Справка о заработной плате: виды и нюансы заполнения. Справка о заработной плате: виды и нюансы заполнения Справка 182н порядок заполнения

04.11.2019

Справку о заработке, которую бухгалтеры иногда называют справкой 182н или формой 182н по номеру Приказа, утвердившего ее, работодатель должен выдавать:

работнику при увольнении;
экс-работнику по его требованию ().

Данная справка понадобится сотруднику для представления следующему работодателю для расчета ему пособия по временной нетрудоспособности.

Справка для расчета больничного листа по форме 182н: правила заполнения

Справку о заработке можно заполнить либо от руки (шариковой ручкой с синими или черными чернилами), либо на компьютере (п. 5 Порядка). Информация, отраженная в Справке, берется из данных бухгалтерского учета работодателя и его отчетности (п. 6 Порядка).

Печать на Справке ставится при ее наличии (п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ , п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ ). При отсутствии печати к Справке необходимо приложить заверенные копии документов (п.7 Порядка):

документ, подтверждающий полномочия лица, подписавшего Справку, действовать от имени юрлица без доверенности;
доверенность на подписание Справки с приложением документов, подтверждающих полномочия лица, выдавшего доверенность;
документ, удостоверяющий личность физлица;
свидетельство о госрегистрации физлица в качестве ИП.

Подойдет ли для расчета больничного пособия не оригинал, а копия справки

Работодатель вправе рассчитать пособие по больничному на основании копии Справки, но только если она будет заверена должным образом (ч. 7.1 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ ):

(или) нотариально;

(или) работодателем, который выдал эту Справку.

Если работник не представил Справку о заработке с предыдущих мест работы

В этом случае работодатель рассчитывает пособие на основании имеющихся только у него сведений (ч. 2.1 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ , Информация ФСС). А месячный заработок, используемый для расчета пособия по временной нетрудоспособности в тех двух годах, которые являются расчетным периодом, не может быть меньше МРОТ, установленного на день болезни (ч. 1.1 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ ).

Если работник представит Справку уже после получения пособия

Если впоследствии работник предоставит Справку о заработке, то выплаченные ему ранее пособия нужно пересчитать (Информация ФСС). Перерасчету подлежат пособия, выплаченные за три года, предшествующие дню представления Справки. За более ранний период перерасчет пособий производить не нужно.

Есть еще вариант получения данных о заработке работника

Работник может подать нынешнему работодателю заявление о получении сведений о его заработке в ПФР. Работодатель, получивший такое заявление, должен в течение двух рабочих дней со дня его получения направить в ПФР по почте или в электронном виде (с ЭЦП) соответствующий запрос в ПФР (ч. 7.2 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ , п. 5, 6 Приложения № 3 к Приказу Минздравсоцразвития РФ от 24.01.2011 N 21н).

Полученную из ПФР информацию работодатель и должен будет использовать при расчете пособия по временной нетрудоспособности. Если же пособия уже выплачены, их также нужно пересчитать.

Справка о зарплате по форме 182-н является важным документом при увольнении. Она нужна с целью получения пособия по временной нетрудоспособности на новом рабочем месте. В связи с этим, все бухгалтера должны знать, как выглядит образец заполнения справки 182-н 2017-2018 года.

Кто занимается заполнением и подписанием справки

В каждой организации руководство назначает ответственного работника, который занимается составлением отчетности. Именно этот сотрудник и должен заполнять справку о зарплате.

Подписать ее должен директор компании. Возле его подписи проставляется фирменный штамп организации.

Подробнее о том, для чего нужна справка по форме 182-н и как ее получить, читайте в .

Основные правила заполнения

Справка по форме 182-н может быть заполнена одним из следующих способов:

Вручную (ручка должна быть шариковой, обязательно синего или черного цвета);
На компьютере.

При заполнении необходимо учитывать следующие требования:

Документ не должен содержать исправлений и помарок.
Фирменный штамп ставится строго в определенном месте, он не должен закрывать подпись директора компании.
Информация должна быть прописана четко и легко читаться.
Числовые данные указывают и цифрами и словами.

Структура документа

Новая форма справки 182-н включает в себя четыре раздела:

В первом разделе прописываются основные данные о нанимателе, являющегося страхователем и уплачивающим страховые взносы.
Второй раздел предназначен для указания информации о застрахованном сотруднике, из зарплаты которого были вычтены взносы в страховой фонд.
Третий раздел отражает данные о размере доходов сотрудника отдельно по каждому году, в котором осуществлялись удержания.
Последний раздел предназначен для указания сведений о временной нетрудоспособности сотрудника по каждому году.

Бланк справки для больничного листа 182-н приведен ниже.

Заполнение первого раздела

В этой раздел вносятся следующие реквизиты:

Полное название организации с указанием юридической формы;
Территориальный орган соц. страхования, в котором застрахован сотрудник;
Номер регистрации компании в системе социального страхования;
ИНН работника;
Юридический адрес организации.

Заполнение второго раздела

В этот раздел бланка справки 182-н вносится следующая информация:

ФИО работника полностью (использование инициалов не допускается);
Данные паспорта – серия, номер, кем выдан и дата получения;
Адрес прописки работника;
Номер СНИЛСа;
Время работы в компании.

Заполнение третьего раздела

Здесь приводятся сведения о доходах, которые получил работник за время работы в данной компании. На это отводится несколько строк. В каждую из них вписывается размер базы налога. Записывается как прописью, так и цифрами.

Заполнение четвертого раздела

В данном разделе отмечается число дней, которые сотрудник пропустил по причине болезни. Каждый период нахождения на больничном имеет дату начала и завершения. Все дело в том, что пока работник находится на больничном, ему выплачиваются средства из страховых фондов. Эти средства не облагаются страховым обременением.

Часто встречающиеся ошибки

При формировании справки необходимо указывать общий размер доходов и прибавлять к нему заработок за то время, когда сотрудник совмещал отпуск по уходу за ребенком с работой на неполный день.

Документ заполняется во время частичной занятости работника на основании того, что эти дни являются отпуском по уходу за ребенком и должны быть отражены в четвертом разделе.

Справка о заработной плате (справка по форме 182н) - это документ, который применяется работодателями в нескольких случаях: уволенным работникам для начисления пособий по безработице, работнику при увольнении для расчета, для предъявления в банк и т. д. Материал сайт поможет разобраться в том, какие именно документы для каких случаев используются, а также каковы нюансы их заполнения работниками кадровых служб и бухгалтерии.

В каких случаях обычно требуется документ

Наиболее популярной является справка о заработной плате по форме 182н, которая применяется для расчета различных пособий за счет средств Фонда социального страхования (больничных, декретных, пособий по уходу за ребенком). Бланк справки 182н о размере среднего заработка скачать бесплатно можно в конце статьи. Там же образец заполнения документа.

До утверждения Приказом Минтруда от 30.04.2013 формы 182н в перечисленных целях применялась справка 4н. Теперь же используется справка 182н; для чего нужен документ — покажем на примерах.

Работнику необходимо рассчитать пособие, а два календарных года, которые участвуют при его расчете, он трудился у другого работодателя. В этом случае указанный документ с размером среднего заработка можно получить у бывшего работодателя по личному заявлению бывшего работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего письменного заявления либо по заявлению его законного представителя (по доверенности) или оно направляется по почте (п. 4 Порядка выдачи справки о сумме заработной платы);
Сотрудник увольняется. В данном случае в соответствии с п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», справка о среднем заработке заполняется и выдается работнику в день увольнения.

При невозможности вручить документ о сумме среднего заработка непосредственно в день увольнения работодатель должен направить бывшему сотруднику по адресу его места жительства уведомление о необходимости явиться за ней либо о даче согласия на отправление ее по почте. В случае согласия на отправление по почте бывший сотрудник уведомляет об этом работодателя в письменном виде (п. 2 Порядка выдачи справки о сумме заработной платы). Этот дкументы поможет при оформелении справки по форме банка для кредита в любой из кредитных организаций

Основные моменты заполнения

В документе (в пункте 3) отражают сумму заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы или году обращения за ней, и текущий календарный год, за который были начислены страховые взносы.

Также указывается (в пункте 4) количество календарных дней, приходящихся на периоды:

временной нетрудоспособности;
отпуска по беременности и родам;
отпуска по уходу за ребенком;
освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением зарплаты в соответствии с законодательством, если на сохраняемую заработную плату страховые взносы не начислялись (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 закона № 255-ФЗ).

Требования к заполнению установлены порядком выдачи справки о сумме среднего заработка (утвержден Приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н (ред. от 09.01.2017)), согласно которому:

документ заполняется на основании данных бухгалтерского учета и отчетности работодателя;
заполнять ее необходимо от руки черными или синими чернилами (шариковой ручкой) либо с использованием технических средств (компьютера или пишущей машинки);
не допускаются подчистки и исправления.

Печать организации работодателя (если она имеется) не должна закрывать подпись. В случае если у работодателя нет печати, должны быть приложены копии следующих бумаг:

документ (документы), подтверждающий (подтверждающие) полномочия лица, подписавшего документ, действовать от имени юридического лица без доверенности;
доверенность на подписание с приложением документов, подтверждающих полномочия лица, выдавшего доверенность;
документ, удостоверяющий личность физического лица;
свидетельство о государственной регистрации физлица в качестве индивидуального предпринимателя.

Особые случаи

В обычных ситуациях заполнение формы 182н трудностей не вызывает. Рассмотрим нетиповые ситуации.

1. Если работник в расчетном периоде работал в нескольких организациях и предъявил к оплате в одной из них больничный лист, но не предоставил документ о заработке с предыдущего места работы. Пособие в данном случае рассчитывается на основании имеющихся для расчета данных (ч. 2.1 ст. 15 закона № 255-ФЗ). Если работник хочет, чтобы в расчет больничных включался заработок, начисленный по предыдущему месту работы, он должен предоставить документ о размере среднего заработка, после чего производится перерасчет назначенного пособия за все прошлое время, но не более чем за три года, предшествующих дню предоставления документа о сумме среднего заработка или сведений из ПФР.

2. Если работница уволилась в период отпуска по беременности и родам и пособие по временной нетрудоспособности начисляется ей новым работодателем, то предыдущий работодатель в разделе 4 должен отразить количество календарных дней за период отпуска по беременности и родам (если работница уволилась в период такого отпуска) до момента увольнения. Новому работодателю при расчете пособия по временной нетрудоспособности следует исходить из среднего дневного заработка, определенного путем деления начисленной зарплаты за расчетный период на 730 (п. 15(1) Положения об особенностях порядка исчисления пособий).

3. Следующий случай — свидетельство о среднем заработке нужно уволившемуся работнику для постановки на учет в Центр занятости и определения размера пособия по безработице. Действующим законодательством не утверждены форма и порядок ее выдачи. Минтрудом России направлена для использования в таких целях рекомендованная Письмом от 15.08.2016 № 16-5/В-421 справка о среднем заработке.

Документ для службы занятости

Безработными признаются трудоспособные граждане, которые:

не имеют работы и дохода;
зарегистрированы в органах службы занятости в целях поиска подходящей работы;
ищут работу и готовы приступить к ней.

Для предоставления сведений о суммах среднего заработка обычно используется форма, рекомендуемая в Письме Минтруда от 15.08.2016 № 16-5/В-421.

Кроме того, форма сведений о размерах среднего заработка может быть утверждена региональными органами власти. Например, так поступили в Московской области.

Узнать о том, есть ли в субъекте РФ утвержденная форма, можно в региональном Департаменте (комитете) по труду и занятости. Но чаще всего (и Минтруда считает это совершенно допустимым) составляется справка о зарплате в свободной форме, образец которой можно посмотреть ниже.

Документ о размере среднего заработка для фонда занятости может быть составлено работодателем и в произвольной форме, но должно содержать сведения, необходимые для определения размера и сроков выплаты пособия по безработице (общепринятые для бумаг организации (работодателя) реквизиты и сведения о среднем заработке, рассчитанном в соответствии с законодательством РФ).

Также подтверждением сведений о полученных доходах является документ по форме 2-НДФЛ, который выдается работодателем по просьбе работника.

Документ о сумме среднего заработка может потребоваться в посольство для оформления визы или в банк для выдачи кредитов. Законодательно формы представления сведений о размерах среднего заработка не установлены.

Главное для справок в свободной форме — это наличие в них достоверной информации о работодателе и работнике, а также реальные суммы дохода работника, подписи лиц, имеющих право подписи, и печать (при ее наличии).

Справку о заработке за два года до расторжения трудового договора бухгалтеры называют справкой 182-н по номеру приказа, утвердившего ее форму. Мы рассказали, как выдается справка 182-н, и привели образец заполнения в 2018 году. Вы можете скачать бланк справки для расчета пособий за время работы и посмотреть, за какой период ее выдавать.

Пошаговая инструкция и образец заполнения справки 182-н в 2018 году

Ниже мы привели пошаговую инструкцию, которая поможет вам быстро разобраться, нужно ли вам выдавать сотруднику форму. А образец заполнения справки 182-н в 2018 году поможет быстро заполнить документ.

Справка 182-н - что это такое

Справку 182-н выдавайте в двух случаях:

Увольняющемуся работнику – выдайте вместе с трудовой книжкой и справкой 2-НДФЛ в последний день работы сотрудника,

Уволенному работнику – в течение 3 дней с момента получения от него заявления о выдаче такой справки.

Работодатель не может отказать в выдаче справки ни увольняющемуся, ни уже уволенному работнику, если последний обратился с заявлением о повторной выдаче.

Для чего нужна справка 182-н

Справка 182-н понадобится бывшему сотруднику на его новом месте работы для расчета больничного листа. Точнее не самому работнику, а бухгалтеру для расчета пособий за время работы на предыдущем месте, исходя из среднего заработка за последние два года:

Кто оформляет справку 182-н

Справку о заработке за последние два года оформляет бухгалтер организации, ведь именно он располагает информацией о заработке работника за время работы в организации.

Подписывает справку главный бухгалтер и руководитель предприятия.

Бланк справки 182-н

Бланк справки утвержден еще приказом Минтруда России от 30.04.2013г. №182н. Он пришел на смену устаревшего бланка 4н, который содержал менее подробную информацию о причинах нетрудоспособности работника. Последние изменения туда были внесены Приказом Минтруда от 09.01.2017г. №1н, в их числе:

Исправлены пункты 3 и 4, сноска 3,

Разграничены сведения до 31 декабря 2016 года и с 1 января 2017 года, когда администрирование страховых вносов перешло к ФНС.

Все эти новинки действительны и в 2018 году.

Разбираем порядок оформления справки 182-н в 2018 году на образце

Мы подготовили для вас образец заполнения справки в 2018 году о заработке за два года, предшествующие увольнению работника.

Разберемся подробно, как заполнять ее разделы.

Общие правила

Документ можно заполнить от руки или подготовить на компьютере, а затем распечатать. От руки можно заполнять шариковой, гелевой, капиллярной ручкой любого темного цвета, но не карандашом.

Ошибки, помарки и неточности недопустимы. Их исправлением лучше не заниматься, а переписать все на новом бланке.

Печать организации необязательна, ведь с 2016 года юридические лица не обязаны иметь печать. А вот без собственноручных подписей руководителя и главного бухгалтера справка недействительна.

Обычно справку выдают в одном экземпляре. Но по просьбе работника можно изготовить любое их количество.

Структура формы 182-н

Бланк формы включает 4 раздела.

Образец заполнения раздела 1

В разделе 1 укажите данные о страхователе. Страхователем является работодатель - организация или индивидуальный предприниматель.

Наименование организации укажите полностью в соответствии с учредительными документами. Если работодателем является индивидуальный предприниматель, укажите его полные фамилию, имя и отчество.

Наименование территориального органа страховщика – это наименование территориального отделения ФСС по юридическому адресу работодателя.

Регистрационный номер страхования – номер, под которым организация зарегистрирована в ФСС. Его можно посмотреть в выписке из ЕГРЮЛ.

Образец заполнения раздела 2 справки 182-н

В разделе 2 укажите данные о застрахованном лице, то есть работнике организации. Фамилию, имя и отчество укажите полностью без сокращений. Далее укажите:

Затем укажите период работы сотрудника в организации.

Прежний бланк содержал только одну строку для указания периода работы физического лица в организации. Бухгалтеры указывали период работы одним интервалом с даты приема на работу по дату увольнения.

В 2018 году периоды работы сотрудника указывайте, разбивая его на части:

Покажем это на примере.

Пример

Иванов И.А. принят на работу 20 июня 2016 года и уволен 15 сентября 2018 года. В разделе 2 бухгалтер укажет периоды работы:

«С 20 июня 2016г. по 31 декабря 2016г.
С 1 января 2017г. по 31 декабря 2017г.
С 1 января 2018г. по 15 сентября 2018г.»

Обратите внимание! Формат предоставления справки предусматривает заполнение наименования месяцев не цифрами, а словами.

За какой период выдается справка

Если работник принят на работу в 2015 году и ранее, заполняйте периоды работы, начиная с 2016 года. Справка выдается работнику для расчета больничного листа на новом месте работы. При расчете среднего заработка для пособий в 2018 году принимается во внимание доход за предыдущие два года, то есть за 2016 и 2017 годы. Данные за 2015 год для расчета пособий не нужны, а значит, их не нужно указывать.

Пример

Старикова А.М. принята на работу 12 января 2012 года и уволена 15 сентября 2018 года. Бухгалтер укажет периоды работы:

Заполняем раздел 3: форма 182-н образец (2018)

В разделе 3 укажите суммы заработка работника. Раздел заполняется с соблюдением нескольких правил.

Учет доходов

Указывайте в справке 182-н только те доходы работника, на которые начислялись страховые взносы на обязательное социальное страхование. Не указывайте выплаты, не облагаемые страховыми взносами:

Заполнение сумм

Суммы указывайте цифрами в рублях и копейках. Рядом с цифрами в скобках напишите суммы прописью.

Количество строк

В разделе 3 количество строк с указанием сумм дохода работника должно совпадать с количеством строк в разделе 2, где указаны периоды работы.

Ограничения сумм

Суммы заработка работника необходимо указывать с учетом ограничений предельного заработка для расчета пособий. Если заработок работника превышает установленный лимит, то укажите предельную сумму.

Пример

Заработок Сизикова Е.М. составил:

Законодательные ограничения предельного заработка для расчета пособий составляют:

Бухгалтер укажет в разделе 3 суммы заработка:

Заполнение раздела 4: образец в 2018 году

В разделе 4 укажите периоды, исключаемые из расчета пособий:

Укажите календарные даты начала и окончания исключаемого периода и количество входящих в него дней.

В конце раздела 4 ставят подписи руководитель и главный бухгалтер предприятия. Если организация не отказалась от применения печати, поставьте ее оттиск рядом с подписями ответственных лиц.

Расскажем, для чего оформляется справка 182н, образец заполнения в 2017 году приведем.

Для чего нужна справка 182н

В справке 182н отображаются все начисления работника за 2 года, предшествующие наступлению случая для выплаты социального пособия. Поэтому в справке отражаются только те доходы, на которые были начислены взносы в ФСС.

Поэтому если работник увольняется, вместе с трудовой книжкой ему следует выдать справку 182н для предоставления на новое место работы.

Обратите внимание: в некоторых случаях вместе со справкой о зарплате работнику надо выдать дополнительные документы. Они потребуются, если компания отказалась от использования в своей работе печати. К таким документам относятся:

документ, который подтверждает полномочия директора (например, устав или приказ о назначении);
доверенность представителя, который заверил документ.

Аналогичные документы следует прикладывать к запросу в ФСС, если на нем нет печати, а компания желает получить сведения о доходах работников.

Подобные разъяснения ФНС дала на своем официальном сайте.

Статьи по теме:

Требования к оформлению справки 182н

Справка 182н, образец заполнения в 2017 году которой приведен ниже, составляется на бланке, утвержденном приказом Минтруда от 09.01.2017 № 1н. Приказ зарегистрирован в Минюсте 25 января 2017 года и вступает в силу с 6 февраля.

От старой справки новая отличается незначительно. И все изменения в ней носят чисто технический характер. Так, в старой справке указано, что в ней отражаются выплаты, на которые начисляются взносы по Федеральному закону от 24.07.2009 № 212-ФЗ. Однако с 1 января Закон № 212-ФЗ утратил силу. И взносы начисляются по правилам, прописанным в НК РФ.

Поэтому чиновники приняли решение обновить справку о зарплате. Теперь в пункте 4 справки прописано, что база для начисления взносов после 1 января 2017 года определяется в соответствии с законодательством о налогах и сборах.

Теперь поговорим об оформлении спарвки о зарпалте.

Оформлять справку 182н следует либо от руки, либо на компьютере. Данные для нее берутся из бухгалтерского учета и отчетности.

Состоит справка 182н из четырех разделов:

в первом разделе вписываются данные об организации, выдавшей справку,
во втором разделе – данные о физ. лице, получившем справку,
в третьем разделе – данные по годам о выплатах, на которые начислены страховые взносы,
в четвертом разделе – данные о количестве дней по каждому году, когда сотрудник был нетрудоспособен. Эти периоды из расчета исключаются.

Исправления в справке недопустимы. В конце ставится подпись главного бухгалтера и руководителя, печать (при наличии).

Важно, что при необходимости в бланке возможно добавление строк. Конечно, если это делается для указания более полного адреса либо информации о сотруднике или организации.

Вы не допустите ошибок в отчетности, если у вас под рукой всегда будет профессиональный помощник в лице «Зарплаты». и получайте подарки.

Ошибки при составлении справки 182н

Больше всего ошибок бухгалтера допускают при заполнении раздела 3 справки 182н. Самая частая – неверная годовая сумма дохода. Все дело в том, что нужно не забывать о существующих предельных максимальных лимитах для начисления страховых взносов. Таким лимитом ФСС в 2015 году является сумма 670 000 рублей, в 2016 году – 718 000 рублей. Поэтому в бланке не может стоять сумма дохода, превышающая этот лимит.

Кроме того, следует помнить, что дни, в которых женщина совмещала неполный день с уходом за ребенком до 1.5 лет, считаются отпуском по уходу за ребенком и вносятся в графу 4 вместе с днями больничных. А полученный доход за период работы при неполном рабочем дне необходимо включить в сумму среднего заработка в третьем разделе.

Как быть, если сотрудник принес справку 182н после выплаты

Бывают ситуации, когда представить справку 182н новому работодателю вовремя не предоставляется возможным. В этом случае бухгалтера рассчитывают пособие из расчета «минималки».