Образец заявления на возмещение командировочных расходов. Заявление сотрудника с просьбой возместить расходы Прошу вас возместить мне расходы

Нередко, работа многих граждан тесно связано с поездками. Одни сотрудники вынуждены посещать другие города или страны для встречи с партнерами, в обязанности других работников входит посещение различного рода структур, к примеру, налоговой инспекции.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Нередко, специфический рабочий режим вынуждает сотрудников возвращаться домой в позднее время.

Для большинства организаций, собственное транспортное средство, посредством которого персонал может выполнять свои обязанности роскошь. В таких случаях, работодатель компенсирует сотрудникам стоимость проезда.

Какие затраты подлежат возврату

Компенсация стоимости проезда представляет собой денежные выплаты, которые предусмотрены уставом компании с целью возмещения работникам финансовых затрат, связанных с выполнением их трудовых обязательств.

Подобные обязательства руководителей регламентированы не только внутренним уставом компании, но и установленным на территории РФ Трудовым Кодексом, регулирующим права и обязанности, как работников, так и руководителей.

Использование личного транспортного средства сотрудника в рабочих целях

В соответствии с установленными нормами, работник вправе требовать компенсацию за использование личного транспорта в рабочих целях.

Обязательство работодателя выплачивать компенсацию имеет юридическую силу лишь в том случае, если сотрудник заранее оговорил условия эксплуатации личного авто и получил его согласие.

Для справки. Договоренность между работодателем и сотрудником должна быть закреплена соответствующим договором (). Документ должен содержать в себе данные о сумме компенсации и особенностях выплаты, так как Законодательная база не регулирует финансовый вопрос.

Работодатель, в свою очередь должен возместить работнику следующие виды расходов:

  • использование машины;
  • износ средства передвижения.

Аренда авто у сотрудника

Установленными нормами предусмотрена возможность аренды организацией личного транспортного средства работника. Как показывает практика, такой вид договоренности схож с предыдущим, так в основном автомобилем управляет его владелец.

В таком случае, работодатель обязывается компенсировать следующие виды расходов разъездного характера:

  • аренда имущества;
  • растраты на ГСМ и технический осмотр авто;
  • ремонт средства передвижения;
  • содержание машины.

Как и в ранее описанном случае, работодатель и работник должны заключить договор, содержащий условия аренды и соответствующих выплат.

Видео: Компенсации ГСМ

Приобретенные проездные билеты на общественном транспорте

На многих предприятиях можно выделить категорию сотрудников, которые по рабочим причинам регулярно пользуются общественным транспортом.

В таких случаях, работодатель должен возмещать стоимость проезда, осуществленного в служебных целях.

Компенсации стоимости проезда включает в себя следующие пункты:

  • цена проездного билета на любой тип общественного транспорта;
  • растраты на оформление проездных услуг;
  • растраты на приобретение постельных принадлежностей, к примеру, при поездке в поезде.

Стоит обратить внимание на тот факт, что сумма компенсации, а также перечень сотрудников, претендующих на выплаты, должен быть закреплен трудовым договором или нормативными актами.

Использование такси в рабочих целях

Нередко для рабочих целей у сотрудников возникает необходимость воспользоваться услугами такси. Как правило, услуга актуальна при маршруте отель – офис клиента – отель – аэропорт.

В том случае, если такой вид расходов целесообразен, работодатель должен их возместить работнику. Стоит отметить, что подобные растраты должны быть предусмотрены трудовым договором или нормативными актами.

Дополнительные траты

Трудовой кодекс предусматривает компенсацию работникам дополнительных расходов. В данном случае речь идет в основном о заграничных командировках.

Работодатель должен компенсировать следующие растраты :

  • расходы на оформление заграничного паспорта;
  • растраты на получение медицинского страхования;
  • уплата консульских и аэродромных комиссий;
  • оплата комиссий на право выезда или транзита транспортного средства;
  • суточные денежные средства;
  • оплата проживания в жилом помещении.

Таким образом, трудовой кодекс РФ защищает интересы работников, обязывая работодателей компенсировать затраченные денежные средства на проезд в рабочих целях.

Стоит отметить, что государственные нормы не регулируют маршрут сотрудника. Начальство вправе выбрать тип проезда до назначенного места на свое усмотрение. К примеру, вместо авиаперелета указать проезд на автобусе.

Оформление возмещения транспортных расходов сотруднику

Для возмещения транспортных расходов, сотрудники необходимо написать заявление на имя руководителя, в котором он просит вернуть затраченные средства.

Документ пишется в свободной форме, но он должен содержать в себе следующие пункты:

  • ФИО сотрудника;
  • дата поездки
  • адрес пункта назначения;
  • сумма затраченных денежных средств;
  • приложения (к примеру, квитанции, билеты и прочее).

Подтверждение

Для получения компенсации проезда в рабочих целях, работнику нужно предоставить руководителю не только соответствующее заявление, но и подтверждение расходов.

К документации, фиксирующей расходы сотрудников можно отнести следующее:

  • билеты, подтверждающие проезд до места командировки и обратно (железнодорожные, транспортные и прочие билеты);
  • посадочные талоны при авиаперелетах;
  • справка с железнодорожного вокзала, подтверждающая отсутствие прямого поезда (при проезде окружным путем);
  • справка с железнодорожного вокзала, подтверждающая отсутствие ежедневного рейса (необходима при переносе сроков командировки).

Оплата проезда в режиме онлайн

Интернет не только позволяет гражданам сэкономить временной ресурс при покупке билетов на любой вид транспорта, но и вызывает некоторые трудности. Нередко сотрудники организации задаются вопросом о том, как предоставить подтверждение приобретения билетов в режиме онлайн.

На самом деле процедура предельно проста. Сегодня каждое банковское учреждение располагает интернет — банкингом. Каждый клиент банка является обладателем личного кабинета, для оперативного осуществления финансовых операций.

Для подтверждения факта покупки билетов через Интернет, сотруднику достаточно распечатать квитанцию из личного кабинета или обратиться с этой просьбой к работникам банковской структуры.

Расходы на личном авто сотрудника

Что касается аренды авто у сотрудника или использования им в трудовых целях личного транспорта, прямого подтверждения расходов не требуется. Это связано с тем, что руководство и работник заранее в договоре фиксируют сумму оплаты такого вида проезда.

Работнику достаточно косвенно подтвердить проезд в место командировки, предоставив руководителю приказ об отправлении его в другой город или в иной пункт назначения в рабочих целях.

Компенсации при отсутствии подтверждающей документации

В том случае, если работник по завершении командировки не может предоставить подтверждающих документов, начальство вправке поступить следующим образом:

  • отказаться возмещать проездные расходы;
  • возместить лишь часть расходов, на свое усмотрение.

Сотруднику, при отсутствии документов необходимо написать заявление на имя руководителя в произвольной форме.

Документ должен содержать следующие данные:

  • ФИО сотрудника;
  • дата и время отъезда в рабочих целях;
  • используемый вид транспортного средства;
  • цену приобретенных билетов;
  • причину потери документов, подтверждающих покупку билетов.

В свою очередь, начальство, ознакомившись с заявлением должно сделать отметку, указав сумму компенсации или отказ возвращать затраченные денежные средства . По завершении, работник должен приложить заявление к авансовому отчету и передать в бухгалтерский отдел.

Стоит отметить, что руководитель государственных структур, даже при утере сотрудником подтверждающих расходы документов не может отказать в компенсации.

В соответствии с установленными нормами, запрещено ставить работников в худшее положение, чем установлено в Законодательной базе.

Таким образом, расчет компенсации будет происходить с учетом минимальной стоимости проезда:

  • железнодорожные средства передвижения – плацкартный вагон;
  • водное транспортное средство – каюта X группы, в случае речного транспорта – каюта III категории;
  • автомобильное средство передвижения – автобус общего типа.

С частными организациями дела обстоят иначе. Выплата компенсации напрямую зависит от внутреннего регламента компании, в котором руководство предусмотрело пути урегулирования вопрос возмещения стоимости проезда сотрудников.

Образец формы приказа " за использование личного имущества " разработан в соответствии с Трудовым кодексом РФ (с учетом положений Федерального закона №90 – ФЗ от 30.06.2006г.)

О компенсации и возмещении расходов

за использование личного имущества.

В связи с использованием работником при выполнении должностных (трудовых) обязанностей с ведома (разрешения) руководителя личного имущества в служебных (производственных) целях для _____________________________________________________________________

/указать для каких именно целей/

_________________________________________________________________________________

и в соответствии со статьей 188 Трудового кодекса РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Выплатить работнику подразделения _________________________________ _____________________________________________________________________

/должность/

_____________________________________________________________________

/ф. и. о. работников/

за использование им в период с ____________________ по __________________ в служебных (производственных) целях и износ (амортизацию) личного имущества ___________________________________________________________

/указать имущество/

Компенсацию в размере ________________________________________________, а также возместить расходы, связанные с его использованием, в размере _____________________________________________________________________.

2.Главному бухгалтеру выплату произвести в установленном порядке.

Основание:

- заявление работника (соглашение с работником) о выплате компенсации (расходов)

- докладная (служебная записка) руководителя подразделения о разрешении и использовании работником личного имущества с ходатайством о выплате компенсации (расходов).

_______________________________

/должность руководителя/

______________________________

Если работник потратил собственные средства вместо подотчетных (практические рекомендации для директора и бухгалтера)

71-й счет «Расчеты с подотчетными лицами»– это излюбленное «поле деятельности» для инспекторов ИМНС. На практике часто возникают ситуации, когда работник закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем предприятие возмещает ему потраченные на это деньги.

При неправильном оформлении первичных документов налоговая инспекция часто рассматривает такую операцию как факт покупки предприятием товара у физического лица и требует включить выплаченные ему средства в расчет совокупного дохода. До 2001 г. ИМНС требовала включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц. В 2001 г. налог на доходы у резидентов РФ не удерживается, однако сведения о выплаченном доходе должны представляться в налоговый орган.

Прежде всего, необходимо подтвердить право работника производить наличные расчеты, выступая от имени и в интересах предприятия. Руководитель организации без доверенности действует от имени организации, представляет ее интересы во взаимоотношениях с третьими лицами. В отношении же других работников на предприятии следует оформить приказ, утверждающий список работников, имеющих право как на получение подотчетных сумм, так и на совершение сделок за счет собственных средств с последующим возмещением. Тем же приказом могут быть утверждены две стандартные формы служебной записки. при предварительной выдаче подотчетной суммы и при возмещении средств, уже потраченных подотчетным лицом в интересах предприятия. Во исполнение приказа всем поименованным в нем работникам должны быть выданы доверенности. подтверждающие, что при покупке товаров (работ, услуг) они действуют в интересах предприятия.

Пример оформления.

Служебная записка

Прошу возместить расходы, понесенные мной в интересах ООО «Сатурн», в сумме 1 200 руб. Основание: доверенность № 1 от 10.01.2003, выданной в соответствии с приказом № 3 от 04.01.2003. Характер понесенных расходов: покупка канцелярских товаров.

Петров И.И. 03.05.2003

Виза бухгалтерии:

Авансовый отчет № 30 от 03.05.2003 представлен.

Бухгалтер Иванова М.И.

Виза руководителя:

Бухгалтерии выдать Иванову И.И. сумму в размере 1 200 руб.

Директор Сидоров А.А.

Авансовый отчет в этом случае составляется и утверждается в общеустановленном порядке. Второй важный совет: чтобы избежать возможных споров с проверяющими, при приобретении товара не для себя, а для предприятия работнику следует оформить покупку от имени предприятия. Подтверждением приобретения товара от имени и в интересах предприятия может быть как прямое указание на данное предприятие в документах на оплату (корешках к приходному кассовому ордеру) и передачу товара (накладные подписаны по доверенности), так и указание на физическое лицо (Ф.И.О. работника предприятия, директора), участвующее в сделке купли-продажи.

Дополнительным аргументом будет наличие полученной от продавца счет-фактуры, выписанной на предприятие в соответствии с предъявленной покупателем доверенностью. Ведь при продаже физическим лицам вместо счет-фактуры, накладной и корешка приходного ордера покупателю выдается чек ККМ и товарный чек. С 01.01.02 при покупке за наличный расчет юридическим лицом не взимается налог с продаж.

Пример «правильного» набора первичных документов:

Работник Петров И.И. подал служебную записку и авансовый отчет на сумму 1 000 руб. К ним были приложены:

1) Корешок к приходному ордеру на сумму 1 200 руб, в т.ч. НДС – 200 руб. без НсП (в графе «получено от» значилось «ООО «Сатурн» через Петрова И.И.»

2) Накладная (в графе «получатель» значилось «ООО «Сатурн»)

3) Счет-фактура на сумму 1 200 руб, в т.ч. НДС – 200 руб. без НсП (в графах «получатель» и «плательщик» значилось «ООО «Сатурн»).

Если покупка совершена в сети розничной торговли и вместо «правильного» набора документов работник представил чек ККМ и товарный («мягкий») чек, то в этом случае решающее значение в доказательстве совершения сделки в интересах организации имеют два вышеописанных документа: 1) приказ (оформленный до даты оплаты) и 2) служебная записка (составленная работником после оплаты и подаваемая вместе с авансовым отчетом).

Возможна ситуация, когда непосредственно в момент сделки полномочия действовать от имени организации у работника отсутствуют. В этом случае руководитель может одобрить ее впоследствии. В этом случае все права и обязанности по сделке переходят к одобрившей ее стороне с момента ее совершения (ст. 183 ГК РФ). Одобрение сделки необходимо оформить в письменном виде. например, в форме визы руководителя на служебную записке работника.

Если и это не помогает, то пишите сразу два заявления одно в прокуратуру на имя главного прокурора с просьбой провести прокурорскую проверку и заявление в суд на взыскание заработной платы и морального ущерба пусть знают, что Вы не юзер и обманывать себя не дадите. Правда после таких действий вам спокойно работать не дадут и наверное придётся сменить место работы. Ниже я привел примерный образец исковое заявление о взыскании заработной платы, суточных и возмещении других расходов, связанных со служебной командировкой, который можно заполнить своими данными и дополнить при необходимости. Приведенный ниже образец заявление на возмещение командировочных расходов поможет вам в решении своих проблем.

Заявление на возмещение командировочных расходов

Чтобы быть в курсе последних новостей блога. узнать больше советов, необходимо подписаться на обновление блога. Вы будите получать самые интересные статьи. документы и советы на свою почту. Понравилась статья? Поделитесь с друзьями в социальных сетях. Подписчики блога получают видео уроки бесплатно.

Статья 168.1 Трудового Кодекса Возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также с работой в полевых условиях, работами экспедиционного характера гласит, что работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

расходы по проезду

расходы по найму жилого помещения

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие)

иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в части первой настоящей статьи, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Исковое заявление о взыскании заработной платы, суточных и возмещении других расходов, связанных со служебной командировкой

В ___________________ суд

Истец: __________________

Адрес: __________________

Адрес: __________________

ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ

о взыскании заработной платы, суточных и возмещении

других расходов, связанных со служебной командировкой

(ст. 167, 168 ТК РФ)

Я, _______________(Ф.И.О. истца)_______________________, работаю на предприятии ______________________________(название предприятия, с какого времени)________________________________________ в должности _________________________________________________________. Я находился в командировке с ____________ по __________________, _______________________(основания командировки)___________________________________________, за что мне не выплачена заработная плата в размере __________________, суточные в размере _________________, другие расходы ________________________________(какие, в каком размере)___________________________________________. В удовлетворении моих требований администрацией и комиссией по

трудовым спорам отказано ________________(когда, какими документами подтверждается)____________________________. Считаю, что действия администрации неправомерны, что обосновывается следующим _______________________________________(указать причины, по которым истец считает свои требования правомерными, и какие имеются доказательства, подтверждающие его доводы: объяснения свидетелей, письменные доказательства или иные)____________________________________

В соответствии со ст.ст. 391, 392, 395 ТК РФ,

1. Взыскать с ответчика в связи с нахождением в служебной командировке: заработную плату в размере _________________, суточные в

размере ______________________, другие расходы в размере ___________.

2. В подтверждение исковых требований вызвать и допросить в качестве свидетелей ____________________(Ф.И.О. адреса)____________________,

3. Истребовать документы ___________________(какие, откуда)____________________________.

1. Копия искового заявления ответчику.

2. Иные имеющиеся документы (прилагаются истцом, а в случае их отсутствия или отказа администрации в их предоставлении - истребуются судом) - выписка из приказа (распоряжения) о направлении истца в служебную командировку командировочное удостоверение или документ, указывающий время нахождения в командировке документы, подтверждающие расходы, связанные с командировкой (счета, квитанции, проездные билеты, справки о стоимости проезда и т.п.), а также справка о том, что истцу за время нахождения его в командировке заработная плата не была выплачена справка о заработной плате истца за два последних

Картинки по запросу служебная записка о возмещении расходов образец

Если работник потратил собственные средства вместо подотчетных практические рекомендации для директора и бухгалтера. Однако культура работы с такими материалами не всегда соответствует их функциональным и эстетическим возможностям. На нарушение конституционных прав и свобод положением пункта 2 статьи 171 налогового кодекса российской федерации. Лицом в интересах предприятия. Руководитель организации без доверенности действует от имени организации, представляет ее интересы во взаимоотношениях с третьими лицами. Следует оформить покупку от имени предприятия. Пример оформления: служебная записка, прошу возместить расходы, понесенные мной в интересах ооо. Закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем предприятие возмещает ему потраченные на это деньги. До 2001 имнс требовала включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц. Авансовый отчет в этом случае составляется и утверждается в общеустановленном порядке. Имеющих право как на получение подотчетных сумм, так и на совершение сделок за счет собственных средств с последующим возмещением. Тем же приказом могут быть утверждены две стандартные формы служебной записки: при предварительной выдаче подотчетной суммы и при возмещении. N 03-03-06, связанных с предварительными и обязательными медосмотрами бухгалтеров, работников управленческого персонала и других работников, 1, работа которых профессионально связана с использованием пэвм более 50% рабочего времени, 543 на вопрос по учету в целях налогообложения прибыли расходов. Причиной может быть присутствие в нем другого. К ним были приложены: решающее значение в доказательстве совершения сделки в интересах организации имеют два вышеописанных документа: 1 приказ оформленный до даты оплаты и 2 служебная записка составленная работником после оплаты и подаваемая вместе с авансовым отчетом. Второй важный совет: чтобы избежать возможных споров с проверяющими, а для предприятия, при приобретении товара не для себя. Возможна ситуация, когда непосредственно в момент сделки полномочия действовать от имени организации у работника отсутствуют. При неправильном оформлении первичных документов налоговая инспекция часто рассматривает такую операцию как факт покупки предприятием товара у физического лица и требует включить выплаченные ему средства в расчет совокупного дохода. Во исполнение приказа всем поименованным в нем работникам должны быть выданы доверенности, подтверждающие, что при покупке товаров работ, услуг они действуют в интересах предприятия. Прежде всего, выступая от имени и в интересах предприятия, необходимо подтвердить право работника производить наличные расчеты. Подтверждением приобретения товара от имени и в интересах предприятия может быть как прямое указание на данное предприятие в документах на оплату корешках к приходному кассовому ордеру и передачу товара накладные подписаны по доверенности, так и указание на физическое лицо.

Служебная записка о возмещении расходов образец

Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой

Сотрудникам, направляемым в командировку, как правило, выдают деньги из кассы авансом, чтобы они могли заплатить за проезд к месту командировки и обратно, а также проживание в гостинице. Помимо этого, им выдают еще и суточные. Но иногда случается так, что работники тратят на проезд и проживание собственные деньги (к примеру, если нужно было срочно выехать в командировку и не оставалось времени на то, чтобы получить деньги на командировку). Тогда предприятие компенсирует им суммы, потраченные на поездку.

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

1) расходы по проезду

2) расходы по найму жилого помещения

3) дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные)

4) иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором либо локальным нормативным актом организации (например, положением об оплате труда, положением о командировках работников, приказом о командировке и т. п.). Следует отметить, что размер возмещения расходов, связанных со служебными командировками, не может быть менее (ниже) размеров, утвержденных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

Расходы по проезду. Командированному работнику возмещаются расходы по проезду к месту командировки и обратно в размере стоимости проезда воздушным, водным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже билетов, расходы за пользование постельными принадлежностями, а также оплату стоимости проезда к станции, пристани, аэропорту на транспорте общего пользования, если они находятся за чертой населенного пункта.

При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, работодатель при отправлении в командировку может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета" расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) не должны быть выше стоимости проезда:

1) железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда

2) водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы

3) воздушным транспортом - в салоне экономического класса

4) автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси)

5) при отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, - в размере минимальной стоимости проезда:

6) железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда

7) водным транспортом - в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения

8) автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.

Расходы по проезду командированного работника в мягком вагоне, в каютах, оплачиваемых по 1 - 9 группам тарифных ставок, на судах морского флота, а также на воздушном транспорте по билету первого класса возмещаются в каждом отдельном случае с разрешения руководителя при представлении проездных документов.

Все расходы по проезду возмещаются исходя из стоимости проезда и тогда, когда они подтверждаются проездными документами.

В случаях, если командированный работник не может представить проездные документы (например, при их утрате), с разрешения руководителя предприятия ему оплачивается минимальная стоимость проезда от места постоянной работы до места командировки, которая определяется по справочникам пассажирских перевозок. При потере авиабилета доказательством для оплаты стоимости проезда может служить справка управления гражданской авиации, выданная на основании данных отрывного талона проданного билета.

Расходы по найму жилого помещения. Расходы по найму жилого помещения в месте командировки возмещаются работнику со дня прибытия и по день выезда в размерах, определяемых Министерством финансов РФ. Так, например, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, с 1 января 2003 г. возмещение расходов по найму жилого помещения (кроме случаев, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) осуществляется в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. В пределах этой нормы возмещаются затраты работника на оплату дополнительных услуг (пользование телефоном, телевизором и т. п.). Плата за бронирование мест в гостиницах возмещается в размере 50% стоимости проживания за сутки. Порядок и форма оплаты номера (места в номере) устанавливаются администрацией гостиницы. Может быть установлена посуточная или почасовая оплата. Оплата проживания в гостинице производится в соответствии с единым расчетным часом - до двенадцати часов текущих суток по местному времени. При размещении до расчетного часа (с нуля до двенадцати часов) плата за проживание не взимается.

В случае задержки выезда из гостиницы (номер освобожден после двенадцати часов по местному времени) плата за проживание взимается в следующем порядке:

1) не более шести часов после расчетного часа - почасовая оплата

2) от шести до двенадцати часов после расчетного часа - плата за половину суток

3) от двенадцати до двадцати четырех часов после расчетного часа - плата за полные сутки (если нет почасовой оплаты).

При проживании в гостинице не более суток (двадцати четырех часов) плата взимается за сутки независимо от расчетного часа. Следует отметить, что администрация гостиницы вправе изменить единый расчетный час с учетом местных особенностей.

Каждая организация самостоятельно решает вопросы, касающиеся возмещения расходов на проживание командированным лицам, но сумма возмещения данных расходов не может быть ниже норм, которые установлены Правительством РФ для бюджетных организаций.

Согласно Постановлению Правительства РФ "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета" работникам, у которых отсутствуют документы, подтверждающие затраты на проживание, выплачиваются деньги в размере только 12 руб. в сутки. Эта сумма является минимальной при возмещении командированным расходов на проживание.

При временной нетрудоспособности направленного в командировку работника работодатель обязан не только оплатить ему расходы, связанные с наймом помещения (кроме случаев нахождения работника в стационаре), суточные, но и выплатить вместо сохраняемого среднего заработка пособие по нетрудоспособности. Сами дни временной нетрудоспособности не включаются в дни командировки.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность его по состоянию здоровья вернуться к постоянному местожительству должны быть удостоверены в установленном законодательством порядке.

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные). Расходы, связанные с проживанием в месте пребывания в командировке, компенсируются выплатой суточных за все календарные дни командировки, в том числе и за дни приезда и отъезда, дни нахождения в пути, включая время вынужденной остановки в пути. Размер суточных также устанавливается Министерством финансов РФ. Размер суточных определяется исходя из 100 руб. в сутки, включая время пребывания в пути. До 2002 г. они составляли 45 руб. в сутки.

Предприятия за счет собственных средств в соответствии с законодательством могут устанавливать и другие, более высокие, нормы.

В случаях, когда работник командирован в такую местность, откуда он имеет возможность ежедневно возвращаться к своему постоянному местожительству, суточные не выплачиваются.

На работников, находящихся в командировке, в соответствии с законодательством РФ распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех предприятий, в которые они командированы.

В случаях, когда работник был командирован специально для работы в выходные (праздничные) дни, компенсация за такую работу производится на общих основаниях. А если день отъезда в командировку приходится на выходной день, то работнику предоставляется другой день отдыха по возвращении из командировки.

Что касается работников геолого-разведочных и топографо-геодезических предприятий, организаций и учреждений, выполняющих геолого-разведочные и топографо-геодезические работы на территории РФ, то им в соответствии с Положением о выплате полевого довольствия работникам геолого-разведочных и топографо-геодезических предприятий, организаций и учреждений Российской Федерации, занятым на геолого-разведочных и топографо-геодезических работах, в целях компенсации повышенных расходов при выполнении работ в полевых условиях выдается полевое довольствие. В соответствии с этим Положением полевыми условиями следует считать особые условия производства геолого-разведочных и топографо-геодезических работ, связанные с необустроенностью труда и быта работающих и размещением производственных объектов за пределами населенных пунктов городского типа.

Право на получение полевого довольствия в данном случае имеют работники:

1) основных и вспомогательных подразделений, работающие в полевых условиях и проживающие в местах производства работ

2) школ, медицинских, культурно-просветительских, детских дошкольных учреждений и других подразделений, специально созданных для обслуживания геолого-разведочных и топографо-геодезических предприятий и организаций.

Следует отметить, что вышеуказанное Положение не распространяется на лиц, проживающих или выполняющих работы в городах и поселках городского типа, кроме тех поселков городского типа, которые расположены в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области.

Сама выдача полевого довольствия работникам производится за все календарные дни нахождения на работе. Порядок учета времени работы и пребывания в полевых условиях устанавливается предприятием, организацией, учреждением и оформляется приказом.

При работе в полевых условиях выплата полевого довольствия работнику за выходные дни производится в зависимости от того, в каком месте он их проводит (на объекте проведения полевых работ, на базе полевой организации, вне места проведения работ). Данный порядок применяется независимо от принятых форм организации труда, режима труда и отдыха (при выполнении работ вахтовым методом, при суммированном учете рабочего времени и др.).

Размеры выплат полевого довольствия устанавливаются в расчете на одного работника в день. Они кратны норме суточных расходов, предусмотренной действующим законодательством об оплате служебных командировок на территории РФ (независимо от занимаемой должности и получаемого должностного оклада). Используются следующие коэффициенты:

1) при работе на объектах полевых работ, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - 2,0

2) при работе на объектах полевых работ, расположенных в других районах, - 1,5

3) при работе на базах геолого-разведочных предприятий, организаций, учреждений, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - 0,75

4) при работе на базах геолого-разведочных предприятий, организаций, учреждений, расположенных в других районах, - 0,5.

Полевое довольствие не облагается налогами, не учитывается при исчислении среднего заработка и не включается в фонд потребления.

Следует отметить, что полевое довольствие работникам сохраняется:

1) на период временной нетрудоспособности

2) на период нахождения женщин в отпуске по беременности и родам

3) на время выполнения государственных и общественных обязанностей.

Полевое довольствие в этих случаях выплачивается при условии нахождения работников на базах или в месте производства работ, где установлена его выплата.

Не выплачивается полевое довольствие:

1) работникам, имеющим возможность ежедневно возвращаться с места работы к своему постоянному местожительству, где выплата полевого довольствия не установлена, кроме случаев, когда работник выезжает на объекты полевых работ в течение одного дня и находится в пути к полевым объектам более двух часов сверх нормальной продолжительности рабочего дня в каждом направлении

2) работникам за время нахождения в ежегодном отпуске и на санаторно-курортном лечении.

При выезде работников геолого-разведочных и топографо-геодезических предприятий, организаций и учреждений, выполняющих работы в полевых условиях, в командировку выплата полевого довольствия прекращается, а расходы, связанные с командировкой, возмещаются уже в соответствии с законодательством об оплате служебных командировок.

Также выплата полевого довольствия производится работникам старательских артелей, акционерных обществ, малых предприятий и других коммерческих организаций, занятым на разработке россыпных и небольших рудных месторождений драгоценных металлов и драгоценных камней со сроком отработки до семи лет и производящим работы в полевых условиях.

Н.А. Алимова

Большой справочник кадровика

О важности правильно оформленной служебной записки на возмещение расходов не понаслышке знают опытные бухгалтеры. Тем, кто впервые столкнулся с образцом оформления документов по 71-му счёту («Расчёты с подотчётными лицами») трудно разобраться в сухих строчках письма Минфина. Однако, ничего сложного в этом нет, следует лишь неукоснительно придерживаться нескольких простых правил.

Существует множество ситуаций, при которых работники расходуют денежные средства:

  • Покупка канцелярских принадлежностей;
  • Траты, произведённые во время командировки (оплата проживания в отеле, приобретение бензина, проезд на транспорте, питание);
  • Оплата услуг связи (сотовая, городская телефонная, телеграмм, писем, посылок);
  • Представительские расходы.

Финансы могут быть как выданные авансом, так и собственные. Если деньги были выданы авансом, то сотрудник должен грамотно отчитаться за потраченные средства.

Чтобы у инспектора ИМНС не возникло вопросов, работник должен:

  • Быть зачисленным в штате компании с оформлением трудового договора;
  • Быть в списке лиц, утверждённых приказом руководства, в котором перечисляются все, кто имеет право на трату средств;
  • Выполнять служебные задания по приказу руководства;
  • Попросить выписать документы не на своё имя, как физическое лицо, а как на уполномоченного предприятием агента;
  • Получить от продавца счёт-фактуру.

В случае если были потрачены собственные деньги, отчитываться следует так же. Однако работник должен будет написать дополнительно служебную записку о возмещении расходов.

Служебная записка образец о возмещении компенсации

Служебная записка

Прошу возместить мне понесённые мной в сумме хх руб. хх коп. расходы в интересах предприятия. Основание: доверенность №5 от 01.02.2016, выданная в соответствии с приказом №17 от 15.01.2016. Характер понесённых расходов: покупка бензина для проезда к месту командировки и обратно.

Гапонов П.О.

Документ визируется главным бухгалтером и руководителем предприятия. Последний пишет распоряжение возместить сотруднику сумму потраченных денег в полном объёме либо частично (если труженик превысил полномочия).

Денежные средства, выдаваемые в качестве компенсации не подлежат обложению налогом на прибыль.

Служебная записка на возмещение расходов является документом финансовой отчётности и пишется на основании образца, утверждённого внутренним приказом учреждения.

C заявлением на возмещение денежных средств, которые были потрачены на нужды организации, как правило, обращаются подотчетные лица, израсходовавшие больше денег, чем им было выдано. Ведь от непредвиденных трат никто не застрахован. Если расходы действительно были необходимы и подотчетник представил подтверждающие их документы, то организация должна будет выплатить ему возмещение. Образец заявления о возмещении денежных средств приведен ниже.

Напомним, что подотчетным лицом может как обычный работник, так и руководитель, а также исполнитель, с которым у компании заключен гражданско-правовой договор (Письмо Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859 ). Соответственно, и заявление о возмещении личных средств может написать любой из них.

Выдача денег подотчетнику

Как вы помните, деньги выдаются работнику на основании его , на котором должна стоять виза руководителя организации, либо распоряжения (приказа) руководителя (пп. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У ). Сотруднику можно выдать наличные деньги, а можно сделать безналичный перевод на его банковскую карту, в т.ч. зарплатную (Письмо Минфина России от 21.07.2017 N 09-01-07/46781 ). В последнем случае реквизиты карты должны быть указаны в заявлении подотчетника или распоряжении руководства. При перечислении средств в платежке в поле «Назначение платежа» нужно указать, что сотруднику выдан именно аванс на хозяйственные нужд (на командировочные расходы или иные цели).

Авансовый отчет и подтверждающие документы

Чтобы отчитаться за потраченные средства, сотрудник должен составить авансовый отчет по форме, утвержденной организацией, или унифицированной форме АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55). К отчету должны быть приложены оригиналы документов, подтверждающих расходы. Это могут быть товарные и кассовые чеки, квитанции, БСО. А если работник оплачивал нужды компании банковской картой, то в качестве подтверждающих документов он может предоставить квитанции, чеки или иные аналогичные документы (Письмо Минфина России от 24.06.2016 N 03-03-06/1/36877 ).

Авансовый отчет должен быть проверен бухгалтером и утвержден руководителем организации. После этого сумма перерасходованных средств выдается работнику по расходному кассовому ордеру, а его реквизиты указываются в авансовом отчете (



Похожие статьи