Акт приема-передачи документов при смене директора, основания и порядок увольнения. Акт приема-передачи документов при смене директора или бухгалтера - образец заполнения и бланк

25.04.2019

Акт приема-передачи документов при смене директора - правовой документ, формируемый в рамках корпоративных отношений. Рассмотрим, в каких случаях он составляется и в какой структуре может быть представлен.

Для чего нужен акт передачи дел при смене директора?

При смене руководителя организации передача документов, до того находящихся в распоряжении предыдущего директора, — типичная процедура, проистекающая из логики корпоративных правоотношений. Как правило, речь идет об оригиналах соответствующих документов, и если предыдущий руководитель не передаст их новому — восстановить их во многих случаях крайне сложно. Особенно если это документы, относящиеся к следующим категориям:

учредительные (регистрационные);
первичка;
доверенности;
международные договоры.

Факт передачи указанных источников фиксируется в отдельном акте приема-передачи документов при смене директора организации. Он составляется в 2 экземплярах.

Подписываться данные экземпляры могут:

1. Бывшим (увольняющимся) и новым руководителем.

Но в этом случае может возникнуть проблема: с момента передачи документов увольняющийся руководитель может утерять фактический доступ к необходимым сведениям и не сможет полноценно исполнять еще актуальные обязанности.

2. Бывшим (увольняющимся) руководителем и его заместителем (штатным или назначенным).

В этом случае необходимые сведения еще действующий директор может запрашивать у заместителя, у которого будет доступ к документам. После выхода нового директора на работу заместитель может сразу же передать ему полученные документы (как вариант — с помощью аналогичного по структуре акта).

Если это необходимо, акт может дополняться различными приложениями, например:

ксерокопиями важнейших документов (они также могут заверяться передающей и принимающей стороной);
описями документов (соответственно, в самом акте могут приводиться ссылки на описи).

Обязан ли бывший генеральный директор передавать документы по акту?

Обязанность увольняющегося или фактически прекратившего трудовые отношения с фирмой директора передать документы новому руководителю не закреплена на уровне общеотраслевых федеральных нормативных актов. Вместе с тем данная обязанность зафиксирована:

в части передачи документов бухучета — положениями п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
в ст. 24 закона «О банках…» от 02.12.1990 № 395-1 — однако юрисдикция данных норм распространяется только на кредитно-финансовые правоотношения.
в п. 10.5 «Основных правил работы архивов», отраженных в решении Коллегии Росархива от 06.02.2002 (обязательны для государственных организаций).

Кроме того, Арбитражный суд Свердловской области в решении от 21.01.2014 № А60-34604/2013 обязал ответчика — бывшего руководителя фирмы передать вверенные ему документы новому директору организации. Суд установил, что требование о передаче документов должно предъявляться бывшему генеральному директору, а при смене директора печать, учредительные, бухгалтерские и иные документы должны передаваться вновь избранному руководителю организации. Апелляция оставила решение арбитража в силе.

Таким образом, в локальных нормативах организации правомерно закрепить положения, регламентирующие обязательную передачу документов от бывшего руководителя новому.

Передача документов бывшим директором новому: локальные нормативы

Соответствующие нормативы могут быть закреплены на уровне положения, например, Положения «О передаче документов организации исполнительным органом при освобождении от должности». Оптимально, если оно будет введено в действие приказом учредителя организации. В рассматриваемом нормативе могут присутствовать формулировки:

1. Закрепляющие основные перечни документов, подлежащих передаче от бывшего директора к новому (заместителю).

В данные перечни могут входить, как мы отметили выше:

учредительные (регистрационные) документы;
первичка;
лицензии и разрешительные документы;
доверенности;
международные соглашения.

Также можно определить такие категории:

бухгалтерская документация (та, что находится в распоряжении непосредственно генерального директора);
ценные бумаги, векселя и прочие финансовые документы;
свидетельства о праве собственности и иные правоустанавливающие документы;
прочие документы (например, докладные и служебные записки, внутрикорпоративные отчеты).

2. Регламентирующие составление директором, передающим свои полномочия, акта, в котором в соответствии с основными перечнями, также установленными Положением, будут передаваться документы.

Данный акт, как мы отметили в начале статьи, составляется в 2 экземплярах: первый отдается бывшему директору, второй — новому (или заместителю директора).

3. Регламентирующие дополнение директором акта приема-передачи документов различными приложениями.

Локальный норматив может дополняться положениями, устанавливающими должностную обязанность секретаря директора содействовать своему начальнику в подготовке акта и приложений.

Акт приема-передачи документов от бывшего директора к новому: структура документа

В таком акте могут присутствовать следующие элементы:

1. Информационный блок, в котором отражаются:

дата, место составления акта;
Ф. И. О. увольняющегося директора;
Ф. И. О. нового директора (заместителя).

2. Блок, в котором отражаются действия, удостоверяемые актом: передача увольняющимся директором и прием новым документов, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью организации.

3. Блок с перечнем передаваемых документов (по категориям, которые отражены в Положении).

Данный блок оптимально представить в виде таблицы, столбцы которой отражают:

порядковый номер позиции;
наименование передаваемых документов (номера описей по группам передаваемых документов);
число листов передаваемых документов (количество документов в описях);
необходимые примечания.

4. Блок с подписями:

лица, передающего полномочия и документы;
лица, принимающего полномочия и документы.

В некоторых случаях данный блок может быть дополнен подписями главного бухгалтера и иных компетентных лиц. Кроме того, есть вероятность, что акт потребуется заверять подписью нотариуса. Рассмотрим, какими факторами это может быть обусловлено.

Передача документов по акту: нюансы

Речь идет о следующих нюансах:

1. Поскольку увольняющийся генеральный директор имеет статус материально ответственного лица (ст. 277 ТК РФ), то перед передачей документов ему нужно провести инвентаризацию имущества и бумаг, удостоверяющих имущественные права организации (п. 22 Методических указаний по приказу Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н), например ценных бумаг, векселей.

2. Одновременно с инвентаризацией имущества полезно инициировать аналогичную процедуру в отношении всех передаваемых документов. Если каких-то документов будет недоставать, сведения об этом можно отразить в акте или в отдельном приложении к нему (собственно в нем же могут фиксироваться результаты инвентаризации документов).

3. Подтверждение подлинности и комплектности переданных документов может быть осуществлено с привлечением третьих лиц, например главного бухгалтера, финансового директора. При этом они могут осуществлять указанные действия как члены специальной комиссии (порядок ее созыва также может регламентироваться локальным нормативом). В составе комиссии могут присутствовать и иные специалисты — например, документовед, бухгалтер.

Бывает, что компетенций нового генерального директора недостаточно для того, чтобы определить подлинность или комплектность того или иного финансового документа — в этом случае без привлечения специалистов фирмы (иногда и независимых экспертов) не обойтись.

В свою очередь, подпись на акте нового генерального директора (заместителя), удостоверяющая факт получения им документов от бывшего, а также подпись главного бухгалтера может заверяться присутствующим нотариусом.

Где можно скачать образец акта передачи документов при смене директора?

Загрузить заполненный образец акта приема-передачи документов при смене руководителя организации вы можете на нашем сайте.

Данный образец рассчитан на заверение обоих экземпляров акта бывшим и новым генеральным директором и главным бухгалтером организации. При необходимости свои реквизиты на нем может проставить нотариус.

Ознакомиться с иными полезными нюансами взаимодействия частной организации и нотариуса вы можете в статье «ФНС разъяснила, когда не нужно заверять у нотариуса решение об увеличении уставного капитала» .

Итоги

Увольняющийся из компании генеральный директор должен передать вверенные ему документы новому. Процедура данной передачи может быть регламентирована на уровне локальных нормативов (установлена как обязанность в кредитно-финансовых и государственных организациях). Основным локальным правовым актом, удостоверяющим прием-передачу документов при смене директора, может быть акт, составляемый в 2 экземплярах.

Узнать больше об особенностях правоотношений, которые осуществляются в рамках корпоративного права, вы можете в статьях:

«Увольнение генерального директора по собственному желанию» ;
«Лист ознакомления с локальными нормативными актами — образец» .

Акт приема-передачи дел – документ подтверждающий факт передачи документов. Смена директора организации, главного бухгалтера, бухгалтера, кассира и прочих работников, чья деятельность плотно связана с документами влечет за собой передачу всех дел от увольняющегося работника новому. Передаются не только дела, но и документы, для кассира, например, передаче подлежат наличные средства в кассе.

Передача может быть осуществлена на основании акта приема-передачи. В данной статье предлагаем скачать образец акта приема-передачи документов (word). Бланк для скачивания находится внизу статьи.

Основное предназначение акта приема-передачи – это подтверждение факта перемещения документации или другого имущества от одного лица другому.

На нашем сайте вы можете скачать другие акты передачи: → , → , → .

Как составить акт приема-передачи дел другому лицу?

Акт является подтверждением того, что документы переданы и приняты получателем. Кроме того, акт приема-передачи может содержать подробный перечень передаваемых документов, что позволяет при необходимости выяснить, какие документы были переданы, в каком количестве и в каком виде. Бланк акта приема-передачи документов должен содержать следующие данные:

Дата оформления;
Место составления;
Название документа;
Сведения о том, кто является передающей стороной;
Сведения о том, кто является получателем документации;
Слова, указывающие на то, что документы получателю переданы согласно приложенного списка;
Слова, указывающие на то, что документы получателем получены и проверены;
Слова, подтверждающие, что стороны не имеют претензий друг к другу;
Перечень документов – можно оформить в виде таблицы, если список большой, то разумно оформить в виде приложения к акту приема-передачи. Для каждого документа желательно указать его наименование, номер и дату, количество листов и экземпляров, копия или оригинал и другие важные сведения;
Подписи обеих сторон.

Вам понадобится

- материальные ценности;
- документы нового и прежнего директоров;
- ручка;
- печать организации.

Инструкция

Уволить настоящего директора и принять на его должность другого имеет право учредительное собрание. Совет учредителей компании принимает решение и составляет протокол, который подписывает председатель учредителей и заверяет печатью организации. Содержание протокола гласит об действующего директора и приеме нового физического лица, который будет являться руководителем фирмы.

С прежним расторгается трудовой договор, а с новым - заключается. В нем прописываются права и сторон, право подписи имеет назначенный на должность руководитель с той и другой стороны, то есть как работодатель и принятый сотрудник.

После процедуры увольнения директора , принятия на должность нового и внесения в их трудовые книжки соответствующих записей руководители составляют акт приема-передачи материальных ценностей и документов организации в произвольной форме.

Основанием составления акта являются: решение совета учредителей об увольнении прежнего директора и протокол учредительного собрания о назначении нового директора . В нем прописываются номера и даты протоколов, фамилии, имена, отчества нового и бывшего директоров.

В содержании акта , в которой указан перечень документов, передаваемых на ответственное хранение вновь принятого руководителя предприятия. К данным материальным ценностям относятся учредительные документы фирмы, печать и т.д. В данном документе необходимо прописать наличие или отсутствие принимаемых дел, количество листов, оригиналов, копий, зафиксировать результаты инвентаризации по ним, выявить ошибки, если таковые имеются.

Акт приема-передачи подписывают новый и старый директора с указанием своих фамилий и инициалов, заверяют печатью организации. Ему присваивается номер и дата составления.

На руководителе компании лежит ответственность и в его ведомстве находится вся документация фирмы. В случае увольнения единоличного исполнительного органа организации по собственному желанию или снятия его с должности директора учредителями предприятия необходимо осуществить прием-передачу дел другому физическому лицу.

Вам понадобится

- документы назначенного и снятого с должности директоров;
- документы предприятия;
- печать организации;
- бланки соответствующих документов;
- Трудовой Кодекс РФ.

Инструкция

Если генеральный директор предприятия решил уволиться по собственному желанию, ему нужно написать письмо, адресованное учредителям (единственному участнику) фирмы. Его следует направить на юридический адрес компании за месяц до предполагаемой даты увольнения. В течение указанного срока участники должны вынести данный факт на повестку дня учредительного собрания. Свое решение о снятии с должности старого директора и назначении другого физического лица совет учредителей должен зафиксировать в виде протокола, подписанного председателем и секретарем учредительного собрания.

Когда учредители решают расторгнуть с директором трудовой договор досрочно, им необходимо составить протокол о снятии его с должности и предупредить его об этом за месяц до предполагаемой даты. Им нужно также назначить другое физическое лицо единоличным исполнительным органом.

После прохождения процедуры снятия с должности старого директора и назначения на его место другого руководителя необходимо осуществить прием-передачу дел. Зафиксировать данный факт следует в виде акта. В нем следует указать персональные данные обоих директоров (нового и старого). В акте приема-передачи дел прописывается перечень учредительных документов, бухгалтерской и налоговой документации, фиксируется факт передачи печати фирмы. К нему должны быть приложены реестр всех документов, реестр замечаний к бухгалтерской отчетности, реестр недостающих документов (в случае проведения на предприятии аудиторской проверки). Необходимо заверить настоящий акт подписями снятого с должности и назначенного на нее директоров, печатью компании.

На директоре лежат полномочия действия от имени предприятия без доверенности. После составления акта обоим директорам необходимо заполнить заявление по форме р14001. Снятый с должности указывает нужные данные на листе З бланка и ставит галочку в пункте снятия полномочий, назначенный руководитель – в графе возложения таковых.

Источники:

Увольняем директора
как передать фирму

При смене специалиста, на котором лежит материальная ответственность, желательно осуществить передачу дел. Это оформляется соответствующим актом, а также инвентаризацией, проведенной в компании. Далее рассматривается порядок приема-передачи документации для главного бухгалтера, позиция которого является основной для фирмы.

Вам понадобится

- бланк акта приема-передачи дел;
- бланк уведомления;
- бланк акта инвентаризации;
- акты взаиморасчетов с контрагентами;
- приказа о назначении главного бухгалтера;
- документы предприятия.

Инструкция

На главном бухгалтере лежит ответственность за бухгалтерскую, налоговую, статистическую отчетность. При смене должностного лица обязательно составьте акт приема-передачи дел. Хотя нормами законодательства такой порядок не предусмотрен, не является обязанностью фирмы, желательно оформить этот документ, чтобы в дальнейшем у вновь принятого специалиста не возникло проблем с налоговыми органами, фондами РФ и контрагентами.

Не должна сказаться на деятельности , и привести к падению основных коммерческих или производственных показателей. Поэтому в данном случае важна преемственность руководства, которую, в том числе, может обеспечить сохранность и передача всего комплекта документов, бывшими в работе при старом директоре. Это оформляется актом передачи дел от старого руководителя, к новому.

Что такое акт приема-передачи дел при смене директора

Являющийся наемным работником, в своем лице представляет интересы фирмы и ведет дела от ее имени. Следовательно, при увольнении, он должен их передать своему сменщику. Это в первую очередь касается рабочих документов организации, которые передаются по акту.

Нормативное регулирование

И хотя специальных нормативных документов, регулирующий данный процесс не существует, но есть законодательные требования, относящиеся к разным категориям дел:

402-ой ФЗ о бухучете касается бухгалтерской документации.
395-ый ФЗ о банках регулирует финансовый документооборот.
Правила работы архивов обязаны исполнять госучреждения.

Кроме того процедура передачи дел может быть закреплена на корпоративном уровне:

Положением о смене руководителя.

Кем и для чего составляется

Акт – это правовой документ, фиксирующий передачу документов компании, находящихся в распоряжении директора при его увольнении. Он составляется после того как подписан приказ об увольнении. Для этого создается специальная комиссия во главе с председателем. Оформляет его один из участников комиссии, а подписывают:

Лицо, передающее документы.
Лицо, их принимающее.
Глава комиссии.

Виды и особенности

Данный акт может составляться в двух вариантах, каждый из которых имеет свои особенности:

Смена директора. Это когда имеется кандидатура сменщика, который и принимает дела. В акте ставят подписи оба руководителя (бывший и будущий) и указывается дата, с которой новый директор начинает исполнять свои обязанности.
Увольнение директора. В случае, когда действующий директор уже уволен, с новой кандидатурой еще не определились, форма акта отличается. Принимает дела заместитель, либо другое лицо по . Если и они отсутствуют, то документы передаются компании под роспись председателя комиссии.

Как правильно составить

Обязательного формата акта нет, но для его правового признания он должен иметь определенную структуру:

Информационный блок с указанием , даты составления и инициалами участников передачи дел и контролирующий процесс комиссии.
Далее идет описание действия, то есть указывается, что передается по акту, и по какой причине.
Опись документов и другого передаваемого имущества.
Подписи, подтверждающие факт передачи дел. Подписываются: передающий, принимающий, члены комиссии.

Необходимые сведения

В акте передачи дел при смене руководителя, должна быть отражены сведения о сохранности следующих вещей:

Банковских документов.
Документов, подтверждающих имущественные права компании.
Договоров и контактов с партнерами.
, штампов, бланков.
Техники и ценных вещей, бывших в пользовании директора.

Пошаговая инструкция по заполнению и регистрации

При заполнении акта следует придерживаться следующей последовательности:

При заполнении информационной части акта указание причины обязательно. Это может быть приказ или протокол, но с номером и датой.
Следующий этап – перечисление состава комиссии с полными инициалами и указанием занимаемых должностей. Так как комиссия назначается приказом, то надо упомянуть и его.
Затем следует перечень передаваемой документации с названием, номером, датой регистрации и количеством. Для упрощения процесса проверки перед составлением акта можно провести ревизию.
Если стороны не имеют претензий к составленному перечню, то акт подписывают обе стороны и члены комиссии.
Один экземпляр документа остается у прежнего директора, а другой передается на утверждение учредителям или , после чего регистрируется по правилам внутреннего документооборота и сохраняется в архиве.

Это сложная процедура, которая состоит из нескольких этапов. Одним из этапов этой процедуры является передача дел новому руководству организации.

Требование о передаче дел от прежнего руководителя новому на федеральном уровне содержится только в Законе «О банках и банковской деятельности» № 395-1 от 02.12.1990 г. В данном законе сказано: «При освобождении от должности единоличный исполнительный орган кредитной организации обязан передать имущество и документы кредитной организации лицу из числа ее руководителей».

Основные правила работы архивов организаций от 06.02.2002 г. содержат требование о передаче дел при смене руководителя архива (п. 10.5 Основных правил). Законы, регулирующие деятельность основных видов коммерческих организаций (ОАО, ООО) такие требования не содержат.

Тем не менее, это не освобождает руководителя от документального оформления передачи дел при освобождении занимаемой должности.

Методические указания по учету материально – производственных запасов, утв. Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н устанавливают обязательность проведения инвентаризации при смене материально ответственных лиц (п. 22 Методических указаний). Руководитель организации является материально ответственным лицом. Поэтому передачу дел целесообразно проводить по результатам .

Процедура передачи дел при смене руководителя законодательно не определена. Поэтому передача дел осуществляется в произвольной, но письменной форме. В настоящее время установилась практика оформления актов приемки – передачи. Содержание акта приемки – передачи определяется структурой и характером передаваемых дел, видом деятельности, масштабом организации. В любом случае акт должен быть предельно детализованным. В частности, по акту будут передаваться документы, которые хранятся непосредственно у руководителя:

оригиналы учредительных документов;
оригиналы банковских документов;
оригиналы документов, подтверждающих права организации на имущество (свидетельства о праве собственности, договоры);
оригиналы лицензий;
печать организации, штампы, факсимиле, бланки;
ключи, в том числе от сейфов, банковских ячеек, кабинетов;
техника, ценные вещи, находящиеся в пользовании руководителя;
контакты деловых партнеров и пр.

В акте может быть описано состояние конкретных дел/проектов, которые находились в непосредственном исполнении руководителя, на момент оставления должности; условия хранения документов, ценных вещей.

Акт приемки передачи является двусторонним документом. На нем проставляются подписи руководителя, оставляющего должность и руководителя, вступающего в должность. Акт приемки – передачи составляется в двух подлинных экземплярах.

Для оформления такого акта может формироваться комиссия из уполномоченных работников организации, что обусловлено важностью процедуры. Все остальные действия зависят от усмотрения сторон. Акт может дополняться и протоколами осмотра, документами фото съемки и пр.