Унифицированные системы документации. Назначение и состав унифицированной системы документации Основа для разработки унифицированной системы документации

Унифицированная система документации (УСД) -- система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспече-ние управления). -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999. - С. 15.

Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации -- министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов, Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ - за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике -- за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ -- за систему организационно-распорядительной документации.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии// Делопроизводитель - 2001 - №1.

Таким образом, унифицированные системы документации -- это приведенный к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями, независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебное пособие. - М.: ИКЦ «Маркетинг», 2003 - 336 с.

Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе:

* единообразия построения форм документов;

* регламентации содержания документов, входящих в каждую систему;

* исключения из документов дублируемых данных, добиваясь однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи;

* сокращения количества традиционно включаемых в них данных, не используемых при решении конкретных управленческих задач;

* единства применяемой терминологии и условных обозначений, добиваясь сопоставимости показателей не только на разных уровнях управления, но и в различных системах документации на основе единства алгоритмов формирования документов и показателей в них;

* определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей их построения, ориентированных на компьютерную обработку, но пригодных и к восприятию человеком;

* установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей. ГОСТ Р 6.30-03 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.,2003

К настоящему времени на общеуправленческом уровне унифицировано было свыше трех с половиной тысяч (3500) форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в 1993 г. в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяющее его принадлежность к одной из систем документации и место в этой системе. Код формы подтверждает само его право на существование и соответствие утвержденному образцу-эталону.

Обязательны к применению следующие общероссийские унифицированные системы управленческой документации, включающие в себя комплексы документов, сгруппированные по задачам.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации:

· документация по созданию организации, предприятия;

· документация по реорганизации организации, предприятия;

· документация по ликвидации организации, предприятия;

· документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;

· документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;

· документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;

· документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;

· документация по кадрам.

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по при­знакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единым требова­ниям к их оформлению.

Основным направлением совершенствования документов является их унифика­ция и стандартизация.

В целях сокращения количества документов, применяемых в управленческой деятельности, в целях типизации их форм, снижения трудовых и материальных затрат на их подготовку и оформление, в целях достижения единообразия инфор­мационных баз проводятся работы по унификации документов, созданию уни­фицированных систем документации (УСД).

В основе создания унифицированных систем документации лежит единообра­зие состава и формы управленческих документов:

Унифицированная система организационно-распорядительной докумен­тации;

Унифицированная система банковской документации;

Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;



Унифицированная система отчетно-статистической документации;

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

Унифицированная система документации по труду;

Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

Унифицированная система внешнеторговой документации.

Формой юридического закрепления унификации документов является стандартизация служебных документов.

Стандартизация в области документоведения означает установление общегосударственных форм и требований к документам, обязательных к использованию всеми организациями. Применение стандартов повышает культуру современной управленческой деятельности.

Унификация и стандартизация служебных документов создает возможность составления типовых (трафаретных) текстов для документов, содержащих иден­тичную и повторяющуюся информацию.

12. Этапы и методы унификации управленческих документов. Основные формы представления унифицированных текстов: текстовый, трафаретный, таблица, анкета

Текстом официального документа называется информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации.

Главная цель унификации текстов заключается в совершенствовании управленческой документации, в ускорении принятия оптимальных управленческих решений, а значит в повышении в целом эффективности всего процесса управления.

Унификация текстов позволяет:

1. Решать задачи упорядочения состава документов организации, фиксирующих выполнение однотипных функций.

2. Уменьшать затраты на создание документов. В частности, установлено, что время на составление и редактирование унифицированного текста сокращается в 3-5 раз. Таким образом, повышается производительность труда, оперативность работ в сфере управления, предупреждается возможность пропуска необходимых частей информации.

3. Экономить время и усилия, необходимые для чтения, знакомства с документом, поскольку в унифицированном тексте создатель документа может сразу же выделить ключевую информацию. По некоторым данным, унифицированный текст воспринимается почти на порядок интенсивнее, чем неунифицированный.

4. Унифицированные шаблоны текстов документов легко использовать в компьютерных автоматизированных системах делопроизводства.

Существует ряд предпосылок, необходимых для унификации текстов документов:

Ø прежде всего, это большое количество однотипных производственных
и управленческих операций. Дело в том, что процесс управления состоит

Ø из однотипных функций, документирование которых сопровождается появлением множества однотипных документов. В свою очередь, подобного рода документы порождают устойчивые, повторяющиеся языковые конструкции. В результате число языковых средств управленческих документов ограничено (две трети слов и выражений в них повторяются);

Ø лексика управленческих документов зависит от законодательных и
нормативных актов органов власти и управления и связана с необходимостью переноса в документы точных юридических формулировок;

Ø официальные, служебные документы насыщены специальной терми­нологией;

Ø для них характерна нейтральность лексики;

Ø наконец, тексты отдельных групп документов имеют однотипную структуру.

Унификация текстов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий.

Основным методом унификации текстов служебных документов является выделение постоянной и переменной информации. Постоянной информацией является информация, повторяющаяся во всех документах, создаваемых в аналогичных управленческих ситуациях, переменной информацией является информация, позволяющая отличать повторяющиеся управленческие ситуации одну от другой.

Постоянная информация фиксируется в унифицированной форме документа, составляя неизменную, повторяющуюся часть текста. В унифицированной форме документа должно быть предусмотрено свободное место для записи переменой, новой информации.

Для того чтобы можно было отделить постоянную информацию от переменной, необходимо иметь хотя бы несколько документов одной разновидности и одного назначения, созданных в аналогичных управленческих ситуациях.

Только анализ конкретных документов дает основание для разделения информации на постоянную и переменную.

Метод унификации тестов имеет две разновидности – унификацию содержания и формальную унификацию.

Выделяются следующие виды унификации и стандартизации текста служебных документов:

1. стандартизация языковых единиц, законодательное закрепление их в
ГОСТах (делопроизводственные термины, отраслевые термины, наименования объектов, изделий, лексические и графические сокращения);

2. разработка единых форм представления текстов документов (например, унифицированные тексты с постоянной информацией на бланке документа);

3. формализация языковых средств (т.е. ограничение использования эле­ментов естественного языка за счёт употребления искусственных языковых
средств: кодов, условных обозначений, графических элементов и др.). Связано это прежде всего с использованием компьютерных технологий;

4. рубрикация, т.е. членение текста на отдельные составные части и графическое отделение их друг от друга. Простейшей рубрикой является абзац. В зависимости от объёма, тематики, назначения текста рубрикация мо­жет усложняться. В частности, тексты сложных документов делятся на раз­делы, параграфы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими циф­рами. Номера самых крупных частей текста состоят из одной цифры. На второй ступени деления используются две цифры, на третьей - три и т.д.
Например:

2.2.2. и т.д.

Унифицированный текст документа может быть представлен в унифицированной форме документа, в виде трафарета, анкеты или таблицы. Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в тексте документа.

Типовые тексты.

Управленческая деятельность включает немало типовых, часто повторяющихся ситуаций, при документировании которых в разных организациях создаются документы с одинаковым содержанием. Поэтому широкое распространение в практике получили унифицированные тексты документов – типовые.

Типовые тексты обычно разрабатываются для многостраничных документов, включающих единые формы языкового выражения, прошедшие длительную апробацию на практике и поэтому наиболее точно передающие содержание определенных действий или ситуаций, например, для положений, инструкций, правил, регламентов и т.п.

Большая часть текста является типовой в таких документах, как должностная инструкция, положение о структурном подразделении организации, правила внутреннего трудового распорядка.

Типовые части текста могут включаться даже в такие документы, которые по существу, являются индивидуальными. Например, в трудовом договоре, заключаемом с работником при поступлении его на работу, помимо индивидуальных сведений и условий содержится немало типовой информации, которая вносится в другие трудовые договоры, что позволяет разрабатывать типовые формы этих документов.

Трафаретные тексты

Трафаретные тексты создаются для небольших по объему документов, многократно составляемых в течение календарного года или периодически из года в год. Трафаретные тексты рекомендуется создавать для групп документов с идентичными действиями. В учреждениях трафаретные тексты документов оформляются в виде сборника.

Трафарет – это стандартный лист бумаги, на который полиграфическим способом нанесена постоянная информация и оставлено место для переменной информации.

Текст-трафарет – форма представления текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для внесения переменной информации, характеризующей конкретную управленческую ситуацию.

Трафареты определяют состав информации документов, ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки.

В тексте-трафарете сохраняется грамматическая структура текста, это грамматически связный текст, построенный по нормам деловой письменной речи.

Форма представления унифицированного текста в виде трафарета вбирается тогда, когда основным содержанием документа является информация об управленческих действиях. В виде трафарета разрабатываются унифицированные тексты приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных и служебных записок, писем, справок и.д. Текст-трафарет может содержать «подсказки» в виде подстрочных пояснений о характере информации, которую следует вносить в пробелы.

Содержание документов определяется составом и значением показателей и реквизитов, которые в него входят. С одной стороны, показатели и реквизиты могут быть разными, что не исключает возможности предъявления к ним общих требований. С другой стороны, большое количество показателей и реквизитов даже у различных документов бывает одинаковыми. Трафаретные документы значительно сокращают время на составление документов, так как внимание исполнителя ограничено лишь введением переменной конкретной части информации, место которой заранее определено. Фактически он заполняет уже составленный документ, что исключает стадию черновика.

Схематически методика разработки трафаретных текстов сводится к следующему:

Ø выявление типовых управленческих задач;

Ø сбор информации, необходимой и формируемой в процессе решения управленческих задач;

Ø составление проекта унифицированного текста документа, отражающего выявленную типовую ситуацию;

Ø согласование проекта со специалистами, составляющими документы или работающими с ними (при этом особое внимание следует обращать на употребление профессиональных терминов);

Ø окончательное редактирование проекта и оформление в соответствии с требованиями ГОСТов.

В компьютерных программах, предназначенных для набора и оформления текстов (текстовых редакторах), типовые (трафаретные) формы документов называются «template» и переводятся словом «шаблон», примером трафаретного документа является любой бланк организации.

Таблица

Наиболее краткой и наглядной формой изложения информации в документе является таблица.

В таблицу, как правило, включаются сведения о нескольких объектах, характеризуемых по разным признакам.

Таблица – перечень сведений, числовых данных приведенных в определенную систему и разнесенных по графам.

В таблице постоянная информация представлена наименованием признаков, по которым описывается некоторое множество объектов, записанных в крайней левой графе таблицы – боковине. Переменная информация в таблице записывается в ячейки, образуемые перечислением горизонтальных и вертикальных строк и граф.

Форма таблицы, как правило, применяется при изложении цифровой информации в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских, организационно-распорядительных и др. документах.

Таблицы нумеруют. Нумерация таблиц производится следующим образом: если таблица в тексте не одна, то она должна быть обозначена «Таблица 1».

Таблицы могут быть разной степени сложности, заголовки граф таблицы могут содержать несколько уровней счисления, то есть включать подзаголовки.

Заголовки таблицы должны быть краткими, четкими. Головки таблицы рекомендуется отделять от остальной части жирной чертой. Заголовки граф и строк пишутся с прописной буквы, подзаголовки, если они не имеют самостоятельного значения, со строчной. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Точка как знак препинания при оформлении таблиц не ставится. Исключением является случай с написанием сокращенных слов.

Допускается перенос таблицы с большим числом строк на другую страницу. Чтобы не переносить на новую страницу заголовочную часть, занимающую много места, графы таблицы нумеруют и на каждую последующую страницу переносится только строка с номерами граф. Над последующей частью в этом случае пишут слова «Продолжение таблицы…», «Окончание таблицы…». Не допускается вводить в таблицу графу «номер по порядку». В случае необходимости нумеровать строки их порядковые номера ставят перед заголовками строк, в боковине, а после цифры, обозначающей номер строки, ставится точка.

Числовые значения показателей, приводимые в графах, проставляются на уровне последней строки наименования показателей. Словесная характеристика показателей, в от­личие от цифровой, должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии данных в соответствующих графах обязательно проставляется прочерк.

Повторяющиеся слова в заголовках строк, если таблица не разделена горизонтальными линиями, могут заменять­ся кавычками. Повторяющиеся цифры и обозначения в гра­фах таблицы кавычками не заменяются.

При наличии небольшого по объему цифрового ма­териала, который нецелесообразно оформлять таблицей, его дают в виде вывода. В выводе, в отличие от табли­цы, колонки должны быть разделены не линиями, а от­точиями. Например:

«При подвеске низковольтных проводов на переходах и по ровной трассе без переходов применять к нормам коэффици­енты:

затраты труда и заработная плата.......... …………………………………. 1,8

машины и материалы.................................... ………………………………….. 2,0».

4. Анкета

Анкета – форма представления текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам. Содержательная часть документа в виде анкеты имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная информация - наименование признаков, переменная – их характеристики. Анкета обычно содержит следующие варианты изложения информации:

Ø вопросы и ответные места для ответов;

Ø вопросы и варианты ответов для выбора;

Ø ответные места для информации, вносимой анкетируемым дополнительно по его усмотрению.

В тексте-анкете постоянная информация выражается существительным в именительном падеже или словосочетанием, опорным словом, которым является существительное в именительном падеже. Переменная информация может записываться также словосочетанием с существительным в именительном падеже, глаголом (имеет, не имеет и т.п.), числительным (чаще в цифровой форме) или словами «да», «нет».

Анкетная форма содержательной части документа особенно характерна для кадровой документации и для документации маркетинговых служб, изучающих, например, потребительский спрос на продукцию, выпускаемую данным предприятием.

Таблицы с информацией текстового характера составляются непосредственно в текстовом редакторе MS Word. Если же таблицы содержат переменные цифровые величины и требуется пересчет цифровых данных, то используется программа - электронные таблицы MS Excel или база данных MS Access. Данные из этих приложений импортируются в MS Word с сохранением связей с соответствующей исходной программой, что дает возможность обновлять и редактировать вставленные в документ данные. Оформление таблицы регламентирует ГОСТ Р-1.5-92.

13. Правила оформления машинописного текста. Особенности унификации текстов документов с учетом применения автоматизированных систем

В целях экономного размещения реквизитов относительно друг друга и их состав­ных частей (строк) между собой рекомендуются следующие сочетания меж­строчных интервалов в зависимости от формата документа:

* Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом, печатаются через два интервала.

** В скобках приведены значения интервалов, которые допускаются наряду с основными. Интервалы, указанные первыми, - предпочтительнее.

ГОСТ Р 6.30-2003 базируется на подготовке документов с помощью пе­чатающих устройств и средств вычислительной техники.

Шаг письма (размер печатного знака) и межстрочный интервал установ­лены ГОСТ 6.10.5-87, в миллиметрах: 2,6 - шаг письма; 4,25 - межстроч­ный интервал.

Для четкого определения начал печатания того или иного реквизита ре­комендуются 8 положений печатающего устройства, исчисляемых количе­ством печатных знаков (ударов клавиши), начиная от левого поля формуля­ра.

От 0-го положения (граница левого поля) печатают значительное число реквизитов письма: дату исходящего документа; ссылку на индекс входя­щего документа; заголовок к тексту; текст (если он состоит из одного абза­ца); наименование должности в реквизите «подпись»; гриф визирования; фамилию исполнителя и номер его телефона; отметку об исполнении доку­мента и направлении его в дело.

От 1-го положения (5 знаков от границы левого поля) печатают начало абзацев в тексте; отметку о наличии приложения.

От 2-го положения (16 знаков от границы левого поля) печатают индекс исходящего документа; дату в реквизите «ссылка на индекс и дату входяще­го документа».

От 3-го положения табулятора (24 знака от границы левого поля) печата­ют расшифровку подписи исполнителя о реквизите «Отметка об исполне­нии документа и направлении его в дело».

От 4-го положения (32 знака от границы левого поля) печатают номер страницы в многостраничных документах, реквизит «Адресат», идентифи­катор электронной копии документа.

От 5-го положения (48 знаков от границы левого поля) печатают рас­шифровку подписи в реквизите «подпись».

От 6-го положения (56 знаков от границы левого поля) печатают слово «копия».

При составлении письма с использованием персонального компьютера могут не совпадать с размерами печатных знаков, ис­пользовавшихся в пишущих машинках. В связи с этим пять стандартных положений из семи следует считать ориентирами при оформлении доку­мента. Нулевое и первое положение остаются обязательными.

При размещении многострочных реквизитов в пределах выделенной формуляром площади следует использовать строки полной длины. Начало каждой новой строки при этом должно быть выровнено по вертикали.

Рекомендуемая длина строки многострочных реквизитов (кроме текста) -28 печатных знаков. В виде исключения, если, в частности, заголовок к тек­сту (реквизит 18, с. 32) продольного бланка превышает 150 знаков, его стро­ку допускается продлевать до границы правого поля или переносить на сле­дующую строку.

ГОСТ Р 6.30-2003 не оговаривает виды шрифтов, которыми следует пользоваться при подготовке текста документов при помощи персонально­го компьютера. Основные требования к шрифтам сводится к тому, чтобы они были хорошо читаемыми.

Правила письма текстового материала

Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способам, печатают через два межстрочных интервала. Машинописная страница состоит из 28-30строк.

Допускается письмо через один интервал. В этом случае между абзацами делается два интервала. При печатании через один интервал машинописная страница состоит из 53 - 58 строк.

При печатании через полтора интервала машинописная страница состоит из
38 строк.

Рабочая строка стандартной машинописной страницы состоит из 64 ударов.

Первую строку каждого абзаца печатают, отступив пять ударов от границы левого поля.

Нумерация страниц начинается со второй. Номер страницы проставляют посередине верхнего поля листа. От верхнего среза бумаги до номера страницы два интервала, от номера страницы до текста - тоже два интервала.

Номер страницы ставится только одной цифрой без каких-либо дополнительных знаков.

Ø отрывать одну строку текста или слово от предыдущего абзаца;

Ø начинать одну строку нового абзаца на заканчивающейся странице, лучше начать новый абзац на другой странице;

Ø начинать в конце строки слово с переносом, лучше перенести это слово на новую страницу.

Текст может делиться на составные части: главы, пункты, подпункты. Каждая составная часть должна иметь номер. Нумерация производится арабскими цифрами. Номер каждой составной части должен включать в себя все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления.

Унифицированная система документации (УСД) , согласно стандартизованному определению, - это «система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности» . Как видим, данное определение отражает сущность двух понятий: «системы документации» и «унификация документов».

Если система документации формируется исходя из потребностей документирования той или иной деятельности, то унифицированная система документации является результатом проведения унификации документов этой системы: приведение документов к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества форм или видов документов, их показателей и реквизитов. Унификация обязательно приводит к установлению рационального на какое-то достаточно продолжительное время единообразия в документировании.

Унифицированная система документации способствует:

  • 1) сокращению затрат ручного труда в информационных процессах (в результате от человека требуется минимум усилий для заполнения или прочтения документов);
  • 2)широкому использованию электронно-вычислительной техники, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки (это достигается обеспечением программной, технической и информационной совместимости документов, разработкой соответствующих форм документов, классификаторов, словарей и т. п.);
  • 3)упорядочению информационных потоков;
  • 4)сокращению количества документов;
  • 5)дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.

Всё это вместе взятое позволяет повысить эффективность управления, так как достигается большая оперативность в получении качественной информации, снижается количество ошибок в документах, сокращаются ручные операции, повышается творческий характер управленческого труда, уменьшаются финансовые затраты на работу с документами.

Сказанное относится не только к российской сфере работы с документами. Так, согласно проведённым в США исследованиям, стоимость индивидуально составленного и напечатанного служебного письма достигала суммы в 3 доллара 75 центов, тогда как стоимость составления письма-формы, т. е. унифицированного документа, равнялась всего лишь 25 центам .

Стандартизация является формой юридического закрепления результатов унификации. Поэтому УСД представляет собой комплекс государственных стандартов, определяющих, во-первых, основные положения унифицированной системы и, во-вторых, единую форму всех входящих в неё документов. Другими словами, в состав унифицированной системы документации (УСД) входят: 1) государственные стандарты; 2) унифицированные формы документов, 3) методические указания по их применению. Ядро всей УСД составляют унифицированные формы документов.

Унифицированная форма документа - это «совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации» .

В зависимости от уровня утверждения они разделяются на следующие категории:

  • - общероссийские;
  • - отраслевые (ведомственные);
  • - формы документов субъектов Федерации;
  • - формы документов объединений, предприятий, организаций.

Общероссийские унифицированные формыявляются межотраслевыми. Эти формы применяются для документирования типовых управленческих процессов, присущих всем организациям, независимо от видов деятельности и организационно-правовых форм. Данные формы утверждаются на федеральном уровне. Разработчиками унифицированных форм на общероссийском уровне выступают Федеральное архивное агентство, Федеральная служба государственной статистики, Минфин России, Центральный банк Российской Федерации. Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Примером унифицированных форм документов на общегосударственном уровне могут служить унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05 января 2004 г. № 1.

Наряду с межотраслевыми системами документации существуют формы документов, отражающие специфику информационного обеспечения конкретных отраслей деятельности или отдельных организаций. Эта специфика может быть двух видов: 1) особые дополнительные требования к информации для решения типовых управленческих функций, например оформление приема, перемещения и увольнения кадров в образовании, здравоохранении и т.д.; 2) специфическая деятельность, для реализации которой и была, собственно, сформирована та или иная отрасль деятельности и управление ею. Данный вид специфической документации существует безусловно, так как в этих документах фиксируется основная деятельность отрасли, например, документация по здравоохранению (рецепты, больничные листы, истории болезней и т.д.); документация по архивному делу (описи дел, листы-заверители, путеводители и т.д.); документация геолого-разведочного производства (карты, профили, дела скважин и т.д.); учебная документация (расписания, ведомости успеваемости, программы курсов и т.д.). Вопросами определения состава данной документации, ее информационного наполнения, внутренней организации и оформления занимаются ведомства и (или) другие организации, официально определенные головными в конкретной отрасли деятельности, например Российская государственная библиотека - для остальных библиотек страны. Отраслевые формы документов имеют нормативный характер в рамках административной (ведомственной) системы, например документация судебная, нотариальная и др., или для всех организаций, занимающихся конкретной деятельностью, например документация страховая, медицинская и др.

Формы документов субъектов Федерации утверждаются на уровне регионов, областей, краев, республик, органов местного самоуправления и отражают специфику документирования деятельности этих образований. Применение таких форм распространяется на организации и учреждения, находящиеся в ведении соответствующих субъектов РФ.

Формы документов объединений, предприятий, организаций разрабатываются, утверждаются и применяются на локальном уровне.

Унификация формы документов позволяет улучшить их качество, т. к. содержание унифицированной формы включает оптимальное количество сопоставимых показателей, необходимых реквизитов. Такая форма рациональна по расположению реквизитов, предусматривает удобные способы заполнения и составления. Использование на практике унифицированных форм дает значительный эффект в результате снижения затрат на составление, изготовление, оформление документов, их передачу и обработку. Все это позволяет ускорить прохождение документов в организации, оптимизировать документооборот. Совершенствование содержания документов позволяет улучшить его качество, оптимизировать управленческие задачи за счет получения необходимой и достаточной информации.

Результаты унификации состава документов получают закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов - в Альбоме форм документов.

В целях сокращения количества применяемых форм документов на строго правовой и функциональной основе в министерствах, ведомствах, конкретных организациях по итогам унификации разрабатываются Табели унифицированных форм документов.

Табель унифицированных форм документов - это «перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов» .

Примерный Табель форм - это единый нормативный документ, представляющий собой перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности предприятия, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы. В Табель должны включаться все документы независимо от того, кем и на каком носителе они изготавливаются.

В текущей деятельности Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы документов, используемых организацией для документирования собственной управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа.

Табель форм документов предназначен для:

  • - оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе;
  • -классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и направлениям деятельности;
  • - унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки документов в организации;
  • - унификации форм документов;
  • - упорядочения документальной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий в управленческой деятельности.

Правовой основой разработки Табеля унифицированных форм документов является соответствующая запись в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ): «состав управленческих документов, создаваемых в организациях, определяется их компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между организациями и закрепляется в табеле документов». В соответствии с ГСДОУ Табель форм документов должен составляться в каждой организации. Применение документов, не указанных в Табеле, запрещается. В ГСДОУ приводится примерная форма Табеля унифицированных форм документов организации. Он составляется в форме таблицы. В основе схемы Табеля находится классификация функций, выполняемых всеми подразделениями организации .

Наряду с разработкой Табеля форм документов целесообразно разрабатывать Альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в Табель, и закрепляющий результаты проведенной унификации состава и форм документов организации. И Альбом, и Табель форм документов утверждаются руководителем организации. На основе Альбома форм документов проектируются бланки документов.

Альбом форм документов содержит унифицированные формы документов, включенные в Табель, и закрепляет результаты проведенной унификации состава и форм документов организации по функциям управления.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Альбом форм документов - сборник эталонных унифицированных форм документов, необходимых для документационного обеспечения управления данной конкретной организации, учреждения, предприятия

Альбом форм документов в организации должен быть представлен в двух вариантах:

  • - бумажный (эталонный образец), который хранится в Службе делопроизводства организации (в канцелярии);
  • - электронная копия, которая должна быть на каждом автоматизированном рабочем месте .

Характерными особенностями альбомов унифицированных форм документов, включенных в унифицированные системы управленческой документации, являются:

  • - единообразие построения форм и регламентации содержания документов, входящих в каждую систему; исключение из документов дублируемых данных, а также традиционно включаемых в них данных, но не используемых при решении конкретных задач, что позволяет добиваться однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи;
  • - единство применяемой терминологии и условных обозначений, позволяющее добиваться сопоставимости показателей при переходе с одного уровня управления на другой и от одной системы к другой на основе унификации алгоритмов формирования показателей и документов;
  • - определенная конечная совокупность реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей построения видов документов и конкретных форм;
  • - установление единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.

Применение Табеля и Альбома форм документов обеспечивает:

  • - соответствие используемых форм документов решаемым задачам;
  • - оперативность реализации управленческих функций;
  • - сокращение затрат рабочего времени на составление, оформление и обработку документов.

УСД позиционируются органами стандартизации и разработчиками как обязательные для любых структур управления и организаций, применяющих различные технологии документационного обеспечения управления (ДОУ).

Наиболее обширным по составу задач и документов является комплекс нормативных документов (стандартов) и разработанных на их основе унифицированных систем управленческой документации, включающий несколько сотен форм документов.

Наиболее полный свод унифицированных систем управленческой документации и соответствующих форм документов представлен в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-931 (ОКУД), где каждый вид документа получил свое кодовое обозначение, определяемое принадлежностью к одной из УСД и местом внутри этой системы. Это кодовое обозначение подтверждает соответствие утвержденному для обязательного применения образцу-эталону.

В настоящее время в Российской Федерации существуют следующие унифицированные системы управленческой документации.

В итоге многолетних усилий по совершенствованию документации было унифицировано свыше 35000 форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяемое принадлежностью к одной из унифицированных систем документации и местом документа внутри этой системы. Это кодовое обозначение подтверждает само его право на существование и соответствие утвержденному для обязательного применения образцу-эталону.

Коды форм по ОКУД проставляются в верхней части документа, однако точного единого места для всех форм не определено: так как в письме код формы традиционно указывается после адресных данных над индексом.

Унифицированные системы управленческой документации раз­работаны на основе:

Ø единообразия построения форм документов; регламентации содержания документов, входящих в каждую систему; исключе­ния из документов дублируемых данных, а также традиционно включаемых в них данных, но не используемых при решении кон­кретных задач, в целях однократности ввода информации в про­цессе решения управленческой задачи;

Ø единства применяемой терминологии и условных обозначений в целях сопоставимости показателей при переходе с одного уровня управления на другой и от одной системы к другой на основе уни­фикации алгоритмов формирования показателей и документов;

Ø определения совокупности реквизитов и показателей для каж­дого вида документов и создания единых моделей построения со­вокупности их видов, пригодных как к машинной обработке, так и для восприятия их человеком;

Ø установления единых правил составления и оформления рекви­зитов документов, общих для всех систем документации и конкре­тизированных в случаях наличия специфических особенностей.

Унифицированные системы документации (УСД) – совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности (управлении, финансах и т.п.). УСД необходимы для сокращения объемов документов и снижения затрат на составление и обработку документов

ü унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД);

ü унифицированная система первичной учётной документации (УСПУД);

ü унифицированная система банковской документации (УСБД);

ü унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций (УСФУОБД);

ü унифицированная система отчетно-статистической документации (УСОСД);

ü унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий (УСУОБД);


ü унифицированная система документации по труду (УСДТ);

ü унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ (УСДПФ РФ)

ü унифицированная система внешнеторговой документации (УСВД)

Унифицированная система документации (УСД) - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содер­жащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности . Разработка унифицированных систем документации связана с автоматизацией процессов управления, процедур создания, оформления, передачи документов. В состав унифицированной системы документации входят один-два государственного стандарта, на основе которых разрабатываются унифицированные формы документов, а также инструктивные и методические материалы по их внедрению и применению.

Результатом работы по унификации документов могут быть:

Ø общероссийские унифицированные формы;

Ø отраслевые унифицированные формы;

Ø унифицированные формы документов предприятия.

В настоящее время в России в соответствии с Постановлением Госстандарта № 299 от 30.12.93 разработаны следующие унифицированные системы управленческой документации, включающие в себя комплексы документов:

На каждую унифицированную систему документации разработан государственный стандарт . Разработчиками УСД являются соответству­ющие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности . Так, Министерство финансов РФ является ответственным за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ - за организационно-распорядительные документы. Этими же министерствами и ведомствами утверждаются унифици­рованные формы документов, входящих в унифицированную систему документации (УСД).

Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность рек­визитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Реквизит документа - это обязательный элемент оформления офи­циального документа, например подпись, печать, текст и т.д.

Набор реквизитов официального письменного документа, располо­женных в определенной последовательности, называется формуляром документа .

Все унифицированные системы включают в себя комплексы образцов бланков конкретных документов, обновляемых по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов. Почти все унифицированные формы документов приспособлены к двум вариантам использования в качестве образцов:

· для создания компьютерных шаблонов;

· создания бланков на бумаге для их быстрого рукописного заполнения.

Применение документов, вошедших в УСД , в принципе, обязательно, ответственность за это должны нести как руководители министерств и ведомств , так и руководители объединений, организаций и предприятий . Государственный надзор за соблюдением требований УСД в госсекторе возложен на органы стандартизации и метрологии, а в негосударственном секторе – на местные органы исполнительной власти.

На каждую унифицированную систему разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности: Министерство финансов РФ – за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ – за организационно-распорядительную документацию.

Этими же министерствами и ведомствами утверждаются унифицированные формы документов, входящие в УСД. Они разрабатывают и утверждают унифицированные формы документов, обязательно учитывая возможность их компьютерной обработки.

Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Контрольные вопросы

1. Каковы основные цели унификации документов?

2. Что учитывается при проведении унификации документов?

3. Что понимается под системой документации?

4. Какие бывают системы документации?

5. В чем особенность УСОРД?

6. Что представляет собой стандарт и какие виды стандартов применяются в нашей стране?

7. Что входит в комплекс нормативных документов по стандартизации?

8. Кто разрабатывает и утверждает нормативные документы по стандарти­зации и кто осуществляет контроль и надзор за соблюдением их требований?

9. Что представляет собой УСД и какие действующие в нашей стране УСД вы знаете?

10. Что понимается под реквизитом документа?

12. Каким нормативным документом регламентируется применение УСОРД?

Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.

Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

В разработке унифицированных систем документации накоплен большой опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.38-72 на требования по оформлению организационно-распорядительной документации. В 1990 году стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ 6.38-90).

С 01.07.1998 года в Российской Федерации введен в действие ГОСТ Р 6.30-97, внесший существенные изменения в оформление управленческой документации в связи с компьютеризацией делопроизводства.

В настоящее время действует ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

Имеется некоторый опыт в создании других систем унифицированной документации (финансовой, торговой, снабженческо-сбытовой и др.).

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.


Работа по унификации включает:

· разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

· внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД;

· внедрение разработанных ОКТЭИ;

· ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие;

· разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

· разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения.
Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.

Основными принципами унификации документов являются:

Унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра- образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;

Единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;

Комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

Информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;

Сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники;

Стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);

Сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;

Экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.

Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица .

Трафарет - это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений.

Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В унифицированной системе документации на организационно- распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации.

Таблица - разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная - на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи.

В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.

Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным (повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорении оборачиваемости финансовых средств) и прямым (снижение затрат труда (а следовательно и затрат на заработную плату) при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники).

Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

Безопасности продукции, работ и услуг;

Жизни и здоровья;

Технической и информационной совместимости, а так же взаимозаменяемой продукцией;

Экономии всех видов ресурсов.

Все ГОСТы, действующие на территории нашей страны объединены в единую государственную систему стандартизации – иерархически организованную систему классификации и самих ГОСТов.

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждения документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информации, совместимости автоматизированных баз данных, в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

УСД – совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документа, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности.

В основе создания УСД лежит метод унификация – установление единообразия состава и форм управленческих документов создаваемых при решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающих интегративную автоматизированную обработку данных.

Государственная система документированного обеспечения управления
(ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил устанавливающих единые требования в документации управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях.

Основная цель ГСДОУ упорядочивание документооборота организации, сокращения количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации.

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельностью, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами.

Различают следующие виды документов:

По назначению (средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) и средства передачи документов (письмо, телеграмма)).

По происхождению (служебные и личные документы).

По форме (индивидуальные, типовые, трафаретные).

По срокам исполнения и хранения (постоянные, долговременные, временные).

По месту составления (внутренние и внешние).

По наименованию (приказы, указы, отчеты).

По стадиям создания (выписки, дубликаты, оригиналы).

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД) - совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации - установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных OA_show(12); управленческих функций и задач.

Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

В настоящее время действует восемь УСД:

· унифицированная система организационно-распорядительной документации;

· унифицированная система банковской документации;

· унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

· унифицированная система отчетно-статистической документации;

· унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

· унифицированная система документации по труду;

· унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

· унифицированная система внешнеторговой документации.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа. Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляются мероприятия, предусматривающие внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.

На предприятиях, в учреждениях, организациях по итогам унификации составляется Табель форм документов - единый нормативный документ, представляющий собой перечень унифицированных форм документов, которые необходимы и достаточны для данной организации, чтобы эффективно решать задачи и выполнять функции управления. По сути дела, Табель форм документов - это справочник, где в упорядоченном виде содержатся формы документов, которые используются в организации, а также указаны этапы подготовки и оформления документа. Он составляется в форме таблицы. В основе схемы Табеля находится классификация функций, выполняемых всеми подразделениями организации.

На основании Табеля создается Альбом форм документов - сборник эталонных унифицированных форм документов, необходимых для ДОУ данной конкретной организации, учреждения, предприятия.

Альбом форм документов в организации должен быть представлен в двух вариантах:

Бумажный (эталонный образец), который хранится в Службе делопроизводства организации (в канцелярии);

Электронная копия, которая должна быть на каждом автоматизированном рабочем месте.

И Альбом, и Табель форм документов утверждаются руководителем организации.



Похожие статьи