Дополнение к графику отпусков образец. Как правильно внести изменения в график отпусков? Изменения в графике отпусков

График отпусков является важным и необходимым документов в организации. У каждого сотрудника есть право в соответствии с ТК РФ на получение ежегодного оплачиваемого отпуска, причем планируется он заранее, на будущий год с учетом пожеланий всех работников организации. Утвердить график необходимо за 2 недели до наступления следующего года (ТК РФ ст. 123, ч.1). Но что если в течение следующего года необходимо внести в него коррективы и изменения, как поступить в этом случае?

Обратим ваше внимание, что довольно важно, чтобы информация в была актуальной по каждому сотруднику организации. Любая организация может быть проверена трудовыми инспекторами и неверный или не актуальный график может стоить довольно дорого!

Так инспекторы могут выписать штраф, согласно КоАП ст. 5.27, сумма которого может составлять от 30 до 50 тысяч рублей на организацию, а ответственное лицо за составление данного документа может быть оштрафовано от 1 до 5 тысяч рублей. Кроме того, инспектор вправе даже приостановить деятельность организации-нарушителя сроком на 90 суток.

Конечно же штрафы и приостановление деятельности организации это весьма крайние меры, как правило, инспектор первоначально выписывает предупреждение, согласно которому вы должны будете исправить обнаруженные нарушения. Оказанные выше меры применяются, в основном, в том случае, если вы проигнорировали предписание и не внесли исправления и коррективы.

Не стоит уповать на то, что все обойдется, лучше по максимум предотвратить любую возможность придраться к вам со стороны проверяющих органов. Рассмотрим методы внесения корректив.

Варианты внесения изменений в график отпусков

И так, каким образом можно внести коррективы в утвержденный в график отпусков? Вариантов не так уж и много, всего два:

  1. Утвердить новый график отпусков с учетом внесенных изменений, учитывая новых и уволенных сотрудников.
  2. Путем издания дополнений к существующему графику. Для этого, в унифицированной графика указывается название, например, с такой формулировкой: “График отпусков. Дополнение №…”. Чтобы не запутаться, при наличии нескольких дополнений лучше указывать их нумерацию с начала года и дату актуальности.

Первый вариант имеет небольшой плюс в том, что в нем проще найти необходимую информацию, так как все сотрудники, а также даты отпусков содержатся в одном списке. Но у инспектором по труду могут возникнуть при этом вопросы, что в организации составлено сразу несколько графиков, а не один на год, как это упоминается в законодательстве. Внесение корректив вторым способом решает эту проблему, именно этим вариантом лучше пользоваться на деле.

Что первый, что второй вариант подразумевает под собой одинаковый порядок действий по утверждению корректив в графике отпусков. Прежде всего необходимо получить согласие руководителей подразделений, далее при наличии профсоюза – его одобрение, а после этого документ подписывается у директора организации. Помимо этого издается приказ о внесении изменений в график отпусков, с указанием причины изменения, например, “В связи с приемом на работу с 3 февраля 2016 года Семену В.А.”.

Резюме: Более предпочтительно и менее рискованно применять 2-й метод внесения корректив в график отпусков. Для решения проблемы уволенных сотрудников можно делать соответствующие пометки в “Примечании”, колонка 10.

Разъяснение некоторых нюансов

Если в организации появляются новые сотрудники, то необходимо вносить изменение в ранее утвержденных график отдыха сотрудников. Однако это необходимо делать лишь для тех сотрудников, которые принимаются в первом полугодии. Связано это с тем, что работник имеет права на отпуск после того, как он проработает в организации не менее шести месяцев, таким образом, коррективы уже можно будет внести в график на будущий год.

Составление расписания отпусков вменено в обязанность каждой организации. Обычно его разрабатывают загодя: за 2 недели до наступления следующего календарного года и утверждают приказом начальника. Согласно нормам ст. 123 ТК РФ, соблюдение графика отпусков – обязательно для нанимателя и работника. В связи с этим у многих специалистов кадровой службы возникает вопрос: разрешено ли внесение изменений в график отпусков, какие именно документы необходимо подготовить в этом случае? Как вносить изменения в график при переносе отпуска? Как корректировать график при приеме нового сотрудника? Давайте разбираться.

По каким основаниям можно переносить отдых

С подачи работодателя отдых сотрудника можно переносить в таких случаях:

  • важное срочное задание, выполнить которое может только конкретный специалист;
  • переструктурирование компании (слияние, дробление, перепрофилирование, значительное сокращение штата и т. п.);
  • внедрение инновационных методов работы, установка нового оборудования, замена программно-вычислительных систем;
  • внеплановые проверки деятельности компании фискальными или иными контролирующими госорганами;
  • срочная командировка в связи с производственной необходимостью;
  • болезнь руководителя, должностные обязанности которого можно переложить только на ограниченный круг лиц (в частности – на заместителя начальника отдела, управления).

В этих случаях перенос должен быть обязательно согласован с работником. Отсутствие возражений по поводу уточнения даты или периода отдыха сотрудник должен отразить на приказе о переносе отпуска. Либо можно составить отдельный документ, где он прямо выразит согласие на перенос своего отдыха.

Веские причины изменения графика отпусков могут возникать не только у работодателя, но и у подчиненного. Среди принимаемых во внимание причин, требующих переноса времени отдыха сотрудника, обычно называют финансовые, семейные или личные обстоятельства. К ним относят: болезнь, возможный декрет, необходимость отдыха в определённые периоды (например, одновременно с супругом).

Вносим коррективы по правилам

На практике документ, составленный заблаговременно, редко, когда может оставаться в неизменном состоянии. Иногда возникают ситуации, требующие внесения в него корректировок. Особенно это относится к крупным организациям. О том, можно ли вносить изменения график отпусков, российское законодательство умалчивает. Соответствующих норм нет ни в ТК РФ, ни в самих указаниях по заполнению такого рода документов.

Однако практикующие кадровики уверены: вносить уточнения необходимо по ряду причин. Во-первых, неактуальность информации в графике может повлечь за собой претензии со стороны трудовых инспекторов. Предоставление отдыха вне установленных дат может привести к штрафным санкциям. Во-вторых, внеплановое отсутствие сотрудников может поставить под удар бесперебойную работу компании, а также создать проблемы для бухгалтерии, которая создает и держит ориентир на резервы оплаты соответствующих расходов.

Так что учтите: законодательством не установлены правила, необходимые для соблюдения в этих случаях. Однако в зависимости от конкретной ситуации график можно модифицировать разными способами.

Принят новый сотрудник

Если в течение года в компанию пришли новые люди, вносить изменения в действующий график не нужно. Наниматель имеет право предоставить таким работникам возможность отдохнуть в любое время, если это не нанесёт ущерба организации и ее бизнес-процессам. Делают это на основании письменного заявления заинтересованных лиц.

Если организация всё-таки решает документально зафиксировать изменение графика отпусков при приёме нового сотрудника, разумно составить дополнение к уже действующему расписанию отдыха. Его обычно оформляют в виде отдельного документа по установленной форме. При этом в столбце «Примечания» необходимо указать дату поступления на работу нового сотрудника.

Смена запланированной даты отдыха

Все прочие корректировки графика обычно связаны с тем, что работник вынужден отдыхать ранее или позднее установленного для него срока. В этом случае изменения в график отпусков в 2018 году следует вносить во следующей схеме: запланированную дату начала события, проставленную в графе 6, не меняют, а все необходимые сведения о переносе начала отпуска или изменении его длительности отражают в графах 8–10.

Заметим, что далеко не все работники кадровых служб знают, как внести изменения в график отпусков в соответствии с законом. В частности, многие из них забывают о нормах ст. 123 ТК РФ. В ней написано, что если работник имеет право уйти в отпуск в определённом месяце, то за 2 недели до предполагаемого начала отдыха он должен написать заявление с указанием конкретной даты. Именно её нужно проставить в графе 8.

Требование о том, что сотрудники обязаны предупреждать нанимателя о дате начала отпуска не позднее чем за полмесяца, желательно закрепить во внутрифирменном нормативном акте – приказе или распоряжении. Также ничто не мешает внести соответствующий пункт в положение об оплате труда. Причём все работники компании обязаны внимательно изучить данные документы. Это же касается и приказа о внесении изменений в график отпусков: с ним должны познакомиться под расписку все заинтересованные сотрудники.

Имейте в виду, что некоторые работники организации имеют право взять отпуск в любое подходящее для них время. К ним относят:

  • подростков моложе 18 лет;
  • совместителей; они отдыхают одновременно на основном и дополнительном месте работы;
  • сотрудницы, планирующие уйти в декрет;
  • мужья, чьи жёны находятся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком;
  • работники, имеющие двух и более детей определенного возраста (до 12 лет);
  • почётные доноры;
  • супруги военнослужащих, отдыхающие одновременно с мужем;
  • некоторые категории чернобыльцев;
  • работники, усыновившие младенца в возрасте до трех месяцев;
  • иные категории в соответствии с нормами ст. 322 ТК РФ.

Если сотрудник, относящийся к одной из этих категорий, решил перенести запланированную дату начала отпуска, изменение графика отпусков по инициативе работника не производят. В этом случае достаточно внести соответствующие данные в уже действующий документ:

  • в 8 графе – отражают сведения о заявлении работника с просьбой перенести время отдыха;
  • в графе 9 – указывают новую дату предполагаемого отпуска;
  • в 10 графе – записывают категорию работника, имеющего право на использование отпуска в любое время.

Найти утверждённый образец изменения графика отпусков в нормативных документах не получится. Поэтому для вашего удобства ниже приведена примерная форма скорректированного графика, которая информативна и удобна для работы.

Это быстро и бесплатно!

Четкого однозначного ответа на вопрос относительно необходимости включения вновь принятых сотрудников в график отпусков на текущий год нет.

Кадровые специалисты разделились в своем мнении относительно необходимости отражения данных по трудоустроенным сотрудникам в графике отпусков.

На практике применяют один из следующих способов:

  1. Не отражают данные по трудоустроенным в течение года лицам в графике и предоставляют отпуск по сотрудника.
  2. Вносят изменения в существующий график путем заполнения дополнительных строк для новых работников с последующей стандартной процедурой утверждения и ознакомления.
  3. Составляют дополнение к текущему расписанию, где показывают данные только по отпуску вновь принятого на работу.

Корректировки не нужны

Много сторонников у первого способа . Опираются в этом случае на ст.122 ТК РФ , где говорится, что право на отдых за первый год появляется через 6 месяцев работы, а уход в отпуск за второй и последующий годы регулируется очередностью предоставления отпусков, то есть в соответствии с графиком.

То есть в данной статье нет указания на то, что за первый год отдыхать работник должен по графику . Поэтому включать вновь принятых сотрудников в него не нужно и следует оформлять отпускное время по заявлению .

Изменения обязательны

Еще больше кадровиков придерживаются последнего мнения, что данные по трудоустроенным в текущем году все-таки нужно заносить в график, ссылаются при том на ст.123 ТК РФ.

Если четко следовать ТК РФ, то более правильный вариант будет последний .

Закон требует, чтобы работники отправлялись отдыхать в течение года четко по графику. Для вновь трудоустроенных право на отдых появляется через полгода работы.

Если этот момент наступил в году трудоустройства, то возникает вопрос, как ему уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск, на каком основании?

ТК РФ позволяет предоставлять отдых по заявлению, однако где гарантия, что работодатель не откажет просьбе работника ?

Важно! Отпуск не по графику возможно только с согласия работодателя, кроме случаев обязательного предоставления, предусмотренных ст.122 ТК РФ и федеральными законами.

Получается, если начальство против, то сотруднику придется ждать следующего года , когда его очередной отпуск попадет в график.

С точки зрения закона правильнее будет закрепить законное право нового лица на отдых по истечение полугода в графике . В этом случае он спокойно сможет уйти отдыхать в заранее оговоренное с работодателем время.

Включение вновь принятых на работу сотрудников в график не запрещено законом, исключает потенциальные споры между работником и руководством компании, а также предотвратит возможные проблемы с контролирующими органами.

Опять же вносить изменения в текущий утвержденный график или составлять дополнение к нему целесообразно только для лиц, принятых на работу в первую половину года . Именно в этом случае может возникнуть случай запроса отпуска со стороны сотрудника по истечение полугода работы.

Если человек утроен на работу во второй половине года, то в текущем году отпуск он может получить только с согласия руководителя, за исключением отдельных ситуаций, например, на обязательный отдых может рассчитывать беременная перед декретом независимо от стажа, а также ряд других особых категорий.

Никаких спорных моментов в данном случае не возникает, и необходимость вносить таких лиц в график не имеет смысла, это только добавит работы кадровику.

Как внести изменения при приеме работников?

Наиболее правильный способ внесения изменений в график для вновь принятых работников — это создание нового дополнительного документа по той же форме Т-7 (или самостоятельно разработанной), где будут отражены сведения только по принятым сотрудникам.

Для составления дополнения берется форма графика, которая была использована для составления годового документа, обычно это типовая форма Т-7, но по желанию бланк можно разработать свой.

В дополнительном документе отражается :

  • номер — следующий по порядку;
  • дата — текущая дата составления;
  • должность нового сотрудника, его ФИО, табельный номер;
  • количество отпускных дней, которые планируется предоставить;
  • дата первого дня отдыха;
  • в последней графе приводится пояснение , что данный сотрудник принят на работу определенным числом, в связи с чем и создается данное дополнение.

Важно! Составленный дополнительный график подписывается у начальника отдела кадров, согласовывается с , если таковой есть, подается на утверждение директором.

Последний ставит свою утверждающую визу в правом верхнем углу, при необходимости может быть составлен , если такая практика заведена на предприятии.

Последний этапом выступает личное ознакомления нового работника с дополнением, свое согласие с установленными для него датами ежегодного отпуска он закрепляет подписью в .

Также о правилах внесения изменений в график отпусков читайте в .

Образец дополнения для вновь принятых лиц

Ниже приведен пример того, как можно внести изменения в график при приеме нового сотрудника на работу. Для оформления использована стандартная унифицированная форма Т-7.

Образец дополнения при приеме нового человека в компанию:

Право на ежегодный отпуск с сохранением средней оплаты имеет каждый человек, официально работающий по трудовому договору (ст. 114 ТК РФ).

Статья 114 ТК РФ. Ежегодные оплачиваемые отпуска

Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

Найм персонала

Как внести корректировки для вновь принятых сотрудников? Если на работу приняты новые сотрудники, график тоже может быть изменён. Однако надо иметь в виду следующее:

  • Если работники не относятся к числу льготников, для изменения нужно, чтобы приём на работу произошёл не позднее 6 месяцев до конца календарного года, иначе у них не будет права на ежегодный отдых.
  • Если новые сотрудники приняты взамен уволившихся, график не дополняется, а переиздаётся.

Изменения вносятся в следующем порядке:

  1. Руководство кадровой службы подаёт служебную записку о необходимости внести коррективы в график отпусков.
  2. Руководитель предприятия издаёт приказ о дополнении графика.
  3. В дополнительном листе указываются новые сотрудники. В форме Т-7 заполняются все необходимые графы, причём в десятой как примечание указывается дата приёма на работу нового сотрудника.
  4. Дополнения доводятся до сведения работников.

Уход на отдых не по графику

Если работник по закону наделён правом самостоятельно выбирать себе время для отпуска, он может этой возможностью воспользоваться и уйти отдыхать в удобный для себя момент. Как внести изменения при переносе отпуска на другие даты? График меняется следующим образом:

  1. Сотрудник подаёт заявление на включение в график отпусков руководству организации.
  2. Руководитель издаёт приказ о внесении изменений в график.
  3. Кадровая служба проставляет соответствующие отметки в восьмой, девятой и, при необходимости, десятой графах формы Т-7.
  4. Изменённый график доводится до сотрудника под роспись.

Разделение времени отдыха по инициативе трудящихся

Если работник хочет использовать отдых частично, изменения будут вноситься так:

  1. Подаётся заявление руководителю, где будет указана желаемая продолжительность отдыха и время использования оставшейся части (либо желание заменить её на компенсацию, если это допустимо).
  2. Руководитель визирует заявление и издаёт приказ о внесении изменений в график.
  3. Кадровики ставят в восьмой графе формы Т-7 новый вариант продолжительности, а в графе девять – реквизиты приказа как основания для внесённых изменений.
  4. Сотрудник знакомится с измененным документом.
  • , требуются следующие документы:
    1. Заявление от работника. Оно составляется на имя руководителя в произвольной форме.
    2. Приказ руководителя. Он тоже не имеет установленной формы, но должен содержать личные данные работника и информацию о том, какие именно изменения должны быть внесены.

    Важно! Приказ должен быть составлен не менее чем за 14 дней до того, как сотруднику нужно будет уйти на отдых по новому графику.

    Как делается дополнение?

    Если недостаточно корректировки, а требуется именно дополнение, используется следующий алгоритм действий:

    1. Руководитель издаёт соответствующий приказ.
    2. Готовится новый лист документа (по форме Т-7 или по разработанному и утверждённом ранее на предприятии бланку).
    3. Руководитель своей визой или отдельным приказом утверждает дополнение.
    4. Лист дополнения доводится до сведения тех сотрудников, которых он затрагивает.
    5. Изменения вступают в силу.

    Заключение

    График ухода в отпуск – документ, изменение которого требует особого порядка. Поэтому коррективы должны вноситься лишь в особых случаях. Однако отказаться от изменений совсем и отправлять работников отдыхать лишь по приказу – тоже неправильно. Отсутствие графика или его несоответствие реальному порядку выхода в отпуск – это нарушение закона.

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .



Похожие статьи