Когда нужно сдать сзв стаж. Заполняем и сдаем форму сзв-стаж в пфр. Кто должен отчитаться по форме сзв-стаж

С начала 2017 года страховые взносы находятся под контролем налоговой службы, и привычный отчет РСВ-1 мы сдаем в ПФР в последний раз за 2016 год. Но Пенсионный фонд должен как-то получать сведения о застрахованных лицах, поэтому он разработал целый список других отчетов и персонифицированных форм. Среди них — отчет СЗВ-стаж, о котором мы расскажем в этой статье.

Новые отчеты в Пенсионный фонд

Пенсионный фонд уже в декабре 2016 издал проект постановления о четырех новых формах отчетов:

• СЗВ-стаж (данные о страховом стаже сотрудников);
• ОВД-1 (данные о работодателе);
• СЗВ-корр (корректировка данных по сотруднику);
• СЗВ-исх (данные о доходах сотрудников, страховых взносах и периодах трудовой деятельности, попадающих в трудовой стаж).

Постановление еще не утверждено окончательно, но Федеральный закон от 03.07.2016 № 250-ФЗ предусматривает его сдачу, и вряд ли в этом вопросе что-то изменится. Бланки новых форм уже опубликованы, прописан порядок их заполнения. Работодатели должны сдавать новые отчеты за 2017 год.

СЗВ-стаж: что это за отчет?

Отчет СЗВ-стаж должен донести до ПФР те данные о стаже сотрудников, которые раньше подавались в рамках формы РСВ-1. Отчет сдается ежегодно, впервые работодатели сдадут его в 2018 году до 1 марта. У нас есть время познакомиться с формой и правилами по ее заполнению. Тем более что до конца 2017 года в порядке заполнения формы могут произойти изменения.

Отчет заполняется отдельно по каждому застрахованному лицу, и по сути эта форма — персонифицированная. Хотя форма и называется СЗВ-стаж, но в нем указываются и данные о страховых взносах за сотрудника, и по этой части он несколько дублирует Расчет по страховым взносам для налоговой.

Сроки сдачи формы СЗВ-стаж

Все организации и их обособленные подразделения, ИП с работниками, а также адвокаты и нотариусы должны сдавать этот отчет. Он представляется раз в год с 1 января до 1 марта. Отчет нужно будет сдать уже в 2017 году в двух случаях:

• компания ликвидируется до конца отчетного периода;
• в течение года один или несколько работников компании выходят на пенсию.

Как заполнить СЗВ-стаж на сотрудников — будущих пенсионеров?

Заполнить эту форму на сотрудников, выходящих на пенсию, многим работодателям придется уже в текущем году. Поэтому приведем подробный порядок заполнения отчета.

Прежде всего, когда работник готовится выйти на пенсию по старости или инвалидности, он обращается к страхователю с просьбой сдать на него отчет СЗВ-стаж с типом “Назначение пенсии”. Работодатель обязан эту просьбу удовлетворить, чтобы отработанные месяцы текущего года были включены в трудовой стаж сотрудника.

В этом случае запросите у работника заявление о представлении в Пенсионный фонд отчета СЗВ-стаж (образец заявления приводим ниже). После этого подготовьте отчет по сотруднику и отправьте его в Пенсионный фонд не позднее трех календарных дней со дня подачи заявления. Этот порядок предусмотрен в п.2 ст.11 Федерального закона №27-ФЗ от 1 апреля 1996.

Образец заявления:

Директору ООО “Ромашка”
Иванову И.И
флориста Петровой П.П.

ЗАЯВЛЕНИЕ.

В соответствии с п.2 ст.11 Федерального закона №27-ФЗ от 1 апреля 1996 и ч.6 ст.21 Федерального закона №400-ФЗ от 28 декабря 2013 сообщаю, что 17 июня 2017 года мне исполнится 55 лет. В связи с достижением пенсионного возраста и наличием необходимого трудового стажа с 17 июня 2017 я имею право на назначение пенсии по старости.

Прошу предоставить необходимые сведения персонифицированного учета по форме СЗВ-СТАЖ, необходимые для назначения пенсии, в территориальное отделение ПФР РФ в течение 3 календарных дней со дня подачи этого заявления.

10.05.2017
Петрова П.П.
___________

При заполнении формы СЗВ-стаж на имя сотрудника — будущего пенсионера сделайте такие пометки:

• в разделе “Тип сведений” отметьте крестиком поле “Назначение пенсии”;
• в разделе 2 проставьте текущий год;
• в разделе 3 укажите периоды, когда человек работал, находился в отпуске, находился на больничном, отсутствовал на рабочем месте по другим причинам;
• в графу 7 впишите предполагаемую дату выхода на пенсию: если заявление работника написано до достижения пенсионного возраста, то это ближайшая дата его рождения; если заявление написано после достижения пенсионного возраста, это дата, когда сотрудник собирается предоставить документы в Пенсионный фонд (в таком случае попросите сотрудника указать дату в своем заявлении);
• в разделе 4 сообщите, начислены ли взносы на пенсионное страхование за период, указанный в разделе 3;
• приложите к форме СЗВ-стаж опись ОДВ-1: в поле “Отчетный период” поставьте “0”, в поле “Год” - год подачи сведений, поле с типом сведений “Исходная” поставьте крестик и сообщите число работников, на которых подаете сведения.

Правила заполнения отчета СЗВ-стаж в общем порядке

Работодатель заполняет каждый бланк по одному работнику и заверяет отчет. Заполнять форму можно от руки печатными буквами или с использованием компьютера. Цвет чернил при заполнении отчета может быть любым, кроме красного и зеленого. Помарки и исправления недопустимы. Отчет СЗВ-стаж можно сдавать на бумаге и в электронном виде.

Для заполнения отчета работодатель должен располагать сведениями о своем сотруднике:

• данные о зарплате и всех других выплатах и вознаграждениях;
• данные о взносах — начисленных, доначисленных и удержанных;
• данные о рабочем стаже сотрудника.

Форма СЗВ-стаж заполняется на всех граждан, с которыми были заключены трудовые, авторские или гражданско-правовые договора, в том числе на директоров организаций, если с ними заключен договор.

Интересно, что Пенсионный фонд будет ожидать СЗВ-стаж даже на тех физлиц, которые застрахованы и имеют статус безработных: эти данные представит служба занятости.

Особенности при заполнении отчета

Обратите внимание на поле “Регистрационный номер в ПФР”. В нем укажите регномер страхователя из 12 знаков. В поле “ИНН” укажите индивидуальный номер организации или ИП из 10 или 12 знаков, и если останутся пустые ячейки — поставьте прочерки.

В поле “Тип сведений” отметьте нужный тип отчета знаком “Х”: исходный, дополняющий или назначение пенсии. При подаче отчета по последнему типу форма сдается без связи со сроками отчетности, и только на тех работников, которым для установления пенсии нужно учесть рабочий стаж за текущий календарный год. Дополняющий отчет в ПФР отправляем на сотрудников, которые почему-то не попали в основной отчет.

В третьем разделе присваивайте порядковый номер каждому застрахованному сотруднику, даже если сведения о работе займут несколько строк.

В поле “Период работы” указывайте даты в пределах отчетного периода, который вы указали во втором разделе отчета. Если в рабочем стаже был перерыв, начните новую строку, но данные работника и номер СНИЛС не дублируйте.

В каком виде сдается СЗВ-стаж

Когда форма заполнена, указываем должность руководителя и заверяем отчет его подписью, при наличии — ставим печать. Перед отправкой в ПФР формы СЗВ-стаж собираем в пачку и делаем к ним опись по форме ОВД-1, без которой отчеты не примут.

Есть вероятность, что порядок заполнения изменится после утверждения отчета. Мы будем следить за развитием событий и расскажем вам об этом.

Сдать отчет СЗВ-стаж в 2018 году можно будет из онлайн-сервиса Контур.Бухгалтерия. К концу календарного 2017 года мы подготовим эту форму в сервисе. Также у нас вы можете вести учет, начислять зарплату, отправлять отчетность, пользоваться поддержкой наших экспертов и другими возможностями сервиса. Первые 14 дней работы — бесплатны для всех новых пользователей.

Несмотря на то, что форма СЗВ-СТАЖ является ежегодной и ее применение планируется с отчетности за 2017 год, некоторым страхователям придется представить ее в ПФР досрочно – уже в текущем году. Когда это нужно сделать? На что обратить внимание при ее заполнении?

В третьем номере журнала мы уже упоминали новой ежегодной форме СЗВ-СТАЖ. Правда, на тот момент нормативный акт Правления ПФР (Постановление от 11.01.2017 № 3п) находился на регистрации в Минюсте. Теперь предлагаем более внимательно изучить порядок представления данной формы. Несмотря на то, что она является ежегодной и ее планируется применять с отчетности за 2017 год, Порядком ее заполнения определен ряд ситуаций, когда страхователю нужно представить ее досрочно (то есть уже в текущем году). Когда это требуется сделать, расскажем в статье.

Вводная информация.

В соответствии с п. 1.5 Порядка форма СЗВ-СТАЖ подлежит заполнению и представлению страхователем на всех застрахованных лиц, заключивших с ним:

• трудовые договоры;
• гражданско-правовые договоры (предметом которых является выполнение работ, оказание услуг);
• авторские договоры.

Для корректного заполнения отчета СЗВ-СТАЖ страхователю потребуются следующие данные о каждом застрахованном лице:

• о зарплате и ином доходе, выплатах и иных вознаграждениях в пользу застрахованного лица;
• о начисленных, доначисленных и удержанных страховых взносах;
• о периоде работы застрахованного лица, в том числе корректирующие сведения.

Словом, форма СЗВ-СТАЖ представляет собой персонифицированный отчет, который должен частично заменить упраздненную ныне форму РСВ-1.

Постановлением Правления ПФР № 3п предусмотрено три типа формы СЗВ-СТАЖ: «Исходная», «Дополняющая» и «Назначение пенсии».

Порядок представления форм СЗВ-СТАЖ в ПФР.

Порядок представления обозначенной формы таков. По итогам года страхователь обязан подавать СЗВ-СТАЖ с типом «Исходная». Впервые страхователи должны будут сдать эту СЗВ-СТАЖ в территориальное отделение ПФР за 2017 год до 1 марта 2018 года, что следует из п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ (далее – Закон № 27-ФЗ).

Формы СЗВ-СТАЖ с типом «Дополняющая» представляются на застрахованных лиц, данные по которым, отраженные в форме с типом «Исходная», не учтены на индивидуальных лицевых счетах из-за содержащейся в них ошибки (п. 2.1.5 Порядка).

Что касается СЗВ-СТАЖ с типом «Назначение пенсии», она представляется на застрахованных лиц, которым для установления пенсии необходимо учесть период работы календарного года, срок представления отчетности за который еще не наступил. То есть форму с таким типом ряду страхователей, работники которых в 2017 году достигнут пенсионного возраста, придется представить уже в текущем году. Поясним, как это сделать правильно.

Подаем СЗВ-СТАЖ на работника, оформляющего пенсию.

Вначале отметим, что форма СЗВ-СТАЖ с типом «Назначение пенсии» не может быть представлена за период, данные по которому уже учтены на индивидуальном лицевом счете на основании формы СЗВ-СТАЖ с типом «Исходная» или «Дополняющая» (п. 6.6.13 Порядка).

Согласно п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ сведения о застрахованном лице, оформляющем пенсию, страхователь должен представить в ПФР по форме СЗВ-СТАЖ с типом «Назначение пенсии» за текущий год в течение трех календарных дней со дня обращения застрахованного лица к страхователю.

Саму форму СЗВ-СТАЖ нужно заполнить так.

В разделе 2 «Отчетный период» указывается текущий год (этот показатель равен или больше 2017) (п. 2.2, 6.6.1 Порядка).

В разделе 3 «Сведения о периодах работы застрахованного лица» Ф. И. О. и СНИЛС работника указываются один раз – в первой строке (п. 2.3.3 Порядка).

В отдельных строках указываются периоды, когда лицо работало, находилось в отпуске или на больничном, отсутствовало на рабочем месте по иным причинам. При этом в графе 11 для неотработанных периодов указываются коды из Классификатора параметров, используемых при заполнении сведений для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (к примеру, ВРНЕТРУД – для больничного, ДЛОТПУСК – для оплачиваемого отпуска, АДМИНИСТР – для отпуска без сохранения содержания). Для периода работы в рамках гражданско-правовых договоров указываются коды ДОГОВОР, НЕОПЛДОГ или НЕОПЛАВТ (если оплата по гражданско-правовому или авторскому договору отсутствует) (п. 2.3.5 Порядка).

В строке с последним периодом в графе 7 указывается дата предполагаемого выхода работника на пенсию – это либо дата его рождения (если работник обращается за пенсией до достижения пенсионного возраста), либо дата, когда он планирует подать документы в ПФР (п. 2.3.4 Порядка, ст. 22 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ ).

При этом все даты, указываемые в графе «Период работы», должны находиться в пределах отчетного периода (п. 2.3.2 Порядка).

Графы 8 – 10, 12 и 13 нужно заполнить лишь в том случае, если работник трудился в условиях, дающих право на досрочную пенсию (коды, соответствующие таким условиям труда, берутся из Классификатора) (п. 2.3.6 – 2.3.10 Порядка). Причем эти сведения указываются, если особые условия труда подтверждены документально и уплачены по дополнительному тарифу или пенсионные взносы в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения.

В разделе 4 указываются сведения о начисленных (уплаченных) взносах на обязательное пенсионное страхование за период работы, указанный в разд. 3 (п. 2.4, 2.5, 6.6.12 Порядка). А раздел 5 заполняется только при наличии у страхователя договоров с негосударственными пенсионными фондами о досрочном пенсионном обеспечении лиц, занятых на вредных работах. Напомним: условия заключения подобных договоров определены положениями ст. 36.29 Федерального закона от 07.05.1998 № 75-ФЗ .

Любая форма СЗВ-СТАЖ должна сопровождаться описью ОДВ-1. В анализируемой ситуации данная опись заполняется так (разд. III Порядка):

– в поле «Отчетный период (код)» – «0» и год, за который подаются сведения;

– в поле «Тип сведений» – «Исходная»;

– в строке «Форма «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)» – количество работников, на которых подаются сведения;

– разделы 4 и 5 не заполняются.

И последнее. За несвоевременное представление формы СЗВ-СТАЖ страхователя могут оштрафовать на 500 руб. за каждое застрахованное лицо. Этот штраф предусмотрен в ст. 17 Закона № 27-ФЗ.

Нужно ли выдавать в 2017 году форму СЗВ-СТАЖ уволенным работникам?

Полагаем, этим вопросом в настоящее время озадачено много бухгалтеров. Его возникновение обусловлено нормой, содержащейся в п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ. Напомним абз. 2 данного пункта. В нем сказано, что в день увольнения застрахованного лица или в день расторжения гражданско-правового договора, на вознаграждения по которому начисляются взносы на обязательное пенсионное страхование, страхователь обязан передать ему сведения (!), предусмотренные п. 2 – 2.3 настоящей статьи. Речь идет о сведениях:

• необходимых для назначения пенсии (в частности, о периодах трудовой деятельности, включаемых в трудовой стаж, суммах начисленных взносах) (п. 2);
• касающихся дополнительных страховых взносов (п. 2.1);
• по форме СЗВ-М (п. 2.2);
• касающихся сумм вознаграждений, являющихся базой для начисления страховых взносов (п. 2.3).

Исходя из перечисленных норм, нельзя сказать однозначно, какие именно сведения страхователь должен передать работнику в день увольнения:

• либо копию ранее сданного в ПФР отчета по форме СЗВ-СТАЖ;
• либо эту форму со сведениями, которые страхователь только подаст в дальнейшем в ПФР по окончании отчетного периода.

Если считать верным первый вариант, то получается, что в 2017 году страхователю не нужно выдавать работнику в день увольнения сведения, отражаемые в форме СЗВ-СТАЖ за указанный год, поскольку первый отчет по этой форме он сдаст лишь в 2018 году. Однако в таком случае нельзя исключать вероятность применения в отношении страхователя санкции, предусмотренной ч. 1 ст. 5.27 ­КоАП РФ (штраф для юридических лиц за нарушение иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, в размере от 30 до 50 тыс. руб.).

Очевидно, избежать указанной ответственности в 2017 году страхователь сможет, только если передаст уволенному работнику на руки форму СЗВ-СТАЖ, заполненную лишь в отношении него самого (а в 2018 году эти сведения по нему он представит в ПФР).

С учетом всего вышесказанного наиболее безопасным для страхователя в 2017 году является второй из упомянутых вариантов.

И еще несколько советов, что называется, на перспективу.

1. В пункте 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ не уточнено, за какие периоды нужно передавать сведения увольняющемуся работнику – только за последний , когда он состоял в трудовых отношениях с работодателем, или же ему нужно выдать копии всех отчетов СЗВ-СТАЖ, когда-либо сдававшихся в отношении данного застрахованного лица. Поэтому, пока нюансы не урегулированы законодательно, полагаем, имеет смысл согласовать этот момент с самим работником (закрепив решение, разумеется, на бумаге).

2. При оформлении копий отчетов по форме СЗВ-СТАЖ (для выдачи их работникам, в том числе по их заявлениям на основании абз. 1 ч. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ) нужно учитывать следующий нюанс. Форму СЗВ-СТАЖ с типом сведений «Исходные», подаваемую в ПФР по итогам отчетного периода, страхователь должен заполнить в отношении всех застрахованных лиц. В связи с тем, что в этом отчете содержатся персональные данные всех работников, делать для отдельного работника копию всего отчета небезопасно: страхователь заведомо нарушит законодательство о защите персональных данных. (Кстати, с 1 июля 2017 года ответственность работодателей за нарушения в рассматриваемой сфере ужесточается).

Во избежание проблем, считаем, следует выдавать работнику выписку из формы СЗВ-СТАЖ, в которой приводятся данные только о нем самом (если форма представляется в ПФР в электронном виде – соответственно, распечатки отчета, касающиеся лица, обратившегося с подобным запросом).

Итак, уже в 2017 году некоторым страхователям предстоит заполнить и сдать в ПФР новую форму СЗВ-СТАЖ с типом «Назначение пенсии» (на застрахованных лиц, достигнувших в текущем году пенсионного возраста). Эту форму страхователь должен представить в течение трех календарных дней со дня обращения застрахованного лица к страхователю. За ее несвоевременное представление страхователя могут оштрафовать на 500 руб. за каждое застрахованное лицо.

См. статью «Формы отчетности для ПФР».

Утвержден приложением 5 к Постановлению № 3п.

«Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

Приложение к Порядку.

«О страховых пенсиях».

«О негосударственных пенсионных фондах».

Дополнительно см. статью Т. М. Медведевой «За сохранность и защиту персональных данных будут спрашивать строже», № 3, 2017.

Сведения о страховом стаже застрахованного лица необходимы для корректного расчета размера пенсионных выплат гражданам, за которых работодатель уплачивал страховые взносы в Пенсионный фонд. В нашей статье вы найдете информацию об обновлениях действующего законодательства, которые внесли существенные правки в состав пакета отчетной документации, содержащей данные о страховом стаже работника, и сроках, в которые страхователь обязан представить отчетность в контролирующие органы. Приведены в статье и сведения об особенностях представления отчетности по старым формам, действовавшим до 2017 года.

Новые ежегодные сведения о стаже

В 2017 году изменились правила представления страхователями отчетных сведений о стаже в ПФР. В ведение налоговой службы было передано управление страховыми взносами граждан, что, в свою очередь, повлекло за собой изменение состава пакета отчетной документации, подлежащей сдаче в контролирующие органы. В частности, за 2016 год работодатели в последний раз сдали отчетность по форме РСВ-1, после чего ей на смену пришли другие документы, в том числе и отчетность, позволяющая работодателю передать в ПФР сведения о стаже застрахованных лиц в 2017 году.

Форма представления сведений о страховом стаже застрахованного лица (СЗВ-СТАЖ) устанавливается постановлением Правления ПФР «Об утверждении…» от 11.01.2017 № 3п. Данный документ также определяет порядок заполнения формы (далее — Порядок). Основным предназначением этого документа является передача в контролирующий орган сведений о стаже гражданина и уплаченных за него взносах, при этом данные работодатель должен подавать по каждому трудящемуся. На основании полученной информации чиновники формируют собственную базу данных, отражая на лицевых счетах работников данные, которые впоследствии будут использованы для назначения страховых пенсий.

Помимо отчетности, составленной по форме СЗВ-СТАЖ, работодатель должен подготовить и передать в ПФР документ, подготовленный с использованием формы ОДВ-1. В нем содержатся реквизиты страхователя, представляющего отчет по работникам, расшифровка содержания уплаченных им взносов на страхование, перечень рабочих мест, характеризующихся особыми условиями труда, и численность занятых на них трудящихся (в соответствии со штатным расписанием).

Сведения о стаже застрахованных лиц в 2017 году

Согласно с п. 1.5 Порядка, отчет по форме СЗВ-СТАЖ составляется для следующих трудящихся:

• работников, осуществляющих трудовую деятельность в соответствии с положениями заключенного со страхователем трудового соглашения;
• работников, выполняющих трудовые обязанности на основании положений гражданско-правовых договоров;
• авторов произведений, созданных в ходе исполнения положений договоров об отчуждении исключительного права и по лицензионным договорам, предоставляющим страхователю право на использование научных и литературных произведений, а также произведений искусства.

Помимо основной формы СЗВ-СТАЖ страхователь может передать в Пенсионный фонд следующие ее разновидности:

• СЗВ-КОРР, составляемую с целью внесения правок и корректировок в уже поданную документацию;
• СЗВ-ИСХ, составляемую страхователями, нарушившими сроки представления отчетности в контролирующий орган или вообще не подававшими такую отчетность до 2016 года (в том случае, если в соответствии с законом они были обязаны это сделать).

Порядок подготовки и сдачи отчетности

Для того чтобы сформировать отчетную документацию, подлежащую сдаче в ПФР (в том числе по форме СЗВ-СТАЖ), можно воспользоваться официальным программным обеспечением, бесплатно распространяемым Пенсионным фондом, — например, программой Spu_orb. Последнюю ее версию можно скачать с официального сайта, перейдя по ссылке. http://www.pfrf.ru/branches/orenburg/info/~rabot/program

Не знаете свои права?

Документ может быть передан в контролирующий орган как в бумажном, так и в электронном виде. В соответствии с положениями абз. 3 п. 2 ст. 8 закона «Об индивидуальном…» от 01.04.1996 № 27, в том случае, если численность сотрудников предприятия превышает 25 человек, сдача такой отчетности должна выполняться исключительно через телекоммуникационные каналы связи (при этом документ должен быть защищен усиленной квалифицированной ЭЦП).

Сведения о стаже работников за 2016 год

Несмотря на то что в 2017 году в силу вступили новые правила представления отчетности в контролирующие органы, составлять и сдавать документацию с отчетными данными за 2016 год необходимо с использованием старых форм. В частности, для передачи сведений о страховом стаже застрахованного лицанеобходимо использовать форму РСВ-1.

В подразделе 6.8 раздела 6 указанной формы страхователь должен отразить информацию о продолжительности работы сотрудника на протяжении отчетного периода (для данной формы отчетности он составляет 3 месяца). Здесь могут быть указаны сведения о временной нетрудоспособности, особых (опасных, вредных и пр.) условиях труда, нахождении в очередном оплачиваемом отпуске и т. д. Эти периоды отражаются с помощью специальных кодов, установленных приложениями к постановлению Правления ПФР «Об утверждении…» от 16.01.2014 № 2п. Раздел 6 подлежит сбору в пачки, причем в одной пачке не может быть более 200 экземпляров отчетности.

Дополнительная форма отчетности о стаже застрахованных лиц, применявшаяся до 2017 года

Помимо обязательной отчетности, представляемой в форме РСВ-1, в 2016 году работодатели использовали и другие документы, которые позволяли отчитаться перед контролирующими органами до истечения отчетного периода. Так, в том случае, если в промежутке между сдачей отчетов происходило увольнение работника по причине выхода его на пенсию, работодатель был обязан заполнить форму СПВ-2, установленную постановлением Правления ПФР «О формах документов…» от 01.06.2016 № 473п.

В этом документе указывались:

• периоды осуществления работником трудовой деятельности за период с начала квартала, в котором предполагается его выход на пенсию, до предположительной даты ее оформления;
• сведения о начислении страховых взносов за работника в межотчетный период;
• сведения о начислении работнику страховых взносов по особым тарифам.

Кто подает сведения о страховом стаже сотрудников в ПФР?

Законодатель четко определяет, кто сдает сведения о стаже застрахованных лиц . Эта обязанность возлагается на индивидуального предпринимателя или юридическое лицо, выступающее в качестве работодателя.

При этом в отчете, в соответствии с положениями раздела II Порядка, указываются:

1. Данные страхователя (регистрационный номер, ИНН, КПП, наименование).
2. Период, за который сформирован документ.
3. Информация о деятельности работников:
   • Ф. И. О.;
   • СНИЛС;
   • период работы (в том числе на основании гражданско-правовых договоров);
   • территориальные условия;
   • продолжительность рабочего дня;
   • наличие особых условий труда или условий, предоставляющих право на преждевременный выход на пенсию;
   • количество лет, месяцев и дней, подлежащих зачету в страховой стаж;
   • продолжительность нахождения в отпуске по уходу за ребенком, исполнения государственных обязанностей и прочих периодов, в течение которых работник фактически отсутствовал на рабочем месте.
4. Информация о факте начисления и уплаты страховых взносов на государственное пенсионное страхование, а также внесении средств в соответствии с договорами негосударственного пенсионного обеспечения.

Срок сдачи сведений о стаже в ПФР

Согласно п. 2 ст. 11 закона № 27 сведения о стаже работников в ПФР необходимо передать не позднее 1 марта года, следующего за отчетным. Постановление Правления ПФР № 3п о применении новых форм было зарегистрировано Минюстом 21.02.2017 и опубликовано на официальном интернет-портале правовой информации 22.02.2017. Так как по общему правилу правовой акт вступает в силу спустя 10 дней с момента его публикации, новые формы при составлении отчетности работодатели должны использовать с 04.03.2017. Таким образом, отчетность за 2016 год следует составлять с использованием старых форм, а вот документация за 2017 год должна быть подготовлена уже на основании формы СЗВ-СТАЖ. Сдать ее нужно до 01.03.2018.

Кроме того, законодатель устанавливает ряд случаев, в которых отчетные документы необходимо представить в контролирующий орган до истечения указанного срока:

1. При снятии предпринимателя с регистрационного учета — не позднее дня представления в регистрационный орган документов, подтверждающих факт прекращения осуществления предпринимательской деятельности.
2. При выходе работника на пенсию — в течение 3 календарных дней с момента его обращения к работодателю (п. 2 ст. 11 федерального закона № 27). При этом стоит отметить, что в отчете СЗВ-СТАЖ указывается, что он заполняется для назначения пенсии, о чем в соответствующей графе отчета ставится галочка.

Ответственность за нарушение установленных сроков сдачи отчетности

Нарушение указанных сроков сдачи отчетов, в соответствии с положениями ст. 17 федерального закона № 27, влечет за собой наложение на работодателя штрафа в размере 500 руб. В том случае, если на него возложена обязанность по представлению отчетной документации в электронном виде, размер санкции увеличивается до 1000 руб.

При этом стоит учитывать тот факт, что указанный размер штрафа применяется в отношении каждого отчета. Это значит, что в том случае, если в организации трудится несколько работников и отчетность не была подготовлена ни по одному из них, общий размер штрафа увеличивается пропорционально количеству отчетов.

Аналогичный размер имеют штрафы, налагаемые на страхователя за непредставление отчетности и передачу в контролирующий орган сведений, не соответствующих действительности. При этом не имеет значения, случайно или целенаправленно была искажена информация.

Итак, с 04.03.2017 в силу вступили изменения, внесенные в действующее законодательство, которые определяют новые правила формирования отчетности о страховых взносах, а также вводят новую форму, которой необходимо руководствоваться при составлении документов. Однако ежегодную отчетность за 2016 год, несмотря на то что форма СЗВ-СТАЖ была разработана и утверждена в самом начале 2017 года, страхователи должны сдать по старым правилам, т. е. с использованием упраздненной формы РСВ-1.

Предстоит впервые сдавать данную форму, поэтому они должны четко знать все правила заполнения бланков.

Кто заполняет

В вопросе кто должен заполнять эту форму разобраться довольно просто. С одной стороны может показаться, что ее должны оформлять кадровики, так в бланке детально расписываются все периоды, когда каждый конкретный находился или не находился на работе, то есть:

• человек выполнял трудовые функции;
• предприятие не работало;
• другие ситуации кадрового характера.

Вместе с тем, исходя из данных формы СЗВ — СТАЖ в ПФР будет фиксироваться информация про страховой стаж и перечисленные суммы страховых взносов. Отдел кадров не владеет этой информацией. Данные про дни, когда особа выходила на работу, и про различные формы нерабочих касательно конкретного человека кадровики передают сотрудникам бухгалтерии, так как те должны знать за какой период начислять человеку заработную плату. Исходя из этого можно сделать вывод, что форму СЗВ — СТАЖ должна заполнять бухгалтерия.

Об основах заполнения отчета СЗВ-СТАЖ вы узнаете из данного видео:

Как заполнять СЗВ-СТАЖ

Каждая форма должна быть заполнена грамотно и четко, поэтому специалисты должны полностью следовать всем правилам оформления отчетности, которые прописаны в нормах законодательства.

Правила

Алгоритм и порядок заполнения вышеуказанной формы четко прописан в разделе 2 Постановления Правительства Российской Федерации от 11 января 2017 года №3п. Каждый бухгалтер должен четко следовать данному порядку, потому что контролирующие органы не примут форму при наличии малейшей ошибки. Безусловно, подготовка и предоставление изменений (дополнений) в орган ПФР — это лишние и никому не нужные нервы, поэтому каждый российский должен очень четко изучить нормы порядка заполнения этого отчета.

Инструкция по заполнению

В форме СЗВ — СТАЖ предусмотрено 5 разделов, каждый из которых должен быть заполнен. Бланк доступен для скачивания .

1 раздел

В разделе 1 указывается следующая информация:

• регистрационный номер страхователя в рамках в органах ПФР;
• ИНН предприятия или физического лица, которое является по закону;
• . Данная информация берется из регистрационного свидетельства, которое выдано территориальным органом ФНС плательщику налогов;
• в разделе «Наименование (краткое)» ответственный сотрудник указывает либо полное ФИО ; название или ;
• в пункте «Тип сведений» прописывается информация про данную форму (исходная, дополняющая, для назначения пенсии сотруднику).

Раздел 1 «Сведения о страхователе»

Раздел 2

Раздел № 2 — самый короткий, потому что в нем надо только прописать отчетный период. Форма сдается раз в год, поэтому отчетным периодом будет календарный год, который предшествовал году на момент заполнения бланка. Например, до 1 марта 2018 года надо будет предоставить информацию за 2017 год.

Раздел 2 «Отчетный период»

Раздел 3

Раздел №3 — самый объемный и довольно сложный в заполнении, потому что по сути это табличка на 14 пунктов. В первом столбике бухгалтер прописывает порядковый номер каждой записи. Далее по столбцам:

• фамилия сотрудников;
• отчество (при наличии);
• номер полиса СНИЛС (согласно данных, которые ранее уже переданы в органы ПФР);
• периоды работы особы в рамках установленного отчетного периоды. Здесь надо отразить информацию про:
  • рабочие дни;
  • дни отпуска оплачиваемого;
  • период отпуска особы за свой счет либо другие дни, за которые оплата труда не начислялась;
  • даты работы в рамках гражданско-правового договора;
• в графе 8 указываются исходя из данных специального Классификатора, который прилагается к Постановлению от 11 января 2017 года №3п;
• в графе 9 отображаются периоды работы особы, которые предоставляют человеку право на получение пенсии досрочно;
• в графах 10 и 11 прописываются специальные коды, по которым исчисляется стаж особы (например ДЛДЕТИ, ДОГОВОР). Данные коды также есть в Классификаторе;
• пункты 12 и 13 заполняются только в случае необходимости досрочного ;
• графа 14 заполняется только в случае в рамках отчетного периода (года).

Раздел 3. «Сведения о периодах работы застрахованных лиц»

Образец

Теоретические основы заполнения формы рассмотрены. Для более четкого практического понимания приводим образец данной формы.

Регистрационный номер в ПФР ХХХ-ХХХ-ХХХХХ Стр. 0001

ИНН 123456789012 КПП ХХХХХХХХ

Форма СЗВ-СТАЖ

Сведения о страховом стаже застрахованных лиц

1. Сведения о страхователе
   • Регистрационный номер в ПФР 086- 086- 12345
   • ИНН 123456789012 34567890
   • Тип сведений ИСХОДНАЯ
   • Наименование (краткое) «ФК «Спартак (Москва)»
2. Отчетный период: Календарный год — 2017
3. Сведения о периодах работы застрахованных лиц

N п/п	Фамилия	Имя	Отчество	СНИЛС	Период работы		Территориальные условия (код)	Особые условия труда (код)	Исчисление страхового стажа		Условия досрочного назначения страховой пенсии		Сведения об увольнении застрахованного лица
с дд.мм.гггг	по дд.мм.гггг	Основание (код)	Дополнительные сведения	Основание (код)	Дополнительные сведения
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14
1.	Ткаченко	Инна	Ивановна	11 цифр	01.01.2017	28.02.2017
2.					01.03.2017	25.03.2017
...					26.03.2017	31.12.2017

Можно ли заполнить онлайн

Заполнить и передать данную форму в режиме реального времени невозможно, так как на предприятии ведется специальная опись распечатанных форм СЗВ — СТАЖ. Допускается три возможных способа внесения информации в бланк.

В 2019 году работодатели сдают в ПФР новый СЗВ-СТАЖ. Этот документ содержит сведения о пенсионном стаже работника, поэтому отчет нужно сдать обязательно. Разберем, как изменился бланк. А также расскажем, кто и когда сдает новую форму СЗВ-СТАЖ в ПФР по обновленным требованиям.

По-новому заполняйте СЗВ?СТАЖ – Пенсионный фонд поменял правила. Мы согласовали все рекомендации с ПФР и сделали образцы отчетов,

Что такое СЗВ-СТАЖ

С 1 января 2017 года работодатели сдают в ПФР новый отчет - СЗВ-СТАЖ. Это отчет с информацией о пенсионном стаже сотрудников, который заменяет РСВ-1.

Раньше компании показывали сведения о стаже сотрудников в РСВ-1. Но последний раз этот документ сдавали за 2016 год. Чтобы в ПФР и дальше поступали данные, чиновникиввели новую отчетность для всех работодателей о страховом стаже – СЗВ-СТАЖ. Изменения в закон внесло постановление Правления ПФР от 11 января 2017 г. № 3п. Однако в 2019 году этот документ уже не действует, вместо него страхователи должны ориентироваться на постановление Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п.

Кто из работодателей и когда сдает отчет СЗВ-СТАЖ

На практике возникает вопрос - кто и когда сдает форму СЗВ-СТАЖ в фонд. Ответ на этот вопрос такой - работодатели обязаны ежегодно сдавать отчет в пенсионный фонд.

Также возникает вопрос - кого включать в СЗВ-СТАЖ. Ответ - в отчет необходимо записать сотрудников и работников, с которыми действует гражданско - правовой договор. Эксперты Системы Главбух предупреждают – включайте в СЗВ-СТАЖ сведения о тех людях, кто застрахован по обязательному пенсионному страхованию и на выплаты и вознаграждения которым ваша организация должна начислять пенсионные взносы.

Если не обязаны начислять взносы в пользу физлица, данные о нем в отчете не приводите. Например, организация арендует у гражданина помещение или автомобиль либо исполнитель самозанятый и платит налог на профессиональный доход. Когда других договоров с данным человеком нет – в СЗВ-СТАЖ его не отражайте .

У предпринимателей часто возникает вопрос - нужно ли сдавать ИП отчет по форме СЗВ-СТАЖ. Ответ на этот вопрос следующий - отчет обязаны сдавать как организации, так и индивидуальные предприниматели.

Кроме ежегодных отчетов в законе также предусмотрены отдельные случаи, когда в 2018 году СЗВ-СТАЖ необходимо отправить в фонд досрочно. Случаи, когда нужно сдавать СЗВ-СТАЖ в фонд, перечислены в таблице.

Основание для сдачи отчета	Срок сдачи отчета
Независимо от обстоятельств, ежегодно на всех работников	Не позднее 1 марта следующего за отчетным годом
Назначение пенсии работнику	Не позднее трех календарных дней с даты обращения сотрудника
Ликвидация организации или закрытие ИП, нотариуса, адвоката	Не позднее одного месяца с даты, когда утвердили промежуточный ликвидационный баланс. Для предпринимателей дату отсчитывают с момента принятия решении о прекращении деятельности
Реорганизация компании	Не позднее одного месяца с даты утверждения передаточного акта

Кроме вышеперечиснных случаев отчет необходимо выдать сотруднику на руки. Всего предусмотрено два случая - по письменной просьбе сотрудника и при увольнении. В первом случае крайний срок - не позднее в течении 5 рабочих дней. Во втором случае форму необходимо вместе с остальными документами. Когда и как передавать копии отчета сотрудникам >>>

Кто сдает СЗВ-СТАЖ - кадры или бухгалтерия

Ответа на вопрос, кто фактически формирует и сдает СЗВ-СТАЖ, в законодательстве нет. Решение по таким вопросам каждая компания принимает самостоятельно.

Ответ будет завесить от того, как организовали штат в организации, документооборот и распределили должностные обязанности.

Например, в маленькой компании один бухгалтер может одновременно выполнять функции бухгалтера и кадровика. Тогда вопрос отпадает.

В случае, если в компании предусмотрена кадровая служба, то отчет можно поручить ей. Сотрудники кадровой службы первые получают самые важные данные для формы СЗВ-СТАЖ – СНИЛС, актуальные Ф.И.О. и даты приема на работу и увольнения. А вот каким способом отчитаться, зависит от количества работников.

Если численность сотрудников ровно 25 человек и более, отчет сдавайте только в электронном виде . Когда численность 24 человека и менее, отчет можно сдать на бумаге или в электронке – на усмотрение страхователя.

Все организации, которые заключали с гражданами трудовые и гражданско-правовые договоры, будут заполнять новую форму СЗВ-СТАЖ за 2018 год. Из старой формы СЗВ-СТАЖ убрали шапку документа, которая дублировала сведения из первого раздела. Теперь ИНН, КПП и регистрационный номер указывают в отчете один раз. Кроме того, чиновники переименовали графу 14 раздела 3, чтобы указывать в ней периоды, засчитываемые в страховой стаж безработным.

Типы новой формы СЗВ-СТАЖ

Всего существует три вида новой формы СЗВ-СТАЖ, которую работодатели подают в зависимости от ситуации:

• Исходная. Это форма, которая представляется на застрахованных лиц первый раз за отчетный период;
• Дополняющая. Подается, если необходима корректировка в форме СЗВ-СТАЖ из-за ошибок в исходном отчете;
• Назначение пенсии. Предоставляется на застрахованных лиц, которые оформляют пенсию в течение года.

Ошибки в СЗВ-СТАЖ надо исправлять по особым правилам. Для каждого вида ошибки есть своя уточняющая форма отчета – СЗВ-СТАЖ с типом «Исходная » или «Дополняющая », СЗВ-КОРР с типом «ОТМН », «КОРР » или «ОСОБ ». Какую форму подавать, зависит от ошибки и от того, принял ли фонд отчет полностью, частично или прислал предупреждение. Как исправлять отчетность о страховом стаже сотрудников >>> ».

В исходной и дополняющей форме обязательно необходимо заполнить первых три раздела, а в форме для назначения пенсии пять.

Бумажную СЗВ-СТАЖ можно заполнять на компьютере или от руки. В последнем случае используйте чернила или шариковую ручку любого цвета, кроме красного и зеленого. Отчет заполняйте печатными буквами. Подчистки и исправления запрещены.