Если в организации произошла смена генерального директора, то прежний руководитель не вправе подписывать какие-либо документы, даже если изменения в сведениях об организации не зарегистрированы в ЕГРЮЛ. Это обусловлено тем, что бывший директор уже не является лицом, уполномоченным без доверенности действовать от имени организации. Таким образом, с момента прекращения полномочий единоличного исполнительного органа бывший директор не вправе без доверенности подписывать документы от имени компании (п. 3 ст. 40 Федерального закона № 14-ФЗ).

Важно помнить, что законно использовать ЭЦП может только тот, на кого она оформлена. На практике же получается, что электронная подпись руководителя используется другими сотрудниками, например, бухгалтером для сдачи отчетности. Однако прямого запрета на передачу ключа электронной подписи в Законе о цифровой подписи нет. Отмечу, что специалисты ФНС РФ, так же как и Минкомсвязи РФ, заявляют о том, что при наличии волеизъявления владелец электронной подписи может допустить использование своего ключа ЭЦП третьим лицом.

И все же риски при передаче ЭЦП возможны. Приведу примеры.

1. Сотрудники банков обычно в курсе, что электронную подпись не всегда использует то лицо, на которое она оформлена. Просто риски, связанные с нарушением конфиденциальности ЭЦП, несет именно клиент. Это следует и из Закона об электронной подписи, и из договоров с банком. Поэтому если со счета организации с помощью ЭЦП бывшего гендиректора незаконно спишут деньги, то убытки с банка организация не взыщет. Согласно судебной практике банк обязан исполнить платежное поручение, которое подписано корректной электронной подписью.

2. Также неприятные последствия использования ЭЦП бывшего гендиректора могут быть у организаций, которые участвуют в госзакупках. Например, если генеральный директор по результатам открытого аукциона подпишет госконтракт электронной подписью своего предшественника, то будет иметь место подписание контракта неуполномоченным лицом. А в этом случае есть риск оказаться в реестре недобросовестных поставщиков. В судебной практике уже были подобные случаи.

3. Подписание налоговых деклараций неуполномоченным лицом также может создать проблемы для организации. Налоговый орган может признать данную декларацию непредставленной, а отсюда штрафы, пени, налоговые санкции.

И это далеко не все последствия, которые могут ожидать компанию. Поэтому во избежание подобных рисков рекомендуем не допускать использование ЭЦП бывшего гендиректора, а вовремя оформить электронную подпись новому генеральному директору.

Компания понесла расходы на оформление сертификата ключа ЭЦП. Расходы отнесены на 97 счет и списывает равномерно в течение срока действия ключа (год). Сотрудники, на которых были изготовлены ключи, уволились из компании, а расходы еще не списались с 97 счета. Как правильно списать данные расходы, после увольнения сотрудников?

В бухучете спишите оставшуюся сумму затрат на ЭЦП в составе прочих расходов на счет 91-2 единовременно по факту увольнения сотрудников.

В налоговом учете Вы также вправе учесть всю сумму затрат на ЭЦП в составе налоговых расходов при расчете налога на прибыль.

Тот факт, что сотрудники уволились раньше окончания срока действия ЭЦП, на возможность признания таких затрат не влияет.

Обоснование

1. Из рекомендации Олега Хорошего, начальника отдела налога на прибыль организаций департамента налоговой и таможенной политики Минфина России, Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля ИДПО «Международный финансовый центр», государственного советника РФ 2-го класса

Как отразить в бухучете расходы на оформление сертификата ключа ЭЦП

Затраты на оформление сертификата ключа ЭЦП, например, для сдачи налоговой отчетности через Интернет включите в состав расходов по обычным видам деятельности.

Если для организации плата за сертификат будет существенной, то отразите ее на счете 97 . А потом списывайте в расходы равными долями в течение срока использования. Если же для организации такие расходы несущественны, то всю плату за электронный ключ спишите единовременно. Причем существенность расходов – это оценочное значение и организация определяет его сама .

Что касается токена или флешки (usb-носителя), на которые записан код защиты, то их учтите на счете 10 . Эту стоимость спишите единовременно (на счет 26 или 44) в момент передачи электронного устройства в бухгалтерию.

Такой порядок следует из положений пунктов , ПБУ 10/99, пункта 11 ПБУ 4/99, пункта 39 ПБУ 14/2007, Инструкции к плану счетов (счета , , ,

Организации не удалось доказать в суде вину главного бухгалтера в растрате и взыскать сумму неосновательного обогащения. При этом из-за формального нарушения порядка привлечения к дисциплинарной ответственности и увольнение признано незаконным. ООО должно было потребовать от главбуха объяснительную и удостовериться в получении этого требования, а при отказе от объяснений составить акт.

Судебная коллегия по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда вынесла апелляционное определение № 33-11751/2012 по делу № 2-85/2012 о незаконном увольнении главного бухгалтера.

По результатам аудиторской проверки главный бухгалтер (Д.И.) ООО "К" была отстранена от работы, а после завершения работы ревизионной комиссии привлечена к дисциплинарной ответственности в виде увольнения.

Приказом трудовой договор с Д.И. был прекращен по п. 9 ст. 81 ТК РФ (принятие необоснованного решения главным бухгалтером, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации).
Увольнение Д.И. обжаловала в суд, выдвинув следующие исковые требования:

• отмена дисциплинарного взыскания в виде увольнения;
• признание записи в трудовой книжке недействительной;
• обязании ООО выдать дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной;
• внести запись "уволена по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 ТК РФ";
• изменить дату увольнения на дату вынесения судом решения;
• взыскать с ООО невыплаченную заработную плату, средний заработок за время вынужденного прогула, компенсацию за задержку выплат и компенсацию морального вреда.

В свою очередь ООО обратилось в суд с иском о взыскании суммы неосновательного обогащения и процентов на присвоенные средства.

В суде представитель ООО указал, что при проведении аудиторской проверки были обнаружены факты необоснованного перечисления денежных средств организации в пользу Д.И., что послужило основанием для создания ревизионной комиссии и проведения служебного расследования. В ходе него было установлено, что Д.И., имея доступ к электронному банковскому ключу системы "банк-клиент", самовольно, без ведома генерального директора, производила перечисление денежных средств на свои счета, в том числе совершала платежи по погашению собственных банковских кредитов, по несуществующим "авансовым отчетам". В бухгалтерском учете данные операции отражались как "платежи на таможню" и "оплата контрагентам".

Требования бухгалтера удовлетворены частично. Суд признал незаконным увольнение Д.И., изменив дату и формулировку записи об увольнении на запись "уволить по п. 3 части первой ст. 77 ТК РФ (по собственному желанию)" с момента вынесения судебного решения. В пользу истца взыскана невыплаченная зарплата, заработная плата за время вынужденного прогула, компенсации за неиспользованный отпуск, за нарушение сроков выплаты зарплаты и морального вреда. В части иска о выдаче Д.И. дубликата трудовой книжки без незаконной записи отказано, так как это противоречит Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда.

Компании в удовлетворении исковых требований к Д.И. было отказано.

При проведении ревизии Д.И. была отстранена от работы и лишена возможности давать пояснения в ходе проверки. Согласно ТК РФ перед привлечением к ответственности работодатель должен затребовать у работника объяснительную. В случае отказа составляется Акт. Отказ от объяснений не препятствует привлечению к ответственности. ООО предоставило в суд документы, согласно которым после проведения ревизии в адрес Д.И. дважды (почтой и курьером) отправлялись результаты проверки и требование объяснений. Однако в суде представители ООО не смогли доказать получение или отказ от получения данных документов. На этом основании суд пришел к выводу о несоблюдении порядка привлечения к ответственности и, соответственно незаконности увольнения.

Также ООО не смогло доказать, что подозрительные "платежи на таможню" и "оплата контрагентам" производились по инициативе бухгалтера.

Суд принял во внимание то обстоятельство, что по условиям банковского договора, Д.И. не являлась лицом, уполномоченным подписывать электронные поручения, а также владельцем ключа ЭЦП. Поэтому нет оснований рассматривать какие-либо действия Д.И. по перечислению средств с использованием системы "Банк-Клиент" как совершенные без ведома и одобрения генерального директора.

В суде было доказано превышение сумм перечислений Д.И. в качестве зарплаты и материальной помощи над фактически причитающимися выплатами по трудовому договору. Однако четыре свидетеля показали, что данные выплаты производились с согласия директора.

По смыслу п. 3 ст. 1109 ГК РФ в случае неосновательного обогащения заработная плата и приравненные к ней платежи подлежат возврату, если они явились следствием недобросовестности получателя или счетной ошибки. Исходя из положений п. 3 ст. 10 ГК РФ добросовестность гражданина в данном случае презюмируется.

Доказательств недобросовестности Д.И. при перечислении средств на оплату труда не было, равно как и доказательств, что Д.И. производились банковские операции по перечислению средств со счета организации вопреки ее интересам. Как следствие, суд пришел к выводу, что неосновательного обогащения не было.

Согласно п. 3 ст. 40 Федерального закона № 14-ФЗ, прежний руководитель не имеет права подписи, даже если изменения не зарегистрированы в ЕГРЮЛ. Обусловлено это тем, что бывший гендиректор не является лицом, уполномоченным без доверенности действовать от имени организации. При этом и другой сотрудник не может воспользоваться ЭЦП. Применять подпись может лишь тот, на кого она оформлена. Впрочем, на практике ЭП управляющего часто пользуются другие сотрудники. Например, бухгалтер, сдающий отчетность. Прямого запрета в законе о цифровой подписи нет, а значит, владелец может разрешить использование своего ключа третьим лицам.

Таким образом, существует два пути, в зависимости от ситуации.

Руководитель уволен и больше не числится в штате компании. В этом случае оформляется новая ЭЦП на нового директора.

Руководитель смещен с должности, но остается в штате организации. На владельца ЭЦП (бывшего управляющего) выдается доверенность на право пользования подписью от имени компании до тех пор, пока новый сотрудник не получит свою ЭП.

Следует знать! Получить ЭЦП, в том числе усиленную квалифицированную, можно в течение одного рабочего дня.

Как поступить с ЭЦП при смене директора

Назначается протоколом (решением) новый директор. Подготавливается документ для налоговой инспекции по форме Р14001. Дополнительно его необходимо заверить у нотариуса. Изменения регистрируются в ИФНС от имени нового руководителя. На основании новых данных ЕГРЮЛ директор получает в Удостоверяющем Центре электронную подпись на себя, как на должностное лицо организации. Новый руководитель (или его доверенное лицо) должен подъехать в УЦ лично с оригиналами документов.

Помните! Уведомить инспекцию о том, что произошла смена генерального директора, необходимо в течение 3 рабочих дней (п. 5 ст. 5 Федерального закона № 129-ФЗ).

Несмотря на то, что в должность гендиректор вступает с момента его утверждения, осуществлять юридически значимые действия руководитель может только после вписания его в ЕГРЮЛ. В противном случае генеральный директор не вправе действовать от имени организации. Недействительная сделка не влечет юридических последствий. А ее участники должны возвратить полученное в денежной либо натуральной форме (ст. 167 ГК РФ).

Возможные риски использования старой ЭЦП при смене директора

Банковские риски

В случае списания денежных средств со счета организации (ООО) с помощью ЭЦП бывшего гендиректора убытки компания возместить не сможет. Согласно закону об электронной подписи и исходя из типовых договоров с банками, риски, связанные с нарушением конфиденциальности ЭП, несет клиент.

Участие в госзакупках

Если подписать госконтракт ЭП бывшего руководителя, то по факту получится подписание контракта неуполномоченным лицом. Компания может попасть в реестр недобросовестных поставщиков.

Взаимодействие с налоговой

Декларации, подписанные неуполномоченным лицом, ИФНС может не признать. А отсюда последуют штрафы, пени, налоговые санкции.

Компрометация ЭП

Подпись должна быть отозвана и заблокирована в день снятия полномочий не только в интересах компании, но и для безопасности бывшего гендиректора. Совершенные с такой ЭП действия могут быть признанными мошенническими.

И это, к сожалению, не все негативные последствия, которые могут ожидать организацию. Во избежание подобных проблем нельзя допускать использование ЭЦП бывшего руководства, а следует вовремя оформить электронную подпись новому гендиректору.
Закажите новую ЭЦП при смене директора организации в нашем удостоверяющем центре. Мы учтем особенности вашего бизнеса, организовав получение подписи и сертификата, в кратчайшие сроки. Окажем консультационную юридическую помощь. Звоните нашим специалистам прямо сейчас!

За время работы любого предприятия его кадровый состав может существенно меняться – это вполне понятно и очевидно. В связи с повсеместным внедрением электронных инструментов многими управляющими принимается решение о закупке корпоративных ЭЦП для своих сотрудников. Но смена кадров не должна негативно влиять на успех работы предприятия, его динамику и авторитет: в связи с этим после увольнения сотрудника, владевшего ЭЦП, необходимой ему для выполнения определенного спектра рабочих обязанностей, важно организовать процедуру аннуляции этой подписи (уже, по факту недействительной).

Ответственность электронной подписи внутри каждого предприятия/учреждения/организации определяется его регламентом и уставом. В соответствии с такими учредительными документами в случае увольнения того или иного сотрудника с любой должности обязательно должна быть произведена аннуляция имевшейся у него в распоряжении электронной подписи. Разумеется, после того, как сотрудник покинул ваш рабочий штат, подписью, не успевшей попасть под процедуру отзыва, недопустимо пользоваться. В том числе запрещается:

• Передавать ее иным лицам.
• Применять для подписания документов.

Аннуляция ЭЦП при увольнении – это первая процедура, которую должен инициировать руководитель после того, как подпишет документы об исчислении конкретного сотрудника из своего кадрового состава (вне зависимости от причины увольнения). Одним словом, в соответствии с установленным регламентом процедура аннулирования сертификата ключа ЭП осуществляется на базе заранее составленного заявления, которое работодатель (после факта увольнения его работника) обязан предъявить оператору центра регистрации, с которым его предприятие сотрудничает (или сотрудничало на момент выпуска сертификата).

Если вы все еще испытываете трудности в выполнении такой процедуры, как отзыв сертификата ЭП уволившегося сотрудника, обратитесь к консультантам Удостоверяющего центра. Они по максимуму детально и подробно расскажут вам, как аннулировать ЭЦП при увольнении быстро и на законных основаниях. Вам, как руководителю, в свое время заказавшему подпись для своего сотрудника (ныне увольняющегося или уже уволившегося) понадобится заполнить бланк на аннуляцию. Обычно все нюансы упомянутой процедуры описываются в регламенте конкретного УЦ. Посредством заполнения подобного бланка-заявки, а также направления его в специальный отдел УЦ, вы требуете от сотрудников сертификационного центра приостановки действия сертификата ключа ЭП. Разумеется, это возможно при наличии оснований и доводов полагать, что тайна ключа закрытого типа не была нарушена.