Личный листок по учету кадров. Бланк и образец заполнения. Образец заполнения личного листка по учету кадров

28.06.2019

Личным листком по учету кадров называют такой документ, где содержатся разного рода биографические и личностные сведения о сотрудниках той или иной компании. Этот листок включается в их личное дело наряду с другими документами, касающимися работника.

Личный листок по учету кадров своим видом очень напоминает которая заполняется во время взятия на должность. Но они отличаются тем, что личный листок нужен уже после устройства на работу и содержит фото работника форматом 4х6 см.

Скачать заполненный образец личного листка по учету кадров можно ниже.

Итак, личный листок должен быть заполнен сотрудником собственноручно и подается всего лишь в единственном экземпляре. Здесь не допускается каких-либо помарок или исправлений. Для заполнения всех полей понадобится информация из паспорта, военного билета (для мужчин), трудовой книжки, образовательных документов и т. д.

В силу того, что такой документ является личным, он удостоверяет права и личность заполняющего, а также его положение в обществе и должностные обязанности. При этом стоит понимать, что каждый вопрос личного листка предвидит исчерпывающие ответы. Так здесь нельзя отвечать «да» или «нет», а также нельзя ставить прочерк.

Образец заполнения личного листка по учету кадров

Если говорить более конкретно о полях с вопросами, то свое имя, отчество и фамилию сотрудник должен писать полностью. При этом дату рождения нужно подавать в виде цифр. А вот место рождения нужно писать в той форме, каким оно было на время рождения сотрудника.

Строка с информацией о гражданстве просто должна включать название страны. А вот со строкой под названием «образование» уже немного сложнее. Так, здесь требуется указать степень образования заполняющего в соответствии с действующим законом. В таком личном листке нужно также перечислить языки, которыми владеет сотрудник, включая и владение государственным языком. Вдобавок здесь указывается и уровень владения ими.

После этого заполняется поле «Ученая степень», где осветляется наличие присвоенной степени или же звания.

Поле под названием «Какие имеете труды и изобретения» предвидит перечисление всех трудов с указанием из выходных данных, а также запатентованных изобретений. Бывает так, что на перечисление всех трудов в личном листке по учету кадров не хватает отведенного места, тогда все нужно оформить на отдельном листке бумаги.

После этого на документ нужно наклеить соответствующую фотокарточку. Далее составитель листка должен подписать его и указать текущую дату. После этого в документ уже не могут быть внесены какие-либо дополнения или изменения.

При приеме на работу потенциального работника могут попросить заполнить анкету, составленную работодателем, в которой необходимо указать биографические данные, свои навыки, опыт работы, возможно, сведения о родственниках и т.д. Если работник будет зачислен в штат, уже после приема на работу ему будет предложено заполнить личный листок по учету кадров. Этот документ является частью официальной кадровой документации и будет храниться в личном деле работника.

Что это за листок и зачем он нужен

Данный документ позволяет работодателю составить представление о работнике - какие навыки у него имеются, где он родился, кто его родители и главное — какие задачи ему можно поручить, исходя из тех сведений, которые он представил.

На самом деле данный листок состоит из нескольких страниц и представляет собой анкету с полями для заполнения. На вопросы отвечает сам работник, он же заносит информацию в листок.

Оформление данного документа не является обязательным для частных организаций. Работодатель сам определяет, нужны ли ему личные листки в целях учета кадров. Однако крупные компании чаще всего используют эти документы в своей кадровой учетной политике, так как они заинтересованы в привлечении лучших кадров. При приеме на работу в государственное учреждение такой листок должен быть заполнен сотрудником в обязательном порядке.

Заполнение личного листка по учету кадров

Требования к форме и содержанию данного документа не унифицированы, однако отдельные положения присутствуют во всех документах этого типа. Перечислим, что всегда указывается в рассматриваемом листке:

Ф.И.О. работника;
дата рождения;
адрес проживания (регистрации);
паспортные данные;
семейное положение.

В конце документа обязательно проставляются дата его заполнения и подпись работника, заполнившего листок.

К документу прикладывается фотография работника 3х4 см, которая затем вклеивается в специально отведенное для этого место.

Другие разделы добавляются по желанию работодателя. Среди них могут быть:

место рождения;
национальность;
номер телефона (домашний, мобильный);
сведения о родных - супруге, родителях, братьях, сестрах, детях;
воинская обязанность (военнообязанный, невоеннообязанный);
сведения об образовании - вносится информация только о законченном образовании высшего уровня, т. е. если работник закончил университет, то указывать, в какой школе он учился, не требуется, а если работник не заканчивал ничего, кроме средней общеобразовательной школы, нужно указать именно это учебное заведение;
опыт работы - места работы с начала трудовой деятельности с указанием периода работы и занимаемой должности;
дополнительные знания и навыки - владение иностранными языками, ученая степень/звание, научные работы (указанные сведения должны быть документально подтверждены);
сведения о поездках за границу, в том числе туристических;
правительственные награды.

Работник может заполнить не все разделы, и работодатель не может заставить его это сделать. Однако это касается только работодателей-«частников». В государственных учреждениях отказ работника заполнить листок приравнивается к отказу от исполнения должностных обязанностей. В частной фирме негативным последствием отказа от предоставления информации о себе может стать лишь недоброжелательное отношение к новому работнику со стороны руководства, но и оно может подпортить работнику жизнь на новой работе.

Если работник заполнил листок, а впоследствии какие-либо сведения, указанные в документе, стали неактуальными (работник женился, съездил в командировку за границу и т.д.), работник обязан сообщить об этом руководству или сотруднику, уполномоченному на осуществление учета кадров, для своевременного внесения в листок актуальных сведений.

При увольнении данный документ работнику не выдается и остается на хранении у работодателя.

Личный листок по учету кадров (образец заполнения)

При трудоустройстве работника нередко просят заполнить анкету, которая содержит данные о соискателе: информацию об образовании, личные данные, данные о месте работы близких родственников и т.д.

Если работник принят в штат, ему предложат заполнить личный листок по учету кадров. По своей сути личный листок очень похож на анкету , которую заполняют соискатели. Если при прохождении собеседований работник уже заполнял анкету, личный листок по учету кадров (образец будет приведен далее) может не заполняться – в личное дело работника может быть включена анкета. Порядок ведения личных дел работодателем определяется в локальных нормативных актах. Нужно предусмотреть, какой именно из документов (листок по учету кадров, анкета, оба документа) войдет в состав личного дела работника – этот вопрос остается на усмотрение работодателя.

Личный листок по учету кадров (образец заполнения)

Поскольку личный листок не имеет утвержденной формы, работодатель разрабатывает его самостоятельно и включает в документ те пункты и разделы, которые считает нужным. Личный листок по учету кадров (скачать документ вы сможете в конце статьи) обязательно содержит личные данные работника (ФИО, адрес, семейное положение и др.), остальные разделы работодатель добавляет на свое усмотрение. Чтобы упростить себе задачу по составлению документа, можно скачать образец личного листка по учету кадров и на его примере разработать свой бланк.

Что из себя представляет листок по учету кадров? Документ содержит следующую информацию:

ФИО работника;
Дата, место рождения;
Гражданство;
Образование (название учебного заведения, факультет, специализация, номер диплома, год поступления и окончания);
Информацию о владении иностранными языками, уровень владения;
Бланк личного листка по учету кадров может включать информацию о научных трудах, полученных ученых степенях;
Подробную информацию о трудовой деятельности (месяц и год поступления на каждую работу и увольнения с нее, наименование компании, занимаемая должность, местоположение);
Листок по учету кадров (бланк документа мы приведем в конце статьи) может включать информацию об участии в выборных (законодательных/ представительных) органах (местонахождение выборного органа, название, в качестве кого избирался работник, даты избрания и выбытия);
Информацию о наличии наград и званий;
Отношение к воинской службе и звание, в случае если работник служил;
Личный листок обычно включает в себя информацию о семейном положении работника и информацию о членах семьи (количество детей, их даты рождения, сведения о супруге и т.д.);
Место жительства, контактные данные, данные документа, удостоверяющего личность (номер, кем и когда выдан и т.д.).

Образец заполнения личного листка по учету кадров мы приведем ниже. Работник должен указать дату заполнения, подписать документ. Дополнительно прилагается фотография работника (обычно стандартного размера 3х4 см), которая вклеивается в листок в специально отведенное место.

Как заполнять личный листок по учету кадров? Информация, предоставленная работником при заполнении, должна быть полной и достоверной. Работник может отказаться заполнять некоторые разделы документа и работодатель не может заставить его это сделать. Нельзя включать в личный листок пункты, касающиеся состояния здоровья, религиозных, политических убеждений человека и т.п. (ст. 86 ТК РФ).

Дополнение к личному листку по учету кадров

Позднее, когда личный листок уже заполнен, в учетных данных работника могут произойти изменения. Кадровику нужно составить дополнение к листку, включив его в личное дело работника.

Какие изменения может понадобиться внести в личный листок по учету кадров, какую информацию целесообразно указать в дополнении?

Данные о работе после заполнения листка (должность, дата назначения и ухода, документ о переводе, увольнении и т.д.);
Информация о награждениях работника, присвоении знаний (дата, когда сотрудник был награжден, название награды, основание записи);
Сведения о повышении квалификации (дата, решение комиссии, основание записи);
Информация об изменении иных учетных сведений (например, смена места жительства и т.д.);
Информация о наложении и снятии взысканий с работника (дата наложения, кем взыскания было наложено, за что, вид взыскания, основание записи, дата снятия, основание снятия).

Заполнение личного листка по учету кадров (дополнения к нему) происходит на основании документов, которые подтверждают сведения, внесенные в листок – аттестаты, дипломы, справки, приказы и т.д. После внесения всех сведений проставляется дата заполнения документа, ФИО и подпись кадрового работника.

Личный листок по учету кадров - первоначальный учетный документ, являющийся основной составляющей личного дела. В большинстве случаев личные дела создаются на работников руководящих должностей и специалистов. Личный листок состоит из информации, которая необходима работодателю в процессе принятия решения о составлении трудового договора с потенциальным сотрудником.

Содержит также список вопросов, касающихся биографии работника, его образования, исполняемой им работы с начала трудовой деятельности, поездок за границу, наличия правительственных наград, воинской обязанности, семейного статуса, места проживания, данных паспорта и прочее.

Личный листок учета кадров самолично заполняется потенциальным работником, на весь перечень вопросов необходимо предоставить исчерпывающие письменные ответы без пропусков, исправлений, сокращений и помарок.

При возникновении отрицательного ответа, в ходе заполнения личного листка, его следует записывать без повтора вопроса (ученая степень - не имею).

Заполнение документа

В личном листке учета кадров ответы на представленные вопросы необходимо давать в полном сходстве с записями, содержащимися в личных документах. В процессе заполнения применяются документы:

паспорт;
трудовая книжка;
военный билет (при наличии).

А также документы, подтверждающие:

уровень образования;
наличие наград;
какие-либо изобретения;
ученые степени и иные привилегии.

Пункт «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» наделен особым, важным значением. Его необходимо заполнять на основе записей трудовой книжки. Если трудовой стаж был прерван по тем или иным причинам, их также необходимо описать (учеба, болезнь).

Образец заполнения листка

В личном листке учета кадров предусмотрено место для фото работника. Личный листок заверяется подписью сотрудника организации.

Одновременно с личным листком учета кадров употребляется подобная учетная форма - анкета, содержащая более расширенные вопросы по отдельным пунктам, например, причины изменения фамилии. Помимо этого, анкета подлежит подписанию сотрудниками кадровой службы только после сопоставления указанных данных с личными документами работника.

Изменения относительно работника, произошедшие уже после составления личного листка учета кадров, вносятся в предусмотренное для подобных случаев Дополнение к листку. Оно включает такие пункты, как фамилия, имя, отчество, а также две табличные формы.

Первый раздел заполняется сведениями о движениях по службе, о датах поступления и ухода с должности, о решениях об утверждении и освобождении работника.

Второй раздел предназначен для изменений иных учетных признаков (о награждениях, наложениях взысканий и т. д.).

Каждое изменение, указанное в Дополнении, требует подтверждения соответствующим первичным документом.

Дополнение к личному листку учета кадров должно обязательно содержать отметки об осуществлении проверок наличия и состояния личных дел. Отметки представляют собой надпись «Личное дело проверено», а также содержат дату и подпись.

Личный листок учета кадров - это проверенный документ, содержащий сведения о работнике и создающий первичную базу данных о сотрудниках организации.

(Размер: 69,5 KiB | Скачиваний: 5 492)

Личный листок по учету кадров – документ, относящийся к кадровой учетной политике предприятия. В него включаются краткие сведения о личной и профессиональной биографии работника, военной службе, наградах, поездках и т.д. По структуре, содержанию и форме он относится к типу анкетных документов.

Кто заполняет личный листок по учету кадров

Заполнением занимается лично сотрудник, на которого он оформляется, непосредственно при трудоустройстве. Заполненный листок прикрепляется к его личному делу, где и хранится на протяжении всего периода работы. После увольнения данный документ совместно с другими кадровыми бумагами, утратившими свою актуальность, передается в архив организации.

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

Зачем нужен документ

Листок, в котором собраны основные данные о сотруднике, позволяет работодателю в короткое время ознакомиться с ними и составить о «новобранце» собственное представление, или, иначе говоря, получить «профессиональный портрет» работника. Это в свою очередь дает возможность определить, насколько сотрудник будет соответствовать той или иной должности, а также принять решение о том, можно ли поручать этому специалисту какую-либо особо ответственную и важную работу.

Какие документы требуются для оформления листка

Почти все сведения, вносимые в листок, должны быть подтверждены документально. Как правило, сюда вносится информация из паспорта, аттестата, диплома или свидетельства об образовании, трудовой книжки, а также сведения, взятые из справок о наличии наград, изобретений, льгот и т.д.

Правила составления личного листка

На сегодняшний день личный листок по учету кадров не является строго обязательным документом для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей–работодателей. Тем не менее, он относится к категории востребованных документов, и в основном используется при приеме на работу в крупные коммерческие структуры.

Что касается государственных учреждений, то для них наличие этого документа является строго обязательным.

Личный листок не имеет унифицированного общеприменимого образца, поэтому может иметь различную содержание и структуру. Однако есть разделы, которые всегда включаются в стандартную форму документа. В частности, это касается информации о личных данных работника:

дате его рождения,
адреса местожительства,
серии и номера паспорта,
сведений о семейном положении.

Также практически всегда в личном листке требуется указать образование и опыт работы. Все остальные параграфы могут изменяться в зависимости от потребностей и представления работодателя об этом документе.

Еще один важный аспект – при заполнении личного листка, сотрудник должен приложить к нему свою фотографию, которая потом в него вклеивается.

Личный листок по учету кадров оформляется строго в письменном виде от руки, в единственном экземпляре и заверяется подписью сотрудника, который таким образом свидетельствует о том, что внес в него правдивые данные о себе.

Что делать, если изменения, внесенные в личный листок, устарели

Такие ситуации отнюдь не редкость – в жизни каждого человека время от времени происходят перемены. Если какие-либо сведения, внесенные в документ, утратили свою актуальность, сотруднику необходимо обратиться к специалисту, занимающемуся ведением личных дел работников (обычно это кадровик) и передать ему новую информацию.

Пример заполнения личного листка по учёту кадров

Вначале на документ, справа или слева (это не имеет значения) вклеивается фотография сотрудника. Затем вписываются его личные данные: фамилия, имя, отчество (полностью), дата рождения, национальность (при желании можно не указывать) и место рождения. Потом сюда же вносится домашний адрес официальный и фактический (если они отличаются), телефон и сведения из паспорта (серия, номер, когда и кем выдан). Чуть ниже нужно указать свой семейный статус.

Во вторую часть документа вносится информация о ближайших родственниках.

Если из каких-либо соображений работник не желает заполнять эту часть листка, ее можно оставить пустой, а вот следующую строку о военной обязанности заполнить необходимо.

Далее стоят две таблицы об образовании и опыте работы. Если речь идет об образовании, сюда нужно вносить информацию о максимально достигнутом его уровне. То есть, если это школа, то указать сведения о ней, если есть среднее специальное или высшее образование, то школу указывать уже не нужно, достаточно привести информацию о последнем законченном образовательном учреждении.

Что касается предыдущего опыта, то сюда данные нужно вносить, начиная с последнего места работы и по убывающей.

Следующая часть относится к дополнительным знаниям, а также профессиональным достижениям. Сюда нужно вписывать только те сведения, которые имеют под собой документальные доказательства. Что касается пребывания за границей – этот раздел не является обязательным и может оставаться незаполненным.

В заключение следует перечислить награды, которые были получены ранее на ниве профессиональной деятельности. Если таковые отсутствуют, строку можно оставить пустой и перейти к завершающему этапу: указанию даты заполнения личного листка и подписи.

Можно ли отказаться от заполнения листка по учету кадров

Отказаться от заполнения этого документа сотрудник негосударственных предприятий и организаций имеет полное право и никто не может принудить его к этой процедуре. Но, принимая решение об отказе, следует помнить о том, что такие действия могут привести к нежелательным последствиям, например, работника с первого дня «возьмут на карандаш».

Если же речь идет об организации, которые обязаны использовать в учетной кадровой политике листки по учету кадров, то там отказ заполнить документ может быть приравнен к отказу приступать к должностным обязанностям.

Можно ли забрать личный листок после увольнения

Данный документ является частью кадровой документации предприятия, поэтому изъять его по собственному желанию, даже при увольнении, работник не вправе. Однако, если по каким-либо причинам это чрезвычайно важно, можно написать письменное заявление на имя руководителя фирмы и попросить предоставить копию документа.