначислений не избежать…

Сколько хранить первичку…

Все проводимые организацией хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Такое определение первичных учетных документов дано в ст. 9 Закона № 129-ФЗ . А в пункте 2.2. Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.83 № 105 (документ применяется и сейчас в части, не противоречащей Закону № 129-ФЗ), сказано, что первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Они должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции.

Налоговый кодекс не содержит понятия первичных учетных документов, но, по сути, использует его в том же значении, что и законодательство о бухучете (это позволяют сделать нормы п. 1 ст. 11 НК РФ). Согласно ст. 313 НК РФ налоговый учет для целей исчисления налога на прибыль — это система обобщения информации для определения базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным НК РФ . Расходы для целей налогового учета обязательно должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Таким образом, бухгалтерский и налоговый учет основываются в первую очередь именно на первичных учетных документах. А вот сроки хранения первички для целей бухучета и налогообложения различны.

Общие сроки хранения первичной учетной документации содержатся и в бухгалтерском, и в налоговом законодательстве. Так, положения ст. 17 Закона № 129-ФЗ устанавливают обязанность организации хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухотчетность в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле, но не менее пяти лет. При этом отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом составления документа (п. 2 ст. 17 Закона № 129-ФЗ , п. 1.4 Перечня).

Статьей 362 Перечня также установлено, что первичные учетные документы и приложения к ним, на основании которых сделаны записи бухучета (кассовые документы и книги, банковские документы, ордера, акты о приеме, сдаче и списании имущества, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.) хранятся пять лет.

Налоговый кодекс устанавливает обязанность обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета в течение четырех лет. Это требование распространяется равным образом и на налогоплательщиков, и на налоговых агентов (подп. 8 п. 1 ст. 23 и подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

…а сколько счета-фактуры?

Счета-фактуры нужно хранить четыре года (ст. 368 Перечня). Напомним, что счета-фактуры к первичной учетной документации для целей Закона № 129-ФЗ не относятся (см., например, письмо Минфина России от 12.07.2005 № 03-04-11/154). Это документ, необходимый для получения вычетов по НДС (п. 1 ст. 172 НК РФ) и относящийся, соответственно, исключительно к сфере налогового учета. В постановлении ВАС РФ от 18.10.2005 № 4047/05 высшие арбитры тоже отметили, что счета-фактуры составляются на основе уже имеющихся первичных документов и должны отражать конкретные факты хозяйственной деятельности, подтверждаемые такими документами.

Таким образом, норма ст. 17 Закона № 129-ФЗ , согласно которой первичные документы хранятся не менее пяти лет, на счета-фактуры не распространяется. Это подтверждается и тем, что счета-фактуры отдельно поименованы в Перечне.

Получается, что счета-фактуры могут быть уничтожены раньше других документов по сделке. Посмотрим, как это может выглядеть на практике.

пример

Компания в сентябре 2012 г. приобрела товарно-материальные ценности, предназначенные для дальнейшей реализации. По этой сделке продавец выписал товарную накладную и выставил счет-фактуру от 18.09.2012. Оплата произведена через банк. Определим сроки хранения документов.

Платежное поручение и товарная накладная по форме № ТОРГ-12 признаются первичными документами и должны сохраняться с учетом требований Закона № 129-ФЗ не менее пяти лет. Этот срок, как мы помним, начинает течь с года, следующего за годом составления документа. То есть уничтожить первичку по данной операции можно не ранее 2018 г. Ведь согласно п. 2.4.5 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) документы включаются в акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, только если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется такой акт. В нашем случае срок хранения первички истечет к 1 января 2018 г.

Срок хранения счета-фактуры начинает отсчитываться с периода, следующего за периодом, в котором был использован документ, то есть с 1 октября 2012 г.

Обратите внимание: если до истечения срока хранения счетов-фактур инспекция начала проверку по НДС за период, в котором налог по этим счетам-фактурам заявлен к вычету, их необходимо сохранить до завершения проверки и урегулирования всех спорных вопросов по ней.

Отметим, что документы для регистрации счетов-фактур, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, организация обязана хранить в течение не менее четырех лет с даты последней записи (п. 24 раздела II приложения 4, п. 22 раздела II приложения 5 и п. 13 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

Анализируя судебную практику, можно прийти к выводу, что уничтожение счетов-фактур может привести к негативным последствиям даже в случае, когда налогоплательщик, казалось бы, соблюдал установленные НК РФ сроки хранения. А уж если документы уничтожены до истечения таких сроков, арбитры наверняка встанут на сторону инспекции.

Так, ФАС Восточно-Сибирского округа в постановлении от 04.07.2012 по делу № А33-5433/2011 поддержал налоговиков, отказавших предпринимателю в вычете НДС из-за отсутствия счетов-фактур. Выездная проверка была назначена в 2009 г. за периоды 2006—2008 гг. При этом в 2006 г. предприниматель заявил к вычету НДС по счетам-фактурам, полученным им еще в 2005 г. Инспекция доначислила НДС, посчитав, что налог к вычету мог быть предъявлен только в соответствующих периодах 2005 г. В региональном управлении ФНС России инспекторов поправили, указав, что вычет можно заявить и в более поздний период, но из-за отсутствия спорных документов оставили доначисления в силе. Суды встали на сторону фискалов. Они отклонили доводы бизнесмена о том, что требование инспекции о представлении документов вынесено за пределами установленного Налоговым кодексом срока хранения первички и счетов-фактур. Ведь суды нижестоящих инстанций установили, что на момент начала выездной проверки срок хранения документов не истек. Однако предприниматель, в нарушение подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ , не обеспечил сохранность документов и не принял меры по их восстановлению для подтверждения права на вычеты, несмотря на то что был ознакомлен с решением о проведении проверки, в том числе в отношении НДС. Небрежность обошлась коммерсанту почти в 1,3 млн руб. налога и пеней.

Отметим, что в данном случае бизнесмену за точку отсчета для хранения документов следовало брать 2006 г., поскольку именно в периодах 2006 г. он использовал счета-фактуры, полученные в 2005 г., для целей исчисления НДС. Кстати, предприниматель не удовлетворился проигрышем в трех судебных инстанциях и подал заявление о пересмотре дела в ВАС РФ. Заявление принято к производству (Определение ВАС РФ от 30.08.2012 № 11843/11), и, даже если спор не дойдет до Президиума ВАС РФ, узнать мнение высших арбитров по данному вопросу будет небезынтересно.

ФАС Северо-Кавказского округа в постановлении от 30.01.2012 № А53-19232/2010 согласился с правомерностью определения налоговиками расчетным методом НДС, подлежащего восстановлению и уплате в бюджет со стоимости реконструкции здания, переданного в качестве вклада в уставный капитал другой организации. Нижестоящие суды установили, что на момент передачи основных средств в 2008 г. у компании имелись соответствующие первичные бухгалтерские документы и документы налогового учета. Однако на момент выездной проверки в 2010 г. документы, подтверждающие стоимость проведенной в 2003 г. реконструкции, налогоплательщик уже уничтожил. Арбитры указали, что установленный подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ срок для сохранности документов по данной операции, в том числе срок хранения первичных документов, отражающих реконструкцию спорных зданий, следовало исчислять с периода передачи имущества — 27 августа 2008 г. Поэтому уничтожить документы налогового учета компания могла не ранее 2012 г.

Специальные сроки хранения

На практике у организаций нередко возникает необходимость сохранения первички далеко за пределами общих сроков, установленных законодательством. В некоторых случаях это прямо установлено правовыми нормами, а иногда вытекает из правоприменительной практики.

Так, организация для целей учета расходов на обучение работников в целях налогообложения прибыли обязана хранить подтверждающие документы в течение всего срока действия соответствующего договора обучения. А после окончания обучения — еще и в течение одного года работы сотрудника, обучение, профессиональная подготовка или переподготовка которого были оплачены компанией согласно заключенному с организацией трудовому договору, но не менее четырех лет. Об этом говорится в п. 3 ст. 264 НК РФ .

На существование специальных сроков хранения документов, установленных главой 25 НК РФ , указал и Минфин России в письме от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270 .

По мнению финансистов, для хранения первичных документов, подтверждающих осуществление расходов в виде амортизационных начислений, установлен общий срок (четыре года), исчисление которого осуществляется в специальном порядке. С учетом требований ст. 252 НК РФ срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации. То есть, например, при приобретении компьютера, который с учетом Классификации основных средств включается во вторую амортизационную группу (имущество со сроком полезного использования свыше двух до трех лет включительно), срок хранения документов, подтверждающих расходы на приобретение объекта ОС (если компьютер будет признан таковым) может составить до семи лет. Исходя же из требований Перечня срок хранения документов об определении амортизации основных средств не может быть менее десяти лет.

При переносе убытков на будущее организация обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда база текущего налогового периода уменьшается на сумму убытка (п. 4 ст. 283 НК РФ). При этом сохранять, по мнению чиновников, нужно и первичку, подтверждающую размер понесенного убытка. Такого подхода придерживаются и некоторые окружные суды (см. постановления ФАС Поволжского округа от 25.01.2012 № А12-5807/2011 и от 12.04.2011 № А55-18273/2010, Центрального округа от 12.12.2011 № А68-2312/09 и др.).

В то же время есть и судебные решения в пользу налогоплательщиков, где арбитры указывают, что сохранять первичку не требуется, тем более в случае, когда наличие убытка было подтверждено предыдущей выездной проверкой (см., например, постановление ФАС Уральского округа от 01.06.2011 № Ф09-2789/11-С3). Недавно точку в этом споре поставили высшие арбитры (постановление Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 № 3546/12). Судьи решили, что сохранять первичные документы необходимо в течение всего срока уменьшения налоговой базы на сумму понесенного убытка, в том числе и в ситуации, когда убытки понесены правопредшественником компании. Перенос убытков осуществляется на срок до десяти лет (п. 2 ст. 283 НК РФ). А значит, с учетом глубины налоговой проверки и срока уплаты налога на прибыль срок хранения первичных документов, подтверждающих сумму понесенного убытка, в таком случае может составлять до 14 лет.

Более длительное хранение первички необходимо обеспечить и при включении в состав внереализационных расходов сумм просроченной дебиторской задолженности. Так, арбитры ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 11.04.2003 № А56-26135/02 указали, что первичные учетные документы, подтверждающие размер и основания возникновения дебиторской задолженности, используются и при осуществлении операции по ее списанию. Получается, что срок хранения этих документов необходимо исчислять с момента списания дебиторской задолженности. Эта позиция подтверждается и в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 12.09.2007 № А33-12062/2006 (Определением ВАС РФ от 31.01.2008 № 16192/07 отказано в пересмотре дела).

Хранение первички в электронном виде

Чиновники давно ничего не имеют против хранения первичных учетных документов в электронном виде (см., например, письмо Минфина России от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314). Фактически это стало возможным с момента принятия Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Положения ст. 314 НК РФ предусматривают возможность ведения регистров налогового учета в электронной форме. Согласно нормам п. 2 ст. 93 НК РФ (в редакции Федерального закона от 27.07.2010 № 229-ФЗ) документы в электронной форме, составленные по установленным форматам, могут быть представлены в инспекцию по ТКС. В бухгалтерском учете также допускается составление первичных и сводных учетных документов на машинных носителях информации, с оговоркой, что в таком случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций и по требованию госорганов (п. 7 ст. 9 Закона № 129-ФЗ).

Хранить в электронном виде первичные документы, документы бухгалтерского и налогового учета, оформленные организацией, можно. Главное условие — первичка и счета-фактуры должны быть заверены в надлежащем порядке, то есть подписаны квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью). Такие документы могут подтверждать расходы для целей налогообложения в случаях, если законодательством не устанавливается или не подразумевается требование о составлении документа на бумажном носителе (письмо Минфина России от 15.09.2011 № 03-02-08/96). Более того, финансисты считают, что документы, составленные в электронной форме по установленным форматам, не нужно хранить на бумажных носителях (письмо от 22.08.2012 № 03-02-07/1-202).

Напомним, что в настоящее время утверждены электронные форматы некоторых первичных документов — товарной накладной (ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ (услуг) (приказ ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172). В электронной форме можно представлять налоговикам и выставлять контрагентам и счета-фактуры (формат электронного счета-фактуры утвержден приказом ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138). Однако многие другие востребованные в хозяйственной жизни компаний документы пока «осталось за кадром», и если они составлены в электронном виде, их придется представлять налоговикам в бумажном варианте с отметкой о подписании электронной подписью (письмо Минфина России от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1). Бумажные документы придется использовать и при работе с контрагентами, не имеющими соответствующих технических средств. Ведь электронный документооборот — дело добровольное.

Сроки хранения бумажных и электронных документов едины — никаких особенностей для последних законодатель не предусмотрел. На это указывают и чиновники (письмо Минфина России от 30.03.2012 № 03-11-11/104).

Электронные документы в архиве организации

Напомним, что право организации создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности, прописано в п. 2 ст. 13 Закона № 125-ФЗ . Деятельность созданного в компании архива должна быть организована в соответствии с упоминавшимися выше Правилами работы архивов. На возможность создания архива, в котором хранятся только документы организации и ее предшественников, указано в п. 1.2.1 данных Правил.

В разделе 3.3 Правил работы архивов приведен состав документов, подлежащих передаче в архив. Так, архив организации комплектуется делами постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения, а также делами по личному составу. Дела со сроками хранения до десяти лет по общему правилу не подлежат передаче в архив организации. Они хранятся в структурных подразделениях компании и по истечении сроков хранения уничтожаются. Однако, как мы сказали выше, в особых случаях первичные документы могут сохраняться более десяти лет, и тогда они не должны включаться в состав актов о выделении документов с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению.

Поскольку документы компании можно хранить в электронном виде, то нет и никаких препятствий для формирования электронного архива организации. В пункте 1.2.2 Правил работы архивов указано, что в зависимости от состава документации архив может быть создан и на электронных носителях. Порядок сдачи в архив электронных документов (ЭД) рекомендован п. 2.1.4 Правил. Отбор документов на электронных носителях для передачи в архив производится экспертной комиссией организации после того, как эти документы перестали использоваться в работе компании. Экспертизу ЭД комиссия проводит во взаимосвязи с документацией организации на традиционных носителях. При этом учитывается, в частности, отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение, стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив, соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения документации и затраты на хранение. Все операции, осуществляемые с электронными документами, при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и т.п.) должны быть документированы для обеспечения аутентичности документов. Об этом говорится в п. 1.3.4 Правил работы архивов. Необходимые для этого формы приведены в приложениях к Правилам. Так, для учета электронных документов используется форма учетной карточки, приведенной в приложении 31. За единицу учета ЭД может быть принят носитель с записью файла или нескольких файлов, образующих единый программно-информационный объект, и сопроводительная документация к ним (она может быть оформлена в электронном виде или на бумаге). Носителем может быть компакт-диск, жесткий диск компьютера (винчестер) и пр. В качестве вспомогательных учетных документов могут создаваться и использоваться журнал учета поступления и выбытия ЭД (приложение 33) и журнал учета миграций и перезаписей ЭД (приложение 34).