Правила оформления упд. Порядок заполнения УПД (построчная рекомендация) Какие документы заменяет УПД
УПД - это универсальная форма бланка, которая объединяет в себе сразу несколько документов, что существенно упрощает деловой документооборот и снижает издержки. Такая потребность назрела давно, но получила правовую поддержку только после вступления в силу Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Необходимость применения передаточного документа
В статье собраны образцы операций, наиболее часто встречающихся в организации и образцы документов, которыми они оформляются. Рассмотрим на примере заполнение, оформленние выполненных работ и поставку товара универсальным передаточным документом (далее УПД). Применяется УПД вместо следующих документов: товарной накладной, счет-фактуры и акта приемки-сдачи работ (услуг).
УПД - это универсальная форма бланка, которая объединяет в себе сразу несколько документов, что существенно упрощает деловой документооборот и снижает издержки. Такая потребность давно назрела, но получила правовую поддержку только, после вступления в силу Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете ». Закон упростил формы первичных учетных документов, но определил перечень обязательных реквизитов для них (ст.9 402-ФЗ ), ведь каждый факт хозяйственной жизни подлежит обязательному оформлению.
Реквизитами первичного учетного документа являются:
- наименование;
- дата составления;
- наименование экономического субъекта составителя;
- содержание факта операции;
- величина измерения операции в натуральном и (или) денежном измерении (с указанием единиц измерения);
- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления;
- подписи лиц, с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации лиц.
УПД был разработан ФНС на основе требований закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ и Постановления Правительства № 1137 и предложен к применению Письмом ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ .
Важно! С 1 июля 2017 г. внесены изменения в Постановление Правительства № 1137, следовательно, с июля 2017 г. форма УПД отличается от счет-фактуры, строкой, которую включили в форму счет-фактуры. Строка 8 счет-фактуры "Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)" является отличительным показателем между формой счет-фактуры и УПД. Использование УПД рекомендовано, и руководители организаций самостоятельно принимают решение о том, какие формы документов использовать. Несмотря на то, что УПД содержит реквизиты счет-фактуры, применять его можно организациям на любых формах налогообложения.
Организации и ИП, не являющиеся плательщиками НДС, не обязаны уплачивать этот налог при применении формы УПД. Для организаций, которые находятся на общей системе налогообложения УПД, также как и счет-фактура, дает право на зачет входящего НДС при уплате в бюджет.
Образец заполнения УПД универсального передаточного акта
Итак, УПД — универсальный передаточный документ; когда можно применять УПД? Правила заполнения актуальны для поставки товаров и выполнения работ (услуг):
- вместо Акта и Счет-фактуры;
- вместо Накладной и Счет-фактуры;
Для заполнения УПД вместо товарной накладной (ТОРГ12) необходимо изменить статус с «1» на «2», а также строки Грузоотправитель и его адрес (3) и Грузополучатель и его адрес (4) оставить не заполненными.
Полный текст Требования по заполнению граф УПД содержится в Рекомендациях по заполнению отдельных реквизитов формы УПД (Письмо № ММВ-20-3/96@ ). В таблице приведены важные моменты, на которые стоит обратить внимание:
|
Строки, графы |
Реквизит УПД |
|
|
Для УПД со статусом «1» заполняются в соответствии с Приложением № 1 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. В случае, если счета-фактуры в организации подписываются иным лицом, уполномоченным на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, то в счете-фактуре может быть указан соответствующий распорядительный документ или указана должность уполномоченного лица, подписавшего конкретный счет-фактуру. Допустимо дополнение показателей строк (3) и (4) информацией об ИНН, КПП грузоотправителя и ИНН, КПП грузополучателя. Для УПД со статусом «2» возможно заполнение строк (1), (1а), (2), (6), (7), граф 1, 2 или 2а, 3 и 9 в целях исполнения требований п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о наличии в документе подробной информации о содержании факта хозяйственной жизни и величины натурального и (или) денежного измерения. Показатели, уточняющие условия совершения факта хозяйственной жизни могут также быть отражены в строках, (2а), (2б), (3), (4), (5), (6), (6а), (6б), графах (4), (5), (6) и др. |
||
|
Товар (груз) передал/ услуги, результаты работ, права сдал |
Может быть указана должность лица, совершившего отгрузку и (или) лица, уполномоченного действовать по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ . Если этим лицом является лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и подписавшее документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки ), то в данной строке могут заполняться только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи. |
|
|
Ответствен-ный за правильное оформление сделки, операции |
Должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны продавца, его подпись с указанием фамилии и инициалов. Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, совершившее отгрузку и (или) лицо уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка ), то при наличии подписи в строке в данной строке могут заполняться только сведения о должности и ф.и.о. без повторения подписи. Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и подписавшее документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки ), то в данной строке так же могут заполняться только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи. Если в силу установленного в экономическом субъекте документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в документ необходимо будет ввести дополнительную строку, например, для указания должности, Ф.И. О. и подписи второго ответственного лица. |
|
|
Товар (груз) получил/ услуги, результаты работ, права принял |
Может быть указана должность лица, получившего груз и (или) уполномоченного на принятие услуг, результатов работ, прав по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени покупателя; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ. Показатель, уточняющий обстоятельства осуществления операции (сделки). |
|
|
Ответственный за правильное оформление сделки, операции |
Должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны покупателя, его подпись с указанием фамилии и инициалов. Показатель, позволяющий определить лицо, ответственное за оформление операции. Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка ), то в данной строке могут заполняться только сведения о должности и ф.и.о. без повторения подписи. Если в силу установленного в экономическом субъекте документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в документ необходимо будет ввести дополнительную строку, например, для указания должности, Ф.И. О. и подписи второго ответственного лица. |
|
|
Печати экономических субъектов-составителей документа. Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен. Отсутствие печати при наличии всех обязательных реквизитов, предусмотренных статьей 9 Закона № 402-ФЗ, не может являться основанием для отказа в принятии документа к налоговому учету. |
Тогда допускается ввести в УПД дополнительные строки – например, 13а, чтобы все необходимые подписи присутствовали в документе.Можно ли в УПД добавить реквизиты актуальной формы счета-фактуры, расскажет эта публикация. Для дополнительных подписей со стороны покупателя в УПД есть строки 15 и 18.
- В строке 15 «Товар (груз) получил / услуги, результаты работ, права принял» расписывается фактический получатель предмета сделки. При этом полномочия подписывающего лица определяются с учетом положений ГК РФ:
- Либо это сам покупатель, через его ответственное лицо.
- Либо это грузополучатель, указанный покупателем в договоре или распорядительных документах к нему (ст. 509 ГК РФ).
Бухгалтерские и юридические услуги
Этим письмом утверждена официальная форма универсального передаточного документа и доведены правила заполнения УПД. Подписи согласно указанным рекомендациям могут заполняться не все и не всегда.
Доведенные рекомендации можно обобщить в следующие несколько правил. Для продавца (исполнителя, подрядчика):
- В форме УПД должна стоять подпись руководителя (или предпринимателя) и главного бухгалтера либо других уполномоченных лиц в разделе счета-фактуры.
- При заполнении строки 10 подпись можно не ставить в том случае, когда лицо, имеющее право подписи счета-фактуры, и лицо, уполномоченное на приемку товара, услуг, результатов работ, - это один и тот же человек.
Доверенность на право подписи документов
- дату;
- наименования сторон;
- адреса;
- прописью место составления;
- КПП для юридических лиц;
- ОГРН;
Без указания срока действия, доверенность будет сохранять силу в течение года. Доверенность с определенным сроком не может действовать более 3 лет.
Доверенность на право подписи накладных подписывают обе стороны, а заверять у нотариуса этот документ не нужно.
Кто имеет право ставить подписи в упд?
- 2 - УПД применяется как первичный учетный документ. В этом случае некоторые графы, относящиеся к счету-фактуре, могут не заполняться (например, «налоговая ставка» (гр. 7), «код и наименование страны происхождения товара» (гр. 10, 10а), «регистрационный номер таможенной декларации» (гр. 11)).
Может ли продавец принять к вычету НДС, если возврат товара покупатель оформил не счетом-фактурой, а УПД, узнайте по ссылке. Кем и как подписывается УПД Подписи в УПД являются обязательными реквизитами.
Вне зависимости от статуса УПД в нем должны присутствовать подписи:
- Руководителя организации (или индивидуального предпринимателя). Руководитель может передать свое право подписи уполномоченному лицу.
Полномочия должны быть подтверждены отдельным внутренним актом организации - приказом либо доверенностью;
- Главного бухгалтера.
Доверенность на подписание документов
- В строке 10 предусмотрено место для подписи лица, которое отгрузило (передало) товар (услугу, результаты работ, права) с указанием его должности и ФИО.
- В строке 13 подписи в УПД ставят лица, которые уполномочены на составление УПД как первичного документа со стороны продавца (подрядчика, исполнителя).
- В строке 15 предусмотрено место для подписи лица, которое отвечает за получение (приемку) товара, услуг, результатов работ, прав.
- В строке 18 предусмотрено место для подписи лица, ответственного за правильность оформления операции со стороны покупателя, заказчика. Какие обязательные подписи в УПД должны быть всегда? Все ли подписи должны быть в УПД в указанных местах? Ответы на эти вопросы можно найти в рекомендациях, которые налоговики довели в приложениях к Письму от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96.
Подписи в упд
Однозначно определенных норм на заполнение доверенности нет, тем не менее, при ее оформлении нужно соблюдать основные правила, рекомендуемые в делопроизводстве при выписывании подобного рода документов. В числе прочего, доверенность на право подписи документов обязательно должна включать в себя информацию о доверителе и персональные сведения о доверенном лице.
Также здесь должен быть указан срок действия доверенности и подписи обеих сторон. Следует отметить, что чем шире полномочия доверенного лица, тем более подробную информацию о сторонах следует вписывать в доверенность.
Как написать доверенность на право подписи документов
- В самом верху документа пишется слово «Доверенность» и ставится номер доверенности по внутреннему документообороту, если он необходим.
Нужна ли доверенность при получении товара и подписи в упд закон
Внимание
В доверенности следует указать:
- дату;
- наименования сторон;
- адреса;
- свидетельство о госрегистрации в качестве предпринимателя (для ИП).
- прописью место составления;
- Паспортные данные, место регистрации (для физического лица и представителя юрлица).
- КПП для юридических лиц;
- ОГРН;
Если поверенный является гражданином другой страны или лицом без гражданства, это нужно обязательно указать в тексте доверенности, вписав данные документа, удостоверяющего личность. Доверенность можно выписать с правом передоверия или без такового.
Без указания срока действия, доверенность будет сохранять силу в течение года. Доверенность с определенным сроком не может действовать более 3 лет.
Доверенность на право подписи накладных подписывают обе стороны, а заверять у нотариуса этот документ не нужно.
Доверенность на право подписи упд
В соответствии с ними для принятия к налоговому учету объектов, для целей расчетов по налогу на прибыль налогоплательщики обязываются подтверждать события хозяйственной деятельности первичными учетными документами (оформленными по законодательным требованиям).
- Ст. 169 НК РФ. Указывает, что основанием для принятия к учету сумм НДС является счет-фактура.
Учитывая письма ФНС в отношении УПД, можно считать, что УПД также может являться основанием для налогового учета по НДС, но только в том случае, если в нем содержатся все необходимые реквизиты счета-фактуры.
Поскольку УПД может использоваться и как заменитель комплекта документов, и как самостоятельный первичный документ (например, у спецрежимников), то в нем предусмотрен еще один обязательный реквизит - статус:
- 1 - УПД применяется как комплект документов, в т. ч.
Важно
УПД организациям применять не обязательно, они могут применять любые первичные учетные документы, которые соответствуют требованиям законодательства. Подписи в УПД должны расшифровываться: обязательно указание должности сотрудников, их подписи в УПД, расшифровки этих подписей, так же обязательно должен быть прописан документ, на основании которого проставляются подписи в УПД конкретных работников.
Таким образом, подписи в УПД должны выглядеть следующим образом: Товар или груз передал / услуги, результаты работы, права сдал («10») Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни («13») Товар или груз получил / услуги, результаты работы, права принял («15») Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни («18») Также важно, что при отсутствии подписей в строках УПД - 10, 13, 15 и 18, должности и расшифровки подписей все равно заполняются.
Доверенность на право подписи упд за директора образец 2017
Это может быть:
- Лицо, уполномоченное действовать по сделке (например, отгружать товар). Тогда данные по строке 13 будут совпадать с данными по строке 10.
Тогда можно в строке 13 заполнить только данные ответственного лица, без дублирования подписи. - Лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур. Тогда данные по строке 13 будут совпадать с обязательной подписью руководителя или главбуха.
При этом тоже допускается не дублировать подпись, вписав в строку только должность и Ф. И. О. уже указанного лица.
- Иное лицо, назначенное внутренними распорядительными документами организации.
Тогда в строке 13 должны присутствовать полностью: должность, Ф. И. О., подпись. Возможен вариант, когда за правильность регистрации и документирования определенного вида хозяйственных операций в организации отвечают несколько человек.
Выдать увольняющемуся работнику копию СЗВ-М нельзя Согласно закону о персучете работодатель при увольнении сотрудника обязан выдать ему копии персонифицированных отчетов (в частности, СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ). Однако эти формы отчетности списочные, т.е. содержат данные обо всех работниках. А значит передача копии такого отчета одному сотруднику – разглашение персональных данных других работников. < … Компенсация за неиспользованный отпуск: десять с половиной месяцев идут за год При увольнении сотрудника, проработавшего в организации 11 месяцев, компенсацию за неиспользованный отпуск ему нужно выплатить как за полный рабочий год (п.28 Правил, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169). Но иногда эти 11 месяцев не такие уж и отработанные. < …
Доверенность на право подписи упд образец
В избранноеОтправить на почту Подписи в УПД являются обязательными элементами документа, без которых УПД может быть признан недействительным. Кто и как ставит подписи в УПД, расскажет этот материал.
Назначение УПД Обязательные реквизиты УПД Кем и как подписывается УПД Печать в УПД Итоги Назначение УПД Основной предпосылкой для появления УПД (универсального передаточного документа) стал тот факт, что в установленных ранее формах, входящих в обычный комплект по сделке, многие реквизиты и информация дублируются. Поэтому для упрощения оформления сделок логичнее было бы применять один документ, в который включены все необходимые разделы и данные. Идея создания УПД была реализована в 2013 году. Началом послужили поправки в закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, в результате которых исчезла необходимость применять обязательные унифицированные формы учетной документации.
- если лицом, ответственным за оформление факта хозяйственной жизни (строка ), является лицо, совершившее отгрузку (строка ), то при наличии подписи в строке в данной строке могут заполняться только сведения о должности и Ф.И.О. без повторения подписи. Если таким лицом (строка ) является лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и подписавшее документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки ), то в данной строке также могут заполняться только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи. Если в силу установленного в экономическом субъекте документооборота за правильность оформления факта хозяйственной жизни отвечают одновременно несколько лиц, то в документ необходимо будет ввести дополнительную строку, например, для указания должности, Ф.И.О.
Кто имеет право ставить подписи в упд?
Согласно ей первичный учетный документ, обязательный для фиксации факта финансово-хозяйственной деятельности, должен содержать такую информацию:
- название документа;
- дату составления;
- название предприятия или Ф. И. О. предпринимателя, участвующего в сделке;
- содержание хозяйственной операции;
- результат измерения операции в деньгах или в натуре, при этом должны быть указаны единицы измерения;
- наименование должности того, кто совершил сделку (операцию) и отвечает за то, как она оформлена, либо, если за оформление отвечает другое отдельное лицо, то данные и этого другого лица;
- подписи лиц и идентификационные данные лиц, названных в предыдущем подпункте.
- Ст.
252, 313 НК РФ.
Нужна ли доверенность при получении товара и подписи в упд закон
Если в дополнительные сведения о продавце и покупателе (рис. 2) будет заблаговременно внесена информация о том, на основании какого документа производится приемка товаров покупателем, то эти данные также автоматически будут перенесены в УПД;
- в строке Данные о транспортировке и грузе — данные о грузе, например, вид упаковки, если такая информация будет внесена в дополнительные сведения о доставке (рис. 3);
- в строке Товар (груз) передал / услуги, результаты работ, права сдал — должность, а также фамилия и инициалы лица, которое произвело отгрузку, если в дополнительные сведения о продавце и покупателе (рис.
Как правильно подписывать упд, при получении товара по доверенности?
- отгрузка товаров;
- просмотр и печать УПД.
Отгрузка товаров Регистрация операции отгрузки (реализации) товаров покупателю в программе производится с помощью документа «Реализация (акт, накладная)» с видом операции «Товары (накладная)» (раздел Продажи — подраздел Продажи) (рис. 1). При заполнении документа «Реализация (акт, накладная)» нужно указать:
- в поле «от» — дату отгрузки товаров (соответствует дате отражения операции в учетной системе);
- в поле «Контрагент» — наименование покупателя товаров;
- в поле «Договор» — номер договора поставки;
- в поле «Счет на оплату» — сведения о номере и дате счета (если он выставлялся);
- в строке «Расчеты», нажав гиперссылку, можно изменить счета расчетов с контрагентами и правила зачета аванса, которые, как правило, заполняются автоматически.
Данные о доверенности в передаточном документе
Универсальный передаточный документ (УПД) С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. здесь. Пример Организация ООО «ТФ-Мега» (продавец) заключила с ООО «Торговый дом» (покупатель) договор на поставку 20 единиц товаров отечественного производства стоимостью 236 000,00 руб.
(в том числе
Внимание
НДС 18% — 36 000,00 руб.). Представитель покупателя (менеджер по закупкам) получает товары на складе продавца по доверенности и далее вывозит его собственными силами (самовывоз). Для оформления операции реализации и для выставления счета-фактуры продавец по согласованию с покупателем применяет универсальный передаточный документ (УПД).
Правильное заполнение упд клиентом
При заполнении дополнительных сведений о доставке следует учитывать, что поля «Автомобиль», «Водитель», «Груз» заполняются при установленном флажке для значения «Перевозка автотранспортом» и используются для формирования транспортной накладной, если доставка товара осуществляется силами самого продавца. Поэтому в случае, когда покупатель сам забирает товары со склада продавца, можно, при необходимости, указать в строке «Сведения о транспортировке (для УПД)» только, например, вид упаковки, массу нетто/брутто груза и т.д.
Инфо
Рис. 3 Для создания счета-фактуры на отгруженные товары необходимо нажать на кнопку Выписать счет-фактуру внизу документа «Реализация (акт, накладная)» (рис. 1). При этом автоматически создается документ «Счет-фактура выданный», а в форме документа-основания появляется гиперссылка на созданный счет-фактуру.
Если есть доверенность, печать не нужна
ФНС России рекомендовала УПД в Приложении № 1 к Письму № ММВ-20-3/ от 21 октября 2013 года. Обращаем Ваше внимание, что УПД организациям применять не обязательно, они могут применять любые первичные учетные документы, которые соответствуют требованиям законодательства.
Подписи в УПД должны расшифровываться: обязательно указание должности сотрудников, их подписи в УПД, расшифровки этих подписей, так же обязательно должен быть прописан документ, на основании которого проставляются подписи в УПД конкретных работников.
- 2 -
УПД применяется как первичный учетный документ. В этом случае некоторые графы, относящиеся к счету-фактуре, могут не заполняться (например, «налоговая ставка» (гр. 7), «код и наименование страны происхождения товара» (гр. 10, 10а), «регистрационный номер таможенной декларации» (гр. 11)).
Может ли продавец принять к вычету НДС, если возврат товара покупатель оформил не счетом-фактурой, а УПД, узнайте по ссылке. Кем и как подписывается УПД Подписи в УПД являются обязательными реквизитами.
Вне зависимости от статуса УПД в нем должны присутствовать подписи:
- Руководителя организации (или индивидуального предпринимателя). Руководитель может передать свое право подписи уполномоченному лицу. Полномочия должны быть подтверждены отдельным внутренним актом организации - приказом либо доверенностью;
- Главного бухгалтера.
В 2013 году по инициативе ФНС плательщикам налогов был предложен новый первичный документ – УПД . Благодаря его использованию, налогоплательщики без нарушения закона могут объединять информацию, хранящуюся в первичной документации, тем самым, исключая ее дублирование.
Новая форма первичного документа не обязательна к применению, и налогоплательщики должны сами решать, каким образом они будут вести бухгалтерский учет и рассчитываться с бюджетом. Для отражения факта проведения хозяйственных операций и расчетов по налогам на добавленную стоимость субъекты могут использовать или действовать как раньше, оформляя отдельно и накладные.
В чем преимущество универсального передаточного документа, какие особенности в его заполнении могут вызвать трудности у сторон сделок? Для ответа на этот и другие вопросы необходимо в первую очередь обратиться к форме документа и разобрать на примере, как его заполнять.
До появления УПД, сведения, содержащиеся в первичной документации, например накладных и счет-фактурах, часто повторялись, и нецелесообразность двойного заполнения одних и тех же реквизитов была налицо. Однако, действующее на тот момент законодательство не позволяло объединить эти документы.
Так, согласно утратившему на сегодняшний день силу №129-ФЗ, первичные документы должны были составляться согласно унифицированным формам. Несоблюдение этих требований влекло непринятие их к учету.
С первых чисел 2013 года начал действовать №402-ФЗ , который изменил эти требования. Теперь хозяйственная деятельность может отражаться не по унифицированным формам. Вместо этого обязательными стали сведения, которые должны быть обозначены в первичной документации. Примечательно, что эти обязательные реквизиты и реквизиты, заполняемые в счет-фактурах, во многом сходятся.
Это условие, а также тот факт, что в действующем законодательстве не содержится запретов на изменение формы счет-фактур, благоприятствовали созданию универсального передаточного документа и обеспечили правомерность его использования для налогового и бухгалтерского учета. Форма УПД составлена на основе счет-фактуры. Этот документ обведен в УПД жирной линией и, по сути, представляет стандартную свою форму.
Стоит отметить, что помимо того что УПД значительно упрощает документооборот и снижает риск допущения ошибок, он обладает и недостатками :
- Поскольку форма УПД не унифицирована, необходbмо тщательно проверять документацию контрагентов.
- Требуется заполнять больший объем реквизитов, чем в первичной документации.
- Невозможно отправить электронную версию документа через онлайн-сервис.
- Невозможно оформить УПД на авансовый платеж.
- Сложности в корректировке формы.
Требования
Поскольку УПД может заполняться и как первичный, и как документ, на основании которого можно получить , требования к оформлению несколько разнятся. Рассмотрим требования к УПД, используемому в рамках первичной документации.
Приравнивает к обязательным реквизитам первичных документов:
- Наименование. В отношении УПД это статус.
- Дату оформления.
- Наименование контрагента, составившего УПД. Поскольку он является двусторонним, необходимо обозначить обе стороны сделки.
- Содержание факта хозяйственной деятельности, который характеризуется сведениями о контрагентах, данными о предмете соглашения, уточнениями о времени и обстоятельствах операции.
- В чем измеряется предмет сделки, какую имеет цену.
- Должности сотрудников, совершивших операцию, или тех, кто был ответственным за ее оформление.
- Подписи сотрудников, с указанием данных, необходимых для их идентификации.
При составлении УПД, необходимого для вычета налога на добавленную стоимость, следует придерживаться требований НК РФ. обязывает при заполнении документации указывать следующие данные :
- номер и дату составления;
- реквизиты продавца и покупателя, отправителя и получателя (название, адрес, ИНН);
- наименование предмета сделки, в чем измеряется;
- количество отгруженной продукции;
- денежные измерения продукции (за единицу, всего без НДС, всего с НДС);
- страну происхождения.
Стоит отметить, что все требования, указанные выше, могут быть выполнены, поскольку соответствующие поля для заполнения информации в УПД имеются.
Как правильно оформлять документ
Приложения №1 и №3 Письма ФНС России от 21.10.2013 ММВ-20-3/96 описывают форму универсальной передаточной документации и правила по ее оформлению соответственно. Согласно этим приложениям, УПД заполняется следующим образом.
| № поля | Правила заполнения |
|---|---|
| (1)-(7), графы 1-11 | Если статус 1, данные оформляются в соответствии с постановлением Правительства РФ №1137 от 26.12.11. При статусе 2 в документации могут не оформляться (7), графы 6, 7, 10-11 |
| Граф А | Заполнение не обязательно и производится в целях удобства поиска |
| Граф Б | Не обязателен для заполнения, но в случае заполнения указываются артикул, вид деятельности |
| (8) | Уточнения о проведенной операции |
| (9) | Реквизиты сопроводительной документации заполняются не в обязательном порядке |
| (10) | Указывается сотрудник совершившее операцию. Если это то же самое лицо, что завизировало счет-фактуру, допускается не заполнять |
| (11) | Дата совершения сделки не обязательна к заполнению |
| (12) | Не обязательно к заполнению. В этом поле обычно указываются сведения о паспортах, сертификатах к товару |
| (13) | Указывается ответственный сотрудник поставщика. Можно не подписывать если он же указан в (10) |
| (14) | Если в документе предусмотрена печать – не обязательно к заполнению |
| (15) | Указывается лицо, принявшее товар или услуги/работы |
| (16) | Дата совершения соглашения не обязательна к заполнению |
| (17) | Не обязательно к заполнению. Покупатель может указать в поле претензии со своей стороны, а также данные о неотъемлемых приложениях |
| (18) | Заполняет сотрудник покупателя. При наличии печати не оформляется |
| (19) | При наличии печати не оформляется |
| М.П. | Не обязательно к заполнению, в случае проставления всех необходимых данных |
Подпись
Универсальная передаточная документация содержит пять полей для подписи
. В ряде случаев все поля необходимо оформить в обязательном порядке и все зависит от того, какой статус имеет УПД.
Поля для сотрудников (руководитель и главный бухгалтер) должны быть завизированы, если УПД имеет статус равный 1. Когда УПД используется как первичный, эти поля могут не подписываться.
Строка подписывается лицом со стороны поставщика, которое совершило процесс отгрузки, причем, если этот же сотрудник завизировал счет-фактуру, допускается не подписывать. В строке ставит подпись сотрудник, ответственный за оформление соглашения. Нередко этот сотрудник и сотрудник, указанный в , являются одним и тем же лицом. В этих условиях поле может не подписываться.
В строке ставит подпись сотрудник, приобретающий товар. Строка заполняется аналогично полям, предназначенным для поставщика, в некоторых случаях достаточно лишь указания реквизитов.
Что необходимо заполнять в обязательном порядке
По Приложению №4 Письма ФНС России от 21.10.2013 ММВ-20-3/96 универсальная передаточная документация должна содержать следующие обязательные сведения.
| Обязательный показатель | Законодательная норма (№402-ФЗ Статья 9, Пункт 2) | № поля согласно Приложению №1 Письма ФНС России от 21.10.2013 ММВ-20-3/96 |
|---|---|---|
| Наименование | Подпункт 1 | Номер счета-фактуры |
| Дата оформления | Подпункт 2 | (1) |
| Наименование контрагента, который составил документацию | Подпункт 3 | , |
| Содержание факта хозяйственной жизни | Подпункт 4 | (2); (2а); (2б); (6); (6а); (6б); ; ; ; ; ; ; граф 1; граф Б |
| Измерение факта хозяйственной деятельности в натуральном и денежном эквиваленте | Подпункт 5 | Графы 3-9 |
| Обозначение сотрудников организации, которые провели сделку, либо считаются ответственными за ее проведение | Подпункт 6 | , , , |
| Подпись сотрудников, ответственных за проведение сделки | Подпункт 7 | Поле для подписи руководителя контрагента, либо сотрудника, который уполномочен действовать от имени организации |
Поле статус может принимать два значения : либо передаточный, либо универсальный документ. В УПД обязательно указывается нумерация и дата оформления документации. Требования по указанию факта хозяйственной деятельности удовлетворяется с помощью заполнения реквизитов контрагентов, данных об обстоятельствах соглашения, предмете сделки, то есть работе или услуге.
При указании натурального измерения операции следует указывать количество и единицу измерения товара, а также цену за единицу, цену без налога и с учетом НДС. В качестве должностей, организовавших сделку, необходимо указывать сотрудников, отгружающих/принимающих товар, либо ответственных за оформление этой сделки лиц.
Если предающий или получающий сотрудник является одновременно субъектом, отвечающим за верность сведений при оформлении операции, то подпись ставится в полях, обозначающих факт передачи и приемки товара, услуги или работы (в зависимости от того, что является предметом сделки).
Если у контрагентов имеется сотрудник, ответственный за правильность проведения операции, то подпись необходимо поставить также и в соответствующих полях. Продавец, при отсутствии подписей в вышеуказанных полях, вправе поставить ее в поле для руководителя контрагента или иного уполномоченного лица (если это лицо уполномочено подписывать первичную документацию).
Особенности работы с УПД отражены в данном вебинаре.
