Апостилирование документов. Что это такое и зачем нужно. Как выглядит апостиль документов: что это такое На что ставят апостиль

26.11.2019

Форма апостиля

Согласно Гаагской конвенции 1961 г., апостиль имеет форму квадрата со стороной не менее 9 см и должен соответствовать образцу, приложенному к Конвенции.

Типовой апостиль на русском языке

Текст апостиля должен содержать следующие реквизиты:

Наименование государства, выдавшего апостиль
Фамилия лица, подписавшего удостоверяемый апостилем документ
Должность лица, подписавшего удостоверяемый апостилем документ
Наименование учреждения, печатью/штампом которого скреплён документ, удостоверяемый апостилем
Название города, в котором проставлен апостиль
Дата проставления апостиля
Название органа, проставившего апостиль
Номер апостиля
Печать/штамп учреждения, проставившего апостиль
Подпись должностного лица, проставившего апостиль

Апостиль может быть составлен как на одном из официальных языков Конвенции (французский либо английский), так и на национальном языке государства, проставившего апостиль. На практике надписи на апостиле часто дублируются на двух языках (одном из языков Конвенции и национальном).

Заголовок «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» должен быть дан на французском языке.

Согласно Конвенции, апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом.

На практике в различных государствах используются различные способы проставления апостилей:

резиновый штамп, клей, (разноцветные) ленты, сургучная печать, рельефная печать, самоклеящиеся стикеры и т. д., а также в качестве приложения к документу, что осуществляется при помощи клея, крепёжных колец, скрепок и т. д.

В настоящее время прорабатывается вопрос об использовании в международной практике электронных апостилей. В частности, система электронного апостилирования внедряется в настоящее время в таких государствах как Андорра , Бельгия , Болгария , Грузия , Испания (Мурсийский регион), Колумбия , Молдавия , Новая Зеландия , США (штаты Канзас , Род-Айленд).

Проставление апостилей в России

Органы, проставляющие апостиль

В Российской Федерации, являющейся участником Гаагской конвенции с 31 мая 1992 года , в настоящее время право проставления апостилей предоставлено следующим государственным органам:

Апостиль, проставленный Управлением ЗАГС

Также, как следует из информации Министерства иностранных дел Российской Федерации от 7 июля 2005 г., правом проставления апостилей на документы наделены Генеральная прокуратура Российской Федерации и Министерство внутренних дел Российской Федерации , однако их компетенция в данной сфере не до конца ясна. Очевидно, имеет место правопреемство этих ведомств в отношении аналогичных функций Генеральной прокуратуры СССР и МВД СССР, которые были наделены правом проставления апостиля Постановлением Совета Министров СССР от 12 ноября 1990 г. № 1135. Министерство образования России ставит апостили в целях подтверждения документов государственного образца об образовании, об учёных степенях и учёных званиях. С условиями апостиллирования документов об образовании можно на сайте Министерства: http://mo.mosreg.ru/podtver_docs/ Фактический адрес приема заявлений и выдачи апостилей: 119049, г. Москва, 1-ый Спасоналивковский пер., д.2, Отдел государственной аккредитации образовательных учреждений и организаций в управлении лицензирования и государственной аккредитации образовательных учреждений и организаций 3 этаж – кабинет №35 Апостиль проставляется на документах государственного образца об образовании, об ученых степенях и ученых званиях, установленного в Российской Федерации, а также документов государственного образца об образовании, об ученых степенях и ученых званиях, установленного в СССР, выданных на территории РСФСР и Российской Федерации. В соответствии Постановлением Правительства Российской Федерации от 11 марта 2011 г. №165 «О подтверждении документов государственного образца об образовании, об ученых степенях и ученых званиях» продолжительность процедуры подтверждения – 45 дней с даты принятия заявления и прилагаемых к нему документов. Подтверждение документов государственного образца об образовании, об ученых степенях и ученых званиях, включает: определение подлинности подписи и наличия у лица, подписавшего документ, представленный к подтверждению, права его подписи; определение подлинности печати, которой скреплен документ, представленный к подтверждению; установление факта выдачи документа, представленного к подтверждению, лицу, указанному в этом документе в качестве его обладателя; установление соответствия формы документа, представленного к подтверждению, форме документов государственного образца об образовании, об ученых степенях или ученых званиях, установленной на момент его выдачи; установление наличия в документе представленного к подтверждению всех реквизитов, заполнение которых согласно законодательству Российской Федерации или СССР в области образования являлось обязательным на момент его выдачи.

Госпошлина

В соответствии с подпунктом 48 пункта 1 ст. 333.33 Налогового кодекса РФ за проставление апостиля взимается государственная пошлина в размере 1500 рублей за каждый документ (согласно Федеральному закону № 374-ФЗ от 27.12.2009 г.). При этом органы государственной власти и органы местного самоуправления, обращающиеся за проставлением апостиля, от уплаты государственной пошлины освобождаются (подпункт 10 пункта 1 ст. 333.35 НК РФ). Также не уплачивают государственную пошлину за проставление апостиля иные категории лиц, имеющие льготы, предусмотренные налоговым законодательством.

Взаимное признание документов

С рядом государств Россия (самостоятельно или как правопреемница СССР) заключила договоры о взаимном признании официальных документов. Это означает, что надлежащим образом оформленный на территории одной из сторон договора документ признаётся другим государством - стороной такого договора без каких-либо формальностей (нужен только заверенный перевод документа на государственный язык соответствующей страны). В отношениях с такими странами проставление на официальные документы апостиля не требуется.

Россия имеет такого рода договоры со следующими государствами:

См. также

Примечания

( //Грамота.ру Русский орфографический словарь Российской академии наук. Отв. ред. В. В. Лопатин)
Этимология слова не до конца ясна. См.: Значение слова "апостиль"
ЗАКЛЮЧЕНИЯ И РЕКОМЕНДАЦИИ, ПРИНЯТЫЕ СПЕЦИАЛЬНОЙ КОМИССИЕЙ ПО ПРАКТИЧЕСКОМУ ПРИМЕНЕНИЮ ГААГСКИХ КОНВЕНЦИЙ ОБ АПОСТИЛЕ, ПОЛУЧЕНИИ ДОКАЗАТЕЛЬСТВ, ВРУЧЕНИИ ДОКУМЕНТОВ
Решение Ульяновского областного суда от 31 августа 2007 года
e-APP: already 10 Jurisdictions participating (англ.)
Согласно Закону СССР от 24 июня 1991 г. № 2261-I «О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу» , применяющемуся в части, не противоречащей законодательству РФ, запрещается вывозить за границу оригиналы трудовых книжек, военных билетов и удостоверений личности, что не исключает, однако, возможности вывоза их нотариально заверенных копий, в силу чего, по мнению Минюста России, проставлять апостиль на такие копии допустимо (см.: Проставления апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу)
Приказ Минюста РФ от 14 декабря 2006 г. № 363 «Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной регистрационной службой государственной функции по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу»
Постановление Правительства РФ от 14.07.2008 г. № 523 «О предоставлении Министерству обороны Российской Федерации полномочий на проставление апостиля на официальных архивных документах о военной службе (работе) в Вооруженных Силах Российской Федерации, Вооруженных Силах Союза ССР и Объединенных Вооруженных Силах Содружества Независимых Государств, выдаваемых в Российской Федерации»
Федеральный закон РФ от 8.11.2010 г. № 293 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием контрольно-надзорных функций и оптимизацией предоставления государственных услуг в сфере образования»
Постановление Правительства РФ от 11.03.2011 г. № 165 «О подтверждении документов государственного образца об образовании, об учёных степенях и учёных званиях»

АПОСТИЛЕМ является упрощенная форма легализации официальных документов, выполненная в виде квадратного штампа , проставляемого государственным органом на документе, выданном на территории этого государства, вступившего в Гаагскую конвенцию от 05 октября 1961 года.

Форма Апостиля во всех странах одинаковая, в шапке написано на французском языке Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961) или (Гаагская Конвенция от 5 октября 1961 года).

Апостиль не подтверждает верность и содержание документа, он лишь удостоверяет подлинность подписи лица, удостоверившего этот документа.

1. Зачем нужен АПОСТИЛЬ?

Апостиль нужен для того, чтобы Ваш официальный документ (например, Диплом об образовании), выданный на территории РФ, имел такую же юридическую силу, ну скажем, на территории США, или наоборот, Диплом США имел юридическую силу в России.

Без Апостиля Ваш документ (например, диплом), скорее всего будет считаться просто бумажкой. Ведь в США не знают как выглядит российский диплом, на каком бланке он выполнен, поэтому и был придуман такой штамп как АПОСТИЛЬ, наличие которого на документе свидетельствует о том, что такой документ существует, лица подписавшие его существуют или имеют право его подписывать.

Здесь приведена в качестве примера страна США не просто так, дело в том, что она входит в от 05.10.1961 года, и РФ в качестве правопреемника СССР входит в этот список, поэтому наличие штампа Апостиля на документе одинаково признается как РФ, так и США.

А если бы здесь участвовали ОАЭ и РФ, то Апостиль уже не подошел бы, так как Арабские Эмираты не входят в Конвенцию. Поэтому для ОАЭ Диплому об образовании РФ пришлось бы пройти полную консульскую легализацию, т.е. прохождение документа через три инстанции: МИД, Минюст, консульство ОАЭ.

В случае Апостиля документ проходит только через одну инстанцию - Минюст - поэтому Апостиль и называют упрощенной формой легализации.

Апостиль выглядит так (3D модель)

2. Страны-участницы Гаагской конвенции

Австралия
Австрия
Азербайджан**
Албания*
Ангилья
Андорра
Антигуа и Барбуда
Аргентина
Армения**
Багамские острова
Барбадос
Беларусь**
Белиз
Бельгия
Бермудские Острова
Болгария**
Босния и Герцеговина*
Ботсвана
Бразилия
Британская Антарктическая территория
Британские Виргинские Острова
Бруней-Дурассалам
Бэйлифский округ Гернси
Бывшая югославская республика Македония, Вануату
Венгрия**
Венесуэла
Германия
Гибралтар
Гондурас
Гренада
Греция

Грузия**
Дания
Джерси
Джерси Бейлиуик Гернси
Доминика
Доминиканская Республика
Каймановы острова
Израиль
Индия
Ирландия
Исландия
Испания*
Италия
Латвия**
Лесото
Либерия
Литва**
Лихтенштейн
Люксембург
Кабо-Верде
Казахстан**
Кипр*
Китай (только Гонконг и Макао)
Колумбия
Корея (Республика)
Кыргызстан**
Маврикий
Македония**
Малави
Мальта
Марокко

Маршалловы острова
Мексика
Молдова (Республика)**
Монако
Монголия
Монтсеррат
Намибия
Нидерланды
Ниуэ
Норвегия
Новая Зеландия
Панама*
Польша**
Португалия
Острова Кука
Остров Мэн
Остров Святой Елены
Острова Терке и Кайкос
Перу
Россия
Румыния**
Сальвадор
Сан-Томе и Принсипи
Святая Елена (Нидерландские, Антильские острова)
Самоа
Сан-Марино
Свазиленд
Сербия**
Сейшельские Острова

Сент-Винсент и Гренадины
Сент-Китс и Невис
Сент-Люсия
Словакия**
Словения**
Соединенное Королевство Великобритании и Северной Ирландии
США
Суринам
Тонга
Турция
Тринидад и Тобаго
Фиджи
Финляндия
Фолклендские острова Франция
Черногория**
Чехия**
Чили
Хорватия**
Швейцария
Швеция
Украина**
Эквадор
Эстония**
ЮАР
Япония
Сейшельские острова
Сент-Винсент и Гренадины

3. Апостиль не нужен между РФ и странами, обозначенными (*) и (**) см выше:

Апостиль не потребуют (**) .

В компетентных органах России Апостиль не потребуют на документах, выданных в странах, отмеченными (*) , при условии, если Вы предоставите экспертное юридическое заключение, подтверждающее, что такие документы юридически действительны.

Не смотря на то, что между РФ и странами (*) существует международный договор о правовой помощи по гражданским, уголовным и семейным делам, отменяющий Апостиль, в некоторых странах его наличие все-таки требуется.

Это связано с тем, что нотариусы, банки и государственные органы не знают и не обязаны знать внутреннего права этих стран. Но, если Вы предоставите юридическое заключение авторитетной юридической фирмы о правильном оформлении Ваших документов, то Апостиль от Вас не потребуют.

Апостиль на справках о налоговом резидентстве для Казахстана

Т.к. Казахстан и РФ присоединились к договору об отмене легализации документов (Минская Конвенция), то проставление Апостиля на документы не требуется.

Однако, налоговые службы Казахстана, как правило, настаивают на наличие Апостиля для справки о резидентстве, объясняя это тем, что Минская Конвенция не регулирует налоговые правоотношения.

Такая позиция является спорной, и разрешается только в судебном порядке. Возможно скоро образуется прецедент по этому вопросу, и процедура упростится.

4. Текст Гаагской конвенции на русском и английском языке

5. Апостиль не ставится на следующие документы:

документ, выполненный нотариусами разных регионов: например, доверенность заверена нотариусом города Москвы, а нотариальная копия удостоверена нотариусом Московской области;

документы, исходящие от иностранного юридического лица, если оно не состоит на учете в налоговом органе РФ;

документы, подписанные неуполномоченными должностными лицами, например справка об отсутствии судимости подписана каким-нибудь капитаном полиции, а должна быть подписана Начальником или зам. начальника ЗИЦ или ФКУ ГИАЦ МВД России;

подлинники паспортов;

подлинники профсоюзных билетов;

подлинники трудовых книжек;

подлинники военных билетов;

подлинники удостоверений личности;

подлинники пенсионных книжек;

подлинники водительских прав;

подлинники документов о принадлежности сословиям и вероисповеданиям;

копии документов, где буквы и печати неразборчивы или имеются исправления;

медицинские справки с треугольными печатями;

документы, имеющие прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям (доверенности и накладные на перемещение товаров через границу, договоры о поставке товаров и предоставлении услуг, о выполнении работ и расчетов по ним и т.п.);

документы дипломатических и консульских учреждений;

6. Апостиль можно поставить на следующие документы:

нотариально удостоверенные документы (доверенности, согласия, заявления);

любые нотариально заверенные копии документов РФ;

нотариально заверенный перевод документов;

выписку из российского паспорта и заграничного паспорта РФ (делается не каждым нотариусом);

нотариальную копию российского паспорта и заграничного паспорта РФ (делается не каждым нотариусом);

нотариальную копию водительского удостоверения;

документы юридических лиц РФ, заверенные государственным регистрационным органом (уставы, свидетельства о регистрации, о постановке на налоговый учет и др.);

оригиналы документов об образовании (только РФ и СССР) (дипломы, аттестаты, справки и др.);

оригиналы документов ЗАГС (только РФ и СССР) (свидетельства о рождении, заключении брака и др.);

документы о трудовом стаже;

судебные решения с отметкой о вступлении в законную силу.

7. Апостиль и нотариальное заверение

Нельзя путать Апостиль и нотариальное заверение, так как это совершенно разные вещи.

Апостиль - форма легализации документа государственным служащим, а нотариальное заверение - это свидетельствование нотариусом подлинности подписи лица (переводчика).

8. Где поставить АПОСТИЛЬ?

Органы, имеющие право ставить штамп Апостиль в РФ:

Главное Управление Министерства Юстиции по городу Москве и других регионов для документов, выданных нотариусом, в.т.ч. для нотариальных копий;
Органы ЗАГС республик в составе России, а также субъектов Федерации для свидетельств ЗАГС;
Управление делами Генпрокуратуры РФ;
Отдел документально-справочной работы Росархива;
Минобразования на документы об образовании;
ГИАЦ МВД России для справок об отсутствии судимости;

9. Легализация документа

Для чего нужна легализация документа?

Все очень просто, у Вас есть документ, Вы отправляетесь с ним в другое государство, предъявляете его, а Вам говорят: - Мы понятия не имеем как выглядит, например, свидетельство о рождении в Вашей стране. Вот как раз здесь и появился термин "легализация". Т.е. чтобы снять с себя ответственность за принятие и использование Вашего документа должностным лицом другого государства, а также подтвердить действительное существование (подлинность) документа необходим штамп легализации данного документа.

Легализация бывает 2-х видов:

Консульская легализация достаточно сложный процесс, т.к. Ваш документ должен пройти несколько инстанций (Министерство Юстиции, МИД, консульство), в отличие от Апостиля, где документ проходит только через Министерство Юстиции или другие организации, имеющие полномочия на проставление Апостиля.

10. Апостиль и подготовка документов

Перед тем как подать документ на апостилирование, убедитесь:

ставится ли на данный документ Апостиль (см. выше на какие документы ставится, а на какие не ставится Апостиль);
читаются ли все печати на документе (если нет, то нужно делать наборную копию документа);

сделать нотариальную копию документа при необходимости;
сделать копию со всего документа;
заполнить заявление;
заплатить госпошлину за Апостиль из расчета 2500 руб. за документ;
ждать 4 рабочих дня с момента подачи документа.

Процедуру оформления документов Вы можете посмотреть в Приказе Минюста РФ от 25.12.2006 N 380 (с изм. от 31.03.2009) "Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной регистрационной службой государственной функции по проведению в установленном порядке проверок по вопросам, отнесенным к компетенции Федеральной регистрационной службы, принятию по их результатам мер, предусмотренных законодательством Российской Федерации".

Если Вы дорожите своим временем, лучше обратитесь в наше агентство переводов за консультацией и проставлением штампа Апостиль. Мы с радостью возьмемся за подготовку и подачу документа, а также сможем соориентировать Вас по времени готовности или в необходимости в апостилировании Вашего документа!!!

Не доверяйте сайтам, где стоимость Апостиля менее 2500 руб., потому что сюда не включили 2500 руб. госпошлину. Ее с Вас потом возьмут отдельно. В нашем бюро переводов госпошлина входит в стоимость Апостиля.

11. Апостиль на оригинале документа

Если Вы решили переехать на постоянное место жительства в другую страну, то Вам может понадобиться поставить штамп Апостиль на оригинал свидетельства о рождении, свидетельства о заключении брака, свидетельства о расторжении брака, оригинал свидетельства об перемене имени и т.д.

Это нужно, чтобы в любой момент в стране проживания Вы смогли без всяких проблем сделать нотариальную копию документа и не возвращаться в Россию, чтобы вновь эту копию апостилировать.

На данный момент наше бюро переводов проставляет Апостиль на оригинал свидетельств о рождении, свидетельств о заключении брака и других свидетельств, выданных органами ЗАГСа города Москвы и Московской области. Оригиналы возвращаются Вам с уже поставленным на них Апостилем.

Если нет необходимости в проставлении Апостиля на оригинале документа, то можно его поставить на нотариальную копию.

К сожалению, если ваше свидетельство ЗАГС выдано в другом регионе (не в Москве или Московской области), то апостилировать оригинал этого документа можно только там.

В консульствах некоторых стран (Голландия) требуют, чтобы Апостиль стоял и на оригинале и на переводе этого документа (двойной апостиль). Это необходимо для подтверждения оригинала свидетельства ЗАГС и полномочий нотариуса, удостоверившего копию и перевод.

12. Апостиль в Москве

Если Вы оформили документ у нотариуса города Москвы, будь то доверенность, согласие, заявление или просто нотариальную копию, то наше бюро переводов без труда сможет поставить на него штамп Апостиль.

Проставление Апостиля в Москве осуществляется в Главном Управлении Министерства Юстиции по городу Москве.

Обратите внимание: если у Вас нотариальная копия с документа, удостоверенного другим нотариусом (доверенность), то необходимо, чтобы и тот и другой являлись нотариусами города Москвы. Если нотариусы из разных регионов, то на такой документ Апостиль в Москве не поставят!!!

Срок проставления Апостиля составит 4-7 дней со дня предоставления нам документов.

Здесь представлен список документов, на которые , посмотрите не подпадает ли Ваш документ под какой-либо пункт.

13. Апостиль в Московской области

Если Вы сделали документ у нотариуса Московской области (доверенность, согласие, заявление или нотариальную копию), то наше бюро переводов сможет поставить на него штамп Апостиль непосредственно в городе Москве.

Проставление Апостиля осуществляется в Главном Управлении Министерства Юстиции по Московской области.

Срок проставления Апостиля в Московской области составит 4-7 дней со дня предоставления нам документов.

Здесь представлен список документов, на которые Апостиль в Московской области , посмотрите не подпадает ли Ваш документ под какой-либо пункт.

Здесь же список документов, на которые Апостиль .

Нельзя, чтобы документ (доверенность) был заверен нотариусом Московской области, а копия с него нотариусом города Москвы, потому что невозможно определить подведомственность Минюста (Москва или область). Чтобы поставить Апостиль в Московской области необходимо, чтобы и документ и нотариальная копия с этого документа были заверены только нотариусом Московской области.

14. Документы, на которых должен стоять апостиль

Апостиль — термин международного права, с которым сталкиваются люди, выезжающие за границу и вывозящие личные документы. Что такое апостиль и зачем он нужен, куда обратиться за его проставлением и сколько это может стоить, расскажем в нашей статье.

Что это такое — апостиль документов?

Апостиль документов — принятый в международном праве способ узаконить документы, выданные в 1 государстве, для их правового использования в другом государстве. Международно-правовым законодательным актом, регулирующим легализацию личных документов при помощи апостиля, является Гаагская конвенция, заключенная 5 мая 1961 года в Гааге. Конвенция открыта для присоединения к ней возжелавших этого стран.

Наша страна в лице СССР стала участницей Конвенции 17 апреля 1991 года. РФ приняла правопреемство от СССР в отношении обязательств, установленных Конвенцией, 31 мая 1992 года.

В соответствии с Гаагской конвенцией страны-участницы принимают на своих территориях правила об упрощенном порядке подтверждения законности документов при помощи апостиля. При этом к официальным документам в рамках задач, обозначенных Конвенцией, относятся:

документы, выданные органами власти государства, в том числе судебные, исполнительные акты и документы из прокуратуры;
административные свидетельства и справки (к примеру, свидетельства о рождении или смерти);
нотариальные документы;
государственные штампы и отметки (о регистрации, визы и пр.).

Между тем под правила конвенции не подпадают:

дипломатические или консульские акты;
документы, связанные с коммерческими или таможенными процедурами.

Какие страны признают на своей территории легализацию документов при помощи апостиля?

К настоящему времени насчитывается порядка 135 стран — участниц Гаагской конвенции 1961 года. Среди них такие ожидаемые государства, как Франция, США, Великобритания, Германия, Нидерланды, а также достаточно экзотические страны типа Лесото, Гренады и Вануату.

К Гаагской конвенции по вопросам упрощенного порядка легализации на своих территориях документов других государств присоединились также все страны, входящие ранее в Советский Союз, кроме Туркменистана.

Таким образом, 135 стран и территорий — участниц Гаагской конвенции 1961 года взаимно признают на своих землях установление законности документов, выданных в другом государстве, при помощи апостиля.

Нужно добавить, что с рядом государств у России заключены договоры о взаимном признании госдокументов друг друга. Это означает, что в рамках подписанных договоров страны признают действующими на своей территории документы из другого государства без каких-либо дополнительных оформлений, в том числе путем проставления апостиля. К таким странам относится большинство стран — выходцев из СССР, а также Болгария, Израиль, Румыния, Хорватия, Чехия и другие. Всего 37 стран.

Внешний вид апостиля и его содержание

В соответствии с Конвенцией апостиль должен иметь вполне определенный внешний вид. Он представляет собой квадрат со сторонами не менее 9 см. К Конвенции приложен образец апостиля, которого должны придерживаться страны-участницы.

название государства, в котором проставлен знак легализации;
личные данные и должность человека, подписавшего легализуемый документ;
название организации, которая выдала документ;
наименование города, где проставлен апостиль;
число, когда проставлен апостиль;
наименование организации, проставившей апостиль;
номер апостиля;
печать организации и подпись чиновника, проставившего апостиль.

Апостиль составляется на английском или французском языке (официальных языках Конвенции) либо на языке выдавшего его государства. При этом заголовок «Апостиль» всегда указывается на французском языке.

Устанавливая внешний вид и содержание апостиля, Конвенция ничего не говорит о форме выражения этого знака. В связи с этим способы проставления апостиля на документах в странах — участницах Конвенции отличаются. Апостиль может быть в виде штампов, печатей, стикеров, а также отдельного документа, скрепляемого с заверяемой бумагой при помощи клея, скрепок или колец. В России апостиль имеет вид штампа.

Каким нормативным актом урегулировано проставление апостиля в России?

На территории Российской Федерации вопросы, касающиеся порядка проставления апостиля на документах, урегулированы в основном административными регламентами по предоставлению подобной услуги различными организациями. Среди них:

закон «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы РФ» от 28.11.2015 № 330-ФЗ;
Административный регламент Минюста РФ, утвержденный приказом Министерства юстиции РФ от 03.07.2012 № 130;
Административный регламент МВД РФ, утвержденный приказом МВД России от 14.08.2013 № 625;
Административный регламент Федерального архивного агентства, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 31.05.2012 № 566.

Для предоставления услуг по легализации документов о воинской службе и в образовательной сфере Правительством РФ дано поручение соответствующим организациям:

Министерству обороны — постановлением от 14.07.2008 № 523;
Министерству образования — постановлением от 27.02.2014 № 152.

Кроме указанных документов существуют методические рекомендации по предоставлению госуслуги по проставлению апостиля, утвержденные приказом Минюста РФ от 21.01.2015 № 8.

В какие организации можно обратиться, чтобы легализовать документы?

В России апостиль на документы можно проставить в следующих госорганах:

Министерство юстиции РФ легализует документы, выданные госорганами федерального значения, нотариально удостоверенные документы, нотариальные копии и переводы.
Структурные подразделения Минюста в субъектах Федерации смогут проставить апостиль на документах, выданных в регионах, местными органами власти, нотариусами.
Органы ЗАГС уполномочены ставить апостиль-штампы на оригиналы актов гражданского состояния, такие как свидетельство о рождении, смерти, браке и т. п.
Минобороны РФ уполномочено легализировать документы, касающиеся воинской службы.

Рособрнадзор проставит апостиль на документы гособразца об образовании, ученых степенях и т. п.
На архивные справки и выписки апостиль уполномочен ставить Росархив и его структурные подразделения на местах.

Нужно иметь в виду, что документы, выданные в России, могут быть апостилированы только в России. Для того чтобы проставить апостиль на документ иностранного государства, придется ехать в страну, выдавшую его. Консульства и посольства полномочиями ставить апостили не наделены.

За получением услуги по легализации документа можно обратиться к посреднической организации. В этом случае забот будет меньше, но стоимость затрат выше, так как придется оплатить не только госпошлину, но и услуги специалиста-посредника.

Порядок придания документу законности с помощью апостиля

Чтобы проставить апостиль на требующий этого документ, нужно обратиться в соответствующий госорган в часы приема. Уполномоченному сотруднику необходимо представить следующие документы:

документ, удостоверяющий личность;
документ, требующий легализации;
квитанцию об уплате госпошлины.

Если запрос направляется по почте, дополнительно нужно приложить письменное заявление по установленной административным регламентом форме. Если за услугой обращается организация или посредник, в числе документов должна быть доверенность на совершение указанных действий.

Часы приема, документы, необходимые, чтобы поставить апостиль, образец квитанции на госпошлину и другую полезную информацию можно найти на сайтах соответствующих организаций. К примеру, на сайте Минюста РФ www.minjust.ru, ЗАГСа Московской области zags.mosreg.ru, Рособрнадзора obrnadzor.gov.ru.

Важно до уплаты госпошлины и обращения к специалисту определиться, на какой именно документ требуется проставить апостиль — оригинал, копию или перевод. Ответ на этот вопрос можно получить только в том учреждении иностранного государства, куда требуется представить легализованный документ. Иногда нужен только оригинал документа, иногда нотариальная копия и перевод, а иногда и то и другое.

Эта информация значима еще и потому, что легализация оригинала и нотариальной копии может проводиться в разных госорганах. К примеру, свидетельство о рождении удостоверяется органами ЗАГС, а нотариальная копия и перевод этого документа — органами юстиции (см. Где поставить апостиль на свидетельство о рождении?). Соответственно, потребуется больше не только времени, но и денег, так как за каждый вариант уплачивается отдельная госпошлина.

В соответствии с НК РФ госпошлина за апостилирование составляет 2 500 руб. за 1 документ (подп. 48 п. 1 ст. 333.33). Госпошлина уплачивается до обращения за услугой.

В соответствии со ст. 6 закона № 330-ФЗ максимальный срок оказания услуги по апостилированию составляет 5 рабочих дней. Однако этот срок может быть продлен до 30 дней в случае возникновения необходимости направления запроса в различные организации.

Апостиль - это штамп, определенной формы, утвержденный Гаагской конвенцией 1961 года. Его цель - упрощение процедуры международной легализации документов, правила оформления и использования апостиля отражены в статьях Конвенции. Согласно статье №5, апостилем утверждается достоверность подписи подписавшего документ должностного лица, его полномочия, а также подлинность всех штампов и/или печатей, заверяющих документ. Документация с апостилем приобретает законную силу и в дальнейшем не требует дополнительных действий по заверению и легализации.

Например, диплом российского образца, заверенный апостилем, на территории Германии будет иметь такую же юридическую силу, что и в России.

Заголовок «Аpostille (Convention de lа Hаye du 5 octobre 1961)» должен всегда быть на французском языке. Согласно положениям Конвенции, предусматривается возможность нанесения апостиля как на оригинал документа, так и отдельно, на лист, прикрепляющийся к документу.

На практике способы проставления апостиля в различных странах отличаются: он может наноситься при помощи резинового штампа, приклеиваться, прикрепляться при помощи ленты, сургучной печати, рельефной печати, самоклеящихся стикеров, а также скрепок, канцелярских колец...

Образец апостиля также утвержден Конвенцией. Штамп обычно набирается на английском или французском языках, а также на государственном языке страны, производящей процедуру легализации. Зачастую надписи штампа пишутся на 2х языках (английском/французском и официальном государственном).

Что такое легализация документа?

Легализация - это любое действие, придающее документу законную силу. Существует 3 вида легализации: апостилирование, нотариальное заверение, консульская легализация.

Апостилирование - упрощенный вид легализации, осуществляется путем нанесения на требуемый документ апостиля (штампа установленной формы). Заверенную таким образом документацию можно использовать в любой стране, участвовавшей в Гаагской конвенции в 1961 году.

Нотариальное заверение - наиболее часто применяемый вид легализации, т.к. используется для заверений копий и переводов официальных бумаг. Нотариально заверенный документ будет иметь законную юридическую силу в государстве, где он был заверен, а также в др.государствах, где законодательно не установлено обязательное заверение документов апостилем или иным способом.

Консульская легализация - пожалуй, самый сложный вид, с точки зрения оформления. Обычно используется при ведении внешнеэкономической деятельности. Цель - подтверждение соответствия направляемого за границу документа законам страны, где был выдан такой документ.
Первый этап процедуры - заверение у нотариуса.
Второй этап - удостоверение подписи нотариуса на документе Министерством юстиции РФ (в Москве).
Третий этап - заверение подписи нотариуса и печати Минюста в Консульском департаменте МИД РФ (в Москве).
Последний этап - это заверение документа в консульстве принимающего государства.
Консульскую легализацию должны проходить официальные документы при документообороте между государствами, которые не являются участниками Гаагской конвенции.

На какие документы проставляется апостиль?

Апостиль (фр. Apostille) может быть поставлен на любые официальные документы.
По определению Гаагской Конвенции это:
- исходящие документы органов государственной власти;
- административные документы;
- нотариально оформленные акты;
- официальные пометки (отметки о регистрации документа; отметки, подтверждающие дату, подписи).

Например, апостилированию подлежат свидетельства о рождении, заключении/расторжении брака, паспорт/загранпаспорт, различные справки, дипломы, аттестаты...

Апостиль можно проставить и на оригинал официального документа, и на его нотариально заверенную копию. В особых случаях апостиль может проставляться только на оригинал (заявления, согласия, доверенности, договоры) или только на копию, например, на свидетельство о постановке на учет в налоговом органе. Необходимо всегда уточнять требования предъявляемые к апостилируемым документам в учреждениях, куда документы будут направлены. Срок действия апостиля ограничен только сроком действия заверяемого документа.

На какие документы НЕ проставляется апостиль?

Согласно статье 1 Гаагской конвенции возможность проставления апостиля НЕ охватывает документы коммерческой или таможенной сфер (экспортная документация, договоры (контракты) о поставке товаров/услуг...).
Эти документы обязательно должны проходить процедуру консульской легализации. Сохранение многоступенчатости и некоторые сложности при легализации таких документов позволяют государству более строго контролировать деятельность коммерческих предприятий.

Также Конвенция не распространяется на документы, оформленные консульскими и дипломатическими службами.

Каким образом проставляется апостиль?

Апостиль проставляется исходя из того, что вам нужно заверить. Если это оригинал, он заверяется в соответствующем ведомстве. Например, для того, чтобы заверить документы об образовании, следует обращаться в территориальные органы Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки, чтобы удостоверить свидетельство заключении брака - в ЗАГС. При заверении апостилем действует территориальный принцип, т.е. документы, выданные или заверенные нотариусом Москвы или Московской области апостилируются только в Москве или Московской области.

Если апостилем требуется заверить нотариально заверенный перевод или копию документа, то следует обратиться в территориальные отделения Министерства юстиции РФ.

В случае, если требуется не только официальный документ, но и его перевод, может быть два варианта оформления:
1. осуществляется перевод документа (оригинала или нотариально заверенной копии, включая удостоверяющую надпись и печать нотариуса), после чего перевод подшивается к документу, заверяется нотариально и передается в соответствующее ведомство для проставления апостиля;
2. апостиль ставится на оригинал документа, а затем весь документ вместе с апостилем переводится на требуемый язык. Чтобы такой перевод имел юридическую силу, его также может потребоваться заверить нотариально и апостилировать.

Для проставления апостиля, в соответствующее ведомство подаются следующие документы:
- документы, на которые нужно поставить апостиль;
- заявление о проставлении апостиля;
- документ, удостоверяющий личность;
- документ об уплате государственной пошлины.

Перед тем, как начинать процедуру заверения документов для использования в другой стране, настоятельно рекомендуем заранее выяснить требования к оформлению заверения в тех органах, для которых предназначаются документы.

Каковы сроки проставления апостиля?

Вся процедура проставления апостиля в Москве (в Минюсте, службах ЗАГС и других уполномоченных на это ведомствах) составляет не более 7 дней.

Могут ли быть какие-либо основания для отказа в проставлении апостиля?

Перечень причин:
1. Если документ не предназначается для использования за границей.
2. Если документ не имеет обязательных по законодательству РФ реквизитов.
3. Если документ подписан должностным лицом и/или заверен оттиском печати, который не идентичен имеющимся у заверяющего органа образцам.
4. Если официальный документ подписан лицом, не обладающим соответствующими полномочиями.
5. В остальных случаях по законодательству РФ.

В заверении документов апостилем может быть отказано устно или письменно. При наличии письменного отказа, его можно обжаловать в суде.

Каковы требования к документам, отправляемым на апостилирование в Москве?

В предъявляемых для проставления апостиля в Москве документах в обязательном порядке должны быть указаны реквизиты, предусмотренные законодательством РФ (номер документа, дата, печать, подпись). Все документы (как оригиналы, так и копии) должны быть четкими, без исправлений. Поставленные на документы оттиски печатей и подписи должностных лиц должны быть читаемыми.

Лицо, подписавшее документ, должно оговорить все содержащиеся в нем поправки и приписки. При этом, все такие поправки и приписки должны быть исполнены таким образом, чтобы можно было прочесть в исходном виде все, что было ошибочно написано, а затем исправлено или зачеркнуто.

Апостиль или нотариальное заверение документов - в чем разница?

Апостиль и нотариальное заверение документов применяются в разных случаях. Апостиль - это форма легализации документа, придания ему юридической силы, а нотариальное заверение - это подтверждение нотариусом подлинности подписи должностного лица (переводчика).

Что такое Апостиль, как он выглядит

Апостиль – это упрощенная форма легализации.

В 1961 году ряд стран заключил Гаагскую конвенцию для того, чтобы упростить обмен документами между собой. Другими словами, Конвенция освободила от необходимости полной легализации официальные документы, выданные на территории одного из государств-участников для представления на территории другого государства-участника.

Отличие упрощенной формы легализации от полной состоят в том, что для проставления апостиля необходимо пройти всего одну инстанцию, полная же легализация состоит из двух и более этапов. Кроме того, документ, на котором проставлен апостиль, может быть использован в любой из стран-участниц Гаагской Конвенции, а полная легализация подразумевает использование документов, только в той стране, консульство которой в итоге заверило документ.

В 1992 году к Гаагской конвенции присоединилась и Российская Федерация.

Апостиль имеет форму квадрата со стороной не менее 9 см и выглядит следующим образом:

Апостиль удостоверяет подлинность подписи должностного лица, заверившего документ, а также в отдельных случаях, подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ.

Где и как проставить апостиль

Апостиль всегда проставляется на территории той страны, где был оформлен документ.

Апостиль может быть проставлен на самом документе, если на нем достаточно свободного места, или на отдельном листе бумаги. В последнем случае лист с апостилем подшивается к документу, место сшивки скрепляется бумажной звездочкой, на которой проставляется печать. Количество скрепленных листов заверяется подписью лица, проставляющего апостиль. Таким же образом лист с апостилем подшивается к документам с твердой обложкой.

Основные органы, уполномоченные проставлять апостиль на территории Российской Федерации:

Министерство юстиции Российской Федерации
Министерство общего и профессионального образования Российской Федерации
Органы ЗАГС субъектов Российской Федерации
Министерство внутренних дел Российской Федерации

Апостиль может быть проставлен как на оригинале документа, так и на его нотариально заверенной копии или на выполненном переводе. Как правило, у разных стран разные требования к способу проставления апостиля, лучше всего уточнить этот вопрос в той организации, куда будет направлен пакет документов.

На какие документы проставляется апостиль

Апостиль можно поставить на документы:

об образовании;
гражданском состоянии;
справки;
доверенности;
свидетельства о нахождении в живых;
судебные решения и материалы по гражданским, семейным и уголовным делам;
документы юридических лиц

Когда апостиль не нужен

Под действие Конвенции не подпадают документы, выданные дипломатическими и консульскими агентами (такие документы принимаются без легализации), а также административные документы, имеющие отношение к коммерческим и таможенным операциям (В этом случае потребуется полная легализация).

Есть случаи, когда апостиль или легализация при предоставлении иностранных документов не требуются. Для этого между двумя странами должен существовать отдельный договор, предусматривающий отмену необходимости особого заверения. При этом предполагается, что документы заверены в стране их происхождения по ее законодательству. Для того, чтобы документ был признан другим государством потребуется только заверенный перевод документа на государственный язык соответствующей страны.

Россия (самостоятельно или как правопреемница СССР) заключила договоры о взаимном признании официальных документов со следующими государствами:

Государства СНГ
Албания
Алжир
Болгария
Босния и Герцеговина
Венгрия
Вьетнам
Грузия
Испания (в отношении документов ЗАГС)
Латвия
Литва
Македония
Монголия
Панама
Польша
Румыния
Сербия
Словакия
Словения
Тунис
Хорватия
Черногория
Чехия
Эстония