Правила выдачи денежных средств под отчет. Нововведения по подотчету. Кому можно выдавать деньги под отчет
Если в компании возникает необходимость в выдаче денег подотчет, бухгалтеру и руководителю стоит разобраться, как это сделать в соответствии с законодательством, чтобы не понести ответственность по КоАП России.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Проанализируем, какие правила актуальны в 2020 году. Многие задаются вопросом – какие документы следует подготовить, как отразить операции в бухгалтерском учете и т. д., если оформляем выдачу денег под отчет.
А ведь, действительно, при выдаче подотчетных средств возникает масса нюансов, которые стоит учитывать, чтобы не считаться нарушителем ведения учета кассовых операций.
Обратимся за ответами к нормативной документации Российской Федерации.
Что нужно знать?
Каждый бухгалтер должен запомнить определение подотчетных сумм и основные нормы, чтобы правильно организовать процесс выдачи таких средств подотчетным лицам.
Основные понятия
Выдача денежных средств под отчет – операция, что совершается субъектом хозяйственной деятельности.
По размерам выдаваемых средств рамок законодательством Российской Федерации не устанавливается. В отдельных случаях подотчетные деньги могут быть выданы безналом.
Допустимые основания
Основной документ, на который стоит опираться – Порядок ведения кассовых операций РФ, что был принят .
В соответствии с п. 11 Порядка наличные средства выдаются подотчет:
- на хозяйственные нужды;
- на затраты отдельного подразделения компании, его филиала, что не находится на самостоятельном балансе и в пределах области деятельности фирмы;
При выдаче денежных сумм стоит учесть такие особенности:
Все предприятия должны издать приказ, которым будет установлено правила выдачи и списания средств подотчет.
Прописывают:
Правовое регулирование
Правила ведения кассовых операций корректировались много раз. Сейчас актуально .
Регистрация такого документа осуществлена в . опубликовано такие сведения в «Вестнике БР» № 46 (1524).
Как осуществляется выдача денег под отчет сотрудникам организации?
Порядок выдачи денег:
- Работнику стоит написать заявление на имя руководителя предприятия.
- На представленном заявлении директор пишет, какая сумма выдается, на какой срок. Ставится дата и подпись.
- Бухгалтером выписывается расходно-кассовый ордер, на основании которого выдаются средства.
- В указанные сроки работник отчитывается (подает авансовый отчет).
Так как законодательство не установлено предельные размеры подотчетных сумм, фирма может выдавать любые суммы.
Но есть лимит по расчетам наличностью – 100 тыс. руб. (согласно ).
И если подотчетные лица закупают товар у сторонней компании, один платеж не должен превысить такой предел.
Деньги выдаются кассирами по или другим документам ().
Основание для предоставления подотчетных сумм – паспорта получателей. Если нет в представленном ордере, выдача средств не будет оправдана.
Такие деньги будут рассчитываться как недостача, которая будет взыскиваться с кассиров. Движение подотчетных денег состоит из таких стадий:
- выдача денег;
- их использование;
- предоставление отчетности;
- проведение заключительных расчетов с подотчетными лицами.
Выдаваться средства подотчет могут только лицам, которые являются работниками компании, то есть исполняют свои обязательства в соответствии с .
Те граждане, которые заключали с фирмой , получать подотчетные суммы не вправе.
К тому же, подотчетниками могут быть только сотрудники, которые указаны в списке .
Допускается выдача подотчетных денег в валюте и иностранным гражданам, имеющим статус нерезидента. Выдается под отчет рубль, валюта, талоны на горючие материалы, дорожные чеки.
Денежная сумма из кассы
На каждом предприятии для расчетов наличностью должна быть касса. Компанией в таком случае ведется .
Все деньги выдаются на основании расходно-кассовых ордеров, где отражается назначение подотчетных сумм. Использовать выданные средства в других целях нельзя.
Преимущественное количество операций подотчет осуществляется именно через кассу (). Размер суммы устанавливается работодателем.
Именно он определяет, сколько выделить для покрытия расходов в командировке или при ведении хозяйственной деятельности.
Он же снимает необходимую сумму с расчетных счетов предприятия. Можно выдавать в качестве подотчетной суммы остатки наличных денег в кассе фирмы.
В соответствии с п. 7 Порядка компании, у который есть постоянная денежная выручка, могут израсходовать ее в целях закупки, в том числе сельхозтоваров, тары, предметов для населения.
Когда выдаются наличные?
В соответствии с п. 2 Указаний № 1843-У, наличные можно израсходовать:
- на выплату заработной платы и иные перечисления сотрудникам компании;
- на перечисление стипендий;
- на оплату продукции, работ, услуг;
- на перечисление страховых компенсаций в соответствии с .
В банк нужно каждый год подавать расчеты на установление предела остатков кассы и оформление разрешений на использование наличности из выручки, что поступает на следующий период.
Пример такого документа:
Если такие правила будут нарушены, юрлицо понесет ответственность в соответствии со ст. 15.1 КоАП России. Штраф может составлять 40 – 50 тыс. рублей.
Так как в ст. 14 нормативного акта № 173-ФЗ не указано о возможности выдачи валюты под отчет, уполномоченные органы такие операции могут признавать незаконными.
Штрафы налагаются согласно . В установленные сроки работник представляет авансовый отчет. Бухгалтер проверяет, оправданы ли затраты.
Документальное оформление
При выдаче подотчетных авансов нужно будет оформить:
| инициаторов служебных поручений | Где есть обоснование того, что оно необходимо. Отражается исполнитель. Если инициатор – сам директор, оформлять такой документ не нужно |
| Приказ руководства о служебных поручениях | Отражается исполнитель и размер аванса подотчет |
| Расходные кассовые ордера | — |
| Специфические документы (с учетом содержания поручений) | Это может быть:
|
Рассмотрим, какие нюансы стоит учесть при составлении таких документов. Служебные записки составляются произвольно, так как установленного образца не существует.
Такой документ готовят на среднем и крупном предприятии. Детализация описаний будет зависеть от обстоятельств.
Иногда достаточно отразить название детали, иногда же есть необходимость в представлении расчета расходов и отражении адреса продавцов. На базе такого документа составляется приказ.
Он также имеет произвольную форму. Включает указания определенным работникам, что связаны с исполнением поручения. Представим образец:
Материальная доверенность может оформляться по , :
Расходные кассовые ордера составляются по форме КО-2, что установлена .
Такие документы выписываются в одном экземпляре. Регистрация ордера осуществляется в .
Отражение операций проводками в бухгалтерском учете
В бухучете подотчетные деньги, что выдаются работникам, отражаются на счету 71 (План счетов, что был утвержден ).
Возникающие нюансы
Кроме оформления выданных средств необходимо также правильно их списывать. Кроме этого, остается неясной ситуация с подотчетными суммами, что выдаются директору или работнику бюджетного предприятия.
Рассмотрим, какие особенности предоставления денег подотчет в таких случаях.
Как списать сумму с подотчета?
Основание для списания подотчетной суммы – с документами, что подтвердят расходы. Первичная учетная документация принимается к учету, если она составлена по всем правилам.
Сведения, что должны отражаться в таких документах, прописаны в .
Документы, что подтверждают затраты – кассовые, товарные чеки. Если в кассовых чеках не отражается произведение перечисления, должен прилагаться товарный чек, где отражено направление расходования средств.
Проверяя документацию, бухгалтер проверяет:
- совпадает ли название компании на товарных и кассовых чеках;
- не выданы ли такие документы в выходные дни;
- все ли реквизиты отражены на товарных чеках;
- перечислены ли купленные материальные ценности, указана ли их цена и количество.
После завершения проверки авансового отчета, ставится подпись руководства. Далее он будет принят к учету. Бухгалтером списываются суммы, выданные подотчет в соответствии с принятыми нормами.
Дата, когда утверждено авансовые отчеты считается днем признания затрат в бухгалтерском и налоговом учете ().
Если израсходовано меньшую сумму, чем выдано, остаток необходимо вернут в кассу. При больших расходах после представления авансового отчета выдается недостающая сумма в соответствии с расходным кассовым ордером.
Если подотчетные деньги не были возвращены своевременно, компания может их удерживать из заработка сотрудника ().
Подробные разъяснения содержатся в . Но стоит помнить, что удержание возможно только при наличии письменного заявления, которым работник разрешает это.
Может ли брать подотчет кассир?
Подотчетные средства должны выдаваться из кассы предприятия. Если касса на фирме временно отсутствует, разрешено выдать такие суммы кассиру.
Но стоит согласовать это с банковским учреждением (п. 10 порядка). А вот передача подотчетных денег одним лицом другому запрещена.
То есть, организация вправе выдавать деньги кассиру на выплату заработка работникам, если будут правильно оформлены необходимые документы.
Видео: обучение 1С Выдача наличных — подотчет РКО
Руководитель может издать приказ, в соответствии с которым средства будут распределяться между головными подразделениями и филиалами.
Средства из центральной кассы будут переданы кассирам подразделений подотчет, рассчитанные на несколько человек.
На сколько дней даются (сроки)?
Лимиты законодательством не устанавливаются точно так же, как и предельные сроки, на которые будут выданы подотчетные суммы. Решение принимает руководство компании, в которой оформляются расходные кассовые ордера.
Авансовый отчет также проверяется в сроки, что устанавливаются руководителем организации. Это же касается его утверждения и окончательного расчета. Все сроки должны прописываться в локальной документации предприятия.
Как выдать директору (генеральному)
Особенных правил выдачи сумм под отчет директору в не установлено. Ведь руководитель – это также работник компании (гл. 43 ТК).
А значит, все условия получения и использования подотчетных денег применимы такие же, как и в общих случаях.
Желательно при оформлении денег подотчет директора написать с небольшими корректировками стандартной формулировки.
Не нужно писать «Директору ООО…». Укажите только «Компания такая-то…». Подпись под таким документом и будет считаться разрешением.
Если же такого заявления не будет, налоговый орган может выписать штраф за нарушение правил ведения кассовых операций.
Если предусмотренные правила будут нарушены, подотчетное лицо понесет ответственность в соответствии с .
Нарушением считается:
- проведение расчетов наличностью с иными фирмами сверх установленного лимита;
- неоприходование в кассу денег;
- невыполнение правил хранения свободной наличности;
- накопление в кассе средств свыше установленного предела.
В таком перечне не указано, что наступает ответственность, если руководитель, который получает деньги подотчет, не напишет заявление.
Если выдача в бюджетной организации
Для учета расчета с лицами, которым выдано средства подотчет в бюджетном учреждении, используется счет 020800000, где будут отражены расчеты по авансовым выданным средствам.
Наличность может выдаваться сотруднику государственного предприятия с такой целью:
- для приобретения материальных ценностей;
- на командировки;
- для выплат зарплаты и социальных перечислений;
Правила выдачи денег устанавливаются приказом предприятия, где отражается:
- список лиц, которым могут выдаваться деньги под отчет (кроме сотрудников, что могут быть отправлены в командировку);
- предельные размеры подотчетной суммы;
- срок подачи авансовой отчетности.
К вышеуказанному счету могут открываться аналитические счета такого рода:
| 0 208 01 000 | Для расчетов с подотчетным лицом по выплате заработка |
| 0 208 02 000 | По остальным перечислениям |
| 0 208 03 000 | По начислению на оплату работ |
| 0 208 04 000 | По оплате связи |
| 0 208 05 000 | При перечислении средств за оказанные |
| 0 208 06 000 | При выплате средств за услуги ЖКХ |
| 0 208 07 000 | При оплате за использование имущественных объектов |
| 0 208 08 000 | При оплате услуг содержания имущественных объектов |
| 0 208 09 000 | Оплата иных услуг |
| 0 208 10 000 | Перечисления госучреждению на безвозмездной основе или безвозвратно |
| 0 208 11 000 | Безвозмездные и безвозвратные выплаты негосударственным фирмам |
| 0 208 12 000 | При перечислении другому бюджету бюджетных систем |
| 0 208 13 000 | При перечислении национальной компании и правительству другой страны |
| 0 208 14 000 | При перечислении наднациональной компании и правительству другой страны |
| 0 208 15 000 | При выплате пенсионных сумм, пособия и сумм по страховке из ПФР и ФСС |
| 0 208 16 000 | Для перечисления пособия по соцпомощи гражданам |
| 0 208 17 000 | При перечислении пособия пенсионерам, что перечисляется фирмами сектора госуправления |
| 0 208 18 000 | Оплата иных затрат |
| 0 208 19 000 | При приобретении ОС |
| 0 208 20 000 | При покупке активов нематериального характера |
| 0 208 21 000 | При покупке непроизводственного актива |
| 0 208 22 000 | При покупке материала |
| 0 208 23 000 | При покупке ценных бумаг, но не акций |
| 0 208 24 000 | При покупке акций и других форм участия в капитале |
Средства из кассы могут выдаваться согласно п. 11 Порядка. Многие пункты дублируются
В п. 18 Положений № 3 к Инструкции № 70н прописаны реквизиты, обязательные для указания. Выдача денежных средств подотчетным лицам отражается записью:
По кредиту счета 020800000 используют дебет:
Правила затрат на командировки работников бюджетной организации прописаны в .
Счет 020801000, 020815000 применяются при выплате денег на оплату труда и пособие (в том числе и по больничному листу) через раздатчика.
Отражаются операции по счету «Учет расчетов с подотчетным лицом» так:
Проверяя правильность отражения расчета с подотчетным лицом бюджетной фирмы, нужно выяснить:
- есть ли приказ (распоряжение) о том, что сотрудник направляется в командировку;
- правильно ли возмещаются командировочные затраты;
- есть ли удостоверение командированного работника с отметкой в месте нахождения в командировке;
- безошибочно и своевременно ли составлена авансовая отчетность;
- есть ли документы, что могут доказать расходы;
- в полной ли мере представлен остаток подотчетных денег;
- правильно ли возмещено затраты при кратковременной командировке;
- правильно ли составлены бухгалтерские проводки при возвращении сотрудника из поездки;
- правильно ли выведены остатки по итогам месяца по счету 020800000.
Основные нарушения правил выдачи подотчетных средств:
- Деньги выдаются работникам, которые не указаны в списке Приказа.
- Фактический расход не соответствует цели.
Нарушения при командировочных авансах:
- Нет приказа о том, что работник направляется в командировку.
- Нет командировочного удостоверения с соответствующими отметками.
- Не соблюдаются лимиты на командировочные расходы.
- Нет приказа о выплате суточных сверх лимита.
- Нет аналитического учета затрат командированным работником.
Подотчетные средства, а именно порядок оформления их выдачи и возврата, актуальны до сих пор. Напомним в статье основные моменты работы с подотчетниками.
Как оформить выдачу в подотчет
Основной документ, определяющий, как выдать деньги в подотчет, — это Указания № 3210-У . На основании пп. 6.3. п. 6 Указания деньги выдаются на основании распоряжения руководителя (в приказе обязательно указываются Ф.И.О. сотрудника, сумма к выдаче, срок возврата) или заявления подотчетного лица с визой руководителя о сумме и сроке ее возврата. Данный порядок обязателен как при выдаче наличных через кассу, так и при перечислении денег на счет подчиненного со счета организации.
Выдача наличных оформляется РКО, порядок оформления которого установлен в пп. 4.2., 4.3. п. 4 Указания № 3210-У. Подотчетные деньги выдаются из кассы только после подписи получающего их сотрудника на РКО (пп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У). Выдача денег из кассы оформляется в учете проводками Дт 71 Кт 50.
Перечисление денег со счета на счет имеет свою специфику.
- Либо в учетной политике, либо в ином локальном акте необходимо прописать возможность выдачи в подотчет как наличных, так и безналичных средств.
- В заявлении или в приказе руководителя обязательно следует указать способ выдачи денег: в безналичном порядке с расчетного счета организации (указать реквизиты счета) на зарплатную или личную карту сотрудника (указать реквизиты счета, данные карты).
- Чтобы избежать вопросов налогового органа о характере поступления на карту физлица, в назначении платежа необходимо более подробно указать основание перечисления с указанием реквизитов заявления или приказа на выдачу подотчетных средств.
Например:
«Выдача в подотчет на покупку товаров по договору б/н от 01.01.2018 по заявлению от 25.12.2017 № Х/2017».
Как отчитаться за подотчетные деньги
При получении наличных авансовый отчет (форма АО-1) об их использовании должен быть предоставлен в течение трех дней после:
- дня истечения срока, на который они выданы (срок указан в заявлении или Приказе);
- дня выхода на работу.
При перечислении денег безналом такого срока не установлено. Поэтому для своевременной отчетности и исключения рисков признания полученных средств в качестве дохода физлиц с начислением на них НДФЛ в той же учетной политике или локальном акте (документ, которым установлена возможность перечисления денег в подотчет со счета на счет) нужно указать срок для предоставления авансового отчета. Например:
«По денежным средствам, полученным подотчет безналичным способом, авансовый отчет предоставляется в срок не позднее 3 рабочих дней после окончания периода, на который выданы подотчетные средства, но не ранее выхода сотрудника на работу».
К авансовому отчету сотрудником, получившим деньги любым способом, прикладываются документы, подтверждающие его расходы на нужды предприятия (чеки, БСО, квитанции, накладные, проездные билеты, др.). Перечисляются подтверждающие расходы документы на оборотной стороне авансового отчета.
Главный бухгалтер проверяет авансовый отчет и приложенные к нему документы в срок, установленный внутренним документооборотом предприятия. После прохождения проверки главным бухгалтером авансовый отчет утверждается руководителем, и приобретенные сотрудником товары (работы, услуги) отражаются в учете проводками Дт 10 (08, 20, 26, 44, 60, 76) Кт 71.
Если у сотрудника остались неизрасходованные деньги, они возвращаются предприятию и отражаются проводками:
- Дт 50 Кт 71 (при внесении в кассу);
- Дт 51 Кт 71 (при перечислении денег на счет организации с обязательным указанием в назначении платежа: возврат подотчетных сумм).
Если выданных денег не хватило, и сотрудник рассчитывался своими сбережениями, ему необходимо компенсировать расходы, выдав перерасход по авансовому отчету Дт 71 Кт 50 (51).
Удержание
Если выданные в подотчет деньги не возвращены в срок, в учете делается проводка Дт 94 Кт 71 или Дт 70 Кт 71 — подотчетные суммы удержаны из зарплаты.
Удержание происходит в течение месяца после истечения срока для возврата подотчетных сумм на основании приказа руководителя об удержании. Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом и дать письменное согласие на удержание суммы (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0). На невозвращенные и неудержанные из зарплаты суммы начисляются страховые взносы, НДФЛ не начисляется.
Взыскать с директора подотчетные денежные средства необходимо в порядке, аналогичном для всех сотрудников и описанном в статье.
Очень часто хозяйствующие субъекты осуществляют часть своих расходов, связанных с их деятельностью, через представителей – работников, которым в подотчет выплачиваются денежные средства. Выдача этих денег строго регламентирована Порядком ведения операций по кассе, и проверяется соответствующими компетентными органами.
Подотчетные суммы - это деньги, выдаваемые работникам предприятия для осуществления определенных расходов. Подотчетные лица устанавливаются в компании либо на основании приказа, либо прописываются в учетной политике.
Ими могут быть как работники организации, так и подрядчики, с которыми она заключила гражданские договоры. При этом в данных нормативных актах желательно также отразить виды расходов, на которые могут выдаваться средства и на какой срок.
Выплаты денежных средств работнику осуществляются на основании такого документа, как заявление о выдаче денег под отчет, в котором он обязательно должен указать для чего нужны эти средства. Подтверждением осуществления расходов является , составленный работником. При чем основания в нем должны совпадать с целями, указанными в заявлении на выплату подотчетных сумм.
На какие цели могут выдавать деньги в подотчет
Законодательство определяет основные направления расходования денег, выплаченных в подотчет. На что могут быть выданы деньги в подотчет:
- . Сюда относятся выдача денег на проживание, питание, суточные и другие траты.
- На оплату услуг и работ.
- На покупку товарно-материальных ценностей.
- На представительские расходы и т. д.
Внимание! Нельзя выдавать деньги на приобретение основных средств, а также для осуществления в крупных размерах расчетов между предприятиями и предпринимателями (свыше установленного лимита в размере 100000 рублей).
Порядок выдачи и возврата подотчетных денег
Подотчетные деньги выплачиваются сотруднику несколькими способами. Выдать деньги под отчет можно через кассу хозяйствующего субъекта. В этом случае применяется .
При выдаче наличными любой работник, независимо от занимаемой должности, должен составить с указанием целей выдачи и срока. Если оно будет отсутствовать, то при проверке может быть наложен штраф в 50 тысяч рублей. Написанный документ визирует своей подписью руководитель фирмы.
Внимание! Заявление директора отличается по формулировке, поскольку он не просит выдать ему подотчет, а устанавливает факт такой необходимости.
Кроме этого, в заявлении должно присутствовать пустое поле для бухгалтера, в котором он обязан сделать пометку – если или нет у данного работника задолженность по ранее полученным суммам. Запрещено выдавать сотруднику подотчет, если он еще не отличался по предыдущему разу! В противном случае контролирующие органы также могут выписать за это штраф до 50 тысяч рублей.
Помимо выдачи наличными, допускается перечислить деньги подотчет на карту или расчетный счет работника. Для этого ему надо оформить заявление с соответствующей просьбой и приложить к нему платежные реквизиты. Если такого документа не будет, то при проверке налоговый орган может посчитать, что было произведено перечисление дохода и удержать с этой суммы НДФЛ. Также в платежном поручении в графе «Назначение платежа» должно быть указано, что это именно перечисление подотчетной суммы.
К сведению! Документом, подтверждающим расход подотчета с карты, является чек из терминала или банкомата, а также банковская выписка, которые прикладываются к авансовому отчету.
При перечислении на карту дополнительной суммы суточных, если командировка была по какой-либо причине продлена, писать еще раз заявление не нужно. Тем не менее, отчитаться по обеим суммам он должен будет одновременно во время подачи авансового отчета по командировке.
Если подотчетная сумма потрачена не полностью, то работнику нужно вернуть наличность в кассу после утверждения авансового отчета в бухгалтерию. Во время данной операции оформляется , а его реквизиты (сумма, номер, дата составления) должны быть указаны внизу на первой странице авансового отчета.
Сроки выдачи денег в подотчет
В законодательстве нигде четко не регламентировано на какой срок можно выдавать подотчетные деньги. Его предприятие может устанавливать самостоятельно, внеся соответствующий пункт в учетную политику. Кроме этого, работник обязан указать срок во время написания заявления на выдачу подотчетной суммы.
Выдавать деньги под отчет на какой срок определяется окончательно руководством предприятия, часто для каждого работника индивидуально. Руководитель фирмы не освобожден от обязанности составлять заявление на выплату наличности в подотчет, а также указывать точный срок.
В кассовых операциях немалое значение имеют авансовые отчеты. В случае неправильного заполнения документов налоговая может доначислить НДФЛ, а также штраф. Чтобы снизить риск пени, нужно соблюдать правила выдачи в подотчет средств: выдавать деньги на основе заявления и получать отчет в срок. Но есть иные нюансы оформления операций.
Цель
Выдача в подотчет денег под отчет может потребоваться с целью:
- покупки ТМЦ;
- оплаты командировочных расходов;
- расчетов по договорам.
Такие операции регулируются указанием Банка России № 3210 «О порядке ведения кассовых операций».
Алгоритм
Прежде чем принимать новое заявление, нужно проверить, не числится ли за сотрудником аналогичная задолженность. Если таковая имеется, то документ принимать нельзя. Сотрудник должен составить заявление на выдачу в подотчет (директору) в произвольной форме. В тексте должны быть указаны сумма и срок получения средств. Руководитель должен подписать заявление. Далее бухгалтер оформляет и подписывает расходный кассовый ордер (КО-2). На основании этого документа кассир, по предъявлению паспорта сотрудником, выдает ему наличные деньги. Ордер подписывается кассиром и получателем. Операция должна быть отображена в кассовой книге.
Заявление на выдачу денег в подотчет должен писать также и руководитель. С ним у компании заключен такой же договор, как и с остальными сотрудниками. Если заявление отсутствует, налоговые органы могут удержать дополнительные суммы НДФЛ.
Документы
Сотрудник должен отчитаться об использовании денег. Авансовый отчет должен быть предоставлен в течение 3 рабочих дней после возвращения из поездки, выхода на работу или истечения срока, на который предоставлялись деньги. Документ сдается бухгалтеру или руководителю. Принимающая сторона проверяет полное использование средств, наличие подтверждающих документов и правильность оформления отчета. Если ошибок нет, то документ подписывает руководитель, после чего деньги списываются. Вот как осуществляется выдача средств в подотчет. О том, как писать заявление, читайте ниже.
Заявление на выдачу в подотчет: образец
Директору ООО «(наименование)» Ф. И. О.
от водителя Ф. И. О.ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать под отчет денежные средства в сумме 6 000 (шесть тысяч) рублей на срок восемь календарных дней для покупки тосола для рабочего автомобиля «ТАТА».
Баланс расчетов по ранее выданным суммам:
задолженность сотрудника по ранее выданным суммам в подотчет отсутствует.
Бухгалтер ____________ Ф.И.О.
Директор _____________ Ф.И.О.
Нюансы
Если потрачено меньше средств, чем было выдано, то остаток возвращается в кассу, и на него оформляется приходный ордер. В обратной ситуации сумму перерасхода организация должна вернуть сотруднику на реквизиты, указанные в отчете. Эта операция, как и выдача в подотчет, оформляется расходным ордером.
Если средства не возвращены в кассу, то они должны быть удержаны из зарплаты (ст. 137 ТК РФ). Сотрудник должен дать на эту операцию письменное согласие. В противном случае взыскание будет осуществляться через суд. Сумма удержания за месяц не может превышать 20 % зарплаты сотрудника.
Лимиты
Выдача денег в подотчет из кассы ограничена 100 тыс. руб. Есть некоторые условия. Если сотрудник подотчетными средствами от своего имени оплатил оказанные ему услуги (например, во время командировки), лимит не применяется. Если он использует подотчетные деньги для расчетов по договорам, заключенным от имени организации, нужно соблюдать лимит - 100 тыс. рублей по одной сделке. Максимальный срок в законодательстве не прописан. Но если деньги выдаются на длительный период, инспекторы могут расценить сумму как заем и начислить все налоги.
Если учетной политикой предусмотрена выдача подотчетных средств путем перечисления их на карту, необходимо, чтобы у предприятия был заключен соответствующий договор с банком.
Если заявление на выдачу в подотчет не содержит даты возврата средств, то считается, что деньги выданы на один день. В случае нарушения сроков сдачи отчетности на потраченную сумму начисляется НДФЛ. С целью регулирования сроков предоставления документов можно составить приказ на выдачу в подотчет. Образец:
ООО «(наименование)»
Приказ № 1
об утверждении сроков выдачи сумм в подотчетВ целях контроля расходов подотчетных сумм устанавливаю такие правила:
1. Сотрудники, получившие средства, должны представить отчет об их использовании:
- по хоз. нуждам – не позднее 15 дней с даты выдачи средств;
- по командировочным расходам – в течение 3 дней после возвращения.
2. Средства должны расходоваться только по назначению.
3. На хозяйственные расходы и на покупку товаров деньги могут выдаваться в пределах 100 тыс. руб.
4. Ответственность за выполнение приказа возлагается на главного бухгалтера.Директор ______________ Ф.И.О.
Спорные операции
Для удобства и лучшего восприятия материал данного блока мы решили поместить в таблицу.
Операция Решение Сотруднику требуются деньги под отчет, но руководитель отсутствует На основании доверенности оформить операцию может бухгалтер или финдиректор Директор устно просил бухгалтера выдать ему денежные средства Выдача в подотчет должна быть оформлена письменно Работнику требуется сумма, превышающая лимит расчетов (более 100 тыс. руб.) Такие сделки оформляются, только если речь идет о наличных расчетах с другими организациями Для покупки материалов по гражданско-правовому договору средства выдаются подрядчику С 01.06.14 лицо, трудоустроенное по гражданско-правовому договору, считается работником организации. То есть никаких нарушений кассовой дисциплины нет Бухгалтер настаивает на подписании договора о полной материальной ответственности Выдача в подотчет не является основанием для заключения такого договора. Если сотрудник не вернет деньги, их можно будет удержать с зарплаты. Проверка отчета
Средства должны быть потрачены целенаправленно. Каждый расход должен быть подтвержден чеками. Также должно быть оформлено командировочное удостоверение, транспортные документы. Если дойдет до суда, важно, чтобы первичная документация была оформлена правильно. Тогда суд примет сторону компании. Рассмотрим детальнее реквизиты документов.
Если сотрудник перед отъездом в командировку получил наличными деньги на билеты и суточные, а затем поездка была продлена, дополнительную сумму можно перевести на карту. Получается, что работник получил средства повторно. Но, поскольку они перечисляются по одной и той же поездке, отчитаться сотрудник должен в один день за все суммы сразу.
Кассовый чек
Если в нем отсутствует полное наименование покупки или плохо пропечатаны реквизиты, то он принимается к учету, только если дополнительно предоставляется товарный чек. Товар должен быть куплен в рабочее время. За переработку полагается доначисление зарплаты. Кассовый чек подтверждает факт передачи средств. Чтобы включить расходы в целях налогообложения, нужны другие документы с такими реквизитами: Ф. И. О. должностных лиц, их подписи.
Товарный чек
В нем часто отсутствует печать или номер. Хотя эти реквизиты не являются обязательными для заполнения, налоговики могут не принять документ. Хуже обстоят дела, если даты на кассовом и товарном чеках не совпадают. Такие расходы можно будет отстоять только через суд.
ТОРГ-12
В ТТН обязательно должны быть указаны грузополучатель, адреса погрузки и выгрузки, номер путевого листа, марка и номера автомобилей. Без них документ не принимается к учету. В товарной накладной часто отсутствуют должность лица, подписавшего документ, печать грузополучателя, дата. Эти реквизиты считается обязательными для заполнения.
Правила выдачи средств в подотчет изменились. Теперь для оформления выдачи подотчетных денег достаточно только приказа директора. Причем деньги могут получить даже те, кто не отчитался по предыдущим авансам.
Что такое подотчет
Подотчет - это аванс, выданный сотрудникам для выполнения служебных поручений, о расходовании которого придется отчитаться. Например, о праве компаний выдавать кассовую наличку в подотчет говорится в пункте 2 Указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.
Налоговики требуют НДФЛ и взносы с подотчетных
Налоговики уточнили, когда с подотчетных сумм нужно начислить НДФЛ и страховые взносы (письмо УФНС по Московской области от 14.09.2018 № 16-10/099623@).
По мнению налоговиков, обязанность начислить взносы и удержать НДФЛ возникает только в одном случае. А именно: работник не вернул работодателю выданные под отчет и не истраченные по назначению суммы, а работодатель решил не удерживать с подотчетника эти деньги.
Датой возникновения у работника дохода будет считаться день, когда работодатель простил работнику долг в виде выданных под отчет денег. Если работодатель обратился в суд, чтобы вернуть неизрасходованные подотчетные, датой возникновения у работника дохода будет считаться день, с которого взыскание долга стало невозможным.
На что можно брать подотчетные средства
Большинство расходов компании оплачивают с собственного расчетного счета. Но бывают случаи, когда работникам выдают деньги под отчет:
- на хознужны (покупку товаров, работ, услуг);
- командировку (суточные, проезд, проживание);
- представительские расходы.
Основание для выдачи денег подотчет - заявление сотрудника с визой директора о том, какую сумму и на какой срок разрешено выдать, либо приказ руководителя о выдаче подотчетных денег.
Чтобы работник делал покупки от имени компании, и на документах указали ее реквизиты, вместе с подотчетными средствами выдают доверенность. В этом случае годятся формы № М-2 или № М-2а, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Для того, чтобы подписать акт о приемке работ или услуг, стоит составить доверенность в произвольной форме.
Кому можно выдавать деньги под отчет
Организация вправе выдать подотчет только собственным работникам - тому, с кем заключен трудовой договор либо ГПД. Это следует из пунктов 5 и 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У и подтверждено письмом Банка России от 2 октября 2014 № 29-1-1-6/7859.
То есть, аванс на предстоящие расходы разрешено выдавать не только штатным сотрудникам, но и подрядчикам. Например, для покупки материалов, которые необходимы для выполнения работ по гражданско-правовому договору.
Как выдать деньги в подотчет сотруднику
С 19 августа 2017 года для выдачи денег под отчет сотрудникам организации необязательны заявления. А деньги вправе получить даже те подотчетники, кто не отчитался по предыдущим авансам. Изменения в кассовый порядок Центробанк утвердил Указанием от 19 июня 2017 г. № 4416-У.
Оформление
Можете больше не собирать заявления о выдаче подотчетных с каждого работника. Новые правила разрешают заменять заявления приказами или распоряжениями директора.
Как отчитаться за подотчетные деньги
Чтобы подотчет не переквалифицировали в зарплату, важно своевременно отчитываться по деньгам, полученным на нужды компании.
Срок отчета
Руководитель устанавливает срок, по истечении которого подотчетный работник отчитывается по полученному авансу. Например, бухгалтерия выдала аванс водителю в счет расходов на бензин. В течение трех рабочих дней с момента окончания этого срока или после выхода на работу сотрудник представляет отчет. На оформление отчета по командировочным расходам у работников три дня с момента возвращения (п. 26 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Если подотчетные средства сотрудник получил на банковскую карту, он может отчитаться по этим средствам и позднее трехдневного срока. Дело в том, что расчеты при помощи пластиковых карт относятся к безналичным. К ним «кассовые» ограничения не применяются. Поэтому сроки отчетов стоит установить по усмотрению руководства и зафиксировать во внутреннем документе (например, в положении о выдаче подотчетных сумм или приказе). Это особенно касается случаев, когда подотчетные деньги выданы на длительный срок.
Оформление отчета о подотчетных деньгах
Унифицированная форма авансового отчета № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. Но в 2017 году большинство унифицированных форм необязательны для применения (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Кроме того, Порядок ведения кассовых операций обязывает составлять по унифицированным формам только кассовые документы. А авансовый отчет к ним не относится.
Получается, форму авансового отчета компания вправе разработать самостоятельно, утвердив ее приложением к учетной политике. Главное - документ должен содержать обязательные для первички реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. Например, в унифицированном бланке авансового отчета предусмотрена только одна форма выдачи подотчетных сумм – наличными деньгами. Поэтому в документе разрешено предусмотреть в ней иные способы выдачи денег.
Отчет о подотчетных деньгах (образец)
Если сотрудник вовремя не представил авансовый отчет, напомните о необходимости отчитаться за полученные средства. В этом случае работник либо представляет отчет и возвращает деньги, либо пишет заявление с просьбой удержать задолженность из заработной платы.
Удержать деньги можно на основании внутреннего приказа руководителя. Но не позднее чем через месяц с даты предполагаемого возврата сотрудником средств (ст. 248 ТК РФ). И только если подотчетная сумма не превышает средний месячный заработок. В противном случае для возврата денег придется обращаться в суд. Если по истечении срока исковой давности работник не вернул деньги и взыскать их не удалось, задолженность можно отнести на убытки.
